Employer of Record in Spanje

Een Employer of Record (EOR) is een organisatie van derden die wettelijk werknemers in dienst neemt namens een ander bedrijf. De EOR neemt de verantwoordelijkheid voor alle formele arbeidsgerelateerde taken, inclusief loonadministratie, belastinginhouding en -aangifte, voordelenbeheer en het waarborgen van naleving van lokale arbeidswetten en regelgeving. Dit stelt bedrijven in staat om werknemers in een vreemd land te huren zonder dat ze daar een eigen juridische entiteit hoeven op te zetten.

Voor bedrijven die willen uitbreiden of talent willen aannemen in Spanje, kan het navigeren door het lokale arbeidslandschap complex zijn. Spanje heeft specifieke arbeidswetten, sociale zekerheidsbijdragen en loonadministratievereisten die aanzienlijk verschillen van andere landen. Het gebruik van een EOR vereenvoudigt dit proces, waardoor bedrijven snel en compliant werknemers in Spanje kunnen aannemen zonder de administratieve last en kosten van het opzetten van een lokale dochteronderneming.

Hoe een EOR werkt in Spanje

Wanneer je samenwerkt met een EOR in Spanje, wordt je gekozen kandidaat een wettelijke werknemer van de EOR. De EOR verzorgt alle officiële arbeidsverplichtingen. Dit omvat het opstellen van conforme arbeidsovereenkomsten in het Spaans, het registreren van de werknemer bij het Spaanse Social Security-systeem (Seguridad Social), het verwerken van de maandelijkse loonadministratie volgens Spaanse regelgeving, het berekenen en afdragen van inkomstenbelasting (IRPF) en sociale bijdragen, en het beheren van wettelijke voordelen zoals vakantiegeld, ziekteverlof en ouderschapsverlof. De EOR fungeert als de wettelijke werkgever voor nalevingsdoeleinden, terwijl de werknemer werkzaamheden verricht voor jouw bedrijf en rapporteert aan jouw managementteam.

Voordelen van het gebruik van een EOR in Spanje

Het inschakelen van een EOR biedt aanzienlijke voordelen voor bedrijven die in Spanje willen werken:

• Snelle markttoetreding: Huur snel werknemers in zonder het lange proces van het oprichten van een lokale entiteit.
• Gegarandeerde naleving: Navigeer door complexe Spaanse arbeidswetten, sociale zekerheids- en belastingregels met deskundige ondersteuning, waardoor juridische risico’s worden geminimaliseerd.
• Verminderde administratieve last: Delegeer loonadministratie, voordelenbeheer en HR-nalevingstaken aan de EOR, waardoor interne middelen vrijkomen.
• Kostenbesparing: Vermijd de aanzienlijke kosten die gepaard gaan met het opzetten en onderhouden van een buitenlandse dochteronderneming.
• Focus op kernactiviteiten: Richt je op het beheren van je Spaanse team en bedrijfsvoering terwijl de EOR de arbeidscomplexiteiten afhandelt.
• Toegang tot talent: Huur gekwalificeerde professionals overal in Spanje, ongeacht de fysieke aanwezigheid van je bedrijf.

Het transparante prijsmodel van Rivermate elimineert complexiteit met een enkel, concurrerend maandelijks tarief per werknemer. In tegenstelling tot traditionele PEO-aanbieders, omvat onze prijs in Spanje uitgebreide HR-ondersteuning, benefits administratie, compliance management en toegang tot ons eigen dashboard voor realtime workforce analytics. Geen verborgen kosten, geen opstartkosten—gewoon een eenvoudige prijsstelling die meegroeit met de behoeften van uw bedrijf en volledige wettelijke naleving in Spanje garandeert.

Het wervingslandschap in Spanje in 2025 wordt gekenmerkt door groei in technologie, hernieuwbare energie, toerisme, gezondheidszorg en professionele diensten. Bedrijven moeten zich bewust zijn van regionale verschillen in talentpools, waarbij Madrid en Barcelona grote, diverse arbeidskrachten hebben, terwijl het Baskenland uitblinkt in industrieel en technisch talent. Effectieve recruitment vereist een multi-channel aanpak, waarbij gebruik wordt gemaakt van online vacaturesites, professioneel netwerken, sociale media, universiteitscarrièrecentra, recruitmentbureaus en employee referrals. Kandidaten geven de voorkeur aan een goede werk-privébalans, professionele ontwikkeling en een positieve bedrijfscultuur.

Aanwervingsperiodes in Spanje variëren, waarbij instapniveaus 4-8 weken in beslag nemen en gespecialiseerde functies mogelijk 8-12 weken of langer vereisen. Tekorten aan vaardigheden bestaan op gebieden zoals AI, machine learning en cloud computing, waardoor Engelsvaardigheid steeds waardevoller wordt. Bedrijven moeten concurrerende vergoedings- en voordelenpakketten aanbieden, afgestemd op specifieke locaties en sectoren, om talent aan te trekken en te behouden. Samenwerken met lokale recruitmentbureaus of het gebruik van een Employer of Record (EOR) dienst kan het proces stroomlijnen en zorgen voor naleving van de Spaanse arbeidswetgeving.

| Gebied | Belangrijke Overwegingen

In Spanje moeten werkgevers voldoen aan verschillende fiscale verplichtingen, waaronder sociale zekerheidsbijdragen en loonbelastinginhoudingen. Werkgevers zijn verantwoordelijk voor het bijdragen aan sociale zekerheid op basis van het bruto salaris van de werknemer, met belangrijke tarieven voor 2025 als volgt:

Daarnaast moeten werkgevers loonbelasting (IRPF) inhouden op de salarissen van werknemers, met progressieve tarieven afhankelijk van inkomensniveaus en regionale aanpassingen:

Werknemers kunnen aftrekposten claimen zoals persoonlijke vrijstellingen, pensioenbijdragen, huisvestingskosten en regionale incentives, die het belastbare inkomen verminderen.

Werkgevers moeten zich houden aan strikte rapportagedeadlines: sociale zekerheidsbijdragen worden maandelijks betaald, kwartaalrapportages voor loonbelastinginhoudingen (Modelo 111) zijn verschuldigd in april, juli, oktober en januari, en een jaarlijkse samenvatting (Modelo 190) moet voor 31 januari worden ingediend. Bedrijven dienen ook een jaarlijkse vennootschapsbelastingaangifte in vóór 25 juli. Voor buitenlandse entiteiten omvat aanvullende overwegingen niet-ingezeten inkomstenbelasting van 24%, speciale regimes zoals de Beckham Law, transfer pricing-regels en btw-registratievereisten. Naleving garanderen vereist vaak professioneel advies, vooral voor buitenlandse werknemers en bedrijven die in Spanje opereren.

Het arbeidsrecht in Spanje garandeert werknemers minimaal 30 kalenderdagen (ongeveer 22 werkdagen) betaald jaarlijks verlof, waarvan de timing doorgaans wordt overeengekomen tussen werkgever en werknemer, en waarvan minstens twee maanden van tevoren schriftelijk wordt aangekondigd. Collectieve arbeidsovereenkomsten verbeteren deze rechten vaak. Werknemers profiteren ook van 14 nationale feestdagen per jaar, terwijl regionale en lokale feestdagen variëren afhankelijk van de locatie.

Ziekteverlof vereist binnen drie dagen een doktersattest, waarbij de sociale zekerheid tussen de 60-75% van het salaris uitkeert, afhankelijk van de duur. Ouderschapsverlof omvat 16 weken betaald moederschaps- en vaderschapsverlof, beide met 100% salaris, met flexibiliteit voor extra tijd binnen het eerste jaar. Andere vormen van verlof omvatten rouwverlof, huwelijk, studie, sabbaticals, wettelijke verplichtingen en activiteiten van vakbonden, vaak geregeld door collectieve overeenkomsten.

De werknemersvoordelen in Spanje worden gereguleerd door wettelijke vereisten, collectieve overeenkomsten en veranderende verwachtingen. Werkgevers moeten verplichte voordelen bieden zoals sociale zekerheidsbijdragen die dekking bieden voor gezondheidszorg, werkloosheid en pensioenen; minimaal 30 dagen betaalde vakantie plus feestdagen; betaalde ziekteverlof; en 16 weken betaalde zwangerschaps- en vaderschapsverlof. Daarnaast ontvangen werknemers doorgaans twee extra salarisbetalingen per jaar—Kerst- en zomertoeslagen, elk ongeveer gelijk aan één maand salaris. Ontslagvergoeding is ook verplicht bij beëindiging, afhankelijk van de omstandigheden en diensttijd.

Naast verplichte voordelen verbeteren veel werkgevers pakketten met optionele extra’s zoals aanvullende particuliere ziektekostenverzekering, levensverzekering, bedrijfspensioenregelingen, maaltijdcheques, vervoersvergoedingen, kinderopvangondersteuning, opleidingsprogramma’s en Employee Assistance Programs (EAPs). Het Spaanse gezondheidszorgsysteem combineert universele openbare dekking met privéopties; werkgevers sponsoren vaak privéziektekostenverzekeringen om de toegang te verbeteren en wachttijden te verkorten. Pensioenvoorzieningen omvatten de staatspensioen, gebaseerd op de bijdragegeschiedenis, en bedrijfspensioenregelingen, die variëren per werkgever.

Aanbod van voordelen verschilt per bedrijfsgrootte en sector. Grote bedrijven bieden doorgaans uitgebreide pakketten, inclusief gezondheids- en pensioenregelingen, terwijl KMO’s zich kunnen richten op kernverplichte voordelen. Technologiebedrijven bieden vaak aandelenopties en flexibel werken, terwijl productiebedrijven voordelen kunnen afstemmen op beroepsgezondheidsrisico’s. Dit landschap benadrukt het belang voor werkgevers om concurrerende, conforme voordelenpakketten te ontwerpen die aansluiten bij industrienormen en regionale praktijken.

De arbeidswetten van Spanje, die voornamelijk worden geregeld door het Arbeidswetboek, bieden sterke bescherming voor werknemers, inclusief rechten met betrekking tot ontslag, discriminatie, arbeidsomstandigheden en gezondheid en veiligheid. Werkgevers moeten zich houden aan specifieke procedures voor ontslag, waarbij opzegtermijnen variëren afhankelijk van de reden: geen opzegging voor disciplinaire ontslagen, 15 dagen voor objectieve ontslagen, en ontslagvergoeding van 20 dagen salaris per jaar (met een maximum van 12 maanden) voor het laatstgenoemde. Werknemers kunnen ontslagen aanvechten bij de rechter, wat kan leiden tot herstel of compensatie indien het als onrechtvaardig wordt beschouwd.

Anti-discriminatiewetten verbieden vooringenomenheid op basis van kenmerken zoals ras, geslacht, leeftijd, handicap en andere factoren in alle aspecten van de arbeid. Handhaving wordt uitgevoerd door arbeidsinspecteurs en rechtbanken, waarbij overtredingen leiden tot boetes en compensatieverplichtingen. Arbeidsomstandigheden worden gereguleerd met een standaard werkweek van 40 uur, minimaal 12 uur rust per dag en ten minste 30 dagen betaalde jaarlijkse vakantie. Regels voor gezondheid en veiligheid vereisen risicoanalyses, training, PPE en het recht van werknemers om onveilige werkzaamheden te weigeren. Geschillenbeslechting omvat interne procedures, bemiddeling, arbitrage en gerechtelijke procedures, waardoor toegankelijke wegen voor arbeidsgerelateerde kwesties worden geboden.

Arbeidsovereenkomsten in Spanje zijn wettelijk bindende contracten die worden gereguleerd door de Arbeidswet, waarin de minimale werknemersrechten en werkgeversverplichtingen worden vastgesteld. Werkgevers moeten voldoen aan specifieke wettelijke vereisten, waaronder verplichte clausules, proeftijd, vertrouwelijkheid, niet-concurrentiebedingen en regelgeving over contractwijzigingen en beëindigingen om boetes en juridische geschillen te voorkomen.

De Spaanse arbeidswet erkent voornamelijk twee contracttypes: onbepaalde tijd en bepaalde tijd. Onbepaalde contracten zijn open-ended, bieden volledige werknemersrechten en ontslagvergoeding bij beëindiging zonder geldige reden. Bepaalde tijd contracten zijn voor specifieke duur of projecten, met strengere regelgeving en beperkingen op vernieuwing. Werkgevers moeten deze categorieën en hun juridische implicaties begrijpen om naleving te waarborgen en het juiste personeelsbeheer te garanderen.

Thuiswerken in Spanje is aanzienlijk uitgebreid, gedreven door technologische vooruitgang en een focus op werk-privébalans. Het juridische kader, met name Wet 10/2021, definieert thuiswerken als regulier werk buiten de locatie van de werkgever met gebruikmaking van technologie, waarbij werkgevers verantwoordelijk zijn voor het leveren van apparatuur, het waarborgen van veiligheid en het dekken van gerelateerde kosten. Werknemers hebben het recht om thuiswerken aan te vragen, wat werkgevers te goeder trouw moeten overwegen, en een schriftelijke overeenkomst waarin de voorwaarden zijn vastgelegd, is doorgaans vereist.

Flexibele regelingen zoals flextijd, ingekorte werkweken, job sharing, telewerken en deeltijdwerk worden steeds vaker toegepast om de werk-privébalans te verbeteren. Bedrijven moeten ook voldoen aan de GDPR voor gegevensbeveiliging, door middel van veilige toegang, gegevensverwerkingsovereenkomsten en training van werknemers. Duidelijke beleidslijnen over de levering van apparatuur en vergoeding van kosten zijn essentieel, waarbij werkgevers vaak de benodigde tools of vergoedingen verstrekken. Een sterke technologische infrastructuur — inclusief breedbandinternet, samenwerkingshulpmiddelen, cloudoplossingen en IT-ondersteuning — is essentieel voor effectief thuiswerken.

De salarislandschap in Spanje varieert aanzienlijk per industrie, rol en locatie, waarbij grote steden zoals Madrid en Barcelona hogere vergoedingen bieden. Bijvoorbeeld, jaarlijkse salarissen voor belangrijke functies variëren van €20.000 voor klantenservicemedewerkers tot €75.000 voor datawetenschappers, met de technologie- en financiële sectoren die de hoogste lonen kennen. Werkgevers moeten rekening houden met regionale verschillen en industriestandaarden om concurrerend te blijven.

Het wettelijke minimumloon in Spanje, bekend als Salario Mínimo Interprofesional (SMI), bedroeg in 2024 €1.134 bruto per maand, betaald over 14 termijnen (€1.323 in 12). Werkgevers moeten ervoor zorgen dat lonen voldoen aan of hoger zijn dan dit minimum, waarbij collectieve overeenkomsten mogelijk hogere normen stellen. Bonussen zoals kerst- en zomertoeslagen, productiviteitsincentives en toelagen voor vervoer, maaltijden en huisvesting zijn gebruikelijke componenten van beloningspakketten.

Salaristrends voor 2025 wijzen op voortdurende groei, vooral in sectoren met hoge vraag zoals technologie, gedreven door inflatie, stijgende levensonderhoudskosten en veranderende werkregelingen. Werkgevers moeten beloningsstrategieën aanpassen om talent effectief aan te trekken en te behouden.

In Spanje is het ontslag van werknemers sterk gereguleerd, met strikte procedurele en inhoudelijke vereisten die de bescherming van werknemers bevorderen. Werkgevers moeten zich houden aan specifieke opzegtermijnen op basis van het type contract en de reden voor ontslag, waarbij sommige gevallen geen opzegtermijn vereisen (bijvoorbeeld ontslagen om disciplinaire redenen), terwijl objectieve ontslagen een opzegtermijn van 15 dagen vereisen. Werkgevers kunnen er ook voor kiezen om in plaats van opzegging te betalen, wat salaris en voordelen voor de opzeggingstermijn omvat.

Ontslagvergoeding varieert afhankelijk van de reden van ontslag: objectieve ontslagen geven werknemers recht op 20 dagen salaris per jaar (met een maximum van 12 maanden), terwijl onrechtmatige ontslagen 33 dagen salaris per jaar vereisen (met een maximum van 24 maanden). Geen ontslagvergoeding is verschuldigd voor gerechtvaardigde disciplinaire ontslagen of ontslagen vanwege werknemerstoerekeningsvatbaarheid of overlijden. Correcte documentatie, naleving van procedurele stappen en geldige gronden zijn essentieel; niet naleven kan leiden tot claims van onrechtmatig ontslag, met remedies zoals herplaatsing of ontslagvergoeding.

Werkgevers moeten gedetailleerde schriftelijke kennisgevingen verstrekken, documentatie bijhouden en specifieke procedures volgen voor elk type ontslag. Werknemers hebben 20 werkdagen de tijd om ontslagen aan te vechten bij de rechtbank, met mogelijke remedies zoals herplaatsing of ontslagvergoeding, afhankelijk van de situatie. Veelvoorkomende valkuilen zijn onvoldoende opzeggingstermijn, vage redenen, procedurefouten, discriminatie of vergelding, wat kan leiden tot nietigverklaring of onrechtmatig ontslag en aanzienlijke boetes.

Het freelance landschap van Spanje, lokaal bekend als "autónomos," biedt flexibiliteit voor bedrijven om toegang te krijgen tot gespecialiseerde vaardigheden zonder de traditionele arbeidscomplexiteiten. Echter, moeten bedrijven het juridische kader begrijpen om risico's op misclassificatie te voorkomen. Het onderscheid tussen werknemers en zelfstandige contractors is cruciaal, gebaseerd op factoren zoals afhankelijkheid, ondergeschiktheid, vervreemding van resultaten en het verstrekken van middelen. Misclassificatie kan leiden tot boetes, inclusief achterstallige betaling van sociale zekerheidsbijdragen en belastingen.

Het inzetten van zelfstandige contractors vereist een formele overeenkomst waarin de scope van het werk, betalingsvoorwaarden, autonomie en IP-rechten worden beschreven. Contractors behouden doorgaans de IP-rechten tenzij deze expliciet aan het bedrijf worden overgedragen. Belastingverplichtingen voor autónomos omvatten inkomstenbelasting (IRPF), btw (IVA) en sociale zekerheidsbijdragen, met specifieke indieningsvereisten. Veelgebruikte sectoren voor freelancers zijn technologie, creatieve industrieën, advies, professionele diensten, onderwijs en gezondheidszorg, waar projectgebaseerd werk en gespecialiseerde vaardigheden in trek zijn.

Niet-EU/EEA-burgers hebben zowel een visum als een werkvergunning nodig om legaal in Spanje te werken. Het proces omvat het verkrijgen van een job offer, werkgever aanvraag voor de vergunning, werknemer visumaanvraag, en registratie bij aankomst, inclusief social security en TIE-registratie binnen één maand. Typische verwerkingstijden variëren van 2 tot 6 maanden, met kosten die afhankelijk zijn van het type vergunning en juridische en vertaalkosten.

Belangrijke visumopties zijn onder andere Highly Qualified Professional, Skilled Worker, Intra-Company Transfer, Self-Employed, en Non-Lucrative visa. Werkgevers moeten ervoor zorgen dat alle buitenlandse werknemers geldige vergunningen hebben, gegevens bijhouden en arbeidsveranderingen rapporteren. Werknemers moeten zich houden aan de visumvoorwaarden, zich registreren bij social security en vergunningen tijdig verlengen. Na vijf jaar legaal verblijf kunnen personen een aanvraag indienen voor permanente verblijfsvergunning, die onbeperkte werk- en verblijfsrechten verleent.

Werkgevers en werknemers moeten voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder geldigheid van vergunningen, registratie bij social security en tijdige verlenging om boetes te voorkomen. Permanente verblijfsvergunning is mogelijk na vijf jaar onafgebroken legaal verblijf, mits aan criteria zoals financiële stabiliteit en sociale integratie wordt voldaan.