Employer of Record in Niederlande

Ein Employer of Record (EOR) in den Niederlanden ist ein Unternehmen, das legal Mitarbeiter in Ihrem Namen einstellt. Das bedeutet, Sie können ein Team in den Niederlanden aufbauen, ohne eine lokale Gesellschaft zu gründen. Ein EOR übernimmt alle lokalen HR-Aufgaben, wie Gehaltsabrechnung, Steuern, Leistungen und die Einhaltung der niederländischen Arbeitsgesetze. So können Sie sich auf die Verwaltung Ihres Teams und das Wachstum Ihres Geschäfts konzentrieren. Wenn Sie einen EOR-Anbieter suchen, können Sie sich bei Rivermate informieren.

How an Employer of Record (EOR) Works in Netherlands

Die Nutzung eines EOR in den Niederlanden vereinfacht die Einstellung und Verwaltung von Mitarbeitern. So funktioniert es:

• You Find the Candidate: Sie rekrutieren und wählen die Person aus, die Sie in den Niederlanden einstellen möchten.
• The EOR Hires Your Candidate: Der EOR stellt den Mitarbeiter rechtlich über einen lokalen, rechtskonformen Arbeitsvertrag ein.
• Onboarding and HR Management: Der EOR übernimmt alle HR-Funktionen. Dazu gehören Gehaltsabrechnung, Steuerabzüge, Leistungsverwaltung und die Einhaltung niederländischer Arbeitsgesetze.
• You Manage Your Employee: Sie verwalten die tägliche Arbeit und Verantwortlichkeiten Ihres Mitarbeiters. Der EOR kümmert sich um die rechtliche und administrative Seite der Beschäftigung.

Why use an Employer of Record in Netherlands

Die Nutzung eines EOR in den Niederlanden bietet eine praktische Möglichkeit, Ihr Geschäft zu erweitern und Talente zu rekrutieren, ohne die Komplexität einer Gründung einer rechtlichen Entität. Es spart Zeit und Ressourcen, sodass Sie sich auf Ihre Kerngeschäftsprozesse konzentrieren können.

Hier sind einige Hauptvorteile der Nutzung eines EOR:

• Faster Market Entry: Sie können Mitarbeiter einstellen und den Betrieb in den Niederlanden viel schneller aufnehmen, als wenn Sie Ihr eigenes Unternehmen gründen müssten.
• Compliance with Dutch Law: EORs sind Experten für niederländische Arbeitsgesetze und -vorschriften. Sie stellen sicher, dass Ihre Beschäftigungspraktiken vollständig konform sind und reduzieren Ihre rechtlichen Risiken.
• Simplified Payroll and Taxes: Der EOR übernimmt die gesamte Gehaltsabrechnung, Steuerabzüge und Sozialversicherungsbeiträge. Das erspart Ihnen die Navigation durch ein komplexes ausländisches System.
• Attractive Benefits Packages: EORs können oft wettbewerbsfähige Leistungspakete für Ihre Mitarbeiter anbieten, was Ihnen hilft, Top-Talente zu gewinnen und zu binden.
• Cost Savings: Sie vermeiden die hohen Kosten, die mit der Gründung und dem Betrieb einer rechtlichen Entität in den Niederlanden verbunden sind.

Rivermate's transparentes Preismodell beseitigt Komplexität mit einer einzigen, wettbewerbsfähigen monatlichen Gebühr pro Mitarbeiter. Im Gegensatz zu traditionellen PEO-Anbietern umfasst unsere Preisgestaltung in Niederlande umfassende HR-Unterstützung, Benefits-Verwaltung, Compliance-Management sowie Zugriff auf unser proprietäres Dashboard für Belegschaftsanalyse in Echtzeit. Keine versteckten Kosten, keine Einrichtungsgebühren—einfach eine klare Preisgestaltung, die sich nach den Bedürfnissen Ihres Unternehmens richtet und in Niederlande volle rechtliche Konformität gewährleistet.

Einstellungen in den Niederlanden sind für viele Unternehmen eine attraktive Option, dank ihrer hochqualifizierten, mehrsprachigen Belegschaft und einer blühenden Wirtschaft. Der niederländische Arbeitsmarkt ist reich an Fachkräften in Branchen wie IT, Ingenieurwesen und Finanzen. Um erfolgreich in den Niederlanden zu rekrutieren, ist es wichtig, die lokalen Arbeitsgesetze und kulturellen Normen zu verstehen. Die Niederländer schätzen direkte Kommunikation, Pünktlichkeit und eine gesunde Work-Life-Balance.

Arbeitsverträge & Must-Have-Klauseln

Wenn Sie in den Niederlanden einen Mitarbeiter einstellen, müssen Sie einen schriftlichen Arbeitsvertrag vorlegen. Dies sorgt für Klarheit für beide Seiten, Sie und Ihren Mitarbeiter. Nach niederländischem Zivilrecht müssen bestimmte wesentliche Details im Vertrag enthalten sein.

Arten von Arbeitsverträgen:

• Unbefristeter Vertrag: Dies ist ein unbefristeter Vertrag ohne Enddatum. Er bietet die größte Jobsicherheit.
• Befristeter Vertrag: Dieser Vertrag hat ein festgelegtes Enddatum. Ein befristeter Vertrag kann automatisch in einen unbefristeten Vertrag umgewandelt werden, nachdem drei aufeinanderfolgende Verträge abgeschlossen wurden oder wenn das Arbeitsverhältnis 36 Monate überschreitet.

Must-Have-Klauseln:

Ihre Arbeitsverträge müssen folgende Angaben enthalten:

• Parteienangaben: Name und Adresse Ihres Unternehmens sowie Name und Adresse des Mitarbeiters.
• Stellenbeschreibung: Eine klare Beschreibung der Rolle und Verantwortlichkeiten des Mitarbeiters.
• Startdatum: Das Datum, an dem die Beschäftigung beginnt.
• Arbeitszeiten: Die Anzahl der Stunden, die der Mitarbeiter pro Woche arbeiten soll.
• Gehalt: Das Bruttogehalt und der Zeitpunkt der Auszahlung.
• Urlaubsanspruch: Mitarbeiter haben Anspruch auf einen Mindesturlaub in Höhe von viermal ihrer Wochenarbeitszeit pro Jahr in Form bezahlten Urlaubs.

Probezeit

Sie können in einem Arbeitsvertrag eine Probezeit festlegen, um die Eignung eines neuen Mitarbeiters für die Rolle zu bewerten. Während dieser Zeit können sowohl Sie als auch der Mitarbeiter den Vertrag ohne Angabe von Gründen kündigen.

Hier die Regelungen für Probezeiten in den Niederlanden:

Eine Probezeit ist nur gültig, wenn sie von beiden Seiten schriftlich vereinbart wurde.

Arbeitszeiten & Überstunden

Das Arbeitszeitgesetz in den Niederlanden setzt Grenzen dafür, wie viele Stunden Ihre Mitarbeiter arbeiten dürfen. Dies dient dem Schutz ihrer Gesundheit und ihres Wohlbefindens.

• Maximale Arbeitszeit: Ein Mitarbeiter darf maximal 12 Stunden pro Tag und 60 Stunden pro Woche arbeiten.
• Langzeitdurchschnitt: Über einen Zeitraum von 16 Wochen darf ein Mitarbeiter durchschnittlich nicht mehr als 48 Stunden pro Woche arbeiten.
• Überstunden: Niederländisches Recht setzt keine spezifischen Regeln für Überstundenvergütung fest. Vereinbarungen über Überstundenvergütung sollten im Arbeitsvertrag oder in einer Kollektivvereinbarung geregelt werden.

Öffentliche & regionale Feiertage

Die Niederlande haben eine Reihe offizieller Feiertage. Es gibt jedoch kein Gesetz, das vorschreibt, dass Mitarbeiter an diesen Tagen frei haben müssen. Ob ein Mitarbeiter frei bekommt, wird durch den Arbeitsvertrag oder die Tarifvereinbarung geregelt.

Feiertage 2025:

• Neujahr: 1. Januar
• Karfreitag: 18. April
• Ostersonntag & Ostermontag: 20. & 21. April
• Königstag: 26. April
• Befreiungstag: 5. Mai
• Christi Himmelfahrt: 29. Mai
• Pfingstsonntag & -montag: 8. & 9. Juni
• Weihnachtstag & Zweiter Weihnachtstag: 25. & 26. Dezember

Contractors in den Niederlanden einstellen

Die Einstellung unabhängiger Contractor, oder ZZP'ers, in den Niederlanden kann eine flexible Möglichkeit sein, spezialisierte Fähigkeiten einzubringen. Es ist jedoch wichtig, die Fehlklassifikation von Arbeitern zu vermeiden. Die niederländischen Behörden sind streng darin, sicherzustellen, dass Contractors wirklich selbstständig sind und keine "verdeckten Arbeitnehmer".

Fehlklassifikation kann zu erheblichen finanziellen Strafen führen, einschließlich Nachzahlung von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen. Der entscheidende Unterschied zwischen einem Arbeitnehmer und einem Contractor liegt im Grad der Autorität und Überwachung. Ein Contractor sollte die Autonomie in Bezug auf seine Arbeit und Ausführung haben.

Ein Employer of Record (EOR) kann Ihnen helfen, die Risiken der Fehlklassifikation zu vermeiden. Ein EOR beschäftigt den Worker rechtlich in Ihrem Auftrag und übernimmt alle Arbeitgeberpflichten. Dies gewährleistet die Einhaltung der niederländischen Arbeitsgesetze, während Sie weiterhin von der Expertise des Contractors profitieren. Die Nutzung eines EOR beseitigt die Unklarheit des Status des Workers und schützt Sie vor potenziellen rechtlichen Problemen.

Die Navigation durch Vergütung und Gehaltsabrechnung in den Niederlanden ist unkompliziert, wenn Sie die wichtigsten Komponenten verstehen. Das System ist gut reguliert und gewährleistet Fairness für Sie und Ihre Mitarbeitenden. Es basiert auf den Prinzipien rechtzeitiger Zahlung, klarer Abzüge und gemeinsamer Beiträge zur sozialen Sicherheit. Dieser Leitfaden erklärt, was Sie wissen müssen, um die Gehaltsabrechnung souverän zu verwalten.

Gehaltszyklen & Lohnstruktur

In den Niederlanden ist der Gehaltszyklus typischerweise monatlich. Sie bezahlen Ihre Mitarbeitenden für ihre Arbeit zwischen dem ersten und letzten Tag des Monats, wobei die Zahlung in der Regel am letzten Tag erfolgt.

Ein einzigartiger Aspekt der niederländischen Vergütung ist die verpflichtende Urlaubsgeld-Zahlung. Sie müssen Ihren Mitarbeitenden einen Bonus von mindestens 8 % ihres Bruttojahresgehalts zahlen. Dieser wird in der Regel im Mai ausgezahlt.

Überstunden & Mindestlöhne

Die niederländische Regierung legt einen Mindeststundenlohn fest. Für Mitarbeitende ab 21 Jahren gilt dieser als Standardrate. Jüngere Mitarbeitende haben ihre eigenen niedrigeren Mindestlohnraten. Diese Raten werden regelmäßig aktualisiert, daher ist es wichtig, auf dem aktuellen Stand zu bleiben.

Obwohl es keine einheitlichen, gesetzlich vorgeschriebenen Überstundensätze gibt, sind etwaige Überstundenvereinbarungen in der Regel im Arbeitsvertrag eines Mitarbeitenden oder in einer Tarifvereinbarung (CLA) geregelt.

Employer of Record Taxes und Beiträge

Als Employer of Record, EOR sind Sie verantwortlich für die Einbehaltung und Zahlung verschiedener Steuern und Sozialversicherungsbeiträge. Diese werden auf das Bruttogehalt Ihrer Mitarbeitenden berechnet. Employer of Record Steuern und Beiträge finanzieren Programme wie Arbeitslosenversicherung, Invaliditätsleistungen und die staatliche Rente gemäß dem Age Pensions Act (AOW).

Employee taxes und Abzüge

Mitarbeitende leisten ebenfalls Beiträge durch Abzüge von ihrem Gehalt. Der Hauptabzug ist die Lohnsteuer, die Einkommensteuer und nationale Versicherungsbeiträge kombiniert.

Das Einkommensteuersystem ist progressiv, was bedeutet, dass höher Verdienende einen größeren Prozentsatz zahlen.

In den Niederlanden liegt ein starker Fokus auf Work-Life-Balance. Dies spiegelt sich in der Herangehensweise des Landes an Mitarbeitervorteile und Urlaub wider. Das System ist darauf ausgelegt, IhnenSeelenfrieden zu schenken, mit einer soliden Grundlage an obligatorischen Leistungen und der Flexibilität für Unternehmen, noch mehr anzubieten. Sie können mit einer großzügigen Anzahl an bezahlten Urlaubstagen, Unterstützung im Krankheitsfall und Urlaub für wichtige Lebensereignisse rechnen.

Gesetzlicher Urlaub

Das niederländische Recht legt den Mindesturlaub fest, auf den Sie Anspruch haben.

• Jahresurlaub: Sie erhalten mindestens das Vierfache Ihrer wöchentlichen Arbeitszeit in bezahlten Urlaubstagen pro Jahr. Wenn Sie also 40 Stunden pro Woche arbeiten, haben Sie Anspruch auf 20 Tage bezahlten Urlaub.
• Urlaubsgeld: Sie erhalten ein Urlaubsgeld, das mindestens 8 % Ihres Bruttojahresgehalts beträgt. Die meisten Arbeitgeber zahlen dies im Mai oder Juni aus.
• Krankheitsurlaub: Wenn Sie aufgrund von Krankheit arbeitsunfähig sind, haben Sie Anspruch auf bis zu zwei Jahre Krankheitsurlaub. Ihr Arbeitgeber muss während dieser Zeit mindestens 70 % Ihres Gehalts zahlen.
• Mutterschaftsurlaub: schwanger werdende Mütter haben Anspruch auf mindestens 16 Wochen bezahlten Mutterschaftsurlaub.
• Vaterschaftsurlaub: Partner erhalten eine Woche bezahlten Urlaub nach der Geburt ihres Kindes.
• Elternzeit: Jeder Elternteil kann bis zu 26 Wochen Elternzeit pro Kind nehmen. Neun dieser Wochen sind anteilig bezahlt, wenn sie innerhalb des ersten Lebensjahres des Kindes genommen werden.
• Notfallurlaub: Sie können kurze bezahlte Urlaubstage für dringende, unvorhergesehene persönliche Situationen nehmen.

Gesetzliche Feiertage & regionale Feiertage

Die Niederlande haben eine Reihe von Feiertagen, aber ein freier Tag ist gesetzlich nicht immer garantiert. Ihr Recht auf einen bezahlten freien Tag an einem gesetzlichen Feiertag hängt von Ihrer Tarifvereinbarung oder Ihrem Arbeitsvertrag ab.

Während einige regionale Veranstaltungen wie Karneval im Süden weit verbreitet gefeiert werden, gehören sie nicht zu den offiziellen Feiertagen.

Typische ergänzende Leistungen

Viele Unternehmen in den Niederlanden bieten mehr als das gesetzliche Minimum, um Mitarbeiter zu gewinnen und zu halten.

Wie ein EOR bei der Einrichtung von Leistungen helfen kann

Die Einrichtung eines wettbewerbsfähigen Leistungspakets in einem neuen Land kann komplex sein. Ein Employer of Record (EOR) vereinfacht diesen Prozess für Sie.

Ein EOR verfügt bereits über eine rechtliche Einheit in den Niederlanden. Sie kennen die lokalen Gesetze und die Erwartungen der Mitarbeitenden. Sie können Sie dabei beraten, was ein wettbewerbsfähiges Leistungspaket ausmacht, und die Verwaltung übernehmen. Dazu gehört alles von Gehaltsabrechnung und Urlaubsgeld bis hin zu Rentenbeiträgen und Krankenversicherung. Die Nutzung eines EOR hilft Ihnen, attraktive Leistungen für Ihre Mitarbeitenden in den Niederlanden anzubieten, ohne den Kopfschmerzen, das lokale System selbst navigieren zu müssen.

Wenn Ihr Unternehmen in den Niederlanden sich von einem Mitarbeiter trennen muss, ist der Prozess strukturierter als Sie vielleicht gewohnt sind. Das niederländische Recht legt spezifische Regeln für Kündigungen und Offboarding fest, um Fairness für sowohl Sie als auch Ihren Mitarbeiter zu gewährleisten. Sie können nicht einfach jemanden gehen lassen. In der Regel benötigen Sie einen triftigen Grund und in vielen Fällen die Genehmigung einer Behörde oder eines Gerichts. Der Prozess umfasst klare Kündigungsfristen, mögliche Abfindungszahlungen und spezielle Dokumentationen.

Kündigungsfristen

Wenn Sie entscheiden, einen Arbeitsvertrag zu kündigen, müssen Sie dem Mitarbeiter eine gesetzliche Kündigungsfrist einräumen. Die Dauer dieser Frist hängt davon ab, wie lange der Mitarbeiter bereits für Ihr Unternehmen tätig ist. Denken Sie daran als einer Art Startbahn, die Ihrem Mitarbeiter Zeit gibt, sich auf den nächsten Schritt vorzubereiten.

Die Kündigungsfristen sind einfach geregelt:

• Weniger als 5 Jahre Beschäftigung: 1 Monat
• 5 bis 10 Jahre Beschäftigung: 2 Monate
• 10 bis 15 Jahre Beschäftigung: 3 Monate
• Mehr als 15 Jahre Beschäftigung: 4 Monate

Sie müssen diese Frist schriftlich einhalten, und sie beginnt in der Regel zum Beginn des nächsten Kalendermonats.

Abfindungszahlung

In den Niederlanden wird die Abfindung "Transition Compensation" (transitievergoeding) genannt. Wenn Sie die Kündigung initiieren, sind Sie in der Regel verpflichtet, diese an Ihren scheidenden Mitarbeiter zu zahlen. Diese Zahlung soll ihm den Übergang zu einem neuen Job erleichtern.

So funktioniert es:

• Anspruch: Ein Mitarbeiter hat ab seinem ersten Arbeitstag Anspruch auf eine Transition Compensation. Dies gilt sowohl bei unbefristeten als auch bei befristeten Verträgen. Entscheidend ist, dass Sie, der Arbeitgeber, das Arbeitsverhältnis beenden.
• Berechnung: Der Betrag basiert auf der Beschäftigungsdauer und dem Bruttomonatsgehalt des Mitarbeiters. Für jedes Jahr der Beschäftigung erhält der Mitarbeiter ein Drittel seines Bruttomonatsgehalts.
• Höchstbetrag: Es gibt eine Obergrenze für die Transition Compensation. Für das Jahr 2025 beträgt diese €98.000 oder ein volles Jahresgehalt, wenn dieser Betrag höher ist.

Es gibt einige Ausnahmen. Zum Beispiel müssen Sie in der Regel keine Transition Compensation zahlen, wenn der Mitarbeiter wegen schwerwiegendem Fehlverhalten entlassen wird.

Wie Rivermate rechtskonforme Trennungen abwickelt

Die Details des niederländischen Arbeitsrechts können komplex sein. Hier kommen wir ins Spiel. Bei Rivermate übernehmen wir den gesamten Offboarding-Prozess, um sicherzustellen, dass alles korrekt und respektvoll erfolgt.

So vereinfachen wir rechtskonforme Trennungen für Sie:

• Klare Abläufe: Wir erledigen alle notwendigen Schritte, von der Bestimmung der richtigen Kündigungsfrist bis hin zur Berechnung der Abschlusszahlungen.
• Richtige Dokumentation: Wir erstellen alle erforderlichen Dokumente, wie die letzte Gehaltsabrechnung und ein schriftliches Kündigungsschreiben, das die Gründe für die Entlassung klar darlegt.
• Transition Payments: Wir berechnen und veranlassen die korrekte Transition Compensation, sodass Sie Ihren gesetzlichen Verpflichtungen nachkommen.
• Lokale Expertise: Unser Team kennt die Feinheiten der niederländischen Arbeitsgesetze, inklusive der Notwendigkeit, die Zustimmung der Employee Insurance Agency (UWV) oder des Bezirksgerichts für bestimmte Arten der Kündigung einzuholen.

Wir kümmern uns um die administrative Belastung, sodass Sie sich auf Ihr Geschäft und Ihr Team konzentrieren können. Wir sorgen für einen reibungslosen, rechtskonformen und fairen Ablauf für alle Beteiligten.

Navigieren in der Welt der Visa und Arbeitserlaubnisse in den Niederlanden kann komplex erscheinen. Dieser Leitfaden erklärt, was Sie wissen müssen, egal ob Sie jemanden langfristig einstellen oder nur eine kurze Geschäftsreise planen. Wir führen Sie durch die Grundlagen der Beschäftigungsvisa, wie ein Employer of Record (EOR) helfen kann und die Regeln für Kurzzeitgeschäftsreisen.

Beschäftigungsvisa & Sponsoring-Realitäten

Wenn Sie Nicht-EU/EEE-Bürger in den Niederlanden einstellen, müssen Sie in der Regel eine Arbeitserlaubnis sichern. Die beiden Haupttypen sind das Einzelnermit (GVVA) für Aufenthalte länger als 90 Tage und die kurzfristige Arbeitserlaubnis (TWV) für Aufenthalte bis zu 90 Tagen. Ihre Rolle als Arbeitgeber ist in diesem Prozess entscheidend, da Sie für die Beantragung dieser Erlaubnisse im Namen Ihres Mitarbeiters verantwortlich sind.

Ein Employer of Record (EOR) kann eine praktische Lösung sein, insbesondere wenn Sie keine juristische Person in den Niederlanden haben. Ein EOR kann legal Beschäftigte und Sponsoren im Auftrag von Ihnen beschäftigen und unterstützen. Dies ist besonders nützlich beim Einstellen hochqualifizierter Migranten.

Seien Sie sich jedoch einiger wichtiger Realitäten bewusst:

• Anerkanntes Sponsoring: Um hochqualifizierte Migranten zu sponsern, muss ein Arbeitgeber (oder EOR) ein „anerkannter Sponsor“ bei der niederländischen Einwanderungs- und Naturalisationseinheit (IND) sein. Dieser Status erleichtert den Antragprozess.
• Bevorstehende Änderungen für EORs: Die niederländische Regierung führt neue Regeln ein, die EOR-Vereinbarungen betreffen. Diese Änderungen, die voraussichtlich 2025 in Kraft treten, umfassen:
  • Eine Begrenzung auf zwei Jahre für EOR-sponserte Arbeitserlaubnisse, ohne Option zur Verlängerung.
  • Eine neue Anforderung, dass das Unternehmen, bei dem der Mitarbeiter tatsächlich arbeitet (“de facto employer”), ebenfalls ein anerkannter Sponsor wird.
• Was ein EOR typischerweise nicht sponsern kann: Während EORs eine flexible Lösung sind, können sie Einschränkungen haben. Zum Beispiel können sie möglicherweise keine Praktikanten oder bestimmte Trainee-Arten sponsern, da diese oft unter andere Einwanderungskategorien fallen, die spezifische Anforderungen haben, die eine EOR-Struktur möglicherweise nicht erfüllen kann.

Geschäftsreise-Compliance

Für Kurzzeitgeschäftsreisen von bis zu 90 Tagen innerhalb eines Zeitraums von 180 Tagen ist für Personen aus Nicht-Schengen-Ländern in der Regel ein Schengen-Visum erforderlich. Dieses Visum ermöglicht Reisen innerhalb der Schengen-Zone.

Hier sind die wichtigsten Punkte für Geschäftsreisen:

• Reisezweck: Die Reise muss geschäftlichen Zwecken dienen, wie Meetings, Verhandlungen oder der Teilnahme an Konferenzen. Arbeiten, das ansonsten eine Arbeitserlaubnis erfordern würde, ist nicht gestattet.
• Erforderliche Dokumente: Bei der Beantragung eines Geschäftsvisums benötigen Sie typischerweise:
  • Einen gültigen Reisepass mit mindestens zwei leeren Seiten.
  • Ein ausgefülltes Schengen-Visumantragsformular.
  • Ein Einladungsschreiben vom niederländischen Unternehmen, das Sie besuchen.
  • Nachweis über Unterkunft und ausreichende finanzielle Mittel für Ihren Aufenthalt.
• Orange Carpet Visa Facility: Wenn Sie oder Ihre Mitarbeitenden häufig in die Niederlande für Geschäftsreisen reisen, könnten Sie für die Orange Carpet Visa Facility in Frage kommen. Dieses Programm vereinfacht den Visumantragsprozess, erfordert weniger Dokumente und bietet Visa mit längerer Gültigkeit.