Steuern in Polen

Das Navigieren durch die Komplexität von Lohn- und Beschäftigungsteuern ist ein entscheidender Aspekt bei der Verwaltung einer Belegschaft in jedem Land. In Polen unterliegen Arbeitgeber und Arbeitnehmer spezifischen Verpflichtungen und Abzügen im Zusammenhang mit Sozialversicherungsbeiträgen und der Einkommensteuer. Das Verständnis dieser Anforderungen ist unerlässlich, um die Einhaltung der Vorschriften und einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Das polnische Steuersystem, insbesondere im Hinblick auf Beschäftigung, umfasst Beiträge zur Sozialversicherungsanstalt (ZUS), die verschiedene Sozialleistungen abdecken, sowie die Quellensteuer auf das Personal Einkommen (PIT). Arbeitgeber spielen eine Schlüsselrolle bei der Berechnung, Einbehaltung und Abführung dieser Beträge im Namen ihrer Arbeitnehmer.

Arbeitgeberverpflichtungen bezüglich Sozialversicherung und Lohnsteuer

Arbeitgeber in Polen sind verantwortlich für die Berechnung und Zahlung der Beiträge an die Sozialversicherungsanstalt (ZUS) für ihre Arbeitnehmer. Diese Beiträge decken verschiedene Arten der Sozialversicherung ab, einschließlich Renten-, Invaliden-, Krankheits- und Unfallversicherung sowie Beiträge zum Arbeitsfonds und zum Garantierten Arbeitnehmerleistung Fonds. Die Grundlage für die Berechnung dieser Beiträge ist in der Regel die Bruttolohnsumme des Mitarbeiters.

Die voraussichtlichen Standardbeitragssätze für 2025 sind wie folgt:

Beitragsart	Arbeitgeberrate
Rentenversicherung	9,76 %
Invalidenversicherung	6,50 %
Unfallversicherung	Variabel
Arbeitsfonds	2,45 %
Garantierter Arbeitnehmerleistung Fonds	0,10 %

• Unfallversicherung: Der Satz für die Unfallversicherung ist variabel und hängt von der Geschäftstätigkeit des Arbeitgebers und der Anzahl der Beschäftigten ab. Für die meisten kleinen Arbeitgeber (bis zu 9 Arbeitnehmer) gilt ein Pauschalsatz.
• Deckelung der Beitragsgrundlage: Es gibt ein jährliches Oberlimit für die Bemessungsgrundlage der Beiträge zur Renten- und Invalidenversicherung. Überschreiten die Bruttoeinkünfte eines Mitarbeiters innerhalb eines Jahres dieses Limit, werden für diesen Mitarbeiter für den Rest des Jahres keine Beiträge mehr zur Renten- und Invalidenversicherung berechnet oder gezahlt. Dieses Limit wird jährlich angepasst.

Arbeitgeber müssen diese Beiträge monatlich berechnen und bis zum 15. Tag des folgenden Monats an ZUS abführen.

Anforderungen an die Einkommenssteuerabzug

Arbeitgeber sind auch verantwortlich für die Berechnung und Einbehaltung der Vorauszahlungen auf die Personal Einkommensteuer (PIT) vom Gehalt der Arbeitnehmer jeden Monat. Die einbehaltene Steuer hängt vom Einkommensniveau des Mitarbeiters und den geltenden Steuersätzen und Freibeträgen ab.

Das polnische Einkommensteuersystem für Beschäftigungseinkommen ist progressiv, mit zwei Steuersätzen:

Jährlicher Einkommensgrenzwert	Steuersatz
Bis zu 120.000 PLN	12 %
Über 120.000 PLN	32 %

• Steuerfreier Betrag: Ein steuerfreier Betrag gilt innerhalb des 12%-Steuersatzes und reduziert die Steuerlast für geringverdienende Arbeitnehmer effektiv. Der genaue Betrag wird jährlich angepasst.
• Berechnung: Die monatliche Steuer-Vorauszahlung wird anhand des monatlichen Bruttogehalts des Mitarbeiters berechnet, abzüglich der Beiträge zur Sozialversicherung (Rente, Invalidität, Krankheit) sowie den Standardkosten der Einnahmeerzielung. Der anwendbare Steuersatz (12 % oder 32 %) wird auf diese reduzierte Bemessungsgrundlage angewandt, und anschließend wird der monatliche steuerliche Freibetrag (bezogen auf den steuerfreien Betrag) abgezogen, sofern der Mitarbeiter die entsprechende Erklärung (PIT-2) eingereicht hat.

Arbeitgeber müssen die einbehaltenen PIT-Vorauszahlungen bis zum 20. Tag des folgenden Monats an das zuständige Finanzamt zahlen.

Steuerliche Abzüge und Freibeträge für Mitarbeiter

Mitarbeiter profitieren von bestimmten Abzügen und Freibeträgen, die ihr steuerpflichtiges Einkommen oder die Steuerlast verringern. Zu den wichtigsten Abzügen, die vom Arbeitgeber im Lohnprozess angewendet werden, gehören:

• Sozialversicherungsbeiträge der Arbeitnehmer: Beiträge des Arbeitnehmers zur Rentenversicherung (9,76 %), Invaliditätsversicherung (1,5 %) und Krankenversicherung (2,45 %) sind vom Bruttogehalt des Arbeitnehmers abzuziehen, bevor die Steuerbemessungsgrundlage ermittelt wird.
• Kosten der Einnahmeerzielung: Standardmäßig festgelegte monatliche Beträge sind vom Einkommen abzuziehen. Diese variieren, je nachdem, ob der Wohnort des Mitarbeiters identisch mit seinem Arbeitsort ist oder nicht. Höhere Kosten fallen an, wenn der Mitarbeiter aus einem anderen Ort pendelt.
• Krankenversicherungsbeitrag: Obwohl dieser nicht direkt von der Steuerbemessungsgrundlage abgezogen wird, wie die Sozialversicherung, ist der Krankenversicherungsbeitrag (9 % der Basis, also des Bruttogehalts minus sozialversicherungsbezogene Beiträge des Mitarbeiters) teilweise abziehbar vom berechneten Steuerbetrag (7,75 % der Basis).

Weitere potenzielle Abzüge (z.B. für Internetkosten, Rehabilitation, Spenden) werden in der Regel vom Mitarbeiter in seiner jährlichen Steuererklärung geltend gemacht, anstatt vom Arbeitgeber im Rahmen der monatlichen Lohnabrechnung angewendet zu werden.

Fristen für Steuer- und Berichtspflichten

Arbeitgeber haben bestimmte Meldepflichten sowohl gegenüber ZUS als auch gegenüber den Finanzbehörden.

• ZUS-Meldung: Arbeitgeber müssen monatliche ZUS-Erklärungen (ZUS DRA) einreichen, in denen die Beiträge für alle Arbeitnehmer bis zum 15. Tag des folgenden Monats aufgeführt sind.
• Steuerliche Meldungen:
  • Die monatlichen PIT-Vorauszahlungen sind bis zum 20. Tag des folgenden Monats an das Finanzamt zu zahlen.
  • Jährlich müssen Arbeitgeber bis Ende Februar des Folgejahres PIT-11-Formulare an jeden Arbeitnehmer ausstellen. Das PIT-11 fasst die Einkünfte, Kosten und einbehaltenen Steuer-Vorauszahlungen des Mitarbeiters für das Jahr zusammen.
  • Außerdem müssen Arbeitgeber bis Ende Januar des Folgejahres eine jährliche PIT-4R-Erklärung beim Finanzamt einreichen, in der die insgesamt berechneten PIT-Vorauszahlungen aller Arbeitnehmer zusammengefasst werden.

Die Einhaltung dieser Fristen ist entscheidend, um Strafen und Zinsen zu vermeiden.

Besondere steuerliche Überlegungen für ausländische Arbeitnehmer und Unternehmen

Ausländische Personen, die in Polen arbeiten, und ausländische Unternehmen, die Personal in Polen beschäftigen, können spezifische steuerliche Aspekte betreffen:

• Steueransässigkeit: Eine Person gilt im Allgemeinen als polnischer Steuerresident, wenn sie sich in einem Steuerjahr mehr als 183 Tage in Polen aufhält oder wenn ihr Mittelpunkt der persönlichen oder wirtschaftlichen Interessen in Polen liegt. Ansässige werden mit ihrem weltweiten Einkommen besteuert, während Nicht-Ansässige meist nur auf Einkommen, das in Polen erzielt wurde, besteuert werden.
• ** Doppelbesteuerungsabkommen:** Polen hat Doppelbesteuerungsabkommen mit vielen Ländern. Diese Abkommen können beeinflussen, wo das Einkommen besteuert wird, und können eine Entlastung bei Doppelbesteuerung bieten. Es sollte geprüft werden, was das jeweilige Abkommen für ausländische Arbeitnehmer vorsieht.
• „Jugendlichen-Freibetrag“: Personen unter 26 Jahren, die polnische Steueransässige sind, könnten von einer PIT-Entlastung auf Beschäftigungseinkommen bis zu einem bestimmten jährlichen Schwellenwert profitieren. Diese Erleichterung gilt unabhängig von der Nationalität, sofern die Ansässigkeits- und Alterskriterien erfüllt sind.
• Arbeitgeberregistrierung: Ausländische Unternehmen, die Mitarbeiter in Polen beschäftigen, auch ohne eine registrierte Niederlassung, könnten verpflichtet sein, sich als Arbeitgeber für Sozialversicherungs- und Steuerzwecke zu registrieren. Ein Employer of Record (EOR) Dienst kann diese Verpflichtungen im Namen ausländischer Unternehmen ohne lokale Niederlassung verwalten.

Das Verständnis dieser Feinheiten ist entscheidend für ausländische Unternehmen, die in Polen tätig sind, sowie für die rechtmäßige Verwaltung internationaler Mitarbeiter.