Employer of Record in Portugal

Een Employer of Record (EOR) is een organisatie van derden die wettelijk werknemers in dienst neemt namens een ander bedrijf. De EOR neemt de verantwoordelijkheid voor alle formele arbeidsgerelateerde taken, waaronder loonadministratie, belastinginhouding en -aangifte, benefitsbeheer en het waarborgen van naleving van lokale arbeidswetten en regelgeving. Dit stelt bedrijven in staat om werknemers in een vreemd land aan te nemen zonder dat zij daar zelf een juridische entiteit hoeven op te richten.

Voor bedrijven die willen uitbreiden of talent willen aannemen in Portugal, kan het navigeren door het lokale arbeidslandschap complex zijn. Het gebruik van een EOR vereenvoudigt dit proces aanzienlijk, waardoor bedrijven snel en compliant werknemers in Portugal kunnen inzetten zonder de administratieve last en juridische vereisten die gepaard gaan met het opzetten van een lokale dochteronderneming of vestiging.

Hoe een EOR werkt in Portugal

Wanneer u samenwerkt met een EOR in Portugal, wordt uw gekozen kandidaat een wettelijke werknemer van de EOR. U behoudt volledige controle over de dagelijkse taken, projecten en prestatiebeheer van de werknemer. De EOR verzorgt alle back-end arbeidsverplichtingen die specifiek zijn voor Portugal, zoals:

• Het opstellen van conforme arbeidscontracten in het Portugees.
• Het registreren van de werknemer bij sociale zekerheids- en belastingautoriteiten.
• Het nauwkeurig en tijdig verwerken van de maandelijkse loonadministratie.
• Het berekenen en afdragen van inkomstenbelasting en sociale bijdragen.
• Het beheren van verplichte benefits en het afhandelen van verlofaanvragen.
• Het waarborgen van naleving van de arbeidswetgeving van Portugal, inclusief werkuren, minimumloon en beëindigingsprocedures.

Voordelen van het gebruik van een EOR in Portugal

Het inschakelen van een EOR biedt verschillende belangrijke voordelen voor bedrijven die in Portugal willen werken zonder een lokale entiteit:

• Snelle markttoetreding: Neem snel werknemers in Portugal aan, zonder de lange procedure van het oprichten van een entiteit.
• Kostenbesparing: Vermijd de aanzienlijke kosten die gepaard gaan met het opzetten en onderhouden van een lokale juridische entiteit.
• Nalevingsgarantie: Zorg voor volledige naleving van de complexe arbeidswetten, belastingregels en sociale zekerheidsvereisten in Portugal, waardoor juridische risico's worden verminderd.
• Focus op kernactiviteiten: Delegeer administratieve lasten met betrekking tot HR, loonadministratie en compliance, zodat uw team zich kan richten op strategische bedrijfsactiviteiten.
• Toegang tot talent: Neem gemakkelijk gekwalificeerde professionals aan, overal in Portugal, ongeacht de fysieke aanwezigheid van uw bedrijf.

Het transparante prijsmodel van Rivermate elimineert complexiteit met een enkel, concurrerend maandelijks tarief per werknemer. In tegenstelling tot traditionele PEO-aanbieders, omvat onze prijs in Portugal uitgebreide HR-ondersteuning, benefits administratie, compliance management en toegang tot ons eigen dashboard voor realtime workforce analytics. Geen verborgen kosten, geen opstartkosten—gewoon een eenvoudige prijsstelling die meegroeit met de behoeften van uw bedrijf en volledige wettelijke naleving in Portugal garandeert.

Werkgevers in Portugal moeten 23,75% van het brutoloon van werknemers bijdragen aan social security, waarmee gezondheidszorg, pensioenen en werkloosheidsuitkeringen worden gefinancierd. Aanvullende loonbelasting, zoals de verzekering voor arbeidsongevallen, varieert afhankelijk van het risiconiveau. Werkgevers zijn ook verantwoordelijk voor het inhouden van inkomstenbelasting (IRS) op basis van progressieve tarieven voor 2025, die variëren van 14,5% voor inkomens tot €7.410 tot 48% voor inkomens boven €50.483.

Werknemers kunnen hun belastbaar inkomen verminderen door aftrekposten zoals gezondheidszorg, onderwijs, pensioenbijdragen, huisvesting en gezinsuitgaven, mits de juiste documentatie wordt bijgehouden. Buitenlandse werknemers en bedrijven moeten rekening houden met speciale regimes zoals de Non-Habitual Resident (NHR) regeling, die een vast tarief van 20% op bepaalde inkomsten biedt en vrijstellingen op buitenlandse inkomsten voor maximaal 10 jaar, samen met belastingverdragen om dubbele belasting te voorkomen. Naleving van rapportagedeadlines en het begrijpen van deze regimes zijn essentieel voor optimaal belastingbeheer.

Portugal's salarislandschap varieert per industrie, rol en locatie, met hogere lonen in metropolitane gebieden zoals Lissabon en Porto. Belangrijke salarisbereiken omvatten €35.000-65.000 voor software engineers en €50.000-90.000 voor artsen, wat de vraag in de sector en vaardigheidsniveaus weerspiegelt.

De minimumloon voor 2025 bedraagt ongeveer €886,67/maand (14 betalingen per jaar), toepasbaar in alle sectoren, waarbij sommige sectoren hogere collectieve overeenkomsten hebben. Werkgevers moeten voldoen aan deze wettelijke vereiste om boetes te voorkomen.

Extra vergoeding omvat vaak verplichte vakantiegeld (~één maand salaris), prestatiebonussen, maaltijd- en vervoersvergoedingen, en privéziektekostenverzekering. De standaard looncyclus is maandelijks, met betalingen via bankoverschrijving en gedetailleerde loonstroken vereist.

Salaristrends stijgen door inflatie, tekorten aan vaardigheden en invloed van remote werken, wat de noodzaak benadrukt voor competitieve pakketten om talent aan te trekken in sectoren zoals technologie, gezondheidszorg en toerisme.

Portugal biedt werknemers uitgebreide vakanties en verlofrechten onder het Labour Code. Belangrijke rechten omvatten minimaal 22 betaalde vakantiedagen per jaar, die vanaf het begin van het dienstverband worden opgebouwd en doorgaans binnen hetzelfde kalenderjaar worden opgenomen, met een maximale overname van 11 dagen (de helft van het recht). Vakantiegeld bestaat uit het reguliere salaris plus een vakantietoeslag, meestal gelijk aan het salaris van één dag per vakantiedag.

Feestdagen worden nationaal gevierd, met in totaal 13 dagen, met enkele regionale variaties. Werknemers hebben recht op betaalde vrije dagen op deze dagen. Ziekteverlof wordt uitgekeerd aan werknemers die bijdragen aan de sociale zekerheid, waarbij een medische verklaring vereist is voor afwezigheid van meer dan drie dagen, met vergoeding gebaseerd op een percentage van het salaris. Ouderschapsverlof omvat moederschapsverlof (120-150 dagen), vaderschapsverlof (28 dagen) en adoptieverlof, allemaal betaald op 100% van het referentiesalaris, met flexibele opties voor het delen van het verlof en het opnemen ervan vóór of na de geboorte.

Andere verloftypes omvatten rouwverlof, huwelijk, studie (onbetaald), sabbatical (naar discretionaire beslissing van de werkgever) en verlof voor het verzorgen van zieke kinderen, om tegemoet te komen aan diverse werknemersbehoeften.

Portugal's employee benefits worden gereguleerd door wettelijke vereisten en evoluerende werknemersverwachtingen. Verplichte voordelen omvatten sociale zekerheidsbijdragen, betaalde vakantie (minimaal 22 dagen/jaar), kerst- en vakantietoeslagen (gelijk aan een maand salaris betaald in juni en december), ouderschapsverlof, ziekteverlof en ongevallenverzekering. Deze vormen de basis van elk compensatiepakket en zorgen voor werknemerszekerheid.

Naast wettelijke verplichtingen verbeteren veel werkgevers hun aanbod met optionele voordelen zoals private health insurance, maaltijd- en vervoersvergoedingen, levensverzekering, aanvullende pensioenregelingen, kinderopvangbonnen, flexibele werkregelingen en opleidingsprogramma's. Private health insurance wordt bijzonder gewaardeerd, omdat het snellere toegang tot zorg biedt ondanks Portugal's universele openbare gezondheidszorgsysteem.

Benefit pakketten variëren afhankelijk van de bedrijfsgrootte en industrie, waarbij grotere bedrijven doorgaans uitgebreide voordelen bieden, waaronder private health insurance, pensioenregelingen en extra vergoedingen, terwijl startups zich richten op kern wettelijke voordelen en flexibiliteit. De onderstaande tabel geeft een overzicht van de gebruikelijke aanbiedingen:

Arbeidsovereenkomsten in Portugal zijn wettelijk bindende contracten die onderworpen zijn aan het Labour Code, en vereisen naleving van specifieke wettelijke normen om afdwingbaarheid en eerlijke behandeling te waarborgen. De belangrijkste contracttypes zijn vast contract (voor tijdelijk of projectmatig werk) en onbepaalde tijd (standaard arbeidsovereenkomst met meer baanzekerheid). Vast contract zijn beperkt in duur en verlenging, met de mogelijkheid tot omzetting naar onbepaalde tijd onder bepaalde voorwaarden.

Belangrijke clausules moeten worden opgenomen in arbeidsovereenkomsten, waaronder essentiële aspecten zoals functiebeschrijving, salaris, werktijden, proeftijd en beëindigingsprocedures. Werkgevers moeten zich bewust zijn van het wettelijke kader om geschillen te voorkomen en naleving te garanderen.

Werkgevers moeten clausules opnemen over functieverantwoordelijkheden, vergoeding, proeftijd en beëindiging om duidelijkheid en wettelijke naleving te waarborgen. Correcte naleving van deze regelgeving helpt juridische problemen te voorkomen en bevordert positieve arbeidsrelaties.

Portugal is een aantrekkelijke hub geworden voor remote work vanwege de betaalbare levensonderhoud, het aangename klimaat en de groeiende digitale infrastructuur. Het land heeft een duidelijk wettelijk kader vastgesteld dat remote work reguleert, met nadruk op werknemersrechten zoals het recht om remote regelingen aan te vragen (vooral voor zorgverleners en ouders van onder de acht jaar), en werkgeversverplichtingen waaronder het verstrekken van noodzakelijke apparatuur, het waarborgen van veiligheid en het respecteren van werktijden en rustperiodes. Remote workers hebben recht op dezelfde voordelen als werknemers op locatie, met wetten die discriminatie en ongeoorloofde surveillance verbieden, tenzij goedgekeurd door de autoriteiten.

Flexibele werkopties worden steeds vaker toegepast, waaronder regelingen zoals volledig remote, hybride en flexibele uren, die bedrijven helpen talent aan te trekken en tegemoet te komen aan diverse werknemersbehoeften. Werkgevers zijn verantwoordelijk voor het verstrekken van apparatuur, het vergoeden van kosten (zoals internet, energie en apparatuur) en het waarborgen van naleving van GDPR voor gegevensbescherming. Portugal’s geavanceerde internetinfrastructuur, met glasvezelsnelheden die gemiddeld 100-500 Mbps bedragen in stedelijke gebieden, ondersteunt efficiënt remote work. Gegevensbeveiligingsmaatregelen, zoals VPN’s en antivirussoftware, zijn verplicht, en remote surveillance is over het algemeen verboden zonder juiste toestemming.

In Portugal, employment termination must adhere to specific legal procedures, including notice periods, severance pay, and grounds for dismissal. Notice periods vary by tenure: 15 days for up to 6 months, 30 days for 6 months to 2 years, and 60 days for over 2 years, with potential extensions via collective agreements. Severance pay depends on the contract's initiation date, with formulas ranging from 18 to 30 days of salary per year of service, capped at 12 times the monthly salary or 240 times the minimum wage.

Termination can be with or without cause. Just cause dismissals require serious misconduct and no notice or severance, while dismissals for economic or structural reasons require notice and severance. Employers must follow procedural steps, including written notices, disciplinary procedures if applicable, consultation in collective dismissals, and proper documentation. Employees are protected against wrongful dismissal and may seek reinstatement or damages if unlawfully terminated.

Portugal ervaart een verschuiving naar flexibele werkregelingen, waarbij velen kiezen voor freelancen of zelfstandige contractering. Dit model biedt bedrijven toegang tot gespecialiseerde vaardigheden zonder langdurige verplichtingen. Het begrijpen van het juridische kader is echter cruciaal om te zorgen voor naleving van arbeids- en belastingwetten. Het verkeerd classificeren van een zelfstandige contractor als werknemer kan leiden tot aanzienlijke juridische en financiële repercussies. De Portugese Arbeidswet (Código do Trabalho) schetst criteria om werknemers en contractors te onderscheiden, met de focus op factoren zoals ondergeschiktheid, werkautonomie en risico-dragen.

Een schriftelijk contract wordt aanbevolen om de relatie met de contractor te formaliseren, waarin scope, vergoeding, vertrouwelijkheid en IP-rechten worden vastgelegd. Contractors moeten hun eigen belasting- en sociale zekerheidsverplichtingen beheren, inclusief inkomstenbelasting, btw en sociale zekerheidsbijdragen. Ze werken vaak in sectoren zoals technologie, creatieve industrieën, consulting, onderwijs, gezondheidszorg en bouw, waar gespecialiseerde vaardigheden op een flexibele basis nodig zijn. Professionele aansprakelijkheidsverzekering wordt aanbevolen, vooral in beroepen waar fouten kunnen leiden tot verlies voor de klant.

Portugal biedt diverse werkvisumopties voor buitenlandse nationals, waaronder de D2 (Ondernemer), D3 (Hoge kwalificaties), D7 (Passief inkomen), EU Blue Card en algemeen Work Visa voor ondergeschikte tewerkstelling. Elk visum richt zich op specifieke kandidaatprofielen, met vereisten zoals bedrijfsplannen en investeringsbewijzen voor D2, baanaanbiedingen en kwalificaties voor D3, en documentatie van passief inkomen voor D7. De EU Blue Card vergemakkelijkt de toegang voor hooggekwalificeerde niet-EU-werknemers.

Het aanvraagproces vereist de juiste documentatie en naleving van immigratieregels, maar met een duidelijk begrip kunnen buitenlandse werknemers legaal werken en wonen in Portugal. Paden naar permanente verblijfsvergunningen zijn beschikbaar, vaak na voortdurende legale verblijf en tewerkstelling. Werkgevers moeten zorgen voor naleving van de visumvereisten en de nodige procedures voor buitenlandse werknemers faciliteren.