Employer of Record in Verenigde Staten van Amerika

Een Employer of Record (EOR) is een bedrijf dat legaal werknemers voor jou in dienst neemt. Hiermee kun je een team opbouwen in de Verenigde Staten zonder dat je zelf een lokale entiteit hoeft op te zetten. De EOR verzorgt alle administratieve en juridische taken van tewerkstelling. Denk aan loonadministratie, belastingen, voordelen en naleving van de Amerikaanse arbeidswetgeving. Jij blijft verantwoordelijk voor de dagelijkse werkzaamheden van je team, maar de EOR neemt de juridische verantwoordelijkheden van een werkgever op zich. Voor bedrijven die in de VS willen werven, vereenvoudigt een EOR zoals Rivermate het proces.

Hoe een Employer of Record (EOR) werkt in de Verenigde Staten van Amerika

Het gebruik van een EOR om te werven in de VS is een eenvoudig proces. De EOR wordt de wettelijke werkgever, terwijl jij controle houdt over het werk van je werknemer.

Zo werkt het doorgaans:

1. Je vindt het talent. Je rekruteert en selecteert de persoon die je wilt aannemen in de VS.
2. De EOR stelt een compliant contract op. De EOR creëert een arbeidsovereenkomst die voldoet aan alle relevante Amerikaanse federale, staats- en lokale wetten.
3. De EOR onboardt je nieuwe medewerker. Zij regelen alle benodigde papierwerk, inclusief belastingformulieren en verificatie van arbeidsgerechtigde status (Formulier I-9), wat een vereiste is van de U.S. Citizenship and Immigration Services (https://www.uscis.gov/i-9).
4. Zij beheren de loonadministratie en voordelen. De EOR verwerkt de loonadministratie, houdt de juiste belastingen in en regelt de werknemersvoordelen. Dit omvat bijdragen voor Social Security en Medicare zoals vereist door de Internal Revenue Service (https://www.irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/understanding-employment-taxes).
5. Jij beheert het dagelijkse werk van de werknemer. Jij bent verantwoordelijk voor de taken, prestaties en integratie van je medewerker in je bedrijfscultuur. De EOR regelt de HR- en juridische aspecten van tewerkstelling.

Waarom een Employer of Record in de Verenigde Staten gebruiken

Het gebruik van een EOR in de Verenigde Staten biedt een eenvoudige en efficiënte manier om een team op te bouwen. Het verwijdert de grote obstakels van uitbreiding naar een nieuw land, zodat je je kunt richten op je zakelijke doelen.

Hier zijn enkele belangrijke voordelen:

• Vermijd het opzetten van een juridische entiteit. Je kunt Amerikaanse werknemers aannemen zonder de tijd en kosten van het oprichten van een juridische entiteit in het land.
• Blijf compliant met arbeidswetten. De Amerikaanse arbeidswetgeving is complex, met regels op federaal, staats- en zelfs stadsniveau. Een EOR begrijpt deze regelgeving en zorgt dat je compliant blijft.
• Vereenvoudig loonadministratie en belastingen. De EOR beheert alle aspecten van loonadministratie, inclusief belastinginhouding en -aangifte, wat ingewikkeld kan zijn in de VS.
• Bied concurrerende voordelen. EORs kunnen vaak toegang bieden tot betere en betaalbare voordelenpakketten dan een klein bedrijf op zich zou kunnen regelen.
• Verminder risico’s. De EOR neemt de juridische risico’s van tewerkstelling over en beschermt je tegen mogelijke boetes en sancties bij niet-naleving.

Werven in de Verenigde Staten van Amerika kan complex lijken. Je hebt federale, staats- en soms zelfs lokale wetten om rekening mee te houden. De VS is een enorme, diverse markt met een grote talentenpool. In tegenstelling tot veel andere landen, werkt de VS grotendeels volgens het principe van "at-will" employment. Dit betekent dat jij of de werknemer de arbeidsrelatie op elk moment kunt beëindigen, om welke reden dan ook, zolang deze niet illegaal is. Dit geeft je flexibiliteit, maar betekent ook dat je vanaf het begin duidelijk moet zijn over je wervingspraktijken.

Arbeidsovereenkomsten & must-have clausules

In de VS is het niet altijd verplicht om een schriftelijke arbeidsovereenkomst te hebben. Veel arbeidsrelaties zijn gebaseerd op een simpele aanbodbrief. Voor sleutelrollen is een formeel contract echter een goed idee. Het biedt duidelijkheid voor zowel jou als je werknemer.

De meeste arbeidsovereenkomsten in de VS zijn open-ended. Vastgestelde termijncontracten komen minder vaak voor en worden meestal gebruikt voor specifieke projecten.

Hier zijn enkele veel voorkomende clausules die je moet opnemen:

• Functieomschrijving: Schets duidelijk de rol en verantwoordelijkheden van de werknemer.
• Vergoeding: Geef details over het salaris, bonussen en andere vergoedingen.
• Voordelen: Vermeld ziektekostenverzekering, pensioenregelingen en andere voordelen.
• Vertrouwelijkheid: Voeg een geheimhoudingsverklaring toe om de informatie van je bedrijf te beschermen.
• Beëindiging: Leg uit onder welke voorwaarden beide partijen de arbeid kunnen beëindigen.

Proeftijd

Proeftijd is gebruikelijk in de VS, maar wettelijk niet verplicht in de meeste staten. Ze dienen als een proefperiode voor zowel jou als de nieuwe werknemer om te zien of het klikt. Een typische proeftijd is 90 dagen, maar deze kan korter of langer zijn, afhankelijk van de rol.

Vanwege het "at-will" employment-systeem verandert een proeftijd niets drastisch aan de voorwaarden voor beëindiging. Je kunt een werknemer nog steeds ontslaan na de proeftijd. Het geeft echter een heldere verwachting voor prestatie-evaluaties tijdens de eerste maanden van het dienstverband.

Werkuren & overwerk

De Fair Labor Standards Act (FLSA) is de federale wet die de werkuren en overwerk in de VS regelt.

• Een standaard werkweek is 40 uur.
• Elke uur gewerkt boven de 40 uur in een week moet worden betaald als overwerk.
• Het overwerktoeslagpercentage is minimaal 1,5 keer het normale loon van de werknemer.

Sommige werknemers zijn "exempt" van overwerkvergoeding. Dit geldt meestal voor Salarismedewerkers in leidinggevende, administratieve of professionele functies die aan specifieke criteria voldoen. Wees je ervan bewust dat sommige staten hun eigen overwerkwetten hebben die mogelijk gunstiger zijn dan de federale wet.

Publieke & regionale feestdagen

De VS kent een aantal federale feestdagen. Privéwerkgevers zijn echter niet verplicht om werknemers betaald vrijaf te geven op deze feestdagen. De meeste bedrijven zien de grote feestdagen wel als vrije dagen.

Hier is een lijst van de federale feestdagen in de Verenigde Staten:

Feestdag	Datum
Nieuwjaarsdag	1 januari
Martin Luther King, Jr.'s Verjaardag	Derde maandag in januari
Washington's Verjaardag (Presidents' Day)	Derde maandag in februari
Memorial Day	Laatste maandag in mei
Juneteenth National Independence Day	19 juni
Onafhankelijkheidsdag	4 juli
Labor Day	Eerste maandag in september
Columbus Day	Tweede maandag in oktober
Veterans Day	11 november
Thanksgiving Day	Vierde donderdag in november
Kerstdag	25 december

Sommige staten en steden hebben hun eigen officiële feestdagen naast de federale.

Contractanten in de Verenigde Staten van Amerika aannemen

Het inhuren van zelfstandige contractors kan een flexibele manier zijn om gespecialiseerde vaardigheden voor specifieke projecten binnen te halen. Contractors zijn zelf verantwoordelijk voor hun belastingen en ontvangen niet dezelfde voordelen als werknemers.

Het is essentieel om werknemers correct te classificeren. Foutieve classificatie van een werknemer als zelfstandige contractor kan leiden tot ernstige boetes, inclusief terug te betalen belastingen en boetes. De Internal Revenue Service (IRS) heeft strikte richtlijnen voor het bepalen van de status van een werknemer.

Een Employer of Record (EOR) kan je helpen het risico van verkeerde classificatie te verminderen. Een EOR werkt wettelijk als werkgever voor jouw werknemers, en neemt de verantwoordelijkheid voor loonadministratie, belastingen, voordelen en naleving van arbeidswetten. Hierdoor kun je talent in de VS inzetten zonder de juridische en administratieve lasten van directe arbeid.

Navigating compensatie en loonadministratie in de Verenigde Staten kan complex lijken. Elk van de 50 staten heeft zijn eigen regels, en je moet zowel federale als staatswetten naleven. Het draait om het begrijpen van alle onderdelen van het salaris van een werknemer, inclusief wat je toevoegt en wat je eruit haalt. Dit op de juiste wijze doen is essentieel voor het runnen van een conforme en succesvolle onderneming.

Payroll-cycli & loonstructuur

In de VS kun je je werknemers op verschillende schema's betalen. De meest voorkomende zijn wekelijks, tweewekelijks, half-maandelijks of maandelijks.

• Wekelijks: Je betaalt werknemers elke week, wat resulteert in 52 loonstroken per jaar. Dit is gebruikelijk in sectoren zoals bouw en horeca.
• Tweewekelijks: Je betaalt werknemers om de twee weken, voor in totaal 26 loonstroken per jaar. Veel bedrijven in de gezondheidszorg en technologie gebruiken dit schema.
• Half-maandelijks: Je betaalt werknemers twee keer per maand, meestal op de 15e en de laatste dag van de maand. Dit betekent 24 loonstroken per jaar en wordt vaak gebruikt voor salarispersonen.
• Maandelijks: Je betaalt werknemers eenmaal per maand, voor 12 loonstroken per jaar.

Je loonstructuur hangt af van of je werknemers salaris of uurloon krijgen. Een salaris is een vast bedrag dat elke loonperiode wordt uitbetaald. Een loon is gebaseerd op een uurtarief, dus het totale salaris hangt af van het aantal gewerkte uren.

Overwerk & minimumlonen

De Fair Labor Standards Act (FLSA) is de federale wet die de regels voor overwerk en minimumloon vaststelt.

Het federale minimumloon is momenteel $7,25 per uur. Veel staten en steden hebben echter hun eigen hogere minimumloonlijnen. Wanneer het regionale of lokale loon hoger is, moet je het hogere loon betalen.

Voor overwerk vereist de FLSA dat je niet-vrijgestelde werknemers 1,5 keer hun reguliere uurtarief betaalt voor alle uren die ze werken boven de 40 uur in een werkweek. Een werkweek is een vastgestelde periode van zeven achtereenvolgende dagen. Het is belangrijk te weten dat er geen wettelijke limiet is aan het aantal uren dat een werknemer in een week kan werken, zolang ze correct worden betaald voor overwerk.

Sommige werknemers, vaak degenen in leidinggevende, administratieve of professionele functies, worden beschouwd als "vrijgesteld" van overwerkregels. Dit hangt meestal af van hun taken en de hoogte van hun salaris.

Werkgeversbelastingen en bijdragen

Als werkgever in de VS ben je verantwoordelijk voor het betalen van verschillende payroll-belastingen. Dit zijn jouw bijdragen en worden niet ingehouden op het salaris van de werknemer. De belangrijkste federale belastingen zijn voor Social Security, Medicare en werkloosheid.

Belasting	2026 Werkgeverspercentage	Opmerkingen
Social Security	6,2%	Over lonen tot $184.500 per werknemer.
Medicare	1,45%	Over alle lonen van werknemers, zonder limiet.
Federale werkloosheidsregeling (FUTA)	6,0%	Over de eerste $7.000 van ieder salaris. Je kunt een credit krijgen tot 5,4%, waardoor de effectieve rate 0,6% is.
Staats werkloosheidsregeling (SUTA)	Variërend per staat	Tarieven en loonlimieten worden vastgesteld door elke staat.

Werknemersbelastingen en inhoudingen

Je moet ook bepaalde belastingen inhoudingen op de loonstrook van je werknemers en deze aan de overheid afdragen. Deze inhoudingen omvatten federale, staats- en soms lokale belastingen.

Belasting/Inhouding	2026 Werknemerspercentage	Opmerkingen
Social Security	6,2%	Over lonen tot $184.500.
Medicare	1,45%	Over alle lonen.
Aanvullende Medicare-belasting	0,9%	Over lonen boven $200.000 voor alleenstaanden. Dit wordt niet door de werkgever geïnd.
Federale inkomstenbelasting	Variërend	Op basis van de inkomsten van de werknemer en informatie uit hun Form W-4.
Staatsinkomstenbelasting	Variërend	Afhankelijk van de staat waar de werknemer werkt. Sommige staten hebben geen inkomstenbelasting.
Andere inhoudingen	Variërend	Dit kan bijdragen aan pensioenregelingen zoals een 401(k), ziektekostenpremies en Health Savings Accounts (HSA’s).

In de Verenigde Staten zijn werknemersvoordelen en verlof een mix van door de overheid verplichte programma's en bedrijfsspecifieke perks. Dit betekent dat je voordelenpakket sterk kan variëren van werkgever tot werkgever. Terwijl sommige voordelen wettelijk verplicht zijn, bieden veel bedrijven aanvullende voordelen om de beste werknemers aan te trekken en te behouden.

Wettelijk verlof

De VS heeft geen federale wet die betaald verlof voor werknemers vereist. Echter, de Family and Medical Leave Act (FMLA) biedt sommige werknemers tot 12 weken onbetaald, jobveilig verlof per jaar voor specifieke familie- en medische redenen. Om in aanmerking te komen, moet je minimaal 12 maanden voor je werkgever hebben gewerkt, minimaal 1.250 uur in de afgelopen 12 maanden, en werkzaam zijn op een locatie waar het bedrijf 50 of meer werknemers binnen 75 mijl heeft.

Sommige staten en steden hebben hun eigen wetten die betaald ziekteverlof of familierechtverlof vereisen.

Publieke feestdagen & regionale feestdagen

De Amerikaanse overheid erkent verschillende federale feestdagen, maar particuliere werkgevers zijn niet verplicht je betaald vrij te geven voor deze dagen. Toch bieden de meeste werkgevers wel betaalde feestdagen aan.

Hier zijn de federale feestdagen voor 2026:

Feestdag	Datum
Nieuwjaarsdag	1 januari
Martin Luther King, Jr. Dag	19 januari
Washington's Birthday (Presidents' Day)	16 februari
Memorial Day	25 mei
Juneteenth National Independence Day	19 juni
Onafhankelijkheidsdag	4 juli
Labor Day	7 september
Columbus Day	12 oktober
Veterans Day	11 november
Thanksgiving Day	26 november
Kerstmis	25 december

Sommige staten en steden kennen ook hun eigen officiële feestdagen.

Typische aanvullende voordelen

Om werknemers aan te trekken en te behouden, bieden veel bedrijven voordelen bovenop wat wettelijk vereist is.

Wettelijke voordelen	Niet-wettelijke (Aanvullende) voordelen
Social Security en Medicare	Ziekte-, tandheelkundige en visieverzekering
Werkloosheidsverzekeringen	Pensioenplannen (zoals een 401(k))
Werknemerscompensatie	Betaald verlof (vakantie, ziekteverlof)
Family and Medical Leave Act (FMLA)	Levensverzekering
	Ziekte-verzekering
	Wellnessprogramma's

Hoe een EOR kan helpen bij het opzetten van voordelen

Het opzetten van een concurrerend voordelenpakket in de VS kan complex zijn. Een Employer of Record (EOR) kan je helpen navigeren door de verschillende federale, staats- en lokale wetten.

Een EOR kan:

• Zorgen dat je aan alle wettelijke vereisten voldoet.
• Helpen bij het ontwerpen van een voordelenpakket dat aantrekkelijk is voor werknemers.
• De administratie van je voordelenprogramma beheren.
• Je tijd en middelen besparen.

Door samen te werken met een EOR, kun je je werknemers een geweldig voordelenpakket bieden zonder de hoofdpijn van het zelf beheren.

Laten we het hebben over het ontslaan van een werknemer in de Verenigde Staten. Het proces, dat vaak termination of offboarding wordt genoemd, is meer dan gewoon afscheid nemen. Het omvat een reeks stappen om ervoor te zorgen dat je de scheiding professioneel en wettelijk afhandelt. Een soepel offboardingproces helpt je bedrijf te beschermen en de vertrekkende werknemer met respect te behandelen. Dit geldt zowel of de persoon ontslag neemt als dat jij besluit hun employment te beëindigen. In de VS is de meeste employment "at-will", wat betekent dat jij of de werknemer de relatie op elk moment kunnen beëindigen, om welke reden dan ook, zolang het geen illegale reden is. Toch is het hebben van een duidelijk en consistent offboardingproces een slimme zet.

Opzegtermijnen

In de Verenigde Staten is er over het algemeen geen wettelijke verplichting om een werknemer een opzeggingstermijn te geven vóór beëindiging. Dit komt door de doctrine van at-will employment die in alle staten behalve Montana van toepassing is.

Er zijn echter enkele uitzonderingen:

• Employment Contracts: Als je een employment contract hebt met een werknemer, kan het een vereiste opzeggingstermijn specificeren.
• Bedrijfsbeleid: Jouw eigen bedrijfsbeleid kan aangeven dat je een bepaalde opzegtermijn zal geven.
• Vakbondsovereenkomsten: Collectieve arbeidsovereenkomsten bevatten vaak regels over opzegtermijnen.

Hoewel het niet wettelijk verplicht is, wordt het geven van twee weken opzegtermijn vaak als beleefd beschouwd. Het kan helpen om een goede relatie te behouden en de werknemer de tijd te geven zich voor te bereiden op hun overgang.

Ontslagvergoeding

Net als bij opzegtermijnen ben je over het algemeen niet verplicht om ontslagvergoeding aan te bieden. De Fair Labor Standards Act (FLSA) vereist dat niet.

Hier zijn enkele situaties waarin ontslagvergoeding verplicht kan zijn:

• Bedrijfsbeleid: Als je personeelshandboek of bedrijfsbeleid ontslagvergoeding belooft, moet je die bieden.
• Arbeidsovereenkomst: Een contract met een werknemer kan een ontslagpakket bevatten.
• Ontslag: Sommige staten hebben wetten die ontslagvergoeding vereisen bij massale ontslagen of sluitingen van fabrieken.

Zelfs als het niet verplicht is, kiezen veel bedrijven ervoor om ontslagvergoeding aan te bieden. Een gebruikelijke regeling is één tot twee weken loon voor elk jaar dat de werknemer voor het bedrijf heeft gewerkt. Het aanbieden van een ontslagpakket kan een blijk van goede wil zijn. Het kan ook gebruikt worden in ruil voor het ondertekenen van een vrijwaringsclausule door de vertrekkende werknemer.

Hoe Rivermate compliant exitregelingen afhandelt

Bij Rivermate zorgen we ervoor dat elke exit van een werknemer correct en hartelijk wordt afgehandeld. We begrijpen dat het navigeren door de complexiteit van offboarding uitdagend kan zijn. Ons platform vereenvoudigt het proces voor jou.

Hier is hoe we helpen:

• Compliant Documentatie: We voorzien je van de benodigde beëindigingsbrieven en andere documenten om te voldoen aan alle wettelijke vereisten.
• Laatste Loonberekening: We helpen je om het laatste salaris, inclusief opgebouwde vakantietijd, nauwkeurig te berekenen om te voldoen aan de staatswetten.
• Begeleiding bij Benefits: We begeleiden je door het proces van benefits, zoals voortzetting van de ziektekostenverzekering onder COBRA.
• Stapsgewijze begeleiding: Ons platform loodst je door elke stap van het offboardingproces, van de eerste beslissing tot het laatste exitgesprek.

Wij geloven erin om elke werknemer met waardigheid te behandelen, zelfs tijdens hun vertrek. Ons doel is om het proces zo soepel mogelijk te laten verlopen voor zowel jou als je vertrekkende medewerker.

Navigeren in de wereld van Amerikaanse visa en werkvergunningen kan complex aanvoelen. In essentie staat een visa een buitenlands staatsburger toe om naar een Amerikaans toegangspoort te reizen en toestemming te vragen om het land te betreden. Een werkvergunning daarentegen is een autorisatie om legaal in de Verenigde Staten te werken. Er zijn veel soorten visa, elk met hun eigen regels en vereisten.

Emplooyment visas & sponsoring realiteiten

Het sponsoren van een werkvisum in de VS is een aanzienlijke verplichting voor elke werkgever. Een Employer of Record (EOR) kan dit proces vereenvoudigen, maar er zijn enkele praktische realiteiten om rekening mee te houden.

Wat een EOR doorgaans kan sponsoren:

• Gestroomlijnde Visa Verwerving: Een EOR kan het visa-proces transparanter en eenvoudiger maken, vooral voor bedrijven zonder juridische entiteit in de VS.
• Green Cards: Voor bedrijven die werknemers permanent willen aannemen of verhuizen naar de VS, kan een EOR green cards sponsoren, die permanent verblijfsstatus verlenen.

Wat een EOR over het algemeen niet kan sponsoren:

• Zelfsponsoring: Dit is zeldzaam en meestal voorbehouden aan personen met buitengewone vaardigheden, ondernemers, of investeerders. De meeste werkvisa vereisen een werkgeversponsor.
• Visa zonder een duidelijke werkgever-werknemer relatie: De EOR fungeert als de juridische werkgever, dus de rol en verantwoordelijkheden van de werknemer moeten duidelijk worden gedefinieerd.

Praktische Routes naar Sponsoring:

De meest voorkomende route naar werk in de VS is via directe sponsoring door het bedrijf waar de persoon zal werken. Echter, een EOR kan een waardevolle partner zijn in dit proces, door de administratieve en juridische complexiteiten te hanteren. Dit is vooral handig voor bedrijven die nieuw zijn in het sponsoren van buitenlandse werknemers of geen grote HR-afdeling hebben.

Zakelijke reis naleving (korte termijn bezoeken)

Voor korte zakelijke reizen naar de VS is het B-1-visum de meest voorkomende optie. Het is belangrijk om de regels van dit visum te begrijpen om naleving te garanderen.

Wat je kunt doen met een B-1 visum:

• Overleg met zakenpartners.
• Een wetenschappelijke, educatieve, professionele of zakelijke conferentie of congres bijwonen.
• Een contract onderhandelen.
• Deelname aan korte termijn training.

Wat je niet kunt doen met een B-1 visum:

• Betrokken raken bij werkgelegenheid.
• Een salaris ontvangen van een Amerikaanse bron.
• Onbeperkt in de VS blijven.

Belangrijke nalevingspunten:

Om in aanmerking te komen voor een B-1 visum, moet je het volgende aantonen:

Vereiste	Omschrijving
Doel van de Reis	Je reis moet voor legitieme zakelijke activiteiten zijn.
Beperkt Verblijf	Je moet plannen om gedurende een specifieke, beperkte periode te blijven.
Voldoende Financiën	Je moet genoeg geld hebben om je uitgaven te dekken.
Buitenlandse Woonplaats	Je moet een woonadres buiten de VS hebben dat je niet van plan bent op te geven.

De initiële verblijfsperiode is meestal één tot zes maanden, met een maximum van één jaar, inclusief extensies.