Arbeidsbelastingen in Verenigde Staten van Amerika

Het Amerikaanse belastingsysteem is een complex raamwerk dat betrokken is bij federale, staats- en soms lokale overheden, die elk verschillende belastingen opleggen aan individuen en bedrijven. Voor werkgevers draait het navigeren door dit systeem vooral om payroll taxes, waaronder inhoudingen op loonbelasting en het betalen van werkgeversbijdragen. Het begrijpen van deze verplichtingen is cruciaal voor naleving en een soepele bedrijfsvoering, of het nu gaat om het in dienst nemen van innenlandse of buitenlandse werknemers.

Werknemers, op hun beurt, zijn onderworpen aan inkomstenbelasting over hun verdiensten, die doorgaans gedurende het jaar via inhoudingen door de werkgever wordt ingehouden. Zij kunnen ook verantwoordelijk zijn voor hun deel van bepaalde payroll taxes. De uiteindelijke belastingschuld voor werknemers wordt vastgesteld wanneer zij hun jaarlijkse belastingaangifte indienen, waarbij zij rekening kunnen houden met diverse aftrekken en credits om mogelijk hun belastbaar inkomen te verminderen.

Employer of Record Social Security en payrollbelastingverplichtingen

Werkgevers in de Verenigde Staten zijn verantwoordelijk voor verschillende federale payroll taxes, voornamelijk onder de Federal Insurance Contributions Act (FICA) en de Federal Unemployment Tax Act (FUTA). Veel staten leggen ook hun eigen werkloosheidsbelastingen (SUTA) op en kunnen aanvullende payroll taxes hebben.

FICA-belastingen financieren Social Security en Medicare-programma's. Zowel werkgevers als werknemers dragen bij aan FICA. Voor 2025 worden de tarieven naar verwachting vergelijkbaar met 2024, maar dit moet nog officieel worden bevestigd.

Social Security Tax: Dit gedeelte financiert pensioen-, invaliditeits- en overlevingsuitkeringen. Het belastingtarief wordt gelijk verdeeld tussen werkgever en werknemer. Voor 2024 is het tarief 6,2% voor zowel werkgever als werknemer, in totaal 12,4%. Deze belasting geldt alleen tot een jaarlijkse loonplafond. Het loonplafond voor 2024 is $168.600, en de limiet voor 2025 wordt later in 2024 verwacht te worden aangekondigd.
Medicare Tax: Dit gedeelte financiert ziekenhuisverzekeringen. Het tarief wordt ook gelijk verdeeld tussen werkgever en werknemer. Voor 2024 is het tarief 1,45% voor beide, in totaal 2,9%. Er is geen loonplafond voor de reguliere Medicare-belasting.
Additional Medicare Tax: Een extra Medicare-belasting van 0,9% geldt voor lonen boven een bepaalde drempel ($200.000 voor alleenstaanden, $250.000 voor gehuwden die gezamenlijk aangifte doen, $125.000 voor gehuwden die afzonderlijk aangifte doen). Deze extra belasting wordt alleen opgelegd aan de werknemer; de werkgever hoeft geen gelijkwaardige bijdrage te leveren, maar is wel verantwoordelijk voor het inhouden ervan boven de drempel.

FUTA is een federale belasting die, samen met staatsoverschuldssystemen, werkloosheidsuitkeringen biedt aan in aanmerking komende werknemers. Het standaard FUTA-tarief is 6% over de eerste $7.000 aan loon per werknemer per jaar. Werkgevers krijgen echter meestal een aanzienlijke korting (tot 5,4%) op hun federale belastingaanslag voor tijdige betaling van staatswerkloosheidsbelastingen, waardoor het FUTA-tarief in de meeste gevallen op 0,6% wordt verminderd. Staatswerkloosheidsbelastingspercentages (SUTA) variëren sterk per staat en hangen af van factoren zoals de branche van de werkgever en het aantal werkloosheidsclaims.

Inhouding van inkomstenbelasting

Werkgevers zijn verplicht om federale inkomstenbelasting in te houden op de lonen van hun werknemers op basis van de door de werknemer ingevulde gegevens op Formulier W-4, Employee's Withholding Certificate. Dit formulier helpt werkgevers de juiste hoeveelheid belasting in te houden door rekening te houden met de aangiftestatus, aantal afhankelijkheden en eventuele andere aanpassingen of aanvullende inhoudingen.

Federale inkomstenbelasting is progressief, wat betekent dat hogere inkomens wordt belast tegen hogere tarieven. De belastingtabellen en tarieven worden jaarlijks aangepast voor inflatie. De belastingtabellen voor 2025 worden later in 2024 bekendgemaakt, maar worden naar verwachting vergelijkbaar met die van 2024.

Hieronder een voorbeeld van de federale inkomstenbelastingtabellen voor 2024 voor alleenstaanden (2025-tabellen verschillen mogelijk):

Belastingtarief	Belastinggrondslag (alleenstaanden)
10%	$0 tot $11.600
12%	$11.601 tot $47.150
22%	$47.151 tot $100.525
24%	$100.526 tot $191.950
32%	$191.951 tot $243.725
35%	$243.726 tot $609.350
37%	Boven $609.350

Werkgevers gebruiken inhoudingstabellen van de IRS, gecombineerd met de W-4-informatie van de werknemer, om het bedrag aan federale inkomstenbelasting dat ingehouden moet worden van elk salaris te berekenen.

Veel staten en enkele lokale jurisdicties leggen ook inkomstenbelasting op, waardoor werkgevers verplicht zijn om staats- en lokale inkomstenbelastingen in te houden volgens specifieke regels van die staten en lokale overheden, en op basis van werknemers-investeringsformulieren (die per locatie kunnen verschillen).

Werknemersbelastingaftrekken en -toeslagen

Hoewel werkgevers vooral gericht zijn op het inhouden van belasting op basis van door werknemers aangeleverde informatie (zoals Formulier W-4), kunnen werknemers hun totale belastbaar inkomen verminderen door diverse aftrekken en toeslagen bij het indienen van hun jaarlijkse belastingaangifte.

De meest gebruikelijke manier waarop werknemers hun belastbaar inkomen verminderen, is door ofwel de standaardaftrek te nemen of door te kiezen voor gespecificeerde aftrekken. De standaardaftrek is een vast bedrag dat varieert op basis van de aangiftestatus en jaarlijks wordt aangepast voor inflatie. Voor 2025 worden de standaardaftrekbedragen naar verwachting hoger dan in 2024.

Hieronder de standaardaftrekbedragen voor 2024 (voor 2025 kunnen deze verschillen):

Aangiftestatus	Standaardaftrek (2024)
Alleenstaand	$13.850
Gehuwd dat afzonderlijk aangifte doet	$13.850
Gehuwd dat gezamenlijk aangifte doet	$27.700
Hoofdhaudster	$20.800
Gerechtigde weduwe/weduwnaar	$27.700

Werknemers kunnen er ook voor kiezen om gespecificeerde aftrekken te claimen als de totale bedragen die zij aan in aanmerking komende kosten maken (zoals staats- en lokale belastingen tot een limiet, hypotheekrente, charitatieve bijdragen en bepaalde medische kosten) hoger zijn dan de standaardaftrek.

Bepaalde aftrekken kunnen ook de netto-inkomens en mogelijk de W-4-berekeningen beïnvloeden, zoals pre-tax bijdragen aan pensioenrekeningen (zoals 401(k)s) of gezondheidsbesparingsrekeningen (HSAs), en aftrekken voor betaalde verzekeringspremies via een cafeteriaplan.

Belastingnaleving en rapportagedeadlines

Werkgevers hebben strikte deadlines voor het storten van ingehouden belasting en het indienen van payroll tax-rapportages. Het niet naleven van deze deadlines kan leiden tot boetes en rente.

Belangrijke federale rapportageformulieren en algemene deadlines zijn onder andere:

Formulier 941, Employer's Quarterly Federal Tax Return: Rapportage van loonbelasting, Social Security belasting en Medicare belasting ingehouden op lonen van werknemers, evenals de werkgeversbijdrage aan Social Security en Medicare. De uiterste indieningsdatum is meestal de laatste dag van de maand na afloop van het kwartaal (april 30, 31 juli, 31 oktober, 31 januari).
Formulier 940, Employer's Annual Federal Unemployment (FUTA) Tax Return: Rapportage van de jaarlijkse FUTA-belastingplicht van de werkgever. De deadline is gewoonlijk 31 januari van het volgende jaar.
Formulier W-2, Wage and Tax Statement: Rapportage van het jaarlijkse loon van een werknemer en het betaalde belastingbedrag. Werkgevers moeten kopieën aan werknemers verstrekken vóór 31 januari van het volgende jaar en ook kopieën opsturen naar de Social Security Administration (SSA) vóór 31 januari.
Formulier W-3, Transmittal of Wage and Tax Statements: Een samenvattingsformulier dat samen met kopieën van alle W-2's wordt ingediend bij de SSA. Deadline is 31 januari.

De frequentie van belastingdeposito's (dagelijks, tweemaal per week, maandelijks) hangt af van de belastingaanslag. Grotere aanslagen vereisen meer frequente stortingen. Vereisten voor rapportage en deposito's van staats- en lokale payroll taxes verschillen per jurisdictie.

Speciale belastingoverwegingen voor buitenlandse werknemers en bedrijven

Het in dienst nemen van buitenlandse werknemers of opereren als een buitenlandbedrijf in de VS brengt extra belastingcomplexiteiten met zich mee.

Werknemersclassificatie: Bepalen of een buitenlandse werknemer een resident alien of een niet-resident alien is voor belastingdoeleinden is cruciaal, omdat andere belastingregels gelden. De residentie wordt meestal bepaald door de green card test of de substantial presence test.
Belastingverdragen: De VS hebben belastingverdragen met veel landen die de Amerikaanse belasting op bepaalde soorten inkomen kunnen verminderen of uitsluiten, inclusief lonen. Werkgevers moeten bij het bepalen van inhoudingen rekening houden met verdragsbepalingen voor niet-resident alien medewerkers.
Inhouding voor niet-resident aliens: Inkomen dat wordt betaald aan niet-resident aliens is over het algemeen onderworpen aan een vaste inhoudingspercentage van 30%, tenzij een belastingverdrag een lager tarief of vrijstelling biedt. Niet-resident alien werknemers moeten mogelijk formulier 8233 (Exemption From Withholding on Compensation for Independent Personal Services of a Nonresident Alien Individual) of formulier W-8BEN (Certificate of Foreign Status of Beneficial Owner for United States Tax Withholding and Reporting) indienen om verdragsvoordelen te claimen of buitenlandse status te bevestigen.
Identificatienummers: Buitenlandse werknemers hebben een Amerikaans belastingidentificatienummer nodig. Resident aliens gebruiken gewoonlijk een Social Security Number (SSN). Niet-resident aliens die geen recht hebben op een SSN maar wel een US TIN nodig hebben voor belastingdoeleinden, kunnen een Individual Taxpayer Identification Number (ITIN) verkrijgen.
Buitenlandse bedrijven: Een buitenlands bedrijf dat actief is in de VS kan onderworpen zijn aan Amerikaanse vennootschapsbelasting als het wordt beschouwd als een onderneming die in de VS handelingen verricht of inkomen heeft dat effectief verbonden is met die activiteiten. Het concept van "permanente inrichting" onder belastingverdragen bepaalt vaak of een buitenlands bedrijf een belastbare aanwezigheid in de VS heeft. Het in dienst nemen van werknemers in de VS kan bijdragen aan het vaststellen van een belastbare aanwezigheid.

Het navigeren door deze speciale overwegingen vereist nauwkeurigheid en kennis van de Amerikaanse belastingwetgeving en relevante verdragen.