Employer of Record in Verenigd Koninkrijk

Een Employer of Record (EOR) is een bedrijf dat wettelijk werknemers in uw naam in dienst neemt. Dit betekent dat de EOR alle juridische en HR-taken afhandelt die gepaard gaan met tewerkstelling in het Verenigd Koninkrijk. U blijft verantwoordelijk voor het dagelijkse werk van uw werknemer, maar de EOR verzorgt de administratieve kant. Deze opzet stelt u in staat om talent in het VK aan te nemen zonder dat u uw eigen lokale juridische entiteit hoeft op te richten. Voor bedrijven die in het VK willen aannemen, kan een EOR-aanbieder zoals Rivermate het proces vereenvoudigen.

Hoe werkt een Employer of Record (EOR) in het Verenigd Koninkrijk

Het gebruik van een EOR in het VK volgt een eenvoudig proces. De EOR wordt de wettelijke werkgever, terwijl u zich richt op het beheren van uw team.

Zo werkt het meestal:

• U vindt de kandidaat: U bent verantwoordelijk voor het zoeken en selecteren van de persoon die u wilt aannemen.
• De EOR neemt de kandidaat in dienst: De EOR biedt een in overeenstemming met het VK-wetgeving zijnd arbeidscontract en neemt de werknemer officieel in dienst.
• Onboarding: De EOR regelt het onboardingproces, zodat alle benodigde documenten correct worden ingevuld.
• HR en Loonadministratie: De EOR verzorgt alle HR-administratieve taken. Dit omvat het verwerken van loon, het beheren van belastingen en het maken van National Insurance-bijdragen, zoals vereist door de Britse wet.
• Naleving: De EOR zorgt ervoor dat alle aspecten van de arbeidsrelatie voldoen aan de Britse arbeidswetgeving, zoals de Employment Rights Act 1996 en de Equality Act 2010. Meer informatie over werkgeversverantwoordelijkheden vindt u op de officiële Britse overheidssite (https://www.gov.uk/browse/employing-people).
• U beheert de werknemer: U geeft leiding aan de dagelijkse taken, projecten en prestaties van de werknemer, net zoals u dat bij elk ander teamlid zou doen.

Waarom een Employer of Record in het Verenigd Koninkrijk gebruiken

Het gebruik van een EOR in het VK kan u tijd besparen en risico's verminderen, vooral als u niet vertrouwd bent met de Britse arbeidsregels. Het stelt u in staat om snel de markt te betreden en talent aan te nemen zonder de grote stap van het opzetten van een lokale entiteit. Dit maakt het uitbreiden van uw team veel eenvoudiger.

Hier zijn enkele belangrijke redenen om een EOR te gebruiken:

• Blijf naleven: De Britse arbeidswetgeving is complex. Een EOR begrijpt de regelgeving, van werkuren tot pensioenbijdragen, en zorgt ervoor dat u altijd compliant bent. Dit omvat het naleven van wetten zoals de National Minimum Wage Act 1998.
• Bespaar tijd: Een EOR regelt de administratieve last van tewerkstelling. Dit geeft u de ruimte om u te richten op uw kernactiviteiten in plaats van loonadministratie en HR-taken.
• Neem sneller aan: U kunt snel werknemers in het VK aannemen zonder het langdurige proces van het oprichten van een juridische entiteit in het land.
• Bied betere voordelen: EORs kunnen vaak concurrerende voordelenpakketten bieden, inclusief ziektekostenverzekering en pensioenregelingen, waardoor u top talent kunt aantrekken en behouden.
• Verminder risico: De EOR neemt de juridische verantwoordelijkheid voor de tewerkstelling op zich, wat u kan beschermen tegen nalevingsrisico's zoals het verkeerd classificeren van werknemers.

Rivermate's transparante prijsmodel elimineert complexiteit met een enkel, concurrerend maandelijks tarief per werknemer. In tegenstelling tot traditionele PEO-aanbieders omvat onze prijsstelling in Verenigd Koninkrijk uitgebreide HR-ondersteuning, voordelenadministratie, nalevingsbeheer en toegang tot ons eigen dashboard voor realtime personeelsanalyse. Geen verborgen kosten, geen opstartkosten—gewoon een duidelijke prijsstelling die meegroeit met de behoeften van uw bedrijf terwijl volledige wettelijke naleving in Verenigd Koninkrijk wordt gewaarborgd.

Werving in het Verenigd Koninkrijk is een geweldige manier om toegang te krijgen tot een divers en gekwalificeerd personeelsbestand. Het VK heeft een robuuste arbeidsmarkt, waardoor het een populaire bestemming is voor bedrijven die willen uitbreiden. Hoewel de concurrentie om talent hoog kan zijn, vinden werkgevers een sterk aanbod van gekwalificeerde kandidaten in verschillende sectoren. Het proces omvat meestal online sollicitaties, waarbij kandidaten een CV en motivatiebrief indienen.

Arbeidsovereenkomsten & must-have clausules

In het VK moet je werknemers een schriftelijke verklaring van arbeidsvoorwaarden verstrekken. Dit document dient als de arbeidsovereenkomst.

Hier zijn enkele essentiële clausules om op te nemen:

• Functietitel & Verantwoordelijkheden: Definieer duidelijk de rol van de werknemer en hun belangrijkste taken.
• Salaris & Betalingsvoorwaarden: Specificeer het loon, salaris en eventuele bonussen.
• Werkuren: Schets de verwachte werkuren, inclusief begin- en eindtijden.
• Vakantie & Ziekteverlof: Geef details over de vakantietoeslag en ziekteverlofbeleid. Voltijdmedewerkers hebben wettelijk recht op minimaal 28 dagen betaald verlof per jaar, inclusief feestdagen.
• Opzegtermijnen: Geef de opzegtermijn aan die zowel jij als de werknemer moeten aanhouden om de overeenkomst te beëindigen. Voor werknemers die tussen één maand en twee jaar voor je hebben gewerkt, is de wettelijke minimale opzegtermijn één week.
• Pensioen & Voordelen: Voeg informatie toe over pensioenbijdragen en andere voordelen zoals privézorg.
• Vertrouwelijkheid: Voeg een clausule toe om de gevoelige informatie van je bedrijf te beschermen.

Proeftijd

Proeftijd is gebruikelijk in het VK en wordt gebruikt om de geschiktheid van een nieuwe werknemer voor een functie te beoordelen.

• Duur: Een typische proeftijd duurt tussen drie en zes maanden.
• Geen wettelijke vereiste: Hoewel niet wettelijk verplicht, is het een standaardpraktijk voor veel werkgevers.
• Werknemersrechten: Werknemers in de proeftijd behouden nog steeds wettelijke rechten, zoals het recht op het National Minimum Wage en bescherming tegen discriminatie.
• Ontslag: Het is gemakkelijker om een werknemer tijdens de proeftijd te ontslaan als ze niet geschikt zijn voor de rol.

Werkuren & overwerk

De Working Time Regulations 1998 regelen de werkuren in het VK.

• Wekelijkse limiet: De meeste werknemers mogen niet meer dan gemiddeld 48 uur per week werken.
• Opt-out: Werknemers kunnen ervoor kiezen om meer te werken door een opt-out-overeenkomst te ondertekenen.
• Rustpauzes: Werknemers hebben recht op een pauze van 20 minuten als ze meer dan zes uur per dag werken.
• Overwerkvergoeding: Er is geen wettelijke verplichting om werknemers voor overwerk te betalen. Wel moet het gemiddelde loon voor de totale gewerkte uren niet onder het National Minimum Wage dalen. Elke overeenkomst over overwerkvergoeding moet in de arbeidsovereenkomst worden opgenomen.

Feestdagen & regionale vrije dagen

Het aantal feestdagen, bekend als bank holidays, varieert in het VK.

• Engeland en Wales: 8 bank holidays
• Schotland: 9 bank holidays
• Noord-Ierland: 10 bank holidays

Hier is een lijst van de bank holidays in 2025 voor Engeland en Wales:

Contractors aannemen in het Verenigd Koninkrijk

Het inhuren van zelfstandige contractors kan een flexibele optie zijn voor je bedrijf, vooral voor kortlopende projecten.

Een zelfstandige contractor is zelfstandig ondernemer en verantwoordelijk voor zijn eigen belastingen en National Insurance-bijdragen. Ze hebben niet dezelfde rechten als werknemers, zoals ziekte- of vakantiegeld.

Een groot risico bij het aannemen van contractors is misclassificatie. Als een contractor in de praktijk als werknemer wordt beschouwd, kan je bedrijf aanzienlijke juridische en financiële sancties krijgen, inclusief achterstallige belastingen en boetes. Een Employer of Record (EOR) kan je helpen dit risico te beperken. Een EOR zorgt ervoor dat je werknemers correct worden geclassificeerd en dat je voldoet aan alle lokale arbeidswetten, waardoor je bedrijf beschermd wordt tegen mogelijke misclassificatieproblemen.

Het beheren van compensatie en loonadministratie in het Verenigd Koninkrijk betekent het volgen van een gestructureerd systeem. Het Pay As You Earn (PAYE) systeem van de overheid staat centraal in dit proces. Als werkgever bereken en inhoud je de benodigde belastingen en bijdragen van het salaris van je werknemers voordat je ze uitbetaalt. Vervolgens stuur je deze inhoudingen naar HM Revenue and Customs (HMRC). Dit proces zorgt ervoor dat de inkomstenbelasting en National Insurance bijdragen van werknemers rechtstreeks aan de overheid worden betaald.

Payrollcycli & loonstructuur

In het VK betaal je werknemers meestal op een maandelijkse cyclus. Betalingen worden gewoonlijk tussen de 25e en 30e van de maand gedaan. Hoewel wekelijkse en veertiendaagse betaalroosters bestaan, is maandelijks het meest gebruikelijk voor salarissalarissen.

Het salaris van een werknemer omvat hun basisloon plus eventuele aanvullende inkomsten. Deze kunnen omvatten:

• Overwerkvergoeding voor extra gewerkte uren
• Bonussen voor prestaties
• Toeslagen voor specifieke behoeften zoals reizen of huisvesting

Je moet voor elke betaalperiode een gedetailleerde loonstrook verstrekken die het brutoloon, alle inhoudingen en het uiteindelijke nettoloon toont.

Overwerk & minimumlonen

Overwerk in het VK wordt afgehandeld via het arbeidscontract. Elk werk dat buiten de standaarduren wordt gedaan, wordt beschouwd als overwerk. De details van overwerkvergoeding worden bepaald door de overeenkomst tussen jou en je werknemer.

Het VK heeft een National Minimum Wage en een National Living Wage, die regelmatig worden bijgewerkt. De tarieven hangen af van de leeftijd van de werknemer. Vanaf april 2025 zijn de minimale uurtarieven:

• £12.21 voor werknemers van 21 jaar en ouder
• £10.00 voor werknemers van 18 tot 20 jaar
• £7.55 voor werknemers van 16 tot 17 jaar
• £7.55 voor stagiairs

Werkgeversbelastingen en bijdragen

Als werkgever ben je verantwoordelijk voor verschillende bijdragen. Deze worden berekend als onderdeel van je payrollproces.

Werknemersbelastingen en inhoudingen

Werknemers hebben ook inhoudingen op hun brutoloon. Jij bent verantwoordelijk voor het berekenen en inhouden van deze bedragen.

In het Verenigd Koninkrijk moet u bepaalde voordelen en verlof aan uw werknemers bieden. Het begrijpen van deze wettelijke vereisten is de eerste stap. Veel werkgevers bieden ook extra voordelen aan om het beste talent aan te trekken en te behouden. Deze aanpak laat zien dat u uw team waardeert en investeert in hun welzijn.

Wettelijk verlof

Volgens de wet moet u verschillende soorten betaald verlof bieden.

• Jaarlijks Verlof In het VK krijgen voltijdse werknemers 28 dagen betaald jaarlijks verlof. Dit kan feestdagen omvatten. Deeltijdwerkers ontvangen hetzelfde verlof op pro-rata basis.
• Ziektegeld U bent verplicht om Statutory Sick Pay (SSP) te betalen aan in aanmerking komende werknemers die meer dan drie dagen ziek thuis zijn.
• Zwangerschaps- en Vaderschapsverlof In aanmerking komende werknemers kunnen tot 52 weken zwangerschapsverlof opnemen. Voor de eerste zes weken ontvangen ze 90% van hun gemiddelde wekelijkse inkomen. Vaderschapsverlof is tot twee weken.
• Ouderschapsverlof Ouders kunnen ook tot 50 weken verlof en 37 weken salaris delen via Shared Parental Leave (SPL).
• Mantelzorgverlof Werknemers kunnen tot één week onbetaald verlof per jaar opnemen om voor een persoon die afhankelijk is te zorgen.

Feestdagen & regionale feestdagen

Hoewel werknemers recht hebben op 5,6 weken betaald verlof, is er geen automatische wettelijke recht om vrij te krijgen op feestdagen. Het contract van een werknemer moet aangeven of zij betaald vrij krijgen op deze dagen. Hieronder staan de feestdagen voor 2025.

Typische aanvullende voordelen

Om te concurreren om top talent, bieden veel bedrijven voordelen aan die verder gaan dan het wettelijke minimum. Deze worden niet-wettelijke of fringe benefits genoemd.

Hoe een EOR kan helpen bij het opzetten van voordelen

Het opzetten van een concurrerend en compliant voordelenpakket in het VK kan complex zijn. Een Employer of Record (EOR) vereenvoudigt dit proces voor u.

Een EOR fungeert als de juridische werkgever voor uw UK-team. Dit betekent dat zij alle administratieve en juridische taken met betrekking tot tewerkstelling afhandelen.

Zo helpt een EOR met voordelen:

• Zorgt voor naleving Een EOR blijft op de hoogte van de UK arbeidswetgeving. Ze zorgen ervoor dat u alle wettelijk verplichte voordelen correct aanbiedt.
• Biedt concurrerende pakketten EOR's hebben ervaring op de lokale markt. Ze kunnen u adviseren over de aanvullende voordelen die topkandidaten in uw sector aantrekken.
• Vereenvoudigt administratie Van het inschrijven van werknemers in pensioenregelingen tot het beheren van verlofaanvragen, de EOR regelt het dagelijkse werk. Dit geeft u de ruimte om u op uw bedrijfsdoelen te richten.
• Biedt betere tarieven Omdat EOR's voordelen beheren voor veel werknemers bij verschillende bedrijven, kunnen ze vaak betere tarieven krijgen voor verzekeringen en andere voordelen.

Het gebruik van een EOR stelt u in staat om uw UK-werknemers geweldige voordelen te bieden zonder dat u een expert hoeft te worden in lokale wetten en praktijken.

Wanneer een werknemer bij uw bedrijf in het Verenigd Koninkrijk eindigt, is het belangrijk om het proces correct af te handelen. Dit omvat zowel beëindiging, het officiële einde van het arbeidscontract, als offboarding, de stappen die u onderneemt om de werknemer soepel uit het bedrijf te laten vertrekken. Een duidelijk en eerlijk proces beschermt uw bedrijf en behandelt de vertrekkende werknemer met respect.

Opzegtermijnen

In het VK moet u werknemers een minimale opzegtermijn geven voordat hun dienstverband eindigt. Deze wettelijke opzegtermijn hangt af van hoe lang ze voor u hebben gewerkt.

• Eén maand tot twee jaar dienst: 1 week opzegtermijn
• Twee tot twaalf jaar dienst: 1 week opzegtermijn voor elk volledig jaar dat ze hebben gewerkt
• Twaalf jaar of meer dienst: 12 weken opzegtermijn

Uw arbeidscontract kan een langere opzegtermijn specificeren, maar het mag niet korter zijn dan de wettelijke minimum. Als het contract een langere periode aangeeft, moet u zich daaraan houden.

Ontslagvergoeding

In het VK wordt ontslagvergoeding het meest geassocieerd met ontslag wegens bedrijfseconomische redenen. Als u een functie overbodig maakt, kan de werknemer recht hebben op wettelijke ontslagvergoeding.

Om in aanmerking te komen, moet een werknemer:

• Minimaal twee aaneengesloten jaren voor u hebben gewerkt.
• In een functie zitten die daadwerkelijk overbodig is.

De hoogte van de wettelijke ontslagvergoeding is gebaseerd op de leeftijd van de werknemer, het wekelijkse salaris en de duur van het dienstverband.

Hier is hoe het wordt berekend:

Er zijn caps op het bedrag van het wekelijkse salaris en het totale aantal jaren dat kan worden meegeteld. Voor 2025 is het maximale wekelijkse salaris £719.

Hoe Rivermate Omgaat met Conformiteit bij Vertrek

Bij Rivermate zorgen we ervoor dat het offboardingproces correct en respectvol wordt afgehandeld. We beheren het hele proces om te garanderen dat het voldoet aan de arbeidswetgeving in het VK.

Ons proces omvat:

• Duidelijke Documentatie: We bieden schriftelijke kennisgeving van beëindiging, waarin de reden en de laatste werkdag duidelijk worden vermeld.
• Kennisoverdracht: We helpen u bij het opstellen van een plan voor de vertrekkende werknemer om hun taken en verantwoordelijkheden over te dragen. Dit zorgt voor een soepele overgang voor de rest van uw team.
• Asset Recovery: We geven instructies voor de werknemer om alle bedrijfseigendommen terug te geven, zoals laptops, telefoons en toegangspassen.
• Systeemtoegang: We zorgen ervoor dat de toegang van de werknemer tot alle bedrijfssystemen en software wordt verwijderd om uw gegevens te beschermen.
• Eindbetaling: We werken met u samen om het laatste salaris van de werknemer te verwerken, inclusief eventuele openstaande vakantiegeld of andere vergoedingen.

Navigeren door het visum- en werkvergunningensysteem van het VK kan complex aanvoelen. De regels zijn streng en vereisen dat je vooruit plant. Als je geen burger van het VK bent, heb je waarschijnlijk een visum nodig om in het land te werken. Het systeem is op punten gebaseerd, wat betekent dat je aan verschillende eisen moet voldoen om in aanmerking te komen. Voor de meeste werkvisa is een baanaanbieding van een erkende werkgever de eerste stap.

Employment visas & sponsorship realities

De meest voorkomende route om in het VK te werken, is via het Skilled Worker-visum. Om dit visum te krijgen, heb je een baanaanbieding nodig van een werkgever die een sponsorlicentie heeft van het UK Home Office. Deze licentie stelt het bedrijf in staat om een Certificate of Sponsorship (CoS) uit te geven, wat een essentieel onderdeel is van je visumaanvraag.

Dus, kan een Employer of Record (EOR) je visum sponsoren? Ja, maar alleen als de EOR een sponsorlicentie heeft. Een EOR fungeert als de juridische werkgever en kan de complexiteiten van visumsponsoring afhandelen, inclusief het beheren van de benodigde documentatie en naleving. Echter, niet alle EORs beschikken over deze licentie. Voordat je samenwerkt met een EOR, moet je bevestigen dat zij een A-rated sponsorlicentiehouder zijn.

Hier zijn enkele praktische routes voor employment visas:

• Skilled Worker-visum: Dit is voor personen met een baanaanbieding in een in aanmerking komende gekwalificeerde functie. Je moet voldoen aan salaris- en Engelse taalvereisten.
• Global Business Mobility-visum: Deze route is voor werknemers van multinationale bedrijven die worden overgeplaatst naar een Britse vestiging.
• Temporary Worker-visum: Deze categorie dekt een scala aan kortdurend werk, inclusief creatief, liefdadigheids- en religieus werk.

Sommige visa vereisen geen werkgeversponsoring. Deze zijn meestal voor personen met specifieke kwalificaties of achtergronden. Voorbeelden hiervan zijn het High Potential Individual-visum en het Graduate-visum.

Business travel compliance

Je kunt het VK voor zaken bezoeken voor maximaal zes maanden zonder visum, maar de activiteiten die je kunt uitvoeren zijn beperkt. Deze kortdurende bezoeken zijn bedoeld voor zaken zoals het bijwonen van vergaderingen, conferenties of het onderhandelen over deals. Je kunt geen betaald of onbetaald werk doen voor een UK-bedrijf of als zelfstandige.

Voor frequente zakenreizigers is het belangrijk om de fiscale implicaties te begrijpen. Een Short Term Business Visitor (STBV)-regeling kan belasting- en loonadministratieverplichtingen vereenvoudigen. Deze overeenkomst met de Britse belastingautoriteiten, HMRC, maakt een versoepeling mogelijk van de gebruikelijke loonadministratievereisten, mits aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan.

Om compliant te blijven, moet je:

• De regels kennen: Begrijp welke activiteiten zijn toegestaan tijdens een zakenbezoek.
• Je tijd bijhouden: Houd een registratie bij van het aantal dagen dat je in het VK doorbrengt voor werkdoeleinden.
• Het juiste advies krijgen: Als je twijfelt over je verplichtingen, vraag dan deskundig advies over belasting- en immigratieregels.