Employer of Record in Spanje

Een Employer of Record (EOR) in Spanje neemt legaal jouw werknemers aan namens jou. Dit betekent dat de EOR alle lokale HR-taken afhandelt. Denk aan salarisadministratie, belastingen, voordelen en naleving van Spaanse arbeidswetten. Jij beheert de dagelijkse werkzaamheden van je team, terwijl de EOR zorgt voor de complexe administratieve taken. Dit stelt je in staat om talent in Spanje aan te nemen zonder daar een juridische entiteit op te zetten. Voor een eenvoudige oplossing, overweeg een EOR-aanbieder zoals Rivermate.

Hoe werkt een Employer of Record (EOR) in Spanje

Het gebruik van een EOR in Spanje vereenvoudigt het aannemen. Het proces is eenvoudig.

• Je vindt de kandidaat: Je werft en selecteert de beste persoon voor de baan.
• De EOR neemt hen aan: De EOR neemt de werknemer legaal aan in Spanje onder haar lokale bedrijfsentiteit.
• Onboarding begint: De EOR beheert het arbeidscontract, zodat het voldoet aan de Spaanse wet. Ze regelen ook alle benodigde documenten voor de nieuwe werknemer.
• Dagelijkse management: Jij beheert direct de taken en verantwoordelijkheden van je werknemer.
• HR en salarisadministratie: De EOR zorgt voor salarisbetalingen, belastinginhoudingen, sociale zekerheidsbijdragen en voordelenbeheer.
• Voortdurende naleving: De EOR blijft op de hoogte van wijzigingen in Spaanse arbeidsregels om je bedrijf compliant te houden.

Waarom een Employer of Record in Spanje gebruiken

Het gebruik van een EOR in Spanje is een slimme zet voor bedrijven die internationaal willen groeien zonder de gebruikelijke hoofdpijn. Het bespaart je tijd en geld. Je vermijdt het lange en dure proces van het opzetten van je eigen bedrijf in Spanje. Hierdoor kun je sneller de markt betreden en operaties starten.

Hier zijn enkele belangrijke voordelen:

• Snelle markttoegang: Je kunt werknemers aannemen en binnen enkele dagen aan de slag in Spanje, niet maanden.
• Volledige naleving: EORs zijn experts in Spaanse arbeidswetgeving. Ze zorgen dat je arbeidspraktijken aan alle wettelijke eisen voldoen. Dit omvat complexe regels rond contracten, werktijden en ontslag.
• Kostenbesparing: Je vermijdt de hoge kosten van het oprichten van een juridische entiteit, zoals juridische kosten en administratieve opzet.
• Vereenvoudigde salarisadministratie: De EOR regelt alle aspecten van salarisadministratie, inclusief belastingen en sociale zekerheidsbijdragen, wat in Spanje complex is.
• Toegang tot voordelen: EORs kunnen je werknemers vaak voorzien van concurrerende voordelenpakketten, wat je helpt top talent aan te trekken.

Rivermate's transparante prijsmodel elimineert complexiteit met een enkel, concurrerend maandelijks tarief per werknemer. In tegenstelling tot traditionele PEO-aanbieders omvat onze prijsstelling in Spanje uitgebreide HR-ondersteuning, voordelenadministratie, nalevingsbeheer en toegang tot ons eigen dashboard voor realtime personeelsanalyse. Geen verborgen kosten, geen opstartkosten—gewoon een duidelijke prijsstelling die meegroeit met de behoeften van uw bedrijf terwijl volledige wettelijke naleving in Spanje wordt gewaarborgd.

Het aannemen van personeel in Spanje kan een geweldige zet zijn voor uw bedrijf. Het land beschikt over een sterk talentenpool met een groeiend aantal professionals in technologie en andere sectoren. U vindt een arbeidskracht die flexibel is en vaak tweetalig. Houd er rekening mee dat Spanje strenge arbeidswetten heeft die werknemers beschermen, dus het is belangrijk om uw verplichtingen te begrijpen voordat u begint met het wervingsproces.

Arbeidsovereenkomsten & must-have clausules

In Spanje kunt u mondelinge of schriftelijke arbeidsovereenkomsten gebruiken, maar schriftelijke contracten zijn de standaardpraktijk. Bepaalde soorten contracten, zoals tijdelijke of deeltijdcontracten, moeten schriftelijk worden vastgelegd. Onbepaalde (vaste) contracten zijn het meest gebruikelijk en worden aangemoedigd onder de Spaanse wet.

Hier zijn enkele clausules die u in uw arbeidsovereenkomsten wilt opnemen:

• Partijgegevens: Volledige namen en adressen van zowel de werkgever als de werknemer.
• Functiegegevens: Een duidelijke beschrijving van de rol en verantwoordelijkheden.
• Type contract: Geef aan of het contract permanent of voor een vaste termijn is.
• Startdatum: En een einddatum voor tijdelijke contracten.
• Proeftijd: De duur van de proefperiode.
• Werkuren: Details over het werkrooster.
• Salaris en vergoeding: Een overzicht van het salaris en eventuele extra vergoedingen.
• Voordelen: Informatie over eventuele extra voordelen.
• Overwerkbeleid: Hoe overwerk wordt afgehandeld.

Proeftijd

Proeftijd in Spanje geeft u de kans om te zien of een nieuwe werknemer goed past. Tijdens deze periode kunnen zowel u als de werknemer het contract zonder opzegtermijn beëindigen. De duur van de proeftijd kan variëren afhankelijk van de collectieve arbeidsovereenkomst.

Hier is een algemene gids voor de duur van de proeftijd:

Werkuren & overwerk

De standaard werkweek in Spanje is 40 uur, met een maximum van 9 uur per dag. Een voorstel om de standaard werkweek te verminderen tot 37,5 uur wordt verwacht in 2025.

• Overwerk: Overwerk is beperkt tot 80 uur per jaar.
• Vergoeding: U moet werknemers compenseren voor overwerk met extra betaling of vrije tijd.
• Rustperiodes: Werknemers krijgen minimaal 1,5 ononderbroken rustdagen per week.

Nationale & regionale feestdagen

Spanje heeft een mix van nationale, regionale en lokale feestdagen. Elke gemeente kan tot 14 feestdagen per jaar hebben. Negen hiervan zijn nationale feestdagen, en ten minste twee worden lokaal gekozen.

Enkele nationale feestdagen voor 2025 zijn onder andere:

• 1 januari: Nieuwjaarsdag
• 6 januari: Driekoningen
• 18 april: Goede Vrijdag
• 1 mei: Dag van de Arbeid
• 15 augustus: Maria Hemelvaart
• 12 oktober: Nationale feestdag van Spanje
• 1 november: Allerheiligen
• 6 december: Constitutionele Dag
• 8 december: Onbevlekte Ontvangenis
• 25 december: Kerstdag

Houd er rekening mee dat regionale feestdagen variëren, dus het is een goed idee om de specifieke feestdagen voor de regio waar uw werknemer is gevestigd te controleren.

Contractors aannemen in Spanje

U kunt zelfstandige contractors, bekend als autónomos, in Spanje aannemen. Zij regelen hun eigen belastingen en sociale zekerheidsbijdragen. Dit kan een flexibele optie zijn voor projectgebaseerd werk.

Echter, u moet oppassen voor het verkeerd classificeren van werknemers. Als u een contractor behandelt als een werknemer door controle uit te oefenen op hun werkuren en taken, loopt u het risico dat ze worden hergeclassificeerd als werknemer. Dit kan leiden tot boetes, inclusief achterstallige betalingen voor sociale zekerheid en belastingen.

Een Employer of Record (EOR) kan u helpen deze risico's te vermijden. Een EOR werft werknemers namens u aan en neemt de juridische verantwoordelijkheid voor naleving van de Spaanse arbeidswetgeving. Op deze manier kunt u uw team in Spanje opbouwen zonder het risico van misclassificatie.

Navigeren door de payroll in Spanje betekent het begrijpen van een systeem dat is gevormd door nationale wetten, regionale regels en collectieve arbeidsovereenkomsten. Deze overeenkomsten, bekend als convenios colectivos, zijn belangrijk en regelen zaken zoals salarisranges en werktijden voor specifieke banen. Deze gids leidt u door de belangrijkste zaken die u moet weten om uw team in Spanje te betalen.

Payrollcycli & loonstructuur

In Spanje betaalt u uw werknemers doorgaans maandelijks. Een uniek kenmerk van de Spaanse payroll is de 14-maanden salarisstructuur. Dit betekent dat werknemers 12 maandelijkse betalingen ontvangen plus twee extra betalingen, meestal in juli en december. Sommige bedrijven kiezen ervoor om deze extra betalingen te prorateren, en ze over de 12 reguliere maandelijkse loonstroken te spreiden.

Overwerk & minimums

De Spaanse overheid stelt elk jaar een nationaal minimumloon vast, het Salario Mínimo Interprofesional (SMI). Voor 2025 is het minimumloon €1.184 per maand, gebaseerd op 14 betalingen. Collectieve overeenkomsten kunnen hogere minimums vaststellen voor bepaalde sectoren.

Een standaard werkweek is 40 uur. Alle uren die hierbuiten worden gewerkt, worden beschouwd als overwerk en moeten worden gecompenseerd, vaak tegen een tarief van 175%. Er is een limiet op overwerk, met een maximum van 80 extra uren per werknemer per jaar.

Werkgeversbelastingen en bijdragen

Als werkgever in Spanje bent u verantwoordelijk voor het afdragen van verschillende sociale zekerheidsbijdragen namens uw werknemers. Deze bijdragen financieren pensioenen, gezondheidszorg, werkloosheidsuitkeringen en meer.

Werknemersbelastingen en inhoudingen

Werknemers dragen ook bij aan het socialezekerheidsstelsel en betalen inkomstenbelasting, die u inhoudt op hun loonstrook.

In Spanje zijn uw werknemersvoordelenpakket en verlofbeleid essentieel om top talent aan te trekken en te behouden. De arbeidswetgeving van het land biedt sterke bescherming voor werknemers, inclusief royale verlofregelingen en een robuust socialezekerheidsstelsel. Het begrijpen van deze regelgeving is de eerste stap naar het opbouwen van een concurrerend en compliant voordelenplan voor uw Spaanse team.

Wettelijk verlof

De Spaanse wet vereist verschillende soorten betaald verlof om het welzijn van werknemers en de werk-privébalans te ondersteunen.

• Jaarlijks verlof: U moet minimaal 30 kalenderdagen betaald verlof per jaar bieden, wat gelijk is aan 22 werkdagen. Dit verlof kan niet worden vervangen door betaling, dus u moet uw team aanmoedigen om hun vrije tijd op te nemen.
• Zwangerschaps- en vaderschapsverlof: Beide ouders hebben recht op 16 weken verlof, waarvan de eerste 6 weken onmiddellijk na de geboorte moeten worden opgenomen. De resterende 10 weken kunnen op elk moment worden gebruikt totdat het kind één jaar oud is.
• Ziekteverlof: Werknemers kunnen tot 18 maanden ziekteverlof opnemen. De betaling tijdens deze periode komt uit de sociale zekerheid. Voor de eerste 3 dagen wordt niet betaald. Van dag 4 tot 20 ontvangen ze 60% van hun reguliere loon, en vanaf dag 21 wordt dit verhoogd tot 75%.

Feestdagen & regionale feestdagen

Spanje heeft een aantal nationale feestdagen, en elke autonome gemeenschap heeft ook haar eigen regionale feestdagen. In totaal krijgen werknemers ongeveer 14 betaalde feestdagen per jaar.

Typische aanvullende voordelen

Hoewel de wettelijke voordelen in Spanje uitgebreid zijn, bieden veel bedrijven extra voordelen om zich te onderscheiden.

Hoe een EOR kan helpen bij het opzetten van voordelen

Het opzetten van een voordelenplan in een nieuw land kan complex zijn. Een Employer of Record (EOR) vereenvoudigt dit proces voor u. Wij regelen de administratieve en juridische vereisten voor het beheren van werknemersvoordelen in Spanje.

Een EOR kan:

• Zorgen dat uw voordelenpakket voldoet aan de Spaanse arbeidswetgeving.
• Zowel wettelijke als aanvullende voordelen voor uw werknemers beheren.
• Loonadministratie en socialezekerheidsbijdragen afhandelen.
• Lokale expertise bieden over concurrerende voordelenpakketten.

Door samen te werken met een EOR, kunt u uw Spaanse werknemers een uitgebreid en compliant voordelenplan aanbieden zonder dat u een lokale rechtspersoon hoeft op te richten. Zo kunt u zich richten op het groeien van uw bedrijf terwijl wij de HR-zaken regelen.

Het beëindigen van een arbeidsrelatie in Spanje omvat duidelijke, specifieke stappen. Je moet de wettelijke procedures volgen om een eerlijk en conforme procedure te waarborgen. Dit houdt in dat je schriftelijk opzegging geeft, de beëindiging rechtvaardigt en de juiste ontslagvergoeding betaalt. Het proces hangt af van de reden voor ontslag, die kan variëren van disciplinaire kwesties tot economische redenen.

Opzegtermijnen

Wanneer je een werknemer om objectieve redenen ontslaat, zoals economische of organisatorische veranderingen, moet je minimaal 15 dagen opzeggen. Je moet deze opzegging schriftelijk geven, duidelijk de redenen voor de beëindiging vermelden en de ingangsdatum aangeven. Als je wilt, kun je de werknemer in plaats daarvan zijn salaris betalen voor de opzegtermijn, in plaats van dat hij werkt.

Voor disciplinaire ontslagen wegens ernstig wangedrag, hoef je geen opzegtermijn te geven. Je moet echter wel een schriftelijke ontslagbrief afleveren waarin de redenen voor het ontslag worden uitgelegd.

Ontslagvergoeding

De hoogte van de ontslagvergoeding hangt af van het type ontslag.

Het is belangrijk om de ontslagvergoeding te berekenen en te verstrekken op het moment dat je de opzegging geeft voor een objectief ontslag.

Hoe Rivermate compliant exits afhandelt

Wanneer je met ons samenwerkt, beheren wij het volledige offboardingproces voor jou. We zorgen ervoor dat elke beëindiging op een conforme en professionele manier wordt afgehandeld.

Zo helpen wij:

• Documentatie: We bereiden alle benodigde juridische documenten voor en regelen deze, inclusief de ontslagbrief.
• Conformiteit: We zorgen ervoor dat elke stap voldoet aan de Spaanse arbeidswetgeving, van opzegtermijnen tot ontslagberekeningen.
• Communicatie: We helpen je om de beslissing duidelijk en respectvol aan je werknemer over te brengen.
• Eindafrekening: We regelen de eindbetaling, bekend als de finiquito, die eventuele achterstallige salaris, niet-gebruikte vakantiedagen en ontslagvergoeding omvat.

Wij nemen de administratieve en juridische lasten uit handen zodat jij je op je bedrijf kunt richten. We helpen je de complexiteit van de Spaanse arbeidswet te navigeren om een soepele en faire exit voor iedereen te garanderen.

Navigeren door de wereld van visa's en werkvergunningen in Spanje kan ingewikkeld lijken. Simpel gezegd, als je geen burger bent van de Europese Unie, IJsland, Liechtenstein, Noorwegen of Zwitserland, heb je een vergunning nodig om legaal in het land te werken. Voor burgers van deze landen is het proces eenvoudiger, en is alleen registratie bij de lokale autoriteiten vereist als je van plan bent langer dan drie maanden te blijven. Voor iedereen anders is het essentieel om de juiste autorisatie te verkrijgen voordat je aan het werk gaat. De Spaanse overheid biedt verschillende routes naar werkgelegenheid, afhankelijk van jouw situatie.

Employment visas & sponsorship realities

Als het gaat om het aannemen van talent van buiten de EU, heb je een paar opties. Een Employer of Record (EOR) kan dit proces aanzienlijk vereenvoudigen.

Een EOR kan visa sponsoren voor niet-EU onderdanen, wat een geweldige oplossing is als je geen juridische entiteit in Spanje hebt. Dit werkt meestal het beste voor bepaalde soorten visa:

• Highly Qualified Professional Visa: Dit is voor specialisten met een gekwalificeerd baanaanbod.
• EU Blue Card: Dit is een optie voor professionals met geavanceerde kwalificaties.

Een EOR neemt de juridische verantwoordelijkheden van werkgelegenheid op zich, inclusief loonadministratie, belastingen en naleving van de Spaanse arbeidswet. Dit betekent dat je talent in Spanje kunt aannemen zonder de hoofdpijn van het opzetten van een lokaal bedrijf.

Er zijn echter enkele routes die een EOR doorgaans niet kan ondersteunen, zoals het zelfstandigen- of self-employment visa, dat bedoeld is voor freelancers en ondernemers die hun eigen bedrijf willen starten in Spanje.

Business travel compliance

Als je naar Spanje moet reizen voor kortdurende zakelijke activiteiten, heb je mogelijk geen visa nodig. Voor verblijven tot 90 dagen binnen een periode van 180 dagen, kun je meestal deelnemen aan vergaderingen, conferenties en onderhandelingen zonder vergunning.

Het is echter cruciaal om te begrijpen dat deze kortdurende bezoeken je niet toestaan om betaald werk te verrichten. De activiteiten zijn beperkt tot zaken als:

• Bijwonen van zakelijke vergaderingen
• Bezoeken van klanten
• Naar beurzen gaan
• Trainingen volgen

Als je activiteiten in Spanje verder gaan dan dit, heb je waarschijnlijk een specifiek kortdurend werkvisum nodig. Controleer altijd de specifieke vereisten voordat je reist om zeker te zijn dat je voldoet aan de Spaanse immigratieregels.