Employer of Record in Estland

Ein Employer of Record (EOR) in Estland ist ein Unternehmen, das legal Mitarbeiter in Ihrem Namen einstellt. Das bedeutet, Sie können in Estland ein Team aufbauen, ohne eine lokale juristische Person zu gründen. Der EOR übernimmt alle administrativen und rechtlichen Aufgaben der Beschäftigung. Dazu gehören Gehaltsabrechnung, Steuern, Sozialleistungen und Arbeitsverträge, um sicherzustellen, dass Sie die estnische Gesetzgebung einhalten. Sie verwalten die tägliche Arbeit Ihres Teams, während der EOR sich um die HR- und Rechtsverantwortlichkeiten kümmert. Für Unternehmen, die in Estland einstellen möchten, können Anbieter wie Rivermate den Prozess vereinfachen.

Wie ein Employer of Record (EOR) in Estland funktioniert

Die Nutzung eines EOR in Estland ist ein unkomplizierter Prozess. Es ermöglicht Ihnen, schnell Talente zu rekrutieren, während der EOR die rechtlichen Anforderungen verwaltet. Hier sind die typischen Schritte:

1. Rolle definieren: Sie beginnen mit der Skizzierung der Stellenbeschreibung und des idealen Kandidatenprofils. Der EOR kann Ihnen helfen, den lokalen Arbeitsmarkt zu verstehen, um die richtigen Talente anzuziehen.
2. Ihr Kandidat: Sie finden und wählen die beste Person für die Stelle aus. Sie behalten die Kontrolle über die Einstellungsentscheidung.
3. Angebot und Vertrag: Der EOR erstellt einen rechtlich konformen Arbeitsvertrag basierend auf estnischem Arbeitsrecht. Dieser Vertrag wird dann vom EOR und Ihrem neuen Mitarbeiter unterzeichnet.
4. Onboarding: Der EOR übernimmt den formellen Onboarding-Prozess. Dazu gehört die Anmeldung des Mitarbeiters beim Estnischen Steuer- und Zollamt und anderen notwendigen Behörden. Weitere Informationen zur Beschäftigungsanmeldung finden Sie auf der offiziellen Website des Estnischen Steuer- und Zollamts (https://www.emta.ee/en).
5. Tägliches Management: Sie verwalten die täglichen Aufgaben, Projekte und die Leistung des Mitarbeiters, genau wie bei jedem anderen Teammitglied.
6. Gehaltsabrechnung und Compliance: Der EOR kümmert sich jeden Monat um die Gehaltsabrechnung, Steuerabzüge und Sozialversicherungsbeiträge. Sie stellen sicher, dass alles pünktlich und gemäß den lokalen Vorschriften erledigt wird, sodass Sie compliant bleiben.

Warum einen Employer of Record in Estland nutzen

Die Nutzung eines EOR, um in Estland einzustellen, bietet mehrere entscheidende Vorteile. Es nimmt Ihnen die Komplexität des internationalen Einstellens ab, sodass Sie sich auf das Wachstum Ihres Geschäfts und die Verwaltung Ihres Teams konzentrieren können. Sie können den Markt betreten und mit lokalen Talenten viel schneller zusammenarbeiten, als wenn Sie eine eigene juristische Person gründen würden.

• Schnelligkeit: Sie können Mitarbeiter in Tagen oder Wochen einstellen und onboarden, anstatt Monate, die es dauern kann, eine lokale Firma zu etablieren.
• Compliance: Ein EOR stellt sicher, dass Sie alle estnischen Arbeitsgesetze einhalten, sodass Sie nicht über Nacht Experte werden müssen. Sie kümmert sich um alle Komplexitäten der lokalen Beschäftigungsregelungen.
• Risikominimierung: Der EOR übernimmt die rechtlichen Risiken im Zusammenhang mit Beschäftigung. Das hilft Ihnen, potenzielle Strafen durch Fehlklassifizierung von Arbeitern oder das Nicht-Einhalten von Steuer- und Sozialversicherungsverpflichtungen zu vermeiden.
• Fokus auf Ihr Geschäft: Sie können sich auf Ihre Kernaktivitäten konzentrieren, während der EOR die administrative Last von HR und Gehaltsabrechnung übernimmt.
• Verwaltung der Benefits: Der EOR meldet Ihre Mitarbeiter bei allen obligatorischen Leistungen wie Krankenversicherung und Rentenplänen an. Sie können auch dabei helfen, ein wettbewerbsfähiges Benefits-Paket zu erstellen, um Top-Talente in Estland zu gewinnen.

Rivermates transparentes Preismodell beseitigt Komplexität mit einer einzigen, wettbewerbsfähigen monatlichen Gebühr pro Mitarbeiter. Im Gegensatz zu traditionellen PEO-Anbietern umfasst unsere Preisgestaltung in Estland umfassende HR-Unterstützung, Benefits-Verwaltung, Compliance-Management und den Zugriff auf unser firmeneigenes Dashboard für Analysen der Belegschaft in Echtzeit. Keine versteckten Kosten, keine Einrichtungsgebühren — einfach klare Preisgestaltung, die sich am Bedarf Ihres Unternehmens ausrichtet, während in Estland gleichzeitig die vollständige rechtliche Konformität gewährleistet ist.

Einstellung in Estland ist unkompliziert, insbesondere mit seiner fortschrittlichen digitalen Infrastruktur. Das Land verfügt über eine qualifizierte Arbeitskraft und ein unternehmensfreundliches Umfeld. Esten schätzen eine gesunde Work-Life-Balance und direkte Kommunikation. Der Arbeitsmarkt ist aktiv, mit vielen Möglichkeiten im Technologie- und Dienstleistungssektor.

Arbeitsverträge & Must-Have-Klauseln

Sie müssen für jede Beschäftigung, die länger als zwei Wochen dauert, einen schriftlichen Arbeitsvertrag vorlegen. Der Vertrag sollte in zwei Exemplaren vorliegen, eines für Sie und eines für den Arbeitnehmer. Obwohl er nicht auf Estnisch sein muss, kann eine Übersetzung im Streitfall erforderlich sein.

Ihre Arbeitsverträge müssen diese wichtigen Details enthalten:

• Beteiligte Parteien: Name und Identifikationsdaten Ihres Unternehmens und des Arbeitnehmers.
• Daten: Das Startdatum der Beschäftigung und das Datum der Vertragsunterzeichnung.
• Stellenbeschreibung: Eine klare Übersicht der Aufgaben des Arbeitnehmers.
• Arbeitsort: Der primäre Ort, an dem die Arbeit ausgeführt wird.
• Arbeitszeiten: Angabe von Vollzeit- oder Teilzeitbeschäftigung.
• Gehalt: Die Höhe des Lohns, Zahlungsfrequenz und Zahlungsart.
• Urlaub: Die Menge des jährlichen bezahlten Urlaubs, mindestens 28 Kalendertage.
• Kündigungsfristen: Details zu Kündigungsfristen.
• Probezeit: Die Dauer der Probezeit, falls vorhanden.

Probezeiten

Eine Probezeit ermöglicht es Ihnen und dem Arbeitnehmer, zu sehen, ob die Arbeitsbeziehung passt.

• Die maximale Probezeit beträgt vier Monate.
• Bei befristeten Verträgen darf die Probezeit nicht länger als die Hälfte der Vertragsdauer sein.
• Wenn im Vertrag keine Probezeit angegeben ist, wird angenommen, dass keine besteht.
• Während der Probezeit können sowohl Sie als auch der Arbeitnehmer den Vertrag mit mindestens 15 Kalendertagen Kündigungsfrist kündigen.

Arbeitszeiten & Überstunden

Die regulären Arbeitszeiten in Estland sind unkompliziert.

• Eine typische Vollzeitwoche umfasst 40 Stunden, meist 8 Stunden täglich, Montag bis Freitag.
• Die Arbeitszeit, einschließlich Überstunden, darf im Durchschnitt über einen Zeitraum von vier Monaten 48 Stunden pro Woche nicht überschreiten.
• Sie und der Arbeitnehmer müssen Überstunden vereinbaren.
• Überstunden werden entweder durch bezahlte Freizeit im Umfang der Überstunden oder durch eine Vergütung, die mindestens 1,5-mal so hoch ist wie der reguläre Lohn des Arbeitnehmers, ausgeglichen.
• Arbeitnehmer haben Anspruch auf mindestens eine 30-minütige Pause nach 6 Stunden Arbeit.

Öffentliche & regionale Feiertage

Estland hat im Laufe des Jahres mehrere Feiertage. Der Arbeitstag vor Neujahr, Unabhängigkeitstag, Tag des Sieges und Heiligabend wird um drei Stunden verkürzt.

Hier ist eine Liste der Feiertage für 2025:

Einstellung von Contractors in Estland

Die Einstellung unabhängiger Contractors in Estland kann eine flexible Möglichkeit sein, auf spezialisierte Fähigkeiten zuzugreifen, ohne die Verpflichtungen einer traditionellen Beschäftigung einzugehen. Contractors sind selbstständig und erbringen Dienstleistungen im Rahmen einer gewerblichen Vereinbarung. Das bedeutet, sie sind nicht durch die gleichen Arbeitsgesetze wie Arbeitnehmer geschützt, sodass Sie keinen Anspruch auf bezahlten Urlaub oder Krankengeld haben.

Es ist jedoch entscheidend, Arbeiter korrekt zu klassifizieren. Wenn ein Contractor unter Ihrer Kontrolle arbeitet und in die Abläufe Ihres Unternehmens integriert ist, könnte er als Arbeitnehmer umklassifiziert werden. Diese Fehlklassifizierung kann zu Strafen führen, einschließlich Nachzahlungen von Steuern und Sozialbeiträgen.

Ein Employer of Record (EOR) kann Ihnen helfen, diese Risiken zu vermeiden. Ein EOR beschäftigt rechtlich im Auftrag von Ihnen Arbeiter und übernimmt alle lokalen Beschäftigungsverantwortlichkeiten. So bleiben Sie konform mit den estnischen Arbeitsgesetzen, während Sie den Alltag des Mitarbeiters verwalten. Die Nutzung eines EOR vereinfacht die Einstellung und eliminiert das Risiko der Fehlklassifizierung.

In Estland bedeutet die Abwicklung der Gehaltsabrechnung, ein unkompliziertes System zu verstehen. Das Land verwendet einen Flat-Tax-Satz, der die Berechnungen vereinfacht. Sie zahlen Ihre Mitarbeiter monatlich, und während Boni üblich sind, ist ein 13. Monatsgehalt gesetzlich nicht vorgeschrieben. Als Arbeitgeber müssen Sie jeden Mitarbeiter im estnischen Employment Register registrieren und ihm bei jeder Gehaltsabrechnung eine detaillierte Lohnabrechnung vorlegen.

Gehaltsabrechnungszyklen & Lohnstruktur

Sie sollten Ihre Mitarbeiter monatlich bezahlen. Zahlungen müssen am gleichen Tag jeden Monats erfolgen und spätestens am letzten Arbeitstag. Sie können auch häufiger zahlen, z. B. wöchentlich, aber nicht weniger als einmal im Monat. Falls der Zahltag auf einen Feiertag oder ein Wochenende fällt, müssen Sie die Löhne am vorangehenden Arbeitstag zahlen.

Das Gehalt eines Mitarbeiters besteht aus einigen Schlüsselelementen:

• Grundgehalt: Dies ist das feste monatliche Einkommen vor allen Extras.
• Bruttogehalt: Dies umfasst das Grundgehalt plus etwaige Zulagen oder Boni, aber vor Steuern.
• Nettoentgelt: Dies ist der Endbetrag, den ein Mitarbeiter nach allen Abzügen und Steuern erhält.

Überstunden & Mindestlöhne

Ab dem 1. Januar 2025 beträgt der Mindestmonatslohn in Estland €886 für Vollzeitbeschäftigung. Der Mindeststundensatz liegt bei €5,31. Dieser Mindestlohn gilt für alle Arbeitnehmer, ohne Ausnahmen für jüngere Beschäftigte.

Wenn ein Mitarbeiter über seine vereinbarten Stunden hinaus arbeitet, müssen Sie ihn für die Überstunden entschädigen. Dies kann entweder durch bezahlten Freizeitausgleich oder durch Zahlung von 1,5-maligem seines regulären Lohns erfolgen. Für Arbeit an einem Feiertag beträgt der Lohnsatz das Doppelte des normalen Lohns des Mitarbeiters.

Arbeitgebersteuern und -beiträge

Als Arbeitgeber in Estland sind Sie verantwortlich für die Zahlung von Sozialsteuer und Arbeitslosenversicherungsbeiträgen zusätzlich zum Bruttogehalt Ihrer Mitarbeiter.

Mitarbeitersteuern und Abzüge

Mitarbeiter leisten ebenfalls Beiträge zu Steuern und Sozialversicherung aus ihrem Bruttogehalt.

In Estland finden Sie ein starkes System von Mitarbeitervorteilen und Urlaub. Das Land bietet umfassende Unterstützung für Mitarbeitende, insbesondere für neue Eltern. Dieser Ansatz hilft Ihnen, großartige Talente zu gewinnen und zu halten, indem Sie sicherstellen, dass sich Ihr Team sicher und wertgeschätzt fühlt.

Gesetzlicher Urlaub

Das estnische Recht sieht mehrere Arten von bezahltem Urlaub vor, um Ihre Mitarbeitenden zu unterstützen.

• Jahresurlaub: Mitarbeitende erhalten mindestens 28 Kalendertage bezahlten Urlaub pro Jahr. Bestimmte Rollen, wie Regierungsbeamte oder Lehrer, können mehr erhalten.
• Krankheitstage: Wenn ein Mitarbeitender krank wird, hat er Anspruch auf bezahlte Freistellung. Der Arbeitgeber zahlt die Entschädigung vom 4. bis zum 8. Tag der Krankheit. Ab dem 9. Tag übernimmt die estnische Gesundheitsversicherung die Zahlungen.
• Mutterschaftsurlaub: Mütter erhalten 140 Tage bezahlten Mutterschaftsurlaub.
• Vaterschaftsurlaub: Väter haben Anspruch auf 30 Tage bezahlten Vaterschaftsurlaub.
• Elternzeit: Nach Ende des Mutterschafts- oder Vaterschaftsurlaubs kann ein Elternteil bis zum dritten Lebensjahr des Kindes Elternzeit nehmen, mit finanzieller Unterstützung vom Staat.
• Bildungsurlaub: Mitarbeitende können bis zu 30 Tage Bildungsurlaub pro Jahr nehmen.

Feiertage

Ihre Mitarbeitenden in Estland erhalten bezahlte Freizeit für Feiertage. Wenn sie an einem Feiertag arbeiten, müssen Sie ihnen das Doppelte ihres normalen Lohns zahlen.

Typische zusätzliche Leistungen

Um die besten Talente zu gewinnen, bieten viele Unternehmen Leistungen an, die über die gesetzlichen Anforderungen hinausgehen. Hier ein Vergleich, was gesetzlich vorgeschrieben ist und was Sie als zusätzlichen Vorteil anbieten können.

Wie ein EOR bei der Einrichtung von Vorteilen helfen kann

Die Navigation durch die Gesetze und Erwartungshaltungen eines neuen Landes kann komplex sein. Ein Employer of Record (EOR) macht es einfach.

Ein EOR agiert als rechtlicher Arbeitgeber für Ihr Team in Estland. Wir übernehmen alle administrativen Aufgaben, einschließlich:

• Compliance: Wir stellen sicher, dass Sie alle estnischen Arbeitsgesetze einhalten, sodass Sie nicht über Nacht zum Experten werden müssen.
• Verwaltung der Vorteile: Wir melden Ihre Mitarbeitenden bei allen obligatorischen Leistungen wie Krankenversicherung und Rentenplänen an.
• Zusatzpakete: Wir helfen Ihnen, ein wettbewerbsfähiges Vorteilsprogramm zu erstellen, das die besten lokalen Talente anzieht. Wir wissen, was Kandidaten in Estland erwarten.
• Lohnabrechnung: Wir verwalten Gehaltsabrechnung, Steuern und Sozialversicherungsbeiträge genau und pünktlich.

Die Nutzung eines EOR ermöglicht es Ihnen, sich auf das Wachstum Ihres Geschäfts zu konzentrieren, während wir uns um die HR-Komplexitäten kümmern.

Wenn ein Arbeitsverhältnis in Estland endet, müssen Sie bestimmte Regeln befolgen. Der Prozess ist nicht kompliziert, aber Sie müssen ihn korrekt abwickeln. Die Beendigung eines Mitarbeiters kann aus verschiedenen Gründen erfolgen, wie z.B. durch gegenseitiges Einvernehmen, das Ende eines Vertrags oder die Kündigung durch den Arbeitgeber aus einem triftigen Grund. Was auch immer die Ursache ist, Sie müssen eine schriftliche Kündigung vorlegen und die gesetzlichen Anforderungen hinsichtlich Kündigungsfristen und Schlussvergütung einhalten.

Kündigungsfristen

Sie müssen den Mitarbeitern vor Beendigung ihres Arbeitsverhältnisses eine schriftliche Kündigung im Voraus mitteilen. Die Dauer dieser Kündigungsfrist hängt davon ab, wie lange der Mitarbeiter bei Ihnen beschäftigt ist.

Hier sind die Mindestkündigungsfristen, die Sie einhalten müssen:

Während einer Probezeit, die bis zu vier Monate dauern kann, können entweder Sie oder der Mitarbeiter den Vertrag mit mindestens 15 Kalendertagen Kündigungsfrist beenden. Wenn ein Mitarbeiter kündigt, muss er Ihnen eine Kündigungsfrist von 30 Kalendertagen einräumen.

Abfindung

Ob Sie eine Abfindung zahlen müssen, hängt vom Grund der Beendigung ab. Im Allgemeinen zahlen Sie eine Abfindung, wenn Sie einen Mitarbeiter aus wirtschaftlichen Gründen entlassen. Bei einer betriebsbedingten Kündigung müssen Sie dem Mitarbeiter eine Monatsvergütung seines durchschnittlichen Gehalts als Entschädigung zahlen.

Mitarbeiter können auch Anspruch auf zusätzliche Leistungen vom estnischen Arbeitslosenversicherungfonds haben, abhängig von ihrer Beschäftigungsdauer:

• 5 bis 10 Jahre Beschäftigung: Anspruch auf einen Monat Bruttogehalt.
• Mehr als 10 Jahre Beschäftigung: Anspruch auf zwei Monate Bruttogehalt.

Wenn Sie einen befristeten Mitarbeiter aufgrund von Redundanz kündigen, müssen Sie ihm sein Gehalt für die verbleibende Laufzeit des Vertrags zahlen.

Wie Rivermate compliant Austritte handhabt

Die Beendigung von Arbeitsverhältnissen kann knifflig sein. Wir sorgen dafür, dass der Prozess reibungslos und vollständig gesetzeskonform nach estnischem Recht verläuft.

So unterstützen wir Sie:

• Klare Abläufe: Wir begleiten Sie bei jedem Schritt des Kündigungsprozesses, damit Sie alle gesetzlichen Verpflichtungen erfüllen.
• Korrekter Schriftverkehr: Wir bereiten die notwendigen schriftlichen Kündigungen und Abschlussabrechnungen vor.
• Compliance-Checks: Unser Team stellt sicher, dass Kündigungsfristen und Abfindungen korrekt sind, um rechtliche Probleme zu vermeiden.
• Abschlussabrechnung: Wir kümmern uns um die letzte Zahlung an den Mitarbeiter, einschließlich etwaiger nicht genutzter Urlaubsgeldansprüche.
• Abmeldung: Wir sorgen dafür, dass der Mitarbeiter innerhalb des vorgeschriebenen Zehn-Tage-Zeitrahmens korrekt aus dem Beschäftigungsregister des estnischen Steuer- und Zollamts abgemeldet wird.

Wir übernehmen die Details, damit Sie sich auf Ihr Geschäft konzentrieren können.

Die Navigation durch Visa- und Arbeitserlaubnisse in Estland kann unkompliziert sein. Der Prozess hängt von Ihrer Staatsangehörigkeit und der geplanten Aufenthaltsdauer ab. Für Staatsbürger der Europäischen Union ist die Arbeit in Estland einfach. Sie müssen sich lediglich als Einwohner registrieren. Für alle anderen benötigen Sie ein Visum oder eine Erlaubnis, um legal zu arbeiten.

Beschäftigungsvisa & Sponsoring-Realitäten

Das Recht, in Estland zu arbeiten, wenn Sie kein EU-Bürger sind, bedeutet, dass Sie zunächst ein Jobangebot benötigen. Ihr Arbeitgeber spielt dann eine entscheidende Rolle bei Ihrer Bewerbung.

Ein Employer of Record (EOR) kann in Estland als Ihr rechtlicher Arbeitgeber fungieren. Dies ist hilfreich, wenn Ihr Unternehmen keine eigene Niederlassung im Land hat. Ein EOR kann Arbeit visas sponsern, aber es können Einschränkungen aufgrund nationaler Quoten bestehen.

Hier sind die typischen Wege für eine Beschäftigung:

• Langzeit- (D) Visum: Dies ist die gängige Wahl für die Arbeit in Estland für bis zu ein Jahr. Ihr Arbeitgeber oder ein EOR muss Ihre Beschäftigung bei der estnischen Polizei- und Grenzschutzbehörde registrieren, um diesen Prozess zu starten.
• Befristete Aufenthaltserlaubnis: Wenn Sie planen, länger als ein Jahr in Estland zu arbeiten, müssen Sie eine befristete Aufenthaltserlaubnis beantragen. Diese Erlaubnis ist bis zu fünf Jahre gültig.
• EU Blue Card: Dies ist eine Option für hochqualifizierte Fachkräfte und bietet mehr Flexibilität beim Arbeiten in anderen EU-Ländern.

Beachten Sie, dass Arbeitgeber für viele Positionen nachweisen müssen, dass die Stelle nicht von einem lokalen Kandidaten besetzt werden konnte.

Geschäftsreise-Compliance

Für kurze Reisen benötigen Sie möglicherweise überhaupt kein Visum. Estland ist Teil des Schengen-Raums, der visumfreies Reisen für bis zu 90 Tage innerhalb eines 180-Tage-Zeitraums für Staatsbürger vieler Länder erlaubt.

Diese Art der Reise ist für spezifische geschäftliche Aktivitäten, wie zum Beispiel:

• Teilnahme an Geschäftstreffen
• Besuch von Konferenzen oder Seminaren
• Besuch einer Firmenanlage
• Vertragsverhandlungen

Es ist wichtig zu verstehen, dass dies nicht erlaubt, aktiv zu arbeiten. Wenn Sie Arbeitsaufgaben ausführen, auch nur für kurze Zeit, müssen Sie möglicherweise Ihre Beschäftigung registrieren. Zum Beispiel kann die Arbeit auf temporärer Basis für bis zu 5 Tage innerhalb eines 30-Tage-Zeitraums ausgenommen sein, aber Sie sollten stets die neuesten Regeln überprüfen.