Employer of Record in Verenigde Staten van Amerika

Een Employer of Record (EOR) is een bedrijf dat wettelijk werknemers voor jou in dienst neemt. Dit betekent dat je een team kunt opbouwen in de Verenigde Staten zonder je eigen lokale entiteit op te zetten. De EOR verzorgt de administratieve en juridische kant van het werkgeverschap, zoals salarisadministratie, belastingen en voordelen. Jij blijft verantwoordelijk voor het dagelijkse werk van je team. Veel bedrijven gebruiken een EOR om snel en compliant talent in de VS aan te nemen. Eén aanbieder die je hierbij kan helpen is Rivermate.

Hoe een Employer of Record (EOR) werkt in de Verenigde Staten van Amerika

Het gebruik van een EOR vereenvoudigt het aannameproces. Zo werkt het meestal:

1. Je vindt het talent: Je werft en selecteert de kandidaat die je in de VS wilt aannemen.
2. De EOR neemt ze in dienst: De EOR neemt de werknemer wettelijk voor je in dienst. Ze regelen het arbeidscontract en het onboardingproces, zodat alles volgens de Amerikaanse federale en staatswetten verloopt.
3. Ze beheren HR-taken: De EOR verzorgt salarisadministratie, belastinginhoudingen en voordelenbeheer. Dit omvat zaken zoals ziektekostenverzekering en werknemerscompensatie.
4. Jij beheert het werk: Je nieuwe teamlid werkt voor jouw bedrijf zoals elke andere werknemer. Jij bent verantwoordelijk voor hun dagelijkse taken, projecten en prestaties.
5. Naleving is geregeld: De EOR houdt de veranderende arbeidswetten en regelgeving op federaal, staats- en lokaal niveau bij, zodat jij dat niet hoeft te doen.

Voordelen van het gebruik van een EOR voor hiring in de Verenigde Staten van Amerika

Het gebruik van een EOR om te werven in de VS biedt verschillende voordelen. Het stelt je in staat om de Amerikaanse markt te betreden en een team op te bouwen zonder de tijd en kosten van het oprichten van een juridische entiteit. Dit maakt het een snellere, flexibelere manier om je bedrijf te laten groeien.

• Snellere markttoetreding: Je kunt werknemers aannemen en operaties starten in de VS veel sneller, vaak binnen een paar weken.
• Verminderde risico’s: De EOR is verantwoordelijk voor naleving van de Amerikaanse arbeidswetten, die complex kunnen zijn en per staat verschillen. Dit helpt je juridische fouten en mogelijke boetes te voorkomen.
• Kostenbesparing: Het opzetten van een juridische entiteit in de VS brengt aanzienlijke kosten met zich mee. Een EOR elimineert deze vereiste, waardoor je geld bespaart op juridische kosten en administratieve opzet.
• Toegang tot betere voordelen: EOR’s kunnen vaak concurrerende voordelenpakketten bieden, inclusief ziektekostenverzekering en pensioenregelingen, wat je kan helpen om top talent aan te trekken en te behouden.
• Focus op je bedrijf: Met de EOR die HR- en administratieve taken afhandelt, kun jij je richten op je kernactiviteiten en het management van je team.

Het transparante prijsmodel van Rivermate elimineert complexiteit met een enkel, concurrerend maandelijks tarief per medewerker. In tegenstelling tot traditionele PEO-aanbieders omvat onze prijsstelling in Verenigde Staten van Amerika uitgebreide HR-ondersteuning, arbeidsvoorwaardenbeheer, naleving van regelgeving en toegang tot ons eigen dashboard voor realtime personeelsanalyse. Geen verborgen kosten, geen opstartkosten — gewoon een duidelijke prijsstelling die meegroeit met uw bedrijfsbehoeften terwijl volledige wettelijke naleving in Verenigde Staten van Amerika wordt gewaarborgd.

Het aannemen van personeel in de Verenigde Staten van Amerika kan complex lijken. Je hebt te maken met federale, staats- en soms zelfs lokale wetten. De VS is een enorme, diverse markt met een grote talentenpool. In tegenstelling tot veel andere landen werkt de VS grotendeels op basis van het principe van "at-will" employment. Dit betekent dat jij of de werknemer de arbeidsrelatie op elk moment kunnen beëindigen, om welke reden dan ook, zolang deze niet illegaal is. Dit geeft je flexibiliteit, maar betekent ook dat je vanaf het begin duidelijk moet zijn over je wervingspraktijken.

Arbeidsovereenkomsten & must-have clausules

In de VS ben je niet altijd verplicht een schriftelijke arbeidsovereenkomst te hebben. Veel arbeidsrelaties zijn gebaseerd op een eenvoudige aanbodbrief. Voor belangrijke functies is een formele overeenkomst echter een goed idee. Het biedt duidelijkheid voor zowel jou als je werknemer.

De meeste arbeidsovereenkomsten in de VS zijn onbepaalde tijd. Contracten voor bepaalde tijd komen minder vaak voor en worden meestal gebruikt voor specifieke projecten.

Hier zijn enkele veel voorkomende clausules om op te nemen:

• Functieomschrijving: Omschrijf duidelijk de rol en verantwoordelijkheden van de werknemer.
• Compensatie: Geef details over het salaris, bonussen en andere vergoedingen.
• Voordelen: Vermeld ziektekostenverzekering, pensioenregelingen en andere voordelen.
• Vertrouwelijkheid: Neem een geheimhoudingsovereenkomst op om de informatie van je bedrijf te beschermen.
• Beëindiging: Leg uit onder welke voorwaarden beide partijen de arbeid kunnen beëindigen.

Proeftijd

Proeftijd is gebruikelijk in de VS, maar niet wettelijk verplicht in de meeste staten. Ze dienen als een proefperiode voor zowel jou als de nieuwe werknemer om te zien of het klikt. Een typische proeftijd is 90 dagen, maar deze kan korter of langer zijn afhankelijk van de functie.

Vanwege het "at-will" employment-systeem verandert een proeftijd niet drastisch de voorwaarden voor beëindiging. Je kunt een werknemer nog steeds ontslaan na de proeftijd. Het zet echter wel een duidelijke verwachting neer voor prestatie-evaluatie tijdens de eerste maanden van het dienstverband.

Werkuren & overwerk

De Fair Labor Standards Act (FLSA) is de federale wet die het werkuren en overwerk in de VS regelt.

• Een standaard werkweek is 40 uur.
• Elke gewerkt uur boven de 40 uur in een week moet worden betaald als overwerk.
• De overwerkvergoeding is minimaal 1,5 keer het reguliere uurloon van de werknemer.

Sommige werknemers zijn "exempt" van overwerkvergoeding. Dit geldt meestal voor salarisarbeiders in leidinggevende, administratieve of professionele functies die aan specifieke criteria voldoen. Wees je ervan bewust dat sommige staten hun eigen overwerkwetten hebben die mogelijk gunstiger zijn dan de federale wet.

Nationale & regionale feestdagen

De VS kent een aantal federale feestdagen. Privéwerkgevers zijn echter niet verplicht werknemers betaald vrij te geven op deze dagen. De meeste bedrijven vieren de belangrijkste feestdagen.

Hier is een lijst van de federale feestdagen in de Verenigde Staten:

Sommige staten en steden hebben naast de federale feestdagen ook hun eigen officiële feestdagen.

Hiring contractors in United States of America

Het inhuren van zelfstandige contractors kan een flexibele manier zijn om gespecialiseerde vaardigheden voor specifieke projecten binnen te halen. Contractors zijn verantwoordelijk voor hun eigen belastingen en ontvangen niet dezelfde voordelen als werknemers.

Het is cruciaal om werknemers correct te classificeren. Het verkeerd classificeren van een werknemer als zelfstandige contractor kan leiden tot ernstige boetes, inclusief achterstallige belastingen en boetes. De Internal Revenue Service (IRS) hanteert strikte richtlijnen voor het bepalen van de status van een werknemer.

Een Employer of Record (EOR) kan je helpen het risico van verkeerde classificatie te beperken. Een EOR werkt wettelijk als werkgever voor de werknemers, neemt de verantwoordelijkheid voor loonadministratie, belastingen, voordelen en naleving van arbeidswetten. Hierdoor kun je talent in de VS inzetten zonder de juridische en administratieve lasten van directe tewerkstelling.

Navigeren door compensatie en loonadministratie in de Verenigde Staten kan complex lijken. Elk van de 50 staten heeft zijn eigen regels, en je moet zowel federale als staatswetten naleven. Het gaat erom alle onderdelen van het salaris van een werknemer te begrijpen, inclusief wat je toevoegt en wat je eruit haalt. Dit goed doen is essentieel voor het runnen van een compliant en succesvol bedrijf.

Payroll-cycli & loonstructuur

In de VS kun je je werknemers op verschillende schema's betalen. De meest voorkomende zijn wekelijks, tweewekelijks, half-maandelijks of maandelijks.

• Wekelijks: Je betaalt werknemers elke week, wat resulteert in 52 loonstroken per jaar. Dit is gebruikelijk in sectoren zoals bouw en horeca.
• Tweewekelijks: Je betaalt werknemers om de twee weken, in totaal 26 loonstroken per jaar. Veel bedrijven in de gezondheidszorg en technologie gebruiken dit schema.
• Half-maandelijks: Je betaalt werknemers twee keer per maand, meestal op de 15e en de laatste dag van de maand. Dit betekent 24 loonstroken per jaar en wordt vaak gebruikt voor salarissen.
• Maandelijks: Je betaalt werknemers één keer per maand, voor 12 loonstroken per jaar.

Je loonstructuur hangt af of je werknemers salariskracht of op uurbasis betaald worden. Een salaris is een vast bedrag dat elke loonperiode wordt uitbetaald. Een uurloon is gebaseerd op een uurtarief, dus het totale salaris hangt af van het aantal gewerkte uren.

Overwerk & minimumlonen

De Fair Labor Standards Act (FLSA) is de federale wet die de regels voor overwerk en minimumloon vaststelt.

Het federale minimumloon is momenteel $7,25 per uur. Veel staten en steden hebben echter hun eigen hogere minimumloonregels. Wanneer het staat- of plaatselijke tarief hoger is, moet je het hogere loon betalen.

Voor overwerk vereist de FLSA dat je niet-vrijgestelde werknemers 1,5 keer hun reguliere uurtarief betaalt voor alle uren die ze werken boven de 40 in een werkweek. Een werkweek is een vaste periode van zeven opeenvolgende dagen. Het is belangrijk te weten dat er geen wettelijke limiet is aan het aantal uren dat een werknemer in een week mag werken, zolang ze correct worden betaald voor overwerk.

Sommige werknemers, vaak in leidinggevende, administratieve of professionele functies, worden als "vrijgesteld" van overwerkregels beschouwd. Dit hangt meestal af van hun taken en hoeveel ze verdienen.

Werkgeversbelastingen en bijdragen

Als werkgever in de VS ben je verantwoordelijk voor het betalen van verschillende payroll-belastingen. Dit zijn jouw bijdragen en worden niet ingehouden op het loon van de werknemer. De belangrijkste federale belastingen zijn voor Social Security, Medicare en werkloosheid.

Werknemersbelastingen en inhoudingen

Je moet ook bepaalde belastingen inhouden op het loon van je werknemers en deze aan de overheid afdragen. Deze inhoudingen omvatten federale, staats- en soms lokale belastingen.

In de Verenigde Staten zijn werknemersvoordelen en verlof een mix van door de overheid vereiste programma's en bedrijfsspecifieke voordelen. Dit betekent dat uw voordelenpakket sterk kan variëren van werkgever tot werkgever. Terwijl sommige voordelen wettelijk verplicht zijn, bieden veel bedrijven aanvullende voordelen om de beste werknemers aan te trekken en te behouden.

Wettelijk verlof

De VS heeft geen federale wet die betaald verlof voor werknemers verplicht stelt. Echter, de Family and Medical Leave Act (FMLA) biedt sommige werknemers tot 12 weken onbetaald, baanbeschermend verlof per jaar voor specifieke familie- en medische redenen. Om in aanmerking te komen, moet u minimaal 12 maanden voor uw werkgever hebben gewerkt, minimaal 1.250 uur in de afgelopen 12 maanden, en werkzaam zijn op een locatie waar het bedrijf 50 of meer werknemers heeft binnen 75 mijl.

Sommige staten en steden hebben hun eigen wetten die betaald ziekteverlof of familieverlof vereisen.

Nationale feestdagen & regionale feestdagen

De Amerikaanse overheid erkent verschillende federale feestdagen, maar particuliere werkgevers zijn niet verplicht om u betaald verlof te geven voor deze dagen. Echter, de meeste werkgevers bieden wel betaald verlof aan.

Hier zijn de federale feestdagen voor 2025:

Sommige staten en steden hebben ook hun eigen officiële feestdagen.

Typische aanvullende voordelen

Om werknemers aan te trekken en te behouden, bieden veel bedrijven voordelen bovenop wat wettelijk vereist is.

Hoe een EOR kan helpen bij het opzetten van voordelen

Het opzetten van een concurrerend voordelenpakket in de VS kan complex zijn. Een Employer of Record (EOR) kan u helpen navigeren door de verschillende federale, staats- en lokale wetten.

Een EOR kan:

• Zorgen dat u aan alle wettelijke vereisten voldoet.
• U helpen een aantrekkelijk voordelenpakket te ontwerpen voor werknemers.
• De administratie van uw voordelenprogramma beheren.
• U tijd en middelen besparen.

Door samen te werken met een EOR, kunt u uw werknemers een uitstekend voordelenpakket bieden zonder de hoofdpijn van het zelf beheren.

Laten we het hebben over het ontslaan van een werknemer in de Verenigde Staten. Het proces, dat vaak termination of offboarding wordt genoemd, is meer dan alleen afscheid nemen. Het omvat een reeks stappen om ervoor te zorgen dat je de scheiding professioneel en legaal afhandelt. Een soepel offboardingproces helpt je bedrijf te beschermen en behandelt de vertrekkende werknemer met respect. Dit geldt zowel of de persoon ontslag neemt als wanneer jij besluit hun dienstverband te beëindigen. In de VS is de meeste arbeid "at-will", wat betekent dat jij of de werknemer de relatie op elk moment kunnen beëindigen, om welke reden dan ook, zolang deze niet illegaal is. Toch is het hebben van een duidelijk en consistent offboardingproces een slimme zet.

Opzegtermijnen

In de Verenigde Staten is er over het algemeen geen wettelijke verplichting om een werknemer vooraf op de hoogte te stellen voordat je het dienstverband beëindigt. Dit komt door de doctrine van at-will employment die in alle staten behalve Montana van toepassing is.

Er zijn echter enkele uitzonderingen:

• Arbeidsovereenkomsten: Als je een arbeidsovereenkomst hebt met een werknemer, kan deze een verplichte opzegtermijn specificeren.
• Bedrijfsbeleid: Je eigen bedrijfsbeleid kan aangeven dat je een bepaalde opzegtermijn zult geven.
• Vakbondsovereenkomsten: Collectieve arbeidsovereenkomsten bevatten vaak regels over opzegtermijnen.

Hoewel het niet wettelijk verplicht is, wordt het geven van een opzegtermijn van twee weken vaak als beleefd beschouwd. Het kan helpen om een positieve relatie te behouden en geeft de werknemer de tijd zich voor te bereiden op hun overgang.

Ontslagvergoeding

Net als bij opzegtermijnen ben je over het algemeen niet verplicht om ontslagvergoeding aan te bieden. De Fair Labor Standards Act (FLSA) schrijft dit niet voor.

Hier zijn enkele situaties waarin ontslagvergoeding vereist kan zijn:

• Bedrijfsbeleid: Als je werknemershandboek of bedrijfsbeleid belooft dat er ontslagvergoeding wordt gegeven, moet je deze ook verstrekken.
• Arbeidsovereenkomst: Een contract met een werknemer kan een ontslagpakket bevatten.
• Ontslagen: Sommige staten hebben wetten die ontslagvergoeding vereisen bij massale ontslagen of sluitingen van fabrieken.

Zelfs wanneer het niet verplicht is, kiezen veel bedrijven ervoor om ontslagvergoeding aan te bieden. Een gebruikelijke regeling is één tot twee weken loon per gewerkt jaar. Het aanbieden van een ontslagpakket kan een blijk van goede wil zijn. Het kan ook worden gebruikt in ruil voor de werknemer die afstand doet van claims tegen jouw bedrijf.

Hoe Rivermate zorgt voor conforme exits

Bij Rivermate zorgen we ervoor dat elke werknemer exit correct en met compassie wordt afgehandeld. We begrijpen dat het navigeren door de complexiteit van offboarding uitdagend kan zijn. Ons platform vereenvoudigt het proces voor jou.

Zo helpen wij:

• Conforme Documentatie: We voorzien je van de benodigde beëindigingsbrieven en andere documenten om te voldoen aan alle wettelijke vereisten.
• Laatste Loonberekening: We helpen je om het laatste salaris nauwkeurig te berekenen, inclusief eventuele opgebouwde vakantiedagen, om te voldoen aan de staatswetten.
• Benefits Administratie: We begeleiden je door het proces van het afhandelen van voordelen, zoals het voortzetten van de ziektekostenverzekering onder COBRA.
• Stapsgewijze begeleiding: Ons platform leidt je door elke stap van het offboardingproces, van de eerste beslissing tot het laatste exitgesprek.

Wij geloven in het behandelen van elke werknemer met waardigheid, zelfs tijdens hun vertrek. Ons doel is om het proces zo soepel mogelijk te laten verlopen voor zowel jou als je vertrekkende teamlid.

Navigeren in de wereld van U.S. visa's en werkvergunningen kan complex aanvoelen. In wezen stelt een visa een buitenlandse nationaliteit in staat om naar een U.S. toegangspoort te reizen en toestemming te vragen om het land binnen te komen. Een werkvergunning, aan de andere kant, is een toestemming om legaal in de Verenigde Staten te werken. Er zijn veel soorten visa, elk met zijn eigen set regels en vereisten.

Employment visa's & sponsoringsrealiteiten

Het sponsoren van een werkvisa in de U.S. is een aanzienlijke verplichting voor elke werkgever. Een Employer of Record (EOR) kan dit proces vereenvoudigen, maar er zijn enkele praktische realiteiten om rekening mee te houden.

Wat een EOR doorgaans kan sponsoren:

• Gestroomlijnde Visa-Acquisitie: Een EOR kan het visa-proces transparanter en eenvoudiger maken, vooral voor bedrijven die geen juridische entiteit in de U.S. hebben.
• Green Cards: Voor bedrijven die werknemers willen aannemen of permanent willen verplaatsen naar de U.S., kan een EOR green cards sponsoren, die recht geven op permanent verblijf.

Wat een EOR over het algemeen niet kan sponsoren:

• Zelfsponsoring: Dit is zeldzaam en meestal gereserveerd voor individuen met buitengewone vaardigheden, ondernemers of investeerders. De meeste werkvisa vereisen een sponsorende werkgever.
• Visa's zonder een duidelijke werkgever-werknemer relatie: De EOR fungeert als de juridische werkgever, dus de rol en verantwoordelijkheden van de werknemer moeten duidelijk worden gedefinieerd.

Praktische routes naar sponsoring:

De meest gebruikelijke route naar werkgelegenheid in de U.S. is via directe sponsoring door het bedrijf waar de persoon zal werken. Echter, een EOR kan een waardevolle partner zijn in dit proces, door de administratieve en juridische complexiteiten af te handelen. Dit is vooral handig voor bedrijven die nieuw zijn in het sponsoren van buitenlandse werknemers of geen groot HR-team hebben.

Zakelijke reis naleving (korte termijn bezoeken)

Voor korte zakelijke reizen naar de U.S. is de B-1 visa de meest voorkomende optie. Het is belangrijk om de regels van dit visa te begrijpen om naleving te waarborgen.

Wat je kunt doen met een B-1 visa:

• Overleggen met zakenpartners.
• Een wetenschappelijke, educatieve, professionele of zakelijke conventie of conferentie bijwonen.
• Een contract onderhandelen.
• Deelname aan korte termijn training.

Wat je niet kunt doen met een B-1 visa:

• In dienst treden.
• Een salaris ontvangen van een U.S. bron.
• Onbeperkt in de U.S. blijven.

Belangrijke nalevingspunten:

Om in aanmerking te komen voor een B-1 visa, moet je het volgende aantonen:

De initiële verblijfsduur is doorgaans één tot zes maanden, met een maximum van één jaar, inclusief verlengingen.