Employer of Record in Verenigd Koninkrijk

Het aannemen van werknemers in het Verenigd Koninkrijk vereist een duidelijk begrip van de lokale arbeidswetten, belastingregels en sociale zekerheidsverplichtingen. Bedrijven die hun activiteiten willen uitbreiden of willen profiteren van de gekwalificeerde UK-arbeidsmarkt, moeten deze complexiteiten navigeren om volledige naleving te garanderen en een soepele onboarding van hun teamleden te waarborgen. Dit omvat doorgaans het opzetten van een juridische aanwezigheid en het beheren van alle aspecten van HR en payroll lokaal.

Echter, er zijn verschillende routes die bedrijven kunnen nemen om talent in het VK aan te trekken, elk met eigen voordelen en overwegingen voor naleving en operationele overhead.

Uw opties voor het aannemen in het Verenigd Koninkrijk omvatten:

• Het oprichten van een lokale entiteit: Dit houdt in dat u een bedrijf registreert in het VK, lokale bankrekeningen opzet en alle juridische, payroll- en HR-functies intern beheert. Dit kan een tijdrovend en middelenintensief proces zijn.
• Gebruik maken van een Employer of Record (EOR): Samenwerken met een EOR zoals Rivermate stelt u in staat om werknemers in het VK aan te nemen zonder dat u een eigen juridische entiteit hoeft op te zetten. De EOR fungeert als de juridische werkgever en neemt alle nalevingsverantwoordelijkheden op zich.
• Aannemen als zelfstandige contractor: Dit kan een flexibele optie zijn, maar brengt aanzienlijke risico’s op misclassificatie met zich mee als de arbeidsrelatie lijkt op die van een werknemer. UK-wetgeving heeft strikte definities, en misclassificatie kan leiden tot aanzienlijke boetes.

Hoe een EOR werkt in het Verenigd Koninkrijk

Een Employer of Record vereenvoudigt wereldwijde uitbreiding door de juridische en administratieve verantwoordelijkheden van tewerkstelling op zich te nemen. In het VK fungeert een EOR als de juridische werkgever voor uw ingehuurde personeel, en zorgt voor naleving van alle lokale regelgeving.

Een EOR behandelt doorgaans:

• Payrollverwerking en belastingaftrek: Beheer van Pay As You Earn (PAYE) inkomstenbelasting, National Insurance bijdragen en andere wettelijke inhoudingen.
• HR-naleving: Opstellen van conforme arbeidsovereenkomsten, beheer van verlof, afhandelen van ontslagen en zorgen voor naleving van Britse arbeidswetten zoals de Working Time Regulations en wettelijke ziektegeld.
• Voordelenbeheer: Inschrijven van werknemers in verplichte pensioenregelingen en beheer van wettelijke voordelen zoals zwangerschaps-/vaderschapsverlof en vakantiegeld.
• Belasting- en sociale zekerheidsaangiften: Indienen van alle benodigde rapportages en betalingen aan His Majesty's Revenue and Customs (HMRC).

Voordelen van het gebruik van een EOR in het Verenigd Koninkrijk

Voor bedrijven die willen aannemen in het VK zonder de complexiteit van het opzetten van een lokale entiteit, biedt een EOR aanzienlijke voordelen:

• Versnelde markttoetreding: Neem snel werknemers aan, vaak binnen enkele dagen, zonder het langdurige proces van bedrijfsregistratie.
• Verminderde nalevingsrisico’s: Zorg voor volledige naleving van de complexe Britse arbeidswetgeving, belasting- en sociale zekerheidsregels, en vermijd boetes.
• Kostenbesparing: Vermijd de aanzienlijke financiële en administratieve lasten die gepaard gaan met het opzetten en onderhouden van een lokale juridische entiteit.
• Focus op kernactiviteiten: Delegeer alle HR- en payrolladministratie, zodat uw team zich kan richten op strategische doelstellingen en groei.
• Toegang tot talent: Wervingsmogelijkheden voor top talent overal in het Verenigd Koninkrijk, ongeacht de fysieke aanwezigheid van uw bedrijf.

Het transparante prijsmodel van Rivermate elimineert complexiteit met een enkel, concurrerend maandelijks tarief per werknemer. In tegenstelling tot traditionele PEO-aanbieders, omvat onze prijs in Verenigd Koninkrijk uitgebreide HR-ondersteuning, benefits administratie, compliance management en toegang tot ons eigen dashboard voor realtime workforce analytics. Geen verborgen kosten, geen opstartkosten—gewoon een eenvoudige prijsstelling die meegroeit met de behoeften van uw bedrijf en volledige wettelijke naleving in Verenigd Koninkrijk garandeert.

UK werkgevers moeten inkomstenbelasting inhouden via het PAYE-systeem en deze samen met National Insurance contributions (NICs) afdragen aan HMRC. Werkgevers zijn verantwoordelijk voor het betalen van NICs tegen een tarief van 13,8% over de verdiensten boven de secundaire drempel voor 2025/2026, zonder bovengrens. Daarnaast moeten bedrijven met een loonsom van meer dan £3 miljoen een Apprenticeship Levy van 0,5% betalen. Werkgevers moeten PAYE-informatie elektronisch rapporteren via RTI en belasting betalen vóór de 19e of 22e van de volgende maand, afhankelijk van de betalingsmethode. Jaarlijkse rapportage omvat het indienen van EPS- en P11D-formulieren voor benefits in natura.

Werknemers profiteren van een persoonlijke vrijstelling (~£12.570 voor 2025/2026), waarbij inkomsten worden belast tegen progressieve tarieven: 20% (basis), 40% (hoger), en 45% (extra) over gespecificeerde bandbreedtes. Ze kunnen aftrekposten claimen zoals pensioenbijdragen, Gift Aid-donaties, en werkgerelateerde kosten. Buitenlandse werknemers en bedrijven moeten rekening houden met de woonstatus, verdragen ter dubbele belasting, en mogelijk UK payrolls opzetten, met speciale regelingen voor niet-ingezetenen. Belangrijke gegevenspunten worden hieronder samengevat:

UK salaris en vergoedingen in 2025 worden gevormd door de vraag in de industrie, tekorten aan vaardigheden en economische factoren. Salarissen variëren aanzienlijk per industrie en locatie, waarbij Londen de hoogste beloning biedt. Bijvoorbeeld, software engineers verdienen tussen GBP 45.000 en GBP 90.000, terwijl data scientists GBP 50.000 tot GBP 100.000 kunnen verdienen. Zorgrollen zoals GPs kunnen tot GBP 120.000 verdienen, en financiële functies zoals financial analysts variëren van GBP 35.000 tot GBP 65.000.

Minimumloonpercentages worden jaarlijks bijgewerkt, met de tarieven voor april 2025 die nog moeten worden aangekondigd. Employers moeten voldoen aan deze wettelijke minimums, die variëren per leeftijdsgroep. Veel voorkomende componenten van de vergoeding zijn prestatiebonussen, sign-on en retentiebonussen, locatievergoedingen en voordelen zoals private healthcare en pensioenbijdragen. Payroll wordt meestal maandelijks verwerkt via bankoverschrijvingen, met loonstroken die het brutoloon, inhoudingen en nettoloon specificeren.

Belangrijke trends voor 2025 omvatten stijgende tech salarissen, een grotere focus op het welzijn van werknemers, pay transparency, salarisaanpassingen door inflatie en de invloed van remote work op beloningsstrategieën. Op de hoogte blijven van deze trends is essentieel voor UK employers om talent effectief aan te trekken en te behouden.

De Britse arbeidswetgeving vereist minimaal 5,6 weken (28 dagen) betaald verlof per jaar voor voltijdmedewerkers, inclusief feestdagen. Deeltijdmedewerkers bouwen verlof op op basis van een pro-rata verdeling, en werkgevers kunnen het meenemen van niet-opgenomen verlof beperken. Feestdagen in Engeland en Wales in 2025 omvatten belangrijke data zoals Nieuwjaarsdag, Goede Vrijdag en Kerstmis, die mogelijk worden meegenomen in de verlofregelingen.

Werknemers hebben recht op Statutory Sick Pay (SSP) als ze minimaal £123 per week verdienen en minstens 4 dagen ziek zijn, met SSP betaald op £116,75 per week voor maximaal 28 weken. Ouderschapsverlofopties omvatten 52 weken zwangerschapsverlof (met betaling voor 39 weken), vaderschapsverlof (1-2 weken), gedeeld ouderschapsverlof (tot 50 weken) en adoptieverlof (tot 52 weken). De tarieven voor wettelijk betaald verlof bedragen over het algemeen £184,03 per week of 90% van het inkomen, met specifieke kennisgevingsvereisten.

Het UK employee benefits systeem combineert wettelijke vereisten met optionele voordelen om de algehele vergoeding te verbeteren en talent aan te trekken. Verplichte voordelen omvatten Statutory Sick Pay (£109,40/week in 2025), maternity (£172,48/week of 90% van het inkomen), paternity, gedeeld ouderschapsverlof, adoptiebijslag, National Insurance bijdragen, workplace pensions (minimaal 3% werkgever + 5% werknemer), 28 dagen betaald verlof en ontslagvergoeding voor werknemers met meer dan twee jaar dienst.

Naast deze bieden werkgevers vaak optionele voordelen zoals private medical insurance (kosten tussen £500-£2.000 per werknemer per jaar), tandartsdekking, life assurance, income protection, verbeterde pensioenbijdragen, employee assistance programs, cycle schemes, gymlidmaatschappen, company cars en flexibele werkregelingen. Hoewel NHS gratis gezondheidszorg biedt, wordt private insurance gewaardeerd voor snellere behandeling en bredere opties, vooral in competitieve sectoren.

Benefit pakketten variëren per industrie, bedrijfsgrootte en functieniveau, waarbij grotere bedrijven doorgaans meer uitgebreide voordelen bieden. Bijvoorbeeld, grote bedrijven bieden vaak PMI, verbeterde pensioenen en wellnessprogramma’s, terwijl MKB’s zich kunnen richten op kern wettelijke voordelen. De volgende tabel geeft een overzicht van de gebruikelijke aanbiedingen:

Arbeidsovereenkomsten in het VK zijn wettelijk bindende documenten die de arbeidsrelatie definiëren, en worden gereguleerd door wetten zoals de Employment Rights Act 1996. Ze verduidelijken de rechten en verplichtingen voor zowel werkgever als werknemer, en behandelen contracttypes, verplichte clausules en juridische overwegingen zoals proeftijd, vertrouwelijkheid, niet-concurrentiebedingen en beëindigingsprocedures.

De belangrijkste contracttypes zijn fixed-term en indefinite (vast). Fixed-term contracten specificeren een start- en einddatum en bieden gelijke rechten als vaste werknemers, met de mogelijkheid tot conversie naar vaste status na vier jaar onafgebroken dienst. Permanente contracten bieden doorlopende arbeid tot beëindiging, met ontslagrechten.

Belangrijke verplichte clausules omvatten functietitel, salaris, werktijden, opzegtermijnen en vertrouwelijkheid. Werkgevers dienen ook proeftijd, niet-concurrentiebedingen en procedures voor contractwijzigingen en beëindiging aan te pakken om juridische naleving te waarborgen en geschillen te verminderen.

Het VK heeft een opmerkelijke toename ervaren in remote en flexibele werken, gedreven door technologische vooruitgang en veranderende werknemersvoorkeuren. Werkgevers moeten navigeren door een juridisch kader dat onder meer de Employment Rights Act 1996, Equality Act 2010, Health and Safety at Work Act 1974 en GDPR omvat, die gezamenlijk eerlijke behandeling, veiligheid, gegevensbeveiliging en gelijke kansen voor remote workers voorschrijven. Werknemers met ten minste 26 weken onafgebroken dienstverband kunnen flexibele regelingen aanvragen, waar werkgevers redelijkerwijs op moeten reageren, met vermelding van specifieke zakelijke redenen voor afwijzing indien nodig.

Belangrijke flexibele werkopties zijn onder andere remote work, flextime, gecomprimeerde werkweken, job sharing, parttime werken en geannualiseerde uren. Het implementeren hiervan vereist duidelijke beleidslijnen, effectieve communicatie, training en voortdurende evaluatie. Gegevensbescherming is cruciaal en omvat veilige netwerktoegang, encryptie en staff training. Daarnaast moeten bedrijven beleid opstellen voor apparatuur en onkostenvergoeding om remote workers effectief te ondersteunen.

Het beëindigen van een dienstverband in het VK vereist strikte naleving van wettelijke procedures om tribunalen en reputatieschade te voorkomen. Werkgevers moeten zich houden aan wettelijke opzegtermijnen, die variëren op basis van de duur van het dienstverband, en kunnen contractuele opzegtermijnen bieden die hoger zijn dan de wettelijke minimums. Opzegtermijnen zijn als volgt:

Ontslagvergoeding, of wettelijke ontslagvergoeding, geldt alleen bij echte ontslagen na twee jaar dienstverband, en wordt berekend op basis van leeftijd, diensttijd en wekelijkse betaling (max £700 vanaf april 2025). Bijvoorbeeld, een 45-jarige met 10 jaar dienst zou 15 weken salaris ontvangen.

Ontslag kan met oorzaak (ernstig wangedrag, bijvoorbeeld diefstal, fraude) waarbij onmiddellijke ontslag zonder opzegging mogelijk is, of zonder oorzaak, zoals redundantie of capaciteitsproblemen. Eerlijke ontslagprocedures omvatten onderzoek, reactie van de werknemer, hoorzittingen en documentatie. Werknemers zijn beschermd tegen oneerlijk ontslag, onrechtmatig ontslag en discriminatie, waarbij claims doorgaans twee jaar dienst vereisen. Werkgevers dienen transparante processen te volgen, stappen te documenteren en indien nodig juridisch advies in te winnen om risico’s te beperken. Schikkingsovereenkomsten kunnen ook worden gebruikt om geschillen in onderling overleg op te lossen.

Het VK herbergt een robuuste onafhankelijke beroepsbevolking, waaronder freelancers, Contractors en consultants, die bedrijven flexibele toegang bieden tot gespecialiseerde vaardigheden zonder langdurige arbeidsverplichtingen. Dit model biedt bedrijven voordelen door expertise op aanvraag aan te bieden en individuen meer werkautonomie te geven. Echter, bedrijven moeten juridische naleving navigeren, met name bij de classificatie van werknemers, om belastingverplichtingen en juridische geschillen te voorkomen. Correcte classificatie hangt af van factoren zoals controle, vervangingsrechten, wederzijdse verplichtingen en financieel risico, waarbij de off-payroll working rules (IR35) van toepassing zijn op middelgrote en grote private sector klanten en alle publieke sector klanten.

Een goed gestructureerd contract is cruciaal voor het definiëren van de relatie tussen klanten en onafhankelijke Contractors, en behandelt de scope van het werk, betalingsvoorwaarden, vertrouwelijkheid en intellectuele eigendomsrechten. In het VK behouden Contractors doorgaans de IP-rechten tenzij een contract anders bepaalt, wat duidelijke afspraken over IP-eigendom vereist. Contractors moeten hun belastingverplichtingen beheren via zelfbeoordeling en mogelijk registreren voor BTW als hun omzet de drempel overschrijdt. Aanbevolen verzekeringen omvatten beroepsaansprakelijkheid en publieke aansprakelijkheid om te beschermen tegen potentiële claims.

Onafhankelijke Contractors komen veel voor in sectoren zoals technologie, creatieve industrieën, consulting, bouw, gezondheidszorg en financiën, gewaardeerd om hun gespecialiseerde vaardigheden en flexibiliteit. Deze sectoren maken gebruik van Contractors voor project-specifieke behoeften, niche expertise en om piekbelastingen of tijdelijke personeelstekorten te beheren.

Het VK biedt verschillende werkvisumopties voor buitenlandse nationals, voornamelijk inclusief de Skilled Worker, Intra-Company Transfer, Global Talent, Start-up, Innovator en Scale-up visa's. Werkgevers moeten sollicitanten sponsoren via een Certificate of Sponsorship (CoS), wat essentieel is voor visumaanvragen. Het proces omvat het verkrijgen van een job offer, sponsoring, het indienen van een online aanvraag met ondersteunende documenten, biometrie en een beslissing van het Home Office.

Belangrijke visumeisen omvatten het voldoen aan vaardigheids- en salarisdrempels, Engelse taalvaardigheid en goedkeuring voor specifieke visa zoals Global Talent of Start-up. Afhankelijken kunnen de primaire visumhouders vergezellen, met de mogelijkheid om te werken afhankelijk van het visumtype. Werkgevers zijn verantwoordelijk voor het handhaven van de naleving, zoals het monitoren van de naleving van visa-voorwaarden door gesponsorde werknemers en het rapporteren van wijzigingen, terwijl werknemers de visumvoorwaarden moeten volgen en de autoriteiten op de hoogte moeten stellen van eventuele veranderingen.

Werkgevers moeten ervoor zorgen dat gesponsorde werknemers voldoen aan de visumvoorwaarden, nauwkeurige administratie bijhouden en wijzigingen rapporteren aan het Home Office om boetes te voorkomen. Werknemers zijn verplicht zich aan de visumvoorwaarden te houden, kwalificaties te behouden en de autoriteiten op de hoogte te stellen van veranderingen, waarbij niet-naleving kan leiden tot boetes, intrekking van sponsoring of uitzetting.