Employer of Record in Svalbard und Jan Mayen

Ein Employer of Record (EOR) ist ein Service, der Ihr Team in Svalbard und Jan Mayen rechtlich in Ihrem Namen beschäftigt. Das bedeutet, dass der EOR alle rechtlichen und HR-Verantwortlichkeiten der Beschäftigung übernimmt, während Sie die tägliche Arbeit Ihrer Mitarbeiter verwalten. Es ist eine Möglichkeit, Personen in der Region zu beschäftigen, ohne eine eigene lokale Einheit zu gründen. Für Unternehmen, die in Svalbard und Jan Mayen einstellen möchten, kann ein EOR wie Rivermate den Prozess vereinfachen.

Wie ein Employer of Record (EOR) in Svalbard und Jan Mayen funktioniert

Die Nutzung eines EOR vereinfacht die Einstellung. Der Prozess ist unkompliziert. So funktioniert es typischerweise:

1. Sie finden das Talent Sie identifizieren den Kandidaten, den Sie in Svalbard und Jan Mayen einstellen möchten.
2. Der EOR stellt Ihren Kandidaten ein Der EOR, als rechtlicher Arbeitgeber, stellt den Kandidaten über seine lokale Einheit ein.
3. Rechtssichere Verträge werden erstellt Der EOR entwirft einen Arbeitsvertrag, der den lokalen Arbeitsgesetzen entspricht und Bedingungen wie Gehalt, Leistungen und Kündigungsfristen abdeckt.
4. Onboarding wird übernommen Der EOR kümmert sich um den Onboarding-Prozess und stellt sicher, dass alle erforderlichen Unterlagen korrekt ausgefüllt werden.
5. Gehaltsabrechnung und Steuern werden verwaltet Ihr EOR übernimmt die gesamte Gehaltsabrechnung, Steuerabzüge und Beiträge, sodass alles korrekt und pünktlich bezahlt wird.
6. HR- und Rechtsunterstützung wird bereitgestellt Sie erhalten laufende Unterstützung bei HR- oder Rechtsfragen, die während der Beschäftigungszeit auftreten können.

Warum einen Employer of Record in Svalbard und Jan Mayen nutzen

Die Nutzung eines EOR in Svalbard und Jan Mayen hilft Ihnen, Ihr Team schnell zu erweitern und gleichzeitig die Einhaltung der lokalen Vorschriften sicherzustellen. Es entlastet Sie erheblich von der administrativen Belastung bei internationalen Einstellungen. Sie können sich auf das Wachstum Ihres Geschäfts und die Leistungsfähigkeit Ihres Teams konzentrieren.

Hier sind einige wichtige Vorteile:

• Vermeidung der Gründung einer Einheit Sie können Mitarbeiter einstellen, ohne die Zeit und Kosten für die Gründung einer rechtlichen Einheit im Gebiet aufwenden zu müssen.
• Sicherstellung der Einhaltung EORs sind Experten für lokale Arbeitsgesetze, verwaltet von der norwegischen Arbeitsinspektion (https://www.arbeidstilsynet.no/en/). Sie stellen sicher, dass Ihre Einstellungspraktiken, Verträge und Leistungen vollständig konform sind.
• Verwaltung der Einwanderung Der EOR kann bei der Beantragung von Arbeitserlaubnissen durch die norwegische Einwanderungsbehörde (UDI) (https://www.udi.no) unterstützen.
• Risiken minimieren Ein EOR hilft Ihnen, die Risiken der falschen Klassifizierung von Mitarbeitern als Contractors zu vermeiden, was zu rechtlichen und finanziellen Strafen führen kann.
• HR vereinfachen Der EOR übernimmt komplexe HR-Aufgaben, einschließlich Gehaltsabrechnung, Leistungsverwaltung sowie die Verwaltung von bezahltem Urlaub und Steuern nach lokalen Vorschriften.

Rivermate's transparentes Preismodell beseitigt Komplexität mit einer einzigen, wettbewerbsfähigen monatlichen Gebühr pro Mitarbeiter. Im Gegensatz zu traditionellen PEO-Anbietern umfasst unsere Preisgestaltung in Svalbard und Jan Mayen umfassende HR-Unterstützung, Benefits-Verwaltung, Compliance-Management sowie Zugriff auf unser proprietäres Dashboard für Belegschaftsanalyse in Echtzeit. Keine versteckten Kosten, keine Einrichtungsgebühren—einfach eine klare Preisgestaltung, die sich nach den Bedürfnissen Ihres Unternehmens richtet und in Svalbard und Jan Mayen volle rechtliche Konformität gewährleistet.

Einstellung in Svalbard und Jan Mayen ist einzigartig. Diese Gebiete unterliegen norwegischem Recht, haben aber eigene spezielle Überlegungen. Zum Beispiel hat Svalbard eine visafreie Politik, während Jan Mayen den Einwanderungsregeln des norwegischen Festlands folgt. Das Verständnis dieser lokalen Regeln ist entscheidend, um erfolgreich Talente in dieser abgelegenen Arktisregion zu rekrutieren.

Arbeitsverträge & Must-Have-Klauseln

Schriftliche Arbeitsverträge sind vorgeschrieben. Sie bilden die Grundlage Ihrer Beziehung zu Ihrem neuen Mitarbeitenden. Um Klarheit und Rechtssicherheit zu gewährleisten, fügen Sie diese essenziellen Klauseln ein:

• Stellenbeschreibung: Definieren Sie klar die Rolle und Verantwortlichkeiten.
• Vergütung: Geben Sie das Gehalt und eventuelle weitere Leistungen an.
• Arbeitszeiten: Legen Sie die erwarteten Arbeitszeiten fest.
• Vertragsdauer: Notieren Sie, ob der Vertrag befristet oder unbefristet ist.
• Probezeit: Falls zutreffend, skizzieren Sie die Bedingungen der Probezeit.
• Kündigung: Geben Sie die Kündigungsfristen an.

Probezeiten

In Svalbard und Jan Mayen gelten die Probezeiten nach norwegischem Recht. Hier ist, was Sie wissen müssen:

• Maximale Dauer: Eine Probezeit darf höchstens sechs Monate dauern.
• Schriftliche Vereinbarung: Die Probezeit muss schriftlich im Arbeitsvertrag festgelegt werden.
• Kündigung: Während der Probezeit beträgt die Kündigungsfrist in der Regel 14 Tage, sofern nichts anderes vereinbart ist. Eine Kündigung muss auf der Leistung, den Fähigkeiten oder der Zuverlässigkeit des Mitarbeitenden basieren.
• Öffentlicher Sektor: Für Regierungsjobs ist eine Probezeit von sechs Monaten Standard.

Arbeitszeiten & Überstunden

Die Arbeitszeiten in Svalbard und Jan Mayen folgen ebenfalls den norwegischen Regelungen.

Öffentliche & regionale Feiertage

Ihre Mitarbeitenden in Svalbard und Jan Mayen haben im Jahr 2026 Anspruch auf folgende Feiertage:

• Neujahrstag: 1. Januar
• Gründonnerstag: 2. April
• Karfreitag: 3. April
• Ostersonntag: 5. April
• Ostermontag: 6. April
• Erster Mai: 1. Mai
• Auffahrt: 14. Mai
• Verfassungstag: 17. Mai
• Pfingstsonntag: 24. Mai
• Pfingstmontag: 25. Mai
• Weihnachtstag: 25. Dezember
• Zweiter Weihnachtstag: 26. Dezember

Contractors in Svalbard und Jan Mayen einstellen

Sie können Contractors einstellen, aber es ist wichtig, diese korrekt zu klassifizieren. Wenn das Arbeitsverhältnis eines Contractors eher einem Beschäftigungsverhältnis ähnelt, besteht die Gefahr der Fehklassifizierung. Dies kann rechtliche und finanzielle Konsequenzen nach sich ziehen.

Ein Employer of Record (EOR) kann Ihnen helfen, diese Risiken zu vermeiden. Ein EOR ermöglicht es Ihnen, Mitarbeitende gesetzeskonform einzustellen, ohne eine rechtliche Einheit in dem Gebiet zu gründen. Das vereinfacht den Einstellungsprozess und stellt sicher, dass Sie alle lokalen Arbeitsgesetze einhalten.

Das Arbeiten in Svalbard und Jan Mayen ist einzigartig, ebenso wie die Regeln für Vergütung und Gehaltsabrechnung. Diese Gebiete sind Teil Norwegens, haben aber ihre eigenen, besonderen Regelungen, insbesondere Svalbard. Sie werden feststellen, dass viele der norwegischen Arbeitsgesetze gelten, jedoch mit lokalen Anpassungen. Das bedeutet, dass Sie auf die spezifischen Regeln für jeden Standort genau achten müssen, um alles richtig zu machen.

Gehaltsabrechnung & Lohnstruktur

Der Standard-Periodenrhythmus für die Gehaltsabrechnung ist monatlich. Sie zahlen Ihren Mitarbeitenden in der Regel einmal im Monat, meistens am Monatsende. Zahlungen erfolgen fast immer per Banküberweisung auf ein norwegisches Bankkonto. Sie müssen eine Gehaltsabrechnung mit einer klaren Aufschlüsselung des Bruttogehalts, aller Abzüge und des Nettogehalts bereitstellen.

Die Gehälter in Svalbard sind wettbewerbsfähig, um die hohen Lebenshaltungskosten widerzuspiegeln. Die tatsächlichen Löhne werden häufig durch Tarifverträge zwischen Arbeitgebern und Gewerkschaften festgelegt. Diese Verträge spezifizieren Mindestlohnsätze für verschiedene Arten von Tätigkeiten. Für Positionen, die nicht durch diese Vereinbarungen abgedeckt sind, verhandeln Sie das Gehalt direkt mit dem Mitarbeitenden im Rahmen ihres Vertrags.

Überstunden & Mindestlöhne

Es gibt keinen offiziell gesetzlich vorgeschriebenen Mindestlohn in Svalbard und Jan Mayen. Stattdessen legen Tarifverträge in der Regel den Mindestlohn für verschiedene Branchen fest.

Standardarbeitszeiten folgen norwegischem Recht, typischerweise einer 40-Stunden-Woche oder 8 Stunden pro Tag. Jede Arbeit über diese Stunden hinaus gilt als Überstunden. Sie müssen Mitarbeitende für Überstunden mit einem höheren Satz entlohnen, in der Regel 1,5-mal ihres regulären Stundenlohns. Es gibt auch Grenzen, wie viel Überstunden ein Mitarbeitender leisten darf:

• 10 Stunden innerhalb eines 7-Tage-Zeitraums
• 25 Stunden in 4 aufeinanderfolgenden Wochen
• 200 Stunden innerhalb eines Kalenderjahres

Arbeitgebersteuern und -beiträge

Als Arbeitgeber in Svalbard ist Ihre wichtigste kostenbezogene Position die Sozialversicherungsbeitrag. Dieser Satz ist deutlich niedriger als auf dem norwegischen Festland. Für Jan Mayen gelten im Allgemeinen die Regeln des norwegischen Festlands, was höhere Beitragsraten bedeutet.

Arbeitnehmersteuern und -abzüge

Sie sind verantwortlich für die Quellensteuer auf die Gehälter Ihrer Mitarbeitenden. Svalbard hat ein vereinfachtes Steuersystem mit niedrigem Satz. In Jan Mayen unterliegen Mitarbeitende denselben Einkommensteuersätzen wie auf dem Festland Norwegens, die höher und komplexer sind.

In Svalbard und Jan Mayen basieren Ihre Benefits und Ihr Urlaub größtenteils auf norwegischem Recht. Das bedeutet, Sie erhalten eine solide Grundlage an bezahlter Freizeit und Sozialversicherung. Aufgrund der abgelegenen Lage gibt es jedoch einige einzigartige Aspekte zu beachten. Man kann es als norwegische Benefits mit einem arktischen Twist betrachten.

Gesetzlicher Urlaub

Sie haben Anspruch auf verschiedene Arten von bezahltem Urlaub. Dies sind die gesetzlichen Mindeststandards.

• Jahresurlaub: Sie erhalten 25 Arbeitstage Urlaub pro Jahr. Wenn Sie über 60 Jahre alt sind, bekommen Sie eine zusätzliche Woche. Der Urlaubsanspruch wird aus Ihrem Einkommen des Vorjahres berechnet.

• Elternurlaub: Neue Eltern erhalten ein großzügiges Urlaubspaket. Sie können insgesamt 49 Wochen bei 100 % Bezahlung oder 59 Wochen bei 80 % Bezahlung nehmen. Dies ist ein gemeinsamer Urlaub für beide Eltern. Mütter haben eine spezifische Quote von 15 Wochen, und Väter oder Co-Mütter haben ebenfalls eine Quote von 15 Wochen.

• Krankheitsurlaub: Wenn Sie krank sind, haben Sie Anspruch auf Krankheitsurlaub. Ihr Arbeitgeber bezahlt die ersten 16 Tage. Danach übernimmt die Norwegische Arbeits- und Wohlfahrtsverwaltung (NAV).

• Urlaub zur Betreuung eines Kindes: Sie können sich freinehmen, um ein krankes Kind unter 12 Jahren zu betreuen. Dies sind in der Regel bis zu 10 Tage pro Jahr für jeden Elternteil.

Feiertage & regionale Feiertage

Sie erhalten bezahlte Freizeit an gesetzlichen Feiertagen. Hier sind die Feiertage für 2025.

Typische ergänzende Benefits

Viele Arbeitgeber bieten mehr als das gesetzliche Minimum, um gute Mitarbeiter zu gewinnen und zu halten. Das einzigartige Umfeld von Svalbard und Jan Mayen macht einige Benefits besonders wertvoll.

Wie ein EOR bei der Einrichtung von Benefits helfen kann

Die Einrichtung von Benefits an einem neuen Ort kann knifflig sein. Ein Employer of Record (EOR) vereinfacht dies für Sie.

Ein EOR agiert als rechtlicher Arbeitgeber für Ihr Team in Svalbard und Jan Mayen. Das bedeutet, sie übernehmen alle administrativen und rechtlichen Aufgaben im Zusammenhang mit Beschäftigung. Sie verwalten weiterhin die tägliche Arbeit Ihres Teams.

Hier ist, was ein EOR tut:

• Sicherstellung der Einhaltung: Sie stellen sicher, dass Ihr Benefits-Paket alle lokalen gesetzlichen Anforderungen erfüllt.
• Verwaltung der Benefits: Ein EOR kümmert sich um alles, vom Anmelden Ihres Teams in den verpflichtenden Plänen bis hin zu Vertragsverlängerungen.
• Lohn- und Gehaltsabrechnung: Sie übernehmen die Gehaltsabrechnung, inklusive aller erforderlichen Steuerabzüge und Beiträge.
• Lokale Expertise: Ein EOR versteht den lokalen Markt und kann Ihnen helfen, wettbewerbsfähige Benefits anzubieten, um Top-Talente zu gewinnen.

Wenn Ihr Unternehmen und ein Mitarbeiter sich in Svalbard und Jan Mayen trennen, müssen Sie einem klaren Prozess folgen. Dies stellt sicher, dass Sie Ihren ehemaligen Teammitglied fair behandeln und rechtlich auf der sicheren Seite bleiben. Die Regeln für die Kündigung in Svalbard und Jan Mayen basieren weitgehend auf norwegischem Recht. Sie müssen einen gültigen Grund haben, um einen Arbeitsvertrag zu beenden, beispielsweise Probleme mit der Leistung eines Mitarbeiters oder wenn Sie Ihr Unternehmen verkleinern müssen.

Kündigungsfristen

Sie müssen vor dem letzten Arbeitstag eines Mitarbeiters eine schriftliche Kündigungsfrist einhalten. Die Dauer dieser Frist hängt davon ab, wie lange der Mitarbeiter bei Ihnen beschäftigt ist. Dies sind die gesetzlich vorgeschriebenen Mindestkündigungsfristen:

• Bis zu 5 Jahre Beschäftigung: 1 Monat
• 5 bis 10 Jahre Beschäftigung: 2 Monate
• Über 10 Jahre Beschäftigung: 3 Monate
• Über 10 Jahre Beschäftigung (und über 50 Jahre alt): 4 Monate
• Über 10 Jahre Beschäftigung (und über 55 Jahre alt): 5 Monate
• Über 10 Jahre Beschäftigung (und über 60 Jahre alt): 6 Monate

Beachten Sie, dass ein individueller Arbeitsvertrag eine längere Kündigungsfrist vorsehen kann. Während der Kündigungsfrist arbeitet der Mitarbeiter weiter und erhält sein reguläres Gehalt sowie seine Benefits.

Abfindung

In Svalbard und Jan Mayen sind Sie nicht automatisch verpflichtet, einem Mitarbeiter bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses eine Abfindung zu zahlen. Ein Gericht kann Sie jedoch dazu verurteilen, Entschädigung zu leisten, wenn eine Kündigung als unfair angesehen wird.

Wie Rivermate rechtssichere Austritte handhabt

Wenn Sie einen Employer of Record wie Rivermate nutzen, übernehmen wir den gesamten Offboarding-Prozess für Sie. Wir stellen sicher, dass jeder Schritt rechtskonform erfolgt. Dazu gehören:

• Sicherstellung gültiger Kündigungsgründe: Wir arbeiten mit Ihnen zusammen, um die Gründe für die Kündigung zu dokumentieren und rechtlich einwandfrei zu machen.
• Verwaltung der Kündigungsfristen: Wir berechnen und verwalten die korrekte Kündigungsfrist für Ihren Mitarbeiter basierend auf seiner Beschäftigungsdauer und etwaigen vertraglichen Vereinbarungen.
• Abwicklung der Schlussvergütung: Wir sorgen dafür, dass Ihr Mitarbeiter alle ausstehenden Löhne und Benefits erhält.
• Risiken minimieren: Durch die Verwaltung des Prozesses helfen wir Ihnen, die rechtlichen Risiken unrechtmäßiger Kündigungen zu vermeiden.

Svalbard und Jan Mayen haben einzigartige Einwanderungsregeln. Svalbard ist für alle visumfrei, aber Sie müssen sich finanziell selbst versorgen. Jan Mayen hingegen folgt den gleichen Einwanderungsgesetzen wie das Festland Norwegens. Das bedeutet, dass Sie wahrscheinlich ein Visum oder eine Aufenthaltserlaubnis benötigen, um dort zu leben und zu arbeiten.

Beschäftigungsvisa & Sponsoring-Realitäten

Svalbards offene Einwanderungspolitik bedeutet, dass Sie kein Visum oder Arbeitserlaubnis benötigen, um beschäftigt zu sein. Personen aus jedem Land können in Svalbard leben und arbeiten. Die wichtigste Voraussetzung ist, dass Sie sich selbst unterstützen können. Sie müssen eine Stelle haben oder genügend Geld zum Leben besitzen. Es ist ratsam, vor Ihrer Ankunft eine Stelle und eine Unterkunft zu finden.

Aufgrund dieses Systems ist das Konzept des Visa-Sponsorings durch einen Employer of Record (EOR) in Svalbard nicht anwendbar. Ein EOR kann Sie weiterhin beschäftigen, Ihre Gehaltsabrechnung verwalten und sicherstellen, dass Sie die lokalen Arbeitsgesetze einhalten, aber sie werden nicht in den Visa- oder Arbeitserlaubnisprozess involviert sein.

Für Jan Mayen ist die Situation anders. Da es den Einwanderungsregeln des norwegischen Festlands folgt, benötigen Sie eine Aufenthaltserlaubnis für die Arbeit. Dieser Prozess erfordert in der Regel ein Jobangebot eines norwegischen Arbeitgebers. Ein EOR kann als Ihr rechtlicher Arbeitgeber fungieren und Ihre Arbeitserlaubnis beantragen, vorausgesetzt, Sie erfüllen die vom norwegischen Staat festgelegten Voraussetzungen.

Hier ist eine einfache Übersicht:

Compliance bei Geschäftsreisen

Für kurzfristige Geschäftsreisen nach Svalbard benötigen Sie kein Visum. Sie werden jedoch wahrscheinlich durch das norwegische Festland reisen, das Teil des Schengen-Raums ist. Wenn Sie ein Visum für den Schengen-Raum benötigen, müssen Sie dieses vor Ihrer Reise erhalten. Stellen Sie sicher, dass Sie ein Doppel-Einreise-Visum bekommen. Damit können Sie auf dem Heimweg von Svalbard wieder in den Schengen-Raum einreisen.

Bei Ihrer Ankunft in Svalbard müssen Sie Ihre Identität nachweisen können. Ein Reisepass ist das Standard-Reisedokument.

Für Geschäftsreisen nach Jan Mayen gelten die gleichen Regeln wie für das norwegische Festland. Das bedeutet in der Regel, dass Sie ein Geschäftsvisum benötigen, wenn Sie nicht aus einem visumfreien Land kommen.