Impuestos sobre la nómina en Países Bajos

El sistema fiscal neerlandés es completo, requiriendo que los empleadores gestionen diversos impuestos sobre la nómina y contribuciones a la seguridad social en nombre de sus empleados. Entender estas obligaciones es crucial para operaciones conformes al emplear personal en los Países Bajos. Esto incluye calcular y remitir correctamente el impuesto sobre la nómina y las contribuciones a la seguridad social nacionales, así como entender las deducciones y asignaciones disponibles para los empleados que afectan su salario neto.

Navegar por estos requisitos garantiza que tanto empleadores como empleados cumplan con sus obligaciones fiscales ante la Administración Tributaria neerlandesa (Belastingdienst). Un procesamiento adecuado de la nómina implica calcular con precisión el salario bruto, retener las cantidades correctas para impuestos y contribuciones, y remitir estos fondos a tiempo.

Obligaciones del Employer of Record y la nómina en seguridad social e impuestos

Los empleadores en los Países Bajos son responsables de retener el impuesto sobre el salario (loonheffing) y las contribuciones a la seguridad social nacionales (volksverzekeringen) de los salarios de los empleados. También pagan contribuciones de seguridad social específicas del empleador (werknemersverzekeringen). Estas contribuciones financian esquemas como las prestaciones por desempleo (WW), las prestaciones por enfermedad (ZW) y el seguro de discapacidad (WIA).

Las tasas para las contribuciones de seguridad social del empleador varían dependiendo de factores como el sector en el que opera la empresa y el tipo de contrato del empleado (permanente vs. temporal). La mayoría de las contribuciones se calculan como un porcentaje del salario bruto del empleado hasta un cierto umbral máximo de ingresos.

Seguro de Desempleo (WW): Las tasas varían entre una tasa baja (para contratos permanentes) y una tasa alta (para contratos flexibles).
Ley de Prestaciones por Enfermedad (ZW):: Los empleadores pagan una contribución y, en muchos casos, son responsables de continuar pagando el salario durante los primeros dos años de enfermedad.
Ley de Trabajo y Renta según Capacidad Laboral (WIA): Incluye contribuciones para el seguro de invalidez (IVA) y el retorno al trabajo (WGA), con tasas que pueden variar según el tamaño del empleador y el historial de enfermedad (contribución diferenciada).
Ley de Seguro de Salud (Zvw): Los empleadores pagan una contribución hacia los costes del seguro de salud.

Las tasas y umbrales específicos para 2025 están sujetos a la aprobación final del gobierno, pero generalmente se basan en la estructura del año anterior y se ajustan por factores económicos.

Requisitos de retención del impuesto sobre la renta

Los empleadores están obligados a retener el impuesto sobre la nómina (loonheffing) de los salarios de los empleados. Este impuesto es un pago anticipado de la obligación fiscal final del empleado. La cantidad retenida depende del nivel de ingresos del empleado y los créditos fiscales a los que tiene derecho.

El sistema del impuesto sobre la renta en los Países Bajos utiliza una estructura de tasas progresivas con diferentes tramos. Para 2025, los umbrales y tasas exactas están sujetos a confirmación, pero la estructura generalmente involucra dos tramos principales para ingresos por empleo y propiedad de vivienda (Box 1).

A continuación, una estructura ilustrativa basada en años recientes, con ajustes para 2025:

Ingresos gravables (Box 1)	Tasa (aprox.)
Hasta el Umbral 1	Tasa 1
Por encima del Umbral 1	Tasa 2

Nota: Los umbrales y tasas específicos para 2025 serán publicados por la Administración Tributaria neerlandesa.

Los empleadores deben usar las tablas fiscales correctas proporcionadas por la Belastingdienst para calcular la cantidad precisa de impuesto sobre la nómina a retener, basada en el salario bruto del empleado y los créditos fiscales aplicables.

Deducciones y asignaciones fiscales para empleados

Los empleados en los Países Bajos pueden beneficiarse de varias deducciones y asignaciones fiscales, que reducen su carga fiscal total. Las más importantes son el crédito fiscal general (algemene heffingskorting) y el crédito fiscal por trabajo (arbeidskorting). Estos créditos suelen ser aplicados por el empleador durante el proceso de nómina, reduciendo la cantidad de impuesto sobre la nómina retenido.

Crédito Fiscal General (Algemene Heffingskorting): Un crédito fiscal básico disponible para todos los contribuyentes, cuyo monto depende del nivel de ingresos.
Crédito Fiscal por Trabajo (Arbeidskorting): Un crédito fiscal específicamente para personas que obtienen ingresos por empleo, también dependiente del nivel de ingresos.

Otras posibles deducciones que los empleados podrían reclamar en su declaración anual de impuestos incluyen:

Deducción de intereses hipotecarios por viviendas propias.
Gastos de salud no cubiertos por el seguro.
Gastos educativos (bajo condiciones específicas).
Donaciones a organizaciones benéficas registradas.
Costos de transporte público para el desplazamiento al trabajo (si no son completamente reembolsados por el empleador).

Los empleadores gestionan principalmente la aplicación de los créditos fiscales general y por trabajo mediante nómina. Otras deducciones generalmente son reclamadas por el empleado al presentar su declaración de impuestos anual.

Plazos de cumplimiento fiscal y reporte

Los empleadores deben registrarse en la Administración Tributaria neerlandesa. La administración de la nómina debe procesarse con precisión y presentarse de forma periódica.

Declaraciones de impuestos sobre la nómina (Aangifte loonheffingen): Los empleadores deben presentar declaraciones de impuestos sobre la nómina y pagar el impuesto retenido y las contribuciones sociales periódicamente, generalmente mensualmente o trimestralmente, dependiendo del tamaño de la nómina. La fecha límite para presentar y pagar suele ser el último día del mes siguiente al periodo de reporte.
Resumen anual (Jaaropgave): Antes de finales de enero de cada año, los empleadores deben proporcionar a cada empleado un resumen anual (jaaropgave) detallando su salario bruto total, impuesto sobre la nómina retenido y contribuciones a la seguridad social del año calendario anterior. Este documento es esencial para que los empleados presenten sus declaraciones de impuestos personales.
Reporte anual a las autoridades fiscales: Los empleadores también envían datos anuales a la Administración Tributaria resumiendo la información de nómina de todos los empleados.

Mantener registros precisos de salarios, impuestos retenidos y contribuciones pagadas es obligatorio.

Consideraciones fiscales especiales para trabajadores y empresas extranjeras

Contratar trabajadores extranjeros o operar como empresa extranjera en los Países Bajos conlleva consideraciones fiscales específicas.

Ruling del 30%: Los migrantes altamente calificados reclutados desde el extranjero pueden ser elegibles para el ruling del 30%. Esto permite a los empleadores ofrecer el 30% del salario bruto del empleado como una asignación libre de impuestos, reduciendo efectivamente los ingresos gravables. Se aplican condiciones específicas respecto a nivel salarial, experiencia y residencia.
Seguridad Social para expatriados: La posición de la seguridad social de los trabajadores extranjeros depende de su país de origen y los acuerdos de Seguridad Social o reglamentos de la UE aplicables. Los trabajadores de la UE/EEE o países con tratados de seguridad social pueden permanecer sujetos al sistema del país de origen bajo ciertas condiciones (p. ej., certificado A1).
Tratados fiscales: Los Países Bajos mantienen una extensa red de tratados para evitar la doble imposición. Estos tratados determinan qué país tiene el derecho de gravar ciertos tipos de ingresos, evitando que individuos y empresas sean gravados dos veces sobre los mismos ingresos. Esto es particularmente relevante para empresas extranjeras que emplean personal en los Países Bajos o empresas neerlandesas que emplean personal en el extranjero.
Establecimiento Permanente: Una empresa extranjera que emplea personal en los Países Bajos puede crear un establecimiento permanente (vaste inrichting), lo cual puede activar obligaciones fiscales corporativas neerlandesas. Las actividades y presencia de los empleados son factores clave para determinar si existe un establecimiento permanente.

Navegar estos aspectos internacionales requiere consideración cuidadosa de las circunstancias individuales y las reglas fiscales internacionales.