Employer of Record in Verenigde Staten van Amerika

Een Employer of Record (EOR) is een bedrijf dat wettelijk werknemers voor jou in dienst neemt. Dit stelt je in staat om een team op te bouwen in de Verenigde Staten zonder dat je je eigen lokale entiteit hoeft op te zetten. De EOR regelt alle administratieve en juridische taken van tewerkstelling. Denk aan loonadministratie, belastingen, voordelen en naleving van de Amerikaanse arbeidswetgeving. Jij blijft verantwoordelijk voor het dagelijkse werk van je team, maar de EOR neemt de juridische verantwoordelijkheden van werkgever op zich. Voor bedrijven die in de VS willen aannemen, vereenvoudigt een EOR zoals Rivermate het proces.

Hoe een Employer of Record (EOR) werkt in de Verenigde Staten van Amerika

Het gebruik van een EOR om te werven in de VS is een eenvoudig proces. De EOR wordt de juridische werkgever, terwijl jij de controle houdt over het werk van je werknemer.

Zo werkt het meestal:

1. Je vindt het talent. Je werft en selecteert de persoon die je in de VS wilt aannemen.
2. De EOR stelt een compliant contract op. De EOR maakt een arbeidsovereenkomst die voldoet aan alle relevante Amerikaanse federale, staats- en lokale wetten.
3. De EOR onboardt je nieuwe medewerker. Ze regelen alle benodigde papierwerk, inclusief belastingformulieren en verificatie van arbeidsgeschiktheid (Form I-9), wat een vereiste is van de U.S. Citizenship and Immigration Services (https://www.uscis.gov/i-9).
4. Ze beheren loonadministratie en voordelen. De EOR verwerkt de loonadministratie, houdt de juiste belastingen in en beheert de werknemersvoordelen. Dit omvat bijdragen voor Social Security en Medicare zoals vereist door de Internal Revenue Service (https://www.irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/understanding-employment-taxes).
5. Jij beheert het dagelijkse werk van de werknemer. Jij bent verantwoordelijk voor de taken, prestaties en integratie van je werknemer in de bedrijfscultuur. De EOR regelt de HR- en juridische aspecten van tewerkstelling.

Waarom een Employer of Record gebruiken in de Verenigde Staten van Amerika

Het gebruik van een EOR in de Verenigde Staten biedt een eenvoudige en efficiënte manier om een team op te bouwen. Het verwijdert de grote obstakels van uitbreiden naar een nieuw land, zodat jij je kunt richten op je zakelijke doelen.

Hier zijn enkele belangrijke voordelen:

• Vermijd het opzetten van een juridische entiteit. Je kunt Amerikaanse werknemers aannemen zonder de tijd en kosten van het oprichten van een juridische entiteit in het land.
• Blijf compliant met arbeidswetten. De Amerikaanse arbeidswetgeving is complex, met regels op federaal, staats- en zelfs stadsniveau. Een EOR begrijpt deze regelgeving en zorgt dat je compliant blijft.
• Vereenvoudig loonadministratie en belastingen. De EOR beheert alle aspecten van loonadministratie, inclusief belastinginhoudingen en aangiften, wat in de VS ingewikkeld kan zijn.
• Bied concurrerende voordelen. EORs kunnen vaak toegang bieden tot betere en betaalbare voordelenpakketten dan een klein bedrijf zelf zou kunnen regelen.
• Verminder risico's. De EOR neemt de juridische risico's van tewerkstelling op zich, waardoor je beschermd bent tegen mogelijke boetes en sancties bij niet-naleving.

Rivermate's transparante prijsmodel elimineert complexiteit met een enkel, concurrerend maandelijks tarief per werknemer. In tegenstelling tot traditionele PEO-aanbieders omvat onze prijsstelling in Verenigde Staten van Amerika uitgebreide HR-ondersteuning, voordelenadministratie, nalevingsbeheer en toegang tot ons eigen dashboard voor realtime personeelsanalyse. Geen verborgen kosten, geen opstartkosten—gewoon een duidelijke prijsstelling die meegroeit met de behoeften van uw bedrijf terwijl volledige wettelijke naleving in Verenigde Staten van Amerika wordt gewaarborgd.

Werven in de Verenigde Staten van Amerika kan complex lijken. Je hebt federale, staats- en soms zelfs lokale wetten om rekening mee te houden. De VS is een enorme, diverse markt met een grote talentenpool. In tegenstelling tot veel andere landen werkt de VS grotendeels op basis van het principe van "at-will" employment. Dit betekent dat jij of de werknemer de arbeidsrelatie op elk moment kunnen beëindigen, om welke reden dan ook, zolang deze niet illegaal is. Dit geeft je flexibiliteit, maar betekent ook dat je vanaf het begin duidelijk moet zijn over je wervingspraktijken.

Arbeidsovereenkomsten & must-have clausules

In de VS is het niet altijd verplicht om een schriftelijke arbeidsovereenkomst te hebben. Veel arbeidsrelaties zijn gebaseerd op een eenvoudige aanbodbrief. Voor belangrijke functies is een formele overeenkomst echter een goed idee. Het biedt duidelijkheid voor zowel jou als je werknemer.

De meeste arbeidsovereenkomsten in de VS zijn onbepaalde tijd. Contracten voor bepaalde tijd komen minder vaak voor en worden meestal gebruikt voor specifieke projecten.

Hier zijn enkele veelvoorkomende clausules om op te nemen:

• Functieomschrijving: Omschrijf duidelijk de rol en verantwoordelijkheden van de werknemer.
• Compensatie: Geef details over het salaris, bonussen en andere vergoedingen.
• Voordelen: Vermeld ziektekostenverzekering, pensioenregelingen en andere voordelen.
• Vertrouwelijkheid: Neem een geheimhoudingsovereenkomst op om de informatie van je bedrijf te beschermen.
• Beëindiging: Leg uit onder welke voorwaarden beide partijen de arbeid kunnen beëindigen.

Proeftijd

Proeftijd is gebruikelijk in de VS, maar niet wettelijk verplicht in de meeste staten. Ze dienen als een proefperiode voor zowel jou als de nieuwe werknemer om te zien of de match goed is. Een typische proeftijd is 90 dagen, maar deze kan korter of langer zijn afhankelijk van de rol.

Vanwege het "at-will" employment-systeem verandert een proeftijd niet drastisch de voorwaarden voor beëindiging. Je kunt een werknemer nog steeds ontslaan na de proeftijd. Het zet echter wel een duidelijke verwachting voor prestatie-evaluatie tijdens de eerste maanden van het dienstverband.

Werkuren & overwerk

De Fair Labor Standards Act (FLSA) is de federale wet die het werkuren en overwerk in de VS regelt.

• Een standaard werkweek is 40 uur.
• Elke gewerkt uur boven de 40 uur in een week moet worden betaald als overwerk.
• De overwerkvergoeding is minimaal 1,5 keer het reguliere uurloon van de werknemer.

Sommige werknemers zijn "exempt" van overwerkvergoeding. Dit geldt meestal voor salarissalarissen in leidinggevende, administratieve of professionele functies die aan specifieke criteria voldoen. Wees je ervan bewust dat sommige staten hun eigen overwerkwetten hebben die mogelijk gunstiger zijn dan de federale wet.

Publieke & regionale feestdagen

De VS kent een aantal federale feestdagen. Privéwerkgevers zijn echter niet verplicht om werknemers betaald vrij te geven op deze feestdagen. De meeste bedrijven houden zich wel aan de belangrijkste feestdagen.

Hier is een lijst van de federale feestdagen in de Verenigde Staten:

Sommige staten en steden hebben naast de federale feestdagen ook hun eigen officiële feestdagen.

Hiring contractors in United States of America

Het inhuren van zelfstandige contractors kan een flexibele manier zijn om gespecialiseerde vaardigheden voor specifieke projecten binnen te halen. Contractors zijn verantwoordelijk voor hun eigen belastingen en ontvangen niet dezelfde voordelen als werknemers.

Het is cruciaal om werknemers correct te classificeren. Het verkeerd classificeren van een werknemer als een contractor kan leiden tot ernstige boetes, inclusief achterstallige belastingen en boetes. De Internal Revenue Service (IRS) hanteert strikte richtlijnen voor het bepalen van de status van een werknemer.

Een Employer of Record (EOR) kan je helpen het risico van verkeerde classificatie te beperken. Een EOR werkt wettelijk als werkgever voor de werknemers, neemt de verantwoordelijkheid voor loonadministratie, belastingen, voordelen en naleving van arbeidswetten. Hierdoor kun je talent in de VS inzetten zonder de juridische en administratieve lasten van directe tewerkstelling.

Navigeren door compensatie en loonadministratie in de Verenigde Staten kan complex lijken. Elk van de 50 staten heeft zijn eigen regels, en je moet zowel federale als staatswetten naleven. Het gaat erom alle onderdelen van het salaris van een werknemer te begrijpen, inclusief wat je toevoegt en wat je eruit haalt. Dit goed doen is essentieel voor het runnen van een compliant en succesvol bedrijf.

Payrollcycli & loonstructuur

In de VS kun je je werknemers op verschillende schema's betalen. De meest voorkomende zijn wekelijks, tweewekelijks, half-maandelijks of maandelijks.

• Wekelijks: Je betaalt werknemers elke week, wat resulteert in 52 loonstrookjes per jaar. Dit is gebruikelijk in sectoren zoals de bouw en de horeca.
• Tweewekelijks: Je betaalt werknemers om de twee weken, in totaal 26 loonstrookjes per jaar. Veel bedrijven in de gezondheidszorg en technologie gebruiken dit schema.
• Half-maandelijks: Je betaalt werknemers twee keer per maand, meestal op de 15e en de laatste dag van de maand. Dit betekent 24 loonstrookjes per jaar en wordt vaak gebruikt voor salarissen.
• Maandelijks: Je betaalt werknemers één keer per maand, voor 12 loonstrookjes per jaar.

Je loonstructuur hangt af of je werknemers salaris- of uurlonen krijgen. Een salaris is een vast bedrag dat elke loonperiode wordt uitbetaald. Een loon is gebaseerd op een uurtarief, dus het totale salaris hangt af van het aantal gewerkte uren.

Overwerk & minimumlonen

De Fair Labor Standards Act (FLSA) is de federale wet die de regels voor overwerk en minimumloon vastlegt.

Het federale minimumloon is momenteel $7,25 per uur. Veel staten en steden hebben echter hun eigen hogere minimumloonregels. Wanneer het staat- of plaatselijke tarief hoger is, moet je het hogere loon betalen.

Voor overwerk vereist de FLSA dat je niet-exempt werknemers 1,5 keer hun reguliere uurtarief betaalt voor alle uren die ze werken boven de 40 in een werkweek. Een werkweek is een vaste periode van zeven opeenvolgende dagen. Het is belangrijk te weten dat er geen wettelijke limiet is aan het aantal uren dat een werknemer in een week kan werken, zolang ze correct worden betaald voor overwerk.

Sommige werknemers, vaak in leidinggevende, administratieve of professionele functies, worden als "exempt" beschouwd van overwerkregels. Dit hangt meestal af van hun taken en hoeveel ze verdienen.

Werkgeversbelastingen en bijdragen

Als werkgever in de VS ben je verantwoordelijk voor het betalen van verschillende payrollbelastingen. Dit zijn jouw bijdragen en worden niet ingehouden op het loon van de werknemer. De belangrijkste federale belastingen zijn voor Social Security, Medicare en werkloosheid.

Werknemersbelastingen en inhoudingen

Je moet ook bepaalde belastingen inhouden op het loon van je werknemers en deze aan de overheid afdragen. Deze inhoudingen omvatten federale, staats- en soms lokale belastingen.

In de Verenigde Staten zijn werknemersvoordelen en verlof een mix van door de overheid verplichte programma's en bedrijfsspecifieke voordelen. Dit betekent dat uw voordelenpakket sterk kan variëren van werkgever tot werkgever. Terwijl sommige voordelen wettelijk verplicht zijn, bieden veel bedrijven aanvullende voordelen om de beste werknemers aan te trekken en te behouden.

Wettelijk verlof

De VS heeft geen federale wet die betaald verlof voor werknemers verplicht stelt. Echter, de Family and Medical Leave Act (FMLA) biedt sommige werknemers tot 12 weken onbetaald, baanbeschermd verlof per jaar voor specifieke familie- en medische redenen. Om in aanmerking te komen, moet u minstens 12 maanden voor uw werkgever hebben gewerkt, minimaal 1.250 uur hebben gewerkt in de afgelopen 12 maanden, en op een locatie werken waar het bedrijf 50 of meer werknemers binnen 75 mijl heeft.

Sommige staten en steden hebben hun eigen wetten die betaald ziekteverlof of familieverlof vereisen.

Nationale feestdagen & regionale feestdagen

De Amerikaanse overheid erkent verschillende federale feestdagen, maar particuliere werkgevers zijn niet verplicht om u betaald verlof te geven voor deze dagen. Echter, de meeste werkgevers bieden wel betaald verlof aan.

Hier zijn de federale feestdagen voor 2025:

Sommige staten en steden hebben ook hun eigen officiële feestdagen.

Typische aanvullende voordelen

Om werknemers aan te trekken en te behouden, bieden veel bedrijven voordelen bovenop wat wettelijk vereist is.

Hoe een EOR kan helpen bij het opzetten van voordelen

Het opzetten van een concurrerend voordelenpakket in de VS kan complex zijn. Een Employer of Record (EOR) kan u helpen navigeren door de verschillende federale, staats- en lokale wetten.

Een EOR kan:

• Zorgen dat u aan alle wettelijke vereisten voldoet.
• U helpen een aantrekkelijk voordelenpakket te ontwerpen voor werknemers.
• De administratie van uw voordelenprogramma beheren.
• U tijd en middelen besparen.

Door samen te werken met een EOR, kunt u uw werknemers een uitstekend voordelenpakket bieden zonder de hoofdpijn van het zelf beheren.

Laten we het hebben over het ontslaan van een werknemer in de Verenigde Staten. Het proces, dat vaak termination of offboarding wordt genoemd, is meer dan alleen afscheid nemen. Het omvat een reeks stappen om ervoor te zorgen dat je de scheiding professioneel en legaal afhandelt. Een soepel offboardingproces helpt je bedrijf te beschermen en behandelt de vertrekkende werknemer met respect. Dit geldt zowel of de persoon ontslag neemt als wanneer jij besluit hun dienstverband te beëindigen. In de VS is de meeste arbeid "at-will", wat betekent dat jij of de werknemer de relatie op elk moment kunnen beëindigen, om welke reden dan ook, zolang deze niet illegaal is. Toch is het hebben van een duidelijk en consistent offboardingproces een slimme zet.

Opzegtermijnen

In de Verenigde Staten is er over het algemeen geen wettelijke verplichting om een werknemer vooraf op de hoogte te stellen voordat je het dienstverband beëindigt. Dit komt door de at-will arbeidsovereenkomst die in alle staten behalve Montana van toepassing is.

Er zijn echter enkele uitzonderingen:

• Arbeidsovereenkomsten: Als je een arbeidsovereenkomst hebt met een werknemer, kan deze een verplichte opzegtermijn specificeren.
• Bedrijfsbeleid: Je eigen bedrijfsbeleid kan aangeven dat je een bepaalde opzegtermijn zult geven.
• Vakbondsovereenkomsten: Collectieve arbeidsovereenkomsten bevatten vaak regels over opzegtermijnen.

Hoewel het niet wettelijk verplicht is, wordt het geven van een opzegtermijn van twee weken vaak als beleefd beschouwd. Het kan helpen om een positieve relatie te behouden en geeft de werknemer de tijd zich voor te bereiden op hun overgang.

Ontslagvergoeding

Net als bij opzegtermijnen ben je over het algemeen niet verplicht om ontslagvergoeding aan te bieden. De Fair Labor Standards Act (FLSA) schrijft dit niet voor.

Hier zijn enkele situaties waarin ontslagvergoeding vereist kan zijn:

• Bedrijfsbeleid: Als je werknemershandboek of bedrijfsbeleid ontslagvergoeding belooft, moet je deze verstrekken.
• Arbeidsovereenkomst: Een contract met een werknemer kan een ontslagpakket bevatten.
• Ontslagen: Sommige staten hebben wetten die ontslagvergoeding vereisen bij massale ontslagen of sluitingen van fabrieken.

Zelfs wanneer het niet verplicht is, kiezen veel bedrijven ervoor om ontslagvergoeding aan te bieden. Een gebruikelijke regeling is één tot twee weken loon voor elk jaar dat de werknemer voor het bedrijf heeft gewerkt. Het aanbieden van een ontslagpakket kan een blijk van goede wil zijn. Het kan ook worden gebruikt in ruil voor de ondertekening van een vrijwaringsverklaring door de vertrekkende werknemer.

Hoe Rivermate zorgt voor conforme exits

Bij Rivermate zorgen we ervoor dat elke werknemer exit correct en met compassie wordt afgehandeld. We begrijpen dat het navigeren door de complexiteit van offboarding uitdagend kan zijn. Ons platform vereenvoudigt het proces voor jou.

Zo helpen wij:

• Conforme Documentatie: We voorzien je van de benodigde beëindigingsbrieven en andere documenten om te voldoen aan alle wettelijke vereisten.
• Berekening van de laatste loonstrook: We helpen je om de laatste loonstrook nauwkeurig te berekenen, inclusief eventuele opgebouwde vakantiedagen, om te voldoen aan de staatswetten.
• Beheer van voordelen: We begeleiden je door het proces van het afhandelen van voordelen, zoals voortzetting van de ziektekostenverzekering onder COBRA.
• Stapsgewijze begeleiding: Ons platform leidt je door elke stap van het offboardingproces, van de eerste beslissing tot het laatste exit-gesprek.

Wij geloven in het behandelen van elke werknemer met waardigheid, zelfs tijdens hun vertrek. Ons doel is om het proces zo soepel mogelijk te laten verlopen voor zowel jou als je vertrekkende teamlid.

Navigeren in de wereld van U.S. visa's en werkvergunningen kan complex aanvoelen. In wezen stelt een visa een buitenlandse nationaliteit in staat om naar een U.S. port of entry te reizen en toestemming te vragen om het land binnen te komen. Een werkvergunning, daarentegen, is een toestemming om legaal in de Verenigde Staten te werken. Er zijn veel soorten visa, elk met zijn eigen regels en vereisten.

Employment visa's & sponsoringsrealiteiten

Het sponsoren van een werkvisum in de U.S. is een aanzienlijke verplichting voor elke werkgever. Een Employer of Record (EOR) kan dit proces vereenvoudigen, maar er zijn enkele praktische realiteiten om rekening mee te houden.

Wat een EOR doorgaans kan sponsoren:

• Gestroomlijnde Visa-Acquisitie: Een EOR kan het visa-proces transparanter en eenvoudiger maken, vooral voor bedrijven die geen juridische entiteit in de U.S. hebben.
• Green Cards: Voor bedrijven die werknemers willen aannemen of permanent willen verplaatsen naar de U.S., kan een EOR green cards sponsoren, die recht geven op een permanente verblijfsstatus.

Wat een EOR over het algemeen niet kan sponsoren:

• Zelfsponsoring: Dit is zeldzaam en meestal gereserveerd voor personen met buitengewone vaardigheden, ondernemers of investeerders. De meeste werkvisa vereisen een sponsorende werkgever.
• Visa's zonder een duidelijke werkgever-werknemer relatie: De EOR fungeert als de juridische werkgever, dus de rol en verantwoordelijkheden van de werknemer moeten duidelijk worden gedefinieerd.

Praktische routes naar sponsoring:

De meest gebruikelijke route naar werkgelegenheid in de U.S. is via directe sponsoring door het bedrijf waar de persoon zal werken. Een EOR kan echter een waardevolle partner zijn in dit proces, door de administratieve en juridische complexiteiten af te handelen. Dit is vooral handig voor bedrijven die nieuw zijn in het sponsoren van buitenlandse werknemers of geen groot HR-team hebben.

Zakenreis naleving (korte termijn bezoeken)

Voor korte zakelijke reizen naar de U.S. is de B-1 visa de meest voorkomende optie. Het is belangrijk om de regels van dit visum te begrijpen om naleving te waarborgen.

Wat je kunt doen met een B-1 visum:

• Overleggen met zakenpartners.
• Een wetenschappelijke, educatieve, professionele of zakelijke conventie of conferentie bijwonen.
• Een contract onderhandelen.
• Deelname aan korte termijn training.

Wat je niet kunt doen met een B-1 visum:

• In dienst treden.
• Een salaris ontvangen van een Amerikaanse bron.
• Onbeperkt in de U.S. blijven.

Belangrijke nalevingspunten:

Om in aanmerking te komen voor een B-1 visum, moet je het volgende aantonen:

De initiële verblijfsperiode is meestal één tot zes maanden, met een maximum van één jaar, inclusief verlengingen.