Employer of Record in Mexico

Een Employer of Record (EOR) in Mexico is een bedrijf dat wettelijk werknemers voor jou in dienst neemt. Dit betekent dat je een team in Mexico kunt opbouwen zonder een lokale entiteit op te zetten. De EOR regelt alle juridische en HR-taken die gepaard gaan met tewerkstelling. Zie hen als je lokale HR-afdeling. Ze beheren alles, van loonadministratie en belastingen tot voordelen en arbeidsovereenkomsten. Jij behoudt de controle over het dagelijkse werk van je werknemers, terwijl de EOR ervoor zorgt dat alles voldoet aan de Mexicaanse arbeidswetgeving. Voor bedrijven die willen uitbreiden naar Mexico, kunnen aanbieders zoals Rivermate het proces vereenvoudigen.

Hoe een Employer of Record (EOR) werkt in Mexico

Het gebruik van een EOR in Mexico volgt een eenvoudig proces. Het stelt je in staat om snel en compliant talent aan te nemen.

1. Je vindt het talent: Je werft en selecteert de beste kandidaten voor je team.
2. De EOR neemt ze in dienst: De EOR neemt wettelijk de werknemers in dienst via hun lokale Mexicaanse entiteit. Ze bieden een conforme arbeidsovereenkomst die alle noodzakelijke voorwaarden beschrijft.
3. Het onboardingproces begint: De EOR beheert het volledige onboardingproces. Dit omvat het verzamelen van benodigde documenten en het opzetten van loonadministratie.
4. Loonadministratie en voordelen worden beheerd: De EOR verzorgt alle loonverwerking, belastinginhoudingen en sociale zekerheidsbijdragen. Ze beheren ook alle verplichte en aanvullende werknemersvoordelen.
5. Doorlopende HR-ondersteuning: De EOR biedt voortdurende HR-ondersteuning. Ze behandelen eventuele kwesties gerelateerd aan arbeidsrecht, beëindigingen en compliance.

Waarom een Employer of Record in Mexico gebruiken

Het gebruik van een EOR in Mexico biedt een slimme manier om je bedrijf internationaal te laten groeien. Het bespaart je tijd, geld en vermindert risico’s. Je kunt snel de Mexicaanse markt betreden zonder de grote stap van het oprichten van een juridische entiteit daar.

• Vermijdt het opzetten van een lokale entiteit: Je kunt werknemers in Mexico in dienst nemen zonder de kosten en complexiteit van het oprichten van een lokaal bedrijf.
• Zorgt voor compliance: EORs zijn experts in Mexicaans arbeidsrecht. Ze zorgen ervoor dat je wervingspraktijken, contracten en loonadministratie volledig voldoen aan de lokale regelgeving, die complex kan zijn. Officiële informatie over Mexicaans arbeidsrecht vind je bij de Secretaría del Trabajo y Previsión Social (https://www.gob.mx/stps).
• Bespaar tijd en geld: Het opzetten van een juridische entiteit kan maanden duren en kostbaar zijn. Een EOR stelt je in staat om nieuwe medewerkers in een fractie van de tijd aan te nemen en tegen lagere kosten.
• Vermindert risico: De EOR neemt de juridische verantwoordelijkheid als werkgever op zich. Dit minimaliseert je aansprakelijkheid met betrekking tot beëindigingen, voordelen en andere arbeidszaken.
• Toegang tot expertise: Je krijgt toegang tot een team van lokale HR- en juridische experts. Zij kunnen advies geven over alles, van lokale gebruiken tot verplichte voordelen.

Rivermate's transparante prijsmodel elimineert complexiteit met een enkel, concurrerend maandelijks tarief per werknemer. In tegenstelling tot traditionele PEO-aanbieders omvat onze prijsstelling in Mexico uitgebreide HR-ondersteuning, voordelenadministratie, nalevingsbeheer en toegang tot ons eigen dashboard voor realtime personeelsanalyse. Geen verborgen kosten, geen opstartkosten—gewoon een duidelijke prijsstelling die meegroeit met de behoeften van uw bedrijf terwijl volledige wettelijke naleving in Mexico wordt gewaarborgd.

Het aannemen in Mexico is een slimme zet voor veel bedrijven. Het land heeft een grote en groeiende economie met een divers talentenpool. Maar voordat je begint, is het belangrijk om de lokale arbeidswetten te begrijpen. Mexico heeft strenge regelgeving die werknemers beschermt. Deze gids neemt je mee door de belangrijkste zaken die je moet weten.

Arbeidsovereenkomsten & must-have clausules

In Mexico moet je een schriftelijke arbeidsovereenkomst verstrekken. Mondelinge afspraken zijn niet voldoende. De overeenkomst formaliseert je relatie met de werknemer en beschrijft de voorwaarden van hun dienstverband. De meeste contracten zijn voor onbepaalde tijd, wat betekent dat er geen vaste einddatum is.

Je contracten moeten in het Spaans zijn om juridisch bindend te zijn en moeten de volgende clausules bevatten:

• Persoonlijke gegevens: Volledige naam, nationaliteit, leeftijd, geslacht, burgerlijke staat en adressen voor zowel jou als de werknemer.
• Functiebeschrijving: Een duidelijke omschrijving van de werkzaamheden en waar het werk zal worden uitgevoerd.
• Type contract: Geef aan of het contract voor onbepaalde tijd, een vast project of seizoenswerk is.
• Werkuren: Definieer het dagelijkse en wekelijkse werkschema.
• Vergoeding: Geef duidelijk het salaris aan, inclusief hoe en wanneer het wordt uitbetaald.
• Voordelen: Beschrijf alle voordelen, zoals vakantiedagen en bonussen.
• Opleiding: Vermeld dat de werknemer training zal krijgen volgens de plannen van jouw bedrijf.

Proeftijd

Je kunt een proeftijd opnemen in je arbeidsovereenkomsten. Dit stelt je in staat om te zien of een nieuwe werknemer geschikt is voor de rol. De duur van de proeftijd hangt af van het type functie.

• Voor de meeste functies kan de proeftijd tot 30 dagen duren.
• Voor leidinggevende, management- of gespecialiseerde technische functies kan dit worden verlengd tot 180 dagen.

Deze periodes moeten in het schriftelijke contract worden opgenomen om geldig te zijn. Proeftijden kunnen alleen worden toegepast op contracten die 180 dagen of langer duren.

Werkuren & overwerk

De standaard werkweek in Mexico is 48 uur, verdeeld over zes dagen. Er zijn drie erkende werkshiften:

Werk dat buiten deze uren wordt gedaan, wordt beschouwd als overwerk. Overwerk is beperkt tot drie uur per dag, drie keer per week. De eerste negen uur overwerk per week worden betaald tegen dubbele het reguliere tarief van de werknemer. Alle extra uren worden betaald tegen het drievoudige tarief.

Nationale & regionale feestdagen

Mexico heeft verschillende nationale feestdagen. Je moet werknemers een betaalde vrije dag geven voor deze feestdagen. Als een werknemer op een feestdag werkt, heeft hij recht op dubbele betaling.

Hier zijn de officiële feestdagen voor 2025:

• 1 januari: Nieuwjaarsdag
• 3 februari: Dag van de Grondwet
• 17 maart: Verjaardag van Benito Juárez
• 1 mei: Dag van de Arbeid
• 16 september: Onafhankelijkheidsdag
• 17 november: Revolutiedag

Andere feestdagen, zoals Witte Donderdag en Goede Vrijdag, worden veel gevierd maar zijn geen officiële nationale feestdagen.

Contractors aannemen in Mexico

Je kunt ook zelfstandige contractors in Mexico aannemen. Dit kan meer flexibiliteit bieden dan het aannemen van vaste medewerkers. Het is echter cruciaal om werknemers correct te classificeren.

Een zelfstandige contractor in Mexico is zelfstandige. Ze werken meestal:

• Op hun eigen schema.
• Met hun eigen gereedschap en apparatuur.
• Voor meerdere klanten tegelijk.

Het verkeerd classificeren van een werknemer als contractor kan leiden tot ernstige boetes. Dit kan achterstallige belastingen, sociale zekerheidsbijdragen en boetes omvatten. De Mexicaanse overheid is strenger geworden op het gebied van verkeerde classificatie om ervoor te zorgen dat werknemers de bescherming krijgen waar ze recht op hebben.

Een Employer of Record (EOR) kan je helpen deze risico's te vermijden. Een EOR kan wettelijk werknemers voor jou aannemen, waardoor je zeker bent van naleving van alle lokale arbeidswetten. Op deze manier kun je je richten op het beheren van je team en het laten groeien van je bedrijf zonder je zorgen te maken over de juridische complexiteit van aannemen in Mexico.

Navigeren door compensatie en loonadministratie in Mexico betekent het begrijpen van een paar belangrijke componenten. Je zult te maken krijgen met sociale zekerheidsbijdragen, betalingen aan het huisvestingsfonds, en een progressief inkomstenbelastingstelsel. Het is een systeem ontworpen om een sterk sociaal vangnet voor werknemers te bieden. Betalingen worden gedaan in Mexicaanse Pesos, en je loonadministratieschema zal doorgaans wekelijks of tweewekelijks zijn.

Payrollcycli & loonstructuur

Je kunt werknemers betalen op een wekelijkse of tweewekelijkse basis. Voor kantoorgebaseerde functies is tweewekelijks betalen gebruikelijk. In de productie-industrie wordt vaak een wekelijkse payrollcyclus gebruikt.

Naast het basissalaris omvat de loonstructuur van Mexico een paar belangrijke elementen:

• Aguinaldo: Dit is een verplichte, jaarlijkse kerstbonus. Je moet deze betalen voor 20 december. Het minimale bedrag is gelijk aan 15 dagen van het reguliere loon van je werknemer.
• Winstdeling: Je bent verplicht om 10% van de pre-belasting winsten van je bedrijf te delen met je werknemers. Deze betaling moet voor het einde van mei elk jaar plaatsvinden.
• Vakantiepremie: Wanneer een werknemer vakantie neemt, heeft hij recht op een bonus van minimaal 25% van het loon dat hij normaal zou ontvangen voor die vakantiedagen.

Overwerk & minimumlonen

De standaard werkweek in Mexico is 48 uur, meestal verdeeld over zes dagen. Alles dat hierbuiten valt, is overwerk.

• Overwerkvergoeding: Je moet 200% van het normale uurtarief betalen voor de eerste negen uur overwerk in een week. Als een werknemer meer dan negen uur overwerkt, moet je 300% van zijn standaardtarief betalen.

Mexico past zijn minimumloon jaarlijks aan. Vanaf 2023 is het dagelijkse minimumloon MXN 207,44 voor het grootste deel van het land. Er is een hoger tarief van MXN 312,41 per dag voor de Northern Border Free Zone.

Werkgeversbelastingen en bijdragen

Als werkgever ben je verantwoordelijk voor verschillende bijdragen die sociale programma's financieren. Deze worden berekend bovenop het brutoloon van een werknemer.

Werknemersbelastingen en inhoudingen

Je moet bepaalde belastingen en bijdragen inhouden op de loonstrook van je werknemers.

In Mexico zijn voordelen en verlof een kernonderdeel van de arbeidsovereenkomst. De wet biedt sterke bescherming voor werknemers. Dit betekent dat je vanaf dag één je verplichtingen moet begrijpen. Het goed regelen houdt je team tevreden en je bedrijf compliant.

Wettelijk verlof

De Mexicaanse wet vereist verschillende soorten betaald verlof.

• Jaarlijks verlof: Na één jaar bij je bedrijf krijgen werknemers 12 dagen betaald verlof. Dit wordt met twee dagen verhoogd voor elk jaar dienst, tot 20 dagen. Na het zesde jaar verdienen ze nog eens twee extra dagen voor elke vijf jaar dienst.
• Vakantiepremie: Je moet een vakantiepremie betalen van minimaal 25% van het reguliere salaris van een werknemer tijdens hun vakantieperiode.
• Zwangerschapsverlof: Moeders krijgen 12 weken betaald zwangerschapsverlof, meestal verdeeld in zes weken voor en zes weken na de bevalling. Het Mexicaanse Instituut voor Sociale Zekerheid (IMSS) betaalt het salaris tijdens deze periode.
• Vaderschapsverlof: Vaders krijgen vijf dagen betaald verlof na de geboorte of adoptie van een kind.
• Ziekteverlof: Het IMSS biedt betaald ziekteverlof voor maximaal 52 weken. Een IMSS-arts moet de ziekte bevestigen.

Feestdagen & regionale feestdagen

Werknemers hebben recht op een betaalde vrije dag voor officiële feestdagen. Als ze op deze dagen moeten werken, moet je hen hun reguliere salaris plus dubbele tijd betalen.

Hier zijn de nationale feestdagen voor 2025:

Sommige bedrijven vieren ook andere feestdagen, hoewel dit geen wettelijke vereiste is. Deze omvatten vaak:

• Witte Donderdag en Goede Vrijdag
• Slag bij Puebla (Cinco de Mayo)
• Dag van de Doden

Typische aanvullende voordelen

Naast de wettelijke vereisten bieden veel bedrijven extra voordelen om talent aan te trekken en te behouden. Hier is een overzicht van wat wettelijk verplicht is versus wat je als competitief voordeel kunt bieden.

Hoe een EOR kan helpen bij het regelen van voordelen

Het opzetten van een compliant voordelenpakket in een nieuw land kan complex zijn. Een Employer of Record (EOR) vereenvoudigt dit proces voor jou.

Een EOR heeft al een juridische entiteit in Mexico. Dit betekent dat je er zelf geen hoeft op te zetten. Zij regelen alle administratieve werkzaamheden.

Dit is wat een EOR doet:

• Zorgt dat je voldoet aan alle arbeidswetten van Mexico.
• Beheert de loonadministratie en houdt de juiste belastingen en sociale zekerheidsbijdragen in.
• Regelt alle wettelijke voordelen voor je werknemers.
• Helpt je bij het creëren van een competitief aanvullend voordelenpakket om top talent aan te trekken.

Het gebruik van een EOR bespaart je tijd en vermindert risico’s. Je kunt je richten op het laten groeien van je bedrijf, in de wetenschap dat je team in Mexico goed verzorgd wordt.

Wanneer u afscheid neemt van een werknemer in Mexico, moet u een specifiek proces volgen. De Mexicaanse arbeidswet beschermt werknemers, dus u kunt niet zomaar een contract beëindigen om welke reden dan ook. De regels zijn opgesteld om ervoor te zorgen dat ontslagen eerlijk verlopen en dat werknemers de betalingen ontvangen waar ze recht op hebben. Het begrijpen van uw verplichtingen is essentieel voor een soepel en compliant offboardingproces.

Opzegtermijnen

Een van de eerste dingen die u moet weten, is dat de Mexicaanse arbeidswet geen standaard opzegtermijn voor ontslag vereist. Dit kan anders zijn dan wat u gewend bent. Als u een werknemer zonder reden ontslaat, betaalt u in plaats van een opzegtermijn een ontslagvergoeding.

Echter, als u een werknemer om wangedrag ontslaat, moet u hen schriftelijk op de hoogte stellen. Deze kennisgeving moet de redenen voor het ontslag bevatten. U hebt 30 dagen de tijd vanaf het moment dat u op de hoogte bent van het wangedrag om deze kennisgeving te verstrekken.

Ontslagvergoeding

Ontslagvergoeding is een cruciaal onderdeel van het ontslagproces in Mexico, vooral bij ontslagen zonder reden. Als u een arbeidsrelatie beëindigt zonder een wettelijk erkende reden, moet u een ontslagvergoeding betalen.

Een standaard ontslagpakket omvat:

• Drie maanden salaris
• Een anciënniteitspremie na 15 jaar dienst
• Betaling voor eventuele opgebouwde voordelen, zoals niet-gebruikte vakantiedagen en bonussen

Voor ontslagen met gegronde reden, zoals ernstig wangedrag, bent u niet verplicht ontslagvergoeding te betalen. U moet echter wel alle achterstallige lonen en opgebouwde voordelen betalen.

Hoe Rivermate Omgaat met Wettelijk Correcte Exit

Het navigeren door de details van de Mexicaanse arbeidswet kan complex zijn. Daar komen wij in beeld. Bij Rivermate beheren wij het volledige offboardingproces om ervoor te zorgen dat u compliant blijft.

Zo helpen wij:

• Duidelijke Documentatie: Wij bereiden alle benodigde ontslagdocumenten voor, inclusief de schriftelijke kennisgeving waarin de redenen voor het vertrek duidelijk worden vermeld.
• Precieze Berekeningen: Wij berekenen alle eindbetalingen, inclusief achterstallige lonen, opgebouwde voordelen en eventuele vereiste ontslagvergoeding.
• Compliance Checks: Wij zorgen ervoor dat elke stap van het proces volgt wat de Mexicaanse Federale Arbeidswet voorschrijft, zodat u beschermd bent tegen mogelijke juridische problemen.

Door samen te werken met ons, kunt u erop vertrouwen dat de exit van uw werknemer professioneel en legaal wordt afgehandeld. Wij regelen de complexiteiten, zodat u zich kunt richten op uw bedrijf.

Navigeren door visa's en werkvergunningen in Mexico kan ingewikkeld lijken, maar het komt neer op een paar belangrijke routes. Als je van plan bent iemand in Mexico te laten werken voor meer dan 180 dagen, zal die persoon waarschijnlijk een Temporary Resident Visa met werkvergunning nodig hebben. Deze visa is gekoppeld aan hun werk bij een specifiek bedrijf in Mexico. Voor kortdurend werk kan een Visitor Visa met werkvergunning een optie zijn. Het hele proces wordt beheerd door het National Institute of Migration (INM) van Mexico, en het is cruciaal om de juiste toestemmingen te verkrijgen voordat het werk begint.

Employment Visas & Sponsorship Realities

Wanneer je iemand wilt aannemen die een werkvisum in Mexico nodig heeft, begint het proces bij de werkgever. Je moet een juridische entiteit in Mexico hebben om een visumaanvraag van een werknemer te sponsoren bij de INM. Zodra de INM de aanvraag goedkeurt, kan de werknemer verder gaan met hun deel van het proces bij een Mexicaanse consulaat in hun thuisland.

Hier komt een Employer of Record (EOR) in beeld. Als je geen eigen juridische entiteit in Mexico hebt, kan een EOR optreden als de juridische werkgever voor je teamleden. Dit betekent dat de EOR de benodigde werkvisa kan sponsoren namens jou.

Dit is wat een EOR doorgaans kan doen:

• Fungeren als de juridische, in-country werkgever voor je werknemers.
• Sponsoren van Temporary Resident Visas met werkvergunningen.
• Beheren van lokale loonadministratie, belastingen en voordelen in overeenstemming met de Mexicaanse wetgeving.

Er zijn echter praktische limieten. Visumsponsoring is niet altijd gegarandeerd. Sommige EOR-aanbieders kunnen beperkingen hebben vanwege nationale quota voor buitenlandse werknemers. Ook is de Temporary Resident Visa gekoppeld aan de sponsorerende werkgever. Als het arbeidscontract eindigt, moet de werknemer een nieuwe sponsor vinden om hun visum over te dragen of het land verlaten. Na vier jaar op een tijdelijk visum kan een persoon een aanvraag doen voor permanente verblijfsstatus, wat het recht geeft om te werken zonder een specifieke sponsor.

Business Travel Compliance

Voor korte zakelijke reizen gelden andere regels. Als je naar Mexico reist voor activiteiten zoals zakelijke vergaderingen, training of klantbesprekingen voor minder dan 180 dagen, heb je over het algemeen geen formeel werkvisum nodig. De meeste zakenreizigers kunnen Mexico binnenkomen met een bezoekerspermit, vaak aangeduid als een FMM (Forma Migratoria Múltiple).

Houd rekening met deze belangrijke punten voor zakenreizen:

• Geen betaald werk: Een bezoekerspermit staat niet toe dat je inkomen verdient uit een Mexicaanse bron. Je salaris moet afkomstig zijn van je werkgever buiten Mexico.
• 180-dagen limiet: Je mag tot 180 dagen in Mexico verblijven voor zakelijke activiteiten.
• Duidelijk doel: Wees voorbereid om het doel van je bezoek uit te leggen aan immigratiefunctionarissen bij de grens.

Het is belangrijk om het onderscheid tussen zakenreizen en werk te respecteren. Pogingen om langdurig te werken op een bezoekerspermit kunnen leiden tot juridische problemen. Als een rol meer dan korte termijn, niet-vergoede activiteiten vereist, moet je een passend werkvisum aanvragen.