Das Gesetz 2121 von 2021 definiert Fernarbeit als die Ausführung eines Arbeitsvertrags vollständig durch Informations- und Kommunikationstechnologien (IKT) oder andere Mittel, die eine Fernleistung ermöglichen. Wichtige Aspekte umfassen:

• Freiwillige Vereinbarung: Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer müssen der Fernarbeitsregelung zustimmen.
• Vollzeit-Fernarbeit: Das Gesetz gilt für vollständig remote Positionen, nicht für hybride Modelle.
• Elektronische Signaturen: Vereinbarungen und Änderungen erfordern elektronische Signaturen für die Gültigkeit.

Frühere Regelung

Das Gesetz 1221 von 2008 erlaubte bereits bestehende Telearbeitsvereinbarungen mit einer gewissen Flexibilität bei den Arbeitszeiten, während das Gesetz 2121 einen umfassenderen Rahmen bietet.

Anforderungen an die technologische Infrastruktur

Der Arbeitgeber ist verantwortlich für die Bereitstellung der notwendigen Werkzeuge und Ausrüstungen, damit der Arbeitnehmer seine Aufgaben remote ausführen kann, es sei denn, es wird etwas anderes vereinbart. Dies kann einen Computer, Internetzugang, Softwarelizenzen und jede spezifische Hardware umfassen, die für die Arbeit erforderlich ist. Andererseits sind die Arbeitnehmer dafür verantwortlich, einen geeigneten Arbeitsplatz mit einer zuverlässigen Internetverbindung zu unterhalten, wie mit dem Arbeitgeber vereinbart.

Zusätzliche Überlegungen

Arbeitgeber müssen Fernarbeiter in ihre Programme für Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit einbeziehen und sicherstellen, dass ihr Arbeitsplatz ergonomischen Standards entspricht.

Verantwortlichkeiten des Arbeitgebers

Der maximale Arbeitszeitplan muss eingehalten werden, jedoch mit Flexibilität bei den täglichen Zeitplänen. Arbeitnehmer haben das Recht, sich außerhalb der Arbeitszeiten zu trennen, außer bei Vertrauens- und Führungspositionen. Arbeitgeber sind auch verpflichtet, angemessene Schulungen zu Fernarbeitsverfahren und Kommunikationstools bereitzustellen, um die Produktivität und das Wohlbefinden der Arbeitnehmer zu verbessern.

Teilzeitarbeit ist eine flexible Arbeitsregelung, bei der Mitarbeiter im Vergleich zu einer standardmäßigen Vollzeitarbeitswoche einen reduzierten Arbeitsplan haben. Diese Mitarbeiter haben Anspruch auf ein anteiliges Gehalt und Leistungen, basierend auf ihren Arbeitsstunden im Vergleich zu einem Vollzeitäquivalent. Diese Art der Arbeit ist im kolumbianischen materiellen Arbeitsgesetzbuch festgelegt.

Teilzeitarbeit

• Definition: Mitarbeiter arbeiten einen reduzierten Arbeitsplan im Vergleich zu einer standardmäßigen Vollzeitarbeitswoche.
• Gehalt und Leistungen: Teilzeitmitarbeiter haben Anspruch auf ein anteiliges Gehalt und Leistungen, basierend auf ihren Arbeitsstunden im Vergleich zu einem Vollzeitäquivalent.
• Rechtsrahmen: Teilzeitarbeit ist im kolumbianischen materiellen Arbeitsgesetzbuch festgelegt.

Gleitzeit ist eine weitere flexible Arbeitsregelung, bei der Mitarbeiter innerhalb vorgegebener Kernarbeitszeiten Flexibilität in ihrem täglichen Arbeitsplan haben, solange die Gesamtarbeitszeit für die Woche erfüllt wird. Der Arbeitstag ist in Kernarbeitszeiten unterteilt, in denen alle anwesend sein müssen, und flexible Arbeitszeiten, in denen Mitarbeiter ihren Zeitplan anpassen können. Dies erfordert eine schriftliche Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, die die Kernarbeitszeiten, flexiblen Arbeitszeiten und die Dauer der Arbeitswoche festlegt.

Gleitzeit

• Definition: Mitarbeiter haben innerhalb vorgegebener Kernarbeitszeiten Flexibilität in ihrem täglichen Arbeitsplan, solange die Gesamtarbeitszeit für die Woche erfüllt wird.
• Kernarbeitszeiten vs. Flexible Arbeitszeiten: Der Arbeitstag ist in Kernarbeitszeiten unterteilt, in denen alle anwesend sein müssen, und flexible Arbeitszeiten, in denen Mitarbeiter ihren Zeitplan anpassen können.
• Vereinbarung: Gleitzeit erfordert eine schriftliche Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, die die Kernarbeitszeiten, flexiblen Arbeitszeiten und die Dauer der Arbeitswoche festlegt.

Jobsharing ist eine flexible Arbeitsregelung, bei der zwei oder mehr Mitarbeiter die Verantwortung für eine einzige Vollzeitstelle teilen, wobei die Arbeitsstunden und das Gehalt anteilig aufgeteilt werden. Die Arbeitsaufgaben müssen teilbar und mit Jobsharing kompatibel sein, und eine schriftliche Vereinbarung, die Verantwortlichkeiten, Zeitpläne und Vergütung für jeden beteiligten Mitarbeiter festlegt, ist erforderlich.

Jobsharing

• Definition: Zwei oder mehr Mitarbeiter teilen die Verantwortung für eine einzige Vollzeitstelle, wobei die Arbeitsstunden und das Gehalt anteilig aufgeteilt werden.
• Anforderungen: Die Arbeitsaufgaben müssen teilbar und mit Jobsharing kompatibel sein, und eine schriftliche Vereinbarung, die Verantwortlichkeiten, Zeitpläne und Vergütung für jeden beteiligten Mitarbeiter festlegt, ist erforderlich.

In Bezug auf Ausrüstung und Kostenerstattungen hat das kolumbianische Arbeitsministerium keine spezifischen Vorschriften für flexible Arbeitsregelungen erlassen. Arbeitgeber und Arbeitnehmer können jedoch Vereinbarungen zu diesen Themen in ihren Arbeitsverträgen oder internen Richtlinien treffen. In Ermangelung spezifischer Vereinbarungen sind Arbeitgeber in der Regel nicht dafür verantwortlich, Ausrüstung bereitzustellen oder Kosten zu erstatten, die Arbeitnehmern bei der Erfüllung ihrer Pflichten im Rahmen einer flexiblen Arbeitsregelung entstehen.

Ausrüstung und Kostenerstattungen

• Verantwortlichkeiten des Arbeitgebers: Das kolumbianische Arbeitsministerium hat keine spezifischen Vorschriften zu Ausrüstung und Kostenerstattungen für flexible Arbeitsregelungen erlassen. Arbeitgeber und Arbeitnehmer können jedoch Vereinbarungen zu diesen Themen in ihren Arbeitsverträgen oder internen Richtlinien treffen.
• Allgemeines Prinzip: In Ermangelung spezifischer Vereinbarungen sind Arbeitgeber in der Regel nicht dafür verantwortlich, Ausrüstung bereitzustellen oder Kosten zu erstatten, die Arbeitnehmern bei der Erfüllung ihrer Pflichten im Rahmen einer flexiblen Arbeitsregelung entstehen.

Arbeitgeber sind dafür verantwortlich, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu implementieren, um alle Daten, die sie verarbeiten, einschließlich Mitarbeiterdaten und Unternehmensinformationen, zu schützen. Dies umfasst den Schutz vor unbefugtem Zugriff, Offenlegung, Änderung oder Zerstörung.

Mitarbeiterdaten: Rechtmäßige Erhebung und Nutzung

Mitarbeiterdaten dürfen nur für legitime geschäftliche Zwecke und mit der informierten Zustimmung des Mitarbeiters erhoben werden. Arbeitgeber müssen transparent über die Arten der erhobenen Daten, den Zweck der Erhebung und die Personen, die Zugriff darauf haben, informieren.

Transparenz- und Benachrichtigungspflichten

Arbeitgeber sind verpflichtet, eine leicht zugängliche Datenschutzrichtlinie bereitzustellen, die die Mitarbeiter über die Datenverarbeitungspraktiken informiert. Im Falle einer Datenpanne müssen Arbeitgeber die betroffenen Personen benachrichtigen.

Rechte der Mitarbeiter: Zugang und Berichtigung

Mitarbeiter haben das Recht, auf ihre vom Arbeitgeber gespeicherten persönlichen Daten zuzugreifen und Korrekturen zu verlangen, wenn diese ungenau sind.

Opt-Out und Einwilligung

In einigen Fällen haben Mitarbeiter das Recht, bestimmten Datenerhebungspraktiken zu widersprechen oder eine zuvor erteilte Einwilligung zu widerrufen.

Best Practices für die Datensicherung

Sichere Geräte und Netzwerke

Arbeitgeber sollten sichere Geräte für die Fernarbeit bereitstellen oder genehmigen. Dies umfasst die Implementierung starker Passwörter, die Datenverschlüsselung für sensible Informationen und eine sichere Internetverbindung für Mitarbeiter.

Zugriffskontrollen

Implementieren Sie Zugriffskontrollen, um den Zugriff auf Unternehmensdaten nur autorisiertem Personal nach dem Prinzip der minimalen Rechte zu ermöglichen. Multi-Faktor-Authentifizierung kann eine zusätzliche Sicherheitsmaßnahme sein.

Datenminimierung

Arbeitgeber sollten nur die minimal notwendige Menge an Daten für legitime geschäftliche Zwecke erheben und speichern. Dies reduziert das Risiko von Datenpannen und vereinfacht die Einhaltung von Vorschriften.

Mitarbeiterschulung

Bieten Sie regelmäßige Schulungen für Mitarbeiter zu Best Practices der Datensicherheit an, einschließlich Phishing-Bewusstsein, Passworthygiene und sicheren Praktiken für die Fernarbeit.

Vorfallreaktionsplan

Entwickeln Sie einen Plan zur Reaktion auf Datenpannen, einschließlich Benachrichtigungsverfahren, Maßnahmen zur Datenwiederherstellung und Meldepflichten gegenüber den zuständigen Behörden.