Werkvergunningen en visa's in Mexico

Mexico’s snelgroeiende economie, strategische ligging en veelzijdige arbeidsmarkt maken het een aantrekkelijke bestemming voor bedrijven die wereldwijd talent zoeken. De nabijheid tot de Verenigde Staten en uitgebreide handelsnetwerken, zoals USMCA, zorgen ervoor dat Mexico profiteert van concurrerende kosten en culturele banden die internationale samenwerking kunnen vergemakkelijken. Echter, Mexicaanse immigratiewetten zijn gedetailleerd en strikt gehandhaafd.

Werkgevers moeten deze regels volledig begrijpen om naleving te waarborgen. Het aannemen van een buitenlandse werknemer zonder de juiste toestemming kan leiden tot boetes, sancties of zelfs juridische maatregelen. Kortom, Mexico’s aantrekkingskracht voor wereldwijd talent brengt belangrijke verantwoordelijkheden met zich mee. Deze gids behandelt wie een werkvergunning nodig heeft, beschikbare visumcategorieën, de rol van de werkgever in sponsoring, het stapsgewijze wervingsproces, wettelijke nalevingsverplichtingen, veelvoorkomende obstakels en best practices voor het onboarden van internationale werknemers in Mexico.

Mexico biedt diverse culturele en economische kansen, van historische steden tot moderne technologische hubs, waardoor het een aantrekkelijke bestemming is voor wereldwijde werknemers. De nauwe banden met Noord-Amerikaanse markten en de grote, tweetalige arbeidsmarkt hebben het gepositioneerd als een leider in nearshoring. Echter, werkgevers moeten zich ervan bewust zijn dat Mexicaanse burgers en vaste inwoners automatisch arbeidsrechten hebben, terwijl alle andere buitenlandse nationaliteiten een geschikte visum en werkvergunning moeten verkrijgen voordat ze legaal in Mexico kunnen werken. Goed voorbereid zijn en kennis hebben van deze vereisten kan het wervingsproces versnellen, je bedrijf beschermen en een soepele start voor nieuwe werknemers garanderen.

Wie Heeft een Mexicaans Visum of Werkvergunning Nodig?

Volgens de Mexicaanse wetgeving hebben Mexicaanse burgers en vaste inwoners geen speciale werkvergunning nodig; zij kunnen standaard legaal werken. Elke andere buitenlandse nationaliteit moet echter vooraf toestemming verkrijgen voordat ze aan het werk gaan. In de praktijk betekent dit dat zodra een bedrijf een officiële arbeidsaanbieding heeft voor een niet-burger, de werkgever de visum- en werkvergunning van die persoon moet sponsoren.

Mexico staat niet toe dat buitenlanders beginnen te werken op een toeristenvisum of zonder formele toestemming. Overheidsberichten waarschuwen expliciet dat toeristische verblijven niet gebruikt kunnen worden voor betaalde arbeid. Om een werkvisum te verkrijgen, heeft de werknemer eerst een geldig arbeidsaanbod nodig van een Mexicaanse entiteit. Met andere woorden, de buitenlandse werknemer kan niet zomaar zelf een aanvraag indienen; de Mexicaanse werkgever moet het proces starten via het National Institute of Migration (INM).

Vaste inwoners kunnen daarentegen vrij werken als onderdeel van hun verblijfsstatus, zonder een aparte werkvisum. Ze moeten echter wel geregistreerd worden bij de autoriteiten zodra ze in dienst treden. Samengevat: als je werknemer geen Mexicaanse burger of vaste inwoner is, moet je hem of haar sponsoren via het Mexicaanse immigratiesysteem met een visum en een werkvergunning.

Overzicht van Mexicaanse Werkvisumtypes

Mexico kent drie hoofdvisumcategorieën die relevant zijn voor buitenlandse werknemers. Elke categorie is gekoppeld aan de duur en de voorwaarden waaronder de persoon in Mexico zal verblijven en werken.

Bezoekersvisum met Toestemming om in Mexico te Werken

Dit is in feite een toeristen-/zakelijk visum met werkvergunning, geldig voor maximaal zes maanden. Het stelt de houder in staat Mexico binnen te komen en legaal betaald werk te verrichten, inclusief werk of zelfstandige arbeid, gedurende die periode. Belangrijk is dat een Mexicaanse werkgever eerst toestemming moet verkrijgen voor de persoon via INM voordat het visum wordt uitgegeven.

Het visum zelf is meestal meerdere keren te gebruiken en geldig voor zes maanden. Na binnenkomst moet de werknemer zich binnen 30 dagen registreren bij INM (meestal met een tijdelijke “permitkaart”), vergelijkbaar met langetermijnvisa.

Tijdelijk Verblijfsvisum met Toestemming om in Mexico te Werken

Dit visum is bedoeld voor buitenlandse werknemers die langer dan 180 dagen (zes maanden) in Mexico willen blijven, maar niet langer dan vier jaar. Het staat volledige, betaalde arbeid toe onder een specifiek contract. Om in aanmerking te komen, moet de werknemer voldoen aan bepaalde criteria, zoals voldoende inkomen of familiebanden, en vooral een sponsoren werkgever hebben.

Mexicaanse wetgeving vereist dat de werkgever geregistreerd is bij INM en vooraf toestemming aanvraagt voor de werknemer voordat het visumproces begint. Het initiële visum is meestal goed voor toegang voor zes maanden. Na aankomst wordt het omgezet in een Temporary Resident Card (een werkvergunning) die tot vier jaar geldig is. Na vier jaar moet de werknemer ofwel Mexico verlaten of permanent verblijven aanvragen.

Permanente Verblijfsstatus in Mexico

Deze status verleent onbepaalde tijd verblijf en het recht om in Mexico te werken zonder een aparte vergunning. Meestal wordt dit verkregen door gedurende de vereiste periode op een tijdelijk visum in Mexico te wonen of door andere criteria zoals familiebanden of investeringen te vervullen. Voor werkgevers betekent dit dat een buitenlandse werknemer die al permanente verblijfsstatus heeft geen werkvergunning nodig heeft; hij of zij kan direct aan de slag alsof hij of zij een burger is.

Natuurlijk moeten ze nog steeds behandeld worden als elke andere werknemer, met betrekking tot arbeidscontracten en voordelen. In de praktijk sponsoren de meeste bedrijven werknemers initieel via een tijdelijk verblijfsvisum en regelen ze pas later, indien nodig, de permanente verblijfsstatus. Bij alle gevallen is de eerste stap hetzelfde: de werkgever moet bij INM toestemming vragen voor de buitenlandse werknemer.

Sponsoring door de Werkgever en Verantwoordelijkheden in Mexico

Als werkgever ben je de visumsponsor voor elke buitenlandse werknemer in Mexico, en Mexico legt het grootste deel van de procedurele last bij jou. De kernverplichtingen omvatten: het vaststellen van legale aanwezigheid, het voorbereiden van documentatie en het indienen van aanvragen bij INM.

Registratie van de Werkgever in Mexico

Allereerst moet je bedrijf (of lokale entiteit) geregistreerd zijn bij INM. Dit wordt bereikt door het verkrijgen van de Constancia de Inscripción de Empleador (Werkgeversregistratiecertificaat) van INM. Dit certificaat geeft je de licentie om buitenlanders aan te nemen. Het is één jaar geldig en moet jaarlijks vernieuwd worden, meestal na het indienen van de belastingaangifte van je bedrijf.

Houd het actueel: als je bedrijfsadres, wettelijke vertegenwoordiger of andere belangrijke gegevens wijzigen, moet je INM binnen 30 dagen op de hoogte brengen. Het niet vernieuwen of bijwerken van het certificaat kan je vermogen om visa te sponsoren blokkeren, en INM kan je kantoor op elk moment inspecteren om de bedrijfsvoering te verifiëren.

Aanvraag Werkvergunning (INM) in Mexico

Om een visum voor een buitenlandse werknemer te starten, moet de Mexicaanse werkgever een aanvraag indienen bij INM voor werkvergunning. Dit kan online of op een INM-kantoor, met gebruikmaking van het registratiecertificaat van het bedrijf. Je moet een kopie van het paspoort van de werknemer, een formeel arbeidsaanbod of contract (met salaris, functietitel, taken) ondertekend door de werkgever, en bewijs van de INM-registratie van de werkgever indienen.

Sommige kantoren kunnen aanvullende documenten vragen, zoals bewijs van het adres of kwalificaties van de buitenlander. Zodra INM de aanvraag goedkeurt, wordt het Número Único de Trámite (NUT) voor die persoon uitgegeven.

Mexicaanse Visumdocumentatie Aanleveren

Na het verkrijgen van de NUT moet je deze aan de werknemer geven, samen met instructies voor het maken van een afspraak bij het consulaat. De werknemer dient zich aan te melden bij het Mexicaanse consulaat (of ambassade) in zijn of haar thuisland. Ze moeten de NUT-bevestigingsbrief, een ingevuld visumaanvraagformulier, paspoort en foto’s meenemen, en de visumkosten betalen.

De steun van de werkgever is cruciaal: zorg dat de INM-registratiegegevens en de arbeidsaanbiedingsbrief exact overeenkomen met de documenten van het consulaat, omdat discrepanties vertragingen of zelfs het ongeldig maken van het visum kunnen veroorzaken. Documenten in een andere taal dan Spaans (bijvoorbeeld diploma’s of contracten) moeten meestal eerst vertaald en geapostilleerd worden.

Logistiek: Bezoekers- versus Tijdelijk Visum in Mexico

Voor een Bezoekersvisum met Werkvergunning in Mexico zijn de stappen vrijwel hetzelfde. Nadat INM de NUT heeft uitgegeven, plant de werknemer een visumgesprek. De aanvrager komt Mexico binnen met een enkel- of meervoudig toegangsvisum dat zes maanden geldig is. Bij aankomst krijgt hij of zij een FMM-invoervergunning en moet daarna INM bezoeken om het om te zetten in een tijdelijk document dat hun zes maanden werkvergunning bevestigt, tegen een extra vergoeding.

Voor een Tijdelijk Verblijfsvisum, na uitgifte door het consulaat, betreedt de werknemer Mexico (meestal enkelvoudig, geldig voor 6 maanden) en heeft 30 dagen de tijd om naar INM te gaan voor het verkrijgen van een Temporary Resident Card (met werkvergunning) die tot vier jaar geldig is.

Permanente Verblijfsstatus in Mexico

Als je werknemer al permanente verblijfsstatus heeft, hoef je niet door het INM-visumproces. Je moet hem of haar echter wel als werknemer registreren zoals elke andere, inclusief een formeel contract en inschrijving bij de sociale zekerheid. Bewaar een kopie van hun permanente verblijfskaart als bewijs van werkvergunning.

Werkgevers zijn wettelijk verplicht om de immigratiedocumenten van elke werknemer te controleren en te registreren, dus voeg kopieën van de visum-/verblijfskaart toe aan het personeelsdossier. Als sponsor regel je bijna al het papierwerk voordat de werknemer in Mexico arriveert, inclusief het indienen van documenten bij INM, betalen van overheidskosten en het verstrekken van de NUT en arbeidsaanbieding voor de visumaanvraag.

Stapsgewijs: Werknemer Aannemen of Verhuizen naar Mexico

Stap 1: Controleer Geschiktheid en Arbeidsaanbod in Mexico

Begin met het verifiëren van de status van de kandidaat. Als ze Mexicaans zijn of permanente verblijfsstatus hebben, is geen visum nodig. Als ze een buitenlandse nationaliteit hebben, bereid je voor om hen te sponsoren. Stel een duidelijk arbeidscontract of aanbodbrief op in het Spaans, zoals vereist door de arbeidswet, met vermelding van de functie, salaris en startdatum.

Zorg dat je een juridische entiteit of partner hebt (als je die nog niet hebt) die als officiële werkgever fungeert. Zorg dat je het Employer Registration Certificate van INM hebt, want de persoon kan niet zonder een goedgekeurde sponsor een aanvraag indienen.

Stap 2: Vraag de Werkvergunning (NUT) aan in Mexico

Dien de aanvraag voor de werkvergunning in bij INM. Belangrijke documenten zijn je werkgeversregistratiecertificaat, het ondertekende arbeidsaanbod en een kopie van het paspoort van de werknemer. Indien van toepassing, bewijs dat er geen gekwalificeerde Mexicaanse kandidaat beschikbaar is voor deze gespecialiseerde functie, bijvoorbeeld door het beschrijven van unieke vaardigheden of het documenteren van wervingsinspanningen.

Betaal de verwerkingskosten en wacht op de beoordeling door INM, wat enkele weken kan duren, dus begin op tijd. Na goedkeuring stuurt INM jou en de kandidaat de Número Único de Trámite (NUT). Zorg dat deze NUT correct is en overeenkomt met alle consulaire documenten.

Stap 3: Consulaatvisumgesprek in Mexico

De werknemer plant een afspraak bij het dichtstbijzijnde Mexicaanse consulaat (of ambassade) in het buitenland. Ze moeten hun originele paspoort, pasfoto’s, het ondertekende visumaanvraagformulier en de NUT-goedkeuringsbrief meenemen. Tijdens het gesprek controleert de consulaire ambtenaar de documenten en stelt vragen.

Bij succes stempelt het consulaat een werkvisum in het paspoort (enkel- of meervoudig, afhankelijk van het type) dat tot zes maanden geldig is. Adviseer de werknemer om geen reizen te plannen totdat het visum officieel is afgegeven, omdat toegang zonder visum niet is toegestaan en werkvergunning alleen wordt verleend na uitgifte van het visum.

Stap 4: Mexico binnenkomen en Verblijfskaart verkrijgen

Met het gestempelde visum reist de werknemer naar Mexico. Bij de immigratie ontvangt hij of zij een korte toelatingssticker (Forma Migratoria) en moet binnen 30 dagen naar het INM-kantoor gaan. Daar wisselen ze het visum/FMM in voor de daadwerkelijke migratiekaart ("tarjeta") die overeenkomt met hun visumtype.

Voor een bezoek-werkvisum betekent dit een tijdelijke bezoekerspermit; voor een tijdelijk verblijfsvisum betekent dit de Temporary Resident Card (geldig tot vier jaar). Bereid de werknemer voor met kopieën van alle eerdere documenten en eventuele vereiste verwerkingskosten. Zodra de kaart is uitgegeven, kan de werknemer legaal werken en blijven voor de goedgekeurde periode.

Stap 5: Registratie bij Lokale Autoriteiten in Mexico

Na de immigratiestappen moet de nieuwe werknemer geregistreerd worden voor belasting en sociale zekerheid. Binnen vijf dagen na de startdatum moet je de werknemer registreren bij het Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) voor gezondheidszorg, pensioenen en gerelateerde voordelen. Ook moet hij of zij geregistreerd worden bij het Nationale Huisvestingsfonds (INFONAVIT) voor verplichte huisvestingsbijdragen.

Verkrijg hun belasting-ID (RFC) voor looninhoudingen. Deze registraties zijn routinematig maar verplicht voor alle werknemers; het niet doen kan boetes opleveren. Zorg er ook voor dat het ondertekende arbeidscontract en bedrijfsbeleid aan de werknemer worden verstrekt.

Wettelijke Naleving en Documentatieverplichtingen voor Werkgevers in Mexico

Zodra de buitenlandse werknemer is aangenomen, wordt voortdurende naleving cruciaal. Mexico heeft strikte arbeids- en belastingregels, en als werkgever draag je de verantwoordelijkheid deze na te leven.

INM-Registratie Handhaven in Mexico

Zoals eerder vermeld, moet het werkgeversregistratiecertificaat bij INM actueel blijven. Werk het bij bij wijzigingen in de officiële naam, het adres of het management van je bedrijf, en herhaal de aanvraag jaarlijks na je belastingaangifte. Overheidscontroles kunnen plaatsvinden, dus wees klaar om je certificaat te tonen en te zorgen dat het overeenkomt met het adres waar buitenlandse werknemers werken.

Als dit certificaat verloopt of niet wordt vernieuwd, verlies je het recht om visa te petitioneren, wat je in staat stelt om geen buitenlandse werknemers meer in dienst te nemen totdat het wordt vernieuwd.

Administratie en Documentatie in Mexico

Houd een kopie van elk visum en migratiekaart van de buitenlandse werknemer in je dossiers, samen met hun paspoortgegevens. Bewaar het ondertekende contract (in het Spaans), functiebeschrijving en alle communicatie met betrekking tot het werkvergunningproces. Mexicaanse arbeidsinspecteurs kunnen deze documenten opvragen, dus goed georganiseerde dossiers tonen naleving aan.

Daarnaast registreer je werkuren, lonen en voordelen zoals je dat voor elke Mexicaanse werknemer zou doen, aangezien buitenlandse werknemers dezelfde arbeidsbescherming genieten.

Sociale Zekerheid en Belastingen in Mexico

Mexicaanse wetgeving vereist dat alle werknemers, buitenlanders of lokaal, ingeschreven zijn bij het nationale sociale zekerheidsstelsel (IMSS). Dit biedt gezondheidszorg, invaliditeit, pensioen en andere voordelen. Je moet elke werknemer bij IMSS registreren en loonbijdragen (ongeveer 13,5% van het salaris plus de bijdragen van de werknemer) tijdig afdragen.

Evenzo moet je inkomstenbelasting inhouden op het salaris van de werknemer en deze afdragen aan de belastingdienst (SAT). Het niet betalen of niet correct rapporteren van lonen kan leiden tot aanzienlijke boetes. Behandel je buitenlandse werknemers dus net zo als andere werknemers wat betreft voordelen en belastinginhoudingen.

Aanvullende Voordelen in Mexico

Mexico verplicht ook bijdragen aan huisvesting (INFONAVIT) en pensioenbesparingen (SAR) namens werknemers. Hoewel een buitenlander mogelijk niet meteen een hypotheek- of SAR-rekening heeft, ben je nog steeds technisch verantwoordelijk voor de initiële bijdragen totdat hun dienstverband eindigt. Blijf op de hoogte van wijzigingen in arbeidswetgeving, zoals updates in het minimumloon of vakantiedagen, aangezien het minimumloon in Mexico regelmatig wordt aangepast en per regio kan verschillen.

Arbeidscontracten moeten correct de voorwaarden voor vakantiedagen, winstdeelname (PTU) en andere voordelen weergeven.

Kennisgeving van Wijzigingen in Mexico

Als de functie of status van de buitenlandse werknemer verandert (bijvoorbeeld promotie, salariswijziging of ontslag), moet je mogelijk INM en wellicht ook de immigratiedienst informeren. Evenzo, als de werknemer verhuist of je bedrijf een filiaal verplaatst, meld dit dan bij INM.

De Mexicaanse wet vereist dat elke significante wijziging in de omstandigheden van de buitenlander (functie, adres, werkgever, burgerlijke staat) binnen 30 dagen wordt gerapporteerd om boetes te voorkomen.

Veelvoorkomende Uitdagingen en Hoe Ze te Overwinnen in Mexico

Ondanks zorgvuldige planning ondervinden veel werkgevers bekende obstakels bij het aannemen in Mexico.

Complexe en Veranderende Regels in Mexico

Mexicaanse immigratie- en arbeidswetten zijn gedetailleerd en veranderen in de loop der tijd. Bijblijven met de nieuwste regelgeving, inclusief plotselinge wijzigingen in kosten of procedures, vergt inspanning. Tip: werk samen met een ervaren lokale advocaat of HR-consultant die deze updates volgt, of partner met een gerenommeerde Employer of Record-service.

Lange Verwerkingstijden in Mexico

Aanvragen bij INM en afspraken bij het consulaat kunnen weken of zelfs maanden duren. Dit kan startdata vertragen en projectplanning verstoren. Om dit te voorkomen, dien je de aanvragen ruim van tevoren in. Zorg dat alle documenten vroegtijdig klaar zijn en volg regelmatig op bij de autoriteiten. Voor dringende gevallen kun je informeren naar versnelde opties of beide wegen (zakelijk bezoek en tijdelijk visum) gebruiken indien passend.