Werkvergunningen en visa in Mexico

Mexico’s snelgroeiende economie, strategische ligging en veelzijdige arbeidsmarkt maken het een aantrekkelijke bestemming voor bedrijven die wereldwijd talent zoeken. De nabijheid van de Verenigde Staten en uitgebreide handelsnetwerken, zoals USMCA, zorgen ervoor dat Mexico profiteert van concurrerende kosten en culturele banden die internationale samenwerking kunnen vergemakkelijken. Echter, de Mexicaanse immigratiewetten zijn gedetailleerd en streng gehandhaafd.

Werkgevers moeten deze regels volledig begrijpen om naleving te garanderen. Het aannemen van een buitenlander zonder juiste toestemming kan leiden tot boetes, sancties of zelfs juridische maatregelen. Kortom, de aantrekkingskracht van Mexico voor globaal talent brengt belangrijke verantwoordelijkheden met zich mee. Deze gids behandelt wie een werkvergunning nodig heeft, beschikbare visumcategorieën, de rol van de werkgever in sponsoring, het stapsgewijze aanwervingsproces, wettelijke nalevingsplichten, veelvoorkomende obstakels en best practices voor onboarding van internationale werknemers in Mexico.

Mexico biedt diverse culturele en economische kansen, van historische steden tot moderne technologische centra, waardoor het een aantrekkelijke bestemming is voor wereldwijde werknemers. De nauwe banden met Noord-Amerikaanse markten en een grote, tweetalige beroepsbevolking positioneren het als een koploper in nearshoring. Werkgevers moeten zich er echter van bewust zijn dat Mexicaanse burgers en vaste ingezetenen automatisch arbeidsrechten hebben, terwijl alle andere buitenlandse nationals de juiste visum en werkvergunning moeten verkrijgen voordat ze legaal in Mexico kunnen werken. Goed voorbereid zijn en kennis van deze vereisten helpt het aanwervingsproces te versnellen, je bedrijf te beschermen en nieuwe werknemers een soepele start te geven.

Wie Heeft Een Mexicaanse Visum of Werkvergunning Nodig?

Volgens Mexicaanse wetgeving hoeven Mexicaanse burgers en vaste ingezetenen geen speciale werkvergunning te hebben; ze kunnen standaard legaal werken. Elke andere buitenlandse nationaliteit moet echter eerst toestemming verkrijgen voordat hij of zij kan beginnen met werken. In de praktijk betekent dit dat zodra een bedrijf een officieel arbeidsaanbod heeft gedaan aan een niet-citizen, de werkgever dat persoon’s visum en werkvergunning moet sponsoren.

Mexico staat niet toe dat buitenlanders werken op een toeristenvisum of zonder formele toestemming. Overheidswaarschuwingen maken expliciet duidelijk dat toeristische verblijven niet gebruikt kunnen worden voor betaalde werkzaamheden. Om een werkvisum te verkrijgen, heeft de werknemer eerst een geldig arbeidsaanbod nodig van een Mexicaanse entiteit. Met andere woorden, de buitenlandse werknemer kan niet zomaar zelf een aanvraag indienen; de Mexicaanse werkgever moet het proces starten via het National Institute of Migration (INM).

Vaste ingezetenen kunnen echter vrij werken als onderdeel van hun verblijfsstatus en hebben geen aparte werkvisum nodig. Ze moeten zich echter wel registreren bij de autoriteiten zodra ze in dienst zijn. Samenvattend: als je werknemer geen Mexicaanse burger of vaste ingezetene is, moet je hem of haar sponsoren via het Mexicaanse immigratiesysteem met een visum en een werkvergunning.

Overzicht van Mexicaanse Werkvisumcategorieën

Mexico kent drie hoofdvisumcategorieën die relevant zijn voor buitenlandse werknemers. Elke categorie is gekoppeld aan de duur en de voorwaarden waaronder de persoon in Mexico zal verblijven en werken.

Bezoekersvisum met Toestemming om in Mexico te Werken

Dit is in feite een toeristen-/zakelijk visum met werkrechten, geldig voor maximaal zes maanden. Het stelt de houder in staat om Mexico te betreden en gedurende die periode legaal betaald werk uit te voeren, inclusief arbeid of zelfstandigheid. Belangrijk is dat een Mexicaanse werkgever eerst toestemming moet vragen bij INM voor de persoon voordat het visum wordt afgegeven.

Het visum is meestal multibeletten en geldig voor zes maanden. Na binnenkomst moet de werknemer zich nog binnen 30 dagen registreren bij INM (meestal krijgt hij of zij een tijdelijke “permitkaart”), vergelijkbaar met visa voor langere termijn.

Tijdelijk Verblijfsvisum met Toestemming om in Mexico te Werken

Dit visum is bedoeld voor buitenlandse burgers die langer dan 180 dagen (zes maanden) in Mexico willen verblijven, maar niet meer dan vier jaar. Het biedt volledige, betaalde werkgelegenheid onder een specifiek contract. Om in aanmerking te komen, moet de werknemer aan bepaalde criteria voldoen, zoals een passend inkomen of familiebanden, en vooral een sponsoren werkgever hebben.

Mexicaanse wetgeving vereist dat de werkgever bij INM is geregistreerd en om toestemming voor de werknemer vraagt voordat het visumproces begint. Het initiële visum is meestal geldig voor binnenkomst voor zes maanden. Eenmaal aangekomen, wordt het omgezet in een Temporary Resident Card (een werkvergunning) die tot vier jaar geldig is. Na vier jaar moet de werknemer Mexico verlaten of permanente verblijfsstatus aanvragen.

Permanente Verblijfsstatus in Mexico

Deze status verleent onbepaalde duur verblijf en het recht om in Mexico te werken zonder een aparte vergunning. Meestal wordt deze verkregen door een tijdlang te wonen in Mexico met een tijdelijk visum of door andere criteria zoals familiebanden of investeringen te voldoen. Voor werkgevers heeft een buitenlandse werknemer met permanente verblijfsstatus geen werkvergunning nodig; hij of zij kan meteen aan de slag als een Mexicaanse burger.

Uiteraard moeten ze nog steeds als iedere ander werknemer worden behandeld qua arbeidscontracten en voordelen. In de praktijk sponsoren de meeste bedrijven werknemers eerst met een tijdelijk verblijfsvisum en regelen pas later, indien nodig, de permanente status. Dus voor het aanwervingsproces is permanente status minder een sponsorschapsonderwerp. De eerste stap blijft echter hetzelfde: de werkgever moet bij INM toestemming vragen voor de buitenlandse werknemer.

Sponsoringproces en Verantwoordelijkheden van de Werkgever in Mexico

Als werkgever ben je de visumsponsor voor elke buitenlandse werknemer in Mexico, en Mexico legt de meeste procedurele lasten bij jou neer. De kernverplichtingen omvatten: juridische aanwezigheid aantonen, documentatie voorbereiden en aanvragen indienen bij het INM.

Registratie van de Werkgever in Mexico

Allereerst moet jouw bedrijf (of lokale entiteit) geregistreerd zijn bij het INM. Dit doe je door het verkrijgen van de Constancia de Inscripción de Empleador (Werkgeversregistratiecertificaat) van het INM. Dit certificaat geeft je de licentie om buitenlanders aan te nemen. Het is geldig voor één jaar en moet jaarlijks worden verlengd, meestal na het indienen van de belastingaangifte van je bedrijf.

Houd het actueel: als je bedrijfsadres, wettelijke vertegenwoordiger of andere belangrijke gegevens wijzigen, moet je INM binnen 30 dagen op de hoogte brengen. Het niet vernieuwen of bijwerken van het certificaat kan je belemmeren in je vermogen om visa te sponsoren, en het INM kan je kantoor op elk moment inspecteren om je activiteiten te verifiëren.

Aanvraag Werkvergunning (INM) in Mexico

Om een visum voor een buitenlandse werknemer te starten, moet de Mexicaanse werkgever bij INM een aanvraag doen voor werkvergunning. Dit kan online of op een INM-kantoor, met gebruikmaking van het registratiecertificaat van het bedrijf. Je moet een kopie van het paspoort van de werknemer indienen, een formeel arbeidsaanbod of contract (met salaris, functietitel, taken) ondertekend door de werkgever, en bewijs van de registratie bij INM.

Sommige kantoren vragen mogelijk aanvullende documenten, zoals bewijs van adres of kwalificaties van de werknemer. Nadat INM de aanvraag heeft goedgekeurd, krijgt de persoon het Número Único de Trámite (NUT) toegewezen.

Mexicaanse Visumdocumentatie Aanleveren

Na het verkrijgen van de NUT moet je deze aan de werknemer overhandigen, samen met instructies voor het maken van een afspraak bij het consulaat. De werknemer moet zich dan aanmelden bij het Mexicaanse consulaat (of argent) in zijn of haar land. Ze moeten de NUT-bevestigingsbrief, een ingevuld visumaanvraagformulier, paspoort en foto’s meenemen, en de visumkosten betalen.

De ondersteuning van de werkgever is cruciaal: zorg dat de gegevens van de INM-registratie en de arbeidsaanbiedingsbrief precies overeenkomen met de documenten van het consulaat, aangezien discrepanties vertraging of zelfs annulering van het visum kunnen veroorzaken. Documenten in een andere taal dan Spaans (bijvoorbeeld diploma’s of contracten) moeten meestal eerst worden vertaald en geapostilleerd.

Logistiek: Bezoekers- versus Tijdelijk Visum in Mexico

Voor een Bezoekersvisum met Werkvergunning in Mexico gelden dezelfde stappen. Nadat INM de NUT heeft afgegeven, plant de werknemer een visumaanvraag. De werknemer betreedt Mexico met een enkel- of multibeletten bezoekersvisum dat geldig is voor zes maanden. Bij aankomst ontvangt hij of zij een FMM-verblijfskaart en moet daarna INM bezoeken om deze te ruilen voor een tijdelijk document dat hun zes maanden werkvergunning bevestigt, tegen een extra vergoeding.

Voor een Tijdelijk Verblijfsvisum gaat de werknemer na goedkeuring door het consulaat Mexico binnen (meestal enkel toegang voor 6 maanden) en heeft daarna 30 dagen de tijd om naar INM te gaan voor het verkrijgen van een Temporary Resident Card (met werkvergunning), geldig tot 4 jaar.

Permanente Ingezetenen in Mexico

Als je werknemer al permanente ingezetene is in Mexico, hoef je niet door het INM-visumproces. Desalniettemin moet je hem of haar wel registeren als werknemer, met een formeel contract en inschrijving in de sociale zekerheid. Bewaar een kopie van hun permanente verblijfskaart als bewijs van werkgelegenheid.

Werkgevers zijn wettelijk verplicht elk document van immigratie te controleren en te registreren, dus voeg kopieën van het visum of de verblijfskaart toe aan het personeelsdossier. Als sponsor behandel je bijna al het papierwerk vóórdat de werknemer in Mexico arriveert, inclusief het indienen van documenten bij INM, betalen van overheidskosten en het leveren van de NUT en de arbeidsaanbieding voor de visa.

Stapsgewijs: Het Aanwerven of Verhuizen van een Buitenlandse Werknemer naar Mexico

Stap 1: Bevestig Geschiktheid en Arbeidsaanbod in Mexico

Begin met het controleren van de status van de kandidaat. Als hij of zij Mexicaans of permanente ingezetene is, is geen visum nodig. Is hij of zij een buitenlandse burger, bereid dan voor om te sponsoren. Stel een duidelijk arbeidscontract of aanbodbrief op in het Spaans, conform de arbeidswet, met daarin de functie, salaris en startdatum.

Richt een juridische entiteit of partner op (als die er nog niet is) die als officiële werkgever optreedt. Zorg dat je het Employer Registration Certificate van het INM hebt, want zonder een goedgekeurde sponsoren kan de aanvraag niet starten.

Stap 2: Vraag het Werkvergunning (NUT) aan bij het Mexico

Dien de aanvraag voor werkvergunning in bij het INM. De belangrijkste documenten zijn: het registratiecertificaat van de werkgever, de ondertekende arbeidsovereenkomst, en een kopie van het paspoort van de werknemer. Indien van toepassing, toon aan dat er geen gekwalificeerde Mexicaanse kandidaat beschikbaar is voor deze gespecialiseerde functie, door bijvoorbeeld unieke vaardigheden te beschrijven of recruitmentinspanningen te documenteren.

Betaal de verwerkingskosten en wacht op de beoordeling van het INM, wat enkele weken kan duren. Begin dus tijdig. Na goedkeuring ontvangen jij en de werknemer het Número Único de Trámite (NUT). Controleer of deze NUT correct is en overeenkomt met alle consulaire documenten.

Stap 3: Visuminterview bij het Mexicaanse Consulaat

De werknemer plant een afspraak bij het dichtstbijzijnde Mexicaanse consulaat of ambassade. Ze moeten hun originele paspoort, pasfoto’s, het ondertekende visumaanvraagformulier en de NUT-bevestigingsbrief meenemen. Tijdens het interview controleert de consulaire officier de documenten en stelt vragen.

Bij succes stempelt het consulaat een werkvisum in het paspoort (single- of multiple-entry), dat maximaal zes maanden geldig is. Adviseer de werknemer om geen reizen te plannen totdat het visum officieel is afgegeven, want reizen zonder visum is niet toegestaan en werkvergunning wordt alleen bij visumverstrekking verleend.

Stap 4: Mexico binnenkomen en de Inwonerskaart krijgen

Met het gestempelde visum reist de werknemer naar Mexico. Bij de immigratie krijgt hij of zij een korte-termijn toegangsbewijs (Forma Migratoria) en moet hij of zij binnen 30 dagen naar de INM gaan. Daar wisselen ze het visum/FMM in voor de daadwerkelijke migratiekaart (“tarjeta”) die overeenkomt met het visumtype.

Voor een toeristen-werkvisum betekent dit een speciale tijdelijke bezoekersvergunning; voor een tijdelijk verblijfsvisum de Temporary Resident Card (geldig tot vier jaar). Zorg dat de werknemer kopieën van alle eerdere documenten en eventuele benodigde verwerkingskosten bij zich heeft. Zodra de kaart is uitgegeven, kan de werknemer legaal werken en verblijven voor de goedgekeurde periode.

Stap 5: Registratie bij lokale autoriteiten in Mexico

Na immigratie moet de nieuwe werknemer worden geregistreerd voor belasting en sociale zekerheid. Binnen vijf dagen na de startdatum moet je de werknemer registreren bij het Mexican Social Security Institute (IMSS) voor gezondheidszorg, pensioenen en andere voordelen. Registreer hem of haar ook bij het National Housing Fund (INFONAVIT) voor verplichte huisvestingsbijdragen.

Vraag het belasting-ID (RFC) aan voor looninhoudingen. Deze registraties zijn verplicht en routine, maar het ontbreken ervan kan leiden tot boetes. Vergeet niet het ondertekende arbeidscontract en bedrijfsbeleid te bewaren en aan de werknemer te geven.

Wettelijke Naleving en Documentatietaken van Werkgevers in Mexico

Zodra de buitenlandse werknemer is aangenomen, wordt voortdurende naleving cruciaal. Mexico kent strikte arbeids- en belastingregels, en jij als werkgever bent verantwoordelijk voor het naleven ervan.

INM-registratie Bijhouden in Mexico

Zoals eerder vermeld, moet het werkgeverscertificaat bij INM actueel blijven. Werknemersgegevens aanpassen bij wijziging van bedrijfsnaam, adres of management en dit jaarlijks opnieuw bevestigen na de belastingaangifte. Overheidscontroles kunnen plaatsvinden; wees voorbereid om je certificaat te tonen en ervoor te zorgen dat het overeenkomt met het adres waar buitenlandse werknemers werken.

Als dit certificaat verloopt of vervalt, verlies je het recht om visa te petitioneren, wat je in feite verhindert om buitenlandse werknemers verder te laten werken totdat het wordt verlengd.

Dossierbeheer in Mexico

Houd een kopie van elk visum en migratiekaart van de buitenlandse werknemer in je dossiers, inclusief pasinformatie. Bewaar het ondertekende contract (in het Spaans), functiebeschrijving en communicatie over het werkvergunningproces. Arbeidsinspecteurs kunnen deze documenten opvragen; goed georganiseerde dossiers tonen naleving.

Daarnaast registreer je werkuren, lonen en voordelen zoals bij elke Mexicaanse werknemer. Buitenlandse werknemers hebben dezelfde arbeidsrechten.

Sociale Zekerheid en Belasting in Mexico

Mexicaanse wetgeving vereist dat alle werknemers, buitenlanders en locals, in het nationale sociale zekerstelsel (IMSS) zijn ingeschreven. Dit biedt gezondheidszorg, invaliditeit, pensioenen en andere voordelen. Je moet elke werknemer bij IMSS registreren en tijdig bijdragen afdragen (ongeveer 13,5% van het salaris van de werkgever, plus de werknemersbijdrage).

Ook moet je loonbelasting inhouden en afdragen aan de belastingdienst (SAT). Het niet betalen of verkeerd rapporteren kan leiden tot boetes. Behandel je buitenlandse werknemers dus alsof ze alle andere werknemers zijn, met betrekking tot voordelen en belastingaanslagen.

Extra Voordelen in Mexico

Mexico verplicht ook bijdragen op het gebied van woning (INFONAVIT) en pensioenbesparingen (SAR) namens werknemers. Een buitenlandse werknemer heeft misschien geen hypotheek of SAR-konto bij aanvang, maar jij bent nog steeds verantwoordelijk voor de eerste bijdragen totdat hun dienstverband eindigt. Blijf op de hoogte van veranderingen in arbeidswetgeving, zoals minimumloon of feestdagen, omdat deze regelmatig worden aangepast en kunnen variëren per regio.

Arbeidsovereenkomsten moeten correcte bepalingen bevatten over vakantiedagen, winstdeling (PTU) en andere voordelen.

Kennisgevingen over Wijzigingen in Mexico

Als de baan of status van de buitenlandse werknemer verandert (bv. promotie, salariswijziging, ontslag), moet je mogelijk INM informeren en de gegevens bijwerken. Verhuis je werknemer of verplaats je bedrijf een vestiging, meld dat dan ook bij INM.

De Mexicaanse wet vereist dat belangrijke veranderingen in de omstandigheden van de buitenlander (baan, adres, werkgever, burgerlijke staat) binnen 30 dagen worden gerapporteerd om boetes te voorkomen.

Veelvoorkomende Uitdagingen en Hoe Ze te Overwinnen in Mexico

Ook met goede voorbereiding komen veel werkgevers in Mexico bekenden obstakels tegen.

Complexe en Veranderlijke Regels in Mexico

Mexicaanse immigratie- en arbeidswetgeving zijn gedetailleerd en veranderen voortdurend. Op de hoogte blijven van de nieuwste regels, inclusief onverwachte wijzigingen in kosten of procedures, vereist inspanning. Tip: werk met een ervaren lokale advocaat of HR-consultant die deze updates volgt, of werk samen met een gerenommeerde Employer of Record-service.

Lange Verwerkingstijden in Mexico

Aanvragen bij INM en afspraken bij het consulaat kunnen weken of maanden duren. Dit kan de startdatum vertragen en de projectplanning verstoren. Dien je aanvragen zo ruim van tevoren in, houd alle documenten klaar en volg regelmatig op. Bij urgentie kun je informeren naar versnelde opties of beide wegen gebruiken (zakelijk bezoek en tijdelijk visum).

Documentatie en Vertalingen in Mexico

Ontbrekende of foutieve documenten kunnen het proces vertragen. Bijvoorbeeld, een naamverschil op het paspoort en de INM-gegevens leidt tot weigering van het visum. Controleer altijd spelling, laat het aanbodbriefje precies overeenkomen met officiële formulieren en zorg dat alle documenten volledig zijn ingevuld. Omdat documenten niet in het Engels moeten worden gehaald, maar in het Spaans vertaald en geapostilleerd, reken extra tijd voor deze stap.

Bewijs dat geen lokale kandidaat beschikbaar is in Mexico

In sommige gevallen, vooral voor gespecialiseerde functies, verwachten Mexicaanse autoriteiten bewijs dat je de baan niet met een Mexicaanse burger kon invullen. Deze “labor market