Werkvergunningen en Visa in het Verenigd Koninkrijk: Een Gids voor Werkgevers

Het Verenigd Koninkrijk blijft een van de meest aantrekkelijke bestemmingen ter wereld voor gekwalificeerd talent, met toonaangevende industrieën in financiën, technologie, gezondheidszorg en creatieve diensten, gecentreerd in wereldwijde knooppunten zoals Londen, Manchester en Edinburgh. Voor werkgevers maakt dit het VK een strategische plek om top performers aan te nemen of te verhuizen.

Echter, de immigratieregels in het VK zijn complex, vooral sinds Brexit, en het verkeerd interpreteren ervan kan zeer kostbaar zijn. Werkgevers moeten de regels begrijpen om boetes, juridische sancties of reputatieschade te voorkomen.

Kortom, iedereen die geen Britse (of Ierse) burger is, heeft over het algemeen de juiste visa of werkvergunning nodig om in het VK te wonen en te werken. Deze gids behandelt de belangrijkste categorieën van UK werkvisa en de verplichtingen van werkgevers, en biedt praktische stappen en best practices voor een soepele verhuisprocedure.

Wie Heeft een UK Werkvisum Nodig?

In principe moeten alle niet-UK onderdanen beschikken over geldige toestemming om in het VK te werken. Britse burgers hebben geen visum nodig, en volgens het verdrag hebben Ierse burgers nog steeds onbeperkte arbeidsrechten.

Tot 2020 genoten EU/EEA/ Zwitserse onderdanen vrij verkeer, maar dat eindigde vanaf januari 2021. Nu hebben EU-burgers (behalve de Ieren) dezelfde werkvisa nodig als andere niet-burgers als ze in het VK willen werken.

(Opmerking: EU/EEA/ Zwitserse werknemers die vóór juli 2021 arriveerden met settled of pre-settled status, hoeven over het algemeen geen nieuwe controles te ondergaan, maar nieuwe aankomsten wel.) In de praktijk betekent dit dat elke buitenlandse werknemer ofwel een bestaande UK immigratiestatus moet hebben die werken toestaat (bijvoorbeeld een Student visum met toestemming om te werken of een van de speciale ongesponsorde visa hieronder) of een werkvisum moet aanvragen via een sponsor of kwalificerend programma.

Er is een onderscheid tussen kortdurende en langdurige toestemmingen. Voor zeer korte bezoeken kunnen sommige nationaliteiten als zakenreizigers of via het Youth Mobility Scheme (indien in aanmerking) tot twee jaar zonder formeel baanaanbod binnenkomen.

Echter, casual of informele werkzaamheden zijn niet toegestaan onder een toeristen- of standaard bezoekvisum. Digitale nomaden moeten bijvoorbeeld ofwel een werkgever-gesponsord visum hebben of (als ze slechts van plan zijn om tijdelijk op afstand te werken) als bezoeker binnenkomen (tot 6 maanden) en niet deelnemen aan betaald werk in het VK.

In de praktijk zal de meeste werknemers die voor een periode van meer dan enkele weken verhuizen, een geldig UK werkvisum nodig hebben.

Overzicht van UK Werkvisumtypes

Werkgevers moeten bekend zijn met de belangrijkste visumroutes die een buitenlandse onderdaan toestaan om in het VK te wonen en te werken. De onderstaande grafiek schetst de belangrijkste typen die relevant zijn voor gesponsorde werknemers en bepaalde ongesponsorde routes die talent kunnen gebruiken.

Skilled Worker Visa

Dit is het meest voorkomende langetermijnwerkvisum. Het verving het oude Tier 2 (General) visum. Een Skilled Worker visum vereist een baanaanbod van een UK-vergunde sponsor in een kwalificerende rol en een Certificate of Sponsorship (CoS).

De baan moet voldoen aan een vaardigheidsniveau en salarisdrempel. Momenteel is het minimumsalaris £38.700 per jaar (of de “going rate” van de functie, afhankelijk van wat hoger is). Veel functies in de gezondheidszorg, techniek en technologie kwalificeren.

Werkgevers moeten ervoor zorgen dat ze minstens dit bedrag (of de hogere going rate) betalen voor de rol. Skilled Workers mogen tot 5 jaar blijven voordat ze verlengen en kunnen uiteindelijk aanvragen voor onbepaalde verblijfsstatus.

Global Business Mobility (GBM) Routes

Deze vervangen de oude intra-company transfer (ICT) visa’s. Ze stellen bedrijven in staat hun bestaande internationale personeel naar het VK te verplaatsen. Belangrijke GBM-subtypen zijn:

Senior of Specialist Worker Visa

Voor ervaren personeel dat binnen hetzelfde bedrijf verhuist. De werknemer moet al voor een wereldwijd bedrijf in het buitenland werken en toegewezen zijn aan een UK-kantoor.

De rol moet op de goedgekeurde lijst staan, en het salaris moet minimaal £48.500 per jaar (of de going rate) zijn.

Graduate Trainee Visa

Voor werknemers in een officieel multinationaal graduate training programma. Het vereist een CoS van een UK-sponsor en minimaal £23.000 jaarloon.

Service Supplier Visa

Voor contractpersoneel van een buitenlands bedrijf dat diensten levert aan een UK-klant (bijvoorbeeld consultants). Het schema heeft specifieke voorwaarden over contracten en continuïteit van werk.

Health and Care Worker Visa

Technisch gezien een subset van de Skilled Worker route, dit visum is gericht op medische professionals. Het vereist werken voor de NHS, een NHS-leverancier of in de volwassenensociale zorg.

Het heeft alle regels van het Skilled Worker visum, maar biedt verminderde kosten en een lagere salarisdrempel (meestal 20% onder de standaard minimum). Bijvoorbeeld, een verpleegkundige of arts kan in aanmerking komen onder dit visum.

Het ontzegt de visumaanvrager ook de NHS Immigration Health Surcharge, waardoor het goedkoper wordt voor zorgmedewerkers om te solliciteren.

Scale-up Worker Visa

Onlangs geïntroduceerd, dit is bedoeld voor werknemers van snelgroeiende UK-bedrijven. Een “scale-up bedrijf” voldoet aan bepaalde groeicriteria (omzet, personeel, etc.).

Om in aanmerking te komen, heeft de werknemer een baanaanbod van minimaal 6 maanden bij die werkgever nodig. Ze moeten een CoS krijgen en voldoen aan de Engelse taalvereisten.

In tegenstelling tot het Skilled Worker visum, heeft dit visum een lagere algemene salarisvereiste (ongeveer £36.300 per jaar) of de going rate van de functie. Dragers kunnen 2 jaar blijven (uitbreidbaar) en na 5 jaar uiteindelijk aanvraag voor settlement indienen.

Graduate Visa

Dit is een ongesponsord visum voor internationale studenten die een diploma in het VK hebben afgerond. Het stelt hen in staat om 2 jaar na afstuderen te blijven en te werken (of werk te zoeken) (3 jaar voor PhD-afgestudeerden).

Er is geen baanaanbod of sponsor nodig. Werkgevers “sponsoren” geen Graduate visa, maar ze moeten wel right-to-work controles uitvoeren. Dit visum is niet verlengbaar na de initiële termijn, maar men kan later overstappen op een Skilled Worker visum.

High Potential Individual (HPI) Visa

Een andere ongesponsorde route, het HPI-visum richt zich op recente afgestudeerden van ’s werelds topuniversiteiten. Om in aanmerking te komen, moet de aanvrager een kwalificerend diploma hebben behaald aan een erkende universiteit binnen de laatste 5 jaar.

Het stelt hen in staat om 2 jaar in het VK te wonen (3 jaar bij een PhD) zonder baanaanbod. HPI-visumhouders kunnen later overstappen op gekwalificeerd werkvisum.

Werkgevers kunnen profiteren door HPI-houders aan te nemen zonder hen meteen te sponsoren, hoewel ze wel aan de normale arbeidswetten moeten voldoen.

Temporary Worker Visas (Tier 5)

Deze categorie omvat verschillende kortdurende schema’s. Het meest opvallende is het Youth Mobility Scheme (YMS) visum, dat jonge mensen (meestal 18–30 of 35 jaar, afhankelijk van nationaliteit) uit deelnemende landen toestaat om tot 2 jaar in het VK te wonen en werken.

De geschiktheid is gebaseerd op nationaliteit (landen zoals Australië, Canada, Japan, enz.) en een spaarvereiste (ongeveer £2.530). YMS-aanvragers hebben geen baanaanbod of sponsor nodig.

Andere Tier 5 visa’s omvatten Government Authorised Exchange (voor stagiaires en interns), Charity Workers, Creative and Sporting workers, en International Agreement (voor werknemers die onder internationale verdragen vallen). Deze dekken meestal specifieke kortdurende plaatsingen of partnerschappen.

Er zijn enkele andere minder gebruikelijke routes (zoals het Global Talent visum voor uitzonderlijke leiders in wetenschap of het UK Ancestry visum voor burgers van Commonwealth-landen met in het VK geboren grootouders), maar de bovenstaande dekken de belangrijkste routes die een werkgever waarschijnlijk zal gebruiken.

In elk geval vereisen bijna alle langetermijnwerkvisa in het VK een sponsorship license van de werkgever (behalve ongesponsorde visa zoals Graduate of HPI).

Geschiktheid en Verantwoordelijkheden van Werkgevers

Voor het aannemen of verhuizen van iemand, moet een werkgever zeker weten dat ze die rol legaal kunnen sponsoren. Om een werkvisum uit te geven, moet het bedrijf beschikken over een geldige Sponsor Licence voor de relevante visumcategorie (Skilled Worker, GBM, Scale-up, etc.).

Het verkrijgen van deze licentie vereist een aanvraag bij UK Visas and Immigration (UKVI) en het aantonen dat het bedrijf echt is, financieel gezond en de juiste HR-systemen heeft.

UKVI controleert of het bedrijf daadwerkelijk bestaat en opereert zoals beweerd, en of de functie echt en noodzakelijk is.

De autoriteiten kunnen zelfs een inspectie ter plaatse uitvoeren voordat de licentie wordt goedgekeurd.

Na goedkeuring krijgt de werkgever een beoordeling (A of B) en kan beginnen met het sponsoren van werknemers door hen Certificates of Sponsorship (CoS) toe te wijzen. Elk CoS is een elektronisch document dat de details van de baan bevestigt (rol, salaris, duur).

De werkgever moet een CoS-vergoeding betalen en vervolgens het referentienummer van de CoS aan de kandidaat verstrekken, die het gebruikt om het visum aan te vragen. Het is de verantwoordelijkheid van de werkgever om te zorgen dat de CoS geldig is en overeenkomt met de daadwerkelijke baan.

Met een Sponsor Licence komen strikte plichten. Werkgevers moeten voor elke nieuwe werknemer right-to-work controles uitvoeren, zonder uitzondering. Dit betekent het verifiëren van originele paspoorten of biometrische documenten en het bewaren van duidelijke kopieën gedurende de duur van het dienstverband en tot twee jaar daarna.

De werkgever moet ook vastleggen dat de documenten echt en niet verlopen zijn. Het niet uitvoeren van de juiste controle of het in dienst nemen van iemand zonder werkvergunning kan civiele boetes of zelfs het verlies van de licentie tot gevolg hebben.

Sponsors moeten gedetailleerde gegevens bijhouden over de status van elke buitenlandse werknemer. Dit omvat kopieën van paspoorten en visa, actuele woonadressen, contactgegevens en arbeidscontracten.

Elke significante wijziging in de situatie van een gesponsorde werknemer – bijvoorbeeld, als ze van baan veranderen, onbetaald verlof nemen, salaris verminderen, stoppen met werken of het bedrijf verlaten – moet snel worden gemeld aan UKVI (meestal binnen 10 werkdagen).

Als een werknemer afwezig is zonder toestemming of de visumvoorwaarden schendt, moet dit ook worden gemeld. Kort gezegd fungeert de sponsor als de ogen en oren van de Britse overheid.

Deze nalevingsverplichtingen brengen een administratieve last met zich mee, maar zijn verplicht: onjuistheden of tekortkomingen die tijdens een nalevingscontrole worden vastgesteld, kunnen leiden tot downgrade, opschorting of intrekking van de licentie.

Tot slot moeten sponsors voldoen aan eventuele specifieke vereisten van de visumcategorie. In de praktijk betekent dit meestal dat ze minimaal het salaris betalen dat voor de rol is vastgesteld (bijvoorbeeld £38.700 voor de meeste Skilled Worker banen of £30.960 voor banen op de Skilled Occupations List), dat de baan overeenkomt met de goedgekeurde beroepscodes, en dat de werknemer voldoet aan de persoonlijke geschiktheid (Engelse taal, kwalificaties).

De werkgever mag ook niet eisen dat de buitenlandse werknemer zelf betaalt voor het visum; de Immigration Health Surcharge en andere verplichte kosten moeten door de werknemer worden gedragen of (voor Health & Care werknemers) kunnen worden vrijgesteld.

Het Proces Plannen

Plan het proces in fasen. Werkgevers moeten vroeg beginnen door de visumvereisten van de kandidaat te bevestigen en de benodigde documenten voor te bereiden.

Bepaal eerst de juiste visumcategorie op basis van de baan en het profiel van de werknemer. Als het een gesponsord visum is (zoals Skilled Worker of GBM), zorg dan dat je bedrijf al een geldige Sponsor Licence heeft – zo niet, vraag er een aan via GOV.UK (dit kan enkele weken duren).

Zodra je de licentie hebt, wijs je je werknemer een Certificate of Sponsorship toe voor de aangeboden rol. Vervolgens instrueer je de werknemer om online het visum aan te vragen, met vermelding van de CoS en andere documenten (paspoort, contract, bewijs van kwalificaties of ervaring, en Engelse testresultaten indien nodig).

Na indiening van de visumaanvraag, volg je de voortgang en help je met aanvullende verzoeken (bijvoorbeeld het plannen van biometrieafspraken of het verkrijgen van tuberculose-testen als de kandidaat uit een hoog-risicoland komt).

UK-visumbesluiten kunnen variëren van enkele weken tot meerdere maanden, afhankelijk van de route en het consulaat, dus neem dit mee in je planning. Zodra het visum is goedgekeurd, rond je de verhuislogistiek af: boek reizen, regel accommodatie of tijdelijke huisvesting, en help je je werknemer zich voor te bereiden op het leven in het VK (gezondheidszorgregistratie, scholen voor kinderen, enz.).

Bij aankomst in het VK voert de werknemer onmiddellijk een right-to-work check uit op hun visum of BRP-kaart. Maak en bewaar een kopie van de visumpagina, foto-pagina en eventuele biometrische verblijfsvergunning.

Zorg dat ze volgens plan aan het werk gaan (voltijds tegen het afgesproken salaris). Als details veranderen – bijvoorbeeld, als ze van rol wisselen of het bedrijf verlaten – werk dan hun status bij in het Sponsor Management System of meld dit aan UKVI zoals vereist.

Door elke stap in volgorde te volgen en duidelijke gegevens bij te houden, kunnen werkgevers hun nieuwe werknemer soepel door het UK immigratieproces begeleiden.

Juridische Verplichtingen en Naleving voor Werkgevers

Naast het helpen verkrijgen van het visum, moeten werkgevers ook voldoen aan de Britse arbeids- en immigratiewetten. Belangrijke verplichtingen omvatten:

Right-to-Work Checks

Elke werkgever moet verifiëren dat elke werknemer het wettelijke recht heeft om in het VK te werken vóór aanvang van het dienstverband. Voor buitenlandse onderdanen betekent dit het controleren van een geverifieerd paspoort of visum en het vastleggen van de vervaldatum.

Werkgevers mogen niet discrimineren bij het controleren van documenten – ze moeten dezelfde standaard toepassen op alle medewerkers. Als de toestemming om te werken tijdgebonden is, moet de werkgever de controle herhalen wanneer deze verloopt.

Het niet correct uitvoeren van een controle kan leiden tot financiële boetes en strafrechtelijke aansprakelijkheid.

Salaris- en Contractnaleving

Voor gesponsorde werknemers moeten ze worden betaald volgens of boven de vereiste drempel voor hun visumroute. Bijvoorbeeld, Skilled Workers moeten ≥£38.700 per jaar verdienen (tenzij een uitzondering geldt).

Dit betekent ook dat de UK-minimumloon- en vakantiewetten worden nageleefd voor alle werknemers. Bied een duidelijk arbeidscontract dat de gesponsorde rol weerspiegelt (functie, taken, uren, salaris).

Onderbetaling van een visumwerker kan de sponsorschapsregels schenden.

Rapportage en Administratie

Houd een register bij van de reisdata, werkvergunninggegevens en contactinformatie van elke buitenlandse werknemer. Gebruik het officiële Sponsor Management System (SMS) om belangrijke gebeurtenissen te rapporteren: bijvoorbeeld als de werknemer niet op de verwachte datum begint, langdurig verlof neemt, functiewijzigingen doorvoert of stopt met werken.

Deze rapportages moeten meestal binnen 10 werkdagen na de wijziging worden gedaan. Bewaar kopieën van paspoorten, visa en endorsements tijdens het dienstverband en gedurende 2 jaar na beëindiging.

Blijf Op de Hoogte van Beleidswijzigingen

De immigratieregels in het VK kunnen veranderen. Bijvoorbeeld, in april 2024 steeg het minimumsalaris voor Skilled Worker van £26.200 naar £38.700.

Werkgevers moeten aankondigingen volgen en ervoor zorgen dat hun beleid (en budgetten) zich aanpassen. Veel gebruiken HR-systemen of juridisch advies om veranderingen bij te houden.

Het trainen van HR- en recruitmentmedewerkers over sponsor-naleving is essentieel om onbedoelde overtredingen te voorkomen.

Het niet naleven van deze verplichtingen brengt ernstige risico’s met zich mee. Het Home Office kan boetes opleggen, een “Suspension” van je licentie eisen, of deze volledig intrekken.

In het ergste geval kan de werkgever worden uitgesloten van het sponsoren van verdere werknemers. Het goede nieuws is dat door naleving te integreren in normale HR-processen (bijvoorbeeld met automatische herinneringen voor controles en rapportages) en door immigratienaleving als een voortdurende plicht te beschouwen, de meeste problemen kunnen worden vermeden.

Veelvoorkomende Uitdagingen en Oplossingen in het Visumproces voor Werkgevers in het Verenigd Koninkrijk

Het sponsoren van buitenlandse werknemers kan uitdagend zijn. Werkgevers noemen vaak deze moeilijkheden:

Hoge Administratieve Last

Het bijhouden van right-to-work controles, het onderhouden van dossiers en het indienen van nalevingsrapportages voor elke buitenlandse werknemer kost veel tijd. Vooral kleinere bedrijven kunnen moeite hebben om personeel toe te wijzen aan sponsorverplichtingen.

Oplossing: Implementeer een HR-informatiesysteem of speciale immigratiesoftware om herinneringen te automatiseren voor aankomende controles en deadlines. Sommige bedrijven huren of trainen een “sponsorship manager” in om deze taken te beheren. Anderen besteden de immigratieadministratie uit aan specialisten.

Beleidswijzigingen

Frequent bijgewerkte immigratieregels (zoals recente salarisdrempelverhogingen en nieuwe visumroutes) kunnen werkgevers verrassen. Bijvoorbeeld, een functie met een budget van £30.000 komt plotseling niet meer in aanmerking.

Oplossing: Blijf geïnformeerd via officiële UKVI-nieuwsbrieven of juridische bulletins. Bouw flexibiliteit in bij het opstellen van vacatures en budgettering. Stel, indien mogelijk, functies net boven de minimumdrempel in om toekomstige verhogingen op te vangen.