Een Employer of Record, of EOR, is een dienst die je helpt werknemers in een ander land aan te nemen. Als je iemand wilt aannemen in Sri Lanka, maar je hebt daar geen geregistreerd bedrijf, is een EOR de oplossing. De EOR wordt de wettelijke werkgever voor jouw teamlid. Het regelt alle lokale HR-taken zoals loonadministratie, belastingen, voordelen en naleving van de Sri Lankaanse wetgeving. Dit stelt je in staat je te richten op het dagelijkse beheer van je werknemer zonder de kosten en complexiteit van het opzetten van een nieuwe entiteit. Voor een eenvoudige manier om dit te beheren, kun je gebruikmaken van een EOR-aanbieder zoals Rivermate.

Hoe een Employer of Record (EOR) werkt in Sri Lanka

Het gebruik van een EOR vereenvoudigt je wervingsproces. Je vindt het talent, en de EOR regelt de juridische kant van het werkgeverschap. Het proces is eenvoudig.

1. Je kiest je kandidaat. Je werft en selecteert de persoon die je wilt aannemen in Sri Lanka. Je bepaalt hun rol en salaris.
2. De EOR neemt je kandidaat in dienst. De EOR huurt de werknemer legaal in via haar lokale Sri Lankaanse bedrijfsentiteit. Dit betekent dat je nieuwe medewerker op een conforme lokale loonlijst staat.
3. Er wordt een lokaal contract opgesteld. De EOR stelt een arbeidsovereenkomst op die voldoet aan alle arbeidswetten van Sri Lanka. Dit beschermt jou en je werknemer. Alle contracten moeten voldoen aan de regelgeving van het Department of Labour van Sri Lanka, waar je meer over kunt leren op hun officiële site (http://www.labourdept.gov.lk).
4. De onboarding begint. De EOR beheert het hele onboardingproces. Het verzamelt de benodigde documenten en zorgt ervoor dat je nieuwe werknemer geregistreerd is voor belastingen en eventuele sociale bijdragen.
5. Loonadministratie en voordelen worden beheerd. De EOR zorgt voor een correcte en tijdige betaling van je werknemer. Het regelt alle belastinginhoudingen en beheert wettelijke voordelen.
6. Je beheert je team. Terwijl de EOR de HR-administratie afhandelt, beheer jij de dagelijkse taken, projecten en prestaties van je werknemer. Je hebt volledige controle over hun werk.

Waarom een Employer of Record gebruiken in Sri Lanka

Het gebruik van een EOR in Sri Lanka is een praktische manier om je team uit te breiden zonder te worden vertraagd door administratieve obstakels. Het stelt je in staat snel en legaal de markt te betreden, waardoor je de aanzienlijke tijd en kosten bespaart die nodig zijn om een lokaal bedrijf op te zetten. Deze aanpak neemt de last weg van het navigeren door onbekende arbeidswetten en belastingstelsels.

• De markt sneller betreden. Je kunt werknemers aannemen in dagen, niet in de maanden die het kan duren om een nieuwe bedrijfsentiteit in Sri Lanka te registreren.
• Zorg voor volledige naleving. EORs zijn experts in lokale arbeidswetten. Ze zorgen ervoor dat je aanwervingspraktijken volledig voldoen aan de Sri Lankaanse regelgeving, die wordt gecontroleerd door het Ministry of Labour (https://labourmin.gov.lk). Dit vermindert je risico op juridische problemen.
• Kosten verlagen. Het opzetten en onderhouden van een buitenlandse dochteronderneming is duur. Een EOR biedt een kosteneffectievere manier om een wereldwijd team op te bouwen.
• Loonadministratie vereenvoudigen. Het beheren van internationale loonadministratie is complex. Een EOR regelt alle berekeningen, belastinginhoudingen en betalingen, zodat jij dat niet hoeft te doen.
• Focus op je bedrijf. Terwijl de EOR HR- en juridische taken afhandelt, kun jij je energie richten op het ondersteunen van je team en het laten groeien van je bedrijf.

Rivermate's transparante prijsmodel elimineert complexiteit met een enkel, concurrerend maandelijks tarief per werknemer. In tegenstelling tot traditionele PEO-aanbieders omvat onze prijsstelling in Sri Lanka uitgebreide HR-ondersteuning, voordelenadministratie, nalevingsbeheer en toegang tot ons eigen dashboard voor realtime personeelsanalyse. Geen verborgen kosten, geen opstartkosten—gewoon een duidelijke prijsstelling die meegroeit met de behoeften van uw bedrijf terwijl volledige wettelijke naleving in Sri Lanka wordt gewaarborgd.

Werven in Sri Lanka biedt toegang tot een geschoolde en flexibele beroepsbevolking. Het land heeft een hoog alfabetiseringspercentage, en veel professionals hebben ervaring in internationale omgevingen. Wanneer u hier werft, zult u een workforce vinden die bekend staat om een sterke werkethiek. Om het goed te doen, moet u de lokale arbeidswetten begrijpen. Deze gids behandelt de belangrijkste gebieden die u moet weten.

Arbeidsovereenkomsten & must-have clausules

Hoewel mondelinge overeenkomsten erkend worden, is een schriftelijke arbeidsovereenkomst standaardpraktijk en sterk aanbevolen. Het creëert duidelijkheid voor u en uw werknemer. Onder de Shop and Office Employees Act moet u schriftelijke details van de arbeid verstrekken.

Uw arbeidsovereenkomsten moeten deze kernpunten bevatten:

• Partijgegevens: Volledige namen en adressen van het bedrijf en de werknemer.
• Functie: Een duidelijke functietitel en beschrijving van de taken.
• Startdatum: De officiële eerste werkdag.
• Contractduur: Vermeld of het contract voor een vaste termijn is of onbepaalde tijd.
• Proeftijd: Details over de proeftijd, indien van toepassing.
• Salaris: Het basissalaris, eventuele vergoedingen en het betalingsschema.
• Sociale Zekerheid: Vermelding van bijdragen aan het Employee Provident Fund (EPF) en Employee Trust Fund (ETF).
• Werkuren: Standaard werkuren en overwerkvergoedingen.
• Verlof: Informatie over jaarlijkse, ziekte- en andere verlofregelingen.
• Ontslag: De vereiste opzegtermijn en voorwaarden voor ontslag.

Proeftijd

De Sri Lankaanse arbeidswet stelt geen specifieke duur voor proeftijd vast. Een gangbare praktijk is een proeftijd van zes maanden. Voor senior functies kan dit soms oplopen tot een jaar.

Tijdens de proeftijd kunnen zowel u als de werknemer de geschiktheid beoordelen. Ontslagvoorwaarden tijdens deze periode moeten duidelijk in de arbeidsovereenkomst worden vermeld.

Werkuren & overwerk

De standaard werkweek in Sri Lanka is 45 uur, met een maximum van 8 uur per dag. Voor fabrieksarbeiders is het maximum 48 uur per week.

Hier zijn de belangrijkste punten over overwerk:

• Elk werk buiten de standaard 45 uur per week is overwerk.
• Overwerk is beperkt tot 12 uur per week.
• U moet werknemers 1,5 keer hun reguliere uurloon betalen voor overwerk.
• Werknemers hebben recht op een pauze van één uur voor elke acht gewerkte uren.

Openbare & regionale feestdagen

Sri Lanka heeft een royaal aantal feestdagen. Deze omvatten nationale, religieuze en culturele feestdagen. Een uniek kenmerk is de "Poya" dag, een feestdag die valt op elke volle maan.

Hier is een lijst van feestdagen voor 2025:

Het inhuren van contractors in Sri Lanka

U kunt onafhankelijke contractors inhuren voor projectgebaseerd werk. Dit biedt flexibiliteit en toegang tot gespecialiseerde vaardigheden zonder de verplichtingen van fulltime employment.

De belangrijkste uitdaging is echter de misclassificatie van werknemers. U moet uw werknemers correct classificeren. Als u een contractor behandelt als een werknemer, loopt u het risico op juridische en financiële sancties. Dit kan onder meer achterstallige betalingen voor voordelen en belastingen inhouden.

Een Employer of Record (EOR) helpt u deze risico's te vermijden. Een EOR kan werknemers namens u aannemen, zodat ze correct worden geclassificeerd volgens de Sri Lankaanse wet. De EOR regelt alle juridische en HR-verantwoordelijkheden, inclusief conforme contracten, loonadministratie en voordelen. Zo kunt u zich richten op het beheer van uw team zonder zorgen over compliance.

In Sri Lanka betekent het omgaan met compensatie en loonadministratie het navigeren door een systeem met specifieke regels en sociale zekerheidsbijdragen. Je vindt een mix van verplichte voordelen en gangbare toelagen die bepalen hoe je je team betaalt. Het is een landschap dat nauwkeurige aandacht voor detail vereist om ervoor te zorgen dat je compliant bent en je werknemers correct betaald worden.

Payrollcycli & loonstructuur

Je kunt je werknemers betalen op basis van een dag, week of maand. De betaalperiode mag echter niet langer zijn dan één maand. Maandelijkse salarissen worden meestal betaald op de laatste werkdag van de maand.

Naast het basisloon kan je loonstructuur omvatten:

• Toelagen: Betalingen voor zaken als vervoer en huisvesting zijn gebruikelijk, vooral in stedelijke gebieden.
• Bonussen: Hoewel niet verplicht, worden festivalvoorschotten en bonussen vaak gegeven tijdens grote culturele en religieuze feestdagen.

Overwerk & minimumloon

Werkuren kunnen variëren per industrie. Voor kantoor- en winkelmedewerkers is de standaard een achturige werkdag en een 45-urige werkweek. Fabriekarbeiders hebben een iets ander schema van een negenurige werkdag en een 48-urige werkweek.

Als je werknemers buiten deze standaarduren werken, hebben ze recht op overwerkvergoeding. Hier is wat je moet weten:

• Overwerk wordt betaald tegen 1,5 keer het normale uurloon.
• Er is een limiet van 12 uur overwerk per week.

Het nationale minimumloon in Sri Lanka is LKR 12.500 per maand.

Werkgeversbelastingen en bijdragen

Als werkgever ben je verplicht bij te dragen aan sociale zekerheidsfondsen namens je werknemers.

Werknemersbelastingen en inhoudingen

Werknemers dragen ook bij aan hun eigen sociale zekerheid en betalen inkomstenbelasting.

In Sri Lanka zijn werknemersvoordelen en verlof een mix van door de overheid vereiste rechten en extra voordelen die werkgevers aanbieden. De wet stelt de minimale normen vast voor zaken als vakantietijd, ziektedagen en pensioenbesparingen. Veel bedrijven kiezen ervoor om meer dan de basis te bieden om goede werknemers aan te trekken en te behouden. Dit creëert een werkcultuur waarin mensen zich gewaardeerd en ondersteund voelen.

Wettelijk verlof

Sri Lankaanse wetgeving zorgt ervoor dat je vrij krijgt voor rust en persoonlijke behoeften. Na je eerste jaar bij een bedrijf heb je recht op 14 dagen betaalde jaarlijkse vakantie. Tijdens je eerste jaar verdien je verlof op basis van pro-rata.

Je krijgt ook zeven dagen betaalde ziekteverlof per jaar. Als je dit verlof moet gebruiken, moet je een doktersverklaring overleggen. Voor zwangere vrouwen is zwangerschapsverlof vrij royaal. Je krijgt 12 weken volledig betaald verlof voor je eerste twee kinderen. Voor alle volgende kinderen is het verlof zes weken.

Feestdagen & regionale feestdagen

Sri Lanka heeft veel feestdagen, die een rijke mix van culturele en religieuze evenementen vieren. Hoewel er talrijke feestdagen zijn, zijn niet alle verplichte betaalde vrije dagen voor elke sector. Hier zijn enkele belangrijke feestdagen:

Typische aanvullende voordelen

Om concurrerend te blijven, bieden veel werkgevers in Sri Lanka voordelen die verder gaan dan de wettelijke vereisten. Hier is een overzicht van wat wettelijk vereist is versus wat vaak als extra voordeel wordt toegevoegd:

Hoe een EOR kan helpen bij het opzetten van voordelen

Het opzetten van een uitgebreid voordelenpakket in een nieuw land kan complex zijn. Een Employer of Record (EOR) vereenvoudigt dit proces voor jou. Wij regelen alle administratieve taken, van het inschrijven van je team in verplichte fondsen tot het zoeken naar competitieve aanvullende voordelen.

Een EOR zorgt ervoor dat je voldoet aan alle lokale arbeidswetten. Wij blijven op de hoogte van regelgevende veranderingen, zodat jij dat niet hoeft te doen. Dit bespaart je tijd en vermindert het risico. Door samen te werken met een EOR, kun je je werknemers in Sri Lanka een uitstekend voordelenpakket bieden zonder de administratieve hoofdpijn.

Het ontslaan van een werknemer in Sri Lanka omvat duidelijke juridische stappen. Je kunt iemand niet zomaar ontslaan. Het proces vereist dat je de regels volgt die zijn vastgelegd in de arbeidswetgeving van het land. Twee belangrijke wetten regelen ontslagen: de Termination of Employment of Workmen (Special Provisions) Act (TEWA) en de Industrial Disputes Act. In de meeste gevallen heb je een geldige reden nodig en moet je goedkeuring krijgen van de Commissioner of Labour voordat je een contract beëindigt. Dit zorgt ervoor dat het proces eerlijk en transparant verloopt voor iedereen.

Opzegtermijnen

Wat betreft opzegtermijnen, stelt de Sri Lankaanse wet geen vaste termijn voor elke situatie. De lengte van de opzegtermijn hangt vaak af van het contract van de werknemer.

Hier zijn enkele belangrijke punten:

• Controleer het Contract: De arbeidsovereenkomst is de eerste plek om te kijken naar de vereiste opzegtermijn.
• Reden voor Ontslag: De reden voor het beëindigen van het dienstverband kan ook invloed hebben op de opzegtermijn.
• Geen Minimum volgens de Wet: Er is geen algemeen minimum opzegtermijn vereist door de wet, maar het is gebruikelijk om minstens zes maanden opzeg te geven voor bepaalde ontslagen.

Ontslagvergoeding

Ontslagvergoeding is niet automatisch voor elke werknemer die vertrekt. Het wordt meestal verstrekt wanneer een ontslag als oneerlijk wordt beschouwd. Het bedrag wordt berekend op basis van de duur van het dienstverband van de werknemer bij jouw bedrijf.

Voor ontslagen vanwege bedrijfsbeëindiging biedt de TEWA specifieke richtlijnen voor het berekenen van de vergoeding.

Hoe Rivermate Zorgt voor Wettelijk Correcte Vertrekken

Bij Rivermate zorgen we ervoor dat elk vertrek soepel en conform de regelgeving verloopt. Wij regelen het volledige offboardingproces, zodat jij je geen zorgen hoeft te maken over de details.

Zo beheren wij het:

• Documentatie: We bereiden alle benodigde documenten voor, van de eerste kennisgeving tot de uiteindelijke afwikkeling.
• Duidelijke Communicatie: We zorgen dat de werknemer de redenen voor het ontslag begrijpt en wat de volgende stappen zijn.
• Laatste Salaris Berekening: We berekenen nauwkeurig het laatste salaris, inclusief eventuele openstaande vakantiedagen en ontslagvergoeding.
• Asset Overdracht: We regelen de teruggave van alle bedrijfseigendommen, zoals laptops en telefoons.
• Exitgesprekken: We voeren professionele exitgesprekken om waardevolle feedback voor jouw bedrijf te verzamelen.

Wij zorgen voor de complexiteiten van de Sri Lankaanse arbeidswetgeving, zodat jij je kunt richten op het runnen van je bedrijf.

Het verkrijgen van de juiste visa en werkvergunningen in Sri Lanka is essentieel voor uw team. Het proces omvat meerdere stappen en vereist een duidelijk begrip van de lokale immigratiewetgeving. Buitenlandse onderdanen hebben een entry visa nodig om naar het land te reizen en moeten binnen 30 dagen na aankomst een Residence Visa aanvragen voor werkgelegenheid. U kunt niet binnenkomen met een toeristen- of zakenvisum en vervolgens overstappen op een werkvisum.

Employment visas & sponsorship realiteiten

Om legaal in Sri Lanka te werken, hebben buitenlandse onderdanen een Residence Visa met een employment endorsement nodig. Dit is de standaardroute voor iedereen die in dienst is bij een bedrijf in het land. Het visum wordt doorgaans voor één jaar afgegeven en kan worden verlengd.

Een Employer of Record (EOR) kan werkvisa sponsoren voor uw werknemers. Hiervoor moet de EOR een geregistreerde rechtspersoon in Sri Lanka zijn. De EOR verzorgt het aanvraagproces, inclusief het aantonen van de noodzaak om een buitenlandse onderdaan voor de specifieke functie aan te nemen.

Er zijn echter praktische limieten om rekening mee te houden:

• Lokale rechtvaardiging: De sponsorerende entiteit moet rechtvaardigen waarom een lokale kandidaat de functie niet kan vervullen.
• Quota: Er kunnen visumquota zijn die de mogelijkheid om buitenlandse werknemers te sponsoren beïnvloeden.
• Verwerkingstijd: Het hele proces kan één tot twee maanden duren.

Een EOR vereenvoudigt dit proces door het sponsorschap te beheren en ervoor te zorgen dat aan alle lokale vereisten wordt voldaan. Hierdoor kunt u talent in Sri Lanka aannemen zonder uw eigen juridische entiteit op te richten.

Zakenreis naleving

Voor kortdurende zakelijke activiteiten is een Business Visa de juiste optie. Dit visum is bedoeld voor activiteiten zoals:

• Het bijwonen van vergaderingen
• Conferenties en seminars
• Onderhandelingen
• Kortdurende trainingen

Een Business Visa staat geen enkele vorm van betaalde of onbetaalde arbeid toe. Het is illegaal voor iemand om te werken met een Business Visa of een Toeristenvisum. Het gebruik van het verkeerde visum kan leiden tot boetes en uitzetting. Zorg ervoor dat uw teamleden die voor zaken reizen deze beperkingen begrijpen om compliant te blijven.