Employer of Record in Polen

Wie funktionieren Employer of Record-Dienstleistungen in Polen?

Internationale Unternehmen, die den polnischen Markt betreten möchten, stehen vor einer wichtigen Geschäftsentscheidung: Sind wir bereit, eine lokale juristische Einheit zu gründen, um in Polen zu einstellen? Wenn die Antwort nein ist, aber das Einstellen in Polen weiterhin eine Option ist, suchen Unternehmen nach Alternativen. Eine Lösung ist ein Employer of Record (EOR).

Ein EOR-Anbieter hat eine etablierte lokale Einheit in Polen und kann daher als rechtlicher Arbeitgeber im Auftrag internationaler Unternehmen agieren. Als Arbeitgeber verwalten sie die Einhaltung der Beschäftigungsvorschriften und die laufende HR-Administration, wie Gehaltsabrechnung, Steuerabzug und Benefits-Management. Allerdings verbleiben die täglichen Aufgaben und die Leistung des Mitarbeiters beim Kunden.

Ein Überblick über den polnischen Arbeitsmarkt

Der Einstellungsmarkt
Größte Einstellungsaktivitäten:	Gdańsk (+3,9%) Szczecin (1,4%) Wrocław (0,6%) (Beschäftigungswachstum im Vergleich zum Vorjahr bis Mai 2026)
Geschätzte Einstellungsfristen:	Lokale: 7 - 30 Tage Ausländische Staatsbürger:
Nachgefragte Sektoren:	Ingenieurwesen, Technologie, Bauwesen, Finanzen und Vertrieb
Sektoren mit Fachkräftemangel:	Logistik, Bauwesen, Bildung, Finanzen, Handelsdienstleistungen

Der Gehaltsmarkt
Gesamtkosten für Arbeitgeber:	Ca. 119 % - 121 % des Bruttogehalts des Mitarbeiters (2026)
Fester monatlicher Mindestlohn:	PLN 4.806 (1. Januar 2026)
Durchschnittliches Bruttogehalt:	PLN 9.259,54 (August 2026, Unternehmenssektor)
Einkommensteuersätze:	Die Einkommensteuer (PIT) wird progressiv angewandt: 12 % auf Jahreseinkommen bis PLN 120.000, und 32 % auf den Teil darüber, mit einem jährlichen steuerfreien Grundbetrag von PLN 30.000.

Die tatsächlichen Kosten der Einstellung in Polen

Die Beschäftigungskosten in Polen sind viel mehr als nur ein Bruttomonatsgehalt. Die Kosten müssen auch die monatlichen Sozialversicherungsbeiträge, variable Vergütung und zukünftige finanzielle Verpflichtungen wie obligatorische Abfindungszahlungen widerspiegeln.

Gehälter in den wichtigsten Einstellungsstädten

Das Minimum oder der nationale Durchschnittslohn für Polen kann bei Einstellungsentscheidungen irreführend sein. In Wirklichkeit variieren die Gehälter erheblich zwischen den wichtigsten Städten Polens. Die folgenden Zahlen bieten eine nützliche Orientierung, ob das Gehalt, das Sie einem Kandidaten vorschlagen, wettbewerbsfähig sein wird.

Stadt	Durchschnittliches monatliches Bruttogehalt in PLN
Kraków	11.701
Warschau	11.392
Gdańsk	10.978
Poznań	10.952
Wrocław	10.187
Szczecin	9.808
Lublin	8.924
Łódź	8.887

Quelle: Statistik Poland (GUS), Juli 2026

Arbeitgeberbeiträge

Das Soziale Versicherungsinstitut (ZUS) verwaltet die Sozialversicherungsbeiträge in Polen. Dieses System schützt die Arbeitnehmer vor Beschäftigungsrisiken und bietet zukünftige Sozialleistungen.

Beitrag	Prozentsatz
Rentenversicherung	9,76 %
Invaliditätsversicherung	6,50 %
Unfallversicherung	0,67 %–3,33 % (variiert nach Sektor, durchschnittlich ca. 1,67 %)
Arbeitsfonds	2,45 %
Garantierter Mitarbeitervorsorgefonds (FGŚP)	0,10 %
Mitarbeitendenkapitalpläne (PPK)	Mindest-Arbeitgeberanteil: 1,5 %

Gesetzliche Arbeitnehmerleistungen

Das polnische Arbeitsrecht sieht bestimmte obligatorische Leistungen vor, die Arbeitnehmer erhalten müssen. Diese Leistungen können direkte finanzielle Kosten oder Produktionskosten für Arbeitgeber darstellen, die berücksichtigt werden müssen. Gesetzliche Arbeitnehmerrechte oder -leistungen sind im polnischen Arbeitsgesetzbuch kodifiziert und werden von der Polnischen Nationalen Arbeitsaufsichtsbehörde (PIP) überwacht.

Gesetzliche Leistung	Was Arbeitgeber wissen müssen
Arbeitszeiten	Artikel 129 des polnischen Arbeitsgesetzbuchs: Gilt für Standard-Fulltime-Arbeitsverträge. 8 Stunden in einem 24-Stunden-Zeitraum. 40 Stunden in einer fünftägigen Arbeitswoche.
Gesetzliche Feiertage	14 gesetzliche Feiertage (2026-2028). Arbeitnehmer erhalten an diesen Tagen ihre übliche Vergütung. Überstunden werden bezahlt, wenn der Arbeitnehmer zustimmt, an Feiertagen zu arbeiten.
Überstunden	Artikel 151 des polnischen Arbeitsgesetzbuchs: Überstundenvergütungen hängen davon ab, ob es sich um einen normalen Arbeitstag, ein Ruhetag oder einen Feiertag handelt. Ein Arbeitnehmer kann anstelle von Überstundenvergütung freie Tage beantragen, im Verhältnis 1:1 (eine Stunde frei für jede geleistete Überstunde). Wenn der Arbeitgeber freie Tage anstelle von Überstundenvergütung gewährt, im Verhältnis 1:1,5. Arbeitgeber müssen einen triftigen Grund haben, Arbeitnehmer in Polen zu Überstunden zu verpflichten. Das jährliche Limit für Überstunden beträgt 150 Stunden.
Jahresurlaub	Alle Vollzeitbeschäftigten haben Anspruch auf bezahlten Jahresurlaub und dürfen auf keinen Fall auf dieses Recht verzichten. Die Dauer hängt von der Dauer der Beschäftigung ab: Beschäftigung < 10 Jahre: 20 Tage pro Kalenderjahr Beschäftigung ≥ 10 Jahre: 26 Tage pro Kalenderjahr
Krankengeld (L4)	Ein Arzt oder eine autorisierte medizinische Fachkraft stellt eine digitale Krankmeldung aus. Der Arbeitgeber finanziert die ersten 33 Tage der Arbeitsunfähigkeit pro Kalenderjahr. Krankengeld beträgt 80 % des normalen Gehalts, oder 100 % in bestimmten Fällen. Um Anspruch auf bezahlten Krankenurlaub zu haben, muss der Arbeitnehmer mindestens 30 Tage ununterbrochen gearbeitet haben. Ab dem 34. Tag einer Erkrankung haben Arbeitnehmer Anspruch auf einen Krankengeldzuschuss (finanziert durch ZUS). Dieser wird maximal 182 Tage gezahlt.
Mutterschaftsurlaub	Mütter haben Anspruch auf Mutterschaftsurlaub wie folgt: Einzelgeburt: 20 Wochen Zwillinge: 31 Wochen Drillinge: 33 Wochen 4 oder mehr Kinder: 35-37 Wochen ZUS zahlt 100 % des regulären Gehalts, wenn nur Mutterschaftsurlaub genommen wird. Eine obligatorische Mindestdauer von 14 Wochen muss nach der Geburt genommen werden.
Abfindungszahlung	Regelungen durch das Gesetz vom 13. März 2003. Bei Kündigung aus Gründen, die nicht den Arbeitnehmer betreffen, wenn der Arbeitgeber mindestens 20 Mitarbeiter hat. Die Abfindung hängt von der Beschäftigungsdauer ab: Beschäftigung < 2 Jahre: 1 Monatsvergütung Beschäftigung zwischen 2 und 8 Jahren: 2 Monatsvergütungen Beschäftigung > 8 Jahre: 3 Monatsvergütungen

Beschäftigungskostenrechner

Wie Rivermate einem polnischen Mitarbeiter bei der Rückkehr nach Hause geholfen hat

NTi Audio, mit Sitz im Fürstentum Liechtenstein, stand vor einer Herausforderung bei der Mitarbeiterbindung, als ihr polnischer Mitarbeiter nach Hause zurückkehren wollte, aber weiterhin für das Unternehmen arbeiten sollte. NTi Audio verfügte über keine eigene Einheit in Polen, um diese Übertragung möglich zu machen.

COO Danilo Zanatta wandte sich an Rivermate mit der Sorge, die rechtlichen Anforderungen für die Remote-Einstellung seines Mitarbeiters in Polen zu erfüllen. Ohne eine juristische Einheit konnte er nicht garantieren, dass ein direkter Vertrag mit dem Mitarbeiter Bestand hätte. Daan de Wildt, ein Account Executive bei Rivermate, begann sofort, den Prozess zu erklären, und beantwortete seine finanziellen und compliance-bezogenen Fragen.

Am Ende behielt NTi seinen polnischen Mitarbeiter, und der COO war zufrieden, dass die Zusammenarbeit mit Rivermate dem entsprach, was ursprünglich versprochen wurde: einfacher Onboarding-Prozess und reibungslose tägliche Abläufe.

“Rivermate macht es einfach und sorgenfrei, Mitarbeiter in anderen Ländern einzustellen, mit ihrem reibungslosen Onboarding-Prozess und sorgenfreien Tagesgeschäft.” - Danilo Zanatta, COO

Die praktische Seite der Einstellung in Polen

Die meisten internationalen Arbeitgeber sorgen sich, die Beschäftigungsregeln und -vorschriften eines anderen Landes im Alltag anzuwenden, aber der polnische Regulierungsrahmen ist gut etabliert und klar. Schwieriger sind die sozialen und kulturellen Feinheiten, die die Einstellungsfristen beeinflussen können.

Unsere lokalen HR-Experten lieferten wertvolle Einblicke in das Einstellungsumfeld und unterstützten Sie bei den praktischen Onboarding-Herausforderungen, die Sie in Polen möglicherweise antreffen.

1. Genügend Zeit für das Onboarding einplanen

Onboarding-Zeiten hängen von der Erfüllung der Dokumentation und gesetzlicher Prüfungen ab (wie eine obligatorische medizinische Untersuchung), und Verzögerungen in beiden Bereichen können den Starttermin verschieben. Eine häufige Herausforderung sind mehrfache Nachfragen bei einem Kandidaten wegen fehlender Informationen.

Es sind mehrere Dokumente für das Onboarding erforderlich, und die Mitarbeiter werden ermutigt, diese so schnell wie möglich auszufüllen und zu unterschreiben, um die gesetzlichen Fristen einzuhalten (max. 7 Tage). In Polen können Verträge nicht rückdatierte werden, um administrative Verzögerungen auszugleichen; daher ist die rechtzeitige Dokumentenübergabe entscheidend.

Ein weiterer Punkt, der den Onboarding-Zeitplan verlängert, sind Vertragsänderungen. Die Einhaltung des polnischen Arbeitsrechts ist unerlässlich, und mehrere Änderungen erfordern eine rechtliche Überprüfung, was Zeit in Anspruch nehmen kann.

Die Organisation der Onboarding-Verfahren erfordert sorgfältige Planung und Umsetzung, und unsere Experten empfehlen, mindestens einen Monat für einen reibungslosen Ablauf einzuplanen.

2. Die medizinische Untersuchung vor der Einstellung ist obligatorisch

In Polen ist die medizinische Untersuchung verpflichtend und es ist ein Zertifikat erforderlich, bevor ein Vertrag ausgestellt wird. Es gibt mehrere Aspekte, die Arbeitgeber verstehen müssen:

• Die medizinische Untersuchung gilt sowohl für lokale als auch für ausländische Staatsbürger.
• Ein Überweisungsschreiben des rechtlichen Arbeitgebers ist erforderlich, bevor ein Kandidat einen Termin vereinbaren kann.
• Eine Untersuchung ist möglicherweise nicht erforderlich, wenn der Kandidat kürzlich ein medizinisches Zertifikat für die gleiche Tätigkeit erhalten hat.
• Verzögert sich der Termin, verschiebt sich auch der Starttermin.
• Der Arbeitgeber trägt die Kosten für die medizinischen Untersuchungen.

Die medizinische Untersuchung ist ein wichtiger praktischer Schritt, den Arbeitgeber bei der Planung des Starttermins berücksichtigen müssen.

3. Strenge Datenschutzgesetze können die Erhebung persönlicher Daten beeinflussen

Polen folgt der Datenschutz-Grundverordnung (GDPR) der Europäischen Union, die strenge Regeln für Datenerhebung und -speicherung vorschreibt. Dies beeinflusst, welche Informationen ein Arbeitgeber während des Einstellungsprozesses anfordern und aufbewahren darf. Wenn Mitarbeitende die Erhebung bestimmter Daten anzweifeln, sollten Arbeitgeber den Grund für die Anfrage und deren Zusammenhang mit dem Onboarding erklären. Dies beschleunigt den Onboarding-Prozess.

Compliance-Verpflichtungen, die Arbeitgeber in Polen kennen müssen

Die Zusammenarbeit mit einem EOR-Anbieter in Polen ermöglicht eine regelkonforme Einstellung, aber ein wichtiger Teil dieser Partnerschaft ist die Unterstützung bei wichtigen Compliance-Entscheidungen. Dafür müssen Sie die praktischen Auswirkungen dieser Entscheidungen verstehen.

Beschäftigungsverträge

Das Verfassen von Arbeitsverträgen in Polen erfordert sorgfältige Aufmerksamkeit. Es gibt strenge Vorschriften, welche Klauseln enthalten sein müssen und wie sie das Beschäftigungsverhältnis definieren. Ein unbefristeter Arbeitsvertrag ist die gängigste Vertragsart in Polen, weil er den Arbeitnehmern Jobsicherheit bietet und gesetzliche Leistungen garantiert.

Ein Arbeitsvertrag muss schriftlich erfolgen und kann elektronisch abgeschlossen werden, vorausgesetzt, beide Parteien verfügen über eine elektronische Signatur. Ansonsten ist es gute Praxis, dass beide Parteien einen Papiervertrag unterschreiben.

Probezeit

Probezeiten in Polen sind auf 90 Tage begrenzt und werden als eigener Vertrag nach lokaler Arbeitsgesetzgebung behandelt. Klauseln zur Probezeit können nicht einfach in andere Verträge, wie z.B. einen unbefristeten Vertrag, aufgenommen werden. Obwohl Probezeiten nicht verpflichtend sind, wird sie bei geeigneter Gelegenheit empfohlen, da sie eine Möglichkeit bieten, die Arbeitsfähigkeit eines Mitarbeiters zu testen.
Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer müssen zustimmen.

Kündigungsfristen

Das polnische Recht legt Kündigungsfristen fest, die von den Vertragsparteien nicht verkürzt werden dürfen. Sie hängen von der Beschäftigungsdauer ab:

• Weniger als 6 Monate: 2 Wochen
• Mehr als 6 Monate: 1 Monat
• Mindestens 3 Jahre: 3 Monate

Fernarbeit

Polen regelt die Fernarbeit, und Arbeitnehmer, die außerhalb des Unternehmensbüros arbeiten, haben Anspruch auf bestimmte gesetzliche Zuschüsse für die Arbeit im Homeoffice, die Ausstattung, Wartung und Erstattung der Betriebskosten abdecken. Die Regeln für Fernarbeit müssen in einer Fernarbeitsvereinbarung festgelegt und von beiden Parteien vereinbart werden.

Vorteile einer Partnerschaft mit Rivermate in Polen

Die globale Beschäftigung bringt ihre eigenen Herausforderungen mit sich, aber das sollte Sie nicht davon abhalten, in Polen einzustellen. Wir verfügen über die Infrastruktur und die Ressourcen, um Ihre Einstellungsbedürfnisse in mehreren polnischen Städten zu unterstützen. Dazu greifen wir auf unser lokales HR- und Rechtsexpertenetzwerk zurück, das die Feinheiten des polnischen Rechts und dessen praktische Anwendung kennt. Außerdem haben wir ein starkes Partnernetzwerk, das uns ermöglicht, wettbewerbsfähige Mitarbeitervorteile anzubieten.

Ob Sie einen einzelnen Mitarbeiter einstellen oder ein Team aufbauen, lokal beschäftigen oder Schlüsselkräfte umziehen lassen möchten – wir können Ihre Einstellungsstrategie unterstützen.

Bereit, in Polen einzustellen?

Haben Sie die Person gefunden, die Sie in Polen einstellen möchten? Sprechen Sie mit unserem polnischen Hiring-Experten über Ihre Einstellungsbedürfnisse.

Quellen:

Polen - Privatpersonen - Steuern auf persönliches Einkommen
Mindestlohn - Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej - Portal Gov.pl
Durchschnittliches Bruttogehalt im Unternehmenssektor, August 2026
Prognose für 2026
https://www.gov.pl/web/family/compensation-for-overtime-work
Urlaubsregelungen - Staatliche Arbeitsinspektion
https://lang.zus.pl/benefits/sick-pay-and-sickness-allowance
https://www.gov.pl/web/family/maternity-leave
https://www.gov.pl/web/family/termination-of-a-contract-of-employment-for-the-reasons-unrelated-to-the-employee2