Remote werken, ook bekend als thuiswerken of telewerken, is steeds populairder geworden in het Verenigd Koninkrijk. Deze gids verkent het juridische kader, technologische overwegingen en verantwoordelijkheden van werkgevers met betrekking tot remote werkpraktijken in het VK.

Juridisch Landschap: Het Kader Vaststellen

Het juridische landschap voor remote werken in het VK is goed gevestigd, met verschillende belangrijke regelgevingen die de implementatie ervan vormgeven:

• Employment Rights Act 1999 (ERA 1999): Deze wet schetst de kernrechten van werknemers, inclusief het recht om remote werken aan te vragen.
• Health and Safety at Work Act 1974 (HSWA 1974): Deze wet verplicht werkgevers om de gezondheid, veiligheid en welzijn van alle werknemers te waarborgen, inclusief degenen die remote werken. Dit omvat het uitvoeren van risicobeoordelingen voor thuiswerkomgevingen.
• The Equality Act 2010: Deze wet verbiedt discriminatie op basis van verschillende beschermde kenmerken, inclusief handicap. Werkgevers moeten ervoor zorgen dat remote werkregelingen werknemers met een handicap niet benadelen.

Belangrijke Punten:

• Werknemers hebben het recht om remote werken aan te vragen, met een wettelijk recht op een eerlijke overweging van hun verzoek door de werkgever.
• Werkgevers hebben gezondheids- en veiligheidsverplichtingen tegenover remote werkers, wat risicobeoordelingen van thuiswerkomgevingen vereist.

Technologische Infrastructuur: De Basis Bouwen

Een robuuste technologische infrastructuur is cruciaal voor succesvol remote werken in het VK. Hier zijn enkele belangrijke overwegingen:

• Betrouwbare Internetverbinding: Hoge snelheid en stabiele internettoegang zijn essentieel voor naadloze communicatie, gegevensoverdracht en remote toegang tot werkapplicaties.
• Veilige Communicatietools: Veilige videoconferentieplatforms, instant messaging-applicaties en cloudgebaseerde samenwerkingstools zijn van vitaal belang voor effectieve communicatie en projectbeheer.
• Geschikte Apparatuur: Hoewel niet altijd verplicht, kunnen werkgevers ervoor zorgen dat werknemers toegang hebben tot geschikte apparatuur voor remote werken, zoals laptops, monitoren en ergonomische accessoires.

Uitdagingen en Overwegingen:

• Cyberveiligheidsdreigingen zijn een groeiende zorg in het VK. Werkgevers moeten prioriteit geven aan gegevensbeveiligingsmaatregelen voor remote werkpraktijken.
• De betaalbaarheid en toegankelijkheid van hoge snelheid internet kunnen variëren tussen verschillende regio's in het VK.

Verantwoordelijkheden van Werkgevers: Een Ondersteunende Omgeving Bevorderen

Werkgevers hebben verschillende verantwoordelijkheden om succesvolle en conforme remote werkregelingen te waarborgen:

• Beleid Ontwikkelen: Het creëren van een uitgebreid remote werkbeleid dat verwachtingen, werktijden, communicatieprotocollen en apparatuurvoorzieningen schetst, is cruciaal.
• Training en Ondersteuning: Het bieden van training over remote werktools en het handhaven van een gezonde werk-privébalans kan de productiviteit en het welzijn van werknemers ten goede komen.
• Risicobeoordelingen: Het uitvoeren van risicobeoordelingen voor thuiswerkomgevingen om potentiële gezondheids- en veiligheidsrisico's te identificeren, in navolging van de HSWA 1974, is essentieel.
• Prestatiebeheer: Het vaststellen van duidelijke prestatiemaatstaven en het regelmatig evalueren van de prestaties van remote teams is noodzakelijk om de productiviteit te handhaven.

Vooruitkijken:

• De Britse overheid blijft de regelgeving monitoren en mogelijk aanpassen naarmate remote werkpraktijken evolueren.
• Het bevorderen van een cultuur van vertrouwen, communicatie en werk-privébalans zal cruciaal zijn voor werkgevers om talent aan te trekken en te behouden in een remote werkomgeving.

In het Verenigd Koninkrijk zijn er verschillende flexibele werkregelingen beschikbaar om tegemoet te komen aan de behoeften en voorkeuren van verschillende werknemers.

Deeltijdwerk

Deeltijdwerk stelt werknemers in staat om een verminderd schema te werken in vergelijking met een voltijdse positie. Er is geen wettelijk minimum of maximum aantal uren voor deeltijdwerk in het VK. Echter, zowel de werkgever als de werknemer moeten duidelijke afspraken maken over werkuren, compensatie (naar rato op basis van voltijdse betaling) en de geschiktheid voor voordelen (indien van toepassing) in een schriftelijk arbeidscontract.

Flexibele werktijden

Flexibele werktijden geven werknemers enige variatie in hun begin- en eindtijden binnen een vast dagelijks of wekelijks werkurenbereik. Dit kan nuttig zijn voor het beheren van persoonlijke verplichtingen of boodschappen buiten de traditionele werkuren. Er zijn geen specifieke wettelijke richtlijnen over flexibele werktijden, maar werkgevers kunnen bedrijfsbeleid opstellen waarin kernwerktijden (wanneer iedereen beschikbaar moet zijn) en flexibele werkvensters worden beschreven.

Taakdeling

Taakdeling stelt twee of meer werknemers in staat om de verantwoordelijkheden van een enkele voltijdse positie te delen. Dit kan een goede optie zijn voor degenen die een verminderde werklast zoeken of na een pauze weer aan het werk willen. Net als bij deeltijdwerk moeten compensatie en voordelen naar rato worden berekend en gedocumenteerd in een schriftelijke overeenkomst.

De opkomst van remote werken in het VK vereist robuuste gegevensbeschermings- en privacymaatregelen om zowel de informatie van werkgevers als werknemers te beschermen. Dit gedeelte verkent belangrijke overwegingen voor het navigeren door dit digitale landschap.

Verplichtingen van de Werkgever

Het VK heeft een goed gevestigd gegevensbeschermingsregime dat wordt beheerst door de volgende belangrijke wetgeving:

• Algemene Verordening Gegevensbescherming (UK GDPR): Geadopteerd in de Britse wetgeving na de Brexit, de UK GDPR schetst kernprincipes voor gegevensverwerking, waaronder rechtmatige verwerking, transparantie en gegevensbeveiliging.
• Data Protection Act 2018 (DPA 2018): Deze wet vult de UK GDPR aan en definieert specifieke rollen en verantwoordelijkheden voor gegevensbeheerders en -verwerkers.

Deze regelgeving informeert werkgeversverplichtingen met betrekking tot gegevensbescherming voor remote werknemers:

• Rechtmatige Basis voor Verwerking: Gegevensverzameling van werknemers, of ze nu op afstand of op kantoor werken, moet voldoen aan een rechtmatige basis voor verwerking zoals uiteengezet in de UK GDPR, zoals toestemming voor specifieke doeleinden of contractuele noodzaak.
• Transparantie en Informatie: Werknemers hebben het recht geïnformeerd te worden over de gegevens die over hen worden verzameld, hoe deze worden gebruikt en met wie ze worden gedeeld.
• Gegevensbeveiligingsmaatregelen: Werkgevers moeten passende technische en organisatorische maatregelen implementeren om persoonlijke gegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, openbaarmaking, wijziging of vernietiging.
• Gegevensminimalisatie: Werkgevers moeten alleen de minimale hoeveelheid werknemersgegevens verzamelen en bewaren die nodig zijn voor legitieme zakelijke doeleinden.

Aanvullende Overwegingen

Het Information Commissioner's Office (ICO), de Britse gegevensbeschermingsautoriteit, publiceert richtlijnen over werkplekmonitoring, inclusief overwegingen voor remote werkscenario's.

Rechten van Werknemers

De UK GDPR geeft remote werknemers rechten op het gebied van gegevensprivacy:

• Recht op Toegang: Werknemers hebben het recht om toegang te vragen tot hun persoonlijke gegevens die door de werkgever worden bewaard.
• Recht op Rectificatie: Werknemers kunnen verzoeken om correctie van onjuiste of onvolledige persoonlijke gegevens.
• Recht op Verwijdering (Recht om Vergeten te Worden): Onder bepaalde omstandigheden kunnen werknemers verzoeken om verwijdering van hun persoonlijke gegevens.

Best Practices voor Gegevensbeveiliging

Werkgevers en werknemers moeten samenwerken om gegevensbeveiliging in remote werkomgevingen te waarborgen. Hier zijn enkele best practices:

• Bedrijfsbeleid: Stel een duidelijk gegevensbeschermingsbeleid op waarin acceptabel gegevensgebruik, opslagprotocollen en beveiligingsmaatregelen voor remote werk worden beschreven, in overeenstemming met de UK GDPR.
• Veilige Apparatuur: Zorg ervoor dat werknemers toegang hebben tot veilige werkapparaten met firewalls, antivirussoftware en encryptie voor gegevens in rust en tijdens overdracht.
• Toegangscontroles: Implementeer sterke toegangscontroles om de toegang tot gevoelige gegevens te beperken tot alleen geautoriseerd personeel.
• Werknemerstraining: Train werknemers in best practices voor gegevensbeveiliging, inclusief wachtwoordbeheer, bewustzijn van phishing en het herkennen van verdachte activiteiten.
• Regelmatige Back-ups: Zorg voor regelmatige gegevensback-ups om herstel te garanderen in geval van datalekken of verlies.