Employer of Record in Niederlande

Die Niederlande sind ein wichtiger Zugangspunkt zum europäischen Markt und haben seit Jahrzehnten eine zentrale Rolle in der globalen Fertigung und Landwirtschaft gespielt. Während des niederländischen Goldenen Zeitalters war die Niederlande arguably die größte und dominanteste europäische Wirtschaft, was einen sehr stabilen, professionellen und hochorganisierten Arbeitsmarkt schuf.

Derzeit erleben die Niederlande ein Beschäftigungsparadoxon. Während die Arbeitslosigkeit leicht steigt, verzeichnen einige Sektoren einen schweren Fachkräftemangel. Diese Sektoren sind IT, Vertrieb, Gesundheitswesen, Bauwesen, Logistik, Supply Chain Planner und Handwerker/Handelsbetriebe. Dies hat zu höheren Löhnen, mehr unbefristeten Verträgen (zur Bindung wichtiger Fähigkeiten) und besseren Leistungen geführt.

Die Niederlande verfügen auch über einen einzigartigen Arbeitsmarkt, der Work-Life-Balance und Arbeitnehmerschutz in den Vordergrund stellt. Wenn Sie einen niederländischen Mitarbeiter einstellen, werden die größten Herausforderungen die kulturelle Passung, die Einhaltung hochstrukturierter Arbeitspraktiken und steigende Beschäftigungskosten sein, die durch die Nachfrage nach Schlüsselkompetenzen getrieben werden.

Als ausländischer Arbeitgeber in den Niederlanden treten Sie in einen wettbewerbsintensiven Arbeitsmarkt ein, und wenn Sie in einem Sektor einstellen, der von Engpässen betroffen ist, werden Sie auf eine Nachfrage nach wettbewerbsfähigen Gehältern stoßen. Im positiven Sinne sind Kandidaten schnell bereit, vorteilhafte Pakete anzunehmen und bleiben loyal gegenüber Unternehmen, die eine gute Work-Life-Balance unterstützen.

An Employer of Record (EOR) ist eine juristische Einheit, die den Einstieg in den niederländischen Markt einfacher, reibungsloser und schneller macht. Das bedeutet, dass Sie Top-Talente einstellen können, während ein EOR, wie Rivermate, den Mitarbeiter onboardet und sich um lokale Gehaltsabrechnung, Steuern und die Einhaltung der niederländischen Arbeitsgesetze kümmert.

Wie ein Employer of Record (EOR) in den Niederlanden funktioniert

Der Einsatz eines EOR in den Niederlanden vereinfacht das Einstellen für globale Unternehmen. So funktioniert es:

• Sie finden den Kandidaten: Sie rekrutieren und wählen die Person aus, die Sie in den Niederlanden einstellen möchten.
• Der EOR stellt Ihren Kandidaten ein: Der EOR stellt den Mitarbeiter rechtlich durch ein lokales Büro in den Niederlanden ein und agiert als rechtlicher Arbeitgeber.
• Onboarding und HR-Management: Der EOR übernimmt alle HR-Funktionen. Dazu gehören das Erstellen von Arbeitsverträgen, die Verwaltung der Gehaltsabrechnung, die Kommunikation mit der niederländischen Steuerbehörde und die Sicherstellung der Einhaltung niederländischer Arbeitsvorschriften. Außerdem hilft er Ihnen, Ihr geistiges Eigentum zu schützen. Der Prozess dauert 1-3 Wochen für Standardanstellungen.
• Sie verwalten Ihren Mitarbeiter: Sie sind für die tägliche Arbeit und Verantwortlichkeiten Ihres Mitarbeiters zuständig. Der EOR kümmert sich um die rechtliche und administrative Seite des Beschäftigungsverhältnisses.

Warum einen Employer of Record in den Niederlanden nutzen

Der Einsatz von Employer of Record-Diensten in den Niederlanden bietet eine praktische Möglichkeit, Ihr Geschäft zu erweitern und internationale Mitarbeiter einzustellen, ohne die Komplexitäten der Gründung einer rechtlichen Einheit.

Hier einige zentrale Vorteile der Nutzung eines EOR:

• Schneller Markteintritt: Sie können Mitarbeiter einstellen und den Betrieb in den Niederlanden viel schneller aufnehmen, als wenn Sie Ihre eigene Firma gründen müssten.
• Einhaltung niederländischer Gesetze: EORs sind Experten für niederländische Vorschriften. Sie kümmern sich um die laufende Einhaltung der Vorschriften, wodurch Ihre rechtlichen Risiken reduziert werden.
• Vereinfachte Gehaltsabrechnung und Steuern: Der EOR übernimmt die gesamte Gehaltsabrechnung, Steuerabzüge und Sozialversicherungszahlungen. Das erspart Ihnen das Navigieren durch ein komplexes ausländisches System.
• Attraktive Benefits-Pakete: EOR-Dienste können oft wettbewerbsfähige Benefits-Pakete für Ihre Mitarbeiter bereitstellen, was Ihnen hilft, internationales Talent zu gewinnen.
• Kosteneinsparungen: Sie vermeiden die hohen Kosten, die mit der Gründung und Pflege einer rechtlichen Einheit in den Niederlanden verbunden sind.

Der niederländische Arbeitsmarkt ist weder billig noch einfach, und ausländische Unternehmen, die lokale Talente einstellen, sollten sich dessen bewusst sein. Lokale Beschäftigungsgesetze sind hochgradig strukturiert. Dies schafft einen vorhersehbaren, stabilen Beschäftigungsmarkt, aber die Einhaltung der lokalen Vorschriften ist von Anfang an unerlässlich. Die Gesamtkosten für die Beschäftigung sind höher als in einigen EU- oder asiatischen Ländern, weil die Niederlande Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung, Krankenversicherung sowie bezahltem Jahres- und Krankheitsurlaub verlangen.

Im Jahr 2026 haben die Niederlande ein neues Arbeitsrecht eingeführt, das Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB). Dieses ermutigt Arbeitgeber, Beschäftigten eine unbefristete Anstellung in Sektoren mit Fachkräfte- oder Arbeitskräftemangel zu bieten. Lokale Vorschriften schreiben den Übergang zu unbefristeten Arbeitsverhältnissen nach einem festgelegten Zeitraum vor (wie Probezeit).

Als erstmaliger Arbeitgeber in den Niederlanden profitieren Sie davon, zu verstehen, dass flexible Arbeitsvereinbarungen erwartet werden. Konzentrieren Sie sich auf wettbewerbsfähige Gehaltspakete (angepasst an Tarifverträge), strukturierte und klare Arbeitsvereinbarungen sowie überdurchschnittliche Leistungen. Dies wird Ihnen helfen, die besten niederländischen Talente zu gewinnen.

Experteneinschätzung: Ein Aspekt des niederländischen Arbeitsrechts, der ausländische Arbeitgeber überrascht, ist, dass Arbeitnehmer Anspruch auf zwei Jahre bezahlten Krankheitsurlaub haben, der 70% ihres Gehalts beträgt. Arbeitgeber müssen mit dem Arbeitnehmer einen Reintegration-Plan erstellen, wobei regelmäßig Überprüfungen durch die UWV (Arbeitnehmer-Versicherungsagentur) erfolgen.

Arbeitsverträge & Muss-Klauseln

Wenn Sie einen Mitarbeiter in den Niederlanden einstellen, müssen Sie einen schriftlichen Arbeitsvertrag vorlegen. Dies sorgt für Klarheit sowohl für Sie als auch für Ihren Arbeitnehmer. Nach dem Niederländischen Zivilgesetzbuch müssen bestimmte wesentliche Details im Vertrag enthalten sein.

Arbeitstypen:

• Unbefristeter Vertrag: Dies ist ein unbefristeter Vertrag ohne Enddatum. Er bietet die höchste Arbeitsplatzsicherheit.
• Befristeter Vertrag: Dieser Vertrag hat ein konkretes Enddatum. Ein befristeter Vertrag kann nach drei aufeinanderfolgenden Verträgen oder wenn das Arbeitsverhältnis 36 Monate übersteigt, automatisch in einen unbefristeten Vertrag umgewandelt werden.

Must-Have Klauseln:

Ihre Arbeitsverträge müssen folgende Details enthalten:

• Details der Parteien: Name und Adresse Ihres Unternehmens sowie Name und Adresse des Mitarbeiters.
• Stellenbeschreibung: Eine klare Darstellung der Rolle und Verantwortlichkeiten des Mitarbeiters.
• Startdatum: Das Datum, an dem die Beschäftigung beginnt.
• Arbeitszeit: Die Anzahl der Stunden, die der Arbeitnehmer pro Woche zu arbeiten hat.
• Gehalt: Das Bruttogehalt und wann es ausgezahlt wird.
• Urlaubsgeld: Arbeitnehmer haben Anspruch auf mindestens das Vierfache ihrer Wochenarbeitszeit an bezahltem Urlaub pro Jahr.

Probezeiten

Sie können eine Probezeit in einem Arbeitsvertrag vorsehen, um die Eignung eines neuen Mitarbeiters für die Rolle zu beurteilen. Während dieser Zeit können Sie oder der Arbeitnehmer den Vertrag ohne Kündigungsfrist kündigen.

Hier die Regeln für Probezeiten in den Niederlanden:

Vertragsdauer	Maximale Probezeit
6 Monate oder weniger	Keine Probezeit erlaubt
Mehr als 6 Monate, aber weniger als 2 Jahre	1 Monat
2 Jahre oder länger, oder ein unbefristeter Vertrag	2 Monate

Eine Probezeit ist nur gültig, wenn sie schriftlich von Ihnen und dem Arbeitnehmer vereinbart wurde.

Arbeitsstunden & Überstunden

Das Arbeitszeitgesetz in den Niederlanden legt Grenzen fest, wie viele Stunden Ihre Arbeitnehmer arbeiten dürfen. Dies dient dem Schutz ihrer Gesundheit und ihres Wohlbefindens.

• Maximale Arbeitszeit: Ein Arbeitnehmer darf maximal 12 Stunden pro Tag und 60 Stunden pro Woche arbeiten.
• Langzeitdurchschnitt: Über einen Zeitraum von 16 Wochen darf ein Arbeitnehmer im Durchschnitt nicht mehr als 48 Stunden pro Woche arbeiten.
• Überstunden: Das niederländische Recht kennt keine spezifischen Regeln für Überstundenvergütung. Jegliche Vereinbarungen zur Überstundenvergütung sollten im Arbeitsvertrag oder in einem Tarifvertrag geregelt werden.

Öffentliche & regionale Feiertage

Die Niederlande verfügen über eine Reihe offizieller nationaler Feiertage. Es gibt jedoch kein Gesetz, das vorschreibt, dass Arbeitnehmer an diesen Tagen frei haben müssen. Ob ein Arbeitnehmer einen freien Tag erhält, bestimmt sein Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag.

Feiertage in 2025:

• Neujahr: 1. Januar
• Karfreitag: 18. April
• Ostersonntag & Ostermontag: 20. & 21. April
• Königstag: 26. April
• Befreiungstag: 5. Mai
• Christi Himmelfahrt: 29. Mai
• Pfingstsonntag & -montag: 8. & 9. Juni
• Weihnachtstag & Zweiter Weihnachtstag: 25. & 26. Dezember

Einstellung von Contractors in den Niederlanden

Die Einstellung unabhängiger Contractors, oder ZZP'ers, in den Niederlanden kann eine flexible Möglichkeit sein, spezialisierte Fähigkeiten zu gewinnen. Allerdings haben die niederländischen Steuerbehörden (Belastingdienst) im Jahr 2026 ein Moratorium aufgehoben, das Strafen bei Fehleinstufung verhinderte. Dies führt zu einer strengeren behördlichen Kontrolle und möglichen Bußgeldern für ausländische Unternehmen, die hier Fehler machen.

Ein Employer of Record in den Niederlanden hilft Ihnen, Compliance-Probleme zu vermeiden, indem er den Worker in Ihrem Namen beschäftigt und die Contractor-Beziehung sorgfältig überwacht. Neue Mitarbeiter werden entsprechend den strengen Vorgaben zu Unabhängigkeit in Bezug auf Kontrolle und Finanzen korrekt klassifiziert. Contractor-Vereinbarungen sind klar definiert, um Fehleinstufungen zu vermeiden.

Die Navigation durch Vergütung und Gehaltsabrechnung in den Niederlanden ist unkompliziert, wenn Sie die wichtigsten Komponenten verstehen. Das System ist gut geregelt und sorgt für Fairness sowohl für Sie als auch für Ihre Mitarbeitenden. Es basiert auf Grundsätzen wie pünktlicher Zahlung, klaren Abzügen und geteilten Beiträgen zur Sozialversicherung. Dieser Leitfaden erläutert, was Sie wissen müssen, um die Gehaltsabrechnung selbstbewusst zu verwalten.

Lohnzyklen & Lohnstruktur

In den Niederlanden ist der Lohnzyklus in der Regel monatlich. Sie bezahlen Ihre Mitarbeitenden für ihre Arbeit zwischen dem ersten und letzten Tag des Monats, wobei die Zahlung üblicherweise am letzten Tag erfolgt.

Ein besonderes Merkmal der niederländischen Vergütung ist die obligatorische Urlaubsgeldzuschuss. Sie müssen Ihren Mitarbeitenden einen Bonus von mindestens 8 % ihres Bruttogehalts pro Jahr zahlen. Dieser wird in der Regel im Mai ausgezahlt.

Überstunden & Mindestlöhne

Die niederländische Regierung legt einen Mindest-Stundenlohn fest. Für Mitarbeitende ab 21 Jahren gilt dieser Standardsatz. Jüngere Mitarbeitende haben ihre eigenen niedrigeren Mindestlohnsätze. Diese Sätze werden regelmäßig aktualisiert, daher ist es wichtig, auf dem aktuellen Stand zu bleiben.

Während es keine universellen, gesetzlich festgelegten Überstundenvergütungen gibt, sind Überstundenvereinbarungen in der Regel im Arbeitsvertrag eines Mitarbeitenden oder in einem Tarifvertrag (CLA) geregelt.

Arbeitgebersteuern und Beiträge

Als Arbeitgeber sind Sie verantwortlich für die Abführung und Zahlung mehrerer Steuern und Sozialversicherungsbeiträge. Diese werden auf das Bruttogehalt Ihres Mitarbeitenden berechnet. Arbeitgebersteuern und -beiträge finanzieren Programme wie Arbeitslosengeld, Invaliditätsleistungen und die staatliche Rente nach dem Age Pensions Act (AOW).

Beitrag	Satz
Invaliditätsversicherung	5,46 % bis 7,11 %
Arbeitslosenversicherung	2,74 % bis 7,74 %
Krankenversicherung	6,51 %
Arbeitsaufnahme- und Krankengeld	0,11 % bis 3,36 %
Kinderbetreuungspauschale	0,5 %

Arbeitnehmersteuern und Abzüge

Auch Mitarbeitende leisten Beiträge zum System durch Abzüge von ihrem Gehalt. Der wichtigste Abzug ist die Lohnsteuer, die Einkommenssteuer und Beiträge zur nationalen Versicherung kombiniert.

Das Einkommenssteuersystem ist progressiv, was bedeutet, dass höher Verdienende einen höheren Prozentsatz zahlen.

Steuerpflichtiges Einkommen	Satz
Bis €38.883	35,75 %
€38.883 bis €78.426	37,56 %
Über €78.426	49,50 %

In den Niederlanden liegt ein starker Fokus auf Work-Life-Balance. Dies spiegelt sich in der Herangehensweise des Landes an Mitarbeitervorteile und Urlaub wider. Das System ist darauf ausgelegt, IhnenSeelenfrieden zu schenken, mit einer soliden Grundlage an obligatorischen Leistungen und der Flexibilität für Unternehmen, noch mehr anzubieten. Sie können mit einer großzügigen Anzahl an bezahlten Urlaubstagen, Unterstützung im Krankheitsfall und Urlaub für wichtige Lebensereignisse rechnen.

Gesetzlicher Urlaub

Das niederländische Recht legt den Mindesturlaub fest, auf den Sie Anspruch haben.

• Jahresurlaub: Sie erhalten mindestens das Vierfache Ihrer wöchentlichen Arbeitszeit in bezahlten Urlaubstagen pro Jahr. Wenn Sie also 40 Stunden pro Woche arbeiten, haben Sie Anspruch auf 20 Tage bezahlten Urlaub.
• Urlaubsgeld: Sie erhalten ein Urlaubsgeld, das mindestens 8 % Ihres Bruttojahresgehalts beträgt. Die meisten Arbeitgeber zahlen dies im Mai oder Juni aus.
• Krankheitsurlaub: Wenn Sie aufgrund von Krankheit arbeitsunfähig sind, haben Sie Anspruch auf bis zu zwei Jahre Krankheitsurlaub. Ihr Arbeitgeber muss während dieser Zeit mindestens 70 % Ihres Gehalts zahlen.
• Mutterschaftsurlaub: schwanger werdende Mütter haben Anspruch auf mindestens 16 Wochen bezahlten Mutterschaftsurlaub.
• Vaterschaftsurlaub: Partner erhalten eine Woche bezahlten Urlaub nach der Geburt ihres Kindes.
• Elternzeit: Jeder Elternteil kann bis zu 26 Wochen Elternzeit pro Kind nehmen. Neun dieser Wochen sind anteilig bezahlt, wenn sie innerhalb des ersten Lebensjahres des Kindes genommen werden.
• Notfallurlaub: Sie können kurze bezahlte Urlaubstage für dringende, unvorhergesehene persönliche Situationen nehmen.

Gesetzliche Feiertage & regionale Feiertage

Die Niederlande haben eine Reihe von Feiertagen, aber ein freier Tag ist gesetzlich nicht immer garantiert. Ihr Recht auf einen bezahlten freien Tag an einem gesetzlichen Feiertag hängt von Ihrer Tarifvereinbarung oder Ihrem Arbeitsvertrag ab.

Feiertag	Datum 2025
Neujahr	1. Januar
Karfreitag	18. April
Ostersonntag	20. April
Ostermontag	21. April
Koningsdag	26. April
Befreiungstag	5. Mai
Christi Himmelfahrt	29. Mai
Pfingstsonntag	8. Juni
Pfingstmontag	9. Juni
Weihnachten	25. Dezember
Zweiter Weihnachtstag	26. Dezember

Während einige regionale Veranstaltungen wie Karneval im Süden weit verbreitet gefeiert werden, gehören sie nicht zu den offiziellen Feiertagen.

Typische ergänzende Leistungen

Viele Unternehmen in den Niederlanden bieten mehr als das gesetzliche Minimum, um Mitarbeiter zu gewinnen und zu halten.

Gesetzliche Leistungen	Nicht-Gesetzliche (ergänzende) Leistungen
Mindestens 20 Urlaubstage (bei Vollzeitarbeit)	Zusätzliche Urlaubstage (25-30 sind üblich)
8 % Urlaubsgeld	13. Monatsgehalt Bonus
Lohnfortzahlung im Krankheitsfall (mindestens 70 % des Gehalts)	Höhere Lohnfortzahlung im Krankheitsfall (oft 100 % im ersten Jahr)
Standard Rentenansprüche	Verbesserte Pensionspläne
---	Fahrtkostenzuschuss oder Firmenfahrrad
---	Flexible Arbeitszeiten und Homeoffice-Optionen
---	Weiterbildungs- und Entwicklungsbudget
---	Firmenwagen oder Treibstoffzuschuss

Wie ein EOR bei der Einrichtung von Leistungen helfen kann

Die Einrichtung eines wettbewerbsfähigen Leistungspakets in einem neuen Land kann komplex sein. Ein Employer of Record (EOR) vereinfacht diesen Prozess für Sie.

Ein EOR verfügt bereits über eine rechtliche Einheit in den Niederlanden. Sie kennen die lokalen Gesetze und die Erwartungen der Mitarbeitenden. Sie können Sie dabei beraten, was ein wettbewerbsfähiges Leistungspaket ausmacht, und die Verwaltung übernehmen. Dazu gehört alles von Gehaltsabrechnung und Urlaubsgeld bis hin zu Rentenbeiträgen und Krankenversicherung. Die Nutzung eines EOR hilft Ihnen, attraktive Leistungen für Ihre Mitarbeitenden in den Niederlanden anzubieten, ohne den Kopfschmerzen, das lokale System selbst navigieren zu müssen.

Wenn Ihr Unternehmen in den Niederlanden sich von einem Mitarbeiter trennen muss, ist der Prozess strukturierter als Sie vielleicht gewohnt sind. Das niederländische Recht legt spezifische Regeln für Kündigungen und Offboarding fest, um Fairness für sowohl Sie als auch Ihren Mitarbeiter zu gewährleisten. Sie können nicht einfach jemanden gehen lassen. In der Regel benötigen Sie einen triftigen Grund und in vielen Fällen die Genehmigung einer Behörde oder eines Gerichts. Der Prozess umfasst klare Kündigungsfristen, mögliche Abfindungszahlungen und spezielle Dokumentationen.

Kündigungsfristen

Wenn Sie entscheiden, einen Arbeitsvertrag zu kündigen, müssen Sie dem Mitarbeiter eine gesetzliche Kündigungsfrist einräumen. Die Dauer dieser Frist hängt davon ab, wie lange der Mitarbeiter bereits für Ihr Unternehmen tätig ist. Denken Sie daran als einer Art Startbahn, die Ihrem Mitarbeiter Zeit gibt, sich auf den nächsten Schritt vorzubereiten.

Die Kündigungsfristen sind einfach geregelt:

• Weniger als 5 Jahre Beschäftigung: 1 Monat
• 5 bis 10 Jahre Beschäftigung: 2 Monate
• 10 bis 15 Jahre Beschäftigung: 3 Monate
• Mehr als 15 Jahre Beschäftigung: 4 Monate

Sie müssen diese Frist schriftlich einhalten, und sie beginnt in der Regel zum Beginn des nächsten Kalendermonats.

Abfindungszahlung

In den Niederlanden wird die Abfindung "Transition Compensation" (transitievergoeding) genannt. Wenn Sie die Kündigung initiieren, sind Sie in der Regel verpflichtet, diese an Ihren scheidenden Mitarbeiter zu zahlen. Diese Zahlung soll ihm den Übergang zu einem neuen Job erleichtern.

So funktioniert es:

• Anspruch: Ein Mitarbeiter hat ab seinem ersten Arbeitstag Anspruch auf eine Transition Compensation. Dies gilt sowohl bei unbefristeten als auch bei befristeten Verträgen. Entscheidend ist, dass Sie, der Arbeitgeber, das Arbeitsverhältnis beenden.
• Berechnung: Der Betrag basiert auf der Beschäftigungsdauer und dem Bruttomonatsgehalt des Mitarbeiters. Für jedes Jahr der Beschäftigung erhält der Mitarbeiter ein Drittel seines Bruttomonatsgehalts.
• Höchstbetrag: Es gibt eine Obergrenze für die Transition Compensation. Für das Jahr 2025 beträgt diese €98.000 oder ein volles Jahresgehalt, wenn dieser Betrag höher ist.

Es gibt einige Ausnahmen. Zum Beispiel müssen Sie in der Regel keine Transition Compensation zahlen, wenn der Mitarbeiter wegen schwerwiegendem Fehlverhalten entlassen wird.

Wie Rivermate rechtskonforme Trennungen abwickelt

Die Details des niederländischen Arbeitsrechts können komplex sein. Hier kommen wir ins Spiel. Bei Rivermate übernehmen wir den gesamten Offboarding-Prozess, um sicherzustellen, dass alles korrekt und respektvoll erfolgt.

So vereinfachen wir rechtskonforme Trennungen für Sie:

• Klare Abläufe: Wir erledigen alle notwendigen Schritte, von der Bestimmung der richtigen Kündigungsfrist bis hin zur Berechnung der Abschlusszahlungen.
• Richtige Dokumentation: Wir erstellen alle erforderlichen Dokumente, wie die letzte Gehaltsabrechnung und ein schriftliches Kündigungsschreiben, das die Gründe für die Entlassung klar darlegt.
• Transition Payments: Wir berechnen und veranlassen die korrekte Transition Compensation, sodass Sie Ihren gesetzlichen Verpflichtungen nachkommen.
• Lokale Expertise: Unser Team kennt die Feinheiten der niederländischen Arbeitsgesetze, inklusive der Notwendigkeit, die Zustimmung der Employee Insurance Agency (UWV) oder des Bezirksgerichts für bestimmte Arten der Kündigung einzuholen.

Wir kümmern uns um die administrative Belastung, sodass Sie sich auf Ihr Geschäft und Ihr Team konzentrieren können. Wir sorgen für einen reibungslosen, rechtskonformen und fairen Ablauf für alle Beteiligten.

Navigieren in der Welt der Visa und Arbeitserlaubnisse in den Niederlanden kann komplex erscheinen. Dieser Leitfaden erklärt, was Sie wissen müssen, egal ob Sie jemanden langfristig einstellen oder nur eine kurze Geschäftsreise planen. Wir führen Sie durch die Grundlagen der Beschäftigungsvisa, wie ein Employer of Record (EOR) helfen kann und die Regeln für Kurzzeitgeschäftsreisen.

Beschäftigungsvisa & Sponsoring-Realitäten

Wenn Sie Nicht-EU/EEE-Bürger in den Niederlanden einstellen, müssen Sie in der Regel eine Arbeitserlaubnis sichern. Die beiden Haupttypen sind das Einzelnermit (GVVA) für Aufenthalte länger als 90 Tage und die kurzfristige Arbeitserlaubnis (TWV) für Aufenthalte bis zu 90 Tagen. Ihre Rolle als Arbeitgeber ist in diesem Prozess entscheidend, da Sie für die Beantragung dieser Erlaubnisse im Namen Ihres Mitarbeiters verantwortlich sind.

Ein Employer of Record (EOR) kann eine praktische Lösung sein, insbesondere wenn Sie keine juristische Person in den Niederlanden haben. Ein EOR kann legal Beschäftigte und Sponsoren im Auftrag von Ihnen beschäftigen und unterstützen. Dies ist besonders nützlich beim Einstellen hochqualifizierter Migranten.

Seien Sie sich jedoch einiger wichtiger Realitäten bewusst:

• Anerkanntes Sponsoring: Um hochqualifizierte Migranten zu sponsern, muss ein Arbeitgeber (oder EOR) ein „anerkannter Sponsor“ bei der niederländischen Einwanderungs- und Naturalisationseinheit (IND) sein. Dieser Status erleichtert den Antragprozess.
• Bevorstehende Änderungen für EORs: Die niederländische Regierung führt neue Regeln ein, die EOR-Vereinbarungen betreffen. Diese Änderungen, die voraussichtlich 2025 in Kraft treten, umfassen:
  • Eine Begrenzung auf zwei Jahre für EOR-sponserte Arbeitserlaubnisse, ohne Option zur Verlängerung.
  • Eine neue Anforderung, dass das Unternehmen, bei dem der Mitarbeiter tatsächlich arbeitet (“de facto employer”), ebenfalls ein anerkannter Sponsor wird.
• Was ein EOR typischerweise nicht sponsern kann: Während EORs eine flexible Lösung sind, können sie Einschränkungen haben. Zum Beispiel können sie möglicherweise keine Praktikanten oder bestimmte Trainee-Arten sponsern, da diese oft unter andere Einwanderungskategorien fallen, die spezifische Anforderungen haben, die eine EOR-Struktur möglicherweise nicht erfüllen kann.

Geschäftsreise-Compliance

Für Kurzzeitgeschäftsreisen von bis zu 90 Tagen innerhalb eines Zeitraums von 180 Tagen ist für Personen aus Nicht-Schengen-Ländern in der Regel ein Schengen-Visum erforderlich. Dieses Visum ermöglicht Reisen innerhalb der Schengen-Zone.

Hier sind die wichtigsten Punkte für Geschäftsreisen:

• Reisezweck: Die Reise muss geschäftlichen Zwecken dienen, wie Meetings, Verhandlungen oder der Teilnahme an Konferenzen. Arbeiten, das ansonsten eine Arbeitserlaubnis erfordern würde, ist nicht gestattet.
• Erforderliche Dokumente: Bei der Beantragung eines Geschäftsvisums benötigen Sie typischerweise:
  • Einen gültigen Reisepass mit mindestens zwei leeren Seiten.
  • Ein ausgefülltes Schengen-Visumantragsformular.
  • Ein Einladungsschreiben vom niederländischen Unternehmen, das Sie besuchen.
  • Nachweis über Unterkunft und ausreichende finanzielle Mittel für Ihren Aufenthalt.
• Orange Carpet Visa Facility: Wenn Sie oder Ihre Mitarbeitenden häufig in die Niederlande für Geschäftsreisen reisen, könnten Sie für die Orange Carpet Visa Facility in Frage kommen. Dieses Programm vereinfacht den Visumantragsprozess, erfordert weniger Dokumente und bietet Visa mit längerer Gültigkeit.