Employer of Record in Indien

Die Erweiterung Ihres Teams nach Indien bietet Zugang zu einem großen und qualifizierten Talentpool, aber die Navigation durch die lokale Beschäftigungslandschaft erfordert ein klares Verständnis der rechtlichen und administrativen Anforderungen. Für ausländische Unternehmen ist der traditionelle Weg oft die Gründung einer lokalen Einheit, ein Prozess, der zeitaufwändig und ressourcenintensiv sein kann, insbesondere bei ersten Einstellungen oder Markterkundungen.

Glücklicherweise gibt es mehrere Wege, um in Indien Talente zu engagieren, die jeweils unterschiedliche Auswirkungen auf Compliance, Kosten und operative Komplexität haben.

Hier sind Ihre Hauptoptionen für die Einstellung von Mitarbeitern in Indien:

• Gründung einer lokalen Rechtseinheit: Dies beinhaltet die Registrierung Ihres Unternehmens in Indien, was erhebliche Gründungskosten, laufende administrative Belastungen und ein tiefgehendes Verständnis der indischen Unternehmens- und Arbeitsgesetze erfordert.
• Nutzung eines Employer of Record (EOR): Dienste wie Rivermate ermöglichen es Ihnen, Mitarbeiter in Indien zu beschäftigen, ohne eine lokale Einheit zu benötigen. Der EOR fungiert als rechtlicher Arbeitgeber, übernimmt alle Compliance-Aufgaben, während Sie die tägliche Arbeit Ihres Teams verwalten.
• Einstellung unabhängiger Auftragnehmer: Obwohl dies scheinbar einfacher erscheint, erfordert die Beschäftigung von Personen als unabhängige Auftragnehmer in Indien eine sorgfältige Klassifizierung, um das Risiko der Fehlklassifizierung zu vermeiden, was zu erheblichen Strafen führen kann, wenn die Beziehung später als Beschäftigung eingestuft wird.

Wie ein Employer of Record (EOR) in Indien funktioniert

Ein Employer of Record vereinfacht die globale Expansion, indem er die rechtlichen und administrativen Verantwortlichkeiten für die Beschäftigung Ihres Teams in Indien übernimmt. Wenn Sie mit einem EOR zusammenarbeiten, sind Ihre ausgewählten Mitarbeiter rechtlich beim EOR angestellt, berichten aber weiterhin direkt an Ihr Unternehmen.

Der EOR kümmert sich um wichtige HR-Funktionen, darunter:

• Lohn- und Gehaltsabrechnung in indischen Rupien, um pünktliche und korrekte Zahlungen sicherzustellen.
• Steuerkonformität, einschließlich Einkommensteuer (TDS), Provident Fund (PF) und Employee State Insurance (ESI)-Beiträge.
• Verwaltung von Benefits, einschließlich obligatorischer und zusätzlicher Leistungspakete.
• Arbeitsverträge, die den indischen Arbeitsgesetzen entsprechen, einschließlich Angebotsschreiben und Kündigungsvereinbarungen.
• HR-Compliance mit allen lokalen Vorschriften, von Mindestlohngesetzen bis zu Arbeitszeiten und Urlaubsregelungen.
• Abwicklung von Abfindungen und Kündigungen in Übereinstimmung mit indischen Arbeitsgesetzen.

Vorteile der Nutzung eines EOR für die Einstellung in Indien

Die Entscheidung für einen EOR bietet mehrere strategische Vorteile für Unternehmen, die eine Präsenz in Indien aufbauen möchten, ohne die Komplexität einer lokalen Einheit:

• Schneller Markteintritt: Einstellung von Mitarbeitern in Wochen, nicht Monaten, und Umgehung des langwierigen Prozesses der Einheitenregistrierung.
• Reduziertes Risiko und Compliance: Der EOR übernimmt die Verantwortung für alle arbeitsrechtlichen und steuerlichen Compliance-Anforderungen, wodurch Ihr Risiko gemindert wird.
• Keine lokale Einheit erforderlich: Eliminieren Sie die Notwendigkeit eines physischen Büros oder einer lokalen Registrierung, was erhebliche Anfangs- und laufende Kosten spart.
• Zugang zu Top-Talenten: Engagieren Sie die besten Fachkräfte in ganz Indien ohne geografische oder administrative Barrieren.
• Kostenersparnis: Vermeiden Sie die erheblichen Ausgaben, die mit der Gründung und dem Betrieb einer lokalen Tochtergesellschaft verbunden sind.

Das transparente Preismodell von Rivermate eliminiert Komplexität durch eine einzige, wettbewerbsfähige monatliche Gebühr pro Mitarbeiter. Im Gegensatz zu traditionellen PEO-Anbietern umfasst unsere Preisgestaltung in Indien umfassenden HR-Support, Benefits-Administration, Compliance-Management und den Zugang zu unserem proprietären Dashboard für Echtzeit-Arbeitskräfteanalysen. Keine versteckten Kosten, keine Einrichtungsgebühren – nur eine unkomplizierte Preisgestaltung, die mit den Bedürfnissen Ihres Unternehmens wächst und gleichzeitig die vollständige rechtliche Konformität in Indien gewährleistet.

Indiens Steuersystem erfordert von Arbeitgebern die Erfüllung von Sozialversicherungs- und Lohnsteuerpflichten, einschließlich Beiträgen zu EPF (12 % des Grundgehalts, für bestimmte Einrichtungen auf 10 % reduziert), ESI (Arbeitgeber trägt 3,25 % des Bruttogehalts) und möglicherweise dem Labour Welfare Fund, abhängig vom Bundesstaat. Arbeitgeber müssen außerdem die Einkommensteuer an der Quelle (TDS) von den Gehältern der Mitarbeiter abziehen, basierend auf den geltenden Steuertarifen, und diese an die Regierung abführen, wobei sie jährlich bis zum 15. Juni das Form 16 ausstellen.

Wichtige Steuersätze und Fristen umfassen:

Mitarbeiter können Abzüge gemäß Abschnitten wie 80C (bis zu INR 1,5 Lakh), 80D für Krankenversicherung, HRA, LTA und Zinsabzüge unter 80TTA/80TTB geltend machen. Die Steuerpflichten ausländischer Arbeitnehmer hängen vom Aufenthaltsstatus und den anwendbaren DTAAs ab, mit besonderen Überlegungen für Expatriates und ausländische Unternehmen, einschließlich Transfer Pricing und in Indien erzieltem Einkommen. Die Einhaltung dieser Vorschriften ist wesentlich, um Strafen zu vermeiden.

Indiens Gehaltslandschaft im Jahr 2025 ist stark branchen- und regionabhängig, wobei Metropolen höhere Vergütungen bieten. Typische Gehaltsbereiche für Schlüsselpositionen variieren stark; zum Beispiel verdienen Software Engineers zwischen INR 4.00.000 und 25.00.000 jährlich, während Data Scientists bis zu INR 35.00.000 verdienen können. Branchenbezogene Benchmarks unterstreichen die Bedeutung von Fähigkeiten und Erfahrung bei der Bestimmung der Bezahlung.

Mindestlöhne werden durch länderspezifische Vorschriften im Rahmen des Minimum Wages Act geregelt, wobei die Sätze je nach Jobkategorie und Standort variieren. Zum Beispiel könnten ungelernte Arbeiter etwa INR 350 täglich verdienen, was ungefähr INR 9.100 monatlich entspricht, aber diese Raten können sich ändern. Arbeitgeber müssen die Einhaltung der regionalen Mindestlöhne sicherstellen.

Vergütungspakete umfassen oft Boni und Zulagen wie gesetzliche Boni, Leistungsanreize, Dearness Allowance (DA), House Rent Allowance (HRA) und Leave Travel Allowance (LTA). Gehaltszahlungen werden überwiegend per direkte Banküberweisung im Monatsrhythmus geleistet, wobei gesetzliche Abzüge wie TDS, Provident Fund und ESI verpflichtend sind. Neue Trends zeigen eine steigende Nachfrage nach Tech-Fähigkeiten, Remote-Arbeit und leistungsabhängiger Bezahlung, was zu moderatem allgemeinen Gehaltswachstum in Branchen wie E-Commerce, Fintech und erneuerbare Energien beiträgt.

Indische Arbeitsgesetze schreiben verschiedene Urlaubsarten vor, um das Wohlbefinden der Mitarbeitenden zu fördern, einschließlich Jahresurlaub, gesetzlicher Feiertage, Krankheitsurlaub und Elternzeit. Arbeitgeber müssen die gesetzlichen Mindestanforderungen einhalten und sich über aktuelle Vorschriften informieren, um die Einhaltung sicherzustellen und ein positives Arbeitsumfeld zu fördern.

Beim Jahresurlaub sind Mitarbeitende in der Regel nach 240 Tagen Dienstzeit berechtigt, mit Ansparraten von 1 Tag pro 20 gearbeitete Tage für Erwachsene und 1 Tag pro 15 Tage für Minderjährige. Der Mindestanspruch liegt zwischen 12 und 18 Tagen pro Jahr, mit Optionen für Übertragung und Auszahlung in vielen Bundesstaaten. Gesetzliche Feiertage umfassen nationale Gedenktage wie Republic Day, Independence Day und Gandhi Jayanti, wobei regionale Feiertage je nach Bundesstaat variieren. Mitarbeitende, die an Feiertagen arbeiten, haben in der Regel Anspruch auf Ausgleichsruhezeit oder Überstundenvergütung.

Krankheitsurlaubspolitiken variieren je nach Bundesstaat und Unternehmen und bieten in der Regel 5 bis 14 Tage, wobei häufig eine medizinische Bescheinigung für längere Abwesenheiten erforderlich ist. Mutterschaftsurlaub wird durch das Maternity Benefit Act geregelt und gewährt berechtigten Frauen 26 Wochen bezahlten Urlaub, während Paternitäts- und Adoptionsurlaub in der Regel als Unternehmensleistungen ohne gesetzliche Vorgaben angeboten werden. Weitere Urlaubsarten wie Trauerurlaub, Studienurlaub, Sabbatical, Hochzeitsurlaub und Ausgleichszeit werden je nach Unternehmenspolitik gewährt, um die Bedürfnisse der Mitarbeitenden zu unterstützen.

Indiens Mitarbeiterbenefits-Landschaft kombiniert gesetzliche Verpflichtungen mit freiwilligen Angeboten, um Talente anzuziehen und zu binden. Zu den obligatorischen Leistungen gehören Provident Fund (12 % Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbeiträge), Employee State Insurance (Beiträge variieren je nach Bundesstaat), gratuity (für Mitarbeitende mit ≥5 Jahren Dienstzeit), Mutterschaftsurlaub (26 Wochen), Mindestlöhne und bezahlte Urlaube. Arbeitgeber müssen außerdem bestimmte gesetzliche Boni gewähren und sich an Urlaubsregelungen halten.

Neben den gesetzlichen Anforderungen bieten Unternehmen oft optionale Leistungen wie Krankenversicherung (Deckungsbeträge in der Regel INR 300.000–INR 1.000.000), Lebensversicherung, flexible Arbeitsregelungen, berufliche Weiterentwicklung, Transportzuschüsse und Employee Stock Options (ESOPs). Krankenversicherungspläne decken in der Regel Angehörige ab und umfassen Leistungen wie ambulante Versorgung und Mutterschaftsschutz, wobei die Arbeitgeber die meisten Prämienkosten tragen.

Rentenleistungen gehen über den Provident Fund hinaus und umfassen Optionen wie das National Pension System (NPS), Pensionsfonds und gratuity. Die Leistungsangebote variieren je nach Branche und Unternehmensgröße; Tech-Firmen bieten meist umfassende Pakete inklusive ESOPs und flexibler Arbeit, während Fertigungsbetriebe und KMUs sich stärker auf die Kern gesetzliche Leistungen und Grundvorteile konzentrieren.

Arbeitsverträge in Indien sind entscheidend für die Etablierung klarer, rechtlich konformer Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Beziehungen. Sie umreißen Bedingungen wie Jobrolle, Gehalt, Arbeitszeiten, Urlaubsregelungen, Vertraulichkeit, Kündigungsbedingungen und anwendbares Recht, um die Rechte und Pflichten beider Parteien zu schützen. Verschiedene Arten umfassen unbefristete (permanente), befristete, Probe-, Teilzeit- und Beratungsverträge, die jeweils für bestimmte Beschäftigungsszenarien geeignet sind.

Wichtige Klauseln müssen für die Durchsetzbarkeit enthalten sein, wie die Angaben zu den Parteien, Stellenbeschreibung, Vergütung, Arbeitszeiten, Urlaub, Vertraulichkeit, Kündigung und geistiges Eigentum. Probezeiten dauern typischerweise 3-6 Monate, was Arbeitgebern ermöglicht, die Eignung zu beurteilen, mit möglichen Verlängerungen. Vertraulichkeits- und Wettbewerbsverbotsklauseln schützen die Geschäftsinteressen; jedoch ist die Durchsetzbarkeit von Wettbewerbsverboten begrenzt und hängt von der Angemessenheit ab.

Änderungen und Beendigungen des Arbeitsvertrags erfordern schriftliche Vereinbarungen und die Einhaltung gesetzlicher Kündigungsfristen und -gründe. Eine Kündigung kann aus Gründen oder ohne Gründe erfolgen, wobei Arbeitnehmer in der Regel nach fünf Jahren Dienstzeit Anspruch auf Abfindungszahlungen haben. Arbeitgeber müssen faire Verfahren sicherstellen, um unrechtmäßige Kündigungsansprüche zu vermeiden.

Remote-Arbeit in Indien hat erheblich zugenommen, angetrieben durch technologischen Fortschritt und sich ändernde Arbeitsplatznormen. Während es kein spezifisches landesweites Gesetz für Remote-Arbeit gibt, gelten die bestehenden Arbeitsgesetze ähnlich für vor Ort beschäftigte Mitarbeiter, wobei der Schwerpunkt auf Arbeitsverträgen, Arbeitszeiten, Urlaubsregelungen, Vergütung, Arbeitssicherheit und steuerlichen Überlegungen liegt. Arbeitgeber müssen die gesetzlichen Grenzen einhalten, faire Leistungen bieten und Sicherheits- sowie ergonomische Bedenken adressieren, insbesondere wenn Mitarbeiter aus verschiedenen Bundesstaaten arbeiten.

Wichtige rechtliche Aspekte umfassen die Einhaltung des Factories Act, der Shops and Establishments Acts, des Minimum Wages Act sowie steuerlicher Vorschriften. Remote-Mitarbeiter haben Anspruch auf die gleichen Urlaubsleistungen und Löhne wie vor Ort Beschäftigte, wobei Arbeitgeber für sichere Arbeitssysteme und eine faire Vergütung verantwortlich sind.

Beendigung des Arbeitsverhältnisses in Indien wird durch Gesetze wie das Industrial Disputes Act, 1947, und staatsspezifische Shops and Establishments Acts geregelt. Wichtige Überlegungen umfassen Kündigungsfristen, Abfindungszahlungen, Gründe für die Beendigung, Verfahrensvorschriften und Mitarbeiterschutz. Arbeitgeber müssen sich an rechtliche Protokolle halten, um Streitigkeiten, Strafen oder Reputationsschäden zu vermeiden.

Kündigungsfristen variieren je nach Mitarbeitertyp:

Abfindungszahlungen gelten für Arbeiter mit ≥1 Jahr ununterbrochener Dienstzeit:

Gründe für die Beendigung umfassen Fehlverhalten (mit fairem Verfahren) oder wirtschaftliche Gründe wie Umstrukturierungen. Beendigung aus Gründen der Ursache erfordert disziplinarische Verfahren, während ohne Ursache die Prinzipien wie "Last in, first out" gelten müssen, sofern nicht anders gerechtfertigt.

Verfahrensschritte für eine rechtmäßige Beendigung:

• Ausstellung einer Show-Cause-Benachrichtigung (bei Fehlverhalten)
• Durchführung einer fairen Untersuchung
• Ausstellung eines Kündigungsschreibens mit Gründen und Wirksamkeitsdatum
• Begleichung ausstehender Zahlungen (Gehalt, Urlaubsabgeltung, Abfindung)
• Detaillierte Dokumentation führen

Mitarbeiterschutz ermöglicht die Anfechtung unrechtmäßiger Kündigungen, wobei Gerichte eine Wiedereinstellung oder Entschädigung anordnen können. Arbeitgeber sollten die Einhaltung der Vorschriften sicherstellen und rechtlichen Rat einholen, um Risiken im Zusammenhang mit Mitarbeitendenbeendigungen zu minimieren.

Indiens Wirtschaft verzeichnet einen deutlichen Anstieg bei Freelancing und unabhängiger Vertragsarbeit, angetrieben durch die Nachfrage nach Flexibilität bei der Arbeit und dem Zugang zu globalem Talent. Für Arbeitgeber ist es entscheidend, die rechtlichen Unterschiede zwischen Mitarbeitern und unabhängigen Contractors zu verstehen, um Fehlklassifizierungen zu vermeiden, die rechtliche und finanzielle Konsequenzen nach sich ziehen können. Zu den wichtigsten Faktoren bei der Bestimmung der Art der Beziehung gehören das Maß an Kontrolle, die Integration in die Geschäftsabläufe, die wirtschaftliche Unabhängigkeit, gegenseitige Verpflichtungen, die Bereitstellung von Werkzeugen und die Zahlungsstruktur.

Verträge mit unabhängigen Contractors sollten sorgfältig ausgearbeitet werden, inklusive klarer Regelungen zu Umfang, Bezahlung, Kündigung, Vertraulichkeit und geistigem Eigentum (IP). Es ist wichtig, die IP-Rechte an den Kunden zu übertragen, um Eigentumsstreitigkeiten zu vermeiden. Contractors verwalten ihre eigenen Steuern, wie Einkommensteuer und GST, und sind nicht durch arbeitgeberfinanzierte Leistungen abgedeckt. Häufige Branchen, die unabhängige Contractors beschäftigen, sind IT, kreative Dienstleistungen, Beratung, Medien, Bildung, Gesundheitswesen und professionelle Dienstleistungen, in denen spezialisierte Fähigkeiten und projektbasierte Arbeit vorherrschen.

Indiens wachsendes Wirtschaft zieht ausländische Fachkräfte an, was das Verständnis der Visa- und Arbeitserlaubnisbestimmungen erforderlich macht. Die gebräuchlichsten Arten von work visas umfassen:

Employers müssen die Einhaltung der Antragsverfahren sicherstellen, die die Einreichung relevanter Dokumente, Nachweis des Sponsorings und die Einhaltung der Verlängerungsfristen umfassen. Der Prozess legt Wert auf rechtliche Konformität, um Strafen zu vermeiden und einen reibungslosen Beschäftigungsablauf zu gewährleisten.