Employer of Record in Verenigde Staten van Amerika

Een Employer of Record (EOR) is een organisatie van derden die wettelijk werknemers in dienst neemt namens een ander bedrijf. Deze entiteit neemt de verantwoordelijkheid voor alle formele arbeidsgerelateerde taken, waaronder loonadministratie, belastinginhouding en -aangifte, benefitsbeheer en het waarborgen van naleving van complexe arbeidswetten en regelgeving. Het klantbedrijf behoudt de controle over de dagelijkse taken en het management van de werknemer, terwijl de EOR de administratieve en juridische lasten van het werkgeverschap afhandelt.

Voor bedrijven die willen uitbreiden of talent willen aannemen in de Verenigde Staten zonder een lokale juridische entiteit op te richten, kan het navigeren door het diverse en complexe landschap van federale, staats- en lokale arbeidswetten een uitdaging zijn. Een EOR biedt een gestroomlijnde oplossing, waardoor bedrijven snel en compliant werknemers kunnen aannemen in verschillende staten, elk met hun eigen unieke regelgeving met betrekking tot lonen, benefits, verlof en ontslag.

Hoe een EOR werkt in de VS

Wanneer een bedrijf samenwerkt met een US-based EOR, wordt de EOR de wettelijke werkgever van de aangewezen werknemers in de Verenigde Staten. Het klantbedrijf identificeert de kandidaat, en de EOR neemt deze vervolgens in dienst onder de juridische entiteit van de EOR. De EOR beheert alle aspecten van de arbeidsrelatie vanuit compliance-oogpunt, inclusief het opstellen van conforme arbeidsovereenkomsten, het uitvoeren van loonadministratie volgens staats- en federale vereisten, het beheren van benefits-registraties (zoals ziektekostenverzekering en pensioenregelingen), het afhandelen van werknemerscompensatie en het verwerken van werkloosheidsclaims. Het klantbedrijf geeft leiding aan het werk en de prestaties van de werknemer.

Voordelen van het gebruik van een US EOR

Het gebruik van een EOR biedt aanzienlijke voordelen voor bedrijven die in de Verenigde Staten willen aannemen zonder lokale aanwezigheid:

• Snelle markttoetreding: Neem snel werknemers aan in elke US-staat zonder de tijd en kosten van het opzetten van een lokale juridische entiteit, registratie bij staatsautoriteiten en het opzetten van loonadministratiesystemen.
• Gegarandeerde naleving: Navigeer door het ingewikkelde web van federale, staats- en lokale arbeidswetten, belastingregels en arbeidsvereisten zonder dat je interne expertise voor elke jurisdictie nodig hebt. De EOR neemt de juridische verantwoordelijkheid voor naleving op zich.
• Verminderde risico's: Minimaliseer het risico op fouten bij de classificatie (bijvoorbeeld het verkeerd classificeren van werknemers als zelfstandigen) en vermijd mogelijke boetes, sancties en juridische procedures die verband houden met niet-naleving.
• Focus op kernactiviteiten: Delegeer administratieve lasten zoals loonadministratie, benefitsbeheer en HR-naleving, zodat jouw team zich kan richten op strategische initiatieven en bedrijfsontwikkeling.
• Toegang tot talent: Neem de beste kandidaten aan, ongeacht hun locatie binnen de US, en overwin geografische barrières zonder meerdere staatsregistraties te hoeven opzetten.

Het transparante prijsmodel van Rivermate elimineert complexiteit met een enkel, concurrerend maandelijks tarief per werknemer. In tegenstelling tot traditionele PEO-aanbieders, omvat onze prijs in Verenigde Staten van Amerika uitgebreide HR-ondersteuning, benefits administratie, compliance management en toegang tot ons eigen dashboard voor realtime workforce analytics. Geen verborgen kosten, geen opstartkosten—gewoon een eenvoudige prijsstelling die meegroeit met de behoeften van uw bedrijf en volledige wettelijke naleving in Verenigde Staten van Amerika garandeert.

Het Amerikaanse wervingslandschap in 2025 is competitief, gedreven door vraag in technologie, gezondheidszorg, hernieuwbare energie en gespecialiseerde productie. Werkgevers moeten inzicht hebben in regionale arbeidsdynamiek, kandidaatvoorkeuren voor werk-privébalans en professionele ontwikkeling, en nalevingsvereisten. Wervingsprocessen variëren in tijdsduur, waarbij instapfuncties 4-6 weken in beslag nemen en gespecialiseerde rollen mogelijk 8-12 weken of langer duren. Een multi-channel aanpak met gebruik van online vacaturesites, netwerksites, sociale media en medewerkersaanbevelingen is het meest effectief.

Belangrijke uitdagingen zijn onder meer de concurrentie om gekwalificeerde werknemers, het navigeren door staats-specifieke arbeidswetten en het beheren van diverse kandidaatverwachtingen. Oplossingen omvatten het optimaliseren van de kandidaatervaring, het inzetten van technologie zoals ATS, het bieden van concurrerende vergoedingen en voordelen, het opbouwen van een sterk werkgeversmerk en het waarborgen van juridische naleving. Een gestructureerd wervingsproces omvat het definiëren van de rol, het ontwikkelen van een functiebeschrijving, het bepalen van de vergoeding, het plaatsen van de vacature, het sourcen en screenen van kandidaten, het voeren van interviews, het uitvoeren van achtergrondcontroles, het doen van een aanbod en het onboarden. Samenwerken met een gespecialiseerde recruitment agency kan voordelig zijn, vooral voor bedrijven zonder interne HR-bronnen of bij het aannemen in onbekende regio’s.

Amerikaanse werkgevers hebben belangrijke payroll belastingverplichtingen, waaronder het inhouden en afdragen van Social Security (6,2% tot $168.600 in 2025), Medicare (1,45% zonder loonplafond, plus een extra 0,9% voor lonen boven bepaalde drempels), en werkloosheidsbelastingen (FUTA op 0,6% na credits op de eerste $7.000 per werknemer, plus staatswerkloosheidsbelastingen). Werkgevers moeten deze belastingen of maandelijks of tweewekelijks afdragen, afhankelijk van hun eerdere verplichtingen. Daarnaast zijn zij verantwoordelijk voor het inhouden van federale inkomstenbelasting via Form W-4 en, indien van toepassing, staatsinkomstenbelasting, met deadlines die aansluiten bij kwartaalrapportages.

Werknemers kunnen hun belastbaar inkomen verminderen door standaardaftrekposten (bijvoorbeeld $14.600 voor singles, $29.200 voor gehuwden die gezamenlijk aangifte doen in 2025), gespecificeerde aftrekposten (medische kosten, SALT tot $10.000, hypotheekrente, liefdadigheidsbijdragen), en boven-de-lijn aftrekposten (IRA-bijdragen, rente op studieleningen, HSA-bijdragen). Werkgevers en werknemers moeten voldoen aan specifieke rapportagedeadlines: Form W-2 voor 31 januari, Form 941 per kwartaal, Form 940 jaarlijks, en individuele aangiften (Form 1040) voor 15 april. Buitenlandse werknemers en bedrijven hebben te maken met aanvullende regels, waaronder visumclassificaties, belastingverdragen en transfer pricing, met specifieke formulieren zoals W-8BEN die worden gebruikt om verdragsvoordelen te claimen en buitenlandse status te certificeren.

In de Verenigde Staten worden vakantiebeleid hoofdzakelijk bepaald door de werkgever en variëren ze per staat en gemeente, aangezien er geen federale regelgeving is voor betaald verlof of ziekteverlof. Veel werkgevers bieden betaald vakantieverlof aan, dat vaak toeneemt met de duur van het dienstverband, maar sommige staten en steden hebben wetten ingevoerd die betaald verlof (PTO) vereisen met specifieke regels voor opbouw en gebruik. Use-it-or-lose-it-beleid komt veel voor, maar is onderworpen aan staatsreguleringen, en sommige werkgevers bieden rollover-opties of floating holidays voor extra flexibiliteit.

Publieke feestdagen worden nationaal gevierd, met federale feestdagen vermeld in de onderstaande tabel. Hoewel particuliere werkgevers niet verplicht zijn om voor deze dagen te betalen, doen velen dat wel als onderdeel van de voordelenpakketten. Daarnaast is ziekteverlof niet federatief verplicht, maar talrijke staten en gemeenten hebben wetten die betaald ziekteverlof vereisen, waardoor werknemers dagen kunnen opbouwen voor ziekte of zorgtaken. Voor ouderschapsverlof verleent de federale Family and Medical Leave Act (FMLA) gekwalificeerde werknemers tot 12 weken onbetaald, baanbehoudend verlof voor bevalling, adoptie of gezinszorg, waarbij sommige staten betaalde gezinsverlofprogramma's aanbieden.

Andere verlofsoorten omvatten rouwverlof, studieverlof, sabbatical, militair verlof en juryverlof, vaak aangeboden naar discretie van de werkgever of onder specifieke wettelijke bepalingen.

In de VS zijn door de werkgever verstrekte voordelen essentieel vanwege het beperkte nationale sociale zekerheidsstelsel, waardoor voordelenpakketten een belangrijke rol spelen bij het aantrekken en behouden van talent. Werkgevers worden geconfronteerd met complexe regelgeving en aanzienlijke kosten, vooral voor ziektekostenverzekeringen en pensioenplannen. Verplichte voordelen omvatten Social Security, Medicare, werkloosheidsverzekering, werknemerscompensatie, FMLA-verlof en gezondheidsdekking voor grote werkgevers, terwijl optionele voordelen vaak bestaan uit PTO, gezondheidszorg, tandheelkunde, visie, levens- en invaliditeitsverzekering, 401(k)-plannen, EAPs, welzijnsprogramma's, studievergoeding en FSAs/HSAs.

Ziektekostenverzekering wordt voornamelijk door de werkgever gesponsord, waarbij werknemers kosten delen via premies en eigen bijdragen. De ACA stelt de normen voor dekking vast, en naleving van regelgeving zoals HIPAA en COBRA is essentieel. Pensioenvoorzieningen bestaan vooral uit 401(k)-plannen, met sommige aanbieders van pensioenregelingen en IRAs, gereguleerd door ERISA. Aanbiedingen van voordelen variëren sterk afhankelijk van de bedrijfsgrootte en sector, waarbij grote bedrijven en technologiebedrijven doorgaans meer uitgebreide pakketten bieden. De kosten voor voordelen, vooral ziektekostenverzekering, zijn aanzienlijk, en toenemende verwachtingen van werknemers vereisen een concurrerende, goed gecommuniceerde voordelenstrategie.

De Amerikaanse arbeidsmarkt wordt beschermd door wetten die betrekking hebben op ontslag, anti-discriminatie, arbeidsomstandigheden, veiligheid en geschiloplossing. De meeste arbeidsovereenkomsten zijn "at-will", waardoor werkgevers werknemers kunnen ontslaan om welke legitieme reden dan ook, hoewel sommige staten vereisen dat er voorafgaand een kennisgeving wordt gedaan of dat er sprake moet zijn van gegronde redenen. Claims van onrechtmatig ontslag kunnen ontstaan door discriminatie, represailles of contractbreuk.

Belangrijke bescherming omvat anti-discriminatiewetten (bijvoorbeeld Title VII, ADEA, ADA, GINA), die vooral worden gehandhaafd door de EEOC. Werkgevers moeten discriminatie op basis van beschermde groepen zoals ras, leeftijd, handicap en anderen vermijden. Arbeidsnormen onder de FLSA bepalen het minimumloon ($7,25/uur op federaal niveau, hoger in veel staten), overwerkvergoeding en administratievereisten. OSHA verplicht veilige arbeidsomstandigheden, gevaarcommunicatie, PPE en het melden van ongevallen.

Geschiloplossingsmogelijkheden omvatten interne procedures, bemiddeling, arbitrage, overheidsonderzoeken en rechtszaken. Werkgevers dienen te voldoen aan de voortdurend evoluerende federale en staatswetten om een eerlijke behandeling te waarborgen en aansprakelijkheden te voorkomen.

Arbeidsovereenkomsten in de VS opereren voornamelijk binnen een "at-will" kader, waardoor beide partijen het arbeidscontract op elk moment kunnen beëindigen tenzij dit wordt beperkt door specifieke contracten of wetten. Werkgevers gebruiken steeds vaker schriftelijke overeenkomsten voor leidinggevende, management- of gespecialiseerde functies om verwachtingen te verduidelijken en geschillen te voorkomen. Deze overeenkomsten moeten voldoen aan federale en staatswetten, en behandelen zaken als vergoeding, voordelen, beëindigingsvoorwaarden en intellectuele eigendomsrechten.

Soorten arbeidsovereenkomsten omvatten fixed-term, indefinite-term, at-will en collectieve arbeidsovereenkomsten (CBAs). Belangrijke clausules die doorgaans vereist zijn, betreffen vergoeding, beëindiging, vertrouwelijkheid, non-concurrentie en intellectuele eigendomsrechten, waarbij de specifieke vereisten per staat verschillen. Goed opgestelde overeenkomsten helpen de belangen van de werkgever te beschermen, zorgen voor juridische naleving en bevorderen een stabiele werkomgeving.

Het begrijpen van deze elementen is essentieel voor werkgevers om juridische naleving te waarborgen, zakelijke belangen te beschermen en duidelijke arbeidsrelaties op te zetten.

Thuiswerken in de VS is aanzienlijk gegroeid, wat voordelen biedt zoals verhoogde productiviteit, kostenbesparingen en toegang tot een breder talentenbestand, maar ook uitdagingen met zich meebrengt op het gebied van naleving, beveiliging en betrokkenheid. Juridisch gezien worden remote workers beschermd onder wetten zoals FLSA, OSHA, ADA en Title VII, waarbij sommige staten aanvullende regelgeving invoeren zoals het recht om remote work aan te vragen en vergoeding van onkosten. Werkgevers moeten duidelijke beleidslijnen ontwikkelen over geschiktheid, veiligheid, gegevensbeveiliging en communicatie, en zorgen voor naleving van federale, staats- en lokale wetten.

Flexibele werkopties omvatten telewerken, gecomprimeerde werkweken, flextijd, job sharing, deeltijdwerk en hybride modellen. Een succesvolle implementatie vereist het beoordelen van geschiktheid, het opstellen van beleidslijnen, het bieden van technologie en voortdurende monitoring. Gegevensbescherming is cruciaal en vereist beveiligingsbeleid, toegangscontroles, training van werknemers en naleving van privacywetten zoals CCPA. Werkgevers moeten ook duidelijke vergoedingsbeleid hebben voor apparatuur, internet en kantoorbenodigdheden, ondersteund door documentatie en inzicht in fiscale implicaties.

Een betrouwbare technologische infrastructuur is essentieel, inclusief breedbandinternet, samenwerkingshulpmiddelen, VPN's, cloudservices en technische ondersteuning. Het waarborgen van connectiviteit en beveiligingsmaatregelen, zoals back-up internetopties, helpt de productiviteit en gegevensveiligheid te behouden. Over het algemeen stelt een proactief beheer van juridische, technologische en logistieke aspecten duurzame remote work-programma's in lijn met bedrijfsdoelstellingen mogelijk.

Het salarislandschap in de VS varieert aanzienlijk per industrie, rol en locatie, waarbij sectoren met hoge vraag zoals technologie en financiën opvallend hogere vergoedingen bieden. Bijvoorbeeld, software engineers verdienen tussen $90.000 en $160.000, terwijl data scientists tussen $110.000 en $180.000 kunnen verdienen. Rollen in de gezondheidszorg zoals geregistreerde verpleegkundigen verdienen doorgaans tussen $75.000 en $110.000, terwijl functies in de productie en marketing variëren van $40.000 tot $140.000, afhankelijk van de positie.

Minimumloonregelingen verschillen per staat, waarbij Californië en New York tarieven vaststellen op $16,00 per uur, en Washington op $16,28. Employers moeten voldoen aan de hoogste toepasselijke loonwet, rekening houdend met lokale variaties en regels voor tipped employees, waarbij federale minimums $2,13 per uur zijn als tips voldoen aan de federale minimumloon drempel.

Compensatiepakketten omvatten vaak bonussen zoals prestatie-, sign-on-, retentie-, winstdeel- en aandelenopties, naast toelagen voor huisvesting, vervoer, maaltijden en onderwijs. Loon wordt doorgaans tweewekelijks uitbetaald via automatische incasso, met inhoudingen voor belastingen, Social Security, Medicare en andere voordelen.

Salaristrends in 2025 worden gedreven door inflatie, arbeidskrapte, aanpassingen voor remote work en een skills gap in tech- en datadomeinen. Experts voorspellen voortdurende salarisverhogingen in sectoren met hoge vraag, waardoor bedrijven hun vergoedingspakketten verbeteren om talent aan te trekken en te behouden.

Ontslag in de VS volgt voornamelijk het "at-will" principe, waardoor werkgevers werknemers om elke legitieme reden kunnen ontslaan en werknemers zonder opgaaf van reden kunnen vertrekken. Uitzonderingen hierop omvatten bescherming tegen discriminatie, represailles en contractbreuk. Werkgevers moeten factoren zoals de status van de werknemer, de reden voor ontslag en toepasselijke wetten in overweging nemen om juridische aansprakelijkheid en reputatieschade te voorkomen.

Vereisten voor kennisgeving variëren: bij-will werknemers hebben doorgaans geen wettelijke kennisgevingsplicht, maar contracten, collectieve arbeidsovereenkomsten of staatswetten (zoals WARN) kunnen opzegtermijnen specificeren, vaak 60 dagen voor massaontslagen. Ontslagvergoeding is niet wettelijk verplicht op federaal niveau, maar kan vereist zijn door contracten, beleidslijnen of overeenkomsten, met gangbare berekeningsmethoden waaronder vaste sommen, op dienstjaren gebaseerde formules of salariscontinuering. Ontslagen kunnen "om oorzaak" (bijvoorbeeld wangedrag, slechte prestaties) of "zonder oorzaak" zijn, maar moeten voldoen aan anti-discriminatie- en anti-repressiewetten. Procedurele stappen omvatten documentatie, juridisch advies, laatste salaris, beheer van voordelen, teruggave van eigendommen en vertrouwelijkheid.

In het veranderende Amerikaanse arbeidslandschap winnen zelfstandige contractanten en freelancers aan populariteit in tal van industrieën, waardoor bedrijven flexibiliteit en toegang tot gespecialiseerde vaardigheden krijgen. Voor werkgevers is het begrijpen van de juridische verschillen tussen werknemers en contractors essentieel om misclassificatie te voorkomen, wat kan leiden tot boetes. De IRS gebruikt een drie-factoren-test die zich richt op gedragscontrole, financiële controle en het type relatie om werknemers te classificeren. Contracten met zelfstandige contractors moeten duidelijk de scope, betalingsvoorwaarden, intellectuele eigendomsrechten en beëindigingsvoorwaarden definiëren om naleving te waarborgen en beide partijen te beschermen.

Zelfstandige contractors regelen hun eigen belastingverplichtingen, inclusief geschatte kwartaalbelastingen en zelfstandigenbelasting, en kunnen bedrijfskosten aftrekken. Werkgevers moeten Formulier 1099-NEC uitreiken voor betalingen boven $600. Verzekeringen, zoals algemene aansprakelijkheid en professionele aansprakelijkheid, zijn vaak vereist om beide partijen te beschermen. Belangrijke sectoren die gebruik maken van zelfstandige contractors zijn onder andere technologie, creatieve diensten, consulting, gezondheidszorg en professionele diensten, waar zij niche-expertise en projectgebaseerde werkflexibiliteit bieden.

Het Amerikaanse werkvergunningensysteem omvat verschillende visumcategorieën die zijn afgestemd op verschillende arbeidsbehoeften, met veelvoorkomende types zoals H-1B (specialistische beroepen), L-1 (intracompany transferees), E-2 (verdraginvesteerders), O-1 (buitengewone bekwaamheid) en TN (NAFTA-professionals). Werkgevers moeten buitenlandse werknemers sponsoren via petities ingediend bij USCIS, vaak met vereiste arbeidsvoorwaardelijke aanvragen (LCA) van het Department of Labor om te waarborgen dat lonen en arbeidsvoorwaarden eerlijk zijn. Het aanvraagproces omvat werkgeverssponsoring, indiening van benodigde documentatie, visuminterview en toegang tot de VS na goedkeuring.

Belangrijke gegevenspunten voor werkgevers:

Veel buitenlandse werknemers streven naar permanente verblijfsstatus via employer of Record Green Cards of categorieën zoals EB-1, EB-2 en EB-3, met routes voor zelf-petitie in buitengewone gevallen. Afhankelijke visa (bijv. H-4, L-2, E) stellen echtgenoten en kinderen in staat om werknemers te vergezellen, waarbij sommigen in aanmerking komen voor werkvergunning. Zowel werkgevers als werknemers moeten zich houden aan strikte nalevingsverplichtingen, waaronder loonwetten, administratie en het rapporteren van wijzigingen, om boetes of uitzetting te voorkomen.