Employer of Record in Mexico

Een Employer of Record (EOR) is een organisatie van derden die werknemers wettelijk in dienst neemt namens een ander bedrijf. Dit stelt bedrijven in staat om werknemers in een vreemd land aan te nemen zonder dat ze zelf een lokale juridische entiteit hoeven op te zetten. De EOR neemt de verantwoordelijkheden op zich voor loonadministratie, belastinginhouding en -aangifte, benefitsbeheer en het waarborgen van volledige naleving van alle lokale arbeidswetten en regelgeving.

Voor bedrijven die willen uitbreiden of talent willen aannemen in Mexico, kan het navigeren door de specifieke arbeidswetten, sociale zekerheidsbijdragen en belastingvereisten van het land complex en tijdrovend zijn. Het gebruik van een EOR-dienst biedt een gestroomlijnde oplossing, waardoor bedrijven snel en compliant werknemers in Mexico kunnen inzetten, terwijl ze administratieve lasten minimaliseren en de aanzienlijke investering en toewijding vermijden die nodig zijn om een lokale dochteronderneming op te zetten.

Hoe een EOR werkt in Mexico

Wanneer je samenwerkt met een EOR in Mexico, wordt de EOR de wettelijke werkgever van de door jou gekozen werknemers. Jij, het klantbedrijf, behoudt volledige controle over de dagelijkse taken, projecten en prestatiebeheer van de werknemer. De EOR verzorgt alle formele arbeidsprocessen, waaronder:

• Het opstellen en beheren van conforme arbeidsovereenkomsten in overeenstemming met de Mexicaanse Federale Arbeidswet.
• Het registreren van werknemers bij het Mexicaanse Instituut voor Sociale Zekerheid (IMSS) en het Nationale Woningfonds voor Werknemers (INFONAVIT).
• Het verwerken van de maandelijkse loonadministratie, inclusief het berekenen en afdragen van inkomstenbelasting (ISR) en sociale zekerheidsbijdragen.
• Het beheren van verplichte voordelen zoals aguinaldo (jaarlijkse bonus), vakantietoeslag, winstdeling (PTU) en het beheren van wettelijke verlofdagen.
• Het waarborgen van naleving van regelgeving met betrekking tot werkuren, beëindigingsprocedures en andere arbeidsvereisten.

Voordelen van het gebruik van een EOR in Mexico

Het inschakelen van een EOR biedt aanzienlijke voordelen voor bedrijven die in Mexico willen aannemen zonder een lokale entiteit:

• Snelle markttoetreding: Neem snel werknemers aan in Mexico, vaak binnen enkele dagen, zonder het lange proces van oprichting van een entiteit.
• Gegarandeerde naleving: Zorg voor naleving van complexe en regelmatig bijgewerkte Mexicaanse arbeidswetten, belastingregels en sociale zekerheidsverplichtingen, waardoor juridische risico's en boetes worden verminderd.
• Kostenbesparing: Vermijd de aanzienlijke kosten die gepaard gaan met het opzetten en onderhouden van een lokale juridische entiteit, inclusief registratiekosten, juridisch advies en doorlopende administratieve overhead.
• Verminderde administratieve last: Delegeer complexe HR-, loon-, belasting- en nalevingstaken aan experts, zodat je interne team zich kan richten op kernactiviteiten.
• Flexibiliteit: Schaal je team in Mexico gemakkelijk op of af op basis van zakelijke behoeften, zonder de complexiteit van het beheren van een lokale entiteit.
• Toegang tot talent: Neem gekwalificeerde professionals overal in Mexico aan, ongeacht de fysieke aanwezigheid van je bedrijf.

Het transparante prijsmodel van Rivermate elimineert complexiteit met een enkel, concurrerend maandelijks tarief per werknemer. In tegenstelling tot traditionele PEO-aanbieders, omvat onze prijs in Mexico uitgebreide HR-ondersteuning, benefits administratie, compliance management en toegang tot ons eigen dashboard voor realtime workforce analytics. Geen verborgen kosten, geen opstartkosten—gewoon een eenvoudige prijsstelling die meegroeit met de behoeften van uw bedrijf en volledige wettelijke naleving in Mexico garandeert.

Mexico biedt een groeiende arbeidsmarkt met kansen op het gebied van productie, technologie, toerisme en gezondheidszorg, aangedreven door nearshoring-trends. Belangrijke regio's zijn Mexico-Stad (financiën, diensten), Guadalajara (technologie) en Monterrey (productie), elk met verschillende beschikbaarheid van talent en salarisverwachtingen. Bedrijven dienen hun recruitmentstrategieën aan te passen aan de Mexicaanse normen, met de focus op concurrerende salarissen, uitgebreide voordelen en een positieve werkcultuur.

Effectieve recruitment omvat online platforms zoals LinkedIn en OCCMundial, netwerken en carrièrebeurzen aan universiteiten. De wervingsduur varieert van 4-8 weken voor instap- tot middenniveau functies en 8-12 weken (of langer) voor senior- of gespecialiseerde rollen. Uitdagingen omvatten het navigeren door arbeidswetten, concurrentie om gekwalificeerd talent en culturele verschillen. Oplossingen bestaan uit samenwerken met lokale experts of een Employer of Record (EOR), het bieden van concurrerende compensatie en het begrijpen van de Mexicaanse werkcultuur.

Samenwerken met een lokale recruitmentbureau of EOR kan het proces stroomlijnen, zorgen voor naleving en toegang tot gespecialiseerd talent. Belangrijke overwegingen bij het kiezen van een partner zijn lokale expertise, branche-specifieke kennis, track record, dienstenaanbod, nalevingskennis en communicatie.

Opmerking: Dit zijn illustratieve ranges en de daadwerkelijke salarissen hangen sterk af van specifieke factoren.

In Mexico zijn werkgevers verantwoordelijk voor verschillende loonlijst-gerelateerde bijdragen, waaronder sociale zekerheid (IMSS), woningfonds (INFONAVIT), loonbelasting (ISN) en pensioenbesparingen (SAR). Typische werkgeversbijdragen worden hieronder samengevat:

Werkgevers moeten inkomstenbelasting (ISR) inhouden op werknemerssalarissen op basis van progressieve schijven voor 2025, met maandelijkse afdracht verschuldigd voor de 17e van de volgende maand. De belastingtarieven zijn:

Werknemers kunnen aftrekposten claimen voor medische kosten, hypotheekrente, pensioenbijdragen en liefdadigheidsdonaties, met jaarlijkse limieten van maximaal 15% van het bruto inkomen of MXN 175.000. Werkgevers moeten zich houden aan strikte rapportagedeadlines, inclusief maandelijkse inhoudingen en bijdragen vóór de 17e, en jaarlijkse aangiften in maart. Speciale overwegingen gelden voor buitenlandse werknemers en bedrijven, zoals regels voor fiscale residentie, verdragen en sociale zekerheidsafspraken, waarvoor professionele begeleiding vereist is voor naleving en voordelen.

De Mexicaanse arbeidswetgeving vereist minimale verlofrechten, waaronder jaarlijkse vakantie, feestdagen, ziekteverlof en ouderschapsverlof, waarbij werkgevers vrij zijn om meer genereuze voordelen aan te bieden. Werknemers verdienen betaald verlof na één jaar dienstverband, met minimale dagen die toenemen op basis van anciënniteit:

Werknemers ontvangen ook een vakantietoeslag van 25%. Feestdagen zijn betaalde vrije dagen, met dubbele betaling indien gewerkt, inclusief belangrijke data zoals Nieuwjaar, Dag van de Arbeid, Onafhankelijkheidsdag en Kerstmis. Ziekteverlof begint na vier dagen afwezigheid, betaald op 60% van het salaris, met een maximum van 52 weken, verlengbaar onder bepaalde voorwaarden. Zwangerschapsverlof bedraagt 12 weken betaald op 100%, terwijl vaderschapsverlof 5 dagen betaald is. Aanvullende verloftypes, zoals rouw-, studie- of huwelijksverlof, hangen af van het bedrijfsbeleid of collectieve arbeidsovereenkomsten.

Mexico vereist een uitgebreid pakket aan werknemersvoordelen, waaronder sociale zekerheid (IMSS), huisvestingsfonds (INFONAVIT), spaarfonds (SAR), kerstbonus (Aguinaldo), betaalde vakantie met bonus, winstdeling (PTU), ontslagvergoeding en zwangerschaps-/vaderschapsverlof. Werkgevers zijn verplicht bij te dragen aan deze programma's, waarbij de bijdragen variëren op basis van het salaris en de locatie van de werknemer. Bijvoorbeeld, IMSS-bijdragen worden gedeeld tussen werkgever en werknemer, en de kerstbonus bedraagt minimaal 15 dagen salaris.

Veel werkgevers verbeteren hun pakketten met optionele voordelen zoals particuliere ziektekostenverzekering, levensverzekering, pensioenregelingen, voedselbonnen, vervoersvergoedingen en welzijnsprogramma's. Particuliere ziektekostenverzekering wordt zeer gewaardeerd, vooral onder geschoolde werknemers, en vult vaak de publieke IMSS-dekking aan. Pensioensparen wordt beheerd via het SAR-systeem, met steeds meer werknemers die aanvullende vrijwillige pensioenregelingen verwachten.

Werkgevers dienen hun voordelenpakketten af te stemmen op de industrie, de bedrijfsgrootte en de marktstandaarden om talent effectief aan te trekken en te behouden.

De arbeidswetten van Mexico, beheerd door de Federal Labor Law, geven prioriteit aan werknemersbescherming, eerlijke behandeling en werkgelegenheidsstabiliteit. Werkgevers moeten specifieke procedures volgen voor ontslag, waarbij ontslagen om dringende redenen schriftelijk moeten worden onderbouwd. Onrechtmatige ontslagen geven werknemers recht op ontslagvergoeding, inclusief drie maanden salaris, anciënniteitspremie (12 dagen per jaar), proportionele vakantie en kerstbonus. Opzegtermijnen variëren afhankelijk van de duur van de dienst, van geen opzegtermijn voor minder dan een jaar tot 30 dagen voor meer dan vijf jaar.

Anti-discriminatiewetten beschermen werknemers in meerdere categorieën, gehandhaafd door CONAPRED, met overtredingen die mogelijk leiden tot boetes en corrigerende maatregelen. Arbeidsomstandigheden worden gereguleerd, met een standaard werkweek van 48 uur, overwerk betaald tegen 100-200% afhankelijk van de uren, en verplichte voordelen zoals betaalde vakantie (minimaal zes dagen), kerstbonus (minimaal 15 dagen salaris) en winstdeling. Werkgevers zijn ook verantwoordelijk voor het handhaven van de veiligheid op de werkplek, naleving van normen (NOMs) en het rapporteren van incidenten.

Geschiloplossing wordt gefaciliteerd via gespecialiseerde arbeidsrechtbanken, mediation en conciliediensten, die zorgen voor een eerlijke behandeling van individuele en collectieve conflicten. Werknemers kunnen klachten indienen bij autoriteiten zoals CONAPRED of STPS voor schendingen van rechten, met als doel remedies zoals herstel in dienst of compensatie. Over het algemeen benadrukt het juridische kader van Mexico de rechten, veiligheid en gelijkheid van werknemers, en vereist het naleving door werkgevers om boetes te voorkomen.

Arbeidsovereenkomsten in Mexico zijn essentieel voor het definiëren van de werkgever-werknemer relatie, het waarborgen van wettelijke naleving en het beschermen van beide partijen. Werkgevers moeten het juiste contracttype kiezen op basis van de duur en aard van het werk, met gangbare types zoals onbepaalde tijd, bepaalde tijd, projectbasis en seizoenscontracten. Elk type heeft specifieke kenmerken, zoals niveaus van baanzekerheid en toegestane gebruiksgevallen, samengevat hieronder:

Alle contracten moeten verplichte clausules bevatten, zoals identificatie van werknemer en werkgever, functiebeschrijving, werkplek, salaris, werkuren, rust-/vakantiedagen, voordelen en, indien van toepassing, details over proeftijd. Proeftijd is beperkt tot 180 dagen, gedurende welke werknemers volledige rechten behouden, en beëindiging vereist schriftelijke rechtvaardiging.

Vertrouwelijkheidclausules zijn over het algemeen afdwingbaar, terwijl niet-concurrentieclausules worden onderworpen aan strikte controle en moeten geografisch en temporeel beperkt zijn, met vergoeding. Contractwijzigingen vereisen wederzijdse schriftelijke instemming, en beëindiging kan plaatsvinden op vrijwillige basis, om gegronde redenen, door wederzijdse overeenstemming, bij het verstrijken van de termijn of om economische redenen. Werkgevers moeten ontslagvergoeding betalen in gevallen van onrechtmatig ontslag, bestaande uit drie maanden salaris, anciënniteitspremie, proportionele voordelen en openstaande aanspraken.

Thuiswerken in Mexico is tegen 2025 aanzienlijk gegroeid, gedreven door technologische vooruitgang en een focus op werk-privébalans. Het wettelijke kader, dat vooral is bijgewerkt via amendementen op de Federal Labor Law, stelt de rechten van werknemers om thuiswerk aan te vragen vast, en de verplichtingen van werkgevers omvatten het verstrekken van noodzakelijke apparatuur, het vergoeden van bepaalde kosten, en het waarborgen van gegevensbescherming en arbeidsveiligheid. Een schriftelijke overeenkomst waarin de arbeidsvoorwaarden worden gedetailleerd, is verplicht en behandelt verantwoordelijkheden, duur en middelen.

Werkgevers dienen duidelijke beleidslijnen te hanteren die in overeenstemming zijn met de regelgeving om thuiswerkregelingen effectief te beheren. Naast teletrabajo worden ook flexibele opties zoals flextime ondersteund, waardoor werknemers de start- en eindtijden kunnen variëren terwijl ze dezelfde uren werken. Deze praktijken zijn bedoeld om talent aan te trekken, het moreel te verhogen en de productiviteit te verbeteren.

Belangrijke gegevenspunten:

Het salarislandschap in Mexico varieert per industrie, rol en locatie, waarbij grote steden zoals Mexico-Stad, Monterrey en Guadalajara hogere vergoedingen bieden. Bijvoorbeeld, jaarlijkse salarissen variëren van MXN 200.000 voor klantenservicemedewerkers tot MXN 1.400.000 voor HR-managers, met rollen zoals software engineers die MXN 400.000–900.000 verdienen en marketingmanagers MXN 500.000–1.200.000.

Minimumlonen verschillen regionaal, met MXN 375 per dag in de Northern Border Free Zone en MXN 250 in andere gebieden. Werkgevers moeten zich aan deze tarieven houden en voldoen aan de arbeidswetgeving die betrekking heeft op werkuren, overwerk en sociale zekerheid. Vergoedingspakketten omvatten vaak bonussen zoals aguinaldo (minimaal 15 dagen salaris), vakantiebonussen, voedselbonnen, vervoersvergoedingen en prestatie-incentives.

Loonadministratie wordt meestal tweewekelijks verwerkt via automatische overschrijving, cheques of prepaidkaarten, met verplichte inhoudingen voor inkomstenbelasting en sociale zekerheid. Salaristrends voor 2025 wijzen op een toenemende vraag naar gekwalificeerde werknemers, een grotere focus op werknemersvoordelen, aanpassingen voor thuiswerken en inflatie, en een beweging naar meer salaris transparantie.

Ontslag in Mexico wordt gereguleerd door de Federal Labor Law, die strikte naleving vereist van opzegtermijnen, ontslagvergoedingen en procedurele stappen om aansprakelijkheden te voorkomen. Voor indefinite contracts moeten werkgevers minimaal 30 dagen schriftelijke opzegging geven; fixed-term contracts vereisen over het algemeen geen opzegging tenzij anders vermeld, en proeftijd moet schriftelijk zijn en mag niet langer dan 180 dagen duren. Niet naleven kan leiden tot aansprakelijkheden zoals herplaatsingsbevelen en aanzienlijke compensatie.

Ontslagvergoeding ("indemnización") omvat componenten zoals de Constitutionele Ouderdomspremie (12 dagen salaris per jaar voor werknemers met ≥15 jaar dienst), drie maanden salaris voor onterecht ontslag, proportioneel vakantiegeld, kerstbonus, en 20 dagen salaris per jaar dienst indien onterecht. De belangrijkste ontslagcomponenten worden hieronder samengevat:

Redenen voor ontslag verschillen tussen gerechtvaardigde redenen (bijvoorbeeld oneerlijkheid, geweld, insubordinatie) en zonder gerechtvaardigde reden, wat volledige ontslagvergoeding vereist. Werkgevers moeten procedurele stappen volgen, waaronder schriftelijke opzegging, juiste documentatie en mogelijk schikkingsakkoorden die vóór de arbeidsautoriteiten worden geratificeerd. Werknemers kunnen onrechtmatig ontslag aanvechten bij arbeidsrechtbanken, die herplaatsing en aanvullende compensatie kunnen opleggen als het ontslag onwettig wordt bevonden. Werknemers hebben een verjaringstermijn van twee maanden om claims in te dienen.

De freelance- en onafhankelijke contracteringsmarkt in Mexico breidt zich uit, waardoor bedrijven flexibiliteit en toegang tot een wereldwijd talentenpool krijgen. Het aangaan van onafhankelijke contractors vereist echter een zorgvuldige navigatie door lokale regelgeving om misclassificatie te voorkomen, wat kan leiden tot juridische en financiële sancties. Het Mexicaanse arbeidsrecht, met name de Federal Labor Law (LFT), onderscheidt werknemers van independent contractors op basis van ondergeschiktheid, persoonlijke dienstverlening en vergoeding. Een juiste classificatie is cruciaal, aangezien verkeerd geclassificeerde werknemers aanspraak kunnen maken op werknemersvoordelen en -bescherming.

Om een legitieme contractorrelatie op te zetten, moeten bedrijven uitgebreide contracten opstellen waarin de scope van het werk, betalingsvoorwaarden en bepalingen over onafhankelijkheid worden beschreven. Intellectuele eigendomsrechten moeten expliciet aan de klant worden toegewezen in het contract om eigendom te waarborgen. Contractors moeten hun eigen belastingverplichtingen beheren, inclusief inkomstenbelasting (ISR) en belasting over de toegevoegde waarde (IVA), en elektronische facturen (CFDI) uitreiken. Zij zijn verantwoordelijk voor hun eigen verzekering en kunnen vrijwillig deelnemen aan de openbare gezondheidszorg.

Onafhankelijke contractors komen veel voor in sectoren zoals technologie, creatieve diensten, consulting, professionele diensten, onderwijs en gezondheidszorg. Deze industrieën profiteren van het inzetten van gespecialiseerde vaardigheden op projectbasis zonder de langetermijnverbintenissen van arbeid. Bedrijven moeten zorgen voor naleving van juridische onderscheidingen en contractuele overeenkomsten om effectief gebruik te maken van onafhankelijke contractors.

Het immigratiesysteem van Mexico staat buitenlanders toe om via specifieke visumtypes te werken, voornamelijk het Temporary Resident Visa en het Permanent Resident Visa, waarbij het proces een jobaanbieding en naleving van het National Immigration Institute (INM) omvat. Werkgevers moeten ervoor zorgen dat hun buitenlandse werknemers de juiste vergunningen verkrijgen om juridische problemen te voorkomen.

Belangrijke visumopties zijn onder andere:

Werkgevers spelen een cruciale rol in het ondersteunen van naleving, door ervoor te zorgen dat buitenlandse werknemers de juiste werkvergunningen verkrijgen, wat het voldoen aan specifieke wettelijke en procedurele eisen die door de Mexicaanse autoriteiten worden gesteld, omvat.