Employer of Record in Philippinen

Ein Employer of Record (EOR) auf den Philippinen ist ein Dienstleister, der zum rechtlichen Arbeitgeber für Ihr Team im Land wird. Der EOR übernimmt wichtige Aufgaben wie Gehaltsabrechnung, Steuern, Sozialleistungen und stellt sicher, dass Sie alle lokalen Arbeitsgesetze einhalten. Diese Vereinbarung ermöglicht es Ihnen, die tägliche Arbeit Ihrer Mitarbeiter zu verwalten, während der EOR die administrativen und rechtlichen Verantwortlichkeiten übernimmt. Viele Unternehmen nutzen einen EOR, wie Rivermate, um Talente auf den Philippinen zu rekrutieren, ohne eine lokale Geschäftseinheit gründen zu müssen.

Wie ein Employer of Record (EOR) auf den Philippinen funktioniert

Die Nutzung eines EOR auf den Philippinen vereinfacht den Prozess der Einstellung und Verwaltung von Mitarbeitern. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Darstellung, wie es funktioniert:

1. Partner mit einem EOR Sie wählen einen EOR-Anbieter, der als rechtlicher Arbeitgeber für Ihre Mitarbeiter auf den Philippinen fungiert. Sie behalten die Kontrolle über tägliche Aufgaben und Projekte, während der EOR die rechtlichen und HR-Funktionen übernimmt.
2. Rollen und Verträge definieren Sie arbeiten mit dem EOR zusammen, um Arbeitsverträge zu erstellen, die den philippinischen Arbeitsgesetzen entsprechen. Diese Verträge legen die Jobverantwortlichkeiten, das Gehalt und die Arbeitsbedingungen fest.
3. Neueinstellungen onboarden Der EOR verwaltet den gesamten Onboarding-Prozess. Dazu gehört die Anmeldung Ihrer Mitarbeiter bei Regierungsbehörden wie dem Social Security System (SSS), PhilHealth und dem Pag-IBIG Fund.
4. Laufende Verwaltung Der EOR übernimmt alle laufenden administrativen Aufgaben. Dazu gehören die monatliche Gehaltsabrechnung, Steuerabzüge und die Verwaltung der Sozialleistungen der Mitarbeiter. Sie stellen sicher, dass alles gemäß den neuesten Vorschriften des Department of Labor and Employment (DOLE) (https://www.dole.gov.ph/) und des Bureau of Internal Revenue (BIR) (https://www.bir.gov.ph/) erfolgt.

Warum einen Employer of Record auf den Philippinen nutzen

Die Nutzung eines EOR auf den Philippinen bietet eine unkomplizierte Möglichkeit, ein Team aufzubauen, ohne sich mit den üblichen rechtlichen und administrativen Hürden auseinanderzusetzen. Es ermöglicht Ihnen, sich auf Ihre Kernziele zu konzentrieren, anstatt in komplexen lokalen Vorschriften stecken zu bleiben.

Hier sind einige wichtige Vorteile:

• Einhaltung der Arbeitsgesetze Die Philippinen verfügen über detaillierte Arbeitsgesetze. Ein EOR kennt diese Vorschriften, von Löhnen bis hin zu obligatorischen Sozialleistungen, und sorgt dafür, dass Sie compliant bleiben, um Strafen zu vermeiden.
• Zugang zu qualifizierten Fachkräften Die Philippinen verfügen über einen großen Pool talentierter Fachkräfte, insbesondere im IT- und Business-Support-Bereich. Ein EOR erleichtert die Einstellung dieses Talents, indem er rechtskonforme und wettbewerbsfähige Jobangebote verwaltet.
• Zeit- und Kostenersparnis Die Gründung einer rechtlichen Einheit auf den Philippinen kann teuer sein und viel Zeit in Anspruch nehmen. Ein EOR ermöglicht es Ihnen, schnell zu rekrutieren, ohne die hohen Kosten für Registrierung, Rechtsberatung und Büroeinrichtung.
• Risiken minimieren Durch die Übernahme aller rechtlichen und compliancebezogenen Aufgaben reduziert ein EOR Ihr Risiko. Sie verwalten Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen und Kündigungen korrekt, was Ihnen hilft, rechtliche Probleme zu vermeiden.

Rivermates transparentes Preismodell beseitigt Komplexität mit einer einzigen, wettbewerbsfähigen monatlichen Gebühr pro Mitarbeiter. Im Gegensatz zu traditionellen PEO-Anbietern umfasst unsere Preisgestaltung in Philippinen umfassende HR-Unterstützung, Benefits-Verwaltung, Compliance-Management und den Zugriff auf unser firmeneigenes Dashboard für Analysen der Belegschaft in Echtzeit. Keine versteckten Kosten, keine Einrichtungsgebühren — einfach klare Preisgestaltung, die sich am Bedarf Ihres Unternehmens ausrichtet, während in Philippinen gleichzeitig die vollständige rechtliche Konformität gewährleistet ist.

Einstellung auf den Philippinen bedeutet, auf eine große und qualifizierte Arbeitskraft zuzugreifen. Das Land hat eine wachsende Wirtschaft und eine junge Bevölkerung, was es zu einem attraktiven Ort macht, um ein Team aufzubauen. Um es richtig zu machen, müssen Sie die lokalen Arbeitsgesetze verstehen. Dies hilft Ihnen, konform zu bleiben und von Anfang an eine starke Beziehung zu Ihren Mitarbeitern aufzubauen.

Arbeitsverträge & Must-Have-Klauseln

Ein Arbeitsvertrag ist die Grundlage Ihrer Beziehung zu Ihrem neuen Mitarbeiter. Während mündliche Vereinbarungen gültig sein können, ist ein schriftlicher Vertrag immer die beste Vorgehensweise. Er sorgt für Klarheit für Sie und Ihren Mitarbeiter.

Ihr Arbeitsvertrag sollte auf Englisch sein, aber wenn Ihr Mitarbeiter ein philippinischer Staatsbürger ist, der kein Englisch versteht, sollten Sie auch eine Kopie auf Filipino bereitstellen.

Hier sind die wesentlichen Klauseln, die enthalten sein sollten:

• Stellenbezeichnung und Beschreibung: Definieren Sie klar die Rolle und Verantwortlichkeiten.
• Vergütung: Geben Sie das Gehalt und etwaige Zulagen an.
• Arbeitszeiten: Der Standard sind 8 Stunden pro Tag, 40 Stunden pro Woche.
• Probezeit: Falls zutreffend, sollte diese 6 Monate nicht überschreiten.
• Leistungen: Details zu obligatorischen Beiträgen zum Social Security System (SSS), PhilHealth und dem Pag-IBIG Fund.
• Urlaubsansprüche: Einschließlich Urlaub, Krankheits-, Mutterschafts- und Vaterschaftsurlaub.
• Kündigungsklauseln: Umreißen Sie die Gründe und Verfahren für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses.

Probezeiten

Auf den Philippinen können Sie einen Mitarbeiter bis zu sechs Monate auf Probe einstellen. Diese Zeit erlaubt es Ihnen, die Eignung für die Rolle zu beurteilen. Es ist wichtig, die Standards für die Regulärstellung zu Beginn der Beschäftigung mit dem Mitarbeiter zu kommunizieren.

Wenn ein Mitarbeiter nach der Probezeit weiterarbeitet, gilt er gesetzlich als regulärer Mitarbeiter. Probezeitmitarbeiter sind ebenfalls durch Arbeitsgesetze geschützt und können nicht ohne triftigen Grund entlassen werden.

Arbeitszeiten & Überstunden

Die Standardarbeitswoche auf den Philippinen beträgt 40 Stunden, typischerweise 8 Stunden pro Tag. Jede Arbeit über 8 Stunden pro Tag gilt als Überstunde.

So wird Überstundenvergütung berechnet:

Öffentliche & regionale Feiertage

Mitarbeiter auf den Philippinen haben Anspruch auf bezahlte Freizeit an öffentlichen Feiertagen. Es gibt zwei Arten von Feiertagen: reguläre Feiertage und spezielle Nicht-Arbeitstage.

Reguläre Feiertage 2025:

• 1. Januar (Mittwoch) – Neujahr
• 9. April (Mittwoch) – Araw ng Kagitingan (Tag des Mutes)
• 17. April (Donnerstag) – Gründonnerstag
• 18. April (Freitag) – Karfreitag
• 1. Mai (Donnerstag) – Tag der Arbeit
• 12. Juni (Donnerstag) – Unabhängigkeitstag
• 25. August (Montag) – Tag der Nationalhelden
• 30. November (Sonntag) – Bonifacio-Tag
• 25. Dezember (Donnerstag) – Weihnachten
• 30. Dezember (Dienstag) – Rizal-Tag
• Eidul Fitr (wird noch bekannt gegeben)
• Eidul Adha (wird noch bekannt gegeben)

Spezielle (Nicht-Arbeitstage) 2025:

• 29. Januar (Mittwoch) – Chinesisches Neujahr
• 19. April (Samstag) – Schwarzer Samstag
• 21. August (Donnerstag) – Ninoy Aquino Tag
• 1. November (Samstag) – Allerheiligen
• 8. Dezember (Montag) – Fest der unbefleckten Empfängnis Marias
• 24. Dezember (Mittwoch) – Heiligabend
• 31. Dezember (Mittwoch) – Silvester
• 31. Oktober (Freitag) – Vorabend des Allerheiligenfestes

Neben den nationalen Feiertagen gibt es auch lokale und regionale Feiertage, die zu beachten sind.

Contractors in den Philippinen einstellen

Die Einstellung unabhängiger Contractors kann eine flexible Möglichkeit sein, auf spezialisierte Fähigkeiten zuzugreifen. Contractors verwalten ihre eigenen Steuern und haben keinen Anspruch auf die gleichen Leistungen wie Arbeitnehmer, wie Überstundenvergütung und den obligatorischen 13. Monatslohn.

Es ist jedoch entscheidend, Arbeiter korrekt zu klassifizieren. Eine falsche Einstufung eines Mitarbeiters als Contractor kann zu erheblichen Risiken führen, einschließlich finanzieller Strafen und rechtlicher Streitigkeiten. Die philippinische Regierung kann Bußgelder verhängen und Nachzahlungen von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen verlangen.

Ein Employer of Record (EOR) kann Ihnen helfen, diese Risiken zu minimieren. Ein EOR fungiert als rechtlicher Arbeitgeber für Ihre Arbeiter auf den Philippinen, stellt die Einhaltung der lokalen Arbeitsgesetze sicher. Sie kümmern sich um Verträge, Gehaltsabrechnungen, Steuern und Leistungen, sodass Sie sich auf die Verwaltung Ihres Teams und das Wachstum Ihres Geschäfts konzentrieren können.

In den Philippinen werden Ihre Gehaltsabrechnungsverantwortlichkeiten durch das Arbeitsgesetzbuch geregelt. Dieses Gesetz legt die Grundlage dafür fest, wie Sie Ihr Team bezahlen, und deckt alles von Mindestlohn bis hin zu obligatorischen Leistungen ab. Es stellt sicher, dass Ihre Beziehung zu Ihren Mitarbeitern klar und fair ist. Sie sind verantwortlich für Beiträge an Regierungsbehörden für soziale Sicherheit, Krankenversicherung und einen Sparkassenfonds.

Gehaltsabrechnungszyklen & Lohnstruktur

Sie müssen Ihre Mitarbeiter mindestens einmal alle zwei Wochen oder zweimal im Monat bezahlen. Viele Unternehmen entscheiden sich dafür, ihre Teams am 15. und am letzten Tag jedes Monats zu bezahlen.

Ein wichtiger Bestandteil der Lohnstruktur ist die 13. Monatszahlung. Dies ist ein obligatorischer, steuerfreier Bonus, den Sie allen Rang- und Datelemployees gewähren. Sie müssen ihn am oder vor dem 24. Dezember zahlen. Der Betrag beträgt mindestens ein Zwölftel des Grundgehalts des Mitarbeiters, das im Kalenderjahr verdient wurde.

Überstunden & Mindestlöhne

Der Standardarbeitstag beträgt acht Stunden. Wenn ein Mitarbeiter darüber hinaus arbeitet, müssen Sie ihm Überstunden vergüten.

• Regulärer Arbeitstag: 125 % ihres regulären Lohns.
• Ruhetag oder Sonderfeiertag: 130 % ihres regulären Lohns.
• Regulärer Feiertag: 200 % ihres regulären Lohns.

Der Mindestlohn variiert je nach Region und Branche. Die Sätze werden von regionalen Lohnkomitees festgelegt, um die lokalen Lebenshaltungskosten widerzuspiegeln. Zum Beispiel beträgt in Metro Manila der tägliche Mindestlohn für nicht-landwirtschaftliche Arbeiter 645 PHP.

Arbeitgebersteuern und Beiträge

Sie sind verantwortlich für Beiträge zu drei Hauptregierungsfonds für Ihre Mitarbeiter.

Mitarbeitersteuern und Abzüge

Ihre Mitarbeiter leisten ebenfalls Beiträge zu diesen Fonds. Sie ziehen ihren Anteil von ihrem Gehalt ab.

In den Philippinen sind Mitarbeitervorteile eine Mischung aus gesetzlich vorgeschriebenen Urlaubstagen und Beiträgen sowie ergänzenden Zusatzleistungen, die Unternehmen anbieten, um Talente anzuziehen und zu halten. Sie werden feststellen, dass das Gesetz eine solide Grundlage an Vorteilen für jeden Mitarbeiter bietet. Viele Unternehmen bauen darauf mit eigenen Paketen auf, um sich abzuheben.

Gesetzlicher Urlaub

Die Regierung verlangt von allen Arbeitgebern, mehrere Arten von bezahltem Urlaub bereitzustellen. Dies sind die Grundlagen, die Sie Ihren Mitarbeitern anbieten müssen.

• Service Incentive Leave: Mitarbeiter, die mindestens ein Jahr beschäftigt sind, haben Anspruch auf fünf Tage bezahlten Urlaub. Sie können diesen für Urlaub oder Krankentage nutzen.
• Mutterschaftsurlaub: Weibliche Mitarbeiter haben Anspruch auf 105 Tage bezahlten Urlaub bei Geburt oder Fehlgeburt. Zusätzlich werden 15 Tage für alleinerziehende Eltern gewährt.
• Vaterschaftsurlaub: Verheiratete männliche Mitarbeiter erhalten sieben Tage bezahlten Urlaub für die ersten vier Geburten ihrer rechtlichen Ehefrau.
• Elternurlaub für Alleinerziehende: Alleinerziehende, die mindestens ein Jahr beschäftigt sind, können zusätzliche sieben Tage bezahlten Urlaub nehmen.
• Spezialurlaub für Frauen: Frauen, die sich einer Operation wegen gynäkologischer Probleme unterziehen, haben Anspruch auf zwei Monate bezahlten Urlaub.

Öffentliche Feiertage & Regionale Feiertage

Die Philippinen beobachten zwei Arten von Feiertagen: reguläre Feiertage und besondere arbeitsfreie Tage. An regulären Feiertagen erhalten Mitarbeiter, die arbeiten, das Doppelte ihres Tageslohns. Für besondere arbeitsfreie Tage erhalten diejenigen, die arbeiten, zusätzliche 30 % ihres Tageslohns.

Nachfolgend eine Liste der erwarteten öffentlichen Feiertage für 2025. Beachten Sie, dass die Termine für Eidul Fitr und Eidul Adha der offiziellen Proklamation unterliegen. Zusätzlich zu diesen nationalen Feiertagen haben verschiedene Regionen und Provinzen ihre eigenen lokalen Feiertage.

Typische Zusatzleistungen

Um wettbewerbsfähig zu bleiben, bieten viele Unternehmen auf den Philippinen Leistungen über die gesetzlichen Anforderungen hinaus an. Hier ein Überblick über sowohl die obligatorischen als auch die gängigen ergänzenden Vorteile.

Wie ein EOR bei der Einrichtung von Vorteilen helfen kann

Ein Employer of Record (EOR) vereinfacht den Prozess der Verwaltung von Mitarbeitervorteilen auf den Philippinen. Statt die komplexen lokalen Vorschriften selbst zu navigieren, übernimmt ein EOR alles für Sie.

Ein EOR wird:

• Die Einhaltung aller lokalen Arbeitsgesetze sicherstellen.
• Die Gehaltsabrechnung verwalten, einschließlich aller notwendigen Abzüge und Beiträge für SSS, PhilHealth und Pag-IBIG.
• Alle gesetzlichen Urlaubsleistungen verwalten, sicherstellen, dass sie korrekt erfasst und angewendet werden.
• Ihnen helfen, ein wettbewerbsfähiges Vorteilsangebot zu erstellen, indem es Einblicke in die Erwartungen des lokalen Marktes gibt.
• Die Anmeldung Ihrer Mitarbeiter bei allen obligatorischen und ergänzenden Vorteilsprogrammen übernehmen.

Durch die Zusammenarbeit mit einem EOR können Sie sich auf Ihre Kernaktivitäten konzentrieren, während Sie sicher sein können, dass Ihre Mitarbeiter die richtigen und wettbewerbsfähigen Vorteile erhalten.

Wenn ein Mitarbeiter Ihr Unternehmen auf den Philippinen verlässt, müssen Sie einem bestimmten Prozess folgen. Dieser wird als Beendigung oder Offboarding bezeichnet. Er umfasst mehrere Schritte, um sicherzustellen, dass Sie die lokalen Arbeitsgesetze einhalten. Der Prozess ist so gestaltet, dass er sowohl für Sie als auch für Ihren Mitarbeiter fair ist. Er deckt alles ab, von der letzten Gehaltszahlung bis hin zu erforderlichen Unterlagen.

Kündigungsfristen

Wenn ein Mitarbeiter kündigt, muss er Ihnen in der Regel eine Kündigungsfrist von 30 Tagen einräumen. Dies gibt Ihnen Zeit, einen Ersatz zu finden und seine Aufgaben zu übergeben. Wenn Sie einen Mitarbeiter aus berechtigten Gründen wie Redundanz kündigen, müssen Sie dem Mitarbeiter mindestens 30 Tage vor seinem letzten Arbeitstag eine schriftliche Kündigung mitteilen. Außerdem müssen Sie das Department of Labor and Employment (DOLE) mindestens 30 Tage im Voraus über berechtigte Gründe informieren.

Bei Kündigungen aus "gerechtfertigtem Grund", wie schwerwiegendem Fehlverhalten, ist der Ablauf anders. Sie müssen dem Mitarbeiter zunächst eine schriftliche Mitteilung über die Gründe für eine mögliche Kündigung zukommen lassen. Der Mitarbeiter hat dann eine angemessene Frist, in der Regel fünf Tage, um auf die Vorwürfe zu reagieren.

Abfindung

Die Abfindung hängt vom Kündigungsgrund ab. Wenn ein Mitarbeiter kündigt oder aus gerechtfertigtem Grund gekündigt wird, hat er in der Regel keinen Anspruch auf Abfindung.

Sie müssen jedoch bei berechtigten Gründen eine Abfindung zahlen. Die Höhe variiert je nach Grund:

Ein Bruchteil von mindestens sechs Monaten gilt bei der Berechnung der Abfindung als ein volles Jahr.

Wie Rivermate bei konformen Austritten unterstützt

Die Navigation bei Mitarbeiterabgängen auf den Philippinen kann komplex sein. Wir machen es einfach. Wir stellen sicher, dass jeder Offboarding-Prozess mit dem Philippine Labor Code konform ist.

So helfen wir:

• Klare und konforme Prozesse: Wir übernehmen den gesamten Kündigungsprozess, von der Erstellung und Versendung der richtigen Mitteilungen bis hin zur Berechnung der letzten Gehaltszahlung.
• Expertenberatung: Wir bieten klare Anleitungen zu Kündigungsfristen und Abfindungen, damit Sie alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen.
• Dokumentation: Wir kümmern uns um alle erforderlichen Unterlagen, einschließlich der Aufschlüsselung der letzten Gehaltszahlung und der Arbeitsbescheinigung.
• Seelenfrieden: Mit Rivermate können Sie sicher sein, dass Sie Mitarbeiterkündigungen korrekt und respektvoll abwickeln, wodurch rechtliche Risiken minimiert werden.

Das Verbringen talentierter Menschen auf die Philippinen bedeutet, sich mit den lokalen Einwanderungs- und Arbeitsgesetzen auseinanderzusetzen. Sie müssen die richtigen Dokumente erhalten, um compliant zu bleiben und Verzögerungen zu vermeiden. Es ist ein Prozess mit spezifischen Schritten, aber unkompliziert, wenn Sie wissen, was zu erwarten ist. Damit ein ausländischer Staatsbürger in den Philippinen arbeiten kann, benötigt er sowohl ein Arbeitserlaubnis als auch ein Arbeitsvisum.

Beschäftigungsvisa & Sponsoring-Realitäten

Der gebräuchlichste Weg für eine langfristige Beschäftigung ist das 9(g) Pre-Arranged Employment Visa. Dieses Visum erlaubt einem ausländischen Staatsbürger, legal in den Philippinen zu arbeiten. Bevor Sie überhaupt einen Antrag auf dieses Visum stellen können, benötigen Sie eine Alien Employment Permit (AEP) vom Department of Labor and Employment (DOLE). Die AEP bestätigt, dass eine ausländische Person eine Rolle übernimmt, die ein philippinischer Staatsbürger nicht ausfüllen kann.

Hier ist, was Sie über Sponsoring wissen müssen:

• Employer of Record (EOR) kann sponsern: Ein EOR mit einer juristischen Person auf den Philippinen kann Mitarbeiter für ein 9(g)-Visum sponsern. Das erspart Ihnen die Gründung eines eigenen lokalen Unternehmens.
• Arbeitsmarkt-Test: Das sponsornede Unternehmen oder Ihr EOR muss nachweisen, dass kein qualifizierter Filipino für die Stelle verfügbar ist. Dies beinhaltet oft die lokale Ausschreibung der Position.
• Positionsspezifisch: Die AEP und das 9(g)-Visum sind an eine bestimmte Rolle bei einem bestimmten Unternehmen gebunden. Wenn der Mitarbeiter den Job oder das Unternehmen wechselt, benötigt er eine neue AEP.
• Provisorische Genehmigungen: Wenn Sie jemanden vor der Genehmigung des 9(g)-Visums mit der Arbeit beginnen lassen müssen, können Sie eine Provisional Work Permit beantragen. Diese kann viel schneller ausgestellt werden, oft in ein paar Wochen.

Es gibt weitere Visumtypen für spezielle Situationen, wie für Treaty-Trader aus bestimmten Ländern oder für Mitarbeiter von Unternehmen in Sonderwirtschaftszonen. Für die meisten beruflichen Rollen ist jedoch das 9(g)-Visum die Standardlösung.

Compliance bei Geschäftsreisen

Für kurzfristige Geschäftsreisen benötigen Sie kein vollständiges Arbeitsvisum. Diese Reisen umfassen Aktivitäten wie die Teilnahme an Meetings, Vertragsverhandlungen oder die Erkundung von Geschäftsmöglichkeiten. Sie dürfen auf einem Geschäftsvisum keine Beschäftigung aufnehmen oder Zahlungen von einem philippinischen Unternehmen erhalten.

Hier sind die typischen Optionen für kurze Geschäftsbesuche:

Für jeden Geschäftsbesuch benötigen Sie in der Regel:

• Einen gültigen Reisepass.
• Nachweis über den Geschäftszweck, z.B. ein Einladungsschreiben.
• Ein bestätigtes Rück- oder Weiterflugticket.
• Nachweis der finanziellen Mittel.