Arbeitsgenehmigungen und Visa in Belgien

Belgien ist ein attraktives Ziel für internationales Business und spielt eine zentrale Rolle in der Europäischen Union, da es Sitz des Europäischen Parlaments und des NATO-Hauptquartiers ist. Seine starke, mehrsprachige Belegschaft und die strategische Lage zwischen Frankreich, Deutschland und dem Vereinigten Königreich machen es zu einem begehrten Ort für Arbeitgeber, Talente einzustellen oder umzuziehen. Allerdings sind die Einwanderungs- und Arbeitserlaubnisregeln Belgiens detailliert und werden streng durchgesetzt.

Selbst kurzfristige Einsätze erfordern ordnungsgemäße Unterlagen. Arbeitgeber, die belgische Arbeits- oder Einwanderungsgesetze verletzen, können mit schweren Strafen rechnen, einschließlich Geldbußen, strafrechtlicher Verfolgung und Anordnungen, die Beschäftigung des betroffenen Arbeitnehmers einzustellen. Das Verständnis der Einwanderungsanforderungen Belgiens ist entscheidend für die rechtliche Konformität und einen reibungslosen Ablauf.

Brüssel ist beispielsweise ein Zentrum politischer Aktivität und internationaler Diplomatie und unterstreicht die Rolle Belgiens als de facto Hauptstadt der EU. Daher suchen Unternehmen mit internationalen Teams oft nach Möglichkeiten, Mitarbeiter in Belgien zu platzieren. Das belgische Einwanderungssystem behandelt jeden Arbeiter sorgfältig; selbst "digitale Nomaden" können legal nicht ohne die entsprechenden Visa und Genehmigungen arbeiten. Die folgenden Abschnitte erklären, wer eine Arbeitserlaubnis in Belgien benötigt, und skizzieren die wichtigsten Visa- und Genehmigungskategorien. Wir führen Sie auch durch die Verantwortlichkeiten des Arbeitgebers, praktische Schritte bei der Einstellung oder Umsiedlung ausländischer Mitarbeiter sowie Tipps zur Bewältigung häufiger Herausforderungen im belgischen Einwanderungsprozess.

Wer benötigt ein belgisches Visum oder eine Arbeitserlaubnis?

Belgische Staatsbürger und Bürger der EU/EFTA/Schweiz haben das Recht, in Belgien ohne Arbeitserlaubnis oder Visum zu arbeiten. Im Rahmen des Schengen-Abkommens und der Freizügigkeitsregeln der EU kann jeder Bürger eines EU- oder EFTA-Landes – oder der Schweiz – Belgien betreten, dort wohnen und eine Beschäftigung annehmen, ohne eine spezielle Genehmigung zu benötigen. Diese Arbeiter müssen sich nach drei Monaten bei den lokalen Stadtbehörden registrieren, um eine belgische Aufenthaltserlaubnis zu erhalten.

Alle anderen ausländischen Staatsangehörigen, bekannt als "Drittstaatsangehörige" (z.B. US-Bürger, Inder, Chinesen), benötigen eine Arbeitserlaubnis und in der Regel auch ein Visum, bevor sie eine Beschäftigung aufnehmen können. Grundsätzlich muss jeder Nicht-EU/EFTA-Bürger, der in Belgien arbeiten möchte, im Voraus eine Genehmigung einholen. Für Einsätze bis zu 90 Tagen können bestimmte Kategorien von Spezialisten, wie Journalisten, Forscher, Sportler und Künstler, mit einem Schengen-Visum Typ C einreisen und eine inländische Limosa-Erklärung abgeben, benötigen jedoch trotzdem eine genehmigte Arbeitserlaubnis, selbst für kurzfristige Tätigkeiten.

Wenn der geplante Aufenthalt 90 Tage übersteigt, benötigen nahezu alle Nicht-EU-Bürger sowohl ein Langzeitvisum Typ D als auch eine Arbeitserlaubnis. Der Arbeitgeber muss die Arbeitserlaubnis im Namen des Mitarbeiters beantragen (oft jetzt in Kombination als "Single Permit") und vor Beginn der Beschäftigung ein Visum erhalten. Selbst britische Staatsbürger, die zuvor visafrei reisten, müssen eine Genehmigung beantragen, wenn sie mehr als 90 Tage in Belgien arbeiten möchten.

Kurz gesagt: Wenn Sie jemanden außerhalb der EU/EEA/Schweiz einstellen oder umziehen, sollten Sie davon ausgehen, dass diese Person eine belgische Arbeitserlaubnis benötigt. Lassen Sie einen neuen Mitarbeiter erst in Belgien arbeiten, wenn die entsprechende Genehmigung und das Visum vorliegen.

Übersicht der belgischen Arbeitsvisa- und Genehmigungstypen

Belgien bietet mehrere Hauptgenehmigungskategorien, mit denen Arbeitgeber vertraut sein sollten. Diese Genehmigungen umfassen in der Regel sowohl Arbeits- als auch Aufenthaltsrechte. Die wichtigsten Typen werden im Folgenden beschrieben.

Single Permit (Kombinierte Arbeits- und Aufenthaltserlaubnis) in Belgien

Das Single Permit ist die Standard-Arbeitserlaubnis für Nicht-EU-Bürger, die sich länger als 90 Tage in Belgien aufhalten. Seit Januar 2019 muss jeder ausländische Arbeitnehmer außerhalb Europas, der beabsichtigt, länger als drei Monate in Belgien zu wohnen und zu arbeiten, im Besitz eines Single Permits sein. Dabei handelt es sich um eine kombinierte Erlaubnis, was bedeutet, dass die Beantragung auch die Beantragung der Aufenthaltserlaubnis des Mitarbeiters umfasst.

Das belgische Bundesamt für Einwanderung und die zuständige regionale Behörde bearbeiten das Single Permit gemeinsam. Standardmäßig ist ein neu ausgestelltes Single Permit an einen bestimmten Arbeitgeber und eine bestimmte Stelle gebunden (manchmal als befristet bezeichnet). Es wird in der Regel für bis zu 3 Jahre erteilt und kann verlängert werden, wenn die Beschäftigung fortgesetzt wird. Seit Anfang 2023 hat Belgien eine Option für ein "Single Permit (Unlimited Duration)" eingeführt, das unbegrenzt gültig ist und dem Inhaber erlaubt, bei jedem Arbeitgeber in jeder Angestelltenposition zu arbeiten, ohne eine neue Genehmigung bei Jobwechsel zu benötigen.

Arbeitgeber müssen die Single Permit im Namen des Mitarbeiters beantragen, entweder über das Online-Portal oder über die regionale Arbeitsagentur, bei der der Mitarbeiter tätig sein wird. Die Antragstellung umfasst den unterschriebenen Arbeitsvertrag, Nachweise über Qualifikationen, Identität, Krankenversicherung und manchmal eine Stellenanzeige oder einen Arbeitsmarkttest. Bei Genehmigung stellt das Einwanderungsamt das Dokument für das Single Permit aus, das das Recht des Ausländers bestätigt, in Belgien zu leben und zu arbeiten.

EU Blue Card für Belgien

Die EU Blue Card ist Belgiens Programm für hochqualifizierte Fachkräfte, basierend auf einer EU-weiten Richtlinie, die darauf abzielt, Arbeitnehmer mit fortgeschrittenen Qualifikationen anzuziehen. Um in Belgien zu qualifizieren, benötigt der Kandidat in der Regel einen Hochschulabschluss (oder gleichwertige Berufserfahrung) und ein verbindliches Jobangebot oder einen Vertrag von mindestens einem Jahr.

Wichtig ist, dass das angebotene Gehalt eine hohe Schwelle erfüllen muss, meist etwa 150 % des belgischen durchschnittlichen Bruttogehalts pro Jahr. Zum Beispiel liegt das aktuelle Mindestbruttogehalt für eine Blue Card bei etwa €60.998 in Brüssel (etwa €55.181 in Flandern). Praktisch bedeutet dies, dass Blue Cards hauptsächlich für Top-Talente in Bereichen wie Ingenieurwesen, IT oder Management gedacht sind.

Wenn sie ausgestellt wird, ist eine Blue Card in Belgien für 1 bis 3 Jahre gültig, an die Vertragsdauer gekoppelt und kann erneuert werden. Sie gewährt die gleichen Arbeitsrechte und Sozialleistungen wie belgische Staatsbürger und bietet einen Weg zur dauerhaften Aufenthaltserlaubnis nach einigen Jahren. Bemerkenswert ist, dass Blue-Card-Inhaber später den Arbeitgeber in Belgien wechseln können, ohne eine neue Erlaubnis zu benötigen, nachdem die Karte eine bestimmte Zeit gültig war. Im Gegensatz zu einigen anderen Arbeitserlaubnissen erfordert das Blue-Card-Verfahren in Belgien keinen Arbeitsmarkttest.

Intra-Unternehmens-Transferees (ICT) Permit für Belgien

Belgien hat das EU-Intra-Company-Transferee (ICT)-Regime für multinationale Unternehmen umgesetzt. Diese Erlaubnis gilt für Manager, Spezialisten oder Trainees, die in eine belgische Niederlassung ihres eigenen Unternehmens (oder einer verbundenen Firmengruppe) aus dem Ausland versetzt werden. Für Überstellungen nach Belgien (direkte Entsendung) muss der Mitarbeiter mindestens 3 der letzten 4 Jahre in einer leitenden, ausführenden oder spezialisierten Rolle im Ausland für das Unternehmen gearbeitet haben.

Das belgische ICT-Visum wird für die Dauer der Entsendung ausgestellt, maximal 3 Jahre für Führungskräfte oder Spezialisten und 1 Jahr für Trainees. Nach Ablauf kann einmal verlängert werden, wobei die Gesamtdauer begrenzt ist. Wichtig sind auch die Alters- und Gehaltsgrenzen, die den Blue-Card-Anforderungen ähneln.

Es gibt auch eine ICT-Mobilitätsroute für EU-internationale Transferees. Wenn ein Mitarbeiter bereits im Besitz eines ICT-Visums in einem anderen EU-Land ist, kann er für kurze Einsätze (bis zu 90 Tage) nach Belgien kommen, ohne eine neue Erlaubnis zu benötigen. Für Einsätze über 90 Tage muss eine belgische Langzeit-ICT-Mobilitätsgenehmigung beantragt werden. In der Praxis wird das ICT-Visum in Belgien über das gleiche One-Stop-Verfahren wie andere Single Permits beantragt, jedoch unter der Kategorie ICT.

Kurzfristige Arbeitserlaubnisse in Belgien

Für sehr kurze Einsätze (unter 90 Tagen) stellt Belgien spezielle Kurzzeitgenehmigungen aus. Das klassische Beispiel ist die alte “Work Permit B” für bis zu 90 Tage Arbeit bei einem bestimmten Arbeitgeber. Work Permit B muss vom Arbeitgeber beantragt werden und ist für einen ununterbrochenen Aufenthalt von bis zu drei Monaten gültig. Eine Verlängerung ist nicht möglich; bei Überschreitung von 90 Tagen sollte stattdessen ein Single Permit angestrebt werden.

In der Praxis nutzen die meisten Unternehmen heute den Single-Permit-Prozess, auch für kurze Einsätze, aber einige temporäre Projektmitarbeiter oder Berater können noch unter einer Work Permit B einreisen. Es gibt auch ein Single-Permit-Short-Stay-Programm: Wenn ein ausländischer Mitarbeiter sich 90 Tage oder weniger in Belgien aufhält, kann der Arbeitgeber trotzdem eine Kurzzeitgenehmigung beantragen. Jede genehmigte Kurzzeitgenehmigung (Typ B oder Kurzzeit-Single Permit) gilt als Arbeitserlaubnis und muss vor Arbeitsbeginn vorliegen.

Neben den Genehmigungen müssen alle Arbeitgeber (oder entsendenden Arbeitgeber) die Kurzzeitmitarbeiter über die Limosa-Online-Erklärung anmelden. Selbst wenn keine Arbeitserlaubnis erforderlich ist (z.B. für EU-Bürger oder bestimmte Freizügigkeitsberufe), muss eine Limosa-Erklärung oder eine gleichwertige Meldung für jeden Mitarbeiter, der nach Belgien kommt, abgegeben werden.

Sonderfälle (Entsandte Arbeitnehmer, Forscher usw.) in Belgien

Belgien kennt einige spezielle Kategorien außerhalb der üblichen Genehmigungen.

Entsandte Arbeitnehmer: Wenn ein ausländisches Unternehmen seinen eigenen Mitarbeiter vorübergehend nach Belgien entsendet (z.B. als Subunternehmer), gilt der Arbeitnehmer als "entsandt". Der ausländische Arbeitgeber muss die Entsendung via Limosa deklarieren und die belgischen Arbeitsbedingungen, einschließlich Mindestlöhnen, einhalten. Überschreitet die Entsendung 90 Tage, gilt der entsandte Arbeitnehmer als normaler Mitarbeiter und benötigt eine belgische Single Permit.

Forscher und Akademiker: Belgien hat eine spezielle "Forscher-Genehmigung" für Drittstaatsforscher eingeführt, die mit einer anerkannten belgischen Forschungseinrichtung verbunden sind. Seit März 2023 kann ein Nicht-EU-Forscher mit einer Gastvereinbarung an einer qualifizierten Universität oder einem Labor eine Forscher-Genehmigung im vereinfachten Verfahren erhalten. Diese Genehmigung ist im Wesentlichen eine kombinierte Arbeits- und Aufenthaltserlaubnis, die für die Dauer des Projekts gilt und an die Forschungsorganisation ausgegeben wird.

Saisonarbeiter: Belgien erteilt saisonale Arbeitserlaubnisse für Branchen wie Landwirtschaft und Tourismus. Diese erfordern in der Regel, dass der Arbeitgeber einen Arbeitskräftemangel nachweist (außer in Wallonien, wo der Test entfällt), und der Arbeiter anerkannte saisonale Tätigkeiten ausführt. Saisonale Genehmigungen sind zeitlich begrenzt, meist bis zu 6–8 Monate, und werden zusammen mit einem Typ-D-Visum erteilt. Weitere Kategorien sind z.B. eine "Suchjahr"-Aufenthaltserlaubnis für kürzlich in Nicht-EU-Universitäten graduierte Personen, die Arbeit suchen.

Arbeitgeber-Sponsoring-Prozess und Verantwortlichkeiten in Belgien

Bei der Beschäftigung eines ausländischen Mitarbeiters trägt der belgische Arbeitgeber einen Großteil der Verantwortung. Zunächst muss der Arbeitgeber rechtlich in Belgien ansässig sein oder einen lokalen Vertreter engagieren. Alle Anträge auf Arbeitserlaubnis werden vom Arbeitgeber (oder seinem Bevollmächtigten) eingereicht; Einzelpersonen können dies nicht selbst tun.

Der Hauptprozess erfolgt über das Belgische Einwanderungsamt und die regionale Wirtschaftsmigrationsbehörde. Arbeitgeber reichen den Antrag online über das One-Stop-Portal ein, das ihn an die jeweilige Region (Brüssel, Flandern, Wallonien oder die deutschsprachige Gemeinschaft) basierend auf dem Arbeitsort weiterleitet.

Vor der Einreichung muss der Arbeitgeber oft einen Arbeitsmarkttest bestehen. Für gewöhnliche Arbeitserlaubnisse (z.B. nicht Blue Card, nicht ICT) muss der Arbeitgeber die Stelle lokal ausschreiben und eine vorgeschriebene Frist abwarten, um nachzuweisen, dass kein geeigneter belgischer oder EU-Kandidat verfügbar ist. Dieser Resident Labour Market Test wird als Teil des Antrags eingereicht. Ausnahmen gelten für Blue Card und ICT, und Wallonien entfällt der Test bei Saisonjobs. Die Erfüllung dieser Anforderung liegt in der Verantwortung des Arbeitgebers.

Der Arbeitgeber muss außerdem einen korrekten Arbeitsvertrag vorlegen, in der Regel in Vollzeit, mit belgischen Arbeitsbedingungen, und sicherstellen, dass das Gehalt die gesetzlichen Schwellenwerte erfüllt. Der Vertrag muss von beiden Parteien unterschrieben sein und den belgischen Arbeitsstandards entsprechen. Zusammen mit dem Vertrag reicht der Arbeitgeber Nachweise über die Unternehmensregistrierung und oft eine offizielle Stellenbeschreibung oder eine Beschlussfassung des Vorstands zur Genehmigung der Einstellung ein. Häufig verlangen die Behörden auch einen Nachweis der Zahlung der Antragsgebühr.

Nach Genehmigung des Arbeitserlaubnisses muss der Mitarbeiter bei einer belgischen diplomatischen Vertretung das erforderliche Visum (falls im Ausland) beantragen. Der Arbeitgeber sollte alle unterstützenden Schreiben oder Einladungen für den Visumantrag bereitstellen. Nach Ankunft in Belgien sollte der Arbeitgeber sicherstellen, dass der Arbeitnehmer sich bei der örtlichen Gemeinde registriert, um eine Aufenthaltserlaubnis zu erhalten, und bei den belgischen Sozialversicherungs- und Steuerbehörden registriert wird.

Die administrativen Pflichten des Arbeitgebers enden nicht mit der Arbeitserlaubnis. Das belgische Arbeitsrecht ist streng: Arbeitgeber müssen alle Mitarbeiter bei der Sozialversicherung anmelden und Lohnsteuer abziehen. Das bedeutet, das Unternehmen bei der Nationalen Sozialversicherung (RSZ/ONSS) und beim Bundesfinanzamt zu registrieren, bevor der Mitarbeiter anfängt. Zudem sind regelmäßige monatliche oder vierteljährliche Lohnabrechnungen sowie jährliche Steuerbescheinigungen vorzulegen.

Schließlich muss der Arbeitgeber die Verlängerungen und Ablaufdaten der Genehmigungen überwachen. Da Arbeitserlaubnisse zeitlich begrenzt sind, sollten Arbeitgeber die Enddaten im Blick behalten und rechtzeitig (meist 1–2 Monate vor Ablauf) Verlängerungen beantragen. Bei Single Permits erfolgt die Verlängerung ähnlich wie die ursprüngliche Antragstellung. Wenn sich Rolle oder Gehalt des Mitarbeiters wesentlich ändern, muss der Arbeitgeber möglicherweise eine neue Genehmigung beantragen oder die bestehende anpassen. Proaktive Überwachung dieser Pflichten ist entscheidend, um unbeabsichtigte illegale Beschäftigung zu vermeiden.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einstellung oder Umsiedlung eines ausländischen Mitarbeiters nach Belgien

Im Folgenden sind die wichtigsten Schritte zusammengefasst, die ein Arbeitgeber bei der Einreise eines Nicht-EU-Arbeitnehmers nach Belgien beachten sollte:

Bestimmung der Berechtigung in Belgien

Bestätigen Sie die Staatsangehörigkeit und den Status des Mitarbeiters. Bei EU/EWR/Schweizer Staatsangehörigen ist kein Visum oder Arbeitserlaubnis erforderlich, aber eine Registrierung bei den lokalen Behörden innerhalb von 3 Monaten. Bei Drittstaatsangehörigen beachten Sie die geplante Dauer der Beschäftigung. Wenn die Entsendung länger als 90 Tage dauert oder erneuerbar ist, planen Sie ein Single Permit. Für kurze Besuche (<90 Tage) prüfen Sie, ob ein Work Permit B oder eine Kurzzeitgenehmigung geeigneter ist.

Auswahl der richtigen Permit-Kategorie in Belgien

Basierend auf der Rolle bestimmen Sie den passenden Permit-Typ. Gängige Optionen sind ein Single Permit für Standardbeschäftigung, eine EU Blue Card für hochqualifizierte Jobs oder ein ICT Permit für intra-Unternehmens-Transfers. Stellen Sie sicher, dass der Mitarbeiter alle spezifischen Kriterien erfüllt, z.B. Gehaltsgrenzen bei Blue Card oder Transferhistorie bei ICT. Bei Unsicherheiten konsultieren Sie belgische Einwanderungsspezialisten.

Durchführung des Arbeitsmarkttests (falls erforderlich) in Belgien

Für die meisten Arbeitserlaubnisfälle in Belgien muss die Stelle lokal ausgeschrieben und die Suche dokumentiert werden. Einige Regionen verlangen eine mindestens 3-wöchige Ausschreibung auf offiziellen Plattformen. Bewahren Sie detaillierte Nachweise auf (Kopien der Anzeigen, erhaltene Lebensläufe, Ablehnungsgründe), um zu belegen, dass kein geeigneter belgischer oder EU-Kandidat verfügbar war. Diese Dokumentation ist bei der Antragstellung erforderlich, falls der Test verpflichtend ist.

Sammlung der Unterlagen für Belgien-Genehmigungen

Sammeln Sie die erforderlichen Unterlagen rechtzeitig. Wichtige Dokumente sind eine gültige Passkopie des Mitarbeiters, ein unterschriebener Arbeitsvertrag (mit Start-/Enddatum, Gehalt, Stellenbeschreibung), die Gründungsdokumente des Unternehmens (Registrierungsnummer, Handelsregisterauszug) sowie Kopien der Diplome oder Berufszertifikate (insbesondere bei Blue Card oder Spezialisten).

Weitere Dokumente sind Nachweise über eine gültige Krankenversicherung in Belgien, aktuelle Passfotos des Mitarbeiters und eine Quittung über die Gebührenzahlung. Falls zutreffend, sollten die ausgefüllte Limosa-Erklärung (bei entsandten Arbeitnehmern) oder Hosting-Vereinbarungen (bei Forschern) ebenfalls beigefügt werden. Eine vollständige Dokumentenmappe minimiert Verzögerungen. Einige Regionen in Belgien verlangen möglicherweise beglaubigte Übersetzungen ins Französische oder Niederländische, prüfen Sie daher die regionalen Anforderungen.