Employer of Record in Sri Lanka

Het aantrekken van talent in Sri Lanka biedt toegang tot een geschoolde en diverse arbeidsmarkt, maar het navigeren door lokale arbeidswetten en regelgeving kan complexiteiten met zich meebrengen voor internationale bedrijven. Bij het uitbreiden van uw team naar Sri Lanka is het essentieel om de beschikbare aanwervingsstructuren te begrijpen om naleving en operationele efficiëntie te waarborgen. Buitenlandse bedrijven hebben doorgaans enkele hoofdwegen om werknemers legaal in het land aan te nemen.

Bedrijven die willen aannemen in Sri Lanka kunnen kiezen uit verschillende methoden:

• Het opzetten van een lokale entiteit: Dit houdt in dat u een dochteronderneming of filiaal opricht, wat aanzienlijke tijd, kapitaal en een diepgaand begrip van Sri Lankaanse bedrijfs- en belastingwetten vereist. Het vereist ook voortdurende naleving van lokale financiële rapportage- en regelgevingsvereisten.
• Gebruik maken van een Employer of Record (EOR): Samenwerken met een Employer of Record zoals Rivermate stelt bedrijven in staat om werknemers in Sri Lanka aan te nemen zonder een lokale juridische entiteit op te richten. De EOR verzorgt alle formele arbeidsverplichtingen en fungeert als de juridische werkgever.
• Aannemen als zelfstandige contractor: Voor specifieke projectgebaseerde werkzaamheden kan het inhuren van personen als zelfstandige contractors een optie zijn. Dit brengt echter risico’s met zich mee als de arbeidsrelatie lijkt op die van een werknemer, wat mogelijk leidt tot misclassificatieproblemen onder Sri Lankaanse arbeidswetgeving.

Hoe een EOR werkt in Sri Lanka

Een Employer of Record vereenvoudigt wereldwijde uitbreiding door op te treden als de juridische werkgever voor uw teamleden in Sri Lanka. Dit betekent dat de EOR verantwoordelijk is voor:

• Loonadministratie en belastinginhouding in overeenstemming met Sri Lankaanse belastingwetten.
• Beheer van werknemersvoordelen zoals het provident fund, gratificatie en ziektekostenverzekering, en zorgen voor naleving van lokale voorschriften.
• Het beheren van arbeidscontracten die voldoen aan Sri Lankaanse arbeidsregels, inclusief voorwaarden voor proeftijd, verlof en ontslag.
• Zorgen voor naleving van alle lokale arbeidswetten, inclusief werkuren, minimumloon en verlofregelingen.
• Het afhandelen van alle aspecten van HR-administratie, inclusief onboarding, offboarding en voortdurende ondersteuning van werknemers.

Voordelen voor bedrijven die willen aannemen in Sri Lanka zonder een lokale entiteit op te richten

Het inschakelen van een EOR biedt aanzienlijke voordelen voor bedrijven die willen profiteren van Sri Lankas talentenpool zonder de last van het opzetten van een fysieke vestiging:

• Snelle markttoegang: Neem snel werknemers aan, vaak binnen enkele dagen, en vermijd het lange proces van het oprichten van een entiteit.
• Verlaagde kosten en administratieve lasten: Vermijd de kosten en complexiteiten die gepaard gaan met het vormen en onderhouden van een lokale dochteronderneming.
• Gegarandeerde naleving: Verminder het risico op niet-naleving van Sri Lankaanse arbeidswetten, belastingregels en loonadministratie.
• Toegang tot top talent: Werv en neem de beste professionals in Sri Lanka aan, ongeacht de fysieke locatie van uw bedrijf.
• Flexibiliteit en schaalbaarheid: Schaal uw team gemakkelijk op of af op basis van zakelijke behoeften, zonder de juridische implicaties van een directe werkgever.

Het transparante prijsmodel van Rivermate elimineert complexiteit met een enkel, concurrerend maandelijks tarief per werknemer. In tegenstelling tot traditionele PEO-aanbieders, omvat onze prijs in Sri Lanka uitgebreide HR-ondersteuning, benefits administratie, compliance management en toegang tot ons eigen dashboard voor realtime workforce analytics. Geen verborgen kosten, geen opstartkosten—gewoon een eenvoudige prijsstelling die meegroeit met de behoeften van uw bedrijf en volledige wettelijke naleving in Sri Lanka garandeert.

Werkgevers in Sri Lanka moeten bijdragen aan sociale zekerheidsfondsen, waaronder het Employees' Provident Fund (12% werkgever, 8% werknemer), het Employees' Trust Fund (3%), en variabele bijdragen aan het Compensation Fund op basis van industrierisico. Zij zijn ook verantwoordelijk voor het inhouden van inkomstenbelasting via het PAYE-systeem, met tarieven variërend van 6% tot 30% afhankelijk van de inkomenscategorieën.

Belastingaftrekposten voor werknemers omvatten een persoonlijke vrijstelling van LKR 1.200.000 per jaar, aftrek voor goedgekeurde investeringen, medische kosten, donaties en EPF-bijdragen. Werkgevers moeten PAYE-belastingen maandelijks afdragen vóór de 15e, jaarlijkse aangiften indienen vóór 30 november, en EPF/ETF-bijdragen aan het einde van de maand betalen. Buitenlandse werknemers worden belast op basis van hun residentiestatus, waarbij niet-ingezetenen alleen belast worden op inkomen uit Sri Lanka, en kunnen profiteren van DTA's. Buitenlandse bedrijven krijgen te maken met een vennootschapsbelasting van 30%, met aanvullende withholding tax-verplichtingen.

Het salarislandschap van Sri Lanka in 2025 wordt gevormd door economische factoren, industrie-eisen en regelgeving. Salarissen variëren per industrie en rol, waarbij sectoren met hoge vraag zoals IT, financiën en toerisme een hogere vergoeding bieden. Bijvoorbeeld, software engineers verdienen tussen LKR 80.000-150.000 bij instapniveau en tot LKR 700.000 op seniorniveau, terwijl data scientists aanvankelijk kunnen verdienen van LKR 90.000-170.000, en oplopen tot LKR 800.000 op seniorniveau.

Minimumlonen worden gereguleerd, met een standaard van ongeveer LKR 15.000/maand in alle sectoren, hoewel bepaalde industrieën zoals kleding en theeplantages hogere minimums hebben (bijvoorbeeld LKR 16.500 en LKR 17.000 respectievelijk). Vergoedingspakketten omvatten vaak bonussen zoals jaarlijkse, feestdagen, aanwezigheid, vervoer en medische vergoedingen, die de algehele arbeidsvoorwaarden verbeteren.

Loonadministratie wordt doorgaans maandelijks verwerkt via bankoverschrijvingen, met verplichte wettelijke inhoudingen zoals EPF en ETF. Salaristrends worden beïnvloed door inflatie, arbeidsvraag en technologische groei, vooral in IT, waar tekorten aan vaardigheden de salarisdruk verhogen. Werkgevers dienen regelmatig salarissen te benchmarken en op de hoogte te blijven van juridische en marktontwikkelingen om concurrerend te blijven.

De arbeidswetgeving in Sri Lanka biedt uitgebreide verlofregelingen om het welzijn van werknemers te bevorderen en tegelijkertijd de bedrijfsbehoeften in balans te houden. Werknemers hebben over het algemeen recht op minimaal 14 dagen betaalde jaarlijkse vakantie na 12 maanden onafgebroken dienst. Nationale feestdagen worden jaarlijks vastgesteld, waarbij werknemers doorgaans betaald verlof krijgen; werken op deze dagen vereist meestal overwerk of een vrije dag. Ziekteverlof biedt ongeveer 14 dagen betaald verlof per jaar, met medische certificering voor langdurige afwezigheid, maar niet-gebruikte ziekteverlof wordt over het algemeen niet meegenomen naar het volgende jaar.

Ouderschapsverlof omvat ongeveer 84 werkdagen zwangerschapsverlof voor vrouwen, waarbij de betaling vaak door de werkgever en overheidsvergoedingen wordt gedekt. Vaders hebben recht op ongeveer 3 dagen vaderschapsverlof, en adoptieve moeders op ongeveer 42 dagen adoptieverlof, beide betaald. Aanvullende verloftypes zoals rouwverlof, studie- en religieus verlof en speciaal verlof zijn beschikbaar afhankelijk van het beleid van de werkgever.

Sri Lanka vereist verschillende werknemersvoordelen, waaronder lonen, bijdragen aan het provident fund, trust fund-bijdragen, gratuïte, betaalde vakantiedagen, jaarlijkse en ziekteverlof, zwangerschaps- en vaderschapsverlof. Werkgevers zijn wettelijk verplicht om 12% van de lonen bij te dragen aan de Employees' Provident Fund (EPF) en 3% aan het Employees' Trust Fund (ETF), terwijl werknemers 8% bijdragen aan de EPF. Gratuïte wordt uitbetaald na vijf jaar dienstverband, en wettelijke verlofrechten variëren op basis van diensttijd.

Naast wettelijke vereisten bieden veel werkgevers optionele voordelen zoals particuliere ziektekostenverzekering, levens- en ongevallenverzekering, prestatiebonussen, vergoedingen, vervoerondersteuning, gesubsidieerde maaltijden, werknemershulpprogramma's en professionele ontwikkeling. Particuliere ziektekostenverzekering wordt steeds meer verwacht en wordt vaak gesubsidieerd door werkgevers, en dekt opname, poliklinische zorg en soms tandheelkundige en oogzorg.

Pensioenregelingen omvatten vaak aanvullende schema's zoals defined contribution of minder gebruikelijke defined benefit plannen, waarbij vesting-schema's de eigendom van de werknemer beïnvloeden. Voordelenpakketten variëren afhankelijk van de bedrijfsgrootte en industrie, waarbij grote bedrijven doorgaans uitgebreide voordelen bieden, terwijl MKB's mogelijk meer beperkte opties hebben. Werkgevers moeten budgetteren voor deze voordelen, zorgen voor wettelijke naleving en duidelijk communiceren met werknemers om talent effectief aan te trekken en te behouden.

Arbeidsovereenkomsten in Sri Lanka zijn essentieel voor het definiëren van juridische arbeidsrelaties, het beschermen van rechten en het waarborgen van naleving van arbeidswetgeving. Ze moeten belangrijke clausules bevatten zoals rollen, verantwoordelijkheden, vertrouwelijkheid, niet-concurrentie en beëindigingsvoorwaarden. Goed opgestelde contracten bevorderen positieve werkomgevingen en verminderen geschillen.

Sri Lanka erkent twee hoofdtypen contracten: fixed-term, dat eindigt na een gespecificeerde periode, en indefinite, dat doorgaat totdat het wordt beëindigd. Werkgevers moeten ervoor zorgen dat overeenkomsten essentiële clausules bevatten, waaronder functiebeschrijving, proeftijd, vertrouwelijkheid, niet-concurrentie en beëindigingsprocedures.

Het begrijpen van deze elementen helpt werkgevers om juridische naleving te waarborgen en duidelijke, afdwingbare arbeidsrelaties in Sri Lanka op te zetten.

Thuiswerken in Sri Lanka is aanzienlijk gegroeid, gedreven door wereldwijde trends, waarbij werkgevers steeds vaker flexibele regelingen aannemen. Hoewel er geen specifieke wetgeving voor thuiswerken bestaat, zijn de bestaande arbeidswetten van toepassing, met de nadruk op duidelijke arbeidscontracten, naleving van werkuren, gezondheid en veiligheid, en eerlijke behandeling. Werkgevers moeten zorgen voor een veilige thuiswerkomgeving, inclusief ergonomisch advies en risicoanalyses.

Flexibele regelingen zoals flextijd, verkorte werkweken, job sharing, telewerken en deeltijdwerk zijn gangbaar, wat helpt bij het aantrekken van talent en het verhogen van de productiviteit. Gegevensbescherming wordt gereguleerd door de Personal Data Protection Act No. 9 of 2022, die werkgevers verplicht beveiligingsmaatregelen te implementeren, werknemers te trainen en gegevensverwerkingsovereenkomsten op te stellen. Beleidslijnen voor apparatuur en kosten moeten de levering, terugbetalingsprocessen en belastingoverwegingen specificeren, waarbij internet, telefoon en kantoorbenodigdheden doorgaans worden vergoed.

Betrouwbare technologische infrastructuur is essentieel, inclusief hardware, software, breedbandinternet, technische ondersteuning en beveiligingstools. Werkgevers zouden kunnen overwegen om internetkosten te subsidiëren en samenwerkingsplatforms te bieden om effectief thuiswerken te faciliteren.

Het beëindigen van werknemers in Sri Lanka vereist strikte naleving van de arbeidswetgeving om juridische geschillen te voorkomen. Werknemers worden onderverdeeld in TEWA of niet-TEWA, met verschillende opzeg- en ontslagverplichtingen. Voor TEWA-dekking werknemers variëren de opzegtermijnen op basis van diensttijd: minimaal 1 maand voor minder dan 1 jaar, 2 maanden voor 1-5 jaar, 3 maanden voor 5-10 jaar, en 6 maanden voor meer dan 10 jaar. Niet-TEWA werknemers volgen de contractvoorwaarden. Werkgevers kunnen betaling in plaats van opzegging aanbieden indien toegestaan.

Ontslagvergoeding voor TEWA-werknemers wordt als volgt berekend:

Procedurele eerlijkheid is cruciaal: onderzoeken, formele kennisgevingen, hoorzittingen en schriftelijke ontslagbrieven zijn verplicht. Voor TEWA-werknemers is vooraf schriftelijke toestemming van de Labour Commissioner vereist, tenzij disciplinaire redenen onmiddellijke actie rechtvaardigen. Werkgevers moeten het proces zorgvuldig documenteren om zich te verdedigen tegen claims van onrechtmatig ontslag, die werknemers kunnen aanvechten via de Labour Tribunal met het verzoek tot herstel of compensatie.

Sri Lanka ziet een verschuiving naar flexibele werkregelingen, waarbij veel professionals kiezen voor freelance of onafhankelijke contractor-rollen. Deze trend wordt beïnvloed door wereldwijde praktijken op het gebied van remote work en de vraag naar gespecialiseerde vaardigheden op projectbasis. Voor bedrijven biedt het inzetten van Contractors flexibiliteit en toegang tot een breder talentenpool zonder de administratieve lasten van traditioneel werkgeverschap. Echter, een juiste classificatie is cruciaal om juridische en financiële repercussies zoals achterstallige belastingen en boetes te voorkomen. Belangrijke onderscheidingen tussen werknemers en contractors omvatten controle over het werk, financieel risico en exclusiviteit.

Naleving van de wetgeving is essentieel, met contracten die de relatie duidelijk definiëren. Contracten moeten details bevatten zoals de scope van het werk, betalingsvoorwaarden, vertrouwelijkheid en intellectuele eigendomsrechten. Intellectueel eigendom dat door Contractors wordt gecreëerd, moet expliciet worden toegewezen aan de opdrachtgever om geschillen te voorkomen. Contractors zijn verantwoordelijk voor hun eigen belastingverplichtingen, inclusief inkomstenbelasting en mogelijke registratie voor VAT/NBT. Verzekering is niet verplicht, maar wordt aanbevolen voor Contractors, ter dekking van professionele aansprakelijkheid en ziektekostenverzekering.

Onafhankelijke contracting is gangbaar in sectoren zoals IT, creatieve diensten, consulting, onderwijs, gezondheidszorg, bouw en media. De digitale economie en de mogelijkheden voor remote work breiden kansen uit voor freelancers in diverse industrieën in Sri Lanka.

Sri Lanka biedt diverse visumopties voor buitenlandse werknemers, waaronder voornamelijk Employment, Residence en Business visa's. De Employment Visa, die sponsoring vereist van een Sri Lankaanse onderneming, is de meest voorkomende voor buitenlandse werknemers. Andere visa dienen specifieke doeleinden zoals investering of kortdurende zakelijke activiteiten. Werkgevers moeten zorgen voor naleving van de immigratieregels, die worden beheerd door het Department of Immigration and Emigration, en op de hoogte blijven van beleidswijzigingen.

Om een werkvergunning te verkrijgen, hebben buitenlandse nationalen een job offer nodig, sponsoring van een Sri Lankaanse onderneming en het indienen van vereiste documenten zoals kopieën van paspoorten, onderwijsbewijzen, arbeidscontracten, medische en politieverklaringen. De verwerkingstijd bedraagt doorgaans enkele weken tot enkele maanden, met aanvraagkosten die variëren op basis van het type en de duur van de vergunning.