Arbeitserlaubnisse und Visa in Belgien

Belgien ist ein attraktives Ziel für internationale Geschäftsaktivitäten und spielt eine zentrale Rolle in der Europäischen Union, da es den Sitz des Europäischen Parlaments und des NATO-Hauptquartiers beherbergt. Seine starke, mehrsprachige Belegschaft und die strategische Lage zwischen Frankreich, Deutschland und dem Vereinigten Königreich machen es zu einem begehrten Ort für Arbeitgeber, Talente einzustellen oder umzuziehen. Allerdings sind Belgiens Einwanderungs- und Arbeitserlaubnisregeln detailliert und werden streng durchgesetzt.

Selbst kurzfristige Einsätze erfordern die richtige Dokumentation. Arbeitgeber, die belgische Arbeits- oder Einwanderungsgesetze verletzen, können mit schweren Strafen rechnen, einschließlich Geldstrafen, strafrechtlichen Anklagen und Anweisungen, die Beschäftigung des betroffenen Mitarbeiters einzustellen. Das Verständnis der Einwanderungsanforderungen Belgiens ist entscheidend für die rechtliche Compliance und einen reibungslosen Ablauf.

Brüssel ist beispielsweise ein Zentrum politischer Aktivität und internationaler Diplomatie, was die Rolle Belgiens als de facto Hauptstadt der EU unterstreicht. Daher suchen Unternehmen mit internationalen Teams oft nach Möglichkeiten, Mitarbeitende in Belgien zu platzieren. Das belgische Einwanderungssystem behandelt jeden Mitarbeiter sorgfältig; selbst "digitale Nomaden" können nicht legal arbeiten, ohne die entsprechenden Visa und Genehmigungen zu besitzen. Die folgenden Abschnitte erklären, wer eine Genehmigung zum Arbeiten in Belgien benötigt und umreißen die wichtigsten Visa- und Genehmigungskategorien. Wir werden auch die Verantwortlichkeiten der Arbeitgeber, praktische Schritte für die Einstellung oder Umsiedlung ausländischer Mitarbeitender und Tipps zur Bewältigung häufiger Herausforderungen in der belgischen Einwanderung erläutern.

Wer benötigt ein belgisches Visum oder eine Arbeitserlaubnis?

Belgische Staatsbürger und Bürger der EU/EFTA/Schweiz haben das Recht, in Belgien ohne Arbeitserlaubnis oder Visum zu arbeiten. Im Rahmen des Schengen-RAums und der Freizügigkeitsregeln der EU kann jeder Bürger eines EU- oder EFTA-Landes – oder der Schweiz – ohne spezielle Genehmigung nach Belgien einreisen, dort wohnen und Beschäftigung annehmen. Diese Mitarbeitenden müssen sich nach drei Monaten bei den örtlichen Behörden registrieren lassen, um eine belgische Aufenthaltserlaubnis zu erhalten.

Alle anderen ausländischen Staatsangehörigen, bekannt als "Drittstaatsangehörige" (z. B. US-Amerikaner, Inder, Chinesen), benötigen vor Arbeitsbeginn eine Arbeitserlaubnis und meist auch ein Visum. Generell muss jeder Nicht-EU/EFTA-Bürger, der in Belgien arbeiten möchte, vorab eine Genehmigung einholen. Für Einsätze bis zu 90 Tagen können bestimmte Fachkräfte, wie Journalisten, Forscher, Athleten und Künstler, mit einem Schengen-Type-C-Visum einreisen und eine lokale Limosa-Erklärung abgeben, benötigen aber trotzdem eine genehmigte Arbeitserlaubnis, selbst bei kurzfristigen Tätigkeiten.

Wenn der geplante Aufenthalt länger als 90 Tage dauert, benötigen nahezu alle Nicht-EU-Staatsangehörigen sowohl ein Langzeit-Visum (Typ D) als auch eine Arbeitserlaubnis. Der Arbeitgeber muss die Arbeitserlaubnis im Namen des Mitarbeiters beantragen (oft jetzt zusammengefasst als "Single Permit") und vor Arbeitsaufnahme ein Visum einholen. Selbst britische Staatsbürger, die zuvor visafrei reisten, müssen eine Genehmigung beantragen, wenn sie mehr als 90 Tage in Belgien arbeiten möchten.

Kurz gesagt: Wenn Sie jemanden außerhalb der EU/EEA/Schweiz einstellen oder umziehen lassen, sollten Sie davon ausgehen, dass diese Person eine belgische Arbeitserlaubnis benötigt. Gestatten Sie einem neuen Mitarbeitenden erst den Arbeitsbeginn in Belgien, wenn die entsprechenden Genehmigungen vorliegen.

Überblick über belgische Arbeitsvisa und Genehmigungstypen

Belgien bietet mehrere Hauptkategorien von Genehmigungen, mit denen sich Arbeitgeber vertraut machen sollten. Diese Genehmigungen umfassen in der Regel sowohl Arbeits- als auch Aufenthaltsrechte. Die wichtigsten Typen werden im Folgenden beschrieben.

Single Permit (Kombinierte Arbeits- und Aufenthaltserlaubnis) in Belgien

Das Single Permit ist die Standard-Arbeitserlaubnis für Nicht-EU-Staatsangehörige, die sich in Belgien über 90 Tage aufhalten. Seit Januar 2019 muss jeder ausländische Arbeiter außerhalb Europas, der für mehr als drei Monate in Belgien leben und arbeiten will, ein Single Permit besitzen. Es handelt sich um eine kombinierte Genehmigung, was bedeutet, dass die Beantragung auch die Erteilung der Aufenthaltserlaubnis für den Mitarbeitenden beinhaltet.

Das Belgische Bundesamt für Immigration und die zuständige regionale Behörde bearbeiten das Single Permit gemeinsam. Standardmäßig ist ein neu ausgestelltes Single Permit an einen bestimmten Arbeitgeber und eine bestimmte Stelle gebunden (häufig als befristet bezeichnet). Es wird in der Regel für bis zu 3 Jahre erteilt und kann verlängert werden, wenn die Beschäftigung fortgesetzt wird. Seit Anfang 2023 bietet Belgien die Option eines "Single Permit (unbefristet)" an, das unbefristet gültig ist und dem Inhaber erlaubt, bei jedem Arbeitgeber in jeder Angestelltenposition zu arbeiten, ohne eine neue Genehmigung für Stellenwechsel zu benötigen.

Arbeitgeber müssen die Single Permit im Namen des Mitarbeitenden über das Online-Portal oder die regionale Arbeitsvermittlung beantragen, bei der der Mitarbeitende beschäftigt sein wird. Die Antragstellung umfasst den unterschriebenen Arbeitsvertrag, Nachweise der Qualifikationen, Identität, Krankenversicherung sowie manchmal eine Stellenanzeige oder einen Arbeitsmarkt-Test. Bei Genehmigung stellt das Immigration Office das Dokument für das Single Permit aus, das die Rechte des Ausländers auf Aufenthalt und Arbeit in Belgien bestätigt.

EU Blue Card für Belgien

Die EU Blue Card ist das Programm Belgiens für hochqualifizierte Fachkräfte, basierend auf einer EU-weiten Richtlinie, die darauf abzielt, Arbeitnehmer mit fortgeschrittener Qualifikation anzuziehen. Für die Qualifikation in Belgien benötigt der Kandidat in der Regel einen Hochschulabschluss (oder gleichwertige Berufserfahrung) und ein verbindliches Jobangebot oder einen Vertrag von mindestens einem Jahr.

Entscheidend ist, dass das angebotene Gehalt eine hohe Schwelle erreichen muss, in der Regel etwa 150 % des belgischen durchschnittlichen Bruttogehalts pro Jahr. Zum Beispiel liegt das derzeitige Mindestbruttogehalt für eine Blue Card bei etwa €60.998 in Brüssel (rund €55.181 in Flandern). In der Praxis sind Blue Cards vor allem für Top-Talente in Bereichen wie Ingenieurwesen, IT oder Führungsebene gedacht.

Bei Ausstellung ist eine Blue Card in Belgien 1 bis 3 Jahre gültig, an die Vertragslaufzeit gebunden und verlängerbar. Sie gewährt dieselben Arbeitsrechte und Sozialleistungen wie belgische Staatsbürger und bietet eine Chance auf Daueraufenthalt nach einigen Jahren. Bemerkenswert ist, dass Blue-Card-Inhaber später die Arbeitgeber in Belgien wechseln können, ohne eine neue Genehmigung zu benötigen, nachdem die Karte eine bestimmte Zeit lang gültig war. Im Gegensatz zu einigen anderen Arbeitserlaubnissen erfordert der Blue-Card-Prozess in Belgien keinen Arbeitsmarkt-Test.

Intra-Unternehmens-Transferee (ICT) Permit für Belgien

Belgien hat das EU-Programm für intra-konzerne Transferees (ICT) umgesetzt. Dieses Permits gilt für Manager, Spezialisten oder Trainees, die zu einer belgischen Niederlassung ihres Unternehmens (oder einer verbundenen Firmengruppe) von außerhalb der EU versetzt werden. Für Überstellungen nach Belgien (direkte Entsendung) muss der Mitarbeitende mindestens 3 der letzten 4 Jahre in einer Führungs-, Leitungs- oder Spezialistenrolle im Ausland für das Unternehmen gearbeitet haben.

Das belgische ICT-Visum wird für die Dauer der Entsendung ausgestellt, maximal 3 Jahre für Führungs- oder Spezialisten und 1 Jahr für Trainees. Nach Ablauf der erlaubten Dauer kann eine einmalige Verlängerung erfolgen, wobei die Gesamtdauergrenzen zu beachten sind. Wichtig ist, dass die Alters- und Gehaltsanforderungen den Blue-Card-Regeln ähneln.

Es gibt außerdem eine ICT-Mobilitätsroute für EU-internationale Konzernübertragungen. Wenn ein Mitarbeitender bereits im Besitz eines ICT-Visums in einem anderen EU-Land ist, kann er für kurze Einsätze (bis 90 Tage) nach Belgien kommen, ohne ein neues Visum zu benötigen. Für Einsätze über 90 Tage muss ein Langzeit-ICT-Mobilitätsvisum beantragt werden. In der Praxis erfolgt die Erteilung des ICT-Visums in Belgien über das gleiche Online-Portal wie andere Single Permits.

Kurze Arbeitsaufenthalte in Belgien

Für sehr kurze Einsätze (unter 90 Tagen) erteilt Belgien spezielle Kurzzeitgenehmigungen. Das klassische Beispiel ist die alte "Arbeitserlaubnis B" für bis zu 90 Tage Arbeit bei einem bestimmten Arbeitgeber. Diese muss vom Arbeitgeber beantragt werden und ist gültig für einen ununterbrochenen Aufenthalt von bis zu drei Monaten. Eine Verlängerung ist nicht möglich; bei Überschreitung von 90 Tagen sollte stattdessen eine Single Permit beantragt werden.

In der Praxis verwenden die meisten Unternehmen heute den Single-Permit-Prozess, auch für kurze Einsätze. Manche temporäre Projektmitarbeiter oder Berater können noch mit einer Arbeitserlaubnis B arbeiten. Es gibt zudem ein Scheme für Kurzzeitaufenthalte: Wenn ein ausländischer Mitarbeitender in Belgien 90 Tage oder weniger bleibt, kann der Arbeitgeber einen Single Permit für einen kurzfristigen Aufenthalt beantragen. Jeder genehmigte Kurzzeitaufenthalt (Typ B oder kurzfristiges Single Permit) gilt als Arbeitserlaubnis und muss vor Arbeitsbeginn vorliegen.

Neben den Genehmigungen müssen alle Arbeitgeber (oder entsendende Arbeitgeber) die Kurzzeit-Mitarbeitenden über die Limosa-Online-Registrierung anmelden. Selbst wenn eine Arbeitserlaubnis nicht erforderlich ist (z. B. bei EU-Bürgern oder bestimmten Freizügigkeitsberufen), ist eine Limosa-Erklärung oder eine gleichwertige Meldung für jeden Mitarbeitenden notwendig, der nach Belgien zum Arbeiten kommt.

Besondere Fälle (Entsandte Arbeitnehmer, Forscher etc.) in Belgien

Belgien kennt einige spezielle Kategorien außerhalb der üblichen Genehmigungen.

Entsandte Arbeitnehmer: Wenn ein ausländisches Unternehmen seinen eigenen Mitarbeitenden vorübergehend nach Belgien entsendet (z. B. als Subunternehmer), spricht man von "Entsendung". Der ausländische Arbeitgeber muss die Entsendung via Limosa deklarieren und die belgischen Arbeitsbedingungen, inklusive Mindestlöhnen, einhalten. Bei einer Entsendung über 90 Tage gilt der Mitarbeitende als regulärer Arbeitnehmer und benötigt eine belgische Single Permit.

Forscher und Wissenschaftler: Belgien hat eine spezielle "Forscher-Genehmigung" für Drittstaatsforscher eingeführt, die an einer anerkannten belgischen Forschungseinrichtung arbeiten. Seit März 2023 kann ein Nicht-EU-Forscher mit einem Gastvertrag an einer qualifizierten Universität oder einem Labor eine Forschermöglichkeit im Rahmen eines vereinfachten Verfahrens erhalten. Diese Genehmigung ist im Wesentlichen eine einzige kombinierte Arbeit- und Aufenthaltsgenehmigung, die die Dauer des Projekts abdeckt und an die Forschungsorganisation ausgegeben wird.

Saisonarbeiter: Belgien erteilt saisonale Arbeitserlaubnisse für Sektoren wie Landwirtschaft und Tourismus. Diese erfordern in der Regel, dass der Arbeitgeber einen Arbeitskräftemangel nachweist (außer in Wallonien, wo der Test entfallen kann), und der Mitarbeitende muss anerkannte saisonale Tätigkeiten ausüben. Saisonale Genehmigungen sind in der Regel auf 6–8 Monate beschränkt und werden zusammen mit einem Typ-D-Visum erteilt. Weitere Kategorien sind z. B. das "Search Year"-Aufenthaltsrecht für kürzlich aus Nicht-EU-Universitäten Absolvierte, die Arbeit suchen.

Sponsoringprozess und Verantwortlichkeiten des Arbeitgebers in Belgien

Bei der Beschäftigung eines ausländischen Mitarbeiters trägt der belgische Arbeitgeber die Hauptverantwortung. Zunächst muss der Arbeitgeber rechtlich in Belgien ansässig sein oder einen lokalen Vertreter beauftragen. Alle Anträge auf Arbeitserlaubnisse werden vom Arbeitgeber (oder dessen Vertreter) gestellt; Einzelpersonen können diese nicht eigenständig beantragen.

Der zentrale Prozess läuft über das Belgische Einwanderungsamt und die regionale Wirtschaftsmigrationsbehörde. Arbeitgeber reichen die Anfrage online über das One-Stop-Portal ein, das diese an die jeweilige Region (Brüssel, Flandern, Wallonien oder die Deutschsprachige Gemeinschaft) basierend auf dem Arbeitsplatz weiterleitet.

Vor der Antragstellung ist häufig eine Arbeitsmarktprüfung durchzuführen. Für reguläre Arbeitserlaubnisse (z. B. keine Blue Card, kein ICT) muss der Arbeitgeber die Stelle lokal ausschreiben und eine festgelegte Frist einhalten, um zu zeigen, dass kein geeigneter belgischer oder EU-Kandidat verfügbar ist. Diese Resident Labour Market Test ist Teil des Antrags. Ausnahmen gelten für Blue Card und ICT; in Wallonien entfällt die Testpflicht bei saisonalen Jobs. Diese Anforderung liegt in der Verantwortung des Arbeitgebers.

Der Arbeitgeber muss zudem einen korrekten Arbeitsvertrag vorlegen, meist in Vollzeit, mit belgischen Arbeitsbedingungen, und sicherstellen, dass das Gehalt die gesetzlichen Schwellenwerte erreicht. Der Vertrag muss von beiden Parteien unterzeichnet sein und belgischen Arbeitsstandards entsprechen. Zusammen mit dem Vertrag reichen Arbeitgeber einen Nachweis der Firmenregistrierung sowie oft eine offizielle Stellenbeschreibung oder eine Entscheidung des Vorstands, die die Einstellung genehmigt, ein. Häufig verlangen die Behörden außerdem Nachweis der gezahlten Antragsgebühr.

Nach Erteilung der Arbeitserlaubnis muss der Mitarbeitende die erforderliche Visumsbeantragung (bei Aufenthalt im Ausland) bei einer belgischen diplomatischen Vertretung vornehmen. Der Arbeitgeber sollte alle erforderlichen Begleitschreiben oder Einladungen für den Konsularbesuch bereitstellen. Nach Ankunft in Belgien sollte der Arbeitgeber sicherstellen, dass sich der Mitarbeitende bei der zuständigen Gemeinde anmeldet, um eine Aufenthaltserlaubnis zu erhalten, und bei den belgischen Sozialversicherungs- und Steuerbehörden registriert wird.

Die administrative Verantwortung des Arbeitgebers endet nicht mit der Arbeitserlaubnis. Das belgische Arbeitsrecht ist streng: Arbeitgeber müssen alle Mitarbeitenden bei der Sozialversicherung anmelden und Lohnsteuer abziehen. Das bedeutet, das Unternehmen bei der Nationalen Sozialversicherung (RSZ/ONSS) und beim Bundesfinanzamt zu registrieren, bevor der Mitarbeitende anfängt. Ebenso sind regelmäßige monatliche oder vierteljährliche Gehaltsmeldungen und Jahressteuerbescheinigungen zu übermitteln.

Schließlich muss der Arbeitgeber Verlängerungen und Ablaufdaten der Genehmigungen im Blick behalten. Da Arbeitserlaubnisse zeitlich befristet sind, sollten Arbeitgeber die Enddaten überwachen und rechtzeitig (meist 1–2 Monate vor Ablauf) einen Verlängerungsantrag stellen. Bei Single Permits erfolgen die Verlängerungen analog zur Ersterteilung. Wenn sich Rolle oder Gehalt des Mitarbeitenden wesentlich ändern, muss der Arbeitgeber möglicherweise eine neue Genehmigung beantragen oder die bestehende anpassen. Eine proaktive Überwachung dieser Verpflichtungen ist essenziell, um unbeabsichtigte illegale Beschäftigung zu vermeiden.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einstellung oder Umsiedlung eines ausländischen Mitarbeiters nach Belgien

Folgende Schritte sollte ein Arbeitgeber bei der Mitnahme eines Nicht-EU-Arbeitnehmers nach Belgien befolgen:

Überprüfung der Zulässigkeit in Belgien

Bestätigen Sie die Nationalität und den Status des Mitarbeiters. Bei EU/EEA/Schweizer Bürgern ist kein Visum oder Arbeitserlaubnis erforderlich, aber eine Registrierung bei den lokalen Behörden innerhalb von 3 Monaten ist notwendig. Bei Drittstaatsangehörigen beachten Sie die geplante Dauer des Jobs. Bei Überschreitung von 90 Tagen oder bei wiederholter Nutzung planen Sie eine Single Permit. Für Kurzbesuche (<90 Tage) prüfen Sie, ob eine Work Permit B oder eine Kurzzeitgenehmigung geeigneter ist.

Wahl der richtigen Permittkategorie in Belgien

Basierend auf der Rolle, wählen Sie den korrekten Permit-Typ. Gängige Optionen sind ein Single Permit für reguläre Beschäftigung, eine EU Blue Card für Hochqualifizierte oder ein ICT Permit für intra-konzerne Transfers. Stellen Sie sicher, dass der Mitarbeitende die spezifischen Anforderungen erfüllt, z. B. Gehaltsgrenzen bei Blue Card oder ICT-Vorherseins. Bei Unsicherheiten konsultieren Sie ggf. belgische Einwanderungsspezialisten.

Durchführung des Labour Market Tests (falls erforderlich) in Belgien

Bei den meisten Arbeitserlaubnisfällen in Belgien muss die Stelle lokal ausgeschrieben und die Suche dokumentiert werden. Einige Regionen verlangen eine Anzeige für mindestens 3 Wochen auf offiziellen Plattformen. Bewahren Sie detaillierte Nachweise auf (Kopien von Anzeigen, erhaltenen Lebensläufen, Ablehnungsgründen), um nachzuweisen, dass kein qualifizierter belgischer oder EU-Kandidat verfügbar war. Diese Dokumentation ist Teil des Antrags, falls der Test Pflicht ist.

Zusammenstellung der Unterlagen für Belgien-Genehmigungen

Sammeln Sie alle erforderlichen Dokumente frühzeitig. Wichtig sind eine gültige Kopie des Reisepasses des Mitarbeitenden, ein unterschriebener Arbeitsvertrag (mit Beginn/Ende, Gehalt, Stellenbeschreibung), die Gründungsurkunden des Unternehmens (Registrierungsnummer, Bescheinigung der guten Führung) sowie Kopien der Diplome oder Berufszeugnisse des Mitarbeitenden (z. B. für Blue Card oder Spezialisten).

Zusätzliche Unterlagen umfassen Nachweise der Krankenversicherung, aktuelle Passfotos des Mitarbeitenden und Zahlungsbelege für eventuell anfallende Gebühren. Falls erforderlich, legen Sie die ausgefüllte Limosa-Erklärung (bei entsandten Mitarbeitenden) oder andere Gastvereinbarungen (bei Forschern) bei. Ein vollständiger Satz an Dokumenten minimiert Verzögerungen. Einige Regionen in Belgien fordern möglicherweise beglaubigte Übersetzungen ins Französische oder Niederländische, prüfen Sie daher die Anforderungen des regionalen Einwanderungsamtes.

Einreichung des Antrags auf Arbeitserlaubnis in Belgien

Der Arbeitgeber (oder sein belgischer Bevollmächtigter) reicht den Antrag online über das Portal des Einwanderungsamts ein. Dieses one-stop-Portal leitet den Antrag an die jeweils zuständige Region und das Bundesamt weiter. Füllen Sie alle Form