Employer of Record in Maleisië

Een Employer of Record (EOR) in Maleisië neemt wettelijk werknemers aan namens jou. Dit betekent dat je talent in Maleisië kunt aannemen zonder een lokale entiteit op te zetten. Een EOR regelt alle juridische en HR-verantwoordelijkheden die bij employment komen kijken. Dit omvat loonadministratie, belastingen, voordelen en naleving van de arbeidswetgeving in Maleisië. Het gebruik van een EOR zoals Rivermate vereenvoudigt je uitbreiding naar de Maleisische markt. Je kunt je richten op het beheer van de dagelijkse werkzaamheden van je team, terwijl de EOR de administratieve last op zich neemt.

Hoe werkt een Employer of Record (EOR) in Maleisië

Een EOR vereenvoudigt het aannemen in Maleisië. Hier is hoe het proces meestal verloopt:

1. Je vindt het talent. Je werft en selecteert de kandidaat die je wilt aannemen in Maleisië.
2. De EOR neemt je kandidaat aan. De lokale Maleisische entiteit van de EOR neemt wettelijk de werknemer aan. Zij regelen het arbeidscontract en zorgen dat het voldoet aan de lokale arbeidswetgeving.
3. De onboarding begint. De EOR beheert het volledige onboardingproces. Dit omvat het verzamelen van benodigde documenten en het opzetten van loonadministratie en voordelen.
4. Wij regelen HR en loonadministratie. De EOR verzorgt alle administratieve taken. Dit omvat het berekenen van salarissen, het inhouden van belastingen en het doen van verplichte bijdragen. In Maleisië betekent dit het afhandelen van betalingen aan het Employees Provident Fund (EPF), Social Security Organisation (SOCSO) en Employment Insurance System (EIS).
5. Jij beheert je team. Je geeft leiding aan de dagelijkse taken en verantwoordelijkheden van je werknemer. De werknemer werkt voor jouw bedrijf, maar is wettelijk in dienst bij de EOR.

Waarom een Employer of Record gebruiken in Maleisië

Het gebruik van een EOR in Maleisië biedt een strategisch voordeel. Het stelt je bedrijf in staat om snel en efficiënt toegang te krijgen tot Maleisisch talent. Je vermijdt de tijd en kosten van het oprichten van een juridische entiteit in het land. Dit stelt je in staat om de markt te testen of belangrijke functies te werven zonder grote verplichtingen.

• De markt sneller betreden. Je kunt werknemers aannemen en operaties starten binnen dagen, niet maanden. Dit geeft je een aanzienlijk voordeel ten opzichte van concurrenten.
• Zorg voor volledige naleving. De arbeidswetgeving in Maleisië is complex. Een EOR begrijpt de lokale regelgeving, zoals de Employment Act 1955, en zorgt dat je compliant bent. Dit minimaliseert je juridische risico’s. Officiële informatie over arbeidsregels vind je op de website van het Ministry of Human Resources (https://www.mohr.gov.my/index.php/en/).
• Kosten besparen. Het opzetten van een juridische entiteit kost veel geld. Een EOR biedt een kosteneffectief alternatief. Je vermijdt juridische kosten, registratiekosten en de behoefte aan lokaal administratief personeel.
• Toegang tot lokale expertise. EORs bieden deskundige ondersteuning op het gebied van HR in Maleisië. Ze regelen verplichte bijdragen zoals EPF en SOCSO. De officiële EPF-website (https://www.kwsp.gov.my/en/employer) biedt gedetailleerde informatie over de verplichtingen van werkgevers.
• Concurrerende voordelen bieden. Een EOR kan je werknemers voorzien van competitieve lokale voordelenpakketten. Dit helpt je om top talent aan te trekken en te behouden op de Maleisische markt.

Rivermate's transparante prijsmodel elimineert complexiteit met een enkel, concurrerend maandelijks tarief per werknemer. In tegenstelling tot traditionele PEO-aanbieders omvat onze prijsstelling in Maleisië uitgebreide HR-ondersteuning, voordelenadministratie, nalevingsbeheer en toegang tot ons eigen dashboard voor realtime personeelsanalyse. Geen verborgen kosten, geen opstartkosten—gewoon een duidelijke prijsstelling die meegroeit met de behoeften van uw bedrijf terwijl volledige wettelijke naleving in Maleisië wordt gewaarborgd.

Werven in Maleisië is een geweldige manier om toegang te krijgen tot een divers en gekwalificeerd talentenpool. De economie van het land groeit, waardoor het een aantrekkelijke plek is voor bedrijven om uit te breiden. Om succesvol te werven, moet je de lokale arbeidswetten en culturele praktijken begrijpen. De belangrijkste wet die het arbeidsrecht regelt, is de Employment Act 1955, die zaken behandelt zoals contracten, werktijden en lonen. Het is belangrijk om deze details correct te krijgen om compliant te zijn en de beste mensen voor je team aan te trekken.

Employment contracts & must-have clauses

Als je van plan bent iemand meer dan een maand in Maleisië in dienst te nemen, moet je een schriftelijk employment contract aanbieden. Dit document stelt duidelijke verwachtingen voor zowel jou als je werknemer, wat helpt om toekomstige misverstanden te voorkomen. Zie het als de basis van je arbeidsrelatie.

Je employment contract moet verschillende belangrijke clausules bevatten om compliant en duidelijk te zijn:

• Persoonlijke gegevens: Volledige namen en adressen van zowel de werkgever als de werknemer.
• Functietitel en beschrijving: Een duidelijke omschrijving van de rol en verantwoordelijkheden van de werknemer.
• Startdatum: De officiële datum waarop het dienstverband begint.
• Compensatie: Het salaris van de werknemer, eventuele vergoedingen en de betalingsfrequentie.
• Werktijden: Details over de standaard werkuren en eventuele overwerkbeleid.
• Verlofrechten: Informatie over jaarlijks verlof, ziekteverlof en feestdagen.
• Ontslagclausule: De voorwaarden voor het beëindigen van het dienstverband, inclusief de vereiste opzegtermijn.

Proeftijd

In Maleisië zijn proeftijdperiodes niet wettelijk verplicht, maar ze zijn wel gebruikelijk. Een proeftijd geeft jou en je nieuwe werknemer de tijd om te zien of de match goed is. Het is een proeffase om hun vaardigheden en culturele fit binnen je bedrijf te beoordelen.

De duur van een proeftijd is aan jou, maar deze duurt meestal tussen de drie en zes maanden. Voor meer senior of technische functies kan het tot 12 maanden duren. Het is belangrijk om de voorwaarden van de proeftijd, inclusief de duur en het proces voor bevestiging, duidelijk in het employment contract te vermelden. Onthoud dat werknemers in proeftijd dezelfde rechten hebben als bevestigde werknemers, en dat je hen niet zonder geldige reden kunt ontslaan.

Werktijden & overwerk

Standaard werktijden in Maleisië zijn beperkt tot 45 uur per week en 8 uur per dag. Werk dat buiten deze uren wordt gedaan, wordt beschouwd als overwerk. De wet stelt ook dat een werknemer niet meer dan vijf opeenvolgende uren mag werken zonder minimaal een pauze van 30 minuten.

Overwerk moet tegen een hoger tarief worden betaald. Hier is een eenvoudige verdeling van de minimale overwerkloonpercentages:

Er is een limiet op overwerk, die is vastgesteld op 104 uur per maand. Dit helpt het welzijn van werknemers te beschermen.

Feestdagen & regionale feestdagen

Je werknemers in Maleisië hebben recht op betaalde feestdagen. Het land viert een mix van nationale en regio-specifieke feestdagen. Het is belangrijk om te weten welke feestdagen van toepassing zijn op je werknemers op basis van hun locatie.

Hier zijn de nationale feestdagen voor 2025:

• Nieuwjaarsdag: 1 januari
• Chinese Nieuwjaar: 29 & 30 januari
• Hari Raya Aidilfitri: 31 maart & 1 april
• Dag van de Arbeid: 1 mei
• Wesak Day: 12 mei
• Verjaardag van de Yang di-Pertuan Agong: 2 juni
• Hari Raya Haji: 7 juni
• Awal Muharram: 27 juni
• Merdeka Day (Onafhankelijkheidsdag): 31 augustus
• Verjaardag van de Profeet Mohammed (Maulidur Rasul): 5 september
• Malaysia Day: 16 september
• Deepavali: 20 oktober (behalve in Sarawak)
• Kerstmis: 25 december

Naast deze feestdagen zijn er diverse regionale feestdagen, zoals de verjaardagen van de staatshoofden, waar je rekening mee moet houden.

Werven van contractors in Maleisië

Je kunt ook onafhankelijke contractors in Maleisië inhuren voor specifieke projecten of diensten. Dit biedt flexibiliteit, omdat je toegang hebt tot gespecialiseerde vaardigheden zonder de lange termijn verplichting van het aannemen van een vaste werknemer. Contractors zijn zelfstandigen, wat betekent dat zij hun eigen belastingen regelen en niet recht hebben op dezelfde voordelen als werknemers.

Wanneer je een contractor inhuurt, heb je een duidelijk contract nodig dat de scope van het werk, deliverables en betalingsvoorwaarden beschrijft. Wees echter voorzichtig met hoe je werknemers classificeert. Het verkeerd classificeren van een werknemer als contractor kan leiden tot ernstige juridische en financiële sancties. De wet kijkt naar de werkelijke arbeidsrelatie, niet alleen naar het contract. Factoren zoals controle door de werkgever en de financiële afhankelijkheid van de werknemer worden meegewogen.

Een Employer of Record (EOR) kan je helpen dit risico te beperken. Een EOR werkt wettelijk werknemers voor jou, zorgt dat ze correct worden geclassificeerd en dat je voldoet aan alle lokale arbeidswetten. Dit stelt je in staat je te richten op het dagelijks management van je team zonder je zorgen te maken over de juridische complexiteit van employment.

In Maleisië is de vergoeding van uw werknemer meer dan alleen hun basissalaris. Het omvat verschillende componenten die u correct moet beheren om compliant te blijven. Zie het als een pakket dat hun reguliere betaling, eventuele extra toelagen en andere voordelen bevat. U bent verantwoordelijk voor het nauwkeurig berekenen van de betaling, het maken van de juiste inhoudingen en het op tijd betalen van uw werknemers.

Payrollcycli & loonstructuur

De meest voorkomende payrollcyclus in Maleisië is maandelijks. U moet uw werknemers betalen vóór de 7e dag van de volgende maand. Hoewel maandelijkse betaling standaard is, kunnen sommige industrieën, vooral die met uurlijks werknemers, gebruik maken van wekelijkse of tweewekelijkse cycli.

De totale betaling van een werknemer bestaat meestal uit een paar belangrijke onderdelen:

• Basissalaris: Dit is het vaste bedrag waarover u overeenstemming hebt in het arbeidscontract.
• Toelagen: U kunt extra betalingen aanbieden voor zaken zoals vervoer, huisvesting of maaltijden. De meeste hiervan zijn belastbaar.
• Bonussen: Prestatie- en eindejaarsbonussen komen ook vaak voor.

Overwerk & minimumloon

De Employment Act van 1955 regelt veel aspecten van werkgelegenheid in Maleisië. Vanaf februari 2025 is het minimumloon MYR 1.700 per maand.

Normale werkuren zijn doorgaans 8 uur per dag en 45 uur per week. Als uw werknemers meer werken, moet u ze overwerk betalen. Het overwerktarief is meestal 1,5 tot 2 keer hun uurloon.

Werkgeversbelastingen en bijdragen

Als werkgever in Maleisië moet u verschillende bijdragen voor uw werknemers afdragen. U bent verplicht u te registreren bij het Employees Provident Fund (EPF), de Social Security Organization (SOCSO) en de Inland Revenue Board of Malaysia (LHDN).

Hier is een overzicht van uw bijdragen:

Werknemersbelastingen en inhoudingen

U bent ook verantwoordelijk voor het inhouden van bepaalde bedragen van het salaris van uw werknemers. Dit omvat hun bijdragen aan sociale zekerheidsfondsen en hun inkomstenbelasting.

Hier is wat u inhoudt van het loon van uw werknemers:

In Maleisië zijn voordelen en verlof eenvoudig en gericht op het welzijn van de werknemer. De wet biedt een solide basis van verplichte verlofdagen en bescherming. Veel bedrijven bouwen hierop voort met extra voordelen om goede mensen aan te trekken en te behouden. Zie het als een systeem met twee lagen: wat wettelijk vereist is, en wat bedrijven aanbieden om zich te onderscheiden.

Wettelijk verlof

De Employment Act van 1955 is de belangrijkste wetgeving die de minimumnormen voor werknemersverlof in Maleisië vastlegt. Deze regels gelden voor alle werknemers die een contract hebben met een werkgever.

Hier is een overzicht van het verlof dat je moet bieden:

• Jaarlijks verlof Je teamleden hebben recht op betaald jaarlijks verlof op basis van hoe lang ze voor jou hebben gewerkt. Het aantal verlofdagen neemt toe met hun dienstjaren.

  • Minder dan 2 jaar dienst: 8 dagen
  • 2 tot 5 jaar dienst: 12 dagen
  • Meer dan 5 jaar dienst: 16 dagen

• Ziekteverlof Werknemers kunnen betaald ziekteverlof opnemen wanneer ze ziek zijn. Het aantal dagen hangt af van hun diensttijd.

  • Minder dan 2 jaar dienst: 14 dagen
  • 2 tot 5 jaar dienst: 18 dagen
  • Meer dan 5 jaar dienst: 22 dagen
  • Als opname van hospitalisatie nodig is, krijgen werknemers een extra 60 dagen verlof per jaar.

• Zwangerschapsverlof Vrouwelijke werknemers hebben recht op 98 opeenvolgende dagen betaald zwangerschapsverlof.

• Vaderschapsverlof Getrouwde mannelijke werknemers krijgen 7 opeenvolgende dagen betaald vaderschapsverlof.

Nationale feestdagen & regionale feestdagen

In Maleisië hebben werknemers recht op minimaal 11 betaalde nationale feestdagen per kalenderjaar. Vijf hiervan zijn verplichte nationale feestdagen. De overige zes kunnen door de werkgever worden gekozen uit een lijst van erkende feestdagen. Sommige feestdagen worden nationaal gevierd, terwijl andere specifiek zijn voor bepaalde staten.

Typische aanvullende voordelen

Om talent aan te trekken en te behouden, bieden veel bedrijven in Maleisië voordelen die verder gaan dan de wettelijke vereisten. Hier is een vergelijking van wat wettelijk verplicht is (statutair) versus wat bedrijven vaak als extraatje bieden (niet-statutaire voordelen).

Hoe een EOR kan helpen bij het opzetten van voordelen

Het opzetten van een compliant en concurrerend voordelenpakket in een nieuw land kan complex zijn. Een Employer of Record (EOR) vereenvoudigt dit proces voor jou.

Een EOR fungeert als de juridische werkgever voor je team in Maleisië. Dit betekent dat wij alle administratieve en juridische vereisten met betrekking tot HR en voordelen afhandelen.

Hier is hoe wij kunnen helpen:

• Zorg voor naleving We zorgen ervoor dat je voordelenpakket aan alle vereisten van de Maleisische arbeidswetgeving voldoet. Dit omvat alles van wettelijk verlof tot sociale zekerheidsbijdragen.
• Bied concurrerende pakketten We geven inzicht in de lokale marktverwachtingen. Dit helpt je om aanvullende voordelen aan te bieden die top talent in Maleisië aantrekken.
• Beheer administratie We regelen de dagelijkse taken van voordelenadministratie. Dit omvat het inschrijven van werknemers, beheren van verlofaanvragen en het verwerken van claims.
• Vereenvoudig salarisadministratie We beheren de salarisadministratie, zodat alle bijdragen en inhoudingen voor voordelen correct worden berekend en op tijd worden betaald.

Het gebruik van een EOR stelt je in staat je te richten op je bedrijfsdoelen. Je kunt erop vertrouwen dat je team in Maleisië goed wordt verzorgd en dat je volledig voldoet aan de lokale wetgeving.

Wanneer een werknemer je bedrijf in Maleisië verlaat, moet je een gestructureerd proces volgen dat termination en offboarding wordt genoemd. Dit zorgt ervoor dat je de exit op een professionele en wettelijke manier afhandelt. Het proces omvat alles van het geven van de juiste opzegging tot het regelen van de laatste betaling. Maleisisch recht, voornamelijk de Employment Act 1955, stelt de regels vast om te zorgen dat het proces eerlijk verloopt voor iedereen. Een soepele offboarding helpt je een goede relatie met de vertrekkende werknemer te behouden en beschermt je bedrijf.

Opzeggingsperioden

Je moet werknemers schriftelijk opzeggen voordat hun dienstverband eindigt. De duur van de opzegging hangt meestal af van hoe lang de werknemer voor je heeft gewerkt. Als je arbeidsovereenkomst een opzegtermijn specificeert, moet je die volgen. Zo niet, dan biedt de Employment Act 1955 deze minimumnormen:

• Minder dan 2 jaar dienst: 4 weken opzegging.
• 2 tot 5 jaar dienst: 6 weken opzegging.
• 5 of meer jaar dienst: 8 weken opzegging.

Je kunt er ook voor kiezen om de werknemer in plaats van opzegging te betalen. Dit betekent dat je hen hun salaris betaalt voor de opzeggingstermijn, en dat ze onmiddellijk kunnen vertrekken.

Ontslagvergoeding

In Maleisië kunnen werknemers recht hebben op ontslagvergoeding, vooral in gevallen van ontslag wegens herstructurering of bedrijfsbeëindiging. Het bedrag is gebaseerd op hun diensttijd:

• Minder dan 2 jaar dienst: 10 dagen loon voor elk jaar dienst.
• 2 tot 5 jaar dienst: 15 dagen loon voor elk jaar dienst.
• 5 of meer jaar dienst: 20 dagen loon voor elk jaar dienst.

Werknemers die worden ontslagen wegens wangedrag, vrijwillig ontslag nemen of met pensioen gaan, hebben geen recht op ontslagvergoeding.

Hoe Rivermate compliant exits afhandelt

Wanneer je met ons samenwerkt, hoef je de complexiteit van het Maleisische arbeidsrecht niet zelf te doorgronden. Wij beheren het volledige offboardingproces om te zorgen dat alles compliant en soepel verloopt.

Zo helpen wij:

• Compliance check: We zorgen ervoor dat elke stap van het terminationproces voldoet aan de nieuwste Maleisische wetten en regelgeving.
• Documentatie: We regelen al het benodigde papierwerk, van de beëindigingsbrief tot de berekening van de laatste betaling.
• Duidelijke communicatie: We helpen je duidelijk te communiceren met je vertrekkende werknemer om misverstanden te voorkomen.
• Laatste salaris: We zorgen ervoor dat het laatste salaris van de werknemer, inclusief eventuele ontslagvergoeding en niet-opgenomen verlof, correct wordt berekend en op tijd wordt uitbetaald.

Wij zorgen voor de details, zodat jij je kunt richten op het runnen van je bedrijf.

Navigeren door het visum- en werkvergunningensysteem van Maleisië is eenvoudig wanneer je de vereisten begrijpt. Voor iedereen die in het land wil werken, is het verkrijgen van de juiste vergunning de eerste stap. Je werkgever zal doorgaans het aanvraagproces afhandelen, aangezien je een baanaanbieding nodig hebt voordat je een werkvergunning kunt aanvragen. Het belangrijkste werkvisum is de Employment Pass, maar er zijn ook andere vergunningen voor verschillende soorten werk.

Employment visas & sponsoringsrealiteit

Een Employer of Record (EOR) kan je wettelijke werkgever in Maleisië zijn en je werkvisum sponsoren. Dit is een praktische oplossing als jouw bedrijf geen juridische entiteit in het land heeft. Een EOR behandelt de aanvraag voor je werkvergunning, samen met loonadministratie en andere wettelijke vereisten.

Echter, er zijn enkele realiteiten om in gedachten te houden:

• EORs hebben beperkingen. Niet alle bedrijven in Maleisië kunnen buitenlandse werknemers aannemen. De mogelijkheid om een visum te sponsoren hangt af van factoren zoals de financiële situatie van het bedrijf en de sector. Dit betekent dat de mogelijkheid van een EOR om je te sponsoren gekoppeld is aan hun eigen bedrijfsregistratie en eventuele overheidsquota.
• De Employment Pass is de belangrijkste route. Voor langdurig, gekwalificeerd werk is de Employment Pass (EP) het meest voorkomende visum. Het is onderverdeeld in categorieën op basis van je maandelijks salaris.
• Je hebt de juiste kwalificaties nodig. Om in aanmerking te komen voor een EP, heb je over het algemeen een universitair diploma en relevante werkervaring nodig.

Hier is een eenvoudige overzicht van de gangbare passen:

Zakelijke reis naleving

Als je Maleisië bezoekt voor kortdurende zakelijke activiteiten, moet je de regels volgen om compliant te blijven. Je kunt niet werken op een standaard toeristenvisum.

Voor kortdurende professionele opdrachten is de Professional Visit Pass (PVP) de juiste keuze. Zie het als een vergunning voor tijdelijke expertise. Je hebt een PVP nodig als je:

• Gespecialiseerde diensten levert.
• Training geeft aan een lokaal bedrijf.
• Zakelijke vergaderingen bijwoont.

Het belangrijkste om te onthouden over de PVP is dat je in dienst blijft bij je bedrijf buiten Maleisië. Het Maleisische bedrijf fungeert als je sponsor voor de vergunning. De PVP is doorgaans geldig tot 12 maanden en is niet bedoeld voor langdurige tewerkstelling.