Employer of Record in Verenigd Koninkrijk

Het Verenigd Koninkrijk is altijd een sterke, stabiele en vooruitstrevende arbeidsmarkt geweest omdat het een toegangspoort tot Europa biedt en wordt ondersteund door sterke handelsrelaties. Bedrijven die de arbeidsmarkt van het Verenigd Koninkrijk betreden, vinden een grote pool van lokale expertise die vaardig is in financiële diensten, technologie, life sciences en professionele diensten.

Al eeuwenlang heeft het VK uitgebreide arbeidswetten die de werknemers in het VK beschermen. Deze beschermingen maken zo'n integraal onderdeel uit van de werkcultuur in het VK dat ze automatisch worden aangenomen door zowel bedrijven als werknemers. Wereldwijde hiring zal strikt worden gecontroleerd volgens de lokale arbeidswetten, en bedrijfsactiviteiten moeten zich richten op het begrijpen van de implicaties van deze arbeidswetten in het VK voordat ze arbeidscontracten finaliseren.

Bedrijfsactiviteiten worden aangetrokken door het VK vanwege high-level vaardigheden die vooral te vinden zijn in financierings- en technologieknooppunten zoals Londen en Manchester, terwijl Birmingham en Bristol ook aantrekkelijke kansen bieden. Birmingham ziet in het bijzonder een enorme toename in vraag naar de gamingmarkt, softwareontwikkeling, productie en fintech.

Momenteel is het VK kampt met een tekort in de gezondheidszorgsector en de engineering en bouwindustrie. Remote workers en Contractors vullen veel van deze schaarse vaardigheden-posities in, maar het VK heeft deze industrieën ook geopend voor buitenlandse professionals via de UK work visa.

Voor een soepele overgang naar de arbeidsmarkt in het VK is een Employer of Record (EOR), zoals Rivermate, een bedrijf dat wettelijk werknemers namens jou in dienst neemt en zorgdraagt voor arbeidscontracten, UK payroll en belastingnaleving. Dit omvat remote workers, Contractors, of full-time employees. Deze opzet stelt je in staat lokaal talent aan te trekken, de markt te testen en snel op te schalen zonder de kosten van het opzetten van een rechtspersoon in het VK.

Hoe werkt een Employer of Record (EOR) in het Verenigd Koninkrijk

Het gebruik van een EOR in het VK volgt een eenvoudig proces. De EOR wordt de juridische werkgever, terwijl jij je richt op het beheren van je team.

Zo werkt het:

• Je vindt de kandidaat: Jij bent verantwoordelijk voor het vinden en selecteren van de persoon die je wilt aannemen.
• De EOR neemt de kandidaat in dienst: De EOR voorziet in een conforme arbeidsovereenkomst volgens de UK-wetgeving en neemt de werknemer officieel aan.
• Onboarding: De EOR verzorgt het onboardingproces, waarbij ervoor wordt gezorgd dat alle benodigde papierwerk correct wordt ingevuld. Dit proces duurt 1-2 weken als de werknemer een inwoner van het VK is, en 3-4 weken als de werknemer buiten het VK woont.
• HR en Payroll: De EOR behandelt alle administratieve HR-taken. Dit omvat het verwerken van payroll, het beheren van arbeidsbelastingen en het doen van National Insurance-bijdragen, zoals vereist door de UK-wetgeving.
• Naleving: EOR-diensten zorgen ervoor dat alle aspecten van de arbeidsrelatie voldoen aan de arbeidswetten van het VK, zoals de Employment Rights Act 1996 en de Equality Act 2010. Meer informatie over werkgeversverplichtingen vindt u op de officiële Britse overheidswebsite (https://www.gov.uk/browse/employing-people).
• Jij beheert de werknemer: Jij stuurt de dagelijkse taken, projecten en prestaties van de werknemer aan, net zoals je dat zou doen met elk ander teamlid. Wanneer je wilt controleren op arbeidszaken of payrollverwerking, kun je dit gemakkelijk doen via het gebruiksvriendelijke platform van Rivermate.

Waarom een Employer of Record in het Verenigd Koninkrijk gebruiken

Het gebruik van een EOR in het VK draait om kostenbesparing en risicoreductie, vooral als je niet vertrouwd bent met de Britse arbeidswetgeving. Dit maakt het uitbreiden van je wereldwijde team veel eenvoudiger.

Hier zijn enkele belangrijke redenen om een EOR te gebruiken:

• Blijf voldoen aan de regelgeving: Naleving van de arbeidswetgeving in het VK wordt strikt gecontroleerd door de overheid. Een EOR begrijpt de regelgeving, van werktijden tot pensioenbijdragen, en zorgt dat jij altijd compliant bent. Dit omvat het naleven van wetten zoals de National Minimum Wage Act 1998.
• Bespaar tijd: Een EOR regelt alle administratieve taken rondom arbeid. Hierdoor kun jij snel nieuwe teamleden onboarden en binnen 1-2 weken je UK-arbeidskrachten uitbreiden.
• Bied betere werknemersvoordelen aan: EORs kunnen vaak concurrerende voordelenpakketten bieden, inclusief ziektekostenverzekeringen en pensioenregelingen, wat je helpt om top talent aan te trekken en te behouden.
• Verminder het risico: De EOR neemt de juridische verantwoordelijkheid voor de arbeid, waardoor discriminerende praktijken die je uiteindelijk financieel kunnen kosten, worden geëlimineerd (zoals het verkeerd classificeren van de werknemersstatus).

Rivermate's transparante prijsmodel elimineert complexiteit met een enkele, concurrerende maandelijkse vergoeding per medewerker. In tegenstelling tot traditionele PEO-aanbieders, omvat onze prijsstelling in Verenigd Koninkrijk uitgebreide HR-ondersteuning, voordelenadministratie, nalevingbeheer, en toegang tot ons eigen dashboard voor realtime personeelsanalyse. Geen verborgen kosten, geen opstartkosten—gewoon duidelijke prijsstelling die meegroeit met de behoeften van uw bedrijf en tegelijk zorgt voor volledige wettelijke naleving in Verenigd Koninkrijk.

Wanneer je werknemers aanneemt in het Verenigd Koninkrijk, is het eerste waar je rekening mee moet houden dat de arbeidsmarkt zeer competitief is. Populaire kandidaten (vooral degenen met schaarse vaardigheden) accepteren vaak snel werk aanbiedingen. Dit betekent dat je je voorkeurskandidaat zou kunnen verliezen als je niet direct een concurrerend compensatiepakket hebt aangeboden.

Een verrassend detail voor werkgevers in het Verenigd Koninkrijk is dat de aard van contractwerk vaak wordt getest door middel van arbeidsaudits. Deze audits zorgen ervoor dat ‘off-payroll’ werknemers dezelfde inkomstenbelasting betalen als werknemers (zoals voorgeschreven door IR35). Daarom is het niet automatisch de beste optie om werknemers in het Verenigd Koninkrijk te huren. De definities voor een contractor worden strikt toegepast, en bedrijven kunnen achteraf betaling van misclassificatie-achterstand en boetes moeten doen.

Ook zijn UK-werknemers zeer bewust van hun rechten en de verplichte voordelen die door hun arbeidswetten worden geboden. Arbeidscontracten moeten al deze verplichte voordelen bevatten, evenals elementen zoals prestatiebonussen, die een grote aantrekkingskracht vormen voor top talent.

Arbeidsovereenkomsten & must-have clausules

In het Verenigd Koninkrijk ben je verplicht werknemers een schriftelijke verklaring van de details van de arbeidsovereenkomst te verstrekken. Dit document dient als de arbeidsovereenkomst.

Hier zijn enkele essentiële clausules om op te nemen:

• Functietitel & Verantwoordelijkheden: Definieer duidelijk de rol van de werknemer en zijn hoofdverantwoordelijkheden.
• Salaris & Betalingsvoorwaarden: Geef het loon, salaris en eventuele bonusstructuren aan.
• Werkuren: Schets de verwachte werktijden, inclusief begin- en eindtijden.
• Vakantie & Ziekteverlof: Geef het vakantieverlof en het ziekengeldbeleid weer. Voltijdmedewerkers hebben wettelijk recht op minimaal 28 dagen betaald verlof per jaar, inclusief feestdagen.
• Opzegtermijnen: Specificeer de opzegtermijn van zowel jou als de werknemer om het contract te beëindigen. Voor werknemers die tussen één maand en twee jaar voor je hebben gewerkt, is de wettelijke minimale opzegtermijn één week.
• Pensioen & Voordelen: Voeg informatie toe over pensioenbijdragen en andere voordelen zoals private gezondheidszorg.
• Vertrouwelijkheid: Voeg een clausule toe om de gevoelige informatie van je bedrijf te beschermen.

Proeftijd

Proefperiodes komen vaak voor in het Verenigd Koninkrijk en worden gebruikt om de geschiktheid van een nieuwe werknemer voor een functie te beoordelen.

• Duur: Een typische proeftijd duurt tussen de drie en zes maanden.
• Geen wettelijke vereiste: Hoewel niet wettelijk verplicht, is het een gangbare praktijk voor veel werkgevers.
• Werknemersrechten: Werknemers in de proeftijd behouden nog steeds wettelijke rechten, zoals het recht op het minimumloon en bescherming tegen discriminatie.
• Ontslag: Het is makkelijker om een werknemer tijdens de proeftijd te ontslaan als hij niet geschikt is voor de rol.

Werkuren & overwerk

De Working Time Regulations 1998 regelen de werkuren in het Verenigd Koninkrijk.

• Wekelijkse limiet: De meeste werknemers mogen niet meer dan gemiddeld 48 uur per week werken.
• Opt-out: Werknemers kunnen ervoor kiezen om meer te werken door een opt-out-overeenkomst te ondertekenen.
• Rustpauzes: Werknemers hebben recht op een pauze van 20 minuten als ze meer dan zes uur per dag werken.
• Overwerkvergoeding: Er is geen wettelijke verplichting om werknemers te betalen voor overwerk. Echter, hun gemiddelde loon voor de totale gewerkte uren mag niet onder het minimumloon uitkomen. Elke overeenkomst over overwerkvergoeding moet worden opgenomen in de arbeidsovereenkomst.

Openbare & regionale feestdagen

Het aantal feestdagen, bekend als bank holidays, verschilt per regio in het Verenigd Koninkrijk.

• Engeland en Walesto: 8 bank holidays
• Schotland: 9 bank holidays
• Noord-Ierland: 10 bank holidays

Hier is een lijst van de bank holidays in 2025 voor Engeland en Wales:

Contractors aannemen in het Verenigd Koninkrijk

In het Verenigd Koninkrijk ligt de focus sterk op het waarborgen dat contractors die via tussenpersonen opereren (zoals Employer of Record) dezelfde belastingen betalen als andere werknemers.

Bedrijven denken dat ze zelfstandige arbeidskrachten kunnen inhuren en dat deze werknemers vervolgens hun eigen belastingen zullen betalen. Een andere motivatie hiervoor is dat contractors niet dezelfde rechten hebben als werknemers, zoals het recht op verplicht vakantie- en feestdagenvergoeding.

Om contractors correct te classificeren in het Verenigd Koninkrijk, moeten zij voldoen aan de kern-kwalificatietest gesteld door Her Majesty’s Revenue and Customs (HMRC). Een contractor moet volledige controle over hun eigen werk hebben, het recht op vervanging (iemand anders kan het werk overnemen), en wederkerigheid in verplichtingen (het recht om bepaalde taken te accepteren of te weigeren). Elke werknemer die niet aan deze criteria voldoet, kan worden hergeclassificeerd als werknemer.

Met een Employer of Record hoef je dit risico niet zelf te beheren. Of het nu gaat om een zelfstandige contractor, lid van een gedistribueerd team, of fulltime werknemer, onze UK-experts zorgen ervoor dat zij voldoen aan de juiste classificatiecriteria.

Het beheren van compensatie en salarisadministratie in het Verenigd Koninkrijk betekent het volgen van een gestructureerd systeem. Het Pay As You Earn (PAYE) systeem van de overheid staat centraal in dit proces. Als werkgever bereken en houd je de benodigde belastingen en bijdragen in op het loon van je werknemers voordat je hen uitbetaalt. Vervolgens stuur je deze inhoudingen naar HM Revenue and Customs (HMRC). Dit proces zorgt ervoor dat de inkomstenbelasting en de National Insurance bijdragen van werknemers direct aan de overheid worden betaald.

Payrollcycli & loonstructuur

In het VK betaal je werknemers meestal op een maandelijkse cyclus. Betalingen worden meestal tussen de 25e en 30e van de maand gedaan. Hoewel er ookwekelijkse en tweewekelijks betaalschema's bestaan, is maandelijks de meest voorkomende voor salarisbetalers.

Het loon van een werknemer omvat hun basis salaris plus eventuele aanvullende inkomsten. Deze kunnen onder meer omvatten:

• Overworkvergoeding voor extra gewerkte uren
• Bonussen voor prestaties
• Toeslagen voor specifieke behoeften zoals reizen of huisvesting

Je moet voor elke betaalperiode een gedetailleerde salarisstrook verstrekken die het brutoloon, alle inhoudingen en het uiteindelijke nettoloon toont.

Overwerk & minimumlonen

Overwerk in het VK wordt geregeld via het arbeidscontract. Elk werk dat buiten de standaarduren wordt gedaan, wordt beschouwd als overwerk. De specifics van overwerkvergoeding worden bepaald door de overeenkomst tussen jou en je werknemer.

Het VK heeft een Nationaal Minimumloon en een Nationaal Levensloon, die regelmatig worden bijgewerkt. De tarieven hangen af van de leeftijd van de werknemer. Vanaf april 2025 zijn de minimale uurtarieven:

• £12,21 voor werknemers van 21 jaar en ouder
• £10,00 voor werknemers van 18 tot 20 jaar
• £7,55 voor werknemers van 16 tot 17 jaar
• £7,55 voor stagiaires

Werkgeversbelastingen en bijdragen

Als werkgever ben je verantwoordelijk voor verschillende bijdragen. Deze worden berekend als onderdeel van je payrollproces.

Werknemersbelastingen en inhoudingen

Werknemers hebben ook inhoudingen op hun brutoloon. Jij bent verantwoordelijk voor het berekenen en inhouden van deze bedragen.

In het Verenigd Koninkrijk moet u bepaalde voordelen en verlof aan uw werknemers aanbieden. Het begrijpen van deze wettelijke vereisten is de eerste stap. Veel werkgevers bieden ook extra voordelen om de beste talenten aan te trekken en te behouden. Deze aanpak toont aan dat u uw team waardeert en investeert in hun welzijn.

Wettelijk vrijaf

Volgens de wet moet u verschillende types betaalde vrijaf bieden.

• Jaarlijks verlof In het VK krijgen fulltime werknemers 28 dagen betaald jaarlijks verlof. Dit kan inclusief officiële feestdagen zijn. Deeltijdwerkers krijgen hetzelfde verlof op pro-rata basis.
• Ziektegeld U bent verplicht Wettelijk Ziektegeld (SSP) te betalen aan in aanmerking komende werknemers die door ziekte niet kunnen werken. Vanaf 6 april 2026 wordt SSP uitbetaald vanaf de eerste volledige dag van ziekteverlof en zal beschikbaar zijn voor alle werknemers, ongeacht hun inkomsten. Het wekelijkse bedrag van SSP bedraagt £123,25 of 80% van het gemiddelde wekelijkse salaris van de werknemer, waarbij het laagste geldt.
• Zwangerschaps- en vaderschapsverlof In aanmerking komende werknemers kunnen tot 52 weken zwangerschapsverlof opnemen. Voor de eerste zes weken ontvangen ze 90% van hun gemiddelde wekelijkse salaris. Vaders kunnen tot twee weken vaderschapsverlof opnemen.
• Ouderschapsverlof Ouders kunnen ook tot 50 weken verlof en 37 weken salaris delen via Shared Parental Leave (SPL).
• Verlof voor verzorgers Werknemers kunnen tot één week onbetaald verlof per jaar nemen om voor een ander dependent te zorgen.

Feestdagen & regionale vrije dagen

Hoewel werknemers recht hebben op 5,6 weken betaald verlof, bestaat er geen automatische wettelijke recht op vrije dagen voor feestdagen. Het contract van een werknemer moet aangeven of ze betaald vrijaf krijgen op deze dagen. Hieronder staan de officiële feestdagen voor 2026.

Typische aanvullende voordelen

Om top talent aan te trekken, bieden veel bedrijven voordelen naast het wettelijke minimum. Deze worden niet-statutair of fringe benefits genoemd.

Hoe een EOR kan helpen met het opzetten van voordelen

Als een wettelijke werkgever gevestigd in het VK, begrijpt een Employer of Record de Britse arbeidswetten en verplichte voordelen beter dan iemand die niet bekend is met de arbeidsregelingen van het land. Het voordeel van het hebben van een expert in het land komt op u neer wanneer u iemand wilt recruteren die in het VK woont, of toptalent naar het VK wilt sturen voor een project.

Hier is hoe een EOR helpt met voordelen:

• Biedt concurrerende pakketten EORs hebben ervaring op de lokale markt. Ze kunnen u adviseren over de aanvullende voordelen die topkandidaten in uw sector aantrekken.
• Vereenvoudigt administratie Van het inschrijven van werknemers in pensioenplannen tot het beheren van verlofverzoeken, de EOR verzorgt het dagelijkse werk. Dit geeft u de ruimte om zich op uw zakelijke doelen te richten.
• Biedt betere tarieven Doordat EORs voordelen beheren voor veel werknemers bij verschillende bedrijven, kunnen ze vaak betere tarieven krijgen voor verzekeringen en andere voordelen.

Ontslagprocedures zijn niet het eerste waar je aan denkt wanneer je een nieuw teamlid aan boord neemt. Echter, het is vaak de fase van werkgelegenheid die buitenlandse bedrijven het meest kost. Het Verenigd Koninkrijk is een werknemersvriendelijke omgeving en beschermt de rechten van haar werknemers streng. Dit geldt vooral bij ontslag. Bedrijven worden geacht te voldoen aan opzegtermijnen en opzeggeld (indien van toepassing).

Opzegtermijnen

In het Verenigd Koninkrijk moet je werknemers een minimale opzegtermijn geven voordat hun dienstverband eindigt. Deze wettelijke opzegtermijn hangt af van hoe lang ze voor je hebben gewerkt.

• Een maand tot twee jaar dienst: 1 week opzegging
• Twee tot twaalf jaar dienst: 1 week opzegging voor elk volledig jaar dat ze hebben gewerkt
• Twaalf jaar of meer dienst: 12 weken opzegging

Je arbeidscontract kan een langere opzegtermijn specificeren, maar het mag niet korter zijn dan de wettelijke minimum. Als het contract een langere periode aangeeft, moet je die volgen.

Opzeggeld

In het Verenigd Koninkrijk wordt opzeggeld het meest geassocieerd met ontslag vanwege werkloosheid (redundancy). Als je de functie van een werknemer overbodig maakt, kan die recht hebben op wettelijk ontslaggeld.

Om in aanmerking te komen, moet een werknemer:

• Minimaal twee onafgebroken jaren voor je hebben gewerkt.
• In een rol die daadwerkelijk overbodig is.

De hoogte van het wettelijk ontslaggeld is gebaseerd op de leeftijd van de werknemer, het wekelijkse loon en de duur van het dienstverband.

Hier is hoe het wordt berekend:

Er zijn caps op het bedrag van het wekelijkse loon en het totale aantal jaren dat kan worden meegeteld. Voor 2025 is het maximale wekelijkse loon £719.

Hoe Rivermate Omgaat met Conform Verlofname

In het Verenigd Koninkrijk behandelen onze Rivermate HR-experts het offboardingproces professioneel, met respect en vertrouwelijkheid om je merkreputatie te waarborgen. Waar mogelijk streven we ernaar een goede relatie tussen de werknemer en jouw bedrijf tijdens het exitproces te behouden.

We doen dit met:

• Duidelijke Documentatie: We leveren schriftelijk ontslag, waarin de reden en de laatste werkdag duidelijk worden vermeld.
• Overdracht van Kennis: We helpen je bij het maken van een plan voor de vertrekkende werknemer om hun taken en verantwoordelijkheden over te dragen. Dit zorgt voor een soepele overgang voor de rest van je team.
• Asset Recovery: We bieden instructies voor de werknemer om alle bedrijfseigendommen terug te geven, zoals laptops, telefoons en toegangspassen.
• Systeemtoegang: We zorgen ervoor dat de toegang van de werknemer tot alle bedrijfs systemen en software wordt verwijderd om je gegevens te beschermen.
• Laatste Loon: We werken met je samen om de laatste loonstrook van de werknemer te verwerken, inclusief eventuele openstaande vakantiegeld of andere vergoedingen.

Wanneer u geen insiderkennis heeft van het visum- en werkvergunningensysteem van het Verenigd Koninkrijk, kan dit de snelheid waarmee u een werknemer plaatst belemmeren. De processen worden duidelijk uiteengezet door het UK Visas and Immigration-kantoor, maar er zijn aanzienlijke veranderingen geweest in het Skilled Workers-visum voor niet-UK-werknemers.

Veel functies voor skilled-worker komen niet langer in aanmerking voor het visum, en voor andere functies zijn de inkomensdrempels voor het verkrijgen van het visum verhoogd. Buitenlandse werknemers moeten ook een sponsorship van een UK-bedrijf hebben, en deze sponsorships moeten voldoen aan minimale criteria.

Dus, kan een Employer of Record (EOR) uw visum sponsoren? Ja, maar alleen als de EOR beschikt over een sponsorlicentie. Een EOR treedt op als de juridische werkgever en kan de complexiteit van visum sponsorship afhandelen, inclusief het beheren van het benodigde papierwerk en de naleving. Niet alle EORs beschikken echter over deze licentie. Voordat u samenwerkt met een EOR, moet u bevestigen dat zij een A-beoordeelde sponsorlicentiehouder zijn.

Hier zijn enkele praktische routes voor arbeidsvergunningen:

• Skilled Worker visum: Dit is voor personen met een baanoffer in een in aanmerking komende gespecialiseerde functie. U moet voldoen aan salaris- en Engelse taalvereisten.
• Global Business Mobility visum: Deze route is voor werknemers van multinationale bedrijven die worden overgeplaatst naar een Britse vestiging.
• Temporary Worker visum: Deze categorie dekt een reeks korte termijn werk, inclusief creatief, liefdadigheid en religieus werk.

Andere visa vereisen geen werkgeverssponsoring. Deze zijn meestal voor personen met specifieke kwalificaties of achtergronden. Voorbeelden hiervan zijn het High Potential Individual visum en het Graduate visum.

Zakenreis naleving

U kunt het Verenigd Koninkrijk voor zakelijke doeleinden bezoeken voor maximaal zes maanden zonder een visum, maar de activiteiten die u kunt uitvoeren zijn beperkt. Deze kortdurende bezoeken zijn bedoeld voor zaken zoals het bijwonen van vergaderingen, conferenties of het onderhandelen over deals. U kunt geen betaald of onbetaald werk doen voor een UK-bedrijf of als zelfstandige.

Voor frequente zakenreizigers is het belangrijk om de fiscale implicaties te begrijpen. Een Short Term Business Visitor (STBV) arrangement kan de fiscale en loonverplichtingen vereenvoudigen. Deze overeenkomst met de UK belastingautoriteiten, HMRC, maakt het mogelijk om de gebruikelijke loonvereisten te relaxen, mits aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan.

Om compliant te blijven, moet u:

• De regels kennen: Begrijp welke activiteiten toegestaan zijn tijdens een zakenbezoek.
• Uw tijd bijhouden: Houd een overzicht bij van het aantal dagen dat u in het Verenigd Koninkrijk doorbrengt voor werkdoeleinden.
• Het juiste advies krijgen: Als u twijfelt over uw verplichtingen, zoek dan experts op het gebied van belasting- en immigratieregels.