Employer of Record in Luxemburg

Luxemburg ist ein kleines, vom Rest Europas eingebettetes Land in Westeuropa, aber seine Lage macht es zu einem hochpreisigen Territorium. Es grenzt an Deutschland, Frankreich und Belgien und ist eines der führenden Zentren Europas für Investmentfonds, Private Banking und Fintech.

Luxemburg ist ein äusserst wohlhabendes Land und zählt konstant zu den Ländern mit dem höchsten BIP pro Kopf weltweit. Mit über 5 Billionen Euro Vermögen unter Verwaltung im Jahr 2025 ist es eine Finanzmacht. Wenn ausländische Unternehmen ihre Finanzdienstleistungen nach Europa expandieren möchten, wählen sie Luxemburg wegen seiner strengen Regulierungsrahmen und seines Prestiges.

Der Talentpool in Luxemburg ist unerreicht, wenn es um Informationstechnologie (einschliesslich KI), Investment-Spezialisten, Ingenieurwesen und erneuerbare Energien geht. Die Investitionen des Landes in tertiäre Bildung und kontinuierliche Kompetenzentwicklung haben diesen außergewöhnlichen Talentpool hervorgebracht.

Außerdem sind etwa 75 % der Belegschaft ausländische Staatsangehörige, die aus den Nachbarländern Deutschland, Belgien und Frankreich stammen. Die meisten Mitarbeitenden sprechen drei oder mehr Sprachen und bieten eine großzügige Mischung aus Vielfalt, Fähigkeiten, Erfahrung und internationalen Perspektiven.

Die Einstellung in Luxemburg als ausländisches Unternehmen verschafft Ihnen Zugang zu einer wohlhabenden Kundschaft und ist der ideale Ort, um Geschäftsaktivitäten zu erweitern. Dies schnell und einfach zu bewerkstelligen, erfordert die Unterstützung eines Employer of Record (EOR) in Luxemburg. Dies ist ein Unternehmen, das als rechtlicher Arbeitgeber auftritt, und sich um Gehaltsabrechnung, Steuern und HR-Compliance kümmert. Ihr Unternehmen behält die volle Kontrolle über die täglichen operativen Tätigkeiten. Wenn Sie in Luxemburg einstellen möchten, ist ein Anbieter wie Rivermate eine Alternative zur Gründung einer lokalen juristischen Person.

Wie ein Employer of Record (EOR) in Luxemburg funktioniert

Die Nutzung eines EOR in Luxemburg vereinfacht den Einstellungsprozess, insbesondere für globale Unternehmen, die eine internationale Belegschaft verwalten. Hier ist, wie es in der Regel funktioniert:

1. Sie finden den Kandidaten. Sie rekrutieren und wählen die Talente aus, die Sie in Luxemburg einstellen möchten.
2. Der EOR stellt Ihren Kandidaten ein. Der EOR stellt den Mitarbeiter rechtlich durch einen lokalen, konformen Arbeitsvertrag ein. Das Onboarding dauert 1-3 Wochen, wenn alle Dokumente gemäß Luxemburger Arbeitsrecht finalisiert sind. Bei Einwanderung kann es leicht bis zu 4 Monate dauern.
3. Der EOR verwaltet HR und Gehaltsabrechnung. Der EOR übernimmt alle administrativen Aufgaben, einschließlich Steuerverwaltung, Gehaltsabrechnung und Sozialversicherungsbeiträge nach luxemburgischer Gesetzgebung. Weitere Informationen zu diesen Vorschriften finden Sie auf der offiziellen Website der luxemburgischen öffentlichen Dienste (https://guichet.public.lu/en.html).
4. Der Mitarbeiter arbeitet für Sie. Ihr neues Teammitglied führt seine täglichen Aufgaben aus und berichtet direkt an Sie, was die Integration von Remote-Mitarbeitenden in Ihre bestehenden globalen Teams erleichtert.
5. Sie führen Ihr Team. Sie konzentrieren sich auf das Management der Arbeit Ihrer Mitarbeitenden und die Integration in Ihre Unternehmenskultur, während der EOR die rechtlichen und administrativen Belastungen übernimmt.

Warum einen Employer of Record in Luxemburg nutzen

Ein Employer of Record vereinfacht Ihre Expansion nach Luxemburg. Es spart Ihnen Zeit und Geld. Sie vermeiden den komplexen und kostspieligen Prozess der Gründung einer juristischen Person in einem neuen Land. Ein EOR stellt sicher, dass Ihre Einstellungspraktiken vollständig mit den lokalen Arbeitsgesetzen übereinstimmen, was schwer eigenständig zu navigieren ist.

Hier sind einige zentrale Vorteile:

• Schnellere Markteinführung. Sie können Mitarbeitende einstellen und den Betrieb in Luxemburg viel schneller aufnehmen, als wenn Sie eine eigene Gesellschaft gründen.
• Kostensenkung. Sie vermeiden die erheblichen Ausgaben für die Gründung einer juristischen Person, darunter Registrierungsgebühren und Rechtsberatungen.
• Rechtskonformität. EORs sind Experten für lokale Arbeitsgesetze. Sie stellen sicher, dass alle Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen und Leistungen den gesetzlichen Vorgaben Luxemburgs entsprechen. Die Inspectorate of Labour and Mines (ITM) überwacht das Arbeitsrecht in Luxemburg (https://itm.public.lu/en.html).
• Vereinfachtes HR. Sie übergeben alle administrativen HR-Aufgaben, inklusive Gehaltsabrechnung, Steuerabzug und Leistungsmanagement.
• Zugang zu lokalen Experten. Sie gewinnen Zugriff auf lokales Wissen zu Beschäftigungspraktiken und obligatorischen Leistungen, die nach luxemburgischem Recht vorgeschrieben sind.

Rivermate's transparentes Preismodell beseitigt Komplexität mit einer einzigen, wettbewerbsfähigen monatlichen Gebühr pro Mitarbeiter. Im Gegensatz zu traditionellen PEO-Anbietern umfasst unsere Preisgestaltung in Luxemburg umfassende HR-Unterstützung, Benefits-Verwaltung, Compliance-Management sowie Zugriff auf unser proprietäres Dashboard für Belegschaftsanalyse in Echtzeit. Keine versteckten Kosten, keine Einrichtungsgebühren—einfach eine klare Preisgestaltung, die sich nach den Bedürfnissen Ihres Unternehmens richtet und in Luxemburg volle rechtliche Konformität gewährleistet.

Aufgrund der Nähe zu Deutschland, Belgien und Frankreich gehen Arbeitgeber natürlich davon aus, dass die Beschäftigungsregelungen und der Arbeitsmarkt ähnlich sind. Aber das ist nicht der Fall. Die Lebenshaltungskosten in Luxemburg sind deutlich höher als die seiner Nachbarn. Das führt zu höheren Löhnen für die Belegschaft des Landes.

In Luxemburg unterliegen Gehälter, Renten und einige Sozialleistungen einem automatischen Indexierungssystem. Dieses System ist verpflichtend und an die Inflation gekoppelt. Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, die Gehaltspakete an die neuen Gehaltsgrenzen anzupassen. Erstanstellende in Luxemburg können von diesen Änderungen überrascht werden, wenn sie nicht wissen, wie das System funktioniert.

Arbeitnehmer in Luxemburg haben sehr hohe Erwartung an Benefits. Wenn Arbeitgeber das nicht richtig umsetzen, riskieren sie, den Kandidaten zu verlieren. Die Arbeiter sind oft so gefragt, dass sie sich bei ihren Gehalts- und Benefit-Paketen sehr wählerisch zeigen können. Das ist eine Realität beim Einstellen in Luxemburg, die ausländische Arbeitgeber verstehen sollten.

Arbeitsverträge in Luxemburg müssen sehr präzise und transparent sein. Jedes Element des Vergütungspakets muss klar dokumentiert sein und die dazugehörigen Berechnungen müssen dem Arbeitnehmer zur Kontrolle vorgelegt werden.

Arbeitsverträge & Pflichtklauseln

Wenn Sie einen Arbeitnehmer in Luxemburg einstellen, müssen Sie einen schriftlichen Arbeitsvertrag vorlegen. Dies sollte spätestens am ersten Arbeitstag geschehen. Die beiden Haupttypen von Arbeitsverträgen sind:

• Unbefristeter Vertrag (CDI): Dies ist der Standardvertrag für unbefristete Stellen.
• Befristeter Vertrag (CDD): Dieser Vertrag gilt für einen bestimmten Zeitraum und darf einschließlich Erneuerungen 24 Monate nicht überschreiten.

Ihre Arbeitsverträge müssen die folgenden Angaben enthalten:

• Namen und Adressen von Arbeitgeber und Arbeitnehmer
• Das Eintrittsdatum des Arbeitnehmers
• Der Arbeitsort
• Die Art der Tätigkeit und eine Tätigkeitsbeschreibung
• Die tägliche und wöchentliche Arbeitszeit des Arbeitnehmers
• Das Grundgehalt
• Dauer des bezahlten Jahresurlaubs
• Kündigungsfristen
• Dauer der Probezeit, sofern vorhanden

Probezeiten

Eine Probezeit ermöglicht es Ihnen und dem Arbeitnehmer zu sehen, ob die Stelle passt. Sie muss im schriftlichen Vertrag festgehalten sein, um gültig zu sein. Die Mindestprobezeit beträgt zwei Wochen. Die maximale Dauer hängt von der Qualifikation und dem Gehalt des Arbeitnehmers ab.

In den ersten zwei Wochen der Probezeit können weder Sie noch der Arbeitnehmer den Vertrag ohne triftigen Grund kündigen. Nach den ersten zwei Wochen kann jede Seite den Vertrag mit einer Kündigungsfrist beenden. Die Länge der Kündigungsfrist hängt von der Dauer der Probezeit ab.

Arbeitsstunden & Überstunden

Die regulären Arbeitsstunden in Luxemburg sind 8 Stunden täglich und 40 Stunden wöchentlich. Die maximale Arbeitszeit, einschließlich Überstunden, darf 10 Stunden täglich oder 48 Stunden wöchentlich nicht überschreiten.

Über die Standardstunden hinausgeleistete Arbeit gilt als Überstunden. Sie müssen die Arbeitnehmer für Überstunden auf eine der folgenden Weisen kompensieren:

• Bezahlter Freizeitausgleich: 1,5 Stunden bezahlter Freizeitausgleich für jede gearbeitete Überstunde.
• Zusätzliche Bezahlung: Mindestens 140 % des regulären Stundenlohns des Arbeitnehmers.

Öffentliche & regionale Feiertage

Luxemburg hat 11 offizielle Feiertage. Fällt ein Feiertag auf ein Wochenende, müssen Sie Ihren Arbeitnehmern innerhalb der nächsten drei Monate einen zusätzlichen freien Tag gewähren.

Die Feiertage sind:

• Neujahrstag (1. Januar)
• Ostermontag
• Tag der Arbeit (1. Mai)
• Europatag (9. Mai)
• Christi Himmelfahrt
• Pfingstmontag
• Nationalfeiertag (23. Juni)
• Maria Himmelfahrt (15. August)
• Allerheiligen (1. November)
• Weihnachten (25. Dezember)
• Stephanstag (26. Dezember)

Einstellung von Contractors in Luxemburg

Die Beschäftigung unabhängiger Contractors in Luxemburg kann Flexibilität und Zugang zu spezialisierten Fähigkeiten bieten. Contractors sind nicht durch die gleichen Arbeitsgesetze wie Arbeitnehmer abgedeckt. Das bedeutet, sie haben keinen Anspruch auf Mindestlohn, bezahlten Urlaub oder Schutz bei ungerechtfertigter Kündigung.

Es ist sehr wichtig, Arbeiter korrekt zu klassifizieren. Wenn ein Arbeiter wie ein Arbeitnehmer behandelt, aber als Contractor eingestuft wird, können Sie mit ernsten Strafen rechnen. Das wird als Missklassifizierung bezeichnet. Die Behörden in Luxemburg prüfen, wieviel Kontrolle Sie über die Aufgaben und den Zeitplan des Arbeiters haben. Bei hoher Kontrolle ist der Arbeiter wahrscheinlich ein Arbeitnehmer.

Ein Employer of Record (EOR) kann Ihnen helfen, Risiken der Missklassifizierung zu vermeiden. Ein EOR fungiert als rechtlicher Arbeitgeber für Ihre Arbeiter in Luxemburg. Er übernimmt alle rechtlichen und administrativen Aufgaben, inklusive:

• Erstellung von konformen Arbeitsverträgen
• Verwaltung von Gehaltsabrechnung und Steuern
• Sicherstellung der Einhaltung der lokalen Arbeitsgesetze

Die Nutzung eines EOR ermöglicht es Ihnen, Talente in Luxemburg zu beschäftigen, ohne eine rechtliche Einheit im Land zu gründen. Das spart Zeit und minimiert Ihr Risiko.

In Luxemburg umfasst Ihre Vergütung mehr als nur Ihr Grundgehalt. Das System basiert auf einer Grundlage obligatorischer Sozialversicherungsbeiträge sowohl von Ihnen als auch von Ihrem Arbeitgeber. Diese Beiträge finanzieren Krankenversicherung, Renten und andere soziale Programme. Ihr endgültiges Nettoeinkommen ist Ihr Bruttogehalt minus diese Beiträge und einkommenssteuer.

Gehaltsabrechnungszyklen & Lohnstruktur

Die meisten Unternehmen in Luxemburg zahlen ihre Mitarbeiter einmal im Monat. Diese Zahlung erfolgt in der Regel am letzten Tag des Monats.

• Arbeitsvertrag: Ihr Bruttogehalt ist der im Arbeitsvertrag vereinbarte Betrag.
• 13. Monatsgehalt: Es ist üblich, dass Arbeitgeber ein "13. Monatsgehalt" zahlen. Dies ist ein zusätzliches Monatsgehalt, das in der Regel am Ende des Jahres ausgezahlt wird. Einige Luxemburger Arbeitgeber können auch ein zusätzliches halbes Monatsgehalt gewähren.

Überstunden & Mindestlöhne

Die Standardarbeitswoche beträgt 40 Stunden, basierend auf einem 8-Stunden-Tag.

• Überstundenzahlung: Wenn Sie mehr als die standardmäßigen 40 Stunden arbeiten, muss Ihr Arbeitgeber Sie für die zusätzliche Zeit bezahlen. Der Überstundenzuschlag beträgt in der Regel 150 % Ihres regulären Gehalts.
• Mindestlohn: Luxemburg hat einen sozialen Mindeslohn, der sich nach Ihrem Alter und Qualifikationsniveau richtet. Ab dem 1. Januar 2026 beträgt der monatliche Mindestlohn für Fachkräfte über 18 Jahren €3.244,48, während der Satz für ungelernte Arbeiter über 18 €2.703,74 beträgt. Die Sätze werden für jüngere Arbeiter angepasst.

Arbeitgebersteuern und -beiträge

Ihr Arbeitgeber zahlt im Auftrag mehrere Beiträge zur Sozialversicherung. Diese werden auf Basis Ihres Bruttogehalts berechnet und sind nicht von Ihrem Lohn abgezogen.

Arbeitnehmersteuern und -abzüge

Sie leisten ebenfalls Sozialversicherungsbeiträge von Ihrem Bruttogehalt. Zusätzlich zahlen Sie Einkommenssteuer.

Neben diesen Abzügen zahlen Sie Einkommenssteuer. Luxemburg verwendet ein progressives Steuersystem mit 22 verschiedenen Stufen, die von 0 % bis 42 % reichen. Die Höhe der Steuer hängt von Ihrem Gesamteinkommen und Ihrer Steuerklasse ab, die durch Ihre persönliche Situation bestimmt wird, etwa ob Sie ledig, verheiratet oder alleinerziehend sind.

In Luxemburg finden Sie ein starkes System von Mitarbeitervorteilen und Urlaubstagen. Dies ist ein wichtiger Teil der Arbeitskultur des Landes und wird oft durch Tarifverträge in bestimmten Sektoren beeinflusst. Es hilft Ihnen, großartige Talente zu gewinnen und zu halten. Die Regierung legt Mindeststandards für viele Vorteile fest. Dies stellt sicher, dass jeder fair behandelt wird.

Gesetzlicher Urlaub

Das Gesetz in Luxemburg verpflichtet Arbeitgeber, mehrere Arten von bezahltem Urlaub anzubieten.

• Jahresurlaub Sie müssen den Mitarbeitern mindestens 26 Arbeitstage bezahlten Urlaub pro Jahr gewähren. Um Anspruch auf Urlaubstage zu haben, müssen die Mitarbeiter mindestens drei aufeinanderfolgende Monate bei Ihnen beschäftigt sein.
• Krankheitstage Wenn ein Mitarbeiter krank ist, kann er bis zu 26 Wochen Krankheitsurlaub nehmen. Für die ersten 77 Tage zahlen Sie das volle Gehalt. Danach übernimmt das Sozialversicherungssystem.
• Mutterschaftsurlaub Schwangere Mitarbeiterinnen erhalten 20 Wochen Mutterschaftsurlaub. Dieser ist in acht Wochen vor dem Geburtstermin und 12 Wochen danach aufgeteilt. Die Sozialversicherung bezahlt diesen Urlaub.
• Vaterschaftsurlaub Väter haben Anspruch auf 10 Tage Vaterschaftsurlaub. Sie müssen diesen innerhalb von zwei Monaten nach der Geburt des Kindes nehmen.
• Elternzeit Beide Elternteile können Elternzeit nehmen. Die Dauer dieses Urlaubs hängt von ihrem Arbeitsvertrag und den Arbeitsstunden ab. Der Kinderzukunftsfonds zahlt während dieser Zeit eine Zulage, nicht der Arbeitgeber.
• Adoptionsurlaub Wenn ein Mitarbeiter ein Kind unter 12 Jahren adoptiert, hat er Anspruch auf 12 Wochen Adoptionsurlaub.

Feiertage & regionale Feiertage

Luxemburg hat jedes Jahr eine Reihe von Feiertagen.

Typische zusätzliche Leistungen

Viele Unternehmen bieten Zusatzleistungen an, um Mitarbeiter anzuziehen und zu binden. Hier ist ein Blick auf sowohl gesetzlich vorgeschriebene als auch gängige optionale Vorteile.

Wie ein Employer of Record bei der Einrichtung von Vorteilen helfen kann

Die Einrichtung von Mitarbeitervorteilen in einem neuen Land kann komplex sein. Ein Employer of Record (EOR) vereinfacht diesen Prozess für Sie.

Ein EOR kennt bereits die lokalen Gesetze und gängigen Praktiken in Luxemburg. Sie übernehmen die Verwaltung aller gesetzlichen Vorteile. Das stellt sicher, dass Sie alle Vorschriften einhalten.

Ein EOR kann Sie auch in Bezug auf wettbewerbsfähige zusätzliche Leistungen beraten. Sie können Ihnen helfen, ein Vorteilsangebot zu erstellen, das Top-Talente auf dem lokalen Markt anzieht. Das spart Ihnen Zeit und reduziert Risiken. Sie können sich auf Ihre Geschäftsziele konzentrieren, während der EOR die Details der Mitarbeitervorteile verwaltet.

Lassen Sie uns den Prozess der Beendigung und Offboarding in Luxemburg durchgehen. Es ist ein strukturierter Prozess mit klaren Regeln für sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer. Bei der Beendigung eines Arbeitsvertrags müssen Sie ein schriftliches Kündigungsschreiben vorlegen. Dieses Schreiben muss den Kündigungsgrund deutlich angeben. In Luxemburg benötigen Sie einen gültigen Kündigungsgrund, der sich auf das Verhalten des Mitarbeiters oder wirtschaftliche Gründe beziehen kann.

Kündigungsfristen

Bei der Kündigung eines Mitarbeiters müssen Sie ihm eine Kündigungsfrist einräumen. Die Dauer dieser Frist hängt davon ab, wie lange der Mitarbeiter für Ihr Unternehmen gearbeitet hat.

Für Unternehmen mit mehr als 150 Mitarbeitern müssen Sie den Mitarbeiter vor der Kündigung zu einem vorläufigen Gespräch einladen. Wenn Ihr Unternehmen weniger als 150 Mitarbeiter hat, können Sie die Kündigung direkt aussprechen.

Abfindung

Mitarbeiter in Luxemburg können Anspruch auf eine Abfindung haben. Dies hängt ebenfalls von ihrer Dauer der Beschäftigung ab.

Wenn Sie nicht die korrekte Kündigungsfrist einhalten, hat der Arbeitnehmer Anspruch auf Entschädigung.

Wie Rivermate ein regelkonformes Ausscheiden handhabt

Die Navigation bei Mitarbeiteraustritten in einem anderen Land kann komplex sein. Wir machen es einfach. Bei Rivermate übernehmen wir den gesamten Offboarding-Prozess, um sicherzustellen, dass Sie alle Arbeitsgesetze Luxemburgs einhalten.

• Dokumentation: Wir bereiten alle notwendigen Beendigungsdokumente vor und verwalten sie.
• Compliance: Unser Team sorgt dafür, dass Kündigungsfristen und Abfindungen gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
• Abschlussgehalt: Wir verarbeiten die letzte Gehaltsabrechnung, einschließlich ausstehender Gehälter, Leistungen und Abfindungen.

Wir kümmern uns um die Details, damit Sie sich auf Ihr Geschäft konzentrieren können. Unser Prozess sorgt für einen reibungslosen und regelkonformen Austritt für Sie und Ihren Mitarbeiter.

Navigating the visa and work permit process in Luxembourg is an essential step to hiring talent from outside the European Union. If you are looking to employ non-EU nationals, you will need to engage with the country's immigration system. The process involves multiple steps, starting with an application for a temporary authorization to stay, followed by a visa application if required, and finally, a residence permit upon arrival.

Beschäftigungsvisa & Sponsoring-Realiäten

Ein Employer of Record (EOR) kann eine praktische Lösung für die Einstellung und das Sponsoring ausländischer Arbeiter in Luxemburg sein. Ein EOR verfügt über eine eingetragene Rechtsperson im Land und kann Arbeitserlaubnisse für Ihre Mitarbeitenden sponsern. Dies ist oft der häufigste Weg für Unternehmen, die Vollzeit ausländische Talente einstellen möchten.

Es gibt jedoch einige Realitäten, die zu berücksichtigen sind:

• EOR Sponsoring: Ein EOR kann Arbeitserlaubnisse sponsern, was ein notwendiger Schritt für die Beschäftigung von Nicht-EU-Bürgern ist. Sie können Ihnen helfen, die Komplexitäten des Antragsprozesses zu navigieren.
• Visaquoten: Die Möglichkeit, eine ausländische Mitarbeitende zu sponsern, kann durch Visaquoten eingeschränkt sein, die die Anzahl der verfügbaren Genehmigungen begrenzen.
• Arbeitgeberpflichten: Als Arbeitgeber müssen Sie oder Ihr EOR ein gültiges Jobangebot vorlegen und den Bedarf für die Einstellung einer ausländischen Person rechtfertigen. Dies beinhaltet oft den Nachweis, dass innerhalb der EU keine geeigneten Kandidaten gefunden wurden.

Hier sind die gängigen Visatypen, bei denen ein EOR typischerweise Unterstützung bieten kann:

Business-Reise-Compliance

Für kurzfristige Geschäftsreisen nach Luxemburg sind bestimmte Compliance-Regeln zu beachten. Diese Reisen erfolgen in der Regel für Aktivitäten wie Meetings, Verhandlungen oder Konferenzen und werden durch ein Kurzaufenthaltsvisum (Visa C) abgedeckt, falls erforderlich.

Wichtige Compliance-Punkte für Geschäftsreisende:

• Visa-Anforderungen: Bürger vieler Nicht-EU-Länder benötigen ein Schengen-Visum (Typ C), um nach Luxemburg für geschäftliche Zwecke einzureisen.
• Aufenthaltsdauer: Das Kurzaufenthaltsvisum erlaubt maximal 90 Tage innerhalb eines 180-Tage-Zeitraums.
• Ankunftsmeldung: Bei der Einreise nach Luxemburg müssen Nicht-EU-Bürger ihre Ankunft bei der lokalen Verwaltung ihrer Wohnadresse innerhalb von drei Tagen anzeigen.
• Erforderliche Dokumente: Geschäftsreisende sollten bereit sein, Dokumente vorzulegen, die den Zweck ihres Besuchs belegen. Dazu können gehören:
  • Eine Einladung vom Unternehmen in Luxemburg.
  • Nachweis der Unterbringung, wie eine Hotelreservierung.
  • Nachweis über ausreichende finanzielle Mittel für den Aufenthalt.
  • Krankenversicherung, die im Schengen-Raum gültig ist.