Arbeitserlaubnisse und Visa in Kanada

Arbeitserlaubnisse und Visa in Kanada: Ein vollständiger Leitfaden für Arbeitgeber

Kanadas starke Wirtschaft, hohe Lebensqualität und inklusive Kultur machen es zu einem attraktiven Ziel für globale Talente. Arbeitgeber aus verschiedenen Branchen suchen zunehmend im Ausland, um Fachkräftemangel zu beheben und Wachstum voranzutreiben. Allerdings verfügt Kanada über detaillierte Einwanderungsregeln, und die Einstellung oder Umsiedlung eines ausländischen Mitarbeiters erfordert sorgfältige Planung.

Fehler können teuer sein – von Verzögerungen bei Anträgen bis hin zu hohen Geldstrafen bei Nichteinhaltung. Um vom kanadischen Talentpool zu profitieren und gleichzeitig alle Vorschriften einzuhalten, müssen Arbeitgeber Visa, Arbeitserlaubnisse und alle damit verbundenen Regelungen verstehen. Dieser Leitfaden erklärt, warum Einwanderungskonformität wichtig ist, wer eine Erlaubnis benötigt, die Arten von Arbeitserlaubnissen und Visa, die für Arbeitgeber relevant sind, die Zulassungskriterien und Verpflichtungen für jeden Typ sowie praktische Schritte für eine reibungslose Einstellung und Einarbeitung ausländischer Mitarbeiter in Kanada.

Wer benötigt ein Visum oder eine Arbeitserlaubnis in Kanada?

Kanadische Bürger und Daueraufenthaltseinwohner können jederzeit ohne Einschränkungen in Kanada arbeiten. Wenn Ihr neuer Mitarbeiter kein kanadischer Bürger oder Daueraufenthaltseinwohner ist, benötigt er in der Regel eine Arbeitserlaubnis, um in Kanada zu arbeiten. (Hinweis: Arbeitserlaubnisse sind Beschäftigungsdokumente, keine Reisezertifikate.) Die Berechtigung eines ausländischen Staatsbürgern, zu arbeiten, hängt von deren Status sowie der Dauer und dem Zweck ihres Aufenthalts ab.

Kurz gesagt: Jeder ausländische Staatsbürger, der tatsächlich für einen kanadischen Arbeitgeber arbeitet, muss eine gültige Arbeitserlaubnis haben. Nicht jeder Ausländer benötigt jedoch ein Reisezertifikat (ein Visum ist ausschließlich für die Einreise). Bürger visumfreier Länder (wie die USA, Großbritannien, viele EU-Länder und andere) benötigen nur eine Elektronische Reisegenehmigung (eTA) oder reisen einfach als Besucher; aber selbst sie müssen eine Arbeitserlaubnis besitzen, um eine Beschäftigung aufzunehmen.

Kurzfristige Geschäftsreisen (zu Meetings oder Schulungen) erfordern meist keine Arbeitserlaubnis, wenn die Person technisch gesehen ein „Geschäftsreisender“ ist. Jede/r ausländische Arbeitnehmer/in, der/die in Kanada (z.B. Verkauf, Serviceleistungen oder praktische Tätigkeiten) tätig wird, benötigt sowohl eine gültige Arbeitserlaubnis als auch – falls erforderlich – ein Visum oder eine eTA. Das bedeutet, dass vor Beginn der eigentlichen Tätigkeiten das Unternehmen den Status der Person prüfen sollte.

Das kanadische Einwanderungsrecht macht klar, dass ein Visum die Einreise abdeckt, die Arbeitserlaubnis jedoch das Dokument ist, das die Beschäftigung genehmigt. Mit anderen Worten: Kein ausländischer Arbeitnehmer darf legal in Kanada beschäftigt werden, ohne eine entsprechend gültige Arbeitserlaubnis zu besitzen, selbst wenn er nur mit einer eTA oder einem Visum eingereist ist.

Für längerfristige Positionen beantragen ausländische Staatsbürger in der Regel eine Arbeitserlaubnis vor ihrer Einreise nach Kanada (durch Beantragung bei einem kanadischen Visabüro oder online). In manchen Fällen kann ein ausländischer Arbeitnehmer auch an der kanadischen Grenze (Port of Entry) eine Erlaubnis beantragen, wenn er aus einem visumfreien Land kommt und die Stelle vorher geregelt hat. Aber in jedem Fall müssen die Arbeitgeber die Regeln prüfen.

Beispielsweise erlauben bestimmte internationale Abkommen (wie CUSMA/USMCA) intra-Unternehmen-Transfers und Fachkräfte, sich innerhalb Kanadas unter vereinfachten Bedingungen zu bewerben. Die wichtigsten Erkenntnisse hier sind: kanadische Staatsbürger & Daueraufenthaltseinwohner: keine Erlaubnis erforderlich; sie sind automatisch berechtigt zu arbeiten.

Andere ausländische Staatsbürger: müssen eine Arbeitserlaubnis haben, um zu arbeiten, und oft auch ein Visum/eTA, um einzureisen. Jeder ausländische Arbeiter benötigt eine Arbeitserlaubnis.

Kurzzeitige Besuche vs. Arbeit: Teilnahme an Meetings oder Konferenzen ist möglicherweise ohne Erlaubnis möglich, während Tätigkeiten, die Arbeitsschritte beinhalten, stets eine Erlaubnis erfordern.

Grenzanträge: Bürger visumfreier Länder können berechtigt sein, bei der Einreise eine Arbeitserlaubnis zu beantragen, wenn sie die Voraussetzungen erfüllen. Andernfalls sollte die Erlaubnis vorab gesichert werden. Das Verständnis dieser Grundlagen – Staatsbürgerschaft/Daueraufenthalt vs. ausländisch, Arbeitserlaubnis vs. Reisezertifikat – ist entscheidend für die Einhaltung der Vorschriften und eine reibungslose Einstellung.

Übersicht der in Kanada relevanten Arbeitserlaubnis- und Visakategorien für Arbeitgeber

Die kanadische Einwanderung bietet viele Wege für ausländische Arbeitnehmer. Arbeitgeber sollten die wichtigsten Programme kennen, die die Einstellung internationaler Talente ermöglichen. Nachfolgend die wichtigsten Kategorien von Arbeitserlaubnissen und Visa, die bei der Umsiedlung von Mitarbeitenden nach Kanada am häufigsten vorkommen:

Temporäres Fremdenarbeiter-Programm (TFWP) in Kanada

Das TFWP ist Kanadas primäres Programm für die Einstellung ausländischer Arbeitskräfte zur Behebung von Arbeitskräftemangel. Unter dem TFWP müssen Arbeitgeber eine positive Labour Market Impact Assessment (LMIA) von Employment and Social Development Canada (ESDC) erhalten. Die LMIA ist ein Dokument, das bestätigt, dass kein kanadischer Staatsbürger oder Daueraufenthaltseinwohner für die Stelle verfügbar ist und dass die Einstellung eines ausländischen Arbeitnehmers neutrale oder positive Auswirkungen auf den kanadischen Arbeitsmarkt hat.

Um eine LMIA zu erhalten, muss ein Arbeitgeber in der Regel umfangreiche Rekrutierungsbemühungen nachweisen und Bedingungen in Bezug auf Löhne und Arbeitsbedingungen erfüllen. (Stand Ende 2024 wurden die LMIA-Regeln verschärft: z.B. wurden Mindestlohn-Hürden um 20 % erhöht, und Attestierungen durch Anwälte/CPAs werden nicht mehr akzeptiert.)

Nach Genehmigung der LMIA zahlt der Arbeitgeber die erforderliche Bearbeitungsgebühr (derzeit CAD $1.000 pro Position) und übermittelt dem Arbeitnehmer das Bestätigungsschreiben. Erst danach kann der/die Arbeitnehmer/in einen spezifischen Arbeitserlaubnisantrag stellen. In der Praxis werden die meisten herkömmlichen Arbeitserlaubnisse in Kanada über den TFWP- Weg beantragt: der/die Arbeitnehmer/in bewirbt sich online oder beim Visa-Büro mit der LMIA-Nummer und dem Stellenangebot.

Die Verpflichtungen des Arbeitgebers im Rahmen des TFWP sind erheblich: Er muss die Stelle wie angewiesen ausschreiben, faire Löhne bieten, einen Vertrag vorlegen und alle in der LMIA gemachten Zusagen einhalten. Verstöße (wie Unterbezahlung) können zu Strafen führen.

Global Talent Stream (GTS) in Kanada

Der Global Talent Stream (GTS) ist ein spezieller Unterzweig des TFWP für hochqualifizierte und innovative Rollen in Kanada. GTS ermöglicht es berechtigten kanadischen Unternehmen, schnelle Bewilligungen (oft innerhalb von zwei Wochen) für bestimmte Berufe auf der Global Talent Occupations List zu bekommen. Er richtet sich vor allem an Technologie- und F&E-Positionen oder andere „einzigartige und spezialisierte“ Rollen.

Unternehmen, die GTS nutzen, müssen einen Labour Market Benefits Plan (LMBP) erstellen – eine einseitige Planung, in der beschrieben wird, wie die Einstellung der ausländischen Talente die kanadischen Arbeitsmärkte positiv beeinflusst (z.B. durch Schaffung von Arbeitsplätzen, Schulung oder Wissenstransfer). Im Gegensatz zu regulären LMIA erfordert GTS meist eine Überweisung von einer kanadischen Partnerorganisation. Vorteil ist die schnelle Bearbeitung. Ansonsten folgt GTS dem LMIA-basierten TFWP-Prozess.

International Mobility Program (IMP) in Kanada

Das International Mobility Program ist ein Oberbegriff für alle Arbeitserlaubnisfälle, die LMIA-frei sind (kein LMIA erforderlich) in Kanada. Anstatt eine Bewertung des Arbeitsmarktes durchzuführen, erlaubt das IMP Arbeitgebern, Arbeiter einzustellen, die unter broad Kategorien fallen, oft aus Gründen des allgemeinen kanadischen Interesses oder reciproker Abkommen. Übliche IMP-Streams sind intra-Unternehmen-Transfers (siehe weiter unten), bestimmte Handels- und Investitionsabkommen (CUSMA/USMCA-Trader und Fachkräfte, CETA), signifikante Vorteile für Kanada (z.B. Wissenschaftler, Forscher), internationale Austauschprogramme (Praktikanten, Jugendaustausch) und spezielle Programme wie Francophone Mobility und andere.

Unter IMP muss der Arbeitgeber zwar einen Prozess befolgen, dieser ist jedoch vereinfachter: Bevor der/die Arbeitnehmer/in einen Antrag stellt, reicht der Arbeitgeber ein Beschäftigungsangebot über das IRCC-Arbeitgeberportal ein und zahlt eine Arbeitgeber-Compliance-Gebühr (derzeit CAD $230 pro Person). Das erzeugt eine arbeitgeberspezifische Angebotsnummer. Der/die Arbeitnehmer/in nutzt diese Nummer für den Antrag auf die Arbeitserlaubnis.

Da kein LMIA erforderlich ist, ist die Antragstellung meist schneller. (Zum Beispiel befreit der Francophone Mobility-Stream von LMIA, und CUSMA-Transfers können online zügig bearbeitet werden.) Arbeitgeber haben aber weiterhin Verpflichtungen im Rahmen des IMP: Sie müssen die Bedingungen des gewählten Streams erfüllen und die Stellenbeschreibung einhalten. Bei Inspektionen prüft IRCC oder ESDC, ob der Arbeitgeber die zugesagten Löhne, Stellen und Verpflichtungen einhält.

Arbeitgeber-spezifische Arbeitserlaubnisse in Kanada

Dies ist ein Sammelbegriff statt eines eigenständigen Programms in Kanada. Eine arbeitgeberspezifische Arbeitserlaubnis (auch „closed work permit“ genannt) bedeutet, dass die Erlaubnis an einen Arbeitgeber und einen Ort gebunden ist. Diese Erlaubnisse werden im Rahmen des TFWP bzw. bestimmter IMP-Fälle erteilt. Mit einer solchen Erlaubnis darf der ausländische Arbeitnehmer nur für den genannten Arbeitgeber im genehmigten Bereich arbeiten.

Wenn der Arbeitnehmer den Job wechseln oder an einen anderen Ort umziehen möchte, ist eine neue Erlaubnis erforderlich. Die meisten auf TFWP basierenden Arbeitserlaubnisse sind arbeitgeberspezifisch. Arbeitgeber sollten beachten, dass diese Erlaubnis den Arbeitnehmer einschränkt: ändert sich die Adresse oder der Unternehmenname, oder wechselt die Rolle, muss eine aktualisierte Erlaubnis eingeholt werden. (Im Gegensatz dazu steht die offene Erlaubnis, die keine Arbeitgeberbindung hat.)

Offene Arbeitserlaubnisse in Kanada

Eine offene Arbeitserlaubnis erlaubt es einer ausländischen Person, in Kanada für jeden Arbeitgeber zu arbeiten (mit sehr wenigen Ausnahmen), ohne ein konkretes Stellenangebot vorliegen zu haben. Offene Erlaubnisse sind bei reiner arbeitgebergetriebener Einstellung eher selten, aber sie betreffen wichtige Fälle:

Spouse & Dependent Open Work Permits: Ehepartner oder Lebenspartner eines hochqualifizierten ausländischen Arbeitnehmers oder internationalen Studierenden können für eine offene Erlaubnis in Frage kommen. (Ab Januar 2025 ist die Anspruchsberechtigung auf Ehepartner hochqualifizierter Arbeiter in bestimmten Berufen beschränkt.) Das bedeutet: Wenn Ihr neuer Mitarbeiter mit einer Arbeitserlaubnis kommt, kann sein Ehepartner ebenfalls erlaubt sein, bei Ihnen oder einem anderen Arbeitgeber zu arbeiten – ebenfalls mit einer offenen Erlaubnis. Für Arbeitgeber entstehen bei der Einstellung eines Ehepartners auf offene Erlaubnis in der Regel keine zusätzlichen Verpflichtungen, außer sie wie üblich wie jeden kanadischen Mitarbeiter zu behandeln.

Post-Graduation Work Permit (PGWP): Absolventen kanadischer Hochschulen oder Universitäten können eine PGWP erhalten, die ihnen erlaubt, überall in Kanada zu arbeiten. Diese Erlaubnis ist technisch eine offene Arbeitserlaubnis (kein bestimmter Arbeitgeber), gültig je nach Studiendauer bis zu drei Jahre. Arbeitgeber, die eine ehemalige ausländische/r Student/in auf einer PGWP einstellen, haben keine zusätzlichen Dokumentationspflichten – sie stellen die Person einfach als kanadischen Arbeitnehmer ein (der/die Absolvent/in ist bereits berechtigt, überall zu arbeiten). Das ist ein sehr beliebter Weg, um internationalen Absolventen nach dem Abschluss eine Chance zu geben, ohne LMIA.

Offene Erlaubnisse während PR-Sponsoring: In manchen Fällen kann eine im Kanada lebende Person, die auf Daueraufenthalt (z.B. im Rahmen eines Ehepartner-Sponsorships oder Fachkräfteprogramms) gesponsert wird, eine Übergangserlaubnis (manchmal „Bridging Open Work Permit“) erhalten. Diese sind in Arbeitgeberkreisen weniger bekannt, existieren aber. Obwohl offene Arbeitserlaubnisse große Flexibilität bieten, werden sie nur unter bestimmten Bedingungen erteilt. Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass der/die Arbeitnehmer/in eine gültige offene Erlaubnis besitzt und IRCC über Statusänderungen informieren. In der Praxis sind offene Erlaubnisse selten mit zusätzlichen Arbeitgeberaufwänden verbunden, außer intern das Statusänderungsdokumentation nachzuverfolgen.

Intra-Unternehmen-Transfer (ICT) in Kanada

Die ICT-Kategorie ermöglicht es multinationalen Unternehmen, bestimmte Mitarbeitende in eine kanadische Niederlassung, Tochtergesellschaft oder Filiale zu transferieren. Es handelt sich dabei um einen LMIA-freien Stream im Rahmen des IMP (Codes C12 oder C61). Berechtigte Mitarbeitende sind Manager, Führungskräfte oder Spezialisten, die mindestens ein Jahr im Ausland gearbeitet haben (aktuelle IRCC-Richtlinien klären die Ein-Jahres-Regel). Es gibt zwei Unterkategorien: für Führungskräfte/Manager und für Fachwissen. Der Arbeitgeber muss eine Beziehung (Elternunternehmen, Tochtergesellschaft, Niederlassung oder verbundenes Unternehmen) über die Grenze nachweisen.

Die Bewerbung im ICT-Status umgeht die LMIA, aber der Arbeitgeber muss die Beziehung sowie die Rolle des Mitarbeiters nachweisen. Der/die Mitarbeitende beantragt eine intra-Unternehmen-Arbeitserlaubnis (oft mit Kategorie-Codes). Der Arbeitgeber reicht das Angebot im Portal ein, wie im IMP gefordert. Nach Ankunft in Kanada darf der/die Arbeitnehmer/in nur für das spezifizierte kanadische Unternehmen arbeiten. ICT ist beliebt für den internationalen Talenttransfer und erlaubt bis zu drei Jahre für Manager und bis zu fünf Jahre für Fachkräfte mit möglichen Verlängerungen.

Start-Up Visum Programm (Einwanderer-Unternehmer) in Kanada

Obwohl kein temporäres Arbeitserlaubnisprogramm, ist Kanadas Start-Up Visa Programm relevant für Arbeitgeber, die unternehmerisches Talent einstellen möchten. Es richtet sich an ausländische Unternehmer/innen mit tragfähigen innovativen Geschäftsprojekten. Wenn die Person eine Unterstützungserklärung (Letter of Support) von einem kanadischen Risikokapitalfonds, Angel-Investorengruppe oder Inkubator erhält, kann sie eine dauerhafte Aufenthaltserlaubnis beantragen.

Voraussetzung ist, mindestens 10 % der Stimmrechte an einem qualifizierten Unternehmen zu besitzen und ausreichend Ansiedlungsfonds einzubringen. Bei Genehmigung erhält die Person mit Familie eine dauerhafte Aufenthaltserlaubnis und kann in Kanada ein Unternehmen gründen. Arbeitgeber könnten dies bei der Einstellung einer Start-Up-Unterstützten Person erleben; Kernpunkt ist, dass diese Kandidaten einen eigenen Einwanderungsweg haben und langfristig umziehen und bleiben möchten. Jeder dieser Erlaubnis- und Visakategorien hat eigene Regeln. Die nächste Sektion erläutert die Zulassungskriterien und die Maßnahmen, die Arbeitgeber für jede Kategorie ergreifen müssen.

Zulassungskriterien und Arbeitgeberverpflichtungen für jeden Erlaubnistyp in Kanada

Um erfolgreich einen ausländischen Mitarbeiter in Kanada zu beschäftigen, müssen sowohl der/die Arbeitnehmer/in als auch der/die Arbeitgeber/in bestimmte Kriterien erfüllen. Hier eine Übersicht der wichtigsten Erlaubniskategorien sowie der Anforderungen und Verpflichtungen:

Verpflichtungen im Rahmen des Temporären Fremdenarbeiter-Programms (TFWP) in Kanada

Der Arbeitgeber muss einen echten Bedarf an einem ausländischen Arbeitnehmer nachweisen. Dazu gehört die Durchführung eines LMIA-Antrags bei ESDC. In der Regel muss die Stelle in Kanada öffentlich ausgeschrieben, der/die Arbeitnehmer/in mindestens zum branchenüblichen Lohn (oder Medianlohn) bezahlt werden und gute Arbeitsbedingungen bieten.

ESDC erstellt eine positive LMIA, wenn sie zufrieden ist. Der Arbeitgeber zahlt die Bearbeitungsgebühr (derzeit CAD $1.000 pro Stelle) und übermittelt dem Arbeitnehmer das Bestätigungsschreiben. Erst danach kann der/die Arbeitnehmer/in einen arbeitgeberspezifischen Antrag auf Arbeitserlaubnis stellen. In der Praxis werden die meisten klassischen Arbeitserlaubnisse in Kanada über den TFWP- Weg beantragt: der/die Arbeitnehmer/in bewirbt sich online oder beim Visa-Büro unter Angabe der LMIA-Nummer und des Stellenangebots.

Die Verpflichtungen des Arbeitgebers im TFWP sind erheblich: Er muss die Stelle wie angewiesen öffentlich ausschreiben, faire Löhne bezahlen, einen Vertrag vorlegen und alle Zusagen der LMIA einhalten. Verstöße (z.B. Unterzahlung) können zu Strafen führen.

Verpflichtungen für arbeitgeberspezifische Arbeitserlaubnisse in Kanada

Wenn die Erlaubnis an Ihr Unternehmen in Kanada gebunden ist, müssen Sie bei Jobänderungen eine Aktualisierung beantragen. Beispielsweise bedeutet eine Versetzung des Mitarbeiters an einen neuen Ort oder eine andere Rolle, einen Antrag auf Änderung der Erlaubnis zu stellen. Wesentlich ist, die Bedingungen der Erlaubnis einzuhalten. Der/die Arbeitnehmer/in darf nur für Ihren Betrieb arbeiten; Änderungen erfordern eine Mitteilung an IRCC.

Verpflichtungen im Rahmen des Global Talent Stream (GTS) in Kanada

Ein Arbeitgeber muss ein innovatives Unternehmen sein (oft ein Tech-Unternehmen) und eine Weiterweisung in Kanada erhalten. Wichtig: Das Unternehmen muss einen Labour Market Benefits Plan (LMBP) erstellen – ein einseitiger Plan, der beschreibt, wie die Erhöhung des kanadischen Arbeitskräfteangebots durch die Einstellung der ausländischen Talente positiv wirkt (z.B. durch Jobschaffung, Schulung oder Wissenstransfer). Die Verpflichtungen im LMBP sind rechtlich bindend und werden jährlich überprüft. Neben den Standard-LMIA-Verpflichtungen verpflichten sich GTS-Arbeitgeber zu diesen zusätzlichen Vorteilen.

Verpflichtungen im Rahmen des International Mobility Program (IMP) in Kanada

Für LMIA-freie Beschäftigungen müssen Arbeitgeber die Arbeitgeber-Compliance-Gebühr ($230) bezahlen und vor der Antragstellung eine Stellenangebot im IRCC-Portal einreichen. Das erzeugt eine spezielle Angebotsnummer, die