Werkvergunningen en visa's in het Verenigd Koninkrijk: Een Gids voor Werkgevers

Het Verenigd Koninkrijk blijft een van de meest aantrekkelijke bestemmingen ter wereld voor gekwalificeerd talent, met vooraanstaande industrieën in financiën, technologie, gezondheidszorg en creatieve diensten die zijn gevestigd in wereldwijde knelpunten zoals Londen, Manchester en Edinburgh. Voor werkgevers maakt dit het VK tot een strategische plek om top (potentieel) talent aan te nemen of te reloceren.

Echter, de immigratieregels in het VK zijn complex, vooral sinds Brexit, en fouten maken kan zeer kostbaar zijn. Werkgevers moeten de regels begrijpen om boetes, wettelijke sancties of reputatieschade te voorkomen.

Kortom, iedereen die geen Britse (of Ierse) burger is, heeft over het algemeen de juiste visa of werkvergunning nodig om in het VK te wonen en werken. Deze gids beschrijft de belangrijkste categorieën van UK werkvisa en werkgeversverplichtingen, en biedt praktische stappen en best practices voor een soepele relocatie.

Wie Heeft een UK Werkvisa Nodig?

In principe moeten alle niet-UK burgers in het bezit zijn van geldige toestemming om in het VK te werken. Britse burgers hebben geen visum nodig, en op basis van een verdrag hebben Ierse burgers nog steeds onbeperkte arbeidsrechten.

Tot 2020 hadden EU/EEA/Schitterse burgers vrij verkeer, maar dat is sinds januari 2021 gestopt. Nu hebben EU-burgers (behalve de Irish) dezelfde werkvisa nodig als andere niet-inwoners als ze in het VK willen werken.

(Opmerking: EU/EEA/Schitterse werknemers die vóór juli 2021 arriveerden met settled of pre-settled status, hoeven over het algemeen geen nieuwe checks te ondergaan, maar nieuwe aankomsten wel.) In de praktijk betekent dit dat elke buitenlandse werknemer ofwel een bestaande UK immigratiestatus moet hebben die werken toestaat (bijvoorbeeld een Student visa met werkvergunning of een van de onderstaande speciale ongesponsorde visas) of een werkvisum moet aanvragen via een sponsor of kwalificerend programma.

Er is een onderscheid tussen kortdurende en langetermijnpermissies. Voor heel korte bezoeken kunnen bepaalde nationaliteiten binnenkomen als zakenreizigers of via het Youth Mobility Scheme (indien in aanmerking) voor maximaal twee jaar zonder een formeel werkoffer.

Echter, informeel of casual werk is niet toegestaan onder een toeristen- of standaard bezoekvisum. Digitale nomaden moeten bijvoorbeeld ofwel een werkgeversgesponsorde visum hebben of – als ze slechts tijdelijk op afstand willen werken – als bezoeker ((maximaal 6 maanden)) binnenkomen en geen betaald werk in het VK verrichten.

In de praktijk zal de meeste werknemers die voor meer dan enkele weken willen reloceren zeker een passend UK werkvisum nodig hebben.

Overzicht van UK Werkvisumtypes

Werkgevers dienen vertrouwd te zijn met de hoofdvisa-routes die een buitenlander toestaan in het VK te wonen en werken. De onderstaande tabel schetst de belangrijkste typen die relevant zijn voor gesponsorde werknemers en bepaalde ongesponsorde trajecten die talent kan gebruiken.

Skilled Worker Visa

Dit is het meest voorkomende langetermijnwerkvisum. Het verving het oude Tier 2 (General) visum. Een Skilled Worker visa vereist een werkaanbieding van een UK-vergunde sponsor in een gekwalificeerde rol en een Certificate of Sponsorship (CoS).

De baan moet voldoen aan een vaardigheidsniveau en salarisdrempel. Momenteel is het minimum salaris £38,700 per jaar (of de “going rate” van de functie, afhankelijk van wat hoger is). Veel functies in de gezondheidszorg, engineering en technologie komen hiervoor in aanmerking.

Werkgevers moeten ervoor zorgen dat zij ten minste dit bedrag (of de hogere going rate) betalen voor de rol. Skilled Workers mogen tot 5 jaar blijven voordat ze moeten verlengen en kunnen uiteindelijk een onbeperkte verblijfsvergunning aanvragen.

Global Business Mobility (GBM) Routes

Deze vervingen de oude intra-company transfer (ICT) visa’s. Ze stellen bedrijven in staat om hun bestaande internationale personeel naar het VK te verplaatsen. Belangrijke GBM-subtypen zijn onder andere:

Senior of Specialist Worker Visa

Voor ervaren personeel dat binnen hetzelfde bedrijf wordt overgeplaatst. De werknemer moet al bij een internationaal bedrijf in het buitenland werkzaam zijn en worden uitgezonden naar een UK-kantoor.

De rol moet op de goedgekeurde lijst staan en het salaris moet minimaal £48,500 per jaar (of de going rate) zijn.

Graduate Trainee Visa

Voor werknemers in een officieel multinationaal graduate-opleidingsprogramma. Het vereist een CoS van een UK-sponsor en een minimaal jaarsalaris van £23.000.

Service Supplier Visa

Voor contractpersoneel van een buitenlands bedrijf dat diensten levert aan een UK-klant (bijvoorbeeld consultants). Het schema kent specifieke voorwaarden over contracten en continuïteit van werk.

Health and Care Worker Visa

Technisch gezien een subset van de Skilled Worker route, specifiek bedoeld voor medische professionals. Het vereist werken voor het NHS, een NHS-leverancier, of in de adult social care sector.

Het heeft alle regels van het Skilled Worker visa, maar biedt gereduceerde vergoedingen en een lagere salarisdrempel (meestal 20% lager dan de standaardminimum). Bijvoorbeeld, een verpleegkundige of arts komt mogelijk in aanmerking onder dit visum.

Het ontzegt de visumaanvrager ook de NHS Immigration Health Surcharge, waardoor het goedkoper wordt voor zorgprofessionals om te solliciteren.

Scale-up Worker Visa

Onlangs geïntroduceerd, bedoeld voor werknemers van snelgroeiende Britse bedrijven. Een “scale-up bedrijf” is er een dat aan bepaalde groeicriteria voldoet (omzet, personeel, enz.).

Om in aanmerking te komen, moet de werknemer een baanaanbieding hebben van minimaal 6 maanden bij die werkgever. Ze moeten een CoS krijgen en voldoen aan de Engels-taaleisen.

In tegenstelling tot het Skilled Worker visa, heeft dit visum een lager algemeen salarisvereiste (rond £36,300 per jaar) of de going rate van de functie. Houders mogen 2 jaar blijven (uitbreidbaar) en kunnen na 5 jaar mogelijk in aanmerking komen voor settlement.

Graduate Visa

Dit is een ongesponsord visum voor internationale studenten die in het VK een graad hebben afgerond. Het stelt hen in staat 2 jaar (3 jaar voor PhD-afgestudeerden) na afstuderen te blijven en te werken (of naar werk te zoeken).

Er is geen jobaanbieding of sponsor nodig. Werkgevers “sponsoren” geen Graduate visa, maar moeten wel recht-op-werk checks uitvoeren. Dit visum is niet verlengbaar na de initiële periode, maar kan later worden omgezet in een Skilled Worker visum.

High Potential Individual (HPI) Visa

Een andere ongesponsorde route, gericht op recente afgestudeerden van ’s werelds topuniversiteiten. Om hiervoor in aanmerking te komen, moet de aanvrager binnen de laatste 5 jaar een kwalificerend diploma hebben behaald aan een erkende universiteit.

Het stelt hen in staat om 2 jaar in het VK te wonen (3 jaar indien ze een PhD hebben) zonder een baanaanbieding. HPI-houders kunnen later overstappen naar werkvisa.

Werkgevers kunnen hiervan profiteren door HPI-houders in te huren zonder ze meteen te sponsoren, maar moeten wel voldoen aan de normale arbeidswetgeving.

Temporary Worker Visums (Tier 5)

Deze categorie omvat diverse kortdurende schema’s. Het meest opvallend is het Youth Mobility Scheme (YMS)-visum, dat jongeren (meestal 18–30 of 35 jaar, afhankelijk van nationaliteit) uit deelnemende landen toestaat tot 2 jaar in het VK te wonen en werken.

De geschiktheid is afhankelijk van nationaliteit (landen zoals Australië, Canada, Japan, enz.) en een spaarvereiste (ongeveer £2.530). YMS-aanvragers hebben geen werkofferte of sponsor nodig.

Andere Tier 5-visums omvatten Governance Authorised Exchanges (voor stagiairs en interns), Charity Workers, Creatieve en Sportieve werkers, en International Agreement (voor werknemers onder internationale verdragen). Deze betreffen meestal specifieke kortdurende plaatsingen of partnerschappen.

Er zijn enkele andere minder gebruikelijke routes (zoals het Global Talent-visum voor uitzonderlijke leiders in wetenschap of het UK Ancestry-visum voor burgers van Commonwealth-landen met in het VK geboren grootouders), maar bovenstaande dekken de belangrijkste trajecten die een werkgever waarschijnlijk zal gebruiken.

In elk geval vereisen bijna alle langetermijnwerkvisa in het VK een sponsorship license van de werkgever (behalve ongesponsorde visas zoals Graduate of HPI).

Toelatingsvoorwaarden en Werkgeversverplichtingen

Voordat iemand wordt aangenomen of geplaats, moet een werkgever zeker weten dat zij dat rol kunnen sponsoren. Om een werkvisum uit te geven, moet het bedrijf over een geldige Sponsor Licence beschikken voor de relevante visumcategorie (Skilled Worker, GBM, Scale-up, enz.).

Het verkrijgen van deze licentie vereist een aanvraag bij UK Visas and Immigration (UKVI) en het aantonen dat het bedrijf echt is, financieel gezond is en de juiste HR-systemen heeft. UKVI controleert of het bedrijf daadwerkelijk bestaat en opereert zoals vermeld, en of de functie echt en noodzakelijk is.

De autoriteiten kunnen zelfs een on-site inspectie uitvoeren voordat de licentie wordt goedgekeurd.

Na goedkeuring krijgt de werkgever een rating (A of B) en kan hij beginnen met het sponsoren van werknemers door hen Certificates of Sponsorship (CoS) toe te wijzen. Elk CoS is een elektronisch document dat de details van de baan bevestigt (functie, salaris, duur).

De werkgever moet betalen voor de CoS en daarna het referentienummer aan de kandidaat verstrekken, die het gebruikt om de visumaanvraag te doen. Het is de verantwoordelijkheid van de werkgever dat de CoS geldig is en overeenkomt met de daadwerkelijke aangeboden baan.

Met een Sponsor Licence komen strikte plichten. Werkgevers moeten een recht-op-werk check uitvoeren voor elke nieuwe werknemer, zonder uitzondering. Dit betekent het verifiëren van originele paspoorten of biometrische documenten en het bewaren van duidelijke kopieën gedurende deContractduur en tot twee jaar nadat de werknemer vertrekt.

De werkgever moet ook vastleggen dat de documenten authentiek en niet verlopen zijn. Het niet correct uitvoeren van checks of het in dienst nemen van iemand zonder werkvergunning kan civiele boetes of zelfs verlies van de licentie tot gevolg hebben.

Sponsors moeten gedetailleerde dossiers bijhouden van de situatie van elke buitenlandse werknemer. Dit omvat kopieën van paspoorten en visa, actuele woonadressen, contactgegevens, en arbeidsovereenkomsten.

Elke significante wijziging in de situatie van een gesponsorde werknemer – bijvoorbeeld, als ze van baan veranderen, onbetaald verlof nemen, salaris verminderen, stoppen met werken, of het bedrijf verlaten – moet snel worden gemeld aan UKVI (meestal binnen 10 werkdagen).

Als een werknemer afwezig is zonder toestemming of de visumvoorwaarden schendt, moet dit ook worden gemeld. Kortom, de sponsorwerkgever fungeert als de ogen en oren van de Britse overheid.

Deze nalevingstaken brengen administratieve lasten met zich mee, maar zijn verplicht: onjuistheden of fouten in een nalevingsaudit kunnen leiden tot degradatie, schorsing of intrekking van de licentie.

Tot slot moeten sponsoren voldoen aan de specifieke vereisten van de visumcategorie. In de praktijk betekent dit meestal dat ze het minimumsalaris voor de rol betalen (bijvoorbeeld £38.700 voor de meeste Skilled Worker vacatures of £30.960 voor functies op de Skilled Occupations List), dat de baan binnen de goedgekeurde beroepscategorieën valt, en dat de werknemer aan de persoonlijke toelatingscriteria voldoet (Engelse taal, kwalificaties).

De werkgever mag ook niet eisen dat de buitenlandse werknemer zelf betaalt voor de visumkosten; de Immigration Health Surcharge en andere verplichte kosten worden door de werknemer betaald of (voor Health & Care-werkers) kunnen worden vrijgesteld.

Het Proces Plannen

Plan het proces in fases. Werkgevers moeten vroeg beginnen door de visumvereisten van de kandidaat te bevestigen en het benodigde papierwerk voor te bereiden.

Bepaal eerst de juiste visumcategorie op basis van de functie en het profiel van de werknemer. Als het een gesponsord visum is (zoals Skilled Worker of GBM), zorg dan dat je bedrijf al over een geldige Sponsor Licence beschikt – zo niet, dien dan een aanvraag in via GOV.UK (dit kan enkele weken duren).

Zodra je de licentie hebt, wijs je je werknemer een Certificate of Sponsorship toe voor de aangeboden rol. Vervolgens instrueer je de werknemer om online de visumaanvraag te doen, met het CoS en andere documenten (paspoort, contract, bewijs van kwalificaties of ervaring, en Engelse toetsresultaten indien nodig).

Na indiening van de visumaanvraag monitor je de voortgang en help je bij eventuele aanvullende verzoeken (bijvoorbeeld het plannen van biometrische afspraken of het regelen van tuberculoseonderzoek als de kandidaat uit een risicogebied komt).

Decisions over visa in het VK kunnen variëren van enkele weken tot meerdere maanden, afhankelijk van route en consulaat, dus neem dit mee in je planning. Zodra het visum is goedgekeurd, rond je de verhuizing af: boek reizen, regel accommodatie of tijdelijke huisvesting, en help je je werknemer zich voor te bereiden op het leven in het VK (registratie bij de gezondheidszorg, scholen voor kinderen, enz.).

Bij aankomst in het VK doe je meteen een recht-op-werk check op hun visum of BRP-kaart. Maak en bewaar een kopie van de visumpagina, identificatiepagina, en indien van toepassing, hun biometrisch verblijfsvergunning.

Zorg dat ze zoals afgesproken aan het werk gaan (fulltime, tegen het afgesproken salaris). Als er details wijzigen – bijvoorbeeld, als ze van rol veranderen of het bedrijf verlaten – werk dan hun status bij in het Sponsor Management System of meld dit aan UKVI zoals vereist.

Door iedere stap volgens de procedure te volgen en duidelijke dossiers te bewaren, kunnen werkgevers hun nieuwe werknemer soepel door het UK-immigratieproces leiden.

Juridische Verplichtingen en Naleving voor Werkgevers

Naast het helpen verkrijgen van het visum, moeten werkgevers zich ook houden aan de Britse arbeids- en immigratiewetgeving. Belangrijke verplichtingen omvatten:

Recht-op-Werk Checks

Elke werkgever moet verifiëren dat elke werknemer het wettelijke recht heeft om in het VK te werken vóór aanvang van het dienstverband. Voor buitenlandse burgers betekent dit het controleren van een erkend paspoort of visum en het registreren van de vervaldatum.

Werkgevers mogen niet discrimineren bij het controleren van documenten – ze moeten dezelfde standaard hanteren voor alle medewerkers. Als de toestemming om te werken tijdelijk is, moet de werkgever de check herhalen voor de vervaldatum.

Het niet correct uitvoeren van deze checks kan leiden tot financiële boetes en strafrechtelijke aansprakelijkheid.

Salaris- en Contractnaleving

Voor gesponsorde werknemers moeten ze betalen volgens de vereiste drempel voor hun visumroute. Bijvoorbeeld, Skilled Workers moeten ≥£38.700/jaar verdienen (tenzij een uitzondering geldt).

Dit betekent ook dat de UK-minimumloon- en vakantiewetgeving worden nageleefd voor alle werknemers. Zorg voor een duidelijke arbeidsovereenkomst die de sponsorde rol bevestigt (functie, taken, uren, salaris).

Onderbetaling van een visumwerknemer kan de sponsorschapsregels schenden.

Rapportages en Administratie

Houd een register bij van de reisdata, werkvergunninggegevens, en contactinformatie van elke buitenlandse werknemer. Gebruik het officiële Sponsor Management System (SMS) voor het rapporteren van belangrijke gebeurtenissen: bijvoorbeeld als de werknemer niet op de verwachte datum start, langdurig met verlof gaat, van functie verandert, of stopt met werken.

Deze rapportages moeten doorgaans binnen 10 werkdagen na de wijziging worden gedaan. Bewaar kopieën van paspoorten, visa en endorsements gedurende de werkperiode en 2 jaar na beëindiging.

Blijf Op de Hoogte van Beleidswijzigingen

De Britse immigratieregels kunnen verschuiven. Bijvoorbeeld, in april 2024 steeg het minimumsalaris voor Skilled Worker van £26.200 naar £38.700.

Werkgevers moeten aankondigingen volgen en zorgen dat hun beleid (en budgetten) worden aangepast. Veel gebruiken HR-systemen of juristen om wijzigingen bij te houden.

Het trainen van HR en recruitment personeel over sponsor compliance is essentieel om onbedoelde overtredingen te voorkomen.

Het schenden van deze verplichtingen brengt ernstige risico’s met zich mee. Het Home Office kan boetes opleggen, een “Suspension” van je licentie eisen, of zelfs intrekking.

In het ergste geval kan het werkgever worden uitgesloten van het sponsoren van verdere werknemers. Het goede nieuws is dat door naleving te integreren in normale HR-processen (bijvoorbeeld via automatische herinneringen voor checks en rapportages) en door immigratie compliance als een voortdurende taak te zien, je de meeste valkuilen kunt vermijden.

Veel voorkomende Uitdagingen en Oplossingen voor het Visa-proces voor Werkgevers in het Verenigd Koninkrijk

Het sponsoren van buitenlandse werknemers kan uitdagend zijn. Werkgevers noemen vaak deze problemen:

Hoge Administratieve Last

Het bijhouden van recht-op-werk checks, dossiers onderhouden en compliance rapportages indienen voor elke buitenlandse werknemer is tijdrovend. Vooral kleinere bedrijven kunnen moeite hebben om personeel toe te wijzen aan sponsorverantwoordelijkheden.

Oplossing: Implementeer een HR-informatiesysteem of speciale immigratiesoftware om automatische herinneringen te sturen voor aankomende checks en deadlines. Sommige bedrijven huren of trainen een “sponsorship manager”. Anderen besteden de immigratieadministratie uit aan specialisten.

Beleidswijzigingen

Frequente updates in immigratieregels (zoals recente salarisdrempel verhogingen en nieuwe visa routes) kunnen werkgevers verrassen. Bijvoorbeeld, een functie met een budget van £30.000 komt plotseling niet meer in aanmerking.

Oplossing: Blijf op de hoogte via officiële UKVI nieuwsbrieven of juridische bulletins. Bouw flexibiliteit in functieaanbiedingen en budgettering. Stel functies bij voorkeur net iets boven de minimumdrempel om toekomstige verhogingen op te vangen.

Personeelsverloop in HR

UKVI vereist dat elke sponsor drie belangrijke personen aanstelt (een Authorising Officer, een Key Contact en een Level 1 User) die de regels kennen. Bij plotseling vertrek van één van deze personen kan compliance verslechteren.

Oplossing: Documenteer alle sponsorprocedures en train