Employer of Record in Spanje

Spanje maakt een geweldige herstel door van de economische en werkgelegenheidsverliezen veroorzaakt door de pandemie. Met vijf jaar van significante groei herwint het zijn plek als een populair toegangspunt voor buitenlandse bedrijven in de EU.

Momenteel ondervindt Spanje werkgelegenheidsgroei in supply chain management, kunstmatige intelligentie (AI), business intelligence (BI), hernieuwbare energie en tech startups. In 2025 voegde Spanje meer dan 500.000 banen toe in deze sectoren.

Buitenlandse landen geven de voorkeur aan de Spaanse markt omdat het een strategische locatie biedt, met een robuuste infrastructuur in de mediterrane regio, en de nabijheid van Noord-Afrika en Frankrijk. Spanje heeft een verouderende beroepsbevolking, maar dit is geadresseerd door gunstige immigratiebeleid. Vanaf 2026 vormen buitenlandse werknemers ongeveer 18% van de totale werkgelegenheid in Spanje, met een ruime groei mogelijk.

Arbeidswetten in Spanje zijn zeer gereguleerd en strikt. Naleving van deze wetten wordt regelmatig gecontroleerd, en Spaanse autoriteiten eisen dat internationale bedrijven voldoen aan de relevante regelgeving. Voor buitenlandse bedrijven bieden EOR diensten veel voordelen. Deze diensten helpen u bij de overgang naar de Spaanse markt en het naleven van de lokale arbeidswetten.

De Employer of Record - Spain fungeert als de wettelijke werkgever. Zij regelen de Spaanse belastingautoriteiten, begrijpen de toepasselijke collectieve arbeidsovereenkomsten (belangrijk in Spanje), en verzorgen de loonadministratie namens u. Een EOR zoals Rivermate heeft een team van internationale experts die samenwerken om volledige naleving van de Spaanse arbeidswetgeving te garanderen.

Hoe werkt een Employer of Record (EOR) in Spanje

Een EOR opereert niet zoals tijdelijke arbeidsbureaus. Wij nemen alle werkgeversverplichtingen op ons omdat wij een Spaanse rechtspersoon zijn. Dit maakt het voor u makkelijker om uit te breiden naar de EU. Zo doen wij dat:

• U vindt de kandidaat: Als de opdrachtgever werft u de beste persoon van de Spaanse arbeidsmarkt.
• Aanmelding van werknemers: Wij huren medewerkers legaal aan in Spanje via onze lokale bedrijfsentiteit.
• Start van de onboarding: Wij regelen het arbeidscontract om te zorgen voor naleving van de lokale Spaanse wetgeving. Het proces duurt tussen de 7 en 10 dagen voor een standaard aanstelling.
• Dag-tot-dag Werkrelatie: U beheert de dagelijkse taken en verantwoordelijkheden van uw werknemer rechtstreeks.
• HR- en loonadministratie: Wij betalen werknemers, houden belasting in en regelen sociale zekerheidsuitkeringen en voordelen.
• Voortdurende naleving: Wij blijven op de hoogte van eventuele wijzigingen in Spaanse arbeidsregels, ter bescherming van de reputatie van uw bedrijf.

Waarom een Employer of Record in Spanje gebruiken

Arbeidsrelaties over grenzen heen kunnen moeilijk te onderhandelen zijn, maar met een EOR die optreedt als de formele werkgever, hebt u de gemoedsrust die nodig is om uit te breiden naar buitenlandse landen. Hier zijn enkele voordelen van samenwerking met een EOR:

• Snelle Markttoegang: U kunt Spaanse werknemers aannemen en binnen enkele dagen beginnen, niet maanden.
• Verlaagde kosten: U vermijdt de hoge kosten van het worden van een buitenlandse werkgever, inclusief juridische kosten, administratieve setup en bestudering van buitenlandse arbeidsregels.
• Werken op wereldschaal vereenvoudigd: U hoeft het proces (of de middelen) niet te beheren dat nodig is om te voldoen aan loonadministratie, belastingen, sociale zekerheid of arbeidscontracten.
• Concurrerende salarispakketten: U krijgt toegang tot onze lokale experts, die u helpen bij het structureren van concurrerende aanbiedingen om de top talenten in Spanje aan te trekken.

Spanje heeft een geschoolde beroepsbevolking met veel universiteitsafgestudeerden en een goede mix van lokale en buitenlandse talenten. Dit perfecte evenwicht tussen Spaanse staatsburgers en immigranten biedt buitenlandse bedrijven een unieke pool van professionals. U hebt niet alleen toegang tot werknemers die het land goed kennen, maar ook tot die met internationale ervaring.

De Spaanse arbeidswetten zijn streng maar niet overdreven complex. Regels worden gedreven door het Estatuto de los Trabajadores (Workers' Statute), en naleving ervan wordt gecontroleerd door het Ministerie van Arbeid en Sociale Economie. De focus moet liggen op het opnemen van verplichte voordelen zoals betaald verlof, sociale zekerheidsbijdragen en dekking voor gezondheidszorg en invaliditeit.

In Spanje beïnvloeden collectieve arbeidsovereenkomsten sterk de salarissen, werkgeversvoordelen en verplichte voordelen die aan werknemers worden geboden.

Expertadvies: De totale loonkosten in Spanje zijn hoog (vergelijkbaar met die in Frankrijk, Italië en België). Sociale zekerheidsbijdragen, ontslagvergoedingen en een salaris van 14 maanden vormen het grootste deel van de kosten (bovenop het jaarsalaris). In Spanje krijgen werknemers extra betalingen, meestal in juli en december.

Arbeidsovereenkomsten & must-have clausules

In Spanje kunt u mondelinge of schriftelijke arbeidsovereenkomsten gebruiken, maar schriftelijke overeenkomsten zijn de standaardpraktijk. Bepaalde soorten contracten, zoals tijdelijke of deeltijdcontracten, moeten schriftelijk worden vastgelegd. Onbepaalde (vaste) contracten zijn het meest gebruikelijk en worden onder Spaanse wetgeving aangemoedigd.

Hier zijn enkele clausules die u in uw arbeidsovereenkomsten wilt opnemen:

• Partijgegevens: Volledige namen en adressen van zowel werkgever als werknemer.
• Functiebeschrijving: Een duidelijke omschrijving van de rol en verantwoordelijkheden.
• Contracttype: Geef aan of het contract vast of voor bepaalde tijd is.
• Startdatum: En een einddatum voor tijdelijke contracten.
• Proeftijd: De duur van de proefperiode.
• Werkuren: Details over het werkrooster.
• Salaris en vergoeding: Een overzicht van het salaris en eventuele bijkomende betalingen.
• Voordelen: Informatie over eventuele extra voordelen.
• Overwerkbeleid: Hoe overwerk wordt afgehandeld.

Proeftijd

Proefperiodes in Spanje geven u de kans om te zien of een nieuwe werknemer goed past. Tijdens deze periode kunnen zowel u als de werknemer het contract beëindigen zonder opzegtermijn. De duur van de proeftijd kan variëren afhankelijk van de collectieve arbeidsovereenkomst.

Hier is een algemene gids voor de duur van proefperiodes:

Type werknemer	Maximale proeftijd
Gekwalificeerde technische werknemers	6 maanden
Andere werknemers	2 maanden
Bedrijven met minder dan 25 werknemers	3 maanden voor niet-gekwalificeerde werknemers

Werkuren & overwerk

De standaard werkweek in Spanje is 40 uur, met een maximum van 9 uur per dag. Een voorstel om de standaard werkweek te verminderen tot 37,5 uur wordt verwacht in 2025.

• Overwerk: Overwerk is beperkt tot 80 uur per jaar.
• Compensatie: U moet werknemers compenseren voor overwerk met extra betaling of vrijaf.
• Rustperioden: Werknemers krijgen minimaal 1,5 onafgebroken rustdagen per week.

Openbare & regionale feestdagen

Spanje heeft een mix van nationale, regionale en lokale feestdagen. Elke gemeente kan tot 14 feestdagen per jaar hebben. Negen hiervan zijn nationale feestdagen, en minstens twee worden lokaal gekozen.

Enkele van de nationale feestdagen voor 2025 zijn:

• 1 januari: Nieuwjaarsdag
• 6 januari: Driekoningen
• 18 april: Goede Vrijdag
• 1 mei: Dag van de Arbeid
• 15 augustus: Onze Lieve Vrouw Hemelvaart
• 12 oktober: Nationale Feestdag van Spanje
• 1 november: Allerheiligen
• 6 december: Grasduinen Dag
• 8 december: Onbevlekte Ontvangenis
• 25 december: Kerstdag

Houd er rekening mee dat regionale feestdagen variëren, dus het is verstandig om de specifieke feestdagen voor de regio waar uw werknemer is gevestigd te controleren.

Het inhuren van contractors in Spanje

U kunt onafhankelijke contractors, bekend als autónomos, in Spanje inhuren. Maar zij worden strikt geklasseerd volgens het handelsrecht als zelfstandige, niet als werknemers.

Dit betekent dat zij zakelijke autonomie moeten hebben om misclassificatie als werknemer te voorkomen. De autonomie moet zich uitstrekken tot werktijden, werkomvang, het gebruik van eigen gereedschap en het betalen van eigen belastingen. Om ‘nepfreelancers’ te voorkomen, controleren de Spaanse autoriteiten de financiën van zelfstandige contractors nauwgezet.

Een Employer of Record (EOR) kan u helpen deze risico’s te vermijden. Een EOR huurt werknemers namens u in, en neemt de wettelijke verantwoordelijkheid voor naleving van de Spaanse arbeidswetten. Op deze manier kunt u uw team in Spanje opbouwen zonder het risico van misclassificatie.

Navigeren door de loonadministratie in Spanje betekent het begrijpen van een systeem dat gevormd is door nationale wetten, regionale regels en collectieve arbeidsovereenkomsten. Deze overeenkomsten, bekend als convenios colectivos, zijn belangrijk en regelen zaken zoals salarisranges en werktijden voor specifieke functies. Deze gids begeleidt u door de belangrijkste zaken die u moet weten om uw team in Spanje te betalen.

Payrollcycli & loonstructuur

In Spanje betaalt u uw werknemers doorgaans maandelijks. Een uniek kenmerk van de Spaanse loonadministratie is de 14-maanden salarisstructuur. Dit betekent dat werknemers 12 maandelijkse betalingen ontvangen plus twee extra betalingen, meestal in juli en december. Sommige bedrijven kiezen ervoor om deze extra betalingen te pro rata, door ze over de 12 reguliere maandelijkse loonstrookjes te verspreiden.

Overwerk & minimums

De Spaanse overheid stelt elk jaar een nationaal minimumloon vast, het Salario Mínimo Interprofesional (SMI). Voor 2026 is het minimumloon €1.221 per maand, gebaseerd op 14 betalingen. Collectieve overeenkomsten kunnen hogere minimums vaststellen voor bepaalde sectoren.

Een standaard werkweek bedraagt 40 uur. Alle uren gewerkt buiten deze uren worden beschouwd als overwerk en moeten worden gecompenseerd, vaak tegen een tarief van 175%. Er is een maximum voor overwerk, met een limiet van 80 extra uren per werknemer per jaar.

Werkgeversbelasting en bijdragen

Als werkgever in Spanje bent u verantwoordelijk voor het afdragen van verschillende sociale zekerheidsbijdragen namens uw werknemers. Deze bijdragen financieren pensioenen, gezondheidszorg, werkloosheidsuitkeringen en meer.

Bijdrage	Werkgeverspercentage	Opmerkingen
Sociale Zekerheid (Algemeen)	23,6%	Dekt pensioenen, zwangerschapsverlof en ziekten.
Werkloosheid	5,5%	Financiering van werkloosheidsuitkeringen.
Werkgelegenheidsgarantie Fonds (FOGASA)	0,2%	Beschermt het salaris van werknemers bij insolventie van het bedrijf.
Beroepsopleiding	0,6%	Ondersteunt professionele opleidingsprogramma's.
Intergenerationeel Rechtvaardigheidsmechanisme (MEI)	0,75%	Nieuwere bijdrage ter ondersteuning van het pensioensysteem.
Extra Solidariteitsbijdrage	Varieert	Van toepassing op verdiensten boven de maximale bijdrageregeling.

Werknemersbelastingen en inhoudingen

Werknemers dragen ook bij aan het sociale zekerheidsstelsel en betalen inkomstenbelasting, die u inhoudt op hun lonen.

Bijdrage	Werknemerspercentage	Opmerkingen
Sociale Zekerheid (Algemeen)	4,7%	Deel van de werknemer voor pensioenen en andere voordelen.
Werkloosheid	1,55%	Bijdrage van de werknemer aan werkloosheidsfondsen.
Beroepsopleiding	0,1%	Deel van de werknemer voor opleidingsprogramma's.
Intergenerationeel Rechtvaardigheidsmechanisme (MEI)	0,15%	Het deel van de werknemer voor de pensioenondersteuningsbijdrage.
Inkomstenbelasting (IRPF)	Progressieve tarieven	Ingehouden op het salaris van de werknemer.
€0 – €12.450	19%	Tarieven kunnen variëren per autonome regio.
€12.451 – €20.200	24%
€20.201 – €35.200	30%
€35.201 – €60.000	37%
€60.001 – €300.000	45%
Meer dan €300.000	47%

In Spanje is uw werknemervoordelenpakket en verlofbeleid essentieel om toptalent aan te trekken en te behouden. De arbeidswetten van het land bieden sterke bescherming voor werknemers, inclusief royale verlofregelingen en een robuust sociaal zekerheidsysteem. Het begrijpen van deze lokale regelgeving is de eerste stap naar het opbouwen van een concurrerend en compliant voordelenplan voor uw Spaanse team.

Wettelijk verlof

De Spaanse wetgeving vereist verschillende soorten betaald verlof om het welzijn van werknemers en de werk-privébalans te ondersteunen.

• Jaarverlof: U moet minimaal 30 kalenderdagen betaald verlof per jaar bieden, wat overeenkomt met 22 werkdagen. Dit verlof kan niet worden vervangen door betaling, dus u moet uw team aanmoedigen om hiervan gebruik te maken.
• Zwangerschaps- en vaderschapsverlof: Beide ouders hebben recht op 16 weken verlof, waarvan de eerste 6 weken direct na de geboorte van het kind moeten worden opgenomen. De resterende 10 weken kunnen op elk moment worden gebruikt totdat het kind een jaar oud is.
• Ziekteverlof: Werknemers kunnen tot 18 maanden ziekteverlof opnemen. De betaling tijdens deze periode komt van het Spaanse socialsysteem. Voor de eerste 3 dagen wordt niet betaald. Van dag 4 tot 20 ontvangen ze 60% van hun reguliere salaris, en vanaf dag 21 wordt dit verhoogd naar 75%.

Publieke feestdagen & regionale feestdagen

Spanje kent een aantal nationale feestdagen, en elke autonome gemeenschap heeft ook haar eigen regionale feestdagen. In totaal krijgen werknemers ongeveer 14 betaalde feestdagen per jaar.

Datum	Feestdag	Nationaal/Regionaal
1 januari	Nieuwjaarsdag	Nationaal
6 januari	Driekoningen	Nationaal
28 februari	Dag van Andalusië	Regionaal (Andalusië)
1 maart	Dag van de Balearen	Regionaal (Balearen)
19 maart	Dag van Sint-Jozef	Regionaal (Baskenland, Castilië-La Mancha, Galicië, Murcia, Valencia)
2 april	Witte Donderdag	Nationaal (behalve Catalonië & Valencia)
3 april	Goede Vrijdag	Nationaal
6 april	Paasmaandag	Regionaal (Balearen, Baskenland, Catalonië, La Rioja, Navarrea, Valencia)
23 april	Dag van Sint-Jorist	Regionaal (Aragon, Castilië en León)
1 mei	Dag van de Arbeid	Nationaal
2 mei	Gemeente Madrid dag	Regionaal (Madrid)
9 juni	Dag van La Rioja en Murcia	Regionaal (La Rioja, Murcia)
24 juni	Sint-Janst	Regionaal (Valencia)
15 augustus	Maria Hemelvaart	Nationaal
11 september	Nationale Feestdag van Catalonië	Regionaal (Catalonië)
9 oktober	Dag van de Vlaamse Gemeenschap	Regionaal (Valencia)
12 oktober	Hispanidad	Nationaal
1 november	Allerheiligen	Nationaal
6 december	Constitutionele feestdag	Nationaal
8 december	Onbevlekte Ontscluiting	Nationaal
25 december	Kerstdag	Nationaal

Typische aanvullende voordelen

Hoewel de wettelijke voordelen in Spanje uitgebreid zijn, bieden veel bedrijven extra privileges om zich te onderscheiden.

Wettelijke Voordelen	Niet-wettelijke (Aanvullende) Voordelen
Sociale Zekerheid (gezondheidszorg, pensioen, werkloosheid)	Privéziektenfonds
Arbeidsongevallenverzekering	Aanvullende pensioenregelingen
Betaald jaarlijks, ziekte-, zwangerschaps-, en vaderschapsverlof	Extra betaalde vrije tijd
13e en 14e maand (pro rato en betaald door het jaar of als lumpsum)	Maaltijdcheques
	Kinderopvangcheques
	Sportschoolabonnementen
	Bedrijfsauto of vervoersvergoeding

Hoe een EOR kan helpen bij het opzetten van voordelen

Het opzetten van een voordelenplan in een nieuw land kan complex zijn. Een Employer of Record (EOR) vereenvoudigt dit proces voor u. Wij verzorgen de administratieve en juridische vereisten voor het beheren van werknemersvoordelen in Spanje.

Een EOR kan:

• Zorgen dat uw voordelenpakket voldoet aan de Spaanse arbeidswetten.
• Zowel wettelijke als aanvullende voordelen beheren voor uw werknemers.
• Loonadministratie en sociale zekerheidsbijdragen regelen.
• Lokale expertise bieden over concurrerende voordelenpakketten.

Door samen te werken met een EOR kunt u uw Spaanse werknemers een uitgebreid en compliant voordelenplan aanbieden zonder dat u een lokale rechtsentiteit hoeft op te richten. Dit stelt u in staat om u te richten op het groeien van uw bedrijf terwijl wij voor de HR-details zorgen.

Het beëindigen van een arbeidsrelatie in Spanje omvat duidelijke, specifieke stappen. Je moet de wettelijke procedures volgen om een eerlijk en conforme procedure te waarborgen. Dit houdt in dat je schriftelijk opzegging geeft, de beëindiging rechtvaardigt en de juiste ontslagvergoeding betaalt. Het proces hangt af van de reden voor ontslag, die kan variëren van disciplinaire kwesties tot economische redenen.

Opzegtermijnen

Wanneer je een werknemer om objectieve redenen ontslaat, zoals economische of organisatorische veranderingen, moet je minimaal 15 dagen opzeggen. Je moet deze opzegging schriftelijk geven, duidelijk de redenen voor de beëindiging vermelden en de ingangsdatum aangeven. Als je wilt, kun je de werknemer in plaats daarvan zijn salaris betalen voor de opzegtermijn, in plaats van dat hij werkt.

Voor disciplinaire ontslagen wegens ernstig wangedrag, hoef je geen opzegtermijn te geven. Je moet echter wel een schriftelijke ontslagbrief afleveren waarin de redenen voor het ontslag worden uitgelegd.

Ontslagvergoeding

De hoogte van de ontslagvergoeding hangt af van het type ontslag.

Type Ontslag	Ontslagvergoeding
Objectief Ontslag	20 dagen salaris per jaar dienst, tot een maximum van 12 maanden salaris.
Onrechtmatig Ontslag	33 dagen salaris per jaar dienst, tot een maximum van 24 maanden salaris.
Disciplinair Ontslag	Er is geen ontslagvergoeding vereist als het ontslag gerechtvaardigd is.

Het is belangrijk om de ontslagvergoeding te berekenen en te verstrekken op het moment dat je de opzegging geeft voor een objectief ontslag.

Hoe Rivermate compliant exits afhandelt

Wanneer je met ons samenwerkt, beheren wij het volledige offboardingproces voor jou. We zorgen ervoor dat elke beëindiging op een conforme en professionele manier wordt afgehandeld.

Zo helpen wij:

• Documentatie: We bereiden alle benodigde juridische documenten voor en regelen deze, inclusief de ontslagbrief.
• Conformiteit: We zorgen ervoor dat elke stap voldoet aan de Spaanse arbeidswetgeving, van opzegtermijnen tot ontslagberekeningen.
• Communicatie: We helpen je om de beslissing duidelijk en respectvol aan je werknemer over te brengen.
• Eindafrekening: We regelen de eindbetaling, bekend als de finiquito, die eventuele achterstallige salaris, niet-gebruikte vakantiedagen en ontslagvergoeding omvat.

Wij nemen de administratieve en juridische lasten uit handen zodat jij je op je bedrijf kunt richten. We helpen je de complexiteit van de Spaanse arbeidswet te navigeren om een soepele en faire exit voor iedereen te garanderen.

Navigeren door de wereld van visa's en werkvergunningen in Spanje kan ingewikkeld lijken. Simpel gezegd, als je geen burger bent van de Europese Unie, IJsland, Liechtenstein, Noorwegen of Zwitserland, heb je een vergunning nodig om legaal in het land te werken. Voor burgers van deze landen is het proces eenvoudiger, en is alleen registratie bij de lokale autoriteiten vereist als je van plan bent langer dan drie maanden te blijven. Voor iedereen anders is het essentieel om de juiste autorisatie te verkrijgen voordat je aan het werk gaat. De Spaanse overheid biedt verschillende routes naar werkgelegenheid, afhankelijk van jouw situatie.

Employment visas & sponsorship realities

Als het gaat om het aannemen van talent van buiten de EU, heb je een paar opties. Een Employer of Record (EOR) kan dit proces aanzienlijk vereenvoudigen.

Een EOR kan visa sponsoren voor niet-EU onderdanen, wat een geweldige oplossing is als je geen juridische entiteit in Spanje hebt. Dit werkt meestal het beste voor bepaalde soorten visa:

• Highly Qualified Professional Visa: Dit is voor specialisten met een gekwalificeerd baanaanbod.
• EU Blue Card: Dit is een optie voor professionals met geavanceerde kwalificaties.

Een EOR neemt de juridische verantwoordelijkheden van werkgelegenheid op zich, inclusief loonadministratie, belastingen en naleving van de Spaanse arbeidswet. Dit betekent dat je talent in Spanje kunt aannemen zonder de hoofdpijn van het opzetten van een lokaal bedrijf.

Er zijn echter enkele routes die een EOR doorgaans niet kan ondersteunen, zoals het zelfstandigen- of self-employment visa, dat bedoeld is voor freelancers en ondernemers die hun eigen bedrijf willen starten in Spanje.

Business travel compliance

Als je naar Spanje moet reizen voor kortdurende zakelijke activiteiten, heb je mogelijk geen visa nodig. Voor verblijven tot 90 dagen binnen een periode van 180 dagen, kun je meestal deelnemen aan vergaderingen, conferenties en onderhandelingen zonder vergunning.

Het is echter cruciaal om te begrijpen dat deze kortdurende bezoeken je niet toestaan om betaald werk te verrichten. De activiteiten zijn beperkt tot zaken als:

• Bijwonen van zakelijke vergaderingen
• Bezoeken van klanten
• Naar beurzen gaan
• Trainingen volgen

Als je activiteiten in Spanje verder gaan dan dit, heb je waarschijnlijk een specifiek kortdurend werkvisum nodig. Controleer altijd de specifieke vereisten voordat je reist om zeker te zijn dat je voldoet aan de Spaanse immigratieregels.