Employer of Record in Indien

Ein Employer of Record (EOR) in Indien ist ein Unternehmen, das legal Mitarbeiter in Ihrem Namen einstellt. Das bedeutet, Sie können ein Team in Indien aufbauen, ohne eine lokale Rechtspersönlichkeit zu gründen. Der EOR übernimmt alle rechtlichen und HR-Verantwortlichkeiten, wie Gehaltsabrechnung, Steuern, Sozialleistungen und die Einhaltung indischer Arbeitsgesetze. Sie verwalten die tägliche Arbeit Ihrer Mitarbeiter, während der EOR sich um die administrativen Aufgaben kümmert. Für Unternehmen, die in Indien einstellen möchten, kann ein EOR wie Rivermate den Prozess vereinfachen.

Wie ein Employer of Record (EOR) in Indien funktioniert

Die Nutzung eines EOR in Indien vereinfacht die Einstellung und Beschäftigung. So funktioniert es im Allgemeinen:

1. Sie finden den Kandidaten: Sie rekrutieren und wählen die Talente aus, die Sie in Indien einstellen möchten.
2. Der EOR stellt sie ein: Der EOR stellt den Mitarbeiter rechtlich in Ihrem Auftrag durch einen konformen Arbeitsvertrag ein.
3. Onboarding: Der EOR übernimmt den Onboarding-Prozess, sammelt notwendige Dokumente wie die Permanent Account Number (PAN).
4. Gehaltsabrechnung und Sozialleistungen: Der EOR verarbeitet die Gehaltsabrechnung, zieht Steuern ab und verwaltet gesetzliche Leistungen wie den Provident Fund (PF).
5. Laufende HR-Unterstützung: Der EOR kümmert sich um HR-Aufgaben wie Urlaubsverwaltung und stellt die Einhaltung der indischen Arbeitsgesetze sicher.
6. Sie verwalten die Arbeit: Sie leiten die täglichen Aufgaben und Verantwortlichkeiten Ihrer Mitarbeiter, konzentrieren sich auf Ihre Geschäftsziele.

Vorteile der Nutzung eines EOR für Einstellungen in Indien

Die Verwendung eines EOR in Indien bietet mehrere Vorteile. Es ermöglicht Ihnen, auf den großen Talentpool Indiens zuzugreifen, ohne die Komplexität der Gründung eines lokalen Unternehmens. Das spart Zeit und Ressourcen.

Hier sind einige wichtige Vorteile:

• Schnellere Markteintritt: Sie können Mitarbeiter einstellen und den Betrieb in Indien viel schneller aufnehmen, als wenn Sie eine eigene Rechtspersönlichkeit gründen würden.
• Reduzierte administrative Belastung: Der EOR übernimmt alle HR-bezogenen Formalitäten und administrativen Aufgaben, sodass Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.
• Einhaltung lokaler Gesetze: EORs verfügen über Fachwissen in indischen Arbeitsgesetzen und Vorschriften, was Ihr Risiko von Non-Compliance minimiert.
• Vereinfachte Gehaltsabrechnung und Steuern: Der EOR verwaltet alle Aspekte der Gehaltsabrechnung, einschließlich Steuerabzug und Sozialversicherungsbeiträge.
• Zugang zu besseren Leistungen: EORs können oft wettbewerbsfähige Leistungspakete anbieten, um Top-Talente anzuziehen und zu halten.

Rivermates transparentes Preismodell beseitigt Komplexität durch eine einzige, wettbewerbsfähige monatliche Gebühr pro Mitarbeiter. Im Gegensatz zu traditionellen PEO-Anbietern umfasst unsere Preisgestaltung in Indien umfassende HR-Unterstützung, Leistungsverwaltung, Compliance-Management und den Zugang zu unserem firmeneigenen Dashboard für Belegschaftsanalyse in Echtzeit. Keine versteckten Kosten, keine Einrichtungsgebühren — einfaches Preismodell, das sich an den Bedarf Ihres Unternehmens anpasst und gleichzeitig die vollständige Rechtskonformität in Indien sicherstellt.

Einstellung in Indien ist dynamisch und wächst. Das Land zeigt eine starke Einstellungsabsicht, insbesondere in Branchen wie IT, Finanzen, Energie und Gesundheitswesen. Viele Unternehmen setzen auf Remote- und Hybridarbeit, was landesweit flexiblere Möglichkeiten schafft. Wenn Sie in Indien einstellen möchten, ist es wichtig, die lokalen Arbeitsgesetze zu verstehen, um einen reibungslosen und rechtskonformen Ablauf zu gewährleisten.

Arbeitsverträge & Must-Have-Klauseln

Ein schriftlicher Arbeitsvertrag ist für die Einstellung in Indien unerlässlich. Er schützt sowohl Sie als auch Ihren Mitarbeiter, indem er die Beschäftigungsbedingungen klar definiert. Während es keine Standardvorlage gibt, sollte jeder Vertrag in einer lokalen Sprache verfasst sein und diese wichtigen Klauseln enthalten:

• Stellenbeschreibung: Klar die Position, Rollen und Verantwortlichkeiten angeben.
• Vergütung: Das Gehalt, Boni und andere Leistungen detailliert aufführen.
• Arbeitszeiten: Den täglichen und wöchentlichen Arbeitsplan festlegen.
• Urlaubspolitik: Die jährlichen, Krankheits- und sonstigen Urlaubsansprüche umreißen.
• Probezeit: Dauer und Bedingungen der Probezeit definieren.
• Vertraulichkeit: Die sensiblen Informationen Ihres Unternehmens schützen.
• Kündigung: Die Bedingungen für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses, einschließlich Kündigungsfristen, erklären.
• Geltendes Recht: Angeben, dass der Vertrag nach indischem Recht geregelt ist.

Probezeiten

In Indien ermöglicht eine Probezeit die Bewertung der Leistung eines neuen Mitarbeiters, bevor eine Festanstellung bestätigt wird.

• Dauer: Probezeiten dauern typischerweise drei bis sechs Monate. Für einige leitende Positionen kann sie bis zu einem Jahr verlängert werden.
• Verlängerung: Sie können die Probezeit verlängern, wenn Sie mehr Zeit zur Bewertung des Mitarbeiters benötigen, dies sollte im Arbeitsvertrag festgelegt werden.
• Kündigung: Während der Probezeit können Sie einen Mitarbeiter mit kürzerer Kündigungsfrist kündigen, in der Regel zwischen ein bis zwei Wochen.
• Bestätigung: Am Ende der Probezeit müssen Sie dem Mitarbeiter eine schriftliche Bestätigung geben, um ihn fest anzustellen.

Arbeitszeiten & Überstunden

Die regulären Arbeitszeiten in Indien sind geregelt, um das Wohlbefinden der Mitarbeiter zu gewährleisten.

• Standardstunden: Eine typische Arbeitswoche umfasst 48 Stunden, mit maximal 9 Stunden pro Tag.
• Pausen: Mitarbeiter haben Anspruch auf eine 30-minütige Pause nach fünf Stunden ununterbrochener Arbeit.
• Überstunden: Jede Arbeit über die regulären 9 Stunden pro Tag oder 48 Stunden pro Woche gilt als Überstunde.
• Überstundenvergütung: Sie müssen den Mitarbeitern das Doppelte ihres regulären Stundenlohns für Überstunden zahlen.

Öffentliche & regionale Feiertage

Die vielfältige Kultur Indiens spiegelt sich in den öffentlichen Feiertagen wider.

• Nationale Feiertage: Es gibt drei landesweite Feiertage:
  • Republiktag (26. Januar)
  • Unabhängigkeitstag (15. August)
  • Gandhi Jayanti (2. Oktober)
• Regionale Feiertage: Jeder Bundesstaat hat seine eigenen regionalen Feiertage, die auf lokalen Festen und Veranstaltungen basieren.
• Gesamtzahl der Feiertage: Die meisten Unternehmen bieten zwischen 10 und 14 Feiertage pro Jahr an, abhängig vom Bundesstaat und der Unternehmenspolitik.

Contractors in Indien einstellen

Die Einstellung unabhängiger Contractors in Indien kann wie eine flexible Option erscheinen, ist aber mit Risiken verbunden. Die Hauptproblematik ist die falsche Einstufung von Arbeitern. Wenn indische Behörden feststellen, dass ein Contractor wie ein Arbeitnehmer behandelt wird, könnte Ihr Unternehmen mit Strafen rechnen, einschließlich Nachzahlungen von Steuern und Bußgeldern.

Ein Employer of Record (EOR) kann Ihnen helfen, diese Risiken zu vermeiden. Ein EOR beschäftigt rechtlich im Auftrag Ihrer Firma Arbeitnehmer, um die vollständige Einhaltung der lokalen Arbeitsgesetze sicherzustellen. Das bedeutet, dass der EOR folgende Aufgaben übernimmt:

• Lohn- und Steuerabwicklung: Der EOR verwaltet die gesamte Gehaltsabrechnung und Steuerabzüge.
• Leistungen: Ihr Team in Indien erhält gesetzliche Leistungen wie Krankenversicherung und Rentenbeiträge.
• Compliance: Der EOR stellt sicher, dass alle Arbeitsverträge und Praktiken den indischen Vorschriften entsprechen.

Durch die Zusammenarbeit mit einem EOR können Sie Talente in Indien sicher und effizient einstellen, ohne die rechtlichen Komplikationen einer direkten Contractor-Einstellung.

In Indien bedeutet die Handhabung von Vergütung und Gehaltsabrechnung die Navigation durch ein System mit sowohl festen als auch variablen Komponenten. Das Gehalt Ihres Mitarbeiters umfasst sein Grundgehalt, verschiedene Zulagen und potenzielle leistungsabhängige Boni. Es beinhaltet auch verpflichtende Beiträge sowohl von Ihnen als Arbeitgeber als auch von Ihren Mitarbeitern zu Sozialversicherungsfonds. Man kann es sich als eine Partnerschaft vorstellen, bei der beide Seiten zu einem Sicherheitsnetz beitragen.

Gehaltsabrechnungszyklen & Lohnstruktur

In Indien ist der Gehaltsabrechnungszyklus typischerweise monatlich, wobei die Mitarbeiter an einem konsistenten Tag jeden Monat bezahlt werden. Die Lohnstruktur ist mehr als nur ein Grundgehalt. Es ist eine Kombination von Elementen, die die Gesamtvergütung eines Mitarbeiters ausmachen, oft als "Cost to Company" (CTC) bezeichnet.

Eine typische Gehaltsstruktur umfasst:

• Grundgehalt: Dies ist der feste Teil des Gehalts und macht in der Regel 40 % bis 50 % der Gesamtvergütung aus.
• Zulagen: Dies sind zusätzliche Zahlungen für bestimmte Bedürfnisse. Gängige Zulagen sind House Rent Allowance (HRA) zur Unterstützung bei Wohnkosten und Dearness Allowance (DA) zur Abfederung der Inflation.
• Variable Vergütung: Dieser Anteil ist oft leistungsabhängig, entweder für den Einzelnen oder das Unternehmen, und umfasst Boni und Incentives.

Überstunden & Mindestlöhne

Die Standardarbeitswoche in Indien beträgt 48 Stunden. Wenn ein Mitarbeiter mehr als diese Stunden arbeitet, müssen Sie ihm Überstunden bezahlen. Der Überstundensatz ist in der Regel doppelt so hoch wie der reguläre Lohn des Mitarbeiters.

Indien verfügt über ein komplexes System von Mindestlöhnen. Es gibt keinen einzigen nationalen Mindestlohn. Stattdessen werden die Mindestlöhne von den Landesregierungen festgelegt und variieren je nach Branche, Qualifikationsniveau und Standort.

Arbeitgebersteuern und Beiträge

Als Arbeitgeber in Indien sind Sie verpflichtet, Beiträge zu mehreren Sozialversicherungs- und Wohlfahrtsfonds für Ihre Mitarbeiter zu leisten. Diese Beiträge sind ein wesentlicher Bestandteil Ihrer Gehaltsabrechnungsverantwortung.

Mitarbeitertaxen und Abzüge

Mitarbeiter leisten ebenfalls Beiträge zu ihrer Sozialversicherung und zahlen Steuern auf ihr Einkommen. Diese Beträge werden direkt von ihrem Gehalt jeden Monat abgezogen.

In Indien sind Ihre Mitarbeitervorteile und Urlaubstage eine Mischung aus staatlich vorgeschriebenen Regeln und unternehmensspezifischen Extras. Die Regierung legt die Mindestanforderungen fest, um die Arbeitnehmer zu schützen. Clevere Unternehmen bieten jedoch mehr, um die besten Talente anzuziehen und zu halten. Dies schafft ein unterstützendes Umfeld, in dem Sie gedeihen können.

Gesetzlicher Urlaub

Die indische Regierung verlangt von Arbeitgebern, mehrere Arten von bezahltem Urlaub anzubieten. Dies sind die Grundlagen, die Sie erwarten können:

• Earned Leave: Sie verdienen diesen Urlaub basierend auf der Anzahl der Arbeitstage. Typischerweise erhalten Sie 1 Tag Urlaub für alle 20 gearbeiteten Tage. Das summiert sich auf etwa 15-18 Tage pro Jahr.
• Casual Leave: Dieser Urlaub ist für kurzfristige, unvorhergesehene persönliche Angelegenheiten. Sie können in der Regel etwa 7 bis 10 Tage Casual Leave pro Jahr nehmen.
• Sick Leave: Wenn Sie krank sind, haben Sie Anspruch auf Krankentage. Die Anzahl der Tage variiert je nach Bundesstaat, liegt aber im Allgemeinen bei etwa 7 bis 12 Tagen pro Jahr.
• Maternity Leave: Weibliche Mitarbeitende haben Anspruch auf 26 Wochen bezahlten Mutterschaftsurlaub für ihre ersten beiden Kinder. Für ein drittes Kind wird dieser auf 12 Wochen reduziert.

Öffentliche Feiertage & regionale Feiertage

Indien ist ein vielfältiges Land mit vielen Festen und Veranstaltungen. Dies spiegelt sich in den öffentlichen Feiertagen wider. Es gibt drei nationale Feiertage, die alle begehen. Darüber hinaus variieren die Feiertage je nach Bundesstaat.

Typische zusätzliche Leistungen

Viele Unternehmen bieten zusätzliche Vorteile an, um wettbewerbsfähig zu bleiben und das Wohlbefinden ihrer Mitarbeitenden zu unterstützen. Hier ein Überblick darüber, was Sie erwarten können, aufgeteilt in gesetzlich vorgeschriebene und zusätzliche Extras.

Wie ein EOR bei der Einrichtung von Vorteilen helfen kann

Die Einrichtung von Mitarbeitervorteilen in Indien kann komplex sein. Ein Employer of Record (EOR) vereinfacht diesen Prozess für Sie.

Ein EOR agiert als Ihr rechtlicher Arbeitgeber in Indien. Das bedeutet, dass sie alle administrativen und HR-Aufgaben, einschließlich der Vorteile, übernehmen. So kann ein EOR helfen:

• Sicherstellung der Einhaltung: Ein EOR kennt die komplexen Arbeitsgesetze Indiens. Sie stellen sicher, dass Ihr Vorteilsangebot alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt.
• Verwaltung: Vom Anmelden bei gesetzlichen Vorteilen bis hin zur Verwaltung zusätzlicher Extras kümmert sich ein EOR um alles.
• Zeitersparnis: Durch Outsourcing des Vorteilsmanagements an einen EOR kann sich Ihr Unternehmen auf das Kerngeschäft konzentrieren.
• Anbieten wettbewerbsfähiger Pakete: EORs verfügen über Erfahrung im lokalen Markt. Sie können helfen, ein Vorteilsangebot zu gestalten, das Top-Talente in Indien anzieht.

Wenn Sie sich in Indien von einem Mitarbeiter trennen, ist der Prozess mehr als nur ein Handschlag und ein Abschied. Sie müssen spezifische Arbeitsgesetze einhalten. Das korrekte Handling von Kündigungen und Offboarding schützt Ihr Unternehmen und behandelt Ihre ehemaligen Mitarbeiter mit Respekt. Es geht darum, einen reibungslosen und rechtskonformen Übergang für alle Beteiligten zu gewährleisten.

Kündigungsfristen

In Indien hängt die Kündigungsfrist, die ein Mitarbeiter einhält, von seinem Arbeitsvertrag und den entsprechenden Gesetzen ab. Für viele Jobs im privaten Sektor ist das Arbeitsvertrag das wichtigste Dokument, das die Kündigungsfrist festlegt.

Gängige Kündigungsfristen sind:

• 30 bis 90 Tage: Dies ist ein typischer Bereich, den Sie in vielen Arbeitsverträgen finden. Junior-Positionen könnten eine 30-tägige Frist haben, während leitende Positionen bis zu 90 Tage erfordern könnten.
• Ein Monat: Für Mitarbeiter, die nach dem Industrial Disputes Act, 1947, als "Arbeiter" klassifiziert sind, ist oft eine Kündigungsfrist von einem Monat erforderlich.
• Zahlung anstelle der Kündigungsfrist: Ihr Vertrag kann es Ihnen oder dem Mitarbeiter erlauben, sein Gehalt für die Kündigungsfrist zu zahlen, anstatt sie zu arbeiten.

Länderspezifische Gesetze, wie das Delhi Shops and Establishments Act, haben ebenfalls Regeln. Zum Beispiel müssen Sie in Delhi einem Mitarbeiter, der mehr als drei Monate bei Ihnen gearbeitet hat, eine 30-tägige Kündigungsfrist einräumen, es sei denn, die Kündigung erfolgt wegen Fehlverhaltens.

Abfindung

Abfindung ist eine Abschlusszahlung an einen Mitarbeiter, wenn er das Unternehmen verlässt. In Indien wird dies hauptsächlich durch den Industrial Disputes Act, 1947, geregelt.

Hier ist, was Sie wissen müssen:

• Wer ist berechtigt? Mitarbeiter, die mindestens ein Jahr ununterbrochene Dienstzeit absolviert haben, haben in der Regel Anspruch auf Abfindung, wenn sie entlassen oder abgebaut werden.
• Wie wird sie berechnet? Die Standardberechnung ist 15 Tage des durchschnittlichen Gehalts des Mitarbeiters für jedes vollendete Jahr der Dienstzeit.
• Wann ist sie nicht erforderlich? Sie müssen in der Regel keine Abfindung zahlen, wenn ein Mitarbeiter freiwillig kündigt oder wenn Sie sein Arbeitsverhältnis wegen Fehlverhaltens beenden.

Ein weiterer wichtiger Bestandteil der Abschlussregelung ist die Gratifikation. Dies ist eine Pauschalzahlung, die an Mitarbeiter gezahlt wird, die mindestens fünf Jahre bei Ihrem Unternehmen gearbeitet haben.

Wie Rivermate rechtskonforme Austritte handhabt

Die Komplexität bei Mitarbeiterabgängen in Indien zu navigieren, kann herausfordernd sein. Bei Rivermate stellen wir sicher, dass jeder Schritt des Offboarding-Prozesses korrekt und in Übereinstimmung mit den indischen Arbeitsgesetzen durchgeführt wird.

So vereinfachen wir es für Sie:

Wir übernehmen die administrativen und rechtlichen Belastungen, damit Sie sich auf einen respektvollen und reibungslosen Übergang für Ihren ausscheidenden Mitarbeiter konzentrieren können.

Die Navigation durch Indiens Visa- und Arbeitserlaubnissystem kann komplex erscheinen. Sie müssen es richtig machen, um legal in dem Land arbeiten zu können. Für jeden Nicht-Inder ist die Beschaffung des richtigen Visums der erste und wichtigste Schritt. Dies stellt sicher, dass Ihre Beschäftigung den indischen Einwanderungsgesetzen entspricht. Das primäre Visum für die Arbeit in Indien ist das Employment Visa, aber ein Business Visa kann für kürzere, nicht beschäftigungsbezogene Aktivitäten geeignet sein.

Employment visas & Sponsoring-Realitäten

Um ein Employment Visa zu erhalten, benötigen Sie ein Jobangebot von einem Unternehmen, das legal in Indien registriert ist. Dieses indische Unternehmen muss Ihr Visum beantragen und sponsern. Dies ist eine entscheidende Voraussetzung. Ohne eine lokale sponsorizierende Einheit können Sie kein Employment Visa erhalten.

Hier kann ein Employer of Record (EOR) helfen. Ein EOR ist ein lokal registriertes Unternehmen in Indien, das legal Arbeiter im Auftrag eines internationalen Unternehmens beschäftigen und sponsern kann. Das bedeutet, Sie müssen keine eigene rechtliche Einheit in Indien gründen, um jemanden einzustellen.

Es gibt jedoch praktische Realitäten bei der Sponsoring durch einen EOR:

• Was ein EOR typischerweise sponsern kann: Die Fähigkeit eines EOR, ein Visum zu sponsern, ist an seine registrierten Geschäftstätigkeiten gebunden. Diese umfassen oft Rollen im Bereich HR, Managementberatung, Geschäftsentwicklung, Vertrieb und Marketing. Wenn die Stelle, die Sie einstellen möchten, mit dem Geschäftsumfang des EOR übereinstimmt, ist die Sponsoring in der Regel unkompliziert.
• Was ein EOR möglicherweise nicht sponsern kann: Hochspezialisierte oder technische Rollen, die außerhalb der registrierten Geschäftstätigkeiten des EOR liegen, können schwierig zu sponsern sein. Wenn ein EOR beispielsweise als Beratungsfirma registriert ist, kann er möglicherweise kein Visum für einen Softwareingenieur oder Labortechniker sponsern.

Der praktische Weg für die meisten Unternehmen, die in Indien ohne eigene Gründung einstellen möchten, ist die Zusammenarbeit mit einem EOR. Der EOR kümmert sich um die Visumanträge, verwaltet die Gehaltsabrechnung und sorgt für die Einhaltung der lokalen Arbeitsgesetze.

Um für ein Employment Visa in Frage zu kommen, müssen Sie in der Regel:

• Ein bestätigtes Jobangebot von einem indischen Unternehmen haben.
• Über spezielle Fähigkeiten oder Qualifikationen für die Stelle verfügen.
• Ein Mindestjahresgehalt von USD 25.000 verdienen (mit einigen Ausnahmen).
• Einen gültigen Reisepass besitzen.

Business-Reise-Compliance

Für kurzfristige Geschäftsreisen nach Indien benötigen Sie wahrscheinlich ein Business Visa, nicht ein Employment Visa. Es ist wichtig, den Unterschied zu verstehen, um regelkonform zu bleiben. Ein Business Visa erlaubt es Ihnen, bestimmte Aktivitäten durchzuführen, aber es gestattet nicht, in Indien beschäftigt zu sein und ein Gehalt zu verdienen.

Aktivitäten, die in der Regel mit einem Business Visa erlaubt sind, umfassen:

• Teilnahme an Geschäftstreffen und Verhandlungen.
• Erkundung von Geschäftsmöglichkeiten oder Gründung eines Unternehmens.
• Kauf oder Verkauf von Industrie- oder Handelsprodukten.
• Teilnahme an einer Konferenz oder einem Seminar.

Sie können keine Vollzeitbeschäftigung mit einem Business Visa ausüben. Für eine einfache Reise bietet Indien ein e-Visa-Programm für Staatsbürger vieler Länder an, das auch ein e-Business-Visum umfasst. Dieses kann online beantragt werden.

Hier sind die wichtigsten Punkte für Geschäftsreisen:

Wenn Sie Indien mit einem bestimmten Visum, einschließlich eines Employment Visa, für mehr als 180 Tage besuchen, müssen Sie sich innerhalb von 14 Tagen nach Ihrer Ankunft beim Foreigners Regional Registration Office (FRRO) registrieren. Überprüfen Sie stets die spezifischen Bedingungen Ihres Visums, um während Ihres Aufenthalts regelkonform zu bleiben.