Steuern in Kolumbien

Das Navigieren durch die Komplexitäten der Gehaltsabrechnung und Steuer-Compliance ist ein entscheidender Aspekt bei der Beschäftigung von Personen in Kolumbien. Das Steuersystem des Landes umfasst Verpflichtungen für sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer, einschließlich Sozialversicherungsbeiträgen, Einkommensteuerabzügen und verschiedenen Berichtspflichten. Das Verständnis dieser Vorschriften ist wesentlich, um die Compliance sicherzustellen und potenzielle Strafen zu vermeiden.

Das Steuersystem Kolumbiens wird hauptsächlich von der Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) überwacht. Es basiert auf Selbstveranlagung für die Einkommensteuer, wobei Arbeitgeber eine bedeutende Rolle bei der Einziehung der Steuern durch verpflichtende Quellensteuermechanismen spielen. Sozialversicherungsbeiträge werden durch ein System verwaltet, das verschiedene Einrichtungen umfasst, die für Gesundheit, Renten und andere soziale Leistungen verantwortlich sind. Für das Jahr 2025 bleibt die grundlegende Struktur weitgehend konstant, jedoch werden spezifische Schwellenwerte und Werte, insbesondere jene, die an die Unidad de Valor Tributario (UVT) gekoppelt sind, vom DIAN gegen Ende 2024 aktualisiert. Die hier bereitgestellten Informationen basieren auf dem aktuellen Rechtsrahmen für 2025, wobei die neuesten verfügbaren UVT-Werte für illustrative Zwecke, sofern notwendig, verwendet werden.

Arbeitgeberpflichten bei Sozialversicherung und Lohnsteuer

Arbeitgeber in Kolumbien sind verantwortlich für Beiträge zu mehreren Sozialversicherungs- und parafiscalen Fonds im Namen ihrer Arbeitnehmer. Diese Beiträge werden auf Basis des monatlichen Gehalts des Arbeitnehmers berechnet, bis zu einer Höchstgrenze, die typischerweise bei 25 Mal dem Mindestmonatseinkommen oder 25 UVT liegt, je nach spezifischem Beitrag.

Die Hauptbeiträge der Arbeitgeber umfassen:

• Gesundheit (EPS - Entidad Promotora de Salud): Arbeitgeber leisten einen Prozentsatz des Gehalts des Arbeitnehmers an das Gesundheitssystem.
• Rente (AFP - Administradora de Fondos de Pensiones): Arbeitgeber leisten einen Prozentsatz des Gehalts des Arbeitnehmers in ihre Rentenfonds.
• Familienbeihilfesystem (Caja de Compensación Familiar): Arbeitgeber leisten einen Prozentsatz zu diesen Fonds, die soziale Leistungen für Arbeitnehmer und ihre Familien bereitstellen.
• SENA (Servicio Nacional de Aprendizaje): Beitrag an den nationalen Ausbildungsdienst.
• ICBF (Instituto Colombiano de Bienestar Familiar): Beitrag an das nationale Familienwohlfahrtsinstitut.
• ARL (Administradora de Riesgos Laborales): Beitrag zur Berufsunfallversicherung. Die Rate variiert je nach Risikostufe, die mit der Arbeit des Mitarbeiters verbunden ist.

Bestimmte Arbeitgeber können von SENA- und ICBF-Beiträgen sowie einem Teil des Gesundheitsbeitrags befreit sein, wenn sie bestimmte Kriterien in Bezug auf das Einkommensniveau der Mitarbeiter erfüllen (z.B. Mitarbeiter, die weniger als das 10-fache des Mindestmonatseinkommens verdienen), und nicht der Einkommenssteuer unter dem speziellen Steuerregime (Régimen Tributario Especial) unterliegen.

Hier ein allgemeiner Überblick über typische Beitragssätze der Arbeitgeber (basierend auf dem aktuellen Gesetz für 2025, vorbehaltlich Änderungen):

Beitragstyp	Arbeitgeberrate	Arbeitnehmerrate	Grundgehaltsdeckel (ca.)
Gesundheit (EPS)	8,5%	4%	25 UVT / 25 Mindestlöhne
Rente (AFP)	12%	4%	25 UVT / 25 Mindestlöhne
Familienbeihilfesystem	4%	0%	25 UVT / 25 Mindestlöhne
SENA	0% oder 2%	0%	N/A
ICBF	0% oder 3%	0%	N/A
ARL (Arbeitsrisiken)	0,522% - 6,96%	0%	25 UVT / 25 Mindestlöhne
Solidaritätsrente (FSP)	0%	1% - 2%	> 4 Mindestlöhne

Hinweis: Die SENA- und ICBF-Sätze können für Arbeitgeber, die die oben genannten Befreiungskriterien erfüllen, 0% betragen. Die ARL-Rate hängt vom Risikoniveau (I bis V) ab. Die Solidaritätsrente ist eine Arbeitnehmerabgabe für höher Verdienende.

Diese Beiträge werden in der Regel monatlich über das Planilla Integrado de Liquidación de Aportes (PILA) System gezahlt.

Einkommensteuerabzüge

Arbeitgeber sind verpflichtet, die Einkommensteuer (Retención en la Fuente) monatlich von den Gehältern ihrer Arbeitnehmer einzubehalten. Dieser Abzug gilt als Vorauszahlung auf die jährliche Einkommenssteuerschuld des Mitarbeiters. Die Berechnung erfolgt auf Basis des monatlich steuerpflichtigen Einkommens des Arbeitnehmers unter Anwendung eines progressiven Steuersatzes.

Das steuerpflichtige Einkommen ergibt sich nach Abzug verpflichtender Beiträge (Gesundheit und Rente) sowie bestimmter zulässiger Abzüge und Freistellungen vom Bruttogehalt. Gängige Abzüge und Freistellungen umfassen:

• Verpflichtende Gesundheits- und Rentenbeiträge (Arbeitnehmeranteil).
• Abzüge für Dependents (begrenzte).
• Zinsen für Hypothekendarlehen (begrenzte).
• Freiwillige Beiträge an Rentenfonds (begrenzte).
• Freiwillige Beiträge zu Gesundheitsersparnissen (begrenzte).
• Eine allgemeine Freistellung in Höhe von 25% des Bruttoarbeitslohns (begrenzte).

Die monatliche Quellensteuer wird anhand einer Tabelle berechnet, die auf UVT-Werten basiert. Der Steuersatz steigt, wenn das steuerpflichtige Einkommen spezifische UVT-Schwellenwerte überschreitet.

Hier ein illustratives Beispiel für einen potenziellen monatlichen Einkommenssteuer-Abzugstabelle für 2025 (basierend auf dem aktuellen Gesetz und der UVT-Struktur, spezifische UVT-Werte für 2025 werden noch aktualisiert):

Steuerpflichtiger Einkommensbereich (in UVT)	Grenzsteuersatz	Steuer auf unteren Grenzwert (in UVT)
0 bis 95	0%	0
> 95 bis 150	19%	0
> 150 bis 360	28%	10,45
> 360 bis 640	33%	69,25
> 640 bis 940	35%	161,65
> 940 bis 1.300	37%	266,65
> 1.300	39%	400,45

Hinweis: Der tatsächliche UVT-Wert für 2025 wird von der DIAN veröffentlicht. Die Berechnung umfasst die Umrechnung des monatlich steuerpflichtigen Einkommens in UVT, das Finden des entsprechenden Bereichs und die Anwendung der Formel: (steuerpflichtiges Einkommen in UVT - unterer Grenze UVT) * Grenzrate + Steuer auf unteren UVT-Grenzwert.

Arbeitgeber müssen diese Berechnung monatlich durchführen und die einbehaltenen Beträge an die DIAN abführen.

Steuerliche Abzüge und Freibeträge für Arbeitnehmer

Arbeitnehmer können von mehreren Abzügen und Freibeträgen profitieren, die ihr steuerpflichtiges Einkommen sowohl für die monatliche Quellensteuer als auch für die jährliche Einkommenssteuererklärung reduzieren. Diese sind an bestimmte Grenzen gebunden, oft in UVT oder als Prozentsatz des Einkommens ausgedrückt.

Wichtigste Abzüge und Freibeträge der Arbeitnehmer sind:

• Verpflichtende Gesundheits- und Rentenbeiträge: Der Anteil des Arbeitnehmers (je 4%) ist vollständig abziehbar.
• Dependents: Es ist ein Abzug für Dependents (Ehepartner/Partner, Kinder, Eltern) zulässig, die bestimmte Kriterien erfüllen, meist begrenzt auf einen bestimmten Prozentsatz des Einkommens oder einen UVT-Grenzwert pro Monat.
• Zinsen für Hypothekendarlehen: Zinsen für Darlehen für Wohneigentum sind abziehbar, unterliegt jedoch einem jährlichen UVT-Grenzwert.
• Freiwillige Rentenbeiträge (APV): Beiträge an freiwillige Rentenfonds sind abziehbar, begrenzt durch Prozentsätze des Einkommens und einen jährlichen UVT-Grenzwert.
• Freiwillige Gesundheitsersparnisse (AFC-Konten): Beiträge an ausgewiesene Gesundheitssparbücher sind abziehbar, ebenfalls begrenzt.
• Bestimmte Ausgaben: Begrenzte Abzüge können für bestimmte Bildungs- oder Gesundheitskosten bestehen, wobei die Regeln variieren können.
• 25% steuerfreie Einkünfte: Nach Abzug verpflichtender Beiträge und anderer Abzüge gilt eine allgemeine Freistellung in Höhe von 25% des Bruttoarbeitslohns, begrenzt durch einen jährlichen UVT-Grenzwert.

Es ist wichtig, dass Arbeitnehmer ihrem Arbeitgeber die notwendigen Nachweise vorlegen, um diese Abzüge bei der monatlichen Quellensteuer geltend zu machen. Für die jährliche Einkommenssteuererklärung müssen Arbeitnehmer alle relevanten Zertifikate und Quittungen sammeln.

Fristen für Steuer-Compliance und Berichterstattung

Arbeitgeber in Kolumbien haben mehrere laufende steuerliche Compliance- und Berichtspflichten:

• Monatliche Sozialversicherungs- und parafiscale Beiträge: Die Zahlung erfolgt monatlich über das PILA-System. Die Fristen variieren je nach Steueridentifikationsnummer (NIT) des Arbeitgebers.
• Monatliche Einkommensteuerabzüge (Retención en la Fuente): Die einbehaltenen Beträge vom Gehalt der Arbeitnehmer müssen monatlich an die DIAN gemeldet und abgeführt werden. Die Fristen variieren je nach NIT des Arbeitgebers.
• Jährliche Informationsmeldungen (Medios Magnéticos): Arbeitgeber müssen der DIAN Jahresberichte über Zahlungen an Arbeitnehmer, Auftragnehmer und Lieferanten sowie die einbehaltenen Beträge vorlegen. Diese Berichte sind in der Regel in den ersten Monaten des Folgejahres fällig.
• Jährliche Einkommensteuererklärung (für Arbeitnehmer): Arbeitnehmer, deren Jahreseinkommen oder Vermögen bestimmte Schwellenwerte übersteigen, müssen eine jährliche Einkommensteuererklärung abgeben. Obwohl dies in der Verantwortung des Mitarbeiters liegt, stellen Arbeitgeber die erforderlichen Einkommens- und Quellensteuerbescheinigungen (Certificado de Ingresos y Retenciones) bereit. Die Fristen für die Einreichung hängen vom letzten Ziffern des NIT ab.

Ein Organisationstalent und die Einhaltung dieser Fristen sind entscheidend, um die Compliance aufrechtzuerhalten.

Besondere Steuerliche Überlegungen für ausländische Arbeitnehmer und Unternehmen

Die Beschäftigung ausländischer Arbeitnehmer oder der Betrieb als ausländisches Unternehmen in Kolumbien bringt spezifische steuerliche Überlegungen mit sich:

• Steuerlicher Wohnsitz: Die steuerliche Behandlung ausländischer Arbeitnehmer hängt stark von ihrem Steuerwohnsitzstatus in Kolumbien ab. Eine Person gilt im Allgemeinen als Steuerresident, wenn sie sich länger als 183 Tage innerhalb eines 365-Tage-Zeitraums im Land aufhält. Residents werden auf ihr weltweites Einkommen besteuert, Nicht-Residents im Allgemeinen nur auf ihre Quellen in Kolumbien.
• Quellensteuer für Nicht-Residenten: Einkünfte, die an nicht-residente Arbeitnehmer oder Auftragnehmer für in Kolumbien erbrachte Leistungen gezahlt werden, unterliegen einer Pauschale der Quellensteuer, die in der Regel höher ist als die progressive Rate für Residenten, mit geringeren Abzugsmöglichkeiten.
• Doppelbesteuerungsabkommen: Kolumbien hat Doppelbesteuerungsabkommen mit mehreren Ländern abgeschlossen. Diese Abkommen können die Steuerpflichten ausländischer Arbeitnehmer und Unternehmen beeinflussen, indem sie Entlastungen bei Doppelbesteuerung bieten und manchmal die Quellensteuer sienen. Es ist wichtig, das relevante Abkommen zu prüfen, wenn eines zwischen Kolumbien und dem Heimatland des Arbeitnehmers oder Unternehmens besteht.
• Ständige Niederlassung: Eine ausländische Firma kann als ständige Niederlassung in Kolumbien gelten, wenn sie Geschäftstätigkeiten im Land über einen längeren Zeitraum durchführt oder durch einen abhängigen Vertreter. Dies kann zu Körperschaftsteuerpflichten in Kolumbien führen.
• Immigrationsstatus: Der Immigrationsstatus des Arbeitnehmers ist mit seiner legalen Arbeitsfähigkeit verbunden und kann Auswirkungen auf seine steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Verpflichtungen haben.

Ausländische Unternehmen, die in Kolumbien Arbeitnehmer beschäftigen, egal ob lokale oder expatriierte, müssen diese Komplexitäten navigieren, was oft eine sorgfältige Planung bezüglich des Steuerwohnsitzes, der Vertragsgestaltung und der Einhaltung sowohl der Steuer- als auch der Einwanderungsgesetze erfordert. Die Nutzung eines Employer of Record kann diese Prozesse vereinfachen, indem sie die lokale Gehaltsabrechnung, Steuer- und Compliance-Aufgaben im Auftrag des ausländischen Unternehmens übernimmt.