Employer of Record in Maleisië

Een Employer of Record (EOR) is een organisatie van derden die wettelijk werknemers in dienst neemt namens een ander bedrijf. Dit stelt bedrijven in staat om werknemers in een vreemd land aan te nemen zonder dat ze een lokale juridische entiteit hoeven op te richten. De EOR neemt de verantwoordelijkheid voor alle formele arbeidsgerelateerde taken, waaronder het uitvoeren van loonadministratie, het berekenen en afdragen van belastingen, het beheren van werknemersvoordelen en het waarborgen van volledige naleving van lokale arbeidswetten en regelgeving. Het klantbedrijf behoudt controle over het dagelijkse werk en de verantwoordelijkheden van de werknemer.

Voor bedrijven die willen uitbreiden of talent willen aantrekken in Maleisië, kan het navigeren door het lokale arbeidslandschap uitdagingen met zich meebrengen, vooral op het gebied van juridische naleving en administratieve lasten. Het gebruik van een EOR-dienst biedt een gestroomlijnde oplossing, waardoor bedrijven snel en compliant werknemers in Maleisië kunnen inzetten zonder de aanzienlijke tijd en kosten die gepaard gaan met het opzetten van een lokale dochteronderneming of vestiging.

Hoe een EOR werkt in Maleisië

Wanneer je samenwerkt met een EOR in Maleisië, wordt de EOR de wettelijke werkgever van je gekozen kandidaten. Zij regelen alle aspecten van de arbeidsrelatie vanuit een juridisch en administratief oogpunt. Dit omvat het opstellen van conforme arbeidsovereenkomsten in overeenstemming met de Malaysian Employment Act 1955 en andere relevante wetgeving, het verwerken van maandelijkse loonadministratie, het berekenen en betalen van verplichte bijdragen zoals EPF (Employees Provident Fund), SOCSO (Social Security Organization) en EIS (Employment Insurance System), en het beheren van wettelijke verlof- en voordelenregelingen. De EOR zorgt ervoor dat alle arbeidspraktijken strikt voldoen aan de Maleisische arbeidswetten, waardoor je bedrijf beschermd is tegen mogelijke nalevingsproblemen.

Voordelen van het gebruik van een EOR in Maleisië

Het inschakelen van een EOR biedt aanzienlijke voordelen voor bedrijven die in Maleisië willen werken zonder lokale aanwezigheid. Ten eerste biedt het snelle markttoegang, waardoor je werknemers kunt aannemen en operaties kunt starten veel sneller dan het opzetten van een entiteit. Ten tweede elimineert het de noodzaak voor kostbare en tijdrovende registratieprocessen van een entiteit. Ten derde zorgt een EOR voor volledige naleving van de specifieke en steeds evoluerende arbeidswetten, belastingregels en sociale zekerheidsvereisten in Maleisië, waardoor juridische risico's worden verminderd. Tot slot vereenvoudigt het HR-administratie, aangezien de EOR loonadministratie, voordelenbeheer en andere arbeidsgerelateerde taken afhandelt, zodat jouw bedrijf zich kan richten op de kernactiviteiten.

Het transparante prijsmodel van Rivermate elimineert complexiteit met een enkel, concurrerend maandelijks tarief per werknemer. In tegenstelling tot traditionele PEO-aanbieders, omvat onze prijs in Maleisië uitgebreide HR-ondersteuning, benefits administratie, compliance management en toegang tot ons eigen dashboard voor realtime workforce analytics. Geen verborgen kosten, geen opstartkosten—gewoon een eenvoudige prijsstelling die meegroeit met de behoeften van uw bedrijf en volledige wettelijke naleving in Maleisië garandeert.

Het Malaysische recruitmentlandschap in 2025 wordt gekenmerkt door groei in de digitale economie, productie (E&E, lucht- en ruimtevaart, medische apparaten) en dienstensectoren. Werkgevers moeten zich bewust zijn van de typische wervingsduur, die varieert van 4-8 weken voor instap- tot middenniveau functies en 8-12 weken (of langer) voor senior- of gespecialiseerde rollen. Hoewel Maleisië beschikt over een divers talentenpool, bestaan er skill gaps op het gebied van geavanceerde digitale vaardigheden, gespecialiseerde productie en bepaalde gezondheidszorggebieden. Kandidatenvoorkeuren gaan verder dan salaris en omvatten baanzekerheid, professionele ontwikkeling, work-life balance en bedrijfscultuur.

Effectieve recruitment omvat een mix van online jobportalen (JobStreet, LinkedIn, Maukerja), netwerkevenementen en employee referrals. Belangrijke uitdagingen zijn de concurrentie om gekwalificeerd talent en het navigeren door lokale arbeidswetten. Oplossingen omvatten het opbouwen van een sterk employer brand en samenwerken met lokale recruitmentbureaus of een Employer of Record (EOR). Het recruitmentproces bestaat doorgaans uit het definiëren van de rol, het zoeken naar kandidaten, screening, interviews, achtergrondcontroles en het opstellen van een concurrerend aanbod.

Het kiezen van de juiste recruitmentpartner (bureau of EOR) is cruciaal, vooral voor bedrijven zonder lokale expertise. Overweeg hun ervaring, kennis van lokale wetten, netwerk en track record.

Het belastingstelsel van Malaysia verplicht werkgevers om bij te dragen aan sociale zekerheidsregelingen zoals EPF, SOCSO, EIS en HRDF, met specifieke bijdragepercentages op basis van het salarisniveau van de werknemer. Werkgevers zijn ook verantwoordelijk voor het maandelijk inhouden van inkomstenbelasting (PCB) op de salarissen van werknemers en het afdragen hiervan aan de Inland Revenue Board (LHDN) vóór de 15e van de volgende maand. Daarnaast moeten werkgevers jaarlijkse rapporten indienen (Form E en Form CP8D) vóór 31 maart, terwijl werknemers hun individuele belastingaangifte (Form BE of B) indienen vóór 30 april of 30 juni, afhankelijk van het type inkomen.

Belangrijke gegevenspunten omvatten bijdragepercentages en deadlines:

Buitenlandse werknemers en bedrijven hebben te maken met aanvullende overwegingen, waaronder residentiegebonden belastingheffing, inhoudingen op niet-residentbetalingen, en mogelijke incentives voor expats. Sommige regio's zoals Labuan bieden speciale belastingregimes, en verdragen ter voorkoming van dubbele belasting kunnen verlichting bieden. Over het algemeen is naleving van deze verplichtingen essentieel voor legale bedrijfsvoering en fiscale efficiëntie in Malaysia.

In Maleisië vereist de arbeidswetgeving minimale verlofrechten op basis van de duur van de dienst, waaronder jaarlijkse vakantie, ziekteverlof en ouderschapsverlof. Werknemers hebben recht op minimaal 8 dagen jaarlijkse vakantie als ze minder dan 2 jaar in dienst zijn, oplopend tot 12 dagen voor 2-5 jaar, en 16 dagen voor 5 jaar of meer. Ziekteverlof varieert van 14 tot 22 dagen afhankelijk van de anciënniteit, met aanvullende hospitalisatieverlof tot 60 dagen per jaar. Zwangerschapsverlof is vastgesteld op 98 dagen voor in aanmerking komende vrouwelijke werknemers, terwijl vaderschapsverlof 7 dagen betaald verlof biedt voor getrouwde mannelijke werknemers die minstens 12 maanden in dienst zijn.

Werkgevers moeten gazetteerde feestdagen naleven, waaronder nationale en religieuze vieringen zoals Chinese Nieuwjaar, Hari Raya, Deepavali en Kerstmis, met voorzieningen voor vervangende dagen indien feestdagen op zondagen vallen. Betaald verlof moet op deze dagen worden verleend, en feestdagen kunnen worden vervangen door overeenstemming. Aanvullende verloftypes zoals rouwverlof, studie- of huwelijksverlof worden doorgaans naar eigen inzicht van de werkgever aangeboden, wat de werknemersvoordelen versterkt.

De werknemersvoordelen in Malaysia omvatten verplichte voorzieningen zoals wettelijke bijdragen aan EPF, SOCSO en EIS, samen met minimumloon, betaald verlof, nationale feestdagen, zwangerschaps- / vaderschapsverlof, overwerkvergoeding en beëindigingsvergoedingen. Werkgevers moeten bijdragen aan EPF met 11% (werknemer) en 13% (werkgever) voor werknemers onder de 60 jaar, met variaties voor oudere werknemers, en aan SOCSO en EIS volgens de regelgeving.

Naast wettelijke vereisten bieden veel werkgevers optionele voordelen zoals uitgebreide ziektekostenverzekering, levens- en ongevallenverzekering, prestatiebonussen, vergoedingen, aandelenopties, training, flexibele werkregelingen, kinderopvang en welzijnsprogramma's. Ziektekostenverzekering dekt doorgaans opname, poliklinische zorg, tandheelkunde, optiek en zwangerschapszorg, met kosten die variëren op basis van dekking en provider.

Pensioenvoorzieningen zijn vooral afhankelijk van EPF-bijdragen, maar sommige bedrijven bieden aanvullende pensioenregelingen of investeringsmogelijkheden. Voordelenpakketten verschillen per industrie en bedrijfsgrootte, waarbij grote bedrijven uitgebreide voordelen bieden en MKB zich richten op de kernverplichte voordelen. Competitieve sectoren zoals technologie en financiën bieden doorgaans meer uitgebreide pakketten om gekwalificeerd talent aan te trekken.

De arbeidswetten van Malaysia prioriteren eerlijke behandeling, veilige arbeidsomstandigheden en geschiloplossing. De Employment Act 1955 regelt arbeidsrechten, inclusief ontslagprocedures, anti-discriminatiemaatregelen en arbeidsomstandigheden. Werkgevers moeten specifieke opzegtermijnen volgen op basis van diensttijd: 4 weken voor minder dan 2 jaar, 6 weken voor 2-5 jaar, en 8 weken voor 5 jaar of meer, met opties voor betaling in plaats van opzegging.

Anti-discriminatiebescherming is gebaseerd op constitutionele garanties en jurisprudentie, en omvat ras, religie, gender en steeds meer, handicap. Werknemers kunnen klachten indienen bij de Industrial Court, die remedies kan opleggen zoals herplaatsing of compensatie. Arbeidsnormen omvatten een werkweek van 48 uur, minimaal één rustdag per week, betaalde feestdagen, jaarlijkse vakantie (8-16 dagen afhankelijk van de diensttijd), en betaalde ziekteverlof.

Veiligheid op de werkplek wordt gereguleerd onder OSHA 1994, dat risicoanalyses, veiligheidstraining, PBM en veiligheidscommissies voor grotere werkplekken vereist. Geschiloplossing omvat onderhandeling, bemiddeling en arbitrage, waarbij onopgeloste kwesties worden geëscaleerd naar de Industrial Court, wiens beslissingen bindend zijn.

Arbeidsovereenkomsten in Malaysia zijn essentieel voor het verduidelijken van de voorwaarden tussen werkgevers en werknemers, bieden juridische bescherming en verminderen geschillen. Ze worden voornamelijk gereguleerd door de Employment Act 1955, die minimale rechten vastlegt, maar overeenkomsten kunnen aanvullende voordelen bieden. Er zijn twee hoofdtypen: vaste-termijncontracten, die een start- en einddatum specificeren en geschikt zijn voor projectmatige of seizoensgebonden werkzaamheden, en contracten voor onbepaalde tijd, bedoeld voor langdurige tewerkstelling zonder vaste einddatum, waarvoor opzegging vereist is.

Belangrijke clausules in arbeidsovereenkomsten omvatten rechten en verplichtingen, opzegtermijnen en proeftijd. Vaste-termijncontracten kunnen worden verlengd, maar kunnen worden beschouwd als onbepaalde tijd als ze continu worden verlengd. Beëindiging vóór de vervaldatum kan juridische gevolgen hebben, tenzij dit in de overeenkomst is vastgelegd. Onbepaalde tijd-contracten omvatten doorgaans een proeftijd en vereisen opzegging.

Thuiswerken in Maleisië heeft post-COVID-19 aan momentum gewonnen, met veel bedrijven die hybride of remote modellen aannemen. Hoewel er geen specifieke regelgeving voor thuiswerken is, worden bestaande wetten zoals de Employment Act 1955 (geamendeerd in 2022) en de Occupational Safety and Health Act 1994 toegepast op remote employment, met de nadruk op veilige werkomgevingen, naleving en gegevensbeveiliging. Werkgevers zijn verantwoordelijk voor het bieden van de benodigde apparatuur, het opstellen van duidelijke beleidslijnen en het respecteren van de privacy van werknemers.

Flexibele werkregelingen (FWAs) zoals WFH, flextijd, gecomprimeerde werkweken, job sharing en deeltijdwerk worden steeds gebruikelijker, waarbij bedrijven worden aangemoedigd maar niet verplicht om dergelijke verzoeken goed te keuren. Een effectieve implementatie vereist transparante aanvraagprocessen, managementtraining en regelmatige beleidsbeoordelingen. Gegevensbescherming is cruciaal en wordt gereguleerd door de Personal Data Protection Act 2010, die technische waarborgen, training van werknemers en duidelijke remote access policies vereist.

Werkgevers dienen ook beleid te ontwikkelen voor apparatuur- en onkostenvergoedingen, inclusief items zoals laptops, internet, thuiswerkopstellingen, nutsvoorzieningen en andere werkgerelateerde kosten. Een betrouwbare technologische infrastructuur—inclusief samenwerkingshulpmiddelen, cloudservices, VPNs en technische ondersteuning—is essentieel voor productiviteit en beveiliging.

Werkgevers dienen duidelijke beleidslijnen te ontwikkelen, de benodigde tools te bieden en te zorgen voor naleving om remote teams in Maleisië effectief te beheren.

Het salarislandschap in Malaysia in 2025 wordt gevormd door industrie, ervaring en economische factoren. Typische salarisranges variëren sterk; bijvoorbeeld, IT-rollen zoals Software Engineers verdienen MYR 60.000–150.000 per jaar, terwijl Medisch Artsen MYR 90.000–250.000 kunnen verdienen. Andere sectoren zoals financiën, productie, verkoop en gezondheidszorg hebben ook vastgestelde ranges, waarbij salarissen worden beïnvloed door locatie en vaardigheden.

Het wettelijke minimumloon blijft MYR 1.500 per maand in heel Peninsular Malaysia, Sabah en Sarawak. Werkgevers moeten hieraan voldoen, met regelmatige updates verwacht. Vergoedingspakketten omvatten vaak bonussen (1–2 maanden salaris, prestatiegebaseerd) en toelagen (vervoer, huisvesting, medische zorg), die variëren per bedrijf en industrie.

Loonbetalingen vinden meestal maandelijks plaats via directe bankoverschrijving, met verplichte inhoudingen voor EPF, SOCSO, inkomstenbelasting en EIS. Trends wijzen op stijgende salarissen, gedreven door de vraag naar technisch talent, inflatie en overheidsinitiatieven, wat het belang onderstreept voor werkgevers om concurrerende pakketten aan te bieden en te focussen op het welzijn van werknemers.

In Maleisië moet beëindiging van werknemers voldoen aan de Employment Act 1955, die opzegtermijnen specificeert op basis van diensttijd: 4 weken voor minder dan 2 jaar, 6 weken voor 2-5 jaar, en 8 weken voor meer dan 5 jaar. Werkgevers kunnen ervoor kiezen om salaris te betalen in plaats van opzegging. Ontslagvergoeding is verplicht voor werknemers die zonder geldige reden of wegens overmacht worden ontslagen, berekend als 10-20 dagen loon per jaar dienst, afhankelijk van de anciënniteit, waarbij lonen inclusief vaste toelagen maar exclusief variabele betalingen zoals bonussen.

Beëindigingen kunnen met of zonder geldige reden plaatsvinden. Een geldige reden omvat wangedrag of slechte prestaties, waarvoor een eerlijke onderzoek en procedurele eerlijkheid vereist zijn, zoals het uitgeven van een show cause-brief en het uitvoeren van interne onderzoeken indien nodig. Werkgevers moeten schriftelijke kennisgeving geven, alle verschuldigde bedragen voldoen, en juiste documentatie bijhouden om een wettige beëindiging te waarborgen. Werknemers zijn beschermd tegen onrechtmatig ontslag; zij kunnen klachten indienen bij de Industrial Court, die de naleving van de procedures en de geldigheid van de redenen beoordeelt, en mogelijk herplaatsing of compensatie gelast.

Malaysia ervaart een opvallende toename in het gebruik van zelfstandige contractors en freelancers, wat een wereldwijde trend weerspiegelt richting flexibele werkregelingen. Bedrijven profiteren van de gespecialiseerde vaardigheden en aanpassingsvermogen van freelancers, waardoor ze project-specifieke behoeften en fluctuerende workloads kunnen beheren zonder langdurige verplichtingen. Echter, werkgevers moeten het juridische kader en de nalevingsverplichtingen begrijpen, zoals het correct classificeren van werknemers en het structureren van overeenkomsten om beide partijen te beschermen. Foutieve classificatie kan leiden tot aanzienlijke boetes, aangezien werknemers recht hebben op voordelen onder de arbeidswetgeving van Maleisië, in tegenstelling tot zelfstandige contractors.

Het onderscheid tussen werknemers en zelfstandige contractors is cruciaal, waarbij factoren zoals controle, integratie, economische realiteit en wederkerigheid van verplichtingen een rol spelen. Contracten met freelancers moeten duidelijk de scope van het werk, betalingsvoorwaarden, intellectuele eigendomsrechten en vertrouwelijkheid definiëren om geschillen te minimaliseren. Intellectuele eigendomsrechten zijn bijzonder belangrijk, aangezien contractors doorgaans het auteursrecht op hun werk bezitten tenzij anders overeengekomen. Belastingverplichtingen voor freelancers omvatten het beheren van hun eigen inkomstenbelasting en mogelijk het registreren voor Sales and Service Tax (SST) als ze opereren als een zakelijke entiteit.

Zelfstandige contractors komen veel voor in sectoren zoals technologie, creatieve industrieën, consultancy, media en onderwijs. Ze bieden bedrijven de flexibiliteit om hun personeelsbestand aan te passen aan de projectbehoeften. Contractors moeten zelf zorgen voor hun verzekeringen, zoals beroepsaansprakelijkheids- en aansprakelijkheidsverzekeringen, aangezien klanten niet verplicht zijn dekking te bieden. Het begrijpen van deze dynamiek is essentieel voor werkgevers om effectief samen te werken met zelfstandige professionals in Malaysia.

Maleisië biedt diverse werkvergunningen voor buitenlandse staatsburgers, waaronder voornamelijk de Employment Pass (Categorie I, II, III), Professional Visit Pass en Temporary Employment Pass (PLKS). Deze visa’s zijn bedoeld voor verschillende soorten werk, van topmanagement en gekwalificeerde professionals tot semi-geschoolde arbeiders in sectoren zoals productie en landbouw.

Werkgevers moeten navigeren door aanvraagprocedures en nalevingsverplichtingen, met specifieke eisen afhankelijk van het type visa. De Employment Pass-categorieën worden onderscheiden door het niveau van management of gekwalificeerd werk, terwijl de Professional Visit Pass bedoeld is voor kortdurende opdrachten, en de PLKS zich richt op sectoren met hoge vraag.