Employer of Record in Malasia

Malasia ofrece a las empresas globales un importante punto de entrada en el mercado del Sudeste Asiático. No solo cuenta con profesionales altamente cualificados en tecnología, soporte al cliente y procesos empresariales, sino que también tiene una economía estable y en crecimiento. Con su mayor enfoque en el desarrollo de habilidades, se ha convertido en un importante centro comercial en la región.

Klang Valley, con Kuala Lumpur como su capital, es el centro económico más activo de Malasia y alberga infraestructura importante, incluyendo el Aeropuerto Internacional de Kuala Lumpur. Johor, en el sur, es el segundo centro empresarial más grande del país y está conectado con la ciudad financiera global de la región (Singapur) mediante enlaces terrestres y ferroviarios.

Los empleados malayos en estos centros de negocios y comercio suelen hablar varios idiomas, incluyendo inglés, malayo y mandarín. Esto coloca a Malasia en una posición única para ofrecer soporte al cliente y servicios compartidos a EE. UU., Europa y el resto de Asia.

Para las empresas extranjeras, existe el potencial de construir equipos remotos a un costo mucho menor que en Singapur o Australia. También hay incentivos fiscales atractivos para las empresas, y muchos sectores otorgan derechos del 100 % de propiedad extranjera, proporcionando a las compañías globales control total sobre sus operaciones.

Aunque el marco laboral de Malasia está bien estructurado, no es tan restrictivo como en algunos países europeos. Malasia fomenta la inversión internacional y la creación de empleos para sus ciudadanos por parte de empresas extranjeras. Entrar en el mercado requerirá que las empresas establezcan su propia entidad legal o utilicen un Employer of Record (EOR) en Malasia.

Un EOR es una empresa de contratación global que ya actúa como entidad legal en Malasia. Por esta razón, puede contratar empleados en nombre de empresas internacionales más fácilmente que si una entidad extranjera lo hiciera por sí misma. Con la ayuda de un socio de contratación en Malasia, como Rivermate, tu expansión en el mercado malayo será más rápida, eficiente y estarás en cumplimiento con las leyes laborales y regulaciones locales.

Cómo funciona un Employer of Record (EOR) en Malasia

La responsabilidad de un EOR en Malasia es actuar como el empleador legal en el país, encargándose del cumplimiento y la administración de recursos humanos, mientras que tu empresa es responsable de la relación laboral cotidiana.

1. Encuentra el Talento. Reclutas y seleccionas al candidato que deseas contratar en Malasia.
2. El EOR Contrata a tu Candidato. La entidad local malaya de Rivermate contrata legalmente al empleado. Ellos manejan el contrato laboral, beneficios para empleados y cumplimiento con la Ley de Empleo de Malasia.
3. Comienza la Incorporación. El EOR gestiona todo el proceso de incorporación. Esto incluye recopilar los documentos necesarios y configurar la nómina y beneficios. Este proceso dura de 1 a 2 semanas, pero si hay inmigración involucrada, puede extenderse hasta 8 semanas.
4. Nosotros Nos Encargamos de Recursos Humanos y Nómina. En Malasia, esto significa gestionar pagos al Employees Provident Fund (EPF), Social Security Organisation (SOCSO) y Employment Insurance System (EIS). También calculamos los sueldos y retenemos impuestos.
5. Tú Gestionas tu Equipo. Tienes control total sobre las responsabilidades laborales de tus empleados y la asignación de tareas. El empleado cumple con los procesos y políticas internas de tu empresa.

Por qué usar un Employer of Record en Malasia

Asociarse con un EOR en Malasia tiene varias ventajas estratégicas que atraen a negocios extranjeros. Facilita el ingreso al mercado, dándote acceso a infraestructura, talento y oportunidades de inversión.

• Entra en el Mercado Más Rápido. Puedes contratar empleados y comenzar operaciones en días, no meses. Esto te da una ventaja significativa sobre la competencia.
• Asegura el Cumplimiento Total. Un EOR entiende las regulaciones locales, como la Ley de Empleo 1955, y garantiza que estás en plena conformidad con la ley. Puedes encontrar información oficial sobre regulaciones laborales en el sitio web del Ministerio de Recursos Humanos (https://www.mohr.gov.my/index.php/en/).
• Reduce Costos. Crear una empresa lleva meses y requiere una inversión financiera significativa. Un EOR es una alternativa rentable. Evitas honorarios legales, costos de registro y la necesidad de personal administrativo local.
• Accede a la Experiencia Local. Un EOR cuenta con experiencia en recursos humanos locales y está estrechamente conectado con las particularidades del mercado laboral. Gestionan contribuciones obligatorias como el EPF y SOCSO. El sitio web oficial del EPF (https://www.kwsp.gov.my/en/employer) ofrece información detallada sobre las obligaciones del empleador.
• Ofrece Beneficios Competitivos. La expansión global requiere conocimiento de las prácticas de contratación locales, beneficios para empleados y cómo se estructuran paquetes salariales competitivos en Malasia. Un EOR comprende lo necesario para asegurar el talento superior en el país.

Rivermate's modelo de precios transparente elimina la complejidad con una tarifa mensual única y competitiva por empleado. A diferencia de los proveedores tradicionales de PEO, nuestros precios en Malasia incluyen soporte integral de RR. HH., administración de beneficios, gestión del cumplimiento y acceso a nuestro panel de control propio para análisis de la fuerza laboral en tiempo real. Sin costos ocultos, sin tarifas de instalación — solo precios simples y claros que se ajustan a las necesidades de su negocio, garantizando al mismo tiempo el pleno cumplimiento legal en Malasia.

Con el mercado competitivo de talento en Malasia creciendo año tras año, el país tiene un gran potencial para ingresar en el mercado del sudeste asiático. Profesionales cualificados en desarrollo de software, soporte al cliente, finanzas y marketing digital se encuentran fácilmente en los principales centros de negocios como Kuala Lumpur, Penang y Johor.

La competencia para conseguir los mejores empleos en Malasia es feroz, con profesionales altamente calificados que a menudo compiten directamente para atraer paquetes salariales elevados con beneficios lucrativos. En la industria tecnológica de Malasia, esto ha llevado a un aumento en los costos de empleo. Con la automatización amenazando hasta 600,000 empleos en finanzas, atención al cliente y TI en Malasia, el gobierno ha comenzado a redirigir recursos para reentrenar a los empleados. Esto significa que existe el potencial para que las empresas extranjeras se beneficien de las iniciativas de desarrollo de habilidades en Malasia.

En Malasia, las regulaciones laborales locales brindan a los trabajadores derechos estatutarios, incluyendo un salario mínimo, horas máximas de trabajo y licencia anual pagada. Además, los empleadores deben contribuir al sistema de seguro de empleo y al fondo de previsión del empleado.

Los empleadores primerizos en Malasia a menudo se sorprenden por la aplicación escalonada de las regulaciones laborales. Las protecciones se aplican en gran medida a los grupos de bajos ingresos y a los trabajadores de altos ingresos. Esto regula las horas extras para ciertos roles, beneficios mínimos para habilidades escasas y requisitos estrictos de licencia mínima.

El acuerdo de empleo debe cumplir con los estándares tanto de las regulaciones laborales como de la cultura empresarial malaya, lo que significa que debe redactarse de acuerdo con las prácticas comerciales malasias. No es obligatorio, pero se considera buena práctica redactar el contrato de empleo en inglés y en el idioma local preferido al contratar a un ciudadano malaio.

Contratos de empleo y cláusulas imprescindibles

Si planea emplear a alguien por más de un mes en Malasia, debe proporcionar un contrato de empleo escrito. Este documento establece expectativas claras tanto para usted como para su empleado, ayudando a prevenir malentendidos futuros. Considérelo como la base de su relación laboral.

Su contrato de empleo debe incluir varias cláusulas clave para ser compatible y claro:

• Datos personales: Nombres completos y direcciones tanto del empleador como del empleado.
• Cargo y descripción: Un resumen claro del rol y responsabilidades del empleado.
• Fecha de inicio: La fecha oficial en que comienza el empleo.
• Compensación: El salario del empleado, cualquier asignación y frecuencia de pago.
• Horario de trabajo: Detalles sobre las horas de trabajo estándar y las políticas de horas extras.
• Derechos a licencia: Información sobre licencia anual, licencia por enfermedad y días festivos públicos.
• Cláusula de terminación: Las condiciones para finalizar el empleo, incluido el período de aviso requerido.

Periodos de prueba

En Malasia, los periodos de prueba no son requeridos por ley, pero son una práctica común. Un periodo de prueba te da a ti y a tu nuevo empleado tiempo para ver si el ajuste es correcto. Es una fase de ensayo para evaluar sus habilidades y compatibilidad cultural con tu empresa.

La duración de un periodo de prueba la eliges tú, pero normalmente varía entre tres y seis meses. Para roles más sénior o técnico, puede extenderse hasta 12 meses. Es importante indicar claramente los términos del periodo de prueba, incluyendo su duración y el proceso para su confirmación, en el contrato de empleo. Recuerda, los empleados en periodo de prueba tienen los mismos derechos que los empleados confirmados, y no puedes despedirlos sin una razón válida.

Horario de trabajo y horas extras

El horario laboral estándar en Malasia está limitado a 45 horas por semana y 8 horas por día. Cualquier trabajo realizado fuera de estos límites se considera horas extras. La ley también establece que un empleado no debe trabajar más de cinco horas consecutivas sin al menos un descanso de 30 minutos.

Las horas extras deben pagarse con una tarifa más alta. Aquí tienes una explicación sencilla de las tarifas mínimas de pago por horas extras:

Existe un límite de horas extras, que se establece en un máximo de 104 horas por mes. Esto ayuda a proteger el bienestar del empleado.

Días festivos públicos y regionales

Tus empleados en Malasia tienen derecho a días festivos públicos pagados. El país celebra una mezcla de días festivos nacionales y específicos de cada estado. Es importante saber qué días festivos corresponden a tus empleados según su ubicación.

Aquí están los días festivos nacionales para 2025:

• Año Nuevo: 1 de enero
• Año Nuevo Chino: 29 y 30 de enero
• Hari Raya Aidilfitri: 31 de marzo y 1 de abril
• Día del Trabajo: 1 de mayo
• Wesak Day: 12 de mayo
• Cumpleaños del Yang di-Pertuan Agong: 2 de junio
• Hari Raya Haji: 7 de junio
• Inicio de Muharram: 27 de junio
• Día de la Independencia (Merdeka): 31 de agosto
• Cumpleaños del Profeta Muhammad (Maulidur Rasul): 5 de septiembre
• Día de Malasia: 16 de septiembre
• Deepavali: 20 de octubre (excepto Sarawak)
• Navidad: 25 de diciembre

Además de estos, hay varios días festivos regionales, como los cumpleaños de los gobernantes de cada estado, que también debes tener en cuenta.

Contratación de contractors en Malasia

Es posible contratar contractors independientes en Malasia, pero existen riesgos asociados que las empresas extranjeras deben conocer. Estos riesgos son la clasificación incorrecta del trabajador, obligaciones fiscales, restricciones de inmigración (contractors extranjeros) y restricciones en el control operativo.

Según la Employment Act de 1955, un contractor es una persona autónoma que no tiene compromisos a largo plazo con un empleador. Trabajan de manera independiente, gestionan su propio trabajo, pagan sus propios impuestos y proporcionan sus propios beneficios. También deben gestionar sus propias horas de trabajo, suministrar su propio equipo e invoicear a tu empresa por sus servicios.

No cumplir con alguna de estas estipulaciones puede derivar en una clasificación incorrecta del trabajador. Si esto sucede, podrías ser responsable de pagos atrasados, salario, contribuciones estatutarias y beneficios al trabajador.

Las implicaciones son aún mayores para las empresas extranjeras e incluyen costos no gestionados, desafíos en propiedad intelectual y riesgo reputacional. Con un EOR (Employer of Record), las probabilidades de mitigar estos riesgos son mucho mayores que si gestionas todo por tu cuenta. Ellos pueden contratar contractors y gestionar los desafíos administrativos y de cumplimiento, mientras tú puedes establecer un presupuesto fijo para el trabajo del contractor y mantener muy bien definidas las líneas entre tu empresa y su trabajo.

En Malasia, la compensación de su empleado es mucho más que solo su salario base. Incluye una variedad de componentes que debe gestionar correctamente para mantenerse en cumplimiento. Piense en ello como un paquete que incluye su pago regular, cualquier prima adicional y otros beneficios. Usted es responsable de calcular con precisión el pago, hacer las deducciones correctas y asegurarse de pagar a sus empleados a tiempo.

Ciclos de nómina y estructura salarial

El ciclo de nómina más común en Malasia es mensual. Debe pagar a sus empleados antes del 7º día del mes siguiente. Aunque la paga mensual es estándar, algunas industrias, especialmente las que tienen trabajadores por hora, podrían usar ciclos semanales o quincenales.

El pago total de un empleado generalmente está compuesto por unos elementos clave:

• Salario Básico: Este es el monto fijo acordado en el contrato de empleo.
• Asignaciones: puede ofrecer pagos adicionales por cosas como transporte, vivienda o comidas. La mayoría de estos son gravados.
• Bonificaciones: Las bonificaciones por desempeño y de fin de año también son comunes.

Horas extras y mínimos

La Ley de Empleo de 1955 regula muchos aspectos del empleo en Malasia. A partir de febrero de 2025, el salario mínimo es MYR 1,700 por mes. Esto se aplica a todos los empleadores, incluidos aquellos con menos de cinco empleados.

Las horas de trabajo normales son típicamente 8 horas al día y 45 horas a la semana. Si sus empleados trabajan más que eso, debe pagarles horas extras. La tarifa de horas extras suele ser de 1.5 a 2 veces su tarifa horaria.

Impuestos y contribuciones del empleador

Como empleador en Malasia, debe realizar varias contribuciones por sus empleados. Es obligatorio registrarse en el Fondo de Previsión de los Empleados (EPF), la Organización de Seguridad Social (SOCSO) y la Junta de Impuestos Internos de Malasia (LHDN).

Aquí tienes un desglose de sus contribuciones:

Impuestos y deducciones del empleado

También es responsable de deducir ciertas cantidades de los salarios de sus empleados. Esto incluye sus contribuciones a fondos de seguridad social y el impuesto sobre la renta.

Esto es lo que deberá deducir del pago de sus empleados:

En Malasia, los beneficios y las licencias son directos y se centran en el bienestar del empleado. La ley proporciona una base sólida de licencias obligatorias y protecciones. Muchas empresas then construyen sobre esto con beneficios adicionales para atraer y retener a grandes talentos. Piénsalo como un sistema con dos capas: lo que requiere la ley y lo que las empresas ofrecen para destacar.

Licencia statutory

La Ley de Empleo de 1955 es la principal legislación que establece los estándares mínimos para la licencia de los empleados en Malasia. Estas regulaciones se aplican a todos los empleados que tienen un contrato con un empleador.

Aquí tienes un vistazo a la licencia que debes proporcionar:

• Licencia Anual — Tus miembros del equipo tienen derecho a una licencia anual pagada basada en cuánto tiempo han trabajado para ti. La cantidad de licencia aumenta con sus años de servicio.

  • Menos de 2 años de servicio: 8 días
  • De 2 a 5 años de servicio: 12 días
  • Más de 5 años de servicio: 16 días

• Licencia por enfermedad — Los empleados pueden tomar licencia por enfermedad pagada cuando no se encuentran bien. El número de días depende de su duración de servicio.

  • Menos de 2 años de servicio: 14 días
  • De 2 a 5 años de servicio: 18 días
  • Más de 5 años de servicio: 22 días
  • Si se necesita hospitalización, los empleados obtienen además 60 días de licencia adicional por año.

• Licencia por maternidad — Las empleadas femeninas tienen derecho a 98 días consecutivos de licencia por maternidad pagada.

• Licencia por paternidad — Los empleados masculinos casados reciben 7 días consecutivos de licencia por paternidad pagada.

Días festivos públicos y regionales

En Malasia, los empleados tienen derecho a un mínimo de 11 días festivos públicos pagados en un año calendario. Cinco de estos son feriados nacionales obligatorios. Los otros seis pueden ser elegidos por el empleador de una lista de días festivos publicados oficialmente. Algunos días festivos se observan en todo el país, mientras que otros son específicos de ciertos estados.

Beneficios suplementarios típicos

Para atraer y retener talento, muchas empresas en Malasia ofrecen beneficios que van más allá de los requisitos legales. Aquí una comparación de lo que exige la ley (statutory) versus lo que las empresas suelen ofrecer como beneficios adicionales (no statutory).

Cómo puede ayudar un EOR a configurar beneficios

Sin un entendimiento de los beneficios statutory de Malasia y las regulaciones laborales, es difícil para las empresas extranjeras estructurar un paquete salarial competitivo. Asociarse con un EOR en Malasia te da acceso a un equipo de expertos que entienden qué funciona en el mercado laboral malasio. Ellos pueden ayudar con lo siguiente:

• Asegurar cumplimiento — Nos aseguramos de que tu paquete de beneficios cumpla con todos los requisitos de las leyes laborales de Malasia. Esto incluye todo, desde licencias statutory hasta contribuciones a la seguridad social.
• Ofrecer paquetes competitivos — Brindamos información sobre las expectativas del mercado local. Esto te ayuda a ofrecer beneficios suplementarios (como beneficios médicos y de jubilación) que atraen a los mejores talentos en Malasia.
• Gestionar administración — Nos ocupamos de las tareas diarias de administración de beneficios. Esto incluye inscribir empleados, gestionar solicitudes de licencia y procesar reclamaciones.
• Simplificar la nómina — Gestionamos la nómina, garantizando que todas las contribuciones y deducciones por beneficios se calculen correctamente y se paguen a tiempo.

Usar un EOR te permite centrarte en los objetivos de tu negocio. Puedes estar seguro de que tu equipo en Malasia está bien cuidado y que cumples plenamente con las leyes locales.

Cuando un empleado deja su empresa en Malasia, es necesario seguir un proceso estructurado llamado terminación y offboarding. Esto garantiza que la salida se maneje de manera profesional y legal. El proceso involucra todo, desde dar el aviso correcto hasta gestionar el pago final. La ley malasia, principalmente la Employment Act 1955, establece las reglas para asegurar que el proceso sea justo para todos. Un offboarding sin problemas ayuda a mantener una buena relación con el empleado que se despide y protege a su empresa.

Períodos de aviso

Debe dar aviso por escrito a los empleados antes de que termine su empleo. La duración del período de aviso generalmente depende de cuánto tiempo haya trabajado para usted. Si su contrato de empleo especifica un período de aviso, debe seguir esa disposición. Si no, la Employment Act 1955 establece estos mínimos:

• Menos de 2 años de servicio: aviso de 4 semanas.
• De 2 a 5 años de servicio: aviso de 6 semanas.
• 5 o más años de servicio: aviso de 8 semanas.

También puede optar por pagar al empleado en lugar del aviso. Esto significa que le paga su salario por el período de aviso, y puede salir de inmediato.

Indemnización por despido

En Malasia, los empleados pueden tener derecho a indemnización por despido, especialmente en casos de redundancia o cierre de empresa. La cantidad se basa en su tiempo de servicio:

• Menos de 2 años de servicio: 10 días de salario por cada año de servicio.
• De 2 a 5 años de servicio: 15 días de salario por cada año de servicio.
• 5 o más años de servicio: 20 días de salario por cada año de servicio.

Los empleados que son despedidos por conducta indebida, que renuncian voluntariamente o se retiran no tienen derecho a indemnización por despido.

Cómo Rivermate maneja salidas conformes

Cuando se asocia con nosotros, no tiene que navegar solo por las complejidades de la legislación laboral malaya. Gestionamos todo el proceso de offboarding para asegurar que todo sea conforme y fluido.

Así es como ayudamos:

• Verificación de cumplimiento: Nos aseguramos de que cada paso del proceso de terminación siga las leyes y regulaciones malayas más recientes.
• Documentación: Nos encargamos de toda la papelería necesaria, desde el aviso de terminación hasta el cálculo del pago final.
• Comunicación clara: Le ayudamos a comunicarse claramente con su empleado que se despide para evitar malentendidos.
• Nómina final: Aseguramos que el salario final del empleado, incluyendo cualquier indemnización por despido y las vacaciones no utilizadas, se calcule correctamente y se pague a tiempo.

Navegar por el sistema de visas y permisos de trabajo de Malasia es sencillo cuando entiendes los requisitos. Para cualquier persona que busque trabajar en el país, obtener el pase adecuado es el primer paso. Tu empleador normalmente gestionará el proceso de solicitud, ya que necesitas una oferta de trabajo antes de poder solicitar un permiso de trabajo. La visa laboral principal es el Employment Pass, pero existen otros permisos para diferentes tipos de trabajo.

Visas de empleo y realidades del patrocinio

Un Employer of Record (EOR) puede ser tu empleador legal en Malasia y patrocinar tu visa de trabajo. Esto es una solución práctica si tu empresa no tiene una entidad legal en el país. Un EOR se encarga de la solicitud de tu permiso de trabajo, junto con la nómina y otros requisitos legales.

Sin embargo, hay algunas realidades a tener en cuenta:

• Los EOR tienen limitaciones. No todas las empresas en Malasia pueden contratar trabajadores extranjeros. La capacidad de patrocinar una visa depende de factores como la situación financiera de la empresa y la industria. Esto significa que la capacidad de un EOR para patrocinarte está relacionada con su propio registro comercial y cualquier cuota gubernamental.
• El Employment Pass es la principal vía. Para trabajos especializados a largo plazo, el Employment Pass (EP) es la visa más común. Está subdividido en categorías según tu salario mensual.
• Necesitas las cualificaciones adecuadas. Para ser elegible para un EP, generalmente necesitarás un título universitario y experiencia laboral relevante.

Aquí tienes un desglose sencillo de las pases comunes:

Cumplimiento en viajes de negocios

Si visitas Malasia por actividades comerciales a corto plazo, debes seguir las reglas para mantenerte en cumplimiento. No puedes trabajar con una visa de turista estándar.

Para asignaciones profesionales a corto plazo, el Professional Visit Pass (PVP) es la opción correcta. Piénsalo como un pase para experiencia temporal. Necesitarías un PVP si:

• Ofreces servicios especializados.
• Realizas capacitación para una empresa local.
• Asistes a reuniones de negocios.

Lo más importante a recordar sobre el PVP es que sigues empleado por tu empresa fuera de Malasia. La empresa malaya actúa como tu patrocinador para el pase. El PVP generalmente es válido hasta 12 meses y no está destinado a empleos a largo plazo.