Employer of Record in Portugal

Een Employer of Record (EOR) in Portugal is een bedrijf dat wettelijk werknemers voor jou aanneemt. Dit betekent dat de EOR alle juridische en HR-verantwoordelijkheden van tewerkstelling op zich neemt, zoals salarisadministratie, belastingen, voordelen en contracten, terwijl jij het dagelijkse werk van je team beheert. Het gebruik van een EOR-service, zoals Rivermate, stelt je in staat om talent in Portugal aan te nemen zonder dat je een lokale juridische entiteit hoeft op te zetten.

Hoe een Employer of Record (EOR) werkt in Portugal

Het gebruik van een EOR om te werven in Portugal is een eenvoudig proces. Jij vindt het talent, en de EOR zorgt voor de lokale arbeidslogistiek.

Hier is hoe het over het algemeen werkt:

1. Je vindt je kandidaat: Jij bent verantwoordelijk voor het vinden en recruteren van de persoon die je in Portugal wilt aannemen.
2. De EOR neemt ze aan: De EOR wordt de juridische werkgever en biedt je nieuwe teamlid een lokaal conforme arbeidsovereenkomst.
3. Onboarding: De EOR beheert het onboardingproces, zodat alle papierwerk en registraties bij Portugese autoriteiten, zoals Sociale Zekerheid, correct worden voltooid.
4. HR en salarisadministratie: De EOR verzorgt alle administratieve taken. Dit omvat het verwerken van de maandelijkse salarisadministratie, het beheren van belastingen en het zorgen dat alle wettelijke voordelen worden verstrekt volgens de Portugese wet. In Portugal omvat dit ook het beheer van de verplichte 13e en 14e maand salarisbetalingen.
5. Jij beheert je werknemer: Jij onderhoudt de directe werkrelatie met je werknemer, wijst taken toe en beheert hun prestaties, terwijl de EOR zorgt voor de naleving van de arbeidswetgeving.

Waarom een Employer of Record gebruiken in Portugal

Het gebruik van een EOR in Portugal vereenvoudigt je uitbreiding naar het land. Het stelt je in staat om snel en efficiënt toegang te krijgen tot lokaal talent zonder vertraging door complexe juridische en administratieve obstakels. Je kunt je richten op je zakelijke doelen terwijl de EOR ervoor zorgt dat je arbeidspraktijken volledig voldoen aan de Portugese arbeidswetgeving.

Hier zijn enkele belangrijke voordelen:

• Vermijd het opzetten van een lokale entiteit: Je kunt werknemers in Portugal aannemen zonder de tijd en kosten van het oprichten van een juridische entiteit in het land.
• Zorg voor naleving: EORs zijn experts in de Portugese arbeidswet. Ze beheren alle aspecten van arbeidsnaleving, van contracten tot voordelen, waardoor je risico wordt verminderd.
• Vereenvoudig HR en salarisadministratie: De EOR verzorgt alle salarisverwerking, belastinginhoudingen en voordelenadministratie, waardoor jij deze complexe taken niet hoeft te beheren.
• Snellere markttoetreding: Het biedt een veel snellere manier om een team op te bouwen in Portugal in vergelijking met het opzetten van een dochteronderneming. Je kunt talent aannemen en onboarden in een fractie van de tijd.

Rivermate's transparante prijsmodel elimineert complexiteit met een enkel, concurrerend maandelijks tarief per werknemer. In tegenstelling tot traditionele PEO-aanbieders omvat onze prijsstelling in Portugal uitgebreide HR-ondersteuning, voordelenadministratie, nalevingsbeheer en toegang tot ons eigen dashboard voor realtime personeelsanalyse. Geen verborgen kosten, geen opstartkosten—gewoon een duidelijke prijsstelling die meegroeit met de behoeften van uw bedrijf terwijl volledige wettelijke naleving in Portugal wordt gewaarborgd.

Het aannemen in Portugal betekent het aanspreken van een vaardige en flexibele arbeidsmarkt. Het land heeft een sterke dienstensector en is een centrum voor technologie en remote work. Om compliant te werven, moet je de arbeidswetgeving van Portugal begrijpen, die de werknemer bevoordeelt. Deze gids geeft een overzicht van de belangrijkste gebieden die je moet kennen.

Arbeidsovereenkomsten & must-have clausules

Hoewel je voor een vaste functie een mondelinge overeenkomst kunt hebben, is het best practice om een schriftelijke overeenkomst te hebben. Voor sommige contracttypes, zoals vast contract of deeltijd, is een schriftelijke overeenkomst wettelijk verplicht. Als je geen schriftelijk contract hebt voor deze, zal de wet de werknemer beschouwen als permanent en fulltime.

Je arbeidsovereenkomsten in Portugal moeten in het Portugees zijn en het volgende bevatten:

• Identificatie: Volledige namen en adressen van zowel jou als de werknemer.
• Werkplek: De locatie waar de werknemer zal werken.
• Functiegegevens: De titel, rol en verantwoordelijkheden van de werknemer.
• Startdatum: Wanneer de arbeid begint.
• Contractduur: Als het een vast contract is, moet de einddatum worden vermeld.
• Proeftijd: De duur van de proefperiode.
• Vergoeding: Het basissalaris en eventuele aanvullende betalingen of voordelen.
• Werkuren: Het dagelijkse en wekelijkse werkrooster.
• Jaarlijks verlof: Het aantal betaalde vakantiedagen.
• Beëindiging: De opzegtermijnen voor het beëindigen van het contract.
• Collectieve overeenkomsten: Vermeld eventuele toepasselijke collectieve arbeidsovereenkomsten.

Proeftijd

Proeftijd in Portugal geeft jou en je nieuwe medewerker de tijd om te zien of het een goede match is. Tijdens deze periode kunnen jullie beiden het contract beëindigen zonder opgaaf van reden. De duur van de proeftijd hangt af van het type contract en de rol.

Werkuren & overwerk

De standaard werkweek in Portugal is 40 uur, meestal verdeeld over vijf dagen van 8 uur. Alles boven deze uren is overwerk.

Zo werkt overwerkvergoeding:

• Eerste uur overwerk: 25% toeslag op het reguliere uurloon.
• Extra overwerkuren: 37,5% toeslag op het reguliere uurloon.
• Overwerk op een rustdag of feestdag: 50% toeslag op het reguliere uurloon.

Er zijn limieten aan hoeveel overwerk een werknemer mag doen. Over het algemeen maximaal 2 uur per dag en 150-175 uur per jaar, afhankelijk van de grootte van je bedrijf.

Nationale & regionale feestdagen

Portugal heeft 13 nationale feestdagen. Werknemers krijgen een betaalde vrije dag hiervoor. Als ze moeten werken, hebben ze recht op dubbele betaling.

Nationale feestdagen in 2025:

• 1 januari: Nieuwjaarsdag
• 18 april: Goede Vrijdag
• 20 april: Pasen
• 25 april: Vrijheidsdag
• 1 mei: Dag van de Arbeid
• 10 juni: Portugal Dag
• 19 juni: Sacramentsdag
• 15 augustus: Maria Hemelvaart
• 5 oktober: Republiekdag
• 1 november: Allerheiligen
• 1 december: Herstel van de Onafhankelijkheid
• 8 december: Onbevlekte Ontvangenis
• 25 december: Kerstmis

Daarnaast zijn er regionale en gemeentelijke feestdagen. Bijvoorbeeld, Lissabon viert St. Anthony's Day op 13 juni, en Porto viert St. John's Day op 24 juni.

Contractors aannemen in Portugal

Het aannemen van zelfstandige contractors in Portugal kan een flexibele manier zijn om gespecialiseerde vaardigheden voor specifieke projecten te verkrijgen. Contractors regelen hun eigen werk, gebruiken hun eigen tools en zijn verantwoordelijk voor hun eigen belastingen en sociale zekerheid. Dit kan eenvoudiger lijken dan het opbouwen van een team met langdurige arbeidsverplichtingen.

Echter, er bestaat een reëel risico dat een werknemer verkeerd wordt geclassificeerd als contractor. De Portugese wet kijkt naar de werkelijkheid van de arbeidsrelatie, niet alleen naar het contract. Als je een contractor behandelt als een werknemer door controle over werkuren, het verstrekken van apparatuur en integratie in je bedrijfsstructuur, kan de overheid hen herclassificeren als werknemer.

Foutieve classificatie kan leiden tot ernstige gevolgen, waaronder:

• Achterstallige betaling van sociale zekerheidsbijdragen en belastingen.
• Boetes en sancties.
• Het moeten bieden van alle voordelen en bescherming van een voltijdse werknemer, zoals betaald verlof en ontslagvergoeding.

Een Employer of Record (EOR) helpt je deze risico's te vermijden. Een EOR werkt wettelijk werknemers voor jou in dienst, en zorgt voor volledige naleving van de Portugese arbeidswetgeving. Dit betekent dat je het talent kunt aannemen dat je nodig hebt zonder het risico van misclassificatie. De EOR regelt alle administratieve taken, van contracten en salarisadministratie tot belastingen en voordelen, zodat jij je kunt richten op het laten groeien van je bedrijf.

In Portugal, het betalen van je team gaat verder dan alleen valutaomrekeningen. Je moet de lokale aanpak van compensatie, sociale zekerheid en vakantiegeld begrijpen om compliant te blijven. Het systeem heeft specifieke vereisten, van verplichte bonussen tot officiële documentatie in het Portugees. Deze gids legt uit wat je moet weten over payroll in Portugal.

Payroll cycli & loonstructuur

In Portugal verwerk je payroll maandelijks, en werknemers ontvangen hun salaris aan het einde van de maand. Je moet bij elke betaling een loonstrook verstrekken, waarin alle inkomsten en inhoudingen worden gespecificeerd.

Een uniek kenmerk van de Portugese payroll is de 14-maanden salarisstructuur. Werknemers ontvangen hun reguliere 12 maandelijkse betalingen, plus twee extra betalingen:

• Vakantiegeld: Uitbetaald in juni
• Kerstbonus: Uitbetaald in december

Deze extra betalingen zijn verplicht en maken in feite deel uit van het jaarlijkse salaris. Maaltijdvergoedingen maken ook vaak deel uit van compensatiepakketten en bieden fiscale voordelen.

Overwerk & minimumlonen

De standaard werkweek in Portugal is 40 uur, met een werkdag van 8 uur. Alles boven dit is overwerk.

• Eerste uur overwerk: 125% van het normale tarief.
• Verdere uren: 137,5% van het normale tarief.
• Werk op rustdagen of feestdagen: 150% van het normale tarief.

Vanaf januari 2025 is het nationale minimumloon €870 per maand.

Werkgeversbelastingen en bijdragen

Als werkgever in Portugal ben je verantwoordelijk voor het afdragen van sociale zekerheidsbijdragen namens je werknemers. Je moet het deel van de werknemer inhouden op hun salaris en zowel jouw als hun bijdragen afdragen.

Werknemersbelastingen en inhoudingen

Werknemers dragen ook bij aan sociale zekerheid. Deze bijdragen worden rechtstreeks ingehouden op hun bruto maandsalaris.

In Portugal zijn werknemersvoordelen en verlof royaal, wat een cultuur weerspiegelt die werk-privébalans waardeert. Het systeem is een mix van door de overheid verplichte sociale zekerheidsvoordelen en aanvullende voordelen die werkgevers bieden om top talent aan te trekken. Alle werknemers met een formeel arbeidscontract, inclusief voltijds, deeltijds en tijdelijk personeel, hebben recht op wettelijke voordelen.

Wettelijk verlof

• Jaarlijks verlof Je krijgt minimaal 22 betaalde werkdagen vrij elk jaar. In je eerste jaar verdien je twee dagen verlof voor elke maand dat je werkt, en je kunt hiermee beginnen na zes maanden. Je kunt niet extra betaald krijgen voor niet-gebruikte vakantiedagen.

• Ziekteverlof Als je ziek bent, kun je tot 1.095 dagen betaald ziekteverlof krijgen. Het voordeel begint op de vierde dag van je ziekte en wordt betaald door Sociale Zekerheid, niet door je werkgever. Het bedrag dat je ontvangt varieert van 55% tot 75% van je normale inkomsten, afhankelijk van hoe lang je afwezig bent. Je hebt een doktersverklaring nodig om in aanmerking te komen.

• Ouderschapsverlof Nieuwe ouders hebben recht op 120 of 150 opeenvolgende dagen verlof, dat ze kunnen delen. Moeders moeten minimaal zes weken direct na de geboorte verlof nemen. Vaders krijgen 15 werkdagen vaderschapsverlof dat binnen de eerste maand na de geboorte van de baby moet worden opgenomen.

• Gezinszorgverlof Je kunt verlof opnemen om voor zieke familieleden te zorgen. Dit omvat tot 30 dagen per jaar voor een kind onder de 12 jaar en tot 15 dagen voor een kind boven de 12 jaar of een ander familielid.

Feestdagen & regionale feestdagen

Portugal kent 13 nationale feestdagen. Sommige gemeenten hebben ook hun eigen lokale feestdagen.

Typische aanvullende voordelen

Om concurrerend te blijven, bieden veel bedrijven voordelen aan die verder gaan dan de wettelijke vereisten.

Hoe een EOR kan helpen bij het opzetten van voordelen

Het opzetten van een concurrerend en compliant voordelenpakket in een nieuw land kan complex zijn. Een Employer of Record (EOR) vereenvoudigt dit proces voor jou.

Een EOR kan:

• Zorgen dat je voordelenpakket voldoet aan alle Portugese arbeidswetten.
• De administratie van zowel verplichte als aanvullende voordelen beheren.
• Inzichten bieden in welke voordelen het meest aantrekkelijk zijn voor lokaal talent.
• De complexiteit van sociale zekerheidsregistratie en bijdragen afhandelen.

Door samen te werken met een EOR, bespaar je tijd en middelen, zodat je je kunt richten op je kernbedrijfsdoelen terwijl je ervoor zorgt dat je werknemers goed worden verzorgd.

Het ontslaan van een werknemer in Portugal vereist een gestructureerd proces. Je moet specifieke wettelijke procedures volgen om een conforme en eerlijke exit te waarborgen. Dit omvat het geven van schriftelijke kennisgeving, het respecteren van opzegtermijnen en in veel gevallen het betalen van ontslagvergoeding. Het proces is ontworpen om zowel jou als je werknemer te beschermen, zodat beëindigingen professioneel en legaal worden afgehandeld.

Opzegtermijnen

Wanneer je een arbeidsovereenkomst beëindigt, moet je de werknemer vooraf op de hoogte stellen. De duur van deze opzegtermijn hangt af van hoe lang de werknemer voor jouw bedrijf heeft gewerkt.

Dit zijn de minimale termijnen die wettelijk vereist zijn. Je kunt overeenkomen om langere opzegtermijnen in de arbeidsovereenkomst op te nemen. Als je niet de vereiste opzegging geeft, moet je de werknemer zijn salaris betalen voor de opzegtermijn.

Werknemers die besluiten te ontslag nemen, moeten ook opzegging geven. Dit is doorgaans 30 dagen voor werknemers met tot twee jaar dienst en 60 dagen voor werknemers met meer dan twee jaar.

Ontslagvergoeding

Wanneer je een werknemer ontslaat om redenen zoals overbodigheid of collectief ontslag, ben je verplicht ontslagvergoeding te betalen. Je bent geen ontslagvergoeding verschuldigd als de beëindiging om "gerechtvaardigde redenen" plaatsvindt, zoals ernstig wangedrag van de werknemer.

De standaard ontslagvergoeding wordt berekend als 12 dagen basissalaris voor elk dienstjaar. Deze berekening is gebaseerd op het basissalaris van de werknemer en eventuele anciënniteitsvergoedingen.

Er zijn enkele belangrijke punten om in gedachten te houden:

• Berekeningsbasis: Het salaris dat wordt gebruikt voor de berekening mag niet meer zijn dan 20 keer het nationale minimumloon.
• Algemene limiet: Het totale bedrag aan ontslagvergoeding mag niet meer bedragen dan 12 keer het maandloon van de werknemer.
• Deeljaren: Voor elk deel van een jaar dat is gewerkt, wordt de ontslagvergoeding proportioneel berekend.

Als een rechtbank een ontslag onterecht verklaart, kan de vergoeding hoger uitvallen, variërend van 15 tot 45 dagen basissalaris per dienstjaar.

Hoe Rivermate zorgt voor conforme exits

Navigeren door beëindiging en offboarding in een ander land kan complex zijn. Wij regelen het volledige proces voor jou, zodat alles volgens de regels verloopt.

Zo maken wij het eenvoudig:

• Compliancecontrole: We zorgen dat elke beëindiging voldoet aan de Portugese arbeidswetgeving, van geldige redenen tot correcte procedures.
• Opzegtermijnen: We berekenen en beheren de juiste opzegtermijnen voor elke werknemer op basis van hun diensttijd.
• Ontslagberekening: We berekenen nauwkeurig alle vereiste ontslagvergoedingen, zodat jij je geen zorgen hoeft te maken over complexe regels.
• Documentatie: We bereiden alle benodigde beëindigingsdocumenten voor om een soepele en officiële exit te garanderen.
• Eindafrekening: We regelen de laatste betaling aan de werknemer, inclusief eventueel openstaand salaris, niet-opgenomen vakantiedagen en ontslagvergoeding.

Wij regelen de details zodat jij je kunt richten op je bedrijf.

Navigeren door visa's en werkvergunningen in Portugal kan complex lijken, maar het is eenvoudig met de juiste informatie. Als u geen burger bent van een Europese Unie (EU) of Europese Vrijhandelsassociatie (EFTA) land, hebt u een visa nodig om in Portugal te werken. Het proces omvat meestal het verkrijgen van een baanoffer eerst, aangezien uw werkgever een belangrijke rol speelt in de aanvraag. Portugal biedt verschillende visa-opties afhankelijk van de aard van uw werk, van langdurige tewerkstelling tot tijdelijke projecten.

Employment visas & sponsorship realities

Een Employer of Record (EOR) kan uw wettelijke werkgever in Portugal zijn, die loonadministratie, belastingen en HR regelt. Dit is een praktische route als uw bedrijf geen juridische entiteit in het land heeft.

Wat een EOR kan sponsoren:

• Standard Work Visa (D1 Visa): Dit is de meest voorkomende route voor niet-EU burgers die een baanoffer hebben van een Portugese werkgever. Een EOR kan optreden als uw officiële werkgever en dit visa sponsoren.
• EU Blue Card: Deze optie is voor hooggekwalificeerde professionals met een universitair diploma en een kwalificerend salarisaanbod. Het biedt meer flexibiliteit voor mobiliteit binnen de EU.
• Tech Visa: Sommige EORs zijn gecertificeerd om visa te versnellen voor tech professionals die worden aangenomen door kwalificerende Portugese bedrijven.

Wat een EOR doorgaans niet kan sponsoren:

• Digital Nomad Visa: Dit visa is voor personen die werken voor bedrijven buiten Portugal. Aangezien een EOR u lokaal in dienst heeft, is dit type visa geen geschikte route.
• Visa's voor zelfstandige contractors: Een EOR werkt met personen op een loonlijst. Als u freelancer bent, moet u een visa aanvragen dat zelfstandige arbeid ondersteunt.

Het visa-proces via een EOR kan enkele maanden duren, dus het is belangrijk om vroeg te beginnen. Uw EOR-partner zal u begeleiden bij de papierwerk en vereisten.

Business travel compliance

Voor korte zakelijke reizen zijn de regels eenvoudiger. Als niet-EU burger kunt u meestal Portugal en het Schengengebied bezoeken voor maximaal 90 dagen binnen een periode van 180 dagen zonder visa.

Deze visumvrije reis maakt bepaalde zakelijke activiteiten mogelijk:

• Het bijwonen van vergaderingen en conferenties
• Bezoeken van zakenpartners
• Deelname aan trainingen

U kunt niet werken tijdens een kort verblijf. Als uw reis enige vorm van lokale tewerkstelling inhoudt, hebt u een geldig werkvisum nodig. Controleer altijd de specifieke toelatingsvereisten voor uw nationaliteit voordat u op reis gaat.