Employer of Record in Verenigde Staten van Amerika

Gebruik van een Employer of Record (EOR) in de Verenigde Staten van Amerika

Gebruik van een EOR in de Verenigde Staten biedt een eenvoudige en efficiënte manier om een team op te bouwen. Het verwijdert de grote obstakels bij het uitbreiden naar een nieuw land, waardoor u zich kunt richten op uw bedrijfsdoelstellingen.

Hier volgen enkele belangrijke voordelen:

• Vermijd het opzetten van een juridische entiteit. U kunt lokale expertise inhuren zonder de tijd en kosten van het oprichten van een juridische entiteit in het land.
• Blijf compliant met arbeidswetgeving. De arbeidswetgeving in de VS is complex, met regels op federaal, staats- en zelfs stadsniveau. Een EOR begrijpt deze regelgeving en zorgt dat u compliant blijft.
• Vereenvoudig salarisadministratie en belastingen. De EOR beheert alle aspecten van loonadministratie, inclusief belastinginhoudingen en -aangiften, wat in de VS complex kan zijn.
• Bied concurrerende voordelen aan. EORs kunnen bedrijven helpen concurrerend te blijven door het structureren van marktgerichte vergoedingspakketten.
• Verminder risico's. De EOR neemt de juridische risico's van werkgelegenheid op zich, waardoor u beschermd bent tegen mogelijke boetes en sancties bij niet-naleving.

Het aannemen van een mondiale arbeidskracht in Amerika vereist een scherp inzicht in hoe de federale en staatswetgeving samenwerken. Eerste keer werkgevers in de VS maken vaak de fout te denken dat het land onder een nationaal arbeidskader opereert, wat leidt tot fouten die financiële lasten vergroten.

Elk staat heeft een uitgebreide verplichte voordelenstructuur die invloed heeft op loonheffing en sociale zekerheidsuitkeringen. Amerikaanse werknemers verwachten dat werkgevers transparant zijn over de vergoeding en vragen vaak om een specificatie van salaris, belastingen en voordelen. Daarnaast richten sommige staten zich meer op gezondheidszorg, pensioenregelingen of bonussen. Al deze factoren moeten in overweging worden genomen bij het opstellen van arbeidscontracten.

Hooggespecialiseerde functies zoals Chief Technology Officers, Operation Leaders en Senior Software Managers zijn veel voorkomende plaatsingen voor internationale bedrijven. Standaard onboarding in het land duurt tussen één en drie weken. Voor hogere functies of functies met aandelenopties en complexe voordelen kan het echter langer duren.

Expert inzicht: Duidelijke, goed geschreven arbeidscontracten met salaris Specificaties worden door Amerikaanse werknemers het liefst gezien. Dit helpt om vertrouwen op te bouwen met de kandidaat en versnelt het wervingsproces.

Arbeidscontracten & must-have clausules

In de VS is het niet altijd vereist om een schriftelijk arbeidscontract te hebben. Veel werkrelaties zijn gebaseerd op een eenvoudige aanbodbrief. Voor belangrijke functies is een formeel contract echter een goed idee. Het biedt duidelijkheid voor zowel u als uw werknemer.

De meeste arbeidscontracten in de VS zijn open-ended. Vaststellingsovereenkomsten voor een bepaalde periode komen minder vaak voor en worden meestal gebruikt voor specifieke projecten.

Hier zijn enkele veel voorkomende clausules om op te nemen:

• Functiebeschrijving: Beschrijf duidelijk de rol en verantwoordelijkheden van de werknemer.
• Vergoeding: Licht het salaris, bonussen en andere vormen van betaling toe.
• Voordelen: Noem ziektekostenverzekering, pensioenregelingen en andere voordelen.
• Vertrouwelijkheid: Neem een geheimhoudingsverklaring op om de bedrijfsinformatie te beschermen.
• Ontslag: Leg de voorwaarden uit waaronder beide partijen de arbeid kunnen beëindigen.

Proeftijd

Proeftijd is gebruikelijk in de VS, maar niet wettelijk verplicht in de meeste staten. Ze dienen als een proefperiode voor zowel u als de nieuwe medewerker om te zien of het past. Een typische proeftijd is 90 dagen, maar deze kan korter of langer zijn afhankelijk van de functie.

Vanwege het "at-will" werknemerssysteem verandert een proeftijd niet drastisch de beëindigingsvoorwaarden. U kunt een werknemer nog steeds ontslaan na de proeftijd. Het schept echter duidelijke verwachtingen voor prestatiebeoordeling tijdens de eerste maanden van het dienstverband.

Arbeidsuren & overwerk

De Fair Labor Standards Act (FLSA) is de federale wet die de arbeidsuren en overwerk in de VS regelt.

• Een standaard werkweek bestaat uit 40 uur.
• Elke werkduur boven de 40 uur per week moet worden betaald als overwerk.
• Het overwerkloon bedraagt minimaal 1,5 keer het reguliere uurloon van de werknemer.

Sommige werknemers zijn "vrijgesteld" van overwerkbetaling. Dit geldt meestal voor salarissen in leidinggevende, administratieve of professionele functies die aan specifieke criteria voldoen. Wees bewust dat sommige staten hun eigen overwerkwetten hebben die mogelijk gunstiger zijn dan de federale wet.

Publieke & regionale feestdagen

De VS kent een aantal federale feestdagen. Privéwerkgevers zijn echter niet verplicht om werknemers betaald vrij te geven op deze feestdagen. De meeste bedrijven erkennen de belangrijkste feestdagen.

Hier is een lijst van de federale feestdagen in de Verenigde Staten:

Feestdag	Datum
Nieuwjaarsdag	1 januari
Martin Luther King Jr.'s Verjaardag	Derde maandag in januari
Washington's Verjaardag ( Presidents’ Day)	Derde maandag in februari
Memorial Day	Laatste maandag in mei
Juneteenth National Independence Day	19 juni
Onafhankelijkheidsdag	4 juli
Labor Day	Eerste maandag in september
Columbus Day	Tweede maandag in oktober
Veterans Day	11 november
Thanksgiving Day	Vierde donderdag in november
Kerstdag	25 december

Sommige staten en steden hebben naast de federale feestdagen ook eigen officiële vrije dagen.

Contractor van Record inhuren in de Verenigde Staten

In Amerika stelt de Internal Revenue Service (IRS) duidelijke richtlijnen voor de werking van een independent contractor.

Een contractor wordt geclassificeerd als een zelfstandige of een bedrijfseenheid die volledige controle heeft over de operationele activiteiten.

Contractors in Amerika ontvangen mogelijk geen standaard salaris, voordelen of handelsmiddelen van het bedrijf van de opdrachtgever, en zij moeten zelf belastingen en sociale zekerheidsbijdragen betalen. Deze duidelijke bepalingen voorkomen misclassificatie van werknemers.

Als misclassificatie wordt gemeld en blijkt dat een werknemer in feite een werknemer is, kunnen grote boetes worden opgelegd. Werkgevers moeten ook de werknemer compenseren voor de voordelen die zij niet hebben ontvangen.

Een Employer of Record (EOR) kan u helpen het risico van misclassificatie te beperken. Een EOR neemt u wettelijk werkende werknemers aan namens u, en draagt de verantwoordelijkheid voor loonadministratie, belastingen, voordelen en naleving. Zo kunt u met talent in de VS werken zonder de juridische en administratieve lasten van directe arbeid.

In Amerika wordt de vergoeding bepaald door de arbeidswetten van de staat. Elke staat kan minimale loonvereisten en verplichte voordelen vaststellen. Dit kan een grote administratieve last zijn voor internationaal werven in meerdere staten. Om kostbare fouten te voorkomen, is het raadzaam om hulp te zoeken van een lokaal HR-ondersteuningsteam.

Payroll cycli & loonstructuur

In de VS kunt u uw werknemers op verschillende schema's betalen. De meest voorkomende zijn wekelijks, tweewekelijks, halfmaandelijks of maandelijks.

• Wekeijk: U betaalt werknemers elke week, wat resulteert in 52 loonbetalingen per jaar. Dit is gebruikelijk in sectoren zoals bouw en horeca.
• Tweewekelijks: U betaalt werknemers om de twee weken, wat in totaal 26 loonbetalingen per jaar betekent. Veel bedrijven in de gezondheidszorg en technologie gebruiken dit schema.
• Halfmaandelijks: U betaalt werknemers twee keer per maand, meestal op de 15e en de laatste dag van de maand. Dit betekent 24 loonbetalingen per jaar en wordt vaak gebruikt voor salarissalarissen.
• Maandelijks: U betaalt werknemers één keer per maand, voor 12 loonbetalingen per jaar.

Uw loonstructuur hangt af of uw werknemers salariskracht of op uurbasis werken. Een salaris is een vast bedrag dat wordt betaald per loonperiode. Een uurloon is gebaseerd op een uurtarief, dus het totale salaris hangt af van het aantal gewerkte uren.

Overwerk & minimumbedragen

De Fair Labor Standards Act (FLSA) is de federale wet die de regels voor overwerk en minimumloon vastlegt.

Het federale minimumloon is momenteel $7,25 per uur. Echter, veel staten en steden hebben hun eigen hogere minimumloonregelingen. Als het staat- of lokale tarief hoger is, moet u het hogere loon betalen.

Voor overwerk vereist de FLSA dat u niet-vrijgestelde werknemers 1,5 keer hun reguliere uurtarief betaalt voor alle uren die ze werken boven de 40 in een werkweek. Een werkweek is een vaste periode van zeven opeenvolgende dagen. Het is belangrijk te weten dat er geen wettelijk limiet is aan het aantal uren dat een werknemer per week kan werken, zolang hij of zij correct wordt betaald voor overwerk.

Sommige werknemers, vaak in leidinggevende, administratieve of professionele functies, worden beschouwd als "vrijgesteld" van de overwerkregels. Dit hangt meestal af van hun functieverantwoordelijkheden en hun salaris.

Werkgeversbelastingen en bijdragen

Als werkgever in de VS bent u verantwoordelijk voor het betalen van verschillende payroll belastingen. Dit zijn uw bijdragen en worden niet ingehouden op werknemerssalarissen. De belangrijkste federale belastingen zijn voor Social Security, Medicare en werkloosheid.

Belasting	2026 Werkgeverspercentage	Opmerkingen
Social Security	6,2%	Op lonen tot $184.500 per werknemer.
Medicare	1,45%	Op alle werknemerslonen, zonder limiet.
Federal Unemployment (FUTA)	6,0%	Op de eerste $7.000 van het loon van elke werknemer. U kunt een credit krijgen tot 5,4%, waardoor het effectieve tarief 0,6% wordt.
State Unemployment (SUTA)	Valt onder de staat	Tarieven en loonlimieten worden door elke staat vastgelegd.

Werknemersbelastingen en inhoudingen

U moet ook bepaalde belastingen inhouden op de loonstrookjes van uw werknemers en deze naar de overheid sturen. Deze inhoudingen omvatten federale, staats- en soms lokale belastingen.

Belasting/Inhouding	2026 Werknemerspercentage	Opmerkingen
Social Security	6,2%	Op lonen tot $184.500.
Medicare	1,45%	Op alle lonen.
Aanvullende Medicare belasting	0,9%	Op lonen boven $200.000 voor alleenverdieners. Dit wordt niet bevestigd door de werkgever.
Federal Income Tax	Valt onder de verschillende	Gebaseerd op de verdiensten van de werknemer en informatie uit hun Form W-4.
State Income Tax	Valt onder de staat	Afhankelijk van de staat waar de werknemer werkt. Sommige staten hebben geen inkomstenbelasting.
Andere inhoudingen	Valt onder de variabele	Dit kan bijdragen aan pensioenplannen zoals een 401(k), premies voor ziektekostenverzekering en Health Savings Accounts (HSAs).

In de Verenigde Staten zijn werknemersvoordelen en verlof een mix van door de overheid verplichte programma's en bedrijfsspecifieke perks. Dit betekent dat je voordelenpakket sterk kan variëren van werkgever tot werkgever. Terwijl sommige voordelen wettelijk verplicht zijn, bieden veel bedrijven aanvullende voordelen om de beste werknemers aan te trekken en te behouden.

Wettelijk verlof

De VS heeft geen federale wet die betaald verlof voor werknemers vereist. Echter, de Family and Medical Leave Act (FMLA) biedt sommige werknemers tot 12 weken onbetaald, jobveilig verlof per jaar voor specifieke familie- en medische redenen. Om in aanmerking te komen, moet je minimaal 12 maanden voor je werkgever hebben gewerkt, minimaal 1.250 uur in de afgelopen 12 maanden, en werkzaam zijn op een locatie waar het bedrijf 50 of meer werknemers binnen 75 mijl heeft.

Sommige staten en steden hebben hun eigen wetten die betaald ziekteverlof of familierechtverlof vereisen.

Publieke feestdagen & regionale feestdagen

De Amerikaanse overheid erkent verschillende federale feestdagen, maar particuliere werkgevers zijn niet verplicht je betaald vrij te geven voor deze dagen. Toch bieden de meeste werkgevers wel betaalde feestdagen aan.

Hier zijn de federale feestdagen voor 2026:

Feestdag	Datum
Nieuwjaarsdag	1 januari
Martin Luther King, Jr. Dag	19 januari
Washington's Birthday (Presidents' Day)	16 februari
Memorial Day	25 mei
Juneteenth National Independence Day	19 juni
Onafhankelijkheidsdag	4 juli
Labor Day	7 september
Columbus Day	12 oktober
Veterans Day	11 november
Thanksgiving Day	26 november
Kerstmis	25 december

Sommige staten en steden kennen ook hun eigen officiële feestdagen.

Typische aanvullende voordelen

Om werknemers aan te trekken en te behouden, bieden veel bedrijven voordelen bovenop wat wettelijk vereist is.

Wettelijke voordelen	Niet-wettelijke (Aanvullende) voordelen
Social Security en Medicare	Ziekte-, tandheelkundige en visieverzekering
Werkloosheidsverzekeringen	Pensioenplannen (zoals een 401(k))
Werknemerscompensatie	Betaald verlof (vakantie, ziekteverlof)
Family and Medical Leave Act (FMLA)	Levensverzekering
	Ziekte-verzekering
	Wellnessprogramma's

Hoe een EOR kan helpen bij het opzetten van voordelen

Het opzetten van een concurrerend voordelenpakket in de VS kan complex zijn. Een Employer of Record (EOR) kan je helpen navigeren door de verschillende federale, staats- en lokale wetten.

Een EOR kan:

• Zorgen dat je aan alle wettelijke vereisten voldoet.
• Helpen bij het ontwerpen van een voordelenpakket dat aantrekkelijk is voor werknemers.
• De administratie van je voordelenprogramma beheren.
• Je tijd en middelen besparen.

Door samen te werken met een EOR, kun je je werknemers een geweldig voordelenpakket bieden zonder de hoofdpijn van het zelf beheren.

In Amerika houden werkgevers zich aan het principe van 'at-will' ontslag. Dit ontslaat werkgevers echter niet van hun verplichting om een juiste offboardingprocedure uit te voeren. Offboarding omvat het geven van een opzegging aan de werknemer, het afronden van salaris- en verlofuitbetalingen, en een ontslagvergoeding (optioneel).

Opzegtermijnen

In de Verenigde Staten is er over het algemeen geen wettelijke vereiste dat u een werknemer vooraf moet informeren voordat u deze ontslaat. Dit komt door de at-will arbeidsovereenkomst die in alle staten behalve Montana geldt.

Echter, er zijn enkele uitzonderingen:

• Arbeidsovereenkomsten: Als u een arbeidsovereenkomst met een werknemer hebt, kan deze een verplichte opzegtermijn specificeren.
• Bedrijfspolitiek: Uw eigen bedrijfsbeleid kan aangeven dat u een bepaalde opzegtermijn zult geven.
• Collectieve arbeidsovereenkomsten: Overeenkomsten over collectieve onderhandelingen bevatten vaak regels over opzegtermijnen.

Hoewel het niet wettelijk verplicht is, wordt het geven van een opzegtermijn van twee weken vaak als beleefd beschouwd. Het kan helpen om een positieve relatie te behouden en de werknemer de tijd te geven zich voor te bereiden op hun overgang.

Ontslagvergoeding

Net als bij opzegtermijnen bent u over het algemeen niet verplicht om een ontslagvergoeding aan te bieden. De Fair Labor Standards Act (FLSA) schrijft dit niet voor.

Hier zijn enkele situaties waarin een ontslagvergoeding wel vereist kan zijn:

• Bedrijfspolitiek: Als uw werknemershandboek of bedrijfsbeleid ontslagvergoeding belooft, moet u deze verstrekken.
• Arbeidsovereenkomst: Een contract met een werknemer kan een ontslagregeling bevatten.
• Ontslag: Sommige staten hebben wetten die ontslagvergoedingen vereisen bij massale ontslagen of sluitingen van fabrieken.

Zelfs wanneer het niet verplicht is, kiezen veel bedrijven ervoor om ontslagvergoedingen aan te bieden. Een gebruikelijke regeling is één tot twee weken salaris per gewerkt jaar. Het aanbieden van een ontslagregeling kan een blijk van goede wil zijn. Het kan ook worden gebruikt in ruil voor het ondertekenen door de vertrekkende werknemer van een vrijwaringsverklaring tegen claims jegens uw bedrijf.

Hoe Rivermate nalevingsprocedures voor ontslagen afhandelt

Bij Rivermate zorgen we ervoor dat elke werknemer Exit correct en met compassie wordt afgehandeld. We begrijpen dat navigating door de complexiteit van offboarding uitdagend kan zijn. Ons platform maakt het proces voor u eenvoudiger.

Hier is hoe wij helpen:

• Nalevende Documentatie: We voorzien u van de benodigde ontslagbrieven en andere documenten om te voldoen aan alle wettelijke vereisten.
• Eindloon Berekening: We helpen u om het eindloon nauwkeurig te berekenen, inclusief eventuele opgebouwde vakantiedagen, om te voldoen aan de wetgeving van de staten.
• Vergoedingenbeheer: We begeleiden u door het proces van het afhandelen van voordelen, zoals voortzetting van de ziektekostenverzekering onder COBRA.
• Stapsgewijze Begeleiding: Ons platform begeleidt u door elke stap van het offboardingproces, van de eerste beslissing tot het laatste exit-gesprek.

We geloven in het behandelen van elke werknemer met waardigheid, zelfs tijdens hun vertrek. Ons doel is om het proces zo soepel mogelijk te laten verlopen voor zowel u als uw vertrekkende teamlid.

In essentie stelt een visum een buitenlandse nationaliteit in staat om naar een U.S.-aankomstpunt te reizen en toestemming te vragen om het land binnen te komen. Een werkvergunning daarentegen, is een toestemming om legaal in de Verenigde Staten te werken. Er zijn veel soorten visa, elk met zijn eigen regels en vereisten.

Employment visas & sponsorship reality

Sponsoring van een werkvisum in de U.S. is een aanzienlijke verplichting voor elke werkgever. Een Employer of Record (EOR) kan dit proces vereenvoudigen, maar er zijn enkele praktische realiteiten waarmee rekening gehouden moet worden.

Wat een EOR meestal kan sponsoren:

• Gestroomlijnde Visa-Aanvraag: Een EOR kan het visumproces transparanter en eenvoudiger maken, vooral voor bedrijven die geen juridische entiteit in de U.S. hebben.
• Green Cards: Voor bedrijven die werknemers permanent willen inzetten of verplaatsen naar de U.S., kan een EOR green cards sponsoren, die permanent verblijfstatus verlenen.

Wat een EOR over het algemeen niet kan sponsoren:

• Zelf-sponsoring: Dit komt zelden voor en is meestal voorbehouden aan individuen met buitengewone vaardigheden, ondernemers of investeerders. De meeste werkvisa vereisen een sponsorende werkgever.
• Visa zonder duidelijke werkgever-werknemerrelatie: De EOR fungeert als de juridische werkgever, dus de rol en verantwoordelijkheden van de werknemer moeten duidelijk worden gedefinieerd.

Praktische routes naar sponsorship:

De meest gebruikelijke route naar werkgelegenheid in de U.S. is via directe sponsoring door het bedrijf waar de persoon gaat werken. Echter, een EOR kan een waardevolle partner zijn in dit proces, door de administratieve en juridische complexiteiten te verwerken. Dit is vooral handig voor bedrijven die nieuw zijn in het sponsoren van internationale werknemers of geen grote HR-afdeling hebben.

Business travel compliance (kortdurende bezoeken)

Voor kortdurende zakenreizen naar de U.S. is het B-1 visum de meest gebruikelijke optie. Het is belangrijk om de regels van dit visum te begrijpen om naleving te garanderen.

Wat je kunt doen met een B-1 visum:

• Overleg met zakelijke relaties.
• Deelname aan een wetenschappelijke, educatieve, professionele of zakelijke conventie of conferentie.
• Onderhandelen over een contract.
• Deelname aan korte trainingen.

Wat je niet kunt doen met een B-1 visum:

• In dienst treden.
• Een salaris ontvangen van een U.S.-bron.
• Onbeperkt in de U.S. blijven.

Belangrijke nalevingspunten:

Om in aanmerking te komen voor een B-1 visum, moet je het volgende aantonen:

Vereiste	Beschrijving
Doel van de reis	Je reis moet voor legitieme zakelijke activiteiten zijn.
Beperkt verblijf	Je moet van plan zijn om voor een specifieke, beperkte periode te blijven.
Voldoende middelen	Je moet genoeg geld hebben om je kosten te dekken.
Vreemd verblijf	Je moet een verblijf buiten de U.S. hebben dat je niet van plan bent op te geven.

De initiële verblijfsperiode is doorgaans van één tot zes maanden, met een maximum van één jaar, inclusief verlengingen.