Employer of Record in Malasia

Un Employer of Record (EOR) en Malasia emplea legalmente a los trabajadores en su nombre. Esto significa que puede contratar talento en Malasia sin establecer una entidad local. Un EOR se encarga de todas las responsabilidades legales y de recursos humanos que conlleva el empleo. Esto incluye nómina, impuestos, beneficios y cumplimiento de las leyes laborales malayas. Utilizar un EOR como Rivermate simplifica su expansión en el mercado malayo. Usted puede centrarse en gestionar el trabajo diario de su equipo, mientras el EOR se ocupa de la carga administrativa.

Cómo funciona un Employer of Record (EOR) en Malasia

Un EOR simplifica la contratación en Malasia. Así es como funciona típicamente el proceso:

1. Encuentra el talento. Recluta y selecciona al candidato que desea contratar en Malasia.
2. El EOR contrata a su candidato. La entidad local malaya del EOR contrata legalmente al empleado. Ellos gestionan el contrato laboral, asegurando que cumple con las leyes laborales locales.
3. Comienza la incorporación. El EOR gestiona todo el proceso de onboarding. Esto incluye recopilar los documentos necesarios y configurar la nómina y los beneficios.
4. Nosotros gestionamos RR.HH. y nómina. El EOR administra todas las tareas administrativas. Esto incluye calcular salarios, retener impuestos y realizar contribuciones obligatorias. En Malasia, esto implica gestionar pagos al Employees Provident Fund (EPF), Social Security Organisation (SOCSO) y Employment Insurance System (EIS).
5. Usted gestiona su equipo. Dirige las tareas y responsabilidades diarias de su empleado. El empleado trabaja para su empresa, pero está legalmente empleado por el EOR.

Por qué usar un Employer of Record en Malasia

Utilizar un EOR en Malasia ofrece una ventaja estratégica. Permite que su negocio acceda al talento malayo de manera rápida y eficiente. Evita el tiempo y los costos de establecer una entidad legal en el país. Esto le permite probar el mercado o contratar roles clave sin un compromiso importante.

• Entrar al mercado más rápido. Puede contratar empleados y comenzar operaciones en días, no meses. Esto le da una ventaja significativa sobre la competencia.
• Asegurar el cumplimiento total. La legislación laboral malaya es compleja. Un EOR entiende las regulaciones locales, como la Employment Act 1955, y asegura que cumpla con ellas. Esto minimiza sus riesgos legales. Puede encontrar información oficial sobre regulaciones laborales en el sitio web del Ministerio de Recursos Humanos (https://www.mohr.gov.my/index.php/en/).
• Reducir costos. Establecer una entidad legal implica una inversión significativa. Un EOR ofrece una alternativa rentable. Evita honorarios legales, costos de registro y la necesidad de personal administrativo local.
• Acceder a experiencia local. Los EOR proporcionan soporte experto en asuntos de recursos humanos locales. Gestionan contribuciones obligatorias como EPF y SOCSO. El sitio web oficial del EPF (https://www.kwsp.gov.my/en/employer) ofrece información detallada sobre las obligaciones del empleador.
• Ofrecer beneficios competitivos. Un EOR puede proporcionar a sus empleados paquetes de beneficios locales competitivos. Esto le ayuda a atraer y retener talento de alto nivel en el mercado malayo.

El modelo de precios transparente de Rivermate elimina la complejidad con una tarifa mensual por empleado. A diferencia de los proveedores tradicionales de PEO, nuestros precios en Malasia incluyen un apoyo integral de RR. HH., la administración de beneficios, la gestión de cumplimiento y acceso a nuestro panel de control propietario para análisis de la fuerza laboral en tiempo real. Sin costos ocultos, sin tarifas de configuración, unos precios directos y claros que se ajustan a las necesidades de su negocio, mientras garantizan el pleno cumplimiento legal en Malasia.

Contratación en Malasia es una excelente manera de acceder a un talento diverso y calificado. La economía del país está creciendo, lo que lo convierte en un lugar atractivo para que las empresas se expandan. Para contratar con éxito, necesitas entender las leyes laborales locales y las prácticas culturales. La principal ley que rige el empleo es la Employment Act 1955, que cubre aspectos como contratos, horas de trabajo y salarios. Es importante acertar en estos detalles para asegurarte de cumplir con la normativa y poder atraer a las mejores personas para tu equipo.

Contratos laborales y cláusulas imprescindibles

Si planeas emplear a alguien por más de un mes en Malasia, debes proporcionar un contrato laboral por escrito. Este documento establece expectativas claras tanto para ti como para tu empleado, ayudando a prevenir malentendidos futuros. Piénsalo como la base de tu relación laboral.

Tu contrato laboral debe incluir varias cláusulas clave para ser conforme y claro:

• Datos Personales: Nombres completos y direcciones tanto del empleador como del empleado.
• Título y Descripción del Puesto: Un esquema claro del rol y las responsabilidades del empleado.
• Fecha de Inicio: La fecha oficial en que comienza el empleo.
• Compensación: El salario del empleado, cualquier asignación y la frecuencia de pago.
• Horas de Trabajo: Detalles sobre las horas laborales estándar y las políticas de horas extras.
• Derechos a Permisos: Información sobre permisos anuales, permisos por enfermedad y días festivos.
• Cláusula de Terminación: Las condiciones para finalizar el empleo, incluyendo el período de aviso requerido.

Períodos de prueba

En Malasia, los períodos de prueba no son obligatorios por ley, pero son una práctica común. Un período de prueba te da a ti y a tu nuevo empleado tiempo para ver si la relación funciona. Es una fase de ensayo para evaluar sus habilidades y compatibilidad cultural dentro de tu empresa.

La duración de un período de prueba depende de ti, pero generalmente dura entre tres y seis meses. Para roles más senior o técnicos, puede extenderse hasta 12 meses. Es importante indicar claramente los términos del período de prueba, incluyendo su duración y el proceso para la confirmación, en el contrato laboral. Recuerda, los empleados en período de prueba tienen los mismos derechos que los empleados confirmados, y no puedes despedirlos sin una razón válida.

Horas de trabajo y horas extras

Las horas de trabajo estándar en Malasia están limitadas a 45 horas por semana y 8 horas por día. Cualquier trabajo realizado fuera de estos horarios se considera horas extras. La ley también establece que un empleado no debe trabajar más de cinco horas consecutivas sin al menos un descanso de 30 minutos.

Las horas extras deben pagarse a una tarifa superior. Aquí tienes un desglose simple de las tarifas mínimas de pago por horas extras:

Hay un límite en las horas extras, que está establecido en 104 horas por mes. Esto ayuda a proteger el bienestar del empleado.

Días festivos públicos y regionales

Tus empleados en Malasia tienen derecho a días festivos públicos pagados. El país celebra una mezcla de días festivos nacionales y específicos de cada estado. Es importante saber qué días festivos aplican a tus empleados según su ubicación.

Aquí están los días festivos públicos nacionales para 2025:

• Año Nuevo: 1 de enero
• Año Nuevo Chino: 29 y 30 de enero
• Hari Raya Aidilfitri: 31 de marzo y 1 de abril
• Día del Trabajo: 1 de mayo
• Wesak Day: 12 de mayo
• Cumpleaños del Yang di-Pertuan Agong: 2 de junio
• Hari Raya Haji: 7 de junio
• Inicio del Muharram: 27 de junio
• Día de la Independencia (Merdeka): 31 de agosto
• Cumpleaños del Profeta Muhammad (Maulidur Rasul): 5 de septiembre
• Día de Malasia: 16 de septiembre
• Deepavali: 20 de octubre (excepto Sarawak)
• Navidad: 25 de diciembre

Además de estos, existen varios días festivos regionales, como los cumpleaños de los gobernantes de cada estado, que debes tener en cuenta.

Contratación de contractors en Malasia

También puedes contratar contractors independientes en Malasia para proyectos o servicios específicos. Esto ofrece flexibilidad, ya que puedes acceder a habilidades especializadas sin el compromiso a largo plazo de contratar a un empleado a tiempo completo. Los contractors son autónomos, lo que significa que gestionan sus propios impuestos y no tienen derecho a los mismos beneficios que los empleados.

Cuando contratas a un contractor, necesitas un contrato claro que describa el alcance del trabajo, los entregables y los términos de pago. Sin embargo, ten cuidado con cómo clasificas a los trabajadores. Clasificar incorrectamente a un empleado como contractor puede acarrear sanciones legales y financieras graves. La ley analiza la relación laboral real, no solo el contrato. Factores como el control del empleador y la dependencia financiera del trabajador son considerados.

Un Employer of Record (EOR) puede ayudarte a mitigar este riesgo. Un EOR emplea legalmente a los trabajadores en tu nombre, asegurando que estén clasificados correctamente y que cumplas con todas las leyes laborales locales. Esto te permite centrarte en gestionar el trabajo diario de tu equipo sin preocuparte por las complejidades legales del empleo.

En Malasia, la compensación de su empleado es más que solo su salario base. Incluye una variedad de componentes que debe gestionar correctamente para mantenerse en cumplimiento. Considérelo como un paquete que incluye su pago regular, cualquier asignación adicional y otros beneficios. Usted es responsable de calcular con precisión el pago, hacer las deducciones correctas y asegurarse de pagar a sus empleados a tiempo.

Ciclos de nómina y estructura salarial

El ciclo de nómina más común en Malasia es mensual. Debe pagar a sus empleados antes del día 7 del mes siguiente. Aunque el pago mensual es estándar, algunas industrias, especialmente aquellas con trabajadores por hora, podrían usar ciclos semanales o quincenales.

El pago total de un empleado generalmente se compone de algunos elementos clave:

• Salario Básico: Esta es la cantidad fija acordada en el contrato de empleo.
• Asignaciones: Puede ofrecer pagos adicionales por conceptos como transporte, vivienda o comidas. La mayoría de estos son gravables.
• Bonificaciones: Las bonificaciones por rendimiento y de fin de año también son comunes.

Horas extras y mínimos

La Ley de Empleo de 1955 regula muchos aspectos del empleo en Malasia. A partir de febrero de 2025, el salario mínimo es MYR 1,700 por mes.

Las horas normales de trabajo suelen ser 8 horas al día y 45 horas a la semana. Si sus empleados trabajan más que eso, debe pagarles horas extras. La tarifa de horas extras suele ser de 1.5 a 2 veces su tarifa por hora.

Impuestos y contribuciones del empleador

Como empleador en Malasia, debe realizar varias contribuciones para sus empleados. Está obligado a registrarse en el Employees Provident Fund (EPF), la Social Security Organization (SOCSO) y la Inland Revenue Board of Malaysia (LHDN).

Aquí tiene un desglose de sus contribuciones:

Impuestos y deducciones de los empleados

También es responsable de deducir ciertos montos de los salarios de sus empleados. Esto incluye sus contribuciones a fondos de seguridad social y su impuesto sobre la renta.

Esto es lo que deducirá del pago de sus empleados:

En Malasia, los beneficios y las licencias son sencillos y están centrados en el bienestar del empleado. La ley proporciona una base sólida de licencias obligatorias y protecciones. Muchas empresas luego añaden beneficios adicionales para atraer y retener a las mejores personas. Piénsalo como un sistema con dos capas: lo que exige la ley y lo que las empresas ofrecen para destacar.

Licencia legal

La Employment Act de 1955 es la principal legislación que establece los estándares mínimos para la licencia de los empleados en Malasia. Estas reglas se aplican a todos los empleados que tienen un contrato con un empleador.

Aquí tienes un vistazo a la licencia que debes proporcionar:

• Licencia anual Tus miembros del equipo tienen derecho a una licencia anual pagada según el tiempo que hayan trabajado para ti. La cantidad de licencia aumenta con sus años de servicio.

  • Menos de 2 años de servicio: 8 días
  • De 2 a 5 años de servicio: 12 días
  • Más de 5 años de servicio: 16 días

• Licencia por enfermedad Los empleados pueden tomar licencia por enfermedad pagada cuando están enfermos. El número de días depende de su tiempo de servicio.

  • Menos de 2 años de servicio: 14 días
  • De 2 a 5 años de servicio: 18 días
  • Más de 5 años de servicio: 22 días
  • Si se requiere hospitalización, los empleados obtienen 60 días adicionales de licencia por año.

• Licencia de maternidad Las empleadas femeninas tienen derecho a 98 días consecutivos de licencia de maternidad pagada.

• Licencia de paternidad Los empleados masculinos casados reciben 7 días consecutivos de licencia de paternidad pagada.

Días festivos nacionales y regionales

En Malasia, los empleados tienen derecho a un mínimo de 11 días festivos nacionales pagados en un año calendario. Cinco de estos son días festivos nacionales obligatorios. Los otros seis pueden ser elegidos por el empleador de una lista de días festivos oficiales. Algunos días festivos se observan en todo el país, mientras que otros son específicos de ciertos estados.

Beneficios complementarios típicos

Para atraer y retener talento, muchas empresas en Malasia ofrecen beneficios que van más allá de los requisitos legales. Aquí hay una comparación de lo que exige la ley (estatutario) versus lo que las empresas suelen ofrecer como beneficios adicionales (no estatutarios).

Cómo puede ayudar un EOR a configurar beneficios

Configurar un paquete de beneficios conforme a la ley y competitivo en un país nuevo puede ser complejo. Un Employer of Record (EOR) simplifica este proceso por ti.

Un EOR actúa como el empleador legal de tu equipo en Malasia. Esto significa que manejamos todos los requisitos administrativos y legales relacionados con RR.HH. y beneficios.

Así es como podemos ayudar:

• Garantizar el cumplimiento Nos aseguramos de que tu paquete de beneficios cumpla con todos los requisitos de las leyes laborales malayas. Esto incluye todo, desde licencias legales hasta contribuciones a la seguridad social.
• Ofrecer paquetes competitivos Proporcionamos información sobre las expectativas del mercado local. Esto te ayuda a ofrecer beneficios complementarios que atraen a los mejores talentos en Malasia.
• Gestionar la administración Nos encargamos de las tareas diarias de administración de beneficios. Esto incluye inscribir a los empleados, gestionar solicitudes de licencia y procesar reclamaciones.
• Simplificar la nómina Administramos la nómina, asegurando que todas las contribuciones y deducciones por beneficios se calculen correctamente y se paguen a tiempo.

Usar un EOR te permite centrarte en los objetivos de tu negocio. Puedes estar seguro de que tu equipo en Malasia está bien cuidado y que cumples plenamente con las leyes locales.

Cuando un empleado deja tu empresa en Malasia, necesitas seguir un proceso estructurado llamado terminación y offboarding. Esto garantiza que manejes la salida de manera profesional y legal. El proceso implica todo, desde dar el aviso correcto hasta gestionar el pago final. La ley malaya, principalmente la Employment Act 1955, establece las reglas para asegurar que el proceso sea justo para todos. Un offboarding fluido te ayuda a mantener una buena relación con el empleado que se va y protege a tu empresa.

Períodos de aviso

Debes dar a los empleados un aviso por escrito antes de que termine su empleo. La duración del período de aviso generalmente depende de cuánto tiempo ha trabajado el empleado para ti. Si tu contrato de empleo especifica un período de aviso, debes seguirlo. Si no, la Employment Act 1955 establece estos mínimos:

• Menos de 2 años de servicio: aviso de 4 semanas.
• De 2 a 5 años de servicio: aviso de 6 semanas.
• 5 o más años de servicio: aviso de 8 semanas.

También puedes optar por pagarle al empleado en lugar del aviso. Esto significa que le pagas su salario por el período de aviso, y puede irse de inmediato.

Indemnización por despido

En Malasia, los empleados pueden tener derecho a una indemnización por despido, especialmente en casos de redundancia o cierre de negocio. La cantidad se basa en su tiempo de servicio:

• Menos de 2 años de servicio: 10 días de salario por cada año de servicio.
• De 2 a 5 años de servicio: 15 días de salario por cada año de servicio.
• 5 o más años de servicio: 20 días de salario por cada año de servicio.

Los empleados que son despedidos por mala conducta, renuncian voluntariamente o se retiran no tienen derecho a indemnización por despido.

Cómo Rivermate maneja salidas conformes

Cuando te asocias con nosotros, no tienes que navegar solo por las complejidades de la ley laboral malaya. Nosotros gestionamos todo el proceso de offboarding para asegurar que todo sea conforme y fluido.

Así es como ayudamos:

• Verificación de cumplimiento: Nos aseguramos de que cada paso del proceso de terminación siga las leyes y regulaciones malayas más recientes.
• Documentación: Nos encargamos de toda la documentación necesaria, desde el aviso de terminación hasta el cálculo del pago final.
• Comunicación clara: Te ayudamos a comunicarte claramente con tu empleado que se va para evitar malentendidos.
• Nómina final: Nos aseguramos de que el salario final del empleado, incluyendo cualquier indemnización por despido y días de vacaciones no utilizados, se calcule correctamente y se pague a tiempo.

Nos encargamos de los detalles para que tú puedas concentrarte en dirigir tu negocio.

Navegar por el sistema de visas y permisos de trabajo de Malasia es sencillo cuando entiendes los requisitos. Para quienes buscan trabajar en el país, obtener el pase adecuado es el primer paso. Tu empleador generalmente se encargará del proceso de solicitud, ya que necesitas una oferta de trabajo antes de poder solicitar un permiso de trabajo. La visa de trabajo principal es el Employment Pass, pero existen otros permisos para diferentes tipos de trabajo.

Visas de empleo y realidades del patrocinio

Un Employer of Record (EOR) puede ser tu empleador legal en Malasia y patrocinar tu visa de trabajo. Esta es una solución práctica si tu empresa no tiene una entidad legal en el país. Un EOR se encarga de la solicitud de tu permiso de trabajo, junto con la nómina y otros requisitos legales.

Sin embargo, hay algunas realidades a tener en cuenta:

• Los EOR tienen limitaciones. No todas las empresas en Malasia pueden contratar trabajadores extranjeros. La capacidad de patrocinar una visa depende de factores como la situación financiera de la empresa y la industria. Esto significa que la capacidad de un EOR para patrocinarte está vinculada a su propio registro comercial y a las cuotas gubernamentales.
• El Employment Pass es la vía principal. Para trabajos especializados a largo plazo, el Employment Pass (EP) es la visa más común. Se divide en categorías según tu salario mensual.
• Necesitas las cualificaciones adecuadas. Para ser elegible para un EP, generalmente necesitas un título universitario y experiencia laboral relevante.

Aquí tienes un desglose simple de los pases comunes:

Cumplimiento en viajes de negocios

Si visitas Malasia por actividades comerciales a corto plazo, debes seguir las reglas para mantenerte en cumplimiento. No puedes trabajar con una visa de turista estándar.

Para asignaciones profesionales a corto plazo, el Professional Visit Pass (PVP) es la opción correcta. Piénsalo como un pase para experiencia temporal. Necesitarías un PVP si:

• Ofreces servicios especializados.
• Realizas capacitación para una empresa local.
• Asistes a reuniones de negocios.

Lo más importante que debes recordar sobre el PVP es que permaneces empleado por tu empresa fuera de Malasia. La empresa malasia actúa como tu patrocinador para el pase. El PVP suele ser válido por hasta 12 meses y no está destinado a empleo a largo plazo.