Employer of Record in Belgien

Die Einstellung von Mitarbeitern in Belgien erfordert ein umfassendes Verständnis der lokalen Arbeitsgesetze, Steuerregelungen und Sozialversicherungsbeiträge. Die belgische Beschäftigungslandschaft ist bekannt für ihren robusten Arbeitnehmerschutz und ein umfassendes Leistungssystem, was die Einhaltung der Vorschriften zu einer entscheidenden Überlegung für jedes internationale Unternehmen macht, das sein Team dort erweitern möchte. Die Navigation durch diese Anforderungen kann komplex und zeitaufwendig sein, insbesondere für Unternehmen ohne bestehende lokale Präsenz.

Unternehmen, die ihre Belegschaft nach Belgien erweitern möchten, haben in der Regel einige wichtige Optionen zu berücksichtigen, wenn es um die Beschäftigung von Mitarbeitern geht. Jeder Ansatz bringt unterschiedliche Implikationen hinsichtlich rechtlicher Verpflichtungen, administrativem Aufwand und insgesamt flexiblen Gestaltungsmöglichkeiten mit sich.

• Gründung einer lokalen Rechtseinheit: Dies beinhaltet die Einrichtung einer Tochtergesellschaft oder Niederlassung in Belgien, ein Prozess, der erhebliche Zeit, Investitionen und laufendes administratives Management erfordert, um die Einhaltung der Unternehmens- und Arbeitsgesetze sicherzustellen.
• Nutzung eines Employer of Record (EOR): Die Zusammenarbeit mit einem EOR-Dienstleister, wie Rivermate, ermöglicht es Unternehmen, Mitarbeiter in Belgien zu beschäftigen, ohne eine lokale Einheit zu gründen. Der EOR fungiert als rechtlicher Arbeitgeber und übernimmt alle Compliance- und Gehaltsabrechnungsverantwortlichkeiten.
• Engagement eines unabhängigen Contractors: Für kurzfristige Projekte oder spezielle Aufgaben könnte die Einstellung eines unabhängigen Contractors einfacher erscheinen. Diese Option birgt jedoch das Risiko der Fehlklassifizierung, wenn die Arbeitsbeziehung einem Arbeitsvertrag ähnelt, was potenziell zu erheblichen Strafen führen kann.

Wie ein EOR in Belgien funktioniert

Ein Employer of Record (EOR)-Dienst vereinfacht die globale Expansion, indem er die rechtlichen und administrativen Belastungen der Beschäftigung übernimmt. In Belgien fungiert ein EOR als rechtlicher Arbeitgeber für Ihre ausgewählten Teammitglieder und stellt die vollständige Einhaltung der lokalen Gesetze sicher. Dies ermöglicht es Ihrem Unternehmen, sich auf das Tagesgeschäft und das strategische Wachstum zu konzentrieren, während der EOR die Feinheiten der belgischen Beschäftigung regelt. Der EOR kümmert sich typischerweise um:

• Gehaltsabrechnung: Verwaltung von Gehältern, Boni und Abfindungen gemäß belgischer Vorschriften.
• Steuerliche Compliance: Abwicklung der Einkommensteuer, Sozialversicherungsbeiträge und anderer obligatorischer Lohnsteuer.
• Leistungsverwaltung: Bereitstellung konformer Leistungspakete, einschließlich Krankenversicherung, Rentenplänen und anderen gesetzlichen Anforderungen.
• HR-Unterstützung: Beratung zu lokalen Arbeitsgesetzen, Verwaltung des Mitarbeitereinstiegs und -austritts, falls erforderlich.
• Arbeitsverträge: Erstellung und Ausstellung rechtlich konformer Arbeitsverträge, die auf belgischem Recht basieren.

Vorteile der Nutzung eines EOR in Belgien

Für Unternehmen, die schnell und regelkonform Talente in Belgien einstellen möchten, ohne die Kosten und den Aufwand einer lokalen Einheit zu tragen, bietet ein EOR überzeugende Vorteile. Es vereinfacht den Einstellungsprozess und reduziert Risiken im Zusammenhang mit internationaler Beschäftigung.

• Schneller Markteintritt: Einstellung von Mitarbeitern in Belgien innerhalb von Tagen oder Wochen, ohne den langwierigen Prozess der Registrierung einer Rechtseinheit.
• Reduziertes Compliance-Risiko: Sicherstellung der vollständigen Einhaltung der komplexen belgischen Arbeitsgesetze, Steuercodes und Sozialversicherungsverpflichtungen.
• Keine Notwendigkeit für eine lokale Einheit: Vermeidung der erheblichen finanziellen und administrativen Belastung durch die Gründung und Pflege einer Tochtergesellschaft oder Niederlassung.
• Kosteneffizienz: Eliminierung des Bedarfs an dedizierten internen HR-, Rechts- und Finanzteams zur Verwaltung internationaler Gehaltsabrechnung und Compliance.
• Fokus auf das Kerngeschäft: Freisetzung interner Ressourcen, um sich auf strategische Ziele und Geschäftswachstum zu konzentrieren, anstatt auf administrative Aufgaben.

Das transparente Preismodell von Rivermate eliminiert Komplexität durch eine einzige, wettbewerbsfähige monatliche Gebühr pro Mitarbeiter. Im Gegensatz zu traditionellen PEO-Anbietern umfasst unsere Preisgestaltung in Belgien umfassenden HR-Support, Benefits-Administration, Compliance-Management und den Zugang zu unserem proprietären Dashboard für Echtzeit-Arbeitskräfteanalysen. Keine versteckten Kosten, keine Einrichtungsgebühren – nur eine unkomplizierte Preisgestaltung, die mit den Bedürfnissen Ihres Unternehmens wächst und gleichzeitig die vollständige rechtliche Konformität in Belgien gewährleistet.

Belgische Arbeitgeber müssen Sozialversicherungsbeiträge und Lohnsteuerabzüge für ihre Mitarbeitenden abführen. Ab 2025 betragen die Arbeitgeberbeiträge zur ONSS/RSZ etwa 25 % des Bruttogehalts, mit Variationen je nach Sektor und Region. Arbeitgeber sind außerdem verantwortlich für die Abzüge der progressiven Einkommensteuer vom Lohn, unter Verwendung offizieller Tabellen, die individuelle Umstände berücksichtigen, und für die monatliche oder quartalsweise Überweisung dieser Beträge.

Mitarbeitende profitieren von Abzügen wie Werbungskosten, Sozialversicherungsbeiträgen, Pensionsplänen, Hypothekenzinsen, Kinderbetreuungskosten und Steuerfreibeträgen für Angehörige, die das zu versteuernde Einkommen reduzieren. Arbeitgeber müssen strenge Meldefristen einhalten, indem sie monatliche oder quartalsweise Lohnabrechnungen sowie jährliche Steuererklärungen einreichen, die in der Regel bis Ende Juni fällig sind. Beide Parteien können dies online über das Regierungsportal erledigen.

Ausländische Arbeitnehmer und Unternehmen unterliegen zusätzlichen Regelungen, einschließlich Besteuerung von in Belgien erzielten Einkünften für Nicht-Residenzen, anwendbaren Doppelbesteuerungsabkommen und besonderen Expat-Regimen. Ausländische Firmen können auf belgische Gewinne Körperschaftsteuer schulden und müssen die Mehrwertsteuer- und Quellensteuerpflichten erfüllen.

Belgien's Gehaltslandschaft 2025 zeichnet sich durch wettbewerbsfähige Löhne in verschiedenen Branchen aus, mit deutlichen Unterschieden je nach Branche, Rolle und Standort. Zum Beispiel verdienen IT-Rollen wie Software Engineers zwischen 50.000 € und 80.000 € jährlich, während Data Scientists bis zu 95.000 € verdienen können. Gesundheitsfachkräfte wie Ärzte haben Gehälter im Bereich von 80.000 € bis 150.000 €. Große Städte wie Brüssel bieten tendenziell höhere Gehälter aufgrund der höheren Lebenshaltungskosten.

Mindestlöhne sind geregelt, wobei die gesetzliche Mindestbruttomonatsvergütung für Arbeitnehmer über 21 Jahren bei 2.018,22 € beginnt, während für jüngere Arbeitnehmer niedrigere Sätze gelten. Arbeitgeber müssen diese Vorschriften einhalten, die manchmal durch branchenspezifische Tarifverträge ergänzt werden. Vergütungspakete beinhalten oft Boni wie einen 13. Monat, Urlaubsgeld, Fahrtkostenzuschüsse, Essensgutscheine und Leistungsboni, die das Gesamteinkommen erhöhen.

Die Gehaltsabrechnung erfolgt in der Regel monatlich per Banküberweisung, wobei gesetzlich vorgeschriebene detaillierte Gehaltsabrechnungen erforderlich sind. Trends zeigen steigende Gehälter, angetrieben durch die Nachfrage nach Tech-Talenten, Inflation und einen Fokus auf Fähigkeiten, zusammen mit erhöhter Transparenz und flexiblen Leistungen, um Top-Kandidaten zu gewinnen.

Belgische Urlaubsregelungen für 2025 bieten den Mitarbeitenden verschiedene Ansprüche, um die Work-Life-Balance zu fördern. Vollzeitbeschäftigte, die fünf Tage pro Woche arbeiten, haben Anspruch auf mindestens 20 bezahlte Urlaubstage pro Jahr, basierend auf der Arbeit im Vorjahr. Mitarbeitende profitieren außerdem von 10 gesetzlichen Feiertagen, mit bezahlter Freizeit und Ausgleichstagen, falls sie an diesen Tagen arbeiten müssen.

Wichtige Datenpunkte sind:

Zusätzliche Urlaubsarten umfassen Elternzeit, Trauerurlaub, Studienurlaub und optionalen Sabbatical, mit spezifischen Bedingungen und Vorteilen. Arbeitgeber müssen sich über gesetzliche und tarifliche Regelungen auf dem Laufenden halten, um die Einhaltung zu gewährleisten und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden zu unterstützen.

Das belgische Sozialsystem verlangt von Arbeitgebern, etwa 25 % des Bruttogehalts für die Finanzierung obligatorischer Leistungen wie Gesundheitsversorgung, Arbeitslosigkeit, Renten, Familienzulagen, Arbeitsunfallversicherung und Urlaubsgeld beizusteuern. Arbeitnehmer tragen etwa 13,07 % ihres Bruttogehalts bei. Diese Beiträge gewährleisten eine umfassende Absicherung der Mitarbeitenden, stellen jedoch eine bedeutende Kostenbelastung für Arbeitgeber dar.

Das Verständnis dieser obligatorischen Kosten ist für Arbeitgeber unerlässlich, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten und wettbewerbsfähige Beschäftigungspakete in Belgien zu entwickeln. Zusätzliche Leistungen über die gesetzlichen Anforderungen hinaus sind üblich, um Talente anzuziehen und zu binden, aber die Kernbeiträge bilden einen wesentlichen Teil der Gesamtkosten für Beschäftigung.

Belgium's employment agreements are essential for defining the employer-employee relationship, ensuring legal compliance, and protecting rights. The law recognizes several contract types, each with specific features:

Legal regulations govern probation periods, confidentiality, non-compete clauses, contract modifications, and termination procedures. Employers must include mandatory clauses and adhere to specific rules for each contract type to ensure compliance and avoid disputes. Key data points include:

Understanding these frameworks helps employers manage employment relationships effectively within Belgian law.

Remote-Arbeit in Belgien wird zunehmend üblich, unterstützt durch einen rechtlichen Rahmen, der Arbeitnehmern das Recht gewährt, remote Arrangements zu beantragen, wobei Arbeitgeber verpflichtet sind, diese Anträge angemessen zu prüfen und sichere, regelkonforme Arbeitsumgebungen sicherzustellen. Zu den wichtigsten Vorschriften gehören Bestimmungen zu Recht auf Homeoffice, Arbeitgeberpflichten und sektor-spezifische Tarifverträge, die Aspekte wie Vergütung und Arbeitszeiten abdecken.

Flexible Arbeitsmöglichkeiten wie Telearbeit, Gleitzeit, verkürzte Arbeitswochen, Jobsharing und Teilzeitarbeit werden breit umgesetzt. Arbeitgeber sollten klare Richtlinien entwickeln, effektiv kommunizieren, Mitarbeitende schulen und diese Arrangements regelmäßig evaluieren, um eine optimale Umsetzung zu gewährleisten.

Der Datenschutz bleibt kritisch und wird durch die GDPR sowie belgische Gesetze geregelt. Arbeitgeber müssen sichere Geräte, transparente Datenschutzrichtlinien, Verletzungsprotokolle und Mitarbeiterschulungen sicherstellen. Zusätzlich sind sie verantwortlich für die Bereitstellung notwendiger Ausrüstung und die Erstattung arbeitsbezogener Ausgaben, die bei ordnungsgemäßer Dokumentation in der Regel steuerfrei sind. Eine zuverlässige Technologieinfrastruktur—including VPNs, Kollaborationstools, Cloud-Dienste und technischen Support—is essentiell für effektives Remote-Arbeiten.

Das Arbeitsrecht Belgiens schreibt strenge Verfahren für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses vor, wobei Kündigungsfristen, gerechtfertigte Gründe und Dokumentation betont werden, um rechtmäßige Kündigungen sicherzustellen. Arbeitgeber müssen sich an spezifische Kündigungsfristen halten, die je nach Beschäftigungsdauer variieren und von 1 Woche bei weniger als 3 Monaten Dienstzeit bis zu 48 Wochen bei über 120 Monaten reichen, mit möglichen Anpassungen basierend auf Tarifverträgen oder Verträgen.

Abfindungszahlungen, berechnet auf Grundlage des Bruttogehalts des Mitarbeiters während der Kündigungsfrist, sind erforderlich, wenn das Arbeitsverhältnis ohne ordnungsgemäße Kündigung oder gerechtfertigten Grund beendet wird. Kündigungsgründe sind entweder "mit Grund" (schwerwiegendes Fehlverhalten, das eine sofortige Kündigung ohne Abfindung erlaubt) oder "ohne Grund", was eine Kündigung unter Einhaltung der Fristen oder Zahlung einer Abfindung erfordert. Arbeitgeber müssen Verfahrensschritte befolgen, einschließlich schriftlicher Mitteilung, klarer Gründe, Einhaltung der Kündigungsfristen und möglicherweise Konsultation von Arbeitnehmervertretungen. Mitarbeitende sind gegen unrechtmäßige Kündigungen, Diskriminierung und spezielle Schutzbestimmungen für schwangere Mitarbeitende und Vertreter geschützt, mit rechtlichen Möglichkeiten bei ungerechtfertigten Beendigungen.

Belgien bietet ein günstiges Umfeld für die Beschäftigung von unabhängigen Contractors, das Flexibilität und Zugang zu spezialisierten Fähigkeiten in verschiedenen Sektoren ermöglicht. Entscheidend für erfolgreiche Engagements ist das Verständnis des rechtlichen Rahmens, insbesondere die Unterscheidung zwischen Employees und Contractors, die von Faktoren wie hierarchischer Autorität, Arbeitsorganisationsfreiheit und Kontrolle über Arbeitsprozesse abhängt. Fehlklassifikationen können zu erheblichen rechtlichen und finanziellen Konsequenzen führen. Verträge sollten die Autonomie der Contractors betonen, sich auf die Ergebnisse und nicht auf die Arbeitsprozesse konzentrieren und klare Bedingungen zu Umfang, Vergütung, Vertraulichkeit und geistigen Eigentumsrechten enthalten.

Independent Contractors in Belgien sind für ihre eigenen Steuer- und Sozialversicherungsverpflichtungen verantwortlich, wobei die Einkommensteuer, Mehrwertsteuer (MwSt) und Sozialversicherungsbeiträge die Hauptaspekte sind. Die meisten Contractors müssen sich für die MwSt registrieren, die typischerweise 21% beträgt, und regelmäßig Steuererklärungen einreichen. Versicherungen sind zwar nicht immer verpflichtend, aber ratsam, einschließlich Berufshaftpflicht- und Krankenversicherung. Unternehmen sollten sicherstellen, dass Contractors über den entsprechenden Versicherungsschutz verfügen, insbesondere für Rollen in Sektoren wie IT, Marketing, Beratung und Gesundheitswesen, in denen unabhängige Fachkräfte weit verbreitet sind.

Der strukturierte Ansatz bei Vertragsgestaltung und Compliance stellt sicher, dass Unternehmen die Expertise von Independent Contractors effektiv nutzen können und gleichzeitig Risiken minimieren.

Ausländische Staatsangehörige, die in Belgien eine Beschäftigung suchen, benötigen in der Regel eine Arbeitserlaubnis und ein Visum, außer EEA- und Schweizer Staatsbürger. Der Prozess variiert je nach Region (Flandern, Wallonien, Brüssel) und erhöht die Komplexität. Die am häufigsten verwendete Erlaubnis ist die Single Permit, die Arbeit und Aufenthalt für Aufenthalte über 90 Tage kombiniert, mit Antragsverfahren, die die Einreichung durch den Arbeitgeber, den Arbeitsmarkttest, die regionale Überprüfung und, falls erforderlich, die Visumantragstellung bei der Botschaft umfassen. Erforderliche Dokumente sind ein gültiger Reisepass, Arbeitsvertrag, Qualifikationen, medizinische und polizeiliche Zertifikate sowie unterstützende Unterlagen des Arbeitgebers. Die Gebühren liegen typischerweise zwischen €350 und €800, mit Bearbeitungszeiten von 4 bis 12 Wochen.

Ausländische Arbeiter können nach fünf Jahren legalen Aufenthalts Anspruch auf eine unbefristete Aufenthaltserlaubnis haben, vorausgesetzt, sie erfüllen Kriterien wie stabile Residenz, finanzielle Ressourcen, Krankenversicherung und Integration. Familienmitglieder können einen Antrag auf dependent visas stellen, die Aufenthalts- und Studienrechte gewähren, aber die Arbeitserlaubnis erfordert in der Regel eine separate Erlaubnis.

Arbeitgeber müssen die Einhaltung der Vorschriften sicherstellen, indem sie Arbeitserlaubnisse überprüfen, die Arbeitsgesetze einhalten und genaue Aufzeichnungen führen. Arbeitnehmer sind verantwortlich für die lokale Anmeldung, den Erhalt einer gültigen Versicherung und die Einhaltung der Visabedingungen. Nichteinhaltung kann zu Geldstrafen, Abschiebung oder Bann führen, was die Bedeutung der Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen unterstreicht.