Belastingen in Verenigd Koninkrijk

Het Verenigd Koninkrijk beschikt over een uitgebreid belastingstelsel dat zowel werkgevers als werknemers beïnvloedt. Voor werkgevers omvat het beheer van loonadministratie het begrijpen van verplichtingen met betrekking tot Pay As You Earn (PAYE) inkomstenbelasting en National Insurance Contributions (NICs). Werknemers worden inhoudingen op hun brutoloon onderworpen voor inkomstenbelasting en NICs, terwijl ze mogelijk ook profiteren van verschillende belastingaanslagen en aftrekposten die hun belastbaar inkomen verlagen. Het nauwkeurig navigeren door deze vereisten is cruciaal voor naleving en soepele loonadministratie.

Het begrijpen van de specifieke regels voor het belastingjaar, dat loopt van 6 april tot 5 april, is essentieel. Het belastingjaar 2025/2026 zal zijn eigen reeks tarieven, drempels en regelgeving hebben waaraan werkgevers zich moeten houden bij het verwerken van loonadministratie en rapportage aan HM Revenue and Customs (HMRC).

Verplichtingen werkgevers voor sociale zekerheid en loonbelasting

Werkgevers in het VK zijn primair verantwoordelijk voor het berekenen, inhouden en afdragen van National Insurance Contributions (NICs) namens hun werknemers, naast hun eigen werkgeversbijdragen. Deze bijdragen financieren staatsuitkeringen en diensten.

Employer's Class 1 NICs worden betaald over werknemersverdiensten boven een bepaalde drempel. Het tarief wordt toegepast op verdiensten boven de secondary threshold, zonder bovengrens voor de bijdrage van de werkgever.

Verdienperiode	Secondary Threshold (per week)	Secondary Threshold (per maand)	Secondary Threshold (per jaar)	Employer Class 1 NIC Tarief
Wekelijks	£175	-	-	13,8%
Maandelijks	-	£758	-	13,8%
Jaarlijks	-	-	£9.100	13,8%

Opmerking: Deze drempels en tarieven zijn gebaseerd op het belastingjaar 2024/2025 en kunnen wijzigen voor het belastingjaar 2025/2026.

Werkgevers kunnen ook aansprakelijk zijn voor de Apprenticeship Levy als hun jaarlijkse loonsom meer dan £3 miljoen bedraagt. Het heffingspercentage is 0,5% van de jaarlijkse loonsom, en werkgevers krijgen een vrijstelling van £15.000 om te compenseren tegen hun heffing.

Inkomensbelasting inhoudingsvereisten

Werkgevers zijn verplicht het Pay As You Earn (PAYE) systeem te gebruiken om inkomstenbelasting op het salaris of loon van hun werknemers in te houden voordat deze worden betaald. Het bedrag aan ingehouden belasting hangt af van de belastingcode van de werknemer, hun verdiensten en de huidige tarieven en bands voor inkomstenbelasting.

De belastingcode van een werknemer wordt afgegeven door HMRC en weerspiegelt hun belastingvrije aanslagen. De standaard persoonlijke vrijstelling is het bedrag dat iemand kan verdienen voordat inkomstenbelasting verschuldigd is. Voor het belastingjaar 2024/2025 is de standaard Personal Allowance £12.570. Deze vrijstelling wordt verminderd voor personen met een inkomen boven £100.000 en gaat volledig verloren bij een inkomen over £125.140.

Tarieven voor inkomstenbelasting variëren afhankelijk van het inkomensniveau en regio van het VK waarin de werknemer woont (Engeland, Wales, Noord-Ierland of Schotland).

Tarieven en Bands inkomstenbelasting (Engeland, Wales en Noord-Ierland - belastingjaar 2024/2025)

Belastingschijf	Tarief
Tot £12.570	0%
£12.571 tot £50.270	20%
£50.271 tot £125.140	40%
Boven £125.140	45%

Tarieven en Bands inkomstenbelasting (Schotland - belastingjaar 2024/2025)

Belastingschijf	Tarief
Tot £12.570	0%
£12.571 tot £14.732	19%
£14.733 tot £25.296	20%
£25.297 tot £43.662	21%
£43.663 tot £75.000	42%
£75.001 tot £125.140	46%
Boven £125.140	48%

Opmerking: Deze tarieven en bands zijn gebaseerd op het belastingjaar 2024/2025 en kunnen wijzigen voor het belastingjaar 2025/2026. Schotse tarieven en bands worden vastgesteld door het Schotse parlement.

Werkgevers berekenen de belastinginhouding voor elke loonperiode op basis van de belastingcode van de werknemer en de proportie van de jaarlijkse belastingbands die op die periode van toepassing zijn (bijvoorbeeld wekelijks, maandelijks).

Inhoudingen inkomstenbelasting werknemer en vrijstellingen

De belastingplicht van werknemers wordt verminderd door hun persoonlijke vrijstelling en mogelijk andere vrijstellingen of in aanmerking komende belastingvoordelen. De standaard Personal Allowance is de meest voorkomende aftrekpost.

Andere vrijstellingen en voordelen die van invloed kunnen zijn op de belastingcode van een werknemer zijn onder meer:

• Huwelijksvrijstelling: Hiermee kan een echtpaar of geregistreerd partnerschap 10% van hun Personal Allowance overdragen aan hun partner, mits deze minder dan de Personal Allowance verdient en de partner niet onder een hogere of extra tarief valt.
• Blindengeleerdenvrijstelling: Een extra belastingvrije vrijstelling voor geregistreerde blinde personen.
• Belastingvoordeel op pensioenbijdragen: Bijdragen aan geregistreerde pensioenregelingen kunnen belastingvoordelen krijgen. Dit wordt vaak direct via de pensioenverstrekker geregeld, maar voor sommige regelingen ontvangt de werknemer belastingvoordeel via zijn belastingcode.
• Gift Aid: Donaties aan goede doelen onder Gift Aid kunnen de basistariefband voor de schenker uitbreiden.
• Werkgerelateerde kosten: Werknemers kunnen mogelijk belastingvoordeel claimen voor bepaalde werkgerelateerde kosten die niet door de werkgever worden vergoed, zoals zakenreizen, professionele kosten of uniformen.

Deze vrijstellingen en voordelen worden gewoonlijk meegenomen in de belastingcode van de werknemer, die de werkgever instrueert over hoeveel belastingvrije inkomsten moeten worden toegepast voordat belastinginhoudingen worden berekend.

Deadlines voor naleving belasting en rapportage

UK-werkgevers moeten voldoen aan de vereisten voor Real Time Information (RTI) rapportage. Dit betekent dat looninformatie moet worden ingediend bij HMRC op of vóór de datum dat werknemers worden betaald.

Belangrijke RTI-inzendingen omvatten:

• Full Payment Submission (FPS): Wordt ingediend elke keer dat een werkgever werknemers betaalt, met details over betalingen, inhoudingen en start-/vertrekgegevens.
• Employer Payment Summary (EPS): Wordt maandelijks ingediend (indien van toepassing) om figuren te rapporteren zoals teruggevorderde NICs (bijvoorbeeld wettelijke betalingen), Apprenticeship Levy of als er geen werknemers zijn betaald in een periode.

Werkgevers moeten ook:

• Werknemers een P60-formulier geven aan het einde van het belastingjaar (tegen 31 mei) met hun totale loon en inhoudingen voor dat jaar.
• Uitgaven en voordelen voor werknemers (die niet loonadministratief worden verwerkt) rapporteren op P11D-formulieren (voor 6 juli na afloop van het belastingjaar).
• De ingehouden PAYE-belasting en NICs betalen aan HMRC, meestal vóór de 22e van de maand na de loonperiode (19e als betaald wordt per post).

Het niet halen van deze rapportage- en betalingsdeadlines kan leiden tot boetes en rente.

Bijzondere belastingoverwegingen voor buitenlandse werknemers en bedrijven

Het in dienst nemen van buitenlandse werknemers of opereren als een buitenlands bedrijf in het VK brengt extra belastingcomplexiteiten met zich mee.

• Residentie status: De belastingplicht van een individu in het VK hangt af van hun residentiestatus. Andere regels gelden voor inwoners, niet-inwoners en personen die tijdelijk niet-inwoner zijn. Dit beïnvloedt hoe hun wereldwijde inkomen in het VK wordt belast.
• National Insurance Contributions: De verplichting om UK NICs te betalen hangt meestal af van waar het werk wordt uitgevoerd. Speciale regels en verdragen (zoals sociale zekerheidsverdragen of EU-regelgeving, hoewel Post-Brexit-regels van toepassing zijn) kunnen van invloed zijn op of NICs verschuldigd zijn in het VK of een ander land, vooral bij uitgeleende werknemers.
• Verdragen ter voorkoming van dubbele belasting: Het VK heeft verdragen om dubbele belasting te voorkomen met veel landen. Deze verdragen kunnen bepalen welk land het voornaamste recht heeft om bepaalde inkomsten te belasten en bieden verlichting om te voorkomen dat personen dubbel worden belast over hetzelfde inkomen.
• Permanent Establishment: Een buitenlands bedrijf kan onderworpen worden aan de VK-vennootschapsbelasting als wordt aangenomen dat het een 'permanente vertegenwoordiging' in het VK heeft. Het in dienst nemen van personeel in het VK kan bijdragen aan het vaststellen van een permanente vertegenwoordiging.
• PAYE voor buitenlandse werkgevers: Zelfs als een buitenlands bedrijf geen geregistreerd kantoor of vestiging in het VK heeft, kan het nog steeds verplicht zijn PAYE te regelen als het personen in dienst neemt die in het VK werken. In dergelijke gevallen is het vaak noodzakelijk om een agent aan te stellen of een Employer of Record te gebruiken om de Britse loon- en belastingverplichtingen compliant af te handelen.