Steuern in Polen

Das Navigieren durch die Komplexität von Lohn- und Beschäftigungssteuern ist ein entscheidender Aspekt bei der Verwaltung einer Belegschaft in jedem Land. In Polen unterliegen Arbeitgeber und Arbeitnehmer spezifischen Verpflichtungen und Abzügen im Zusammenhang mit Sozialversicherungsbeiträgen und der Einkommensteuer. Das Verständnis dieser Anforderungen ist unerlässlich, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen und einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten.

Das polnische Steuersystem, insbesondere im Hinblick auf Beschäftigung, umfasst Beiträge zur Sozialversicherungsanstalt (ZUS), die verschiedene Leistungen der sozialen Sicherheit abdecken, sowie die Abführung der Personal Income Tax (PIT). Arbeitgeber spielen eine Schlüsselrolle bei der Berechnung, dem Einbehalten und der Überweisung dieser Beträge an die entsprechenden Behörden im Auftrag ihrer Arbeitnehmer.

Arbeitgeberpflichten bei Sozialversicherung und Lohnsteuer

Arbeitgeber in Polen sind verantwortlich für die Berechnung und Zahlung der Beiträge an die Sozialversicherungsanstalt (ZUS) für ihre Arbeitnehmer. Diese Beiträge decken verschiedene Arten der Sozialversicherung ab, einschließlich Renten-, Invaliden-, Krankheits- und Unfallversicherung sowie Beiträge zum Arbeitsförderungsfonds und dem Garantiefonds für Arbeitnehmerleistungen. Die Grundlage für die Berechnung dieser Beiträge ist in der Regel die Bruttogröße des Arbeitnehmers.

Die Standardbeitragssätze für Arbeitgeber für 2026 werden voraussichtlich wie folgt sein:

Beitragstyp	Arbeitgeberrate
Rentenversicherung	9,76%
Invalidenversicherung	6,50%
Unfallversicherung	Variabel
Arbeitsförderungsfonds	2,45%
Garantiefonds für Arbeitgeberleistungen	0,10%

• Unfallversicherung: Der Satz für die Unfallversicherung ist variabel und hängt von der Geschäftstätigkeit des Arbeitgebers und der Anzahl der Arbeitnehmer ab. Für die meisten kleinen Arbeitgeber (bis zu 9 Arbeitnehmer) gilt ein Pauschalsatz.
• Beitragsbemessungsgrenze: Es gibt eine jährliche Obergrenze für die Bemessungsgrundlage der Beiträge zur Renten- und Invalidenversicherung. Wenn das Bruttoeinkommen eines Arbeitnehmers im Jahr diese Grenze übersteigt, werden für den Rest des Jahres keine Beiträge für Renten- und Invalidenversicherung mehr berechnet oder gezahlt. Diese Grenze wird jährlich angepasst.

Arbeitgeber müssen diese Beiträge monatlich berechnen und bis zum 15. Tag des Folgemonats an die ZUS abführen.

Anforderungen an die Einkommenssteuerabführung

Arbeitgeber sind außerdem verantwortlich für die Berechnung und das Einbehalten der Vorauszahlungen auf die Personal Income Tax (PIT) der Arbeitnehmergehaltszahlungen jeden Monat. Die Höhe der einbehaltenen Steuer hängt vom Einkommensniveau des Arbeitnehmers sowie von den geltenden Steuersätzen und Freibeträgen ab.

Das polnische System der Einkommensteuer auf Beschäftigungseinkommen ist progressiv, mit zwei Steuerklassen:

Jährliche Einkommensschwelle	Steuersatz
Bis PLN 120.000	12%
Über PLN 120.000	32%

• Steuerfreibetrag: Innerhalb der 12%-Steuerklasse gilt ein Steuerfreibetrag, der die Steuerlast für geringverdienende Mitarbeiter effektiv mindert. Der genaue Betrag wird jährlich angepasst.
• Berechnung: Die monatliche Steuer Vorauszahlung wird auf Basis des monatlichen Bruttogehalts des Arbeitnehmers abzüglich der Sozialversicherungsbeiträge (Rente, Invalidität, Krankheit) und der standardmäßigen Betriebskosten berechnet. Der anzuwendende Steuersatz (12% oder 32%) wird auf diese verkürzte Bemessungsgrundlage angewandt, und anschließend wird der monatliche steuerliche Entlastungsbetrag (im Zusammenhang mit dem Steuerfreibetrag) abgezogen, sofern der Arbeitnehmer die entsprechende Erklärung (PIT-2) eingereicht hat.

Arbeitgeber müssen die einbehaltenen PIT-Vorauszahlungen bis zum 20. Tag des Folgemonats an das zuständige Finanzamt überweisen.

Steuerliche Abzüge und Freibeträge für Arbeitnehmer

Arbeitnehmer profitieren von bestimmten Abzügen und Freibeträgen, die ihr zu versteuerndes Einkommen oder die Steuerlast verringern. Die wichtigsten Abzüge, die vom Arbeitgeber auf der Lohnabrechnung berücksichtigt werden, umfassen:

• Arbeitnehmer-Sozialversicherungsbeiträge: Beiträge, die vom Arbeitnehmer für Renten-, Invaliden- und Krankenversicherung gezahlt werden, sind im Rahmen der Steuerberechnung vom Bruttogehalt abziehbar.
• Kosten der Einkommensbeschaffung: Standardisierte feste monatliche Beträge können vom Einkommen abgezogen werden. Diese Beträge variieren je nachdem, ob der Wohnort des Arbeitnehmers mit seinem Arbeitsort übereinstimmt oder nicht. Höhere Kosten gelten, wenn der Arbeitnehmer von einem anderen Ort pendelt.
• Krankenversicherungsbeitrag: Obwohl kein direkter Abzug vom Steuersatz in gleicher Weise wie die Sozialversicherung, ist der Krankenversicherungsbeitrag (9 % der Bemessungsgrundlage, die das Bruttogehalt minus die Sozialversicherungsbeiträge des Arbeitnehmers ist) teilweise steuerlich absetzbar (7,75 % der Bemessungsgrundlage).

Weitere potenzielle Abzüge (z. B. für Internetkosten, Rehabilitation, Spenden) werden in der Regel vom Arbeitnehmer in seiner Jahressteuererklärung geltend gemacht, anstatt vom Arbeitgeber bei der monatlichen Lohnabrechnung angewendet zu werden.

Fristen für Steuerkonformität und Berichterstattung

Arbeitgeber haben spezifische Berichtspflichten gegenüber sowohl der ZUS als auch den Steuerbehörden.

• ZUS-Bericht: Arbeitgeber müssen monatliche ZUS-Erklärungen (ZUS DRA) einreichen, in denen die Beiträge für alle Arbeitnehmer bis zum 15. Tag des folgenden Monats detailliert aufgeführt sind.
• Steuererklärung:
  • Die monatlichen PIT-Vorauszahlungen, die einbehalten wurden, sind bis zum 20. Tag des Folge monats an das Finanzamt zu zahlen.
  • Jährlich müssen Arbeitgeber die PIT-11-Formulare bis Ende Februar des Folgejahres an jeden Arbeitnehmer ausstellen. Das PIT-11 fasst die Einkünfte, Kosten und einbehaltenen Vorauszahlungen zusammen.
  • Arbeitgeber müssen zudem eine jährliche PIT-4R-Erklärung bis Ende Januar des Folgejahres beim Finanzamt einreichen, in der die insgesamt einbehaltenen PIT-Vorauszahlungen zusammengefasst sind.

Die Einhaltung dieser Fristen ist entscheidend, um Strafen und Zinsen zu vermeiden.

Besondere steuerliche Überlegungen für ausländische Arbeitnehmer und Unternehmen

Ausländische Personen, die in Polen arbeiten, sowie ausländische Unternehmen, die Mitarbeitende in Polen beschäftigen, können spezifische steuerliche Überlegungen betreffen:

• Steueransässigkeit: Eine Person gilt grundsätzlich als polnischer Steuerresident, wenn sie im Steuerjahr sich mehr als 183 Tage in Polen aufhält oder wenn ihr Mittelpunkt der persönlichen oder wirtschaftlichen Interessen in Polen liegt. Steueransässige werden auf ihr weltweites Einkommen besteuert, Nicht-Ansässige in der Regel nur auf Einkünfte, die in Polen erzielt wurden.
• Doppelbesteuerungsabkommen: Polen unterhält mit vielen Ländern Doppelbesteuerungsabkommen. Diese können beeinflussen, wo Einkommen besteuert wird, und möglicherweise eine Doppelbesteuerung vermeiden. Für ausländische Mitarbeiter ist die Regelung des jeweiligen Abkommens zu prüfen.
• „Jugendlichenfreibetrag“: Personen unter 26 Jahren, die polnische Steuerresidenten sind, können von einer PIT-Befreiung auf Beschäftigungseinkommen bis zu einer bestimmten jährlichen Grenze profitieren. Dieser Freibetrag gilt unabhängig von der Nationalität, sofern die Wohnsitz- und Alterskriterien erfüllt sind.
• Arbeitgeberregistrierung: Ausländische Unternehmen, die Mitarbeitende in Polen beschäftigen, auch ohne eine registrierte Niederlassung, müssen sich möglicherweise als Arbeitgeber für Sozialversicherung und Steuerzwecke registrieren. Ein Employer of Record (EOR) kann diese Verpflichtungen im Namen ausländischer Unternehmen ohne lokale Präsenz verwalten.

Das Verständnis dieser Nuancen ist essenziell für ausländische Unternehmen, die in Polen tätig sind, sowie für die regelkonforme Verwaltung internationaler Mitarbeitender.