Employer of Record in Panama

Het aannemen van werknemers in Panama in 2025 omvat het navigeren door een specifiek stel lokale regelgeving en administratieve processen. Bedrijven die hun activiteiten willen uitbreiden of toegang willen krijgen tot de gekwalificeerde arbeidsmarkt in Panama, hebben verschillende strategische benaderingen, elk met verschillende juridische en operationele implicaties. Het begrijpen van deze routes is essentieel voor het waarborgen van conforme en efficiënte talentacquisitie binnen het land.

Uw opties voor het in dienst nemen van talent in Panama omvatten:

• Het oprichten van een lokale entiteit: Deze traditionele methode vereist het oprichten van een bedrijf binnen Panama, wat aanzienlijke initiële investering, tijd en een grondig begrip van de bedrijfs-, belasting- en arbeidswetgeving van het land met zich meebrengt.
• Via een Employer of Record (EOR) service: Samenwerken met een EOR zoals Rivermate stelt uw bedrijf in staat om op conforme wijze werknemers in Panama aan te nemen en te beheren zonder dat u een eigen lokale juridische entiteit hoeft op te richten. De EOR is wettelijk verantwoordelijk voor het in dienst nemen van de personen namens u en behandelt alle lokale arbeidsverplichtingen.
• Het inhuren van zelfstandige contractors: Het inzetten van personen als zelfstandige contractors kan flexibiliteit bieden, maar brengt een aanzienlijk risico op misclassificatie met zich mee als de werkrelatie lijkt op die van een traditionele werkgever-werknemer relatie. Misclassificatie kan leiden tot aanzienlijke boetes onder de Panamese arbeidswet.

Hoe een EOR werkt in Panama

Een Employer of Record (EOR) in Panama fungeert als de wettelijke werkgever voor uw personeel, en neemt alle bijbehorende nalevings- en administratieve verantwoordelijkheden op zich. Dit model stelt uw bedrijf in staat om de dagelijkse taken en strategische richting van uw werknemers te beheren, terwijl de EOR de lokale regelgeving afhandelt. Specifiek zal een EOR in Panama zorgen voor:

• Loonadministratie: Zorgen voor een accurate en tijdige betaling van salarissen, inclusief alle noodzakelijke inhoudingen en bijdragen in overeenstemming met de Panamese wet.
• Belastinginhoudingen en -afdracht: Beheren van alle lokale inkomstenbelasting, sociale zekerheidsbijdragen en onderwijsverzekeringsbijdragen (Impuesto de Seguro Educativo) aan de relevante Panamese autoriteiten.
• Vergoedingenbeheer: Faciliteren van verplichte werknemersvoordelen zoals sociale zekerheid, betaald verlof en andere wettelijke rechten.
• Naleving van arbeidswetgeving: Voldoen aan de arbeidswet van Panama met betrekking tot arbeidsovereenkomsten, werktijden, beëindigingsprocedures en ontslagvergoedingen.
• HR-administratie: Afhandelen van arbeidsovereenkomsten, onboarding en andere essentiële administratieve taken zoals vereist door de lokale wetgeving.

Voordelen van het gebruik van een EOR in Panama

Voor bedrijven die talent willen aannemen in Panama zonder de complexiteit en kosten van het oprichten van een lokale entiteit, biedt een EOR verschillende aantrekkelijke voordelen:

• Snelle markttoegang: Lanceer uw activiteiten en neem werknemers aan in Panama snel, en omzeil het doorgaans langdurige proces van registratie van een lokaal bedrijf.
• Verlaagde kosten en administratieve last: Vermijd de aanzienlijke kosten en middelen die gepaard gaan met het vormen van een juridische entiteit, registratie en het onderhouden van een toegewijd lokaal HR- en loonadministratieteam.
• Gegarandeerde naleving: Verminder het risico op boetes, sancties en juridische geschillen door gebruik te maken van de expertise van de EOR in Panamese arbeidswetten, belastingregels en sociale zekerheidsvereisten.
• Focus op kernactiviteiten: Delegeer alle arbeidsgerelateerde administratie en naleving aan de EOR, zodat uw interne teams zich kunnen richten op strategische groei en operationele doelstellingen.
• Verbeterde flexibiliteit en schaalbaarheid: Schaal uw personeelsbestand in Panama gemakkelijk op of af zonder de permanente verplichting en administratieve complexiteit van een directe lokale aanwezigheid.

Het transparante prijsmodel van Rivermate elimineert complexiteit met een enkel, concurrerend maandelijks tarief per werknemer. In tegenstelling tot traditionele PEO-aanbieders, omvat onze prijs in Panama uitgebreide HR-ondersteuning, benefits administratie, compliance management en toegang tot ons eigen dashboard voor realtime workforce analytics. Geen verborgen kosten, geen opstartkosten—gewoon een eenvoudige prijsstelling die meegroeit met de behoeften van uw bedrijf en volledige wettelijke naleving in Panama garandeert.

Panama's territoriale belastingstelsel belast inkomsten die binnen het land worden verdiend, terwijl buitenlandse inkomsten over het algemeen vrijgesteld zijn. Werkgevers moeten bijdragen aan social security (CSS) met 9,75% van de brutolonen, plus risico-arbeidskosten (0,9%-5,7%) en een onderwijsbelasting van 1,25%. Werkgevers zijn ook verantwoordelijk voor het inhouden van inkomstenbelasting op de lonen van werknemers, gebaseerd op progressieve tarieven: 0% tot $11.000, 15% voor $11.001–$50.000, en 25% boven $50.000.

Werknemers kunnen social security-bijdragen (8%), onderwijsuitgaven, hypotheekrente, medische kosten en toeslagen voor afhankelijken aftrekken om het belastbare inkomen te verminderen. Werkgevers moeten maandelijks social security en inkomstenbelasting inhouden en betalen (voor de 10e van de volgende maand) en een jaarlijkse inkomstenbelastingaangifte indienen voor 31 maart. Buitenlandse werknemers en bedrijven worden geconfronteerd met aanvullende overwegingen zoals belastingverdragen, residentieregels en transfer pricing, waarvoor professioneel advies nodig is om naleving te garanderen.

Panama's salarislandschap wordt beïnvloed door zijn rol als regionaal handels- en financieel centrum, met aanzienlijke variatie tussen industrieën en regio's. Salarissen in Panama-Stad zijn doorgaans hoger, met typische jaarlijkse ranges zoals $18.000–$30.000 voor accountants en tot $50.000 voor softwareontwikkelaars. Belangrijke functies zoals Human Resources Managers verdienen tussen $35.000–$70.000 per jaar, terwijl instapfuncties zoals klantenserviceagentschappen rond de $12.000–$20.000 verdienen.

Minimumlonen worden gereguleerd door industrie en regio, waarbij grote bedrijven in Panama-Stad $500–$600 per maand betalen, en kleinere bedrijven ongeveer $450–$550. Werkgevers moeten ook verplichte bonussen bieden, met name de dertiende maand salaris dat in drie termijnen wordt uitbetaald, samen met toelagen voor vervoer, maaltijden en onderwijs. Loonadministratie wordt doorgaans tweewekelijks of maandelijks verwerkt via automatische overschrijving, met inhoudingen voor sociale zekerheid, inkomstenbelasting en onderwijsbelasting.

In Panama hebben werknemers recht op minimaal 30 dagen betaalde jaarlijkse vakantie na elf maanden onafgebroken dienstverband, waarbij de vakantie binnen het volgende jaar moet worden opgenomen. Feestdagen worden het hele jaar door gevierd, en werknemers krijgen over het algemeen betaald vrijaf; werken op deze dagen wordt vaak extra vergoed. Belangrijke feestdagen zijn onder andere Nieuwjaarsdag, Dag van de Arbeid, Onafhankelijkheidsdag en Kerstmis.

Werknemers hebben ook rechten op ziekteverlof, zwangerschaps-, vaderschaps- en adoptieverlof, met specifieke duur en voordelen. Voor ziekteverlof betaalt de werkgever de eerste drie dagen, waarna het Social Security Fund (CSS) 60% van het salaris dekt. Zwangerschapsverlof duurt 14 weken, met voordelen verstrekt door CSS, terwijl vaderschapsverlof doorgaans acht dagen duurt. Andere verloftypes omvatten rouwverlof, studie- en sabbaticalverlof, waarbij de laatste twee vaak afhankelijk zijn van het beleid van de werkgever.

De arbeidswetten van Panama vereisen kernvoordelen voor werknemers, waaronder sociale zekerheidsbijdragen, onderwijsbelasting, beroepsrisicoverzekering, 30 dagen betaalde jaarlijkse vakantie, betaalde feestdagen, een verplichte dertiende maand bonus en ontslagvergoeding bij onterechte ontslagen. Werkgevers en werknemers dragen bij aan het socialezekerheidsstelsel, dat gezondheidszorg, invaliditeits- en pensioenvoorzieningen dekt, waarbij de bijdragen van de werkgever doorgaans hoger zijn.

Naast de wettelijke vereisten verbeteren veel werkgevers de vergoeding met optionele voordelen zoals particuliere ziektekostenverzekering, levensverzekering, pensioenregelingen, maaltijd- en vervoersvergoedingen en welzijnsprogramma's. Particuliere ziektekostenverzekering wordt zeer gewaardeerd, vooral in hooggespecialiseerde sectoren, met kosten die variëren op basis van dekking en werknemersfactoren. Werkgevers dragen vaak aanzienlijk bij aan pensioenregelingen, waarbij zowel sociale zekerheid als privéopties worden aangeboden, soms met fiscale voordelen.

Aanbod van voordelen varieert afhankelijk van de bedrijfsgrootte en sector, waarbij grotere bedrijven over het algemeen meer uitgebreide pakketten bieden. Bijvoorbeeld:

Werkgevers dienen de voordelen af te stemmen op lokale verwachtingen en industriestandaarden om talent effectief aan te trekken en te behouden.

De arbeidswetgeving van Panama vereist schriftelijke arbeidsovereenkomsten die de voorwaarden specificeren, ter bescherming van beide partijen en ter waarborging van wettelijke naleving. Overeenkomsten moeten voldoen aan het Arbeidswetboek, dat betrekking heeft op lonen, werktijden, voordelen en beëindigingsprocedures, waarbij niet-naleving risico's op boetes met zich meebrengt. Werkgevers dienen contracten zorgvuldig op te stellen en indien nodig juridisch advies in te winnen.

Er zijn verschillende contracttypes erkend in Panama:

Alle arbeidsovereenkomsten moeten essentiële clausules bevatten zoals identificatie, functiebeschrijving, werklocatie, werktijden, salaris, voordelen, startdatum, contracttype, beëindigingsvoorwaarden en toepasselijke collectieve overeenkomsten. Deze bepalingen zorgen voor duidelijkheid en wettelijke naleving, en verminderen geschillen.

Panama ontwikkelt zich als een gunstige bestemming voor remote work vanwege de strategische ligging, stabiele economie en groeiende technologische infrastructuur. Het wettelijke kader van het land past zich aan om remote work te ondersteunen, met de nadruk op de rechten van werknemers om flexibele regelingen te verzoeken en de verplichtingen van werkgevers om veilige, goed uitgeruste werkomgevingen te garanderen. Hoewel specifieke wetgeving voor remote work nog in ontwikkeling is, vereisen bestaande arbeidswetten naleving van werkuren, voordelen en contractuele duidelijkheid, die moeten worden vastgelegd via schriftelijke overeenkomsten.

Flexibele werkopties in Panama omvatten remote work, telecommuting en hybride modellen, waardoor op maat gemaakte regelingen voor bedrijven mogelijk zijn. Belangrijke juridische en praktische overwegingen omvatten het respecteren van bepalingen uit de arbeidswet, het waarborgen van de veiligheid van werknemers en het vaststellen van duidelijke contractuele voorwaarden. Het groeiende remote work-ecosysteem van het land biedt kansen voor zowel lokale als internationale werkgevers die willen profiteren van Panama’s infrastructuur en juridische omgeving.

Deze omgeving biedt een veelbelovend landschap voor bedrijven die flexibele werkbeleid in Panama willen implementeren.

Het beëindigen van een werknemer in Panama vereist strikte naleving van de arbeidswetgeving, die onderscheid maakt tussen ontslagen met en zonder gegronde reden. Voor ontslagen zonder gegronde reden variëren de opzegtermijnen op basis van de arbeidstijd: geen opzegging voor minder dan 3 maanden, 1 week voor 3-6 maanden, 2 weken voor 6 maanden-2 jaar, en 1 maand voor meer dan 2 jaar. Ontslagen met gegronde reden vereisen geen opzegging, maar vereisen een grondig onderzoek en documentatie van wangedrag zoals oneerlijkheid, geweld of herhaalde ongeoorloofde afwezigheid.

Ontslagvergoeding wordt berekend op basis van het salaris en de diensttijd van de werknemer, inclusief vergoeding voor dienstjaren, opgebouwde vakantiegeld en een proportioneel 13e maand bonus. Bijvoorbeeld, een werknemer met 3 jaar dienst die $500 per week verdient, heeft recht op ongeveer $24.000 aan ontslagvergoeding. Werkgevers moeten schriftelijk opzeggen, indien van toepassing onderzoeken uitvoeren en alle verschuldigde bedragen op de datum van ontslag afhandelen om naleving te waarbijken.

Werknemers zijn beschermd tegen onrechtmatig ontslag; claims kunnen leiden tot herplaatsing of compensatie. Werkgevers moeten zorgvuldig prestatieproblemen documenteren, procedurele stappen volgen en juridisch advies inwinnen om risico's te beperken.

Panama biedt een gunstig klimaat voor freelancen en onafhankelijke contractering, waardoor bedrijven toegang krijgen tot gespecialiseerde vaardigheden zonder de overhead van traditioneel werkgeverschap. Belangrijk voor succesvolle overeenkomsten is het begrijpen van de juridische, contractuele en fiscale kaders. De juiste classificatie van werknemers is cruciaal, aangezien verkeerde classificatie kan leiden tot boetes. Werknemers worden gereguleerd door arbeidswetgeving, terwijl contractors onder civiel of handelsrecht vallen. Het onderscheid is gebaseerd op factoren zoals controle, integratie en financieel risico.

Contracten in Panama moeten duidelijk de relatie, scope van het werk, vergoeding en clausules over vertrouwelijkheid en intellectueel eigendom (IE) definiëren. IE-rechten blijven doorgaans bij de maker, tenzij anders overeengekomen in een contract. Belastingverplichtingen voor contractors omvatten inkomstenbelasting en mogelijk ITBMS, met progressieve tarieven op het inkomen. Contractors moeten ook hun eigen verzekeringsbehoeften regelen.

Onafhankelijke contractors komen veel voor in sectoren zoals technologie, creatieve diensten, consulting en professionele diensten, en bieden bedrijven flexibiliteit en toegang tot niche-expertise. Correcte contractstructuren en naleving van lokale regelgeving zijn essentieel om risico's te beperken en compliance te waarborgen.

Panama biedt diverse visumopties voor buitenlandse werknemers, elk met specifieke geschiktheidscriteria en aanvraagprocedures. Werkgevers spelen een belangrijke rol bij het sponsoren van buitenlandse werknemers, en zorgen voor naleving van de immigratiewetgeving. Veelvoorkomende visumtypes zijn onder andere kortdurend (tot 90 dagen, verlengbaar), professioneel, investeerder, gepensioneerde/retiree en visums voor speciale economische zones, afgestemd op verschillende arbeidscenario's.

Het proces voor de werkvergunning vereist het indienen van een formeel arbeidscontract, bewijs van bedrijfsregistratie, werknemersgegevens, politie achtergrondcontrole, medisch certificaat en een geldig paspoort. De werkgever start de aanvraag bij het Ministerie van Arbeid (MITRADEL), dat de vergunning beoordeelt en goedkeurt, wat doorgaans enkele weken tot maanden in beslag neemt. De kosten variëren afhankelijk van het type vergunning.

Buitenlandse staatsburgers die in Panama werken, kunnen na meerdere jaren legaal verblijf in aanmerking komen voor permanente verblijfsvergunning, met vereisten zoals continu verblijf, een schone strafblad en financieel bewijs. Het proces omvat het indienen van een aanvraag bij de Nationale Immigratiedienst.