Employer of Record in Belgien

Ein Employer of Record, oder EOR, ist ein Unternehmen, das rechtlich Mitarbeiter in Ihrem Auftrag in einem anderen Land einstellt. Denken Sie an sie als Ihr HR-Team in Belgien. Sie kümmern sich um alle kniffligen Aspekte der Beschäftigung, wie Gehaltsabrechnung, Steuern, Sozialleistungen und die Einhaltung der lokalen Arbeitsgesetze. Das bedeutet, dass Sie Talente in Belgien einstellen können, ohne dort eine eigene juristische Einheit zu gründen. Für Unternehmen, die expandieren möchten, kann ein EOR wie Rivermate den Prozess erheblich vereinfachen.

Wie ein Employer of Record (EOR) in Belgien funktioniert

Die Nutzung eines EOR in Belgien ist ein unkomplizierter Prozess. So funktioniert es in der Regel:

• Sie finden das Talent: Sie rekrutieren und wählen die Person aus, die Sie in Belgien einstellen möchten.
• Der EOR stellt sie ein: Der EOR stellt den Mitarbeiter rechtlich über seine belgische Einheit ein. Er erstellt einen konformen Arbeitsvertrag.
• Onboarding wird übernommen: Der EOR kümmert sich um alle notwendigen Unterlagen, damit Ihr neues Teammitglied starten kann.
• Sie verwalten HR-Aufgaben: Der EOR übernimmt die monatliche Gehaltsabrechnung, Steuern und Sozialversicherungsbeiträge. Laut dem Federal Public Service Employment, Labour and Social Dialogue umfasst dies die Einhaltung aller belgischen Vorschriften (www.employment.belgium.be).
• Sie verwalten die tägliche Arbeit: Ihr neuer Mitarbeiter arbeitet für Ihr Unternehmen, genau wie jedes andere Teammitglied. Sie steuern seine täglichen Aufgaben und Projekte.

Warum einen Employer of Record in Belgien nutzen

Die Nutzung eines EOR in Belgien hilft Ihnen, Talente schnell zu rekrutieren, ohne den Aufwand, eine lokale Firma zu gründen. Es ist eine praktische Möglichkeit, einen neuen Markt zu testen oder eine Schlüsselperson einzustellen, ohne große Investitionen zu tätigen.

Hier sind einige der wichtigsten Vorteile:

• Rechtssicherheit: Belgische Arbeitsgesetze können komplex sein. Ein EOR stellt sicher, dass Sie alle Regeln einhalten, von Verträgen bis zu Kündigungsverfahren.
• Zeit und Geld sparen: Die Gründung einer juristischen Person in einem neuen Land dauert Zeit und kann teuer sein. Ein EOR ermöglicht es Ihnen, diesen Prozess zu umgehen.
• Zugang zu Benefits: EORs können Ihren Mitarbeitern oft wettbewerbsfähige Benefits-Pakete anbieten.
• Fokus auf Ihr Geschäft: Sie können sich auf die Ziele Ihres Unternehmens konzentrieren, während der EOR den administrativen Teil der Beschäftigung übernimmt.

Rivermates transparentes Preismodell beseitigt Komplexität mit einer einzigen, wettbewerbsfähigen monatlichen Gebühr pro Mitarbeiter. Im Gegensatz zu traditionellen PEO-Anbietern umfasst unsere Preisgestaltung in Belgien umfassende HR-Unterstützung, Benefits-Verwaltung, Compliance-Management und den Zugriff auf unser firmeneigenes Dashboard für Analysen der Belegschaft in Echtzeit. Keine versteckten Kosten, keine Einrichtungsgebühren — einfach klare Preisgestaltung, die sich am Bedarf Ihres Unternehmens ausrichtet, während in Belgien gleichzeitig die vollständige rechtliche Konformität gewährleistet ist.

Die Einstellung in Belgien bedeutet, auf eine qualifizierte und mehrsprachige Belegschaft direkt im Herzen Europas zuzugreifen. Das Land verfügt über einen gut strukturierten, aber komplexen rechtlichen Rahmen für Beschäftigung. Um erfolgreich zu rekrutieren, müssen Sie die lokalen Arbeitsgesetze verstehen, die die Rechte der Arbeitnehmer stark bevorzugen. Dieser Leitfaden führt Sie durch die wichtigsten Aspekte der Einstellung in Belgien.

Arbeitsverträge & Must-Have-Klauseln

Während mündliche Arbeitsvereinbarungen in Belgien rechtlich bindend sein können, wird ein schriftlicher Vertrag dringend empfohlen, um Klarheit zu schaffen und Streitigkeiten zu vermeiden. Für bestimmte Arten von Arbeit ist ein schriftlicher Vertrag verpflichtend. Dazu gehören:

• Befristete Verträge
• Teilzeitverträge
• Verträge für bestimmte Projekte
• Studentenverträge
• Zeitarbeit

Der Standardarbeitsvertrag in Belgien ist auf unbestimmte Zeit ausgelegt.

Ein wichtiger Punkt ist die Sprachvorschrift. Der Vertrag muss in Niederländisch, Französisch oder Deutsch verfasst sein, abhängig vom Standort Ihrer Geschäftstätigkeit. In Brüssel sollte er je nach Sprache des Mitarbeiters in Französisch oder Niederländisch sein.

Ihre Arbeitsverträge sollten stets diese wesentlichen Klauseln enthalten:

• Stellenbeschreibung Eine klare Darstellung der Rolle und Verantwortlichkeiten des Mitarbeiters.
• Vergütung Details zum Gehalt, Boni und anderen Leistungen.
• Arbeitszeiten Die regulären Arbeitszeiten und etwaige Überstundenregelungen.
• Startdatum Das offizielle Beschäftigungsdatum.
• Kündigungsfristen Die Verfahren und Fristen für die Beendigung des Vertrags.

Probezeiten

Probezeiten sind in Belgien grundsätzlich nicht erlaubt. Das Einheitliche Beschäftigungsstatusgesetz hat 2014 Probezeiten für die meisten Arbeitsverträge abgeschafft.

Ausnahmen bestätigen die Regel. Probezeiten sind weiterhin erlaubt bei:

• Studentenverträgen
• Zeitarbeit
• Interim-Agenturarbeit

Arbeitszeiten & Überstunden

Die reguläre Arbeitswoche in Belgien beträgt 38 Stunden, meist verteilt auf eine fünf Tage Woche. Das Gesetz begrenzt die Arbeitszeit grundsätzlich auf maximal 8 Stunden pro Tag.

Alle Stunden, die über die standardmäßigen 38 Stunden pro Woche hinausgehen, gelten als Überstunden und müssen vergütet werden. Die Sätze für Überstundenvergütung sind:

Statt Überstundenvergütung können auch Freizeitausgleichstage angeboten werden.

Anfang 2022 führte Belgien eine Arbeitsmarktreform ein, die den Arbeitnehmern die Möglichkeit gibt, eine Vier-Tage-Woche zu beantragen. In diesem Modell würden sie insgesamt 38 Stunden arbeiten, verteilt auf vier längere Tage.

Öffentliche & regionale Feiertage

Arbeitnehmer in Belgien haben Anspruch auf 10 bezahlte Feiertage pro Jahr. Fällt ein Feiertag auf ein Wochenende, wird dieser in der Regel durch einen freien Wochentag ersetzt.

Nationale Feiertage 2025

Neben den nationalen Feiertagen gibt es auch regionale Feiertage für die flämische, französische und deutschsprachige Gemeinschaft.

Contractors in Belgien einstellen

Die Einstellung von unabhängigen Contractors in Belgien kann Flexibilität und Zugang zu spezialisierten Fähigkeiten bieten. Es ist jedoch entscheidend, Arbeiter korrekt zu klassifizieren, um rechtliche und finanzielle Strafen zu vermeiden. Die belgischen Behörden sind streng bei „Fake-Independent“, wenn ein Arbeiter als Contractor klassifiziert, aber wie ein Arbeitnehmer behandelt wird.

Eine falsche Einstufung eines Mitarbeiters als Contractor kann zu erheblichen Risiken führen, darunter:

• Nachzahlungen von Sozialversicherungsbeiträgen
• Nicht gezahlte Steuern und Bußgelder
• Rückwirkende Gewährung von Arbeitnehmerleistungen

Ein Employer of Record (EOR) kann Ihnen helfen, diese Risiken zu minimieren. Ein EOR fungiert als rechtlicher Arbeitgeber für Ihre Arbeiter in Belgien und stellt die vollständige Einhaltung der lokalen Arbeitsgesetze sicher. Das bedeutet, der EOR kümmert sich um Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnung, Steuern und Leistungen. Durch die Nutzung eines EOR können Sie Contractors in Belgien mit Vertrauen einstellen, in dem Wissen, dass das Risiko der Fehlklassifizierung für Sie gemanagt wird.

Das Navigieren durch Vergütung und Gehaltsabrechnung in Belgien erfordert ein klares Verständnis seines strukturierten Systems. Sie werden feststellen, dass es stark reguliert ist, mit umfangreichen Schutzmaßnahmen für die Arbeitnehmer. Das System basiert auf Arbeitsverträgen, Tarifverträgen und nationalen Arbeitsgesetzen. Zu den Schlüsselelementen gehören verpflichtende Sozialversicherungsbeiträge sowohl von Arbeitgebern als auch von Arbeitnehmern, ein progressives Einkommensteuersystem und spezifische Regeln für Löhne und Arbeitszeiten.

Gehaltsabrechnungszyklen & Lohnstruktur

In Belgien ist der Gehaltsabrechnungsprozess unkompliziert und einheitlich.

• Monatliche Zahlungen: Sie zahlen Ihren Mitarbeitern monatlich. Gehälter werden in der Regel am letzten Tag des Monats ausgezahlt.
• 13. Monatsgehalt: Die meisten Arbeitnehmer in Belgien haben Anspruch auf ein "13. Monatsgehalt". Dies ist ein zusätzliches Monatsgehalt, das üblicherweise am Ende des Jahres gezahlt wird. Einige Vereinbarungen beinhalten sogar eine anteilige 14. Monatszahlung. Wenn ein Mitarbeiter kein volles Kalenderjahr gearbeitet hat, wird diese Zahlung anteilig berechnet.
• Urlaubsgeld: Arbeitnehmer erhalten außerdem ein Urlaubsgeld. Dieses ist getrennt vom 13. Monatsgehalt und wird typischerweise ausgezahlt, wenn der Mitarbeiter seinen Haupturlaub nimmt. Es wird mit 92 % ihres Bruttomonatsgehalts berechnet.

Überstunden & Mindestlöhne

Arbeitszeiten und Bezahlung sind gesetzlich klar geregelt.

• Regelarbeitszeit: Eine Standardarbeitswoche in Belgien umfasst 38 Stunden, mit einer allgemeinen Höchstarbeitszeit von 8 Stunden pro Tag.
• Überstunden: Wenn Ihre Mitarbeiter über diese Stunden hinaus arbeiten, müssen Sie ihnen Überstunden vergüten. Der Satz beträgt 50 % extra für Arbeit an Wochentagen und Samstagen sowie 100 % für Sonntage und Feiertage.
• Mindestlohn: Belgien hat einen nationalen Mindestlohn, der als Guaranteed Average Minimum Monthly Income (GAMMI) bezeichnet wird. Anfang 2025 liegt dieser bei etwa €2.112 pro Monat für Arbeitnehmer ab 18 Jahren. Viele Branchen haben jedoch eigene Tarifverträge, die höhere Mindestlöhne festlegen.

Arbeitgebersteuern und Beiträge

Als Arbeitgeber sind Sie verantwortlich für die Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen für Ihre Mitarbeiter. Diese Beiträge finanzieren Gesundheitsversorgung, Renten und Arbeitslosengeld.

Arbeitnehmersteuern und Abzüge

Ihre Mitarbeiter leisten ebenfalls Beiträge zum Sozialversicherungssystem und zahlen Einkommensteuer.

In Belgien finden Sie ein starkes System von Mitarbeitervorteilen und Urlaubsansprüchen. Dieses wird durch staatliche Gesetze und Tarifverträge geprägt. Das Ziel ist es, eine solide Unterstützung für Mitarbeitende zu bieten, die Gesundheit, Familie und Work-Life-Balance abdeckt.

Gesetzlicher Urlaub

Das belgische Recht sieht verschiedene Arten von bezahltem Urlaub vor.

• Jahresurlaub Mitarbeitende mit einer Fünf-Tage-Woche erhalten mindestens 20 bezahlte Tage Urlaub pro Jahr. Personen, die eine Sechs-Tage-Woche arbeiten, haben Anspruch auf 24 Tage. Dieser Urlaub basiert auf der Anzahl der Monate, die im vorherigen Kalenderjahr gearbeitet wurden.
• Krankheitstage Wenn Sie krank werden, zahlt Ihr Arbeitgeber Ihr volles Gehalt für die ersten 30 Tage. Danach übernimmt die Krankenkasse eine reduzierte Zahlung. Sie benötigen ein ärztliches Attest, um Ihre Krankheit zu bestätigen.
• Mutterschaftsurlaub Schwangere Mütter erhalten 15 Wochen bezahlten Urlaub. Dieser kann bei Mehrlingsgeburten verlängert werden. Die Bezahlung wird durch Sozialversicherungsleistungen gedeckt.
• Vaterschaftsurlaub Väter haben Anspruch auf 20 Tage bezahlten Urlaub. Dieser muss innerhalb der ersten vier Monate nach der Geburt des Kindes genommen werden. Die ersten drei Tage werden vom Arbeitgeber bezahlt, der Rest wird durch die öffentliche Krankenversicherung abgedeckt.

Feiertage & regionale Feiertage

Belgien beobachtet zehn offizielle Feiertage. Fällt ein Feiertag auf ein Wochenende, müssen Arbeitgeber einen Ersatzruhetag gewähren. Es gibt auch Feiertage, die spezifisch für die verschiedenen Sprachgemeinschaften sind.

Typische zusätzliche Leistungen

Viele Unternehmen in Belgien bieten zusätzliche Vorteile neben den gesetzlichen Anforderungen an. Diese helfen, talentierte Mitarbeitende zu gewinnen und zu halten.

Wie ein EOR bei der Einrichtung von Vorteilen helfen kann

Die Einrichtung eines wettbewerbsfähigen Vorteilsprogramms in einem neuen Land kann komplex sein. Ein Employer of Record (EOR) vereinfacht diesen Prozess für Sie.

Ein EOR verfügt bereits über eine juristische Person in Belgien. Wir übernehmen alle administrativen Aufgaben bei der Verwaltung von Mitarbeitervorteilen. Dazu gehört alles von der Anmeldung der Mitarbeitenden bei der obligatorischen Sozialversicherung bis hin zur Beschaffung und Verwaltung beliebter zusätzlicher Leistungen.

Wir stellen sicher, dass Ihr Vorteilsangebot allen lokalen Gesetzen und Tarifverträgen entspricht. Das spart Ihnen Zeit und reduziert Risiken. Sie können Ihrem Team in Belgien großartige Vorteile bieten, ohne den Kopfzerbrechen, sie selbst verwalten zu müssen.

Die Kündigung eines Mitarbeiters in Belgien beinhaltet einen strukturierten Prozess. Dabei müssen Sie bestimmte gesetzliche Regeln einhalten. Dies gewährleistet eine faire und rechtskonforme Trennung für alle Beteiligten. Der Prozess umfasst alles von der Kündigung bis zu den Schlusszahlungen. Eine korrekte Abwicklung schützt Ihr Unternehmen und respektiert den Mitarbeiter.

Kündigungsfristen

Wenn Sie einen Arbeitsvertrag in Belgien beenden, ist in der Regel eine Kündigungsfrist erforderlich. Dies ist ein wichtiger Bestandteil des belgischen Arbeitsrechts. Die Länge der Kündigungsfrist hängt davon ab, wie lange der Mitarbeiter bei Ihnen beschäftigt ist.

Für Verträge, die nach dem 1. Januar 2014 begonnen haben, sind die Kündigungsfristen standardisiert. Dies macht es sowohl für Sie als auch für Ihren Mitarbeiter klarer. Hier einige Beispiele für die Kündigungsfristen, die Sie einhalten müssen:

Sie müssen die Kündigung schriftlich mitteilen. Dies kann per Einschreiben oder durch einen Gerichtsvollzieher erfolgen. Die Kündigung muss angeben, wann die Frist beginnt und wie lange sie dauert.

In einigen Fällen, wie bei schwerwiegendem Fehlverhalten, können Sie einen Vertrag sofort ohne Kündigungsfrist kündigen. Allerdings müssen Sie den Mitarbeiter innerhalb von drei Arbeitstagen nach Feststellung des Fehlverhaltens über diese Kündigung informieren.

Abfindung

Anstelle der Arbeit während der Kündigungsfrist können Sie sich entscheiden, dem Mitarbeiter eine Abfindung zu zahlen. Dies wird oft als severance pay bezeichnet. Die Zahlung entspricht dem Gehalt, das der Mitarbeiter während der Kündigungsfrist verdient hätte.

Dieser Betrag umfasst das reguläre Gehalt des Mitarbeiters sowie vertragliche Leistungen. Eine korrekte Berechnung ist entscheidend, um rechtskonform zu bleiben und rechtliche Probleme zu vermeiden. Sie können auch eine Kombination aus Kündigungsfrist und einer abschließenden Abfindung verwenden.

Wie Rivermate rechtskonforme Austritte handhabt

Die Beendigung von Mitarbeitenden in einem anderen Land kann komplex sein. Wir übernehmen den gesamten Offboarding-Prozess für Sie. Wir stellen sicher, dass jeder Schritt rechtskonform mit belgischem Recht erfolgt.

So unterstützen wir Sie:

• Compliance-Check: Wir prüfen den Arbeitsvertrag und die lokalen Gesetze, um die richtige Kündigungsfrist und Abfindung zu bestimmen.
• Dokumentation: Wir bereiten alle notwendigen Kündigungsdokumente vor und liefern sie im korrekten Format und in der richtigen Sprache.
• Berechnungen: Wir ermitteln die endgültige Zahlung genau, inklusive etwaiger Abfindungen und nicht genommener Urlaubstage.
• Beratung: Wir geben Ihnen und dem Mitarbeiter klare Hinweise, um den Prozess reibungslos und transparent zu gestalten.

Mit Rivermate können Sie sicher sein, dass Mitarbeiteraustritte professionell und rechtskonform gemanagt werden. So können Sie sich auf Ihr Geschäft konzentrieren, während wir die Details übernehmen.

Die Navigation durch Visa- und Arbeitserlaubnisse in Belgien kann komplex erscheinen. Der Schlüssel liegt darin, zu verstehen, dass für Nicht-EU-Bürger, die in Belgien länger als 90 Tage arbeiten möchten, eine kombinierte Arbeit- und Aufenthaltserlaubnis, bekannt als das Single Permit, erforderlich ist. Ihr Arbeitgeber muss diesen Prozess für Sie einleiten. Er muss nachweisen, dass er keinen geeigneten Kandidaten innerhalb der EU finden konnte, bevor er Ihnen das Angebot macht. Sobald die Arbeitserlaubnis genehmigt ist, können Sie Ihren Langzeitvisum, auch D-Visum genannt, beantragen, das Ihnen die Einreise nach Belgien ermöglicht.

Beschäftigungsvisa & Sponsoring-Realitäten

Wenn es um die Einstellung internationaler Talente geht, liegt die Verantwortung für das Sponsoring beim Arbeitgeber. Das bedeutet, sie kümmern sich um den Antragsprozess und stellen sicher, dass alles den belgischen Gesetzen entspricht.

Ein Employer of Record (EOR) kann hier eine praktische Lösung sein. Ein EOR verfügt bereits über eine rechtliche Einheit in Belgien, sodass sie Mitarbeiter in Ihrem Auftrag einstellen und sponsern können. Dies erspart Ihnen die Notwendigkeit, eine eigene Einheit zu gründen, was ein langer und kostspieliger Prozess sein kann. Ein EOR übernimmt die offizielle Arbeitgeberrolle, verwaltet Gehaltsabrechnung, Steuern, Sozialleistungen und die Einhaltung der Einwanderungsgesetze.

Hier sind die gängigen Wege für eine Beschäftigung in Belgien:

• Single Permit: Dies ist die Standardgenehmigung für die meisten Nicht-EU-Mitarbeiter, die in Belgien länger als 90 Tage arbeiten. Es kombiniert das Recht auf Arbeit und Aufenthalt in einem Antrag.
• EU Blue Card: Dies ist eine Option für hochqualifizierte Fachkräfte. Sie hat höhere Gehalts- und Bildungsanforderungen, bietet aber mehr Flexibilität beim Wechsel zwischen EU-Ländern.

Compliance bei Geschäftsreisen

Für kurzfristige Reisen gelten andere Regeln. Wenn Sie zu Geschäftstreffen, Konferenzen oder Messen für bis zu 90 Tage innerhalb eines 180-Tage-Zeitraums reisen, benötigen Sie wahrscheinlich ein Schengen Business Visum (Typ C).

Einige Staatsangehörige, wie die Vereinigten Staaten, Kanada und das Vereinigte Königreich, sind jedoch von dieser Visumpflicht für kurze Geschäftsbesuche befreit. Sie können mit einem gültigen Reisepass in den Schengen-Raum einreisen.

Beachten Sie diese wichtigen Punkte für Geschäftsreisen:

• Die 90/180-Tage-Regel: Sie dürfen sich maximal 90 Tage innerhalb eines 180-Tage-Zeitraums im Schengen-Raum aufhalten.
• Erlaubte Aktivitäten: Geschäftsreisen sind im Allgemeinen auf Aktivitäten wie Teilnahme an Meetings oder Konferenzen beschränkt. Sie dürfen keine tatsächliche Arbeit verrichten.
• Limosa-Erklärung: Für einige kurzfristige Arbeiten muss eine Limosa-Erklärung abgegeben werden. Es gibt jedoch eine Ausnahme für die Teilnahme an Geschäftstreffen in einem "geschlossenen Kreis", die Aufenthalte von bis zu 20 aufeinanderfolgenden Tagen pro Treffen erlaubt, mit einer Obergrenze von 60 Tagen pro Jahr.