Employer of Record in Mexico

Een Employer of Record (EOR) in Mexico is een bedrijf dat volgens de wet werknemers namens jou in dienst neemt. Dit betekent dat je een team in Mexico kunt opbouwen zonder een lokale entiteit op te zetten. De EOR verzorgt alle juridische en HR-taken die bij het werkgeverschap komen kijken. Zie ze als je lokale HR-afdeling. Ze beheren alles van salarisadministratie en belastingen tot voordelen en arbeidscontracten. Jij behoudt controle over het dagelijkse werk van je werknemers, terwijl de EOR ervoor zorgt dat alles compliant is met de Mexicaanse arbeidswetgeving. Voor bedrijven die willen uitbreiden naar Mexico, kunnen aanbieders zoals Rivermate het proces vereenvoudigen.

Hoe een Employer of Record (EOR) werkt in Mexico

Het gebruik van een EOR in Mexico volgt een eenvoudige procedure. Het stelt je in staat snel en compliant talent aan te nemen.

1. Je vindt het talent: Je werft en selecteert de beste kandidaten voor je team.
2. De EOR neemt ze in dienst: De EOR neemt de werknemers wettelijk in dienst onder hun lokale Mexicaanse entiteit. Ze bieden een compliant arbeidscontract dat alle noodzakelijke voorwaarden beschrijft.
3. Het onboardingproces begint: De EOR beheert het hele onboardingproces. Dit omvat het verzamelen van de benodigde documenten en het opzetten van de salarisadministratie.
4. Loonadministratie en voordelen worden beheerd: De EOR verzorgt alle salarisverwerking, belastinginhoudingen en sociale zekerheidsbijdragen. Ze beheren ook alle verplichte en aanvullende werknemersvoordelen.
5. Doorlopende HR-ondersteuning: De EOR biedt voortdurende HR-ondersteuning. Ze behandelen alle kwesties met betrekking tot Mexicaanse arbeidswetgeving, ontslagen en compliance.

Waarom een Employer of Record in Mexico gebruiken

Het gebruik van een EOR in Mexico biedt een slimme manier om je bedrijf internationaal uit te breiden. Het bespaart je tijd, geld en vermindert risico. Je kunt snel de Mexicaanse markt betreden zonder de grote stap van het oprichten van een juridische entiteit.

• Vermijdt lokale entiteit opzetten: Je kunt werknemers in Mexico aannemen zonder de kosten en complexiteit van het oprichten van een lokaal bedrijf.
• Zorgt voor compliance: EOR's zijn experts in Mexicaanse arbeidswetgeving. Ze zorgen dat je wervingspraktijken, contracten en salarisadministratie volledig voldoen aan de lokale regelgeving, die complex kan zijn. Officiële informatie over Mexicaanse arbeidswetgeving vind je op de Secretaría del Trabajo y Previsión Social (https://www.gob.mx/stps).
• Bespaar tijd en geld: Het oprichten van een juridische entiteit kan maanden duren en kostbaar zijn. Een EOR stelt je in staat nieuwe medewerkers in een fractie van de tijd en tegen lagere kosten aan te nemen.
• Vermindert risico: De EOR neemt de juridische verantwoordelijkheid als werkgever. Dit minimaliseert je aansprakelijkheid met betrekking tot ontslagen, voordelen en andere arbeidszaken.
• Toegang tot expertise: Je krijgt toegang tot een team van lokale HR- en juridische experts die de verwachtingen, rechten en culturele normen van Mexicaanse werknemers begrijpen

Rivermate's transparante prijsmodel elimineert complexiteit met een enkele, concurrerende maandelijkse vergoeding per medewerker. In tegenstelling tot traditionele PEO-aanbieders, omvat onze prijsstelling in Mexico uitgebreide HR-ondersteuning, voordelenadministratie, nalevingbeheer, en toegang tot ons eigen dashboard voor realtime personeelsanalyse. Geen verborgen kosten, geen opstartkosten—gewoon duidelijke prijsstelling die meegroeit met de behoeften van uw bedrijf en tegelijk zorgt voor volledige wettelijke naleving in Mexico.

Werven in Mexico is een slimme zet voor veel bedrijven. Het land heeft een grote en groeiende economie met een divers talentenbestand. Maar voordat je begint, is het belangrijk om de lokale arbeidswetten te begrijpen. Mexico heeft strenge regelgeving die werknemers beschermt. Deze gids zal je door de belangrijkste zaken leiden die je moet weten.

Arbeidsovereenkomsten & must-have clausules

In Mexico moet je een schriftelijke arbeidsovereenkomst verstrekken. Mondelinge afspraken volstaan niet. De overeenkomst formaliseert je relatie met de werknemer en schetst de voorwaarden van hun arbeidsverhouding. De meeste contracten zijn voor onbepaalde tijd, wat betekent dat er geen vaste einddatum is.

Je contracten moeten in het Spaans zijn om wettelijk bindend te zijn en dienen de volgende clausules te bevatten:

• Persoonlijke gegevens: Volledige naam, nationaliteit, leeftijd, geslacht, burgerlijke staat en adressen voor zowel jou als de werknemer.
• Functiegegevens: Een duidelijke beschrijving van de taken en waar het werk zal worden uitgevoerd.
• Type contract: Vermeld of het contract voor onbepaalde tijd, een vast project of seizoenswerk is.
• Werkuren: Definieer het dagelijkse en wekelijkse werkschema.
• Beloning: Vermeld duidelijk het salaris van de werknemer, inclusief hoe en wanneer het wordt betaald.
• Voordelen: Geef alle voordelen aan, zoals vakantiedagen en bonussen.
• Opleiding: Vermeld dat de werknemer opleiding zal krijgen volgens de plannen van je bedrijf.

Proeftijd

Je kunt een proeftijd opnemen in je arbeidsovereenkomsten. Hiermee kun je beoordelen of een nieuwe werknemer goed bij de rol past. De duur van de proeftijd hangt af van het type functie.

• Voor de meeste functies kan de proeftijd tot 30 dagen duren.
• Voor leidinggevende, management- of gespecialiseerde technische functies kan dit worden verlengd tot 180 dagen.

Deze perioden moeten in de schriftelijke overeenkomst worden opgenomen om geldig te zijn. Proeftijden kunnen alleen worden toegepast op contracten van 180 dagen of meer.

Werkuren & overwerk

De standaard werkweek in Mexico is 48 uur, verdeeld over zes dagen. Er zijn drie erkende werkshiften:

Werk dat buiten deze uren wordt gedaan, wordt beschouwd als overwerk. Overwerk is beperkt tot drie uur per dag, drie keer per week. De eerste negen uur overwerk per week worden betaald tegen dubbele het reguliere uurloon van de werknemer. Elke extra uur wordt betaald tegen het drievoudige.

Openbare & regionale feestdagen

Mexico heeft verschillende nationale feestdagen. Je moet werknemers op deze dagen betaald vrij geven. Als een werknemer op een feestdag werkt, heeft hij recht op dubbele vergoeding.

Hier zijn de officiële feestdagen voor 2025:

• 1 januari: Nieuwjaarsdag
• 3 februari: Constitutioneeldag
• 17 maart: Verjaardag van Benito Juárez
• 1 mei: Dag van de Arbeid
• 16 september: Onafhankelijkheidsdag
• 17 november: Revolutiedag

Andere feestdagen, zoals Witte Donderdag en Goede Vrijdag, worden veel gevierd, maar zijn geen officiële nationale feestdagen.

Werven van contractors in Mexico

Je kunt ook zelfstandige contractors in Mexico aannemen. Dit kan meer flexibiliteit bieden dan het aannemen van vaste werknemers. Het is echter cruciaal om de werknemers correct te classificeren.

Een zelfstandige contractor in Mexico is zelfstandig ondernemer. Zij:

• Werken op hun eigen schema.
• Gebruiken hun eigen gereedschap en apparatuur.
• Kunnen voor meerdere cliënten tegelijk werken.

Het verkeerd classificeren van een werknemer als contractor kan leiden tot ernstige straffen. Dit kan achterstallige belastingaanslagen, sociale zekerheidsbijdragen en boetes omvatten. De Mexicaanse overheid is strenger geworden in het aanpakken van misclassificatie om ervoor te zorgen dat werknemers de bescherming krijgen waar ze recht op hebben.

Een Employer of Record (EOR) kan je helpen deze juridische risico’s te vermijden. Een EOR kan wettelijk werknemers voor jou aannemen, zodat je voldoet aan alle lokale arbeidswetten. Op deze manier kun je je richten op het beheren van je team en het laten groeien van je bedrijf zonder je zorgen te maken over de juridische complexiteit van werven in Mexico.

Navigeren door compensatie en loonadministratie in Mexico betekent dat je een paar belangrijke componenten moet begrijpen. Je krijgt te maken met sociale zekerheidsbijdragen, huisvestingsfondsbetalingen en een progressief inkomstenbelastingstelsel. Het is een systeem dat is ontworpen om een sterk sociaal vangnet voor werknemers te bieden. Betalingen worden gedaan in Mexicaanse Pesos, en je loonschema zal doorgaans wekelijks of tweewekelijks zijn.

Payroll cycli & loonstructuur

Je kunt werknemers betalen op een wekelijkse of tweewekelijkse basis. Voor kantoorgebaseerde functies is tweewekelijks betalen gebruikelijk. Manufacturing-industrieën gebruiken vaak een wekelijkse payrollcyclus.

Naast het basissalaris omvat de loonstructuur van Mexico een paar belangrijke elementen:

• Aguinaldo: Dit is een verplichte jaarlijkse kerstbonus. Je moet deze betalen voor 20 december. Het minimale bedrag is gelijk aan 15 dagen van het reguliere loon van je werknemer.
• Winstdeling: Je bent verplicht om 10% van de voor belastingen vrijgestelde winst van je bedrijf te delen met je werknemers. Deze betaling is verschuldigd voor het einde van mei elk jaar.
• Vakantietoeslag: Wanneer een werknemer vakantie neemt, heeft hij recht op een bonus van ten minste 25% van de vergoeding die hij normaal zou ontvangen voor die vakantiedagen.

Overwerk & minimumeisen

De standaard werkweek in Mexico is 48 uur, meestal verdeeld over zes dagen. Alles boven deze uren is overwerk.

• Overwerktarief: Je moet 200% betalen van het normale uurtarief voor de eerste negen uur overwerk per week. Als een werknemer meer dan negen uur overwerkt, moet je 300% betalen van zijn standaardtarief.

Mexico gaat jaarlijks haar minimumloon aanpassen. Vanaf 2026 is het dagminimumloon MXN 315,04 voor het grootste deel van het land. Er is een hoger tarief van MXN 440,87 per dag voor de Northern Border Free Zone.

Werkgeversbelasting en bijdragen

Als werkgever ben je verantwoordelijk voor verschillende bijdragen die sociale programma's financieren. Deze worden berekend bovenop het bruto salaris van een werknemer.

Werknemerbelasting en inhoudingen

Je moet bepaalde belastingen en bijdragen inhoudingen op de loonstrook van je werknemers.

In Mexico maken voordelen en verlof een kernonderdeel van arbeid. De wet biedt sterke bescherming voor werknemers. Dit betekent dat je je verplichtingen vanaf dag één moet begrijpen. Het juist uitvoeren ervan houdt je team tevreden en je bedrijf compliant.

Wettelijk verlof

Mexicaanse wetgeving verplicht verschillende soorten betaald verlof.

• Jaarlijks Verlof: Na één jaar bij je bedrijf krijgen werknemers 12 dagen betaalde vakantie. Dit wordt met twee dagen verhoogd voor elk jaar dienst, tot 20 dagen. Na het zesde jaar verdienen ze nog eens twee dagen voor elke vijf jaar dienst.
• Vakantietoeslag: Je moet een vakantietoeslag betalen van minimaal 25% van het gewone salaris van een werknemer tijdens hun vakantie.
• Zwangerschapsverlof: Moeders krijgen 12 weken betaald zwangerschapsverlof, meestal verdeeld in zes weken vóór en zes weken ná de bevalling. Het Mexicaanse Instituut voor Sociale Zekerheid (IMSS) betaalt tijdens deze periode.
• Vaderschapsverlof: Vaders krijgen vijf dagen betaald verlof na de geboorte of adoptie van een kind.
• Ziekteverlof: Het IMSS biedt betaald ziekteverlof tot 52 weken. Een IMSS-arts moet de ziekte certificeren.

Feestdagen & regionale feestdagen

Werknemers hebben recht op een betaalde vrije dag voor officiële feestdagen. Als ze op deze dagen moeten werken, moet je hun normaal salaris plus dubbele betaling betalen.

Hier zijn de nationale feestdagen voor 2025:

Sommige bedrijven vieren ook andere feestdagen, hoewel dit geen wettelijke vereiste is. Deze omvatten vaak:

• Witte Donderdag en Goede Vrijdag
• Slag bij Puebla (Cinco de Mayo)
• Dodenherdenking

Typische aanvullende voordelen

Volgens de Mexicaanse Federale Arbeidswet hebben werknemers recht op bepaalde wettelijke voordelen, zoals de kerstbonus of jaarlijks verlof. Naast deze wettelijke vereisten bieden veel bedrijven extra voordelen om talent aan te trekken en te behouden. Hier volgt een overzicht van wat wettelijk verplicht is versus wat je als een competitieve bonus kunt aanbieden.

Hoe een EOR kan helpen bij het opzetten van voordelen

Het opzetten van een compliant voordelenpakket in een nieuw land kan complex zijn. Een Employer of Record (EOR) vereenvoudigt dit proces voor je.

Een EOR heeft al een juridische entiteit in Mexico. Dit betekent dat je er zelf geen hoeft op te zetten. Ze regelen alle administratieve werkzaamheden.

Dit is wat een EOR doet:

• Zorgt dat je voldoet aan alle lokale arbeidswetten van Mexico.
• Beheert de loonadministratie en houdt de juiste belastingen en sociale zekerheidsbijdragen in.
• Beheert alle wettelijke voordelen voor jouw werknemers.
• Helpt je een competitief aanvullend voordelenpakket te creëren om top talent aan te trekken.

Het gebruik van een EOR bespaart je tijd en vermindert risico’s. Je kunt je richten op het laten groeien van je bedrijf, wetende dat je team in Mexico goed verzorgd is.

Wanneer je je scheidt van een werknemer in Mexico, moet je een specifiek proces volgen. De Mexicaanse arbeidswet beschermt werknemers, dus je kunt niet zomaar een contract beëindigen om welke reden dan ook. De regels zijn bedoeld om ervoor te zorgen dat ontslagen eerlijk zijn en dat werknemers de vergoedingen ontvangen waar ze recht op hebben. Het begrijpen van je verplichtingen is essentieel voor een vlot en conforme offboardingproces.

Opzegtermijnen

Een van de eerste dingen die je moet weten, is dat de Mexicaanse arbeidswet geen vaste opzegtermijn voor ontslag vereist. Dit kan anders zijn dan wat je gewend bent. Als je een werknemer zonder reden ontslaat, betaal je een ontslagvergoeding in plaats van een opzegtermijn.

Echter, als je een werknemer ontslaat wegens wangedrag, moet je hen schriftelijk op de hoogte stellen. Deze kennisgeving moet de redenen voor het ontslag bevatten. Je hebt 30 dagen de tijd vanaf het moment dat je op de hoogte bent van het wangedrag om deze kennisgeving te versturen.

Ontslagvergoeding

Ontslagvergoeding is een essentieel onderdeel van het ontslagproces in Mexico, vooral bij ontslagen zonder reden. Als je een arbeidsrelatie beëindigt zonder een wettelijke erkende reden, moet je een vergoeding betalen.

Een standaard ontslagvergoeding bevat:

• Drie maanden salaris
• Een senioriteitspremie na 15 jaar dienst
• Betaling voor eventuele opgebouwde voordelen, zoals niet-genoten vakantiedagen en bonussen

Bij ontslagen met gegronde reden, zoals ernstig wangedrag, ben je niet verplicht om een ontslagvergoeding te betalen. Echter, je moet nog steeds alle openstaande lonen en opgebouwde voordelen uitbetalen.

Hoe Rivermate Naleving van Exit Procedures Regelt

Het navigeren door de details van de Mexicaanse arbeidswet kan complex zijn. Daar komen wij in beeld. Bij Rivermate beheren we het volledige offboardingproces om ervoor te zorgen dat je compliant blijft en het risico op arbeidsconflicten verlaagt.

Hier is hoe wij helpen:

• Duidelijke Documentatie: We bereiden alle noodzakelijke ontslagdocumenten voor, inclusief de schriftelijke kennisgeving waarin duidelijk de redenen voor het vertrek worden vermeld.
• Precieze Berekeningen: We berekenen alle eindbetalingen, inclusief openstaande lonen, opgebouwde voordelen en eventuele vereiste ontslagvergoedingen.
• Nalevingscontroles: We zorgen ervoor dat elke stap van het proces volgt de Federale Arbeidswet van Mexico, waardoor je beschermd bent tegen potentiële juridische problemen.

Door samen te werken met ons, kun je erop vertrouwen dat het vertrek van je werknemer professioneel en legaal wordt afgehandeld. Wij zorgen voor de complexiteit, zodat jij je kunt richten op je bedrijf.

Navigeren door visa’s en werkvergunningen in Mexico kan ingewikkeld lijken, maar het komt neer op een paar belangrijke paden. Als je van plan bent iemand in Mexico te laten werken voor meer dan 180 dagen, zal die persoon waarschijnlijk een Temporary Resident Visa met werkvergunning nodig hebben. Deze visum is gekoppeld aan hun werk bij een specifiek bedrijf in Mexico. Voor kortdurend werk kan een Visitor Visa met werkvergunning een optie zijn. Het hele proces wordt beheerd door het National Institute of Migration (INM) van Mexico, en het is cruciaal om de juiste toestemming te verkrijgen voordat het werk begint.

Employment Visas & Sponsorship Realities

Wanneer je iemand wilt aannemen die een werkvisum in Mexico nodig heeft, begint het proces bij de werkgever. Je moet een juridische entiteit in Mexico hebben om een visumaanvraag voor een werknemer te sponsoren bij het INM. Zodra het INM de aanvraag goedkeurt, kan de werknemer verder gaan met hun deel van het proces bij een Mexicaans consulaat in hun thuisland.

Hier komt een Employer of Record (EOR) om de hoek kijken. Als je geen eigen juridische entiteit in Mexico hebt, kan een EOR optreden als de juridische werkgever voor je teamleden. Dit betekent dat de EOR de noodzakelijke werkvisa namens jou kan sponsoren.

Dit is wat een EOR typisch kan doen:

• Optreden als de juridische, binnenlandse werkgever voor je werknemers.
• Sponsoren van Temporary Resident Visas met werkvergunningen.
• Beheren van lokale loonadministratie, belastingen en voordelen in overeenstemming met de Mexicaanse wet.

Er zijn echter praktische beperkingen. Visa-sponsoring is niet altijd gegarandeerd. Sommige EOR-providers kunnen beperkingen hebben vanwege nationale quota op buitenlandse werknemers. Ook is de Temporary Resident Visa gekoppeld aan de sponsoring werkgever. Als het arbeidscontract eindigt, moet de werknemer een nieuwe sponsor vinden om hun visum over te dragen of het land verlaten. Na vier jaar op een tijdelijk visum kan een persoon een aanvraag voor permanente verblijfsvergunning indienen, waarmee ze het recht krijgen om te werken zonder een specifieke sponsor.

Business Travel Compliance

Voor korte zakelijke reizen gelden andere regels. Als je naar Mexico reist voor activiteiten zoals zakelijke vergaderingen, trainingen of klantbesprekingen voor minder dan 180 dagen, heb je over het algemeen geen formeel werkvisum nodig. De meeste zakenbezoekers kunnen Mexico binnenkomen met een bezoekerspermit, vaak aangeduid als een FMM (Forma Migratoria Múltiple).

Houd rekening met deze belangrijke punten voor zakenreizen:

• Geen betaalde arbeid: Een bezoekerspermit staat niet toe dat je inkomsten verdient uit een Mexicaanse bron. Je salaris moet komen van je werkgever buiten Mexico.
• 180-dagenlimiet: Je mag tot 180 dagen in Mexico verblijven voor zakelijke activiteiten.
• Duidelijk doel: Wees bereid het doel van je bezoek uit te leggen aan immigratiebeambten bij de grens.

Het is belangrijk om het onderscheid te respecteren tussen zakenreizen en werkgelegenheid. Pogingen om op lange termijn te werken met een bezoekerspermit kunnen tot juridische problemen leiden. Als een rol meer vereist dan korte termijn, niet-vergoede activiteiten, moet je een juiste werkvisum aanvragen.