Arbeidsbelastingen in Verenigde Staten van Amerika

Het Amerikaanse belastingssysteem is een complex raamwerk dat federale, staat- en soms lokale overheden omvat, elk met het opleggen van verschillende belastingen aan individuen en bedrijven. Voor werkgevers draait het navigeren door dit systeem voornamelijk om payroll taxes, waaronder withholding taxes op het salaris van werknemers en het betalen van werkgever-zijde belastingen. Het begrijpen van deze verplichtingen is cruciaal voor naleving en soepele bedrijfsvoering, ongeacht of er binnenlandse of buitenlandse werknemers worden ingezet.

Werknemers onderworpen aan inkomstenbelasting op hun inkomsten, die gewoonlijk wordt ingehouden door de werkgever gedurende het jaar. Zij kunnen ook verantwoordelijk zijn voor hun aandeel in bepaalde payroll taxes. De uiteindelijke belastingplicht van werknemers wordt vastgesteld bij het indienen van hun jaarlijkse belastingaangifte, waar ze rekening kunnen houden met diverse aftrekken en credits om hun belastbaar inkomen mogelijk te verlagen.

Employer of Record Social Security en Payroll Tax Verplichtingen

Werkgevers in de Verenigde Staten zijn verantwoordelijk voor verschillende federale payroll taxes, hoofdzakelijk onder de Federal Insurance Contributions Act (FICA) en de Federal Unemployment Tax Act (FUTA). Veel staten leggen ook eigen werkloosheidstaksen (SUTA) op en kunnen aanvullende payroll taxes hebben.

FICA-taxes financieren sociale zekerheids- en Medicare-programma's. Zowel werkgevers als werknemers dragen bij aan FICA. Voor 2025 worden de tarieven naar verwachting vergelijkbaar met die van 2024, maar deze moeten nog officieel worden bevestigd.

Social Security Tax: Dit deel financiert pensioen-, invaliditeits- en nabestaandenuitkeringen. Het belastingpercentage wordt gelijk verdeeld tussen werkgever en werknemer. Voor 2024 is het percentage 6,2% voor zowel werkgever als werknemer, in totaal 12,4%. Deze belasting geldt alleen tot een jaarlijkse loonlimiet. De loonbasis voor 2024 bedraagt $168.600, en de limiet voor 2025 wordt later in 2024 bekendgemaakt en zal waarschijnlijk hoger zijn.
Medicare Tax: Dit deel financiert de ziekenhuisverzekering. Het belastingpercentage wordt eveneens gelijk verdeeld tussen werkgever en werknemer. Voor 2024 is het percentage 1,45% voor zowel werkgever als werknemer, in totaal 2,9%. Er geldt geen loonbasislimiet voor de reguliere Medicare-tax.
Additional Medicare Tax: Een extra Medicare-tax van 0,9% wordt geheven op lonen boven een bepaalde drempel ($200.000 voor alleenstaanden, $250.000 voor gehuwden samen, $125.000 voor gehuwden afzonderlijk). Deze extra belasting wordt uitsluitend opgelegd aan de werknemer; de werkgever heeft geen corresponderend deel, maar is wel verantwoordelijk voor het inhouden ervan op lonen boven de drempel.

FUTA is een federale belasting die, samen met staatswerkloosheidssystemen, werkloosheidsuitkeringen biedt aan in aanmerking komende werknemers. Het standaard FUTA-tarief bedraagt 6% over de eerste $7.000 van het loon van elke werknemer per jaar. Echter, werkgevers ontvangen doorgaans een aanzienlijke credit (tot 5,4%) op hun federale belastingplicht voor tijdige betaling van staatswerkloosheidstaksen, waardoor het effectieve FUTA-tarief in de meeste gevallen op 0,6% wordt gebracht. Staatswerkloosheidstaksen (SUTA) variëren aanzienlijk per staat en hangen af van factoren zoals de branche van de werkgever en het aantal werkloosheidsclaims.

Inhouding van inkomstenbelasting

Werkgevers zijn verplicht om federale inkomstenbelasting in te houden op het salaris van werknemers op basis van de door de werknemer ingevulde gegevens op het Formulier W-4, Employee's Withholding Certificate. Dit formulier helpt werkgevers het juiste bedrag aan belasting in te houden door rekening te houden met de indieningsstatus van de werknemer, het aantal afhankelijke personen en eventuele andere aanpassingen of aanvullende inhoudingen.

De federale inkomstenbelasting is progressief, wat betekent dat hogere inkomensniveaus tegen hogere tarieven worden belast. De belastingtarieven en schijven worden jaarlijks aangepast aan de inflatie. De belastingschijven voor 2025 worden later in 2024 bekendgemaakt, maar worden naar verwachting vergelijkbaar met die van 2024.

Hier is een voorbeeld van de federale belastingschijven voor 2024 voor alleenstaanden (schijven voor 2025 verschillen):

Belastingtarief	Belastingplichtig inkomen (alleenstaanden)
10%	$0 tot $11.600
12%	$11.601 tot $47.150
22%	$47.151 tot $100.525
24%	$100.526 tot $191.950
32%	$191.951 tot $243.725
35%	$243.726 tot $609.350
37%	Boven $609.350

Werkgevers gebruiken inhoudingtabellen van de IRS in combinatie met de W-4-informatie van de werknemer om het bedrag aan federale inkomstenbelasting dat moet worden ingehouden van elk salaris te berekenen.

Veel staten en enkele lokale jurisdicties leggen ook inkomstenbelasting op, wat werkgevers verplicht om staats- en lokale inkomstenbelastingen in te houden op basis van specifieke regels en de inhoudingsformulieren van werknemers (die per locatie verschillen).

Aftrekposten en vrijstellingen voor werknemers

Hoewel werkgevers vooral geïnteresseerd zijn in inhouding op basis van door de werknemer aangeleverde gegevens (zoals het W-4-formulier), kunnen werknemers hun totale belastbaar inkomen verminderen door diverse aftrekken en vrijstellingen wanneer ze hun jaarlijkse belastingaangifte indienen.

De meest voorkomende manier voor werknemers om hun belastbaar inkomen te verminderen, is door ofwel de standaardaftrek te nemen ofwel te kiezen voor het opvoeren van aftrekken. De standaardaftrek is een vast bedrag dat varieert op basis van de indieningsstatus en jaarlijks wordt aangepast aan de inflatie. Voor 2025 worden de standaardaftrekbedragen naar verwachting hoger dan in 2024.

Hier zijn de standaardaftrekbedragen voor 2024 (bedragen voor 2025 verschillen):

Indelingsstatus	Standaardaftrek (2024)
Alleenstaand	$13.850
Gehuwd, afzonderlijk indienen	$13.850
Gehuwd, gezamenlijk indienen	$27.700
Hoofdin akkoord (hoofd van huishouden)	$20.800
Gerechtigde weduwe/weduwnaar	$27.700

Werknemers kunnen ervoor kiezen om hun aftrekken te itemiseren als de totale van hun in aanmerking komende kosten (zoals staats- en lokale belastingen tot een limiet, hypotheekrente, goede doelen, en bepaalde medische kosten) hoger is dan de standaardaftrek.

Bepaalde aftrekken kunnen ook invloed hebben op het netto salaris van een werknemer en mogelijk op hun W-4-berekeningen, zoals pre-tax bijdragen aan pensioenregelingen (zoals 401(k)s) of health savings accounts (HSAs), en aftrekken voor betaalde zorgpremies via een cafetariaplan.

Belastingnaleving en rapportage deadline

Werkgevers hebben strikte deadlines voor het storten van ingehouden belastingen en het indienen van payroll tax-rapportages. Het niet nakomen van deze deadlines kan leiden tot boetes en rente.

Belangrijke federale rapportageformulieren en algemene deadlines omvatten:

Formulier 941, Employer's Quarterly Federal Tax Return: Rapportage van ingehouden inkomstenbelasting, Social Security belasting en Medicare belasting op het loon van werknemers, plus het aandeel van de werkgever in Social Security en Medicare. De deadlines vallen meestal op de laatste dag van de maand na afloop van het kwartaal (april 30, 31 juli, 31 oktober, 31 januari).
Formulier 940, Employer's Annual Federal Unemployment (FUTA) Tax Return: Rapportage van de jaarlijkse FUTA-belastingplicht van de werkgever. De deadline is meestal 31 januari van het volgende jaar.
Formulier W-2, Wage and Tax Statement: Rapportage van de jaarlijkse lonen van een werknemer en de ingehouden belasting. Werkgevers moeten exemplaren aan werknemers verstrekken vóór 31 januari van het volgende jaar en kopieën indienen bij de Social Security Administration (SSA) vóór 31 januari.
Formulier W-3, Transmittal of Wage and Tax Statements: Een samenvattend formulier dat bij de SSA wordt ingediend samen met kopieën van alle W-2’s. De deadline is 31 januari.

De frequentie van belastingstortingen (dagelijks, semi-weekly, maandelijks) hangt af van de belastingplicht. Grotere verplichtingen vereisen meer frequente stortingen. Verplichtingen voor staat- en lokaal payroll reporting en -stortingen variëren per jurisdictie.

Speciale belastingoverwegingen voor buitenlandse werknemers en bedrijven

Het in dienst nemen van buitenlandse werknemers of opereren als een buitenlands bedrijf in de VS brengt aanvullende belastingcomplexiteit met zich mee.

Werknemerclassificatie: Het bepalen of een buitenlandse werknemer een resident- of niet-resident-aliens is voor fiscale doeleinden is cruciaal, omdat verschillende belastingregels gelden. Residentie wordt doorgaans vastgesteld aan de hand van de green card-test of de substantial presence-test.
Belastingverdragen: De VS heeft belastingverdragen met veel landen die de Amerikaanse belasting op bepaalde inkomsten kunnen verminderen of elimineren, inclusief lonen. Werkgevers moeten rekening houden met verdragsbepalingen bij het bepalen van inhoudingen op niet-resident-aliens.
Inhouding voor niet-resident-aliens: Inkomsten betaald aan niet-resident-aliens onderhevig aan doorgaans 30% vaste inhoudingsplicht, tenzij een belastingverdrag anders bepaalt. Niet-resident-aliens kunnen Formulier 8233 (Exemption From Withholding on Compensation for Independent Personal Services of a Nonresident Alien Individual) of Form W-8BEN (Certificate of Foreign Status of Beneficial Owner for United States Tax Withholding and Reporting) indienen om verdragsvoordelen claimen of buitenlandse status te bevestigen.
Identificatienummers: Buitenlandse werknemers hebben een U.S. belastingidentificatienummer nodig. Resident-aliens gebruiken doorgaans een Social Security Number (SSN). Niet-resident-aliens die niet in aanmerking komen voor een SSN maar wel een U.S. TIN nodig hebben voor belastingdoeleinden, kunnen een Individual Taxpayer Identification Number (ITIN) verkrijgen.
Buitenlandse bedrijven: Een buitenlands bedrijf dat in de VS opereert, kan onderworpen zijn aan Amerikaanse vennootschapsbelasting als het wordt beschouwd als actief in een Amerikaanse handel of bedrijfsactiviteit en inkomsten heeft die effectief verbonden zijn met die activiteit. Het concept van een "permanente vestiging" onder belastingverdragen bepaalt vaak of een buitenlands bedrijf een belastbare aanwezigheid in de VS heeft. Het in dienst nemen van werknemers in de VS kan bijdragen aan de vaststelling van zo’n belastbare aanwezigheid.

Het navigeren door deze speciale overwegingen vereist nauwkeurigheid en kennis van de Amerikaanse belastingwetgeving en relevante belastingverdragen.