Maleisië

Ja, het is mogelijk om onafhankelijke aannemers in Maleisië in te huren. Er zijn echter verschillende belangrijke overwegingen om in gedachten te houden:

1. Juridische Classificatie: In Maleisië is het onderscheid tussen een werknemer en een onafhankelijke aannemer cruciaal. Werknemers hebben recht op verschillende voordelen en bescherming onder de Maleisische arbeidswetten, zoals de Employment Act 1955, terwijl onafhankelijke aannemers dat niet hebben. Het verkeerd classificeren van een werknemer als een onafhankelijke aannemer kan leiden tot juridische complicaties en boetes.

2. Contractuele Overeenkomst: Bij het inhuren van een onafhankelijke aannemer is het essentieel om een duidelijke en uitgebreide overeenkomst te hebben die de omvang van het werk, betalingsvoorwaarden, duur en andere relevante voorwaarden beschrijft. Dit contract moet expliciet vermelden dat de persoon een onafhankelijke aannemer is en geen werknemer.

3. Belastingimplicaties: Onafhankelijke aannemers zijn verantwoordelijk voor hun eigen belastingaangiften en bijdragen aan het Employees Provident Fund (EPF) en de Social Security Organization (SOCSO) indien van toepassing. Werkgevers houden geen belastingen in en doen geen bijdragen namens onafhankelijke aannemers. Het is echter belangrijk om ervoor te zorgen dat de aannemer voldoet aan de lokale belastingvoorschriften om mogelijke aansprakelijkheden te vermijden.

4. Intellectueel Eigendom: Het contract moet de eigendom van intellectueel eigendom dat tijdens de opdracht wordt gecreëerd, adresseren. Typisch behouden onafhankelijke aannemers het eigendom van hun werk, tenzij anders gespecificeerd in het contract.

5. Beëindiging en Geschillenbeslechting: Het contract moet bepalingen bevatten voor beëindiging en geschillenbeslechting om beide partijen te beschermen in geval van meningsverschillen of de noodzaak om de opdracht voortijdig te beëindigen.

Het gebruik van een Employer of Record (EOR) dienst zoals Rivermate kan het proces van het inhuren van onafhankelijke aannemers in Maleisië vereenvoudigen. Een EOR kan helpen bij het waarborgen van naleving van lokale wetten, het beheren van loonadministratie en belastingverplichtingen, en het bieden van juridische en administratieve ondersteuning. Dit stelt bedrijven in staat zich te concentreren op hun kernactiviteiten terwijl ze de risico's verbonden aan het inhuren en beheren van onafhankelijke aannemers verminderen.

In Maleisië hebben werkgevers verschillende opties voor het inhuren van werknemers, elk met zijn eigen set regels en vereisten. Hier zijn de belangrijkste methoden:

1. Directe Aanwerving:

   • Lokale Werknemers: Werkgevers kunnen rechtstreeks Maleisische burgers of permanente bewoners inhuren. Dit omvat het adverteren van de baan, het voeren van interviews en het beheren van het hele wervingsproces. Werkgevers moeten voldoen aan de lokale arbeidswetten, waaronder minimumloonvereisten, wettelijke voordelen en arbeidsovereenkomsten.
   • Buitenlandse Werknemers: Het inhuren van buitenlandse werknemers omvat extra stappen, zoals het verkrijgen van werkvergunningen en visa. Werkgevers moeten aantonen dat de functie niet kan worden vervuld door een lokale werknemer en zich houden aan quota en regels die zijn vastgesteld door de Maleisische overheid.

2. Contracteren via Wervingsbureaus:

   • Werkgevers kunnen wervingsbureaus inschakelen om geschikte kandidaten te vinden. Deze bureaus verzorgen de eerste fasen van de werving, inclusief het screenen en interviewen van kandidaten. Dit kan tijd en middelen besparen voor de werkgever.

3. Freelancers en Onafhankelijke Aannemers:

   • Voor kortetermijn- of projectgebaseerd werk kunnen werkgevers freelancers of onafhankelijke aannemers inhuren. Deze regeling biedt flexibiliteit, maar vereist duidelijke contracten om de omvang van het werk, betalingsvoorwaarden en andere voorwaarden te definiëren. Werkgevers moeten ervoor zorgen dat deze werknemers echt onafhankelijk zijn om misclassificatieproblemen te voorkomen.

4. Tijdelijke Uitzendbureaus:

   • Tijdelijke uitzendbureaus leveren werknemers voor kortetermijnopdrachten. Deze bureaus verzorgen de arbeidsrelatie, inclusief loonadministratie en naleving van arbeidswetten, terwijl de werknemers hun taken uitvoeren bij de werkgever.

5. Employer of Record (EOR) Diensten:

   • Een EOR, zoals Rivermate, kan een uitstekende optie zijn voor bedrijven die in Maleisië willen inhuren zonder een juridische entiteit in het land op te richten. De EOR wordt de wettelijke werkgever van de werknemers en verzorgt alle werkgerelateerde verantwoordelijkheden, inclusief loonadministratie, belastingen, voordelen en naleving van lokale arbeidswetten. Dit stelt het klantbedrijf in staat zich te concentreren op het dagelijks beheer van de werknemers zonder zich zorgen te maken over administratieve en juridische complexiteiten.

Voordelen van het Gebruik van een Employer of Record in Maleisië:

• Naleving: Een EOR zorgt ervoor dat alle arbeidspraktijken voldoen aan de Maleisische arbeidswetten, waardoor het risico op juridische problemen en boetes wordt verminderd.
• Kosteneffectief: Het opzetten van een juridische entiteit in Maleisië kan kostbaar en tijdrovend zijn. Een EOR stelt bedrijven in staat om snel en efficiënt werknemers in te huren zonder de noodzaak van een lokale entiteit.
• Administratieve Ontlasting: De EOR verzorgt loonadministratie, belastingaangiften, voordelenadministratie en andere HR-taken, waardoor het klantbedrijf zich kan concentreren op kernactiviteiten.
• Flexibiliteit: Bedrijven kunnen hun personeelsbestand op- of afschalen op basis van zakelijke behoeften zonder de langetermijnverplichting van het oprichten van een lokale entiteit.
• Lokale Expertise: EOR's hebben diepgaande kennis van de lokale arbeidsmarkt en regelgeving, en bieden waardevolle inzichten en begeleiding om soepele operaties te waarborgen.

Samenvattend, hoewel er meerdere opties zijn voor het inhuren van werknemers in Maleisië, biedt het gebruik van een Employer of Record zoals Rivermate aanzienlijke voordelen op het gebied van naleving, kostenbesparing, administratieve efficiëntie en flexibiliteit.

Het opzetten van een bedrijf in Maleisië omvat verschillende stappen en kan variëren van enkele weken tot enkele maanden, afhankelijk van de complexiteit van het bedrijf en de efficiëntie van de processen. Hier is een gedetailleerde tijdlijn voor het opzetten van een bedrijf in Maleisië:

1. Naamonderzoek en Reservatie (1-2 dagen):

   • Voer een naamonderzoek uit bij de Companies Commission of Malaysia (SSM) om ervoor te zorgen dat de gewenste bedrijfsnaam beschikbaar is en niet al in gebruik is.
   • Reserveer de bedrijfsnaam zodra deze is goedgekeurd.

2. Voorbereiding van Oprichtingsdocumenten (3-5 dagen):

   • Bereid de nodige oprichtingsdocumenten voor, inclusief de statuten van het bedrijf (voorheen bekend als de Memorandum en Statuten van Vereniging), Formulier 48A (Wettelijke Verklaring door een Directeur of Promotor voor Benoeming), en Formulier 49 (Teruggave van Gegevens in Register van Directeuren, Managers en Secretarissen).

3. Indiening van Oprichtingsdocumenten (1-2 dagen):

   • Dien de oprichtingsdocumenten in bij de SSM. Dit kan online worden gedaan via het MyCoID 2016-portaal.

4. Uitgifte van Oprichtingscertificaat (1-3 dagen):

   • Zodra de documenten zijn ingediend en goedgekeurd, zal de SSM een Oprichtingscertificaat uitgeven, waarmee wordt bevestigd dat het bedrijf wettelijk is geregistreerd.

5. Opening van een Zakelijke Bankrekening (1-2 weken):

   • Open een zakelijke bankrekening in Maleisië. Dit proces kan variëren in duur, afhankelijk van de vereisten en procedures van de bank.

6. Registratie voor Belastingen (1-2 weken):

   • Registreer voor de nodige belastingen bij de Inland Revenue Board of Malaysia (LHDN), inclusief vennootschapsbelasting, Goods and Services Tax (GST), en andere relevante belastingen.

7. Registratie bij het Employees Provident Fund (EPF) en Social Security Organization (SOCSO) (1-2 weken):

   • Registreer het bedrijf bij het EPF en SOCSO om te voldoen aan de vereisten voor werknemersvoordelen en sociale zekerheid.

8. Verkrijgen van Bedrijfslicenties en Vergunningen (2-4 weken):

   • Afhankelijk van de aard van het bedrijf kunnen aanvullende licenties en vergunningen vereist zijn van verschillende overheidsinstanties. De tijd die nodig is om deze te verkrijgen kan aanzienlijk variëren.

9. Inrichten van Kantoorruimte en Infrastructuur (Variabel):

   • Beveilig kantoorruimte, richt de nodige infrastructuur in en huur personeel in. De tijdlijn voor deze stap kan sterk variëren afhankelijk van de specifieke behoeften van het bedrijf.

Over het algemeen kan het hele proces van het opzetten van een bedrijf in Maleisië 1 tot 3 maanden duren, afhankelijk van de efficiëntie van elke stap en de specifieke vereisten van het bedrijf. Het gebruik van een Employer of Record (EOR) dienst zoals Rivermate kan dit proces aanzienlijk stroomlijnen door veel van de administratieve en nalevingsgerelateerde taken af te handelen, zodat u zich kunt concentreren op uw kernactiviteiten.

Bij het gebruik van een Employer of Record (EOR) in Maleisië, behandelt de EOR het indienen en betalen van belastingen en sociale verzekeringsbijdragen van werknemers. Dit omvat de volgende verantwoordelijkheden:

1. Inkomstenbelasting: De EOR zorgt ervoor dat het juiste bedrag aan inkomstenbelasting wordt ingehouden op de salarissen van werknemers en wordt afgedragen aan de Inland Revenue Board of Malaysia (LHDN). Ze beheren de maandelijkse belastingaftrekkingen (MTD) en zorgen voor naleving van de Maleisische belastingwetten.

2. Employees Provident Fund (EPF): De EOR is verantwoordelijk voor zowel de bijdragen van de werkgever als de werknemer aan de EPF, het verplichte pensioenspaarplan van Maleisië. Ze berekenen de bijdragen op basis van het salaris van de werknemer en dragen deze bedragen maandelijks af aan de EPF.

3. Social Security Organization (SOCSO): De EOR beheert bijdragen aan SOCSO, dat sociale verzekering biedt voor werknemers in geval van arbeidsongevallen of invaliditeit. Dit omvat zowel het Arbeidsongevallenverzekering als het Invaliditeitspensioen. De EOR berekent en draagt deze bijdragen dienovereenkomstig af.

4. Employment Insurance System (EIS): De EOR behandelt ook bijdragen aan de EIS, dat financiële bijstand biedt aan werknemers die hun baan verliezen. Ze zorgen ervoor dat zowel de bijdragen van de werkgever als de werknemer nauwkeurig worden berekend en ingediend bij de Social Security Organization.

Door deze verantwoordelijkheden te beheren, zorgt de EOR voor naleving van de Maleisische arbeidswetten en -voorschriften, vermindert de administratieve last voor het klantbedrijf en vermindert het risico op juridische problemen met betrekking tot loonadministratie en belastingnaleving.

Het in dienst nemen van iemand in Maleisië brengt verschillende kosten met zich mee die werkgevers in overweging moeten nemen. Deze kosten kunnen grofweg worden onderverdeeld in directe compensatie, wettelijke bijdragen en andere werkgerelateerde uitgaven. Hier is een gedetailleerd overzicht:

1. Directe Compensatie:

   • Basissalaris: Dit is het belangrijkste onderdeel van de compensatie van een werknemer en varieert op basis van de rol, de industrie en het ervaringsniveau.
   • Toelagen: Werkgevers kunnen verschillende toelagen verstrekken, zoals huisvesting, vervoer en maaltijdtoelagen, die gebruikelijk zijn in Maleisië.

2. Wettelijke Bijdragen:

   • Employees Provident Fund (EPF): Werkgevers zijn verplicht bij te dragen aan het EPF, het verplichte pensioenfonds van Maleisië. Het bijdragepercentage van de werkgever is doorgaans 12% tot 13% van het maandsalaris van de werknemer, afhankelijk van de leeftijd en het salarisniveau van de werknemer.
   • Social Security Organization (SOCSO): Werkgevers moeten bijdragen aan SOCSO, dat sociale zekerheid biedt aan werknemers. Het bijdragepercentage varieert, maar is over het algemeen ongeveer 1,75% van het maandsalaris van de werknemer.
   • Employment Insurance System (EIS): Dit is een andere verplichte bijdrage die bedoeld is om financiële bijstand te verlenen aan werknemers die hun baan verliezen. Het bijdragepercentage van de werkgever is 0,2% van het maandsalaris van de werknemer.

3. Andere Werkgerelateerde Uitgaven:

   • Ziektekostenverzekering: Hoewel niet verplicht, bieden veel werkgevers een particuliere ziektekostenverzekering aan als onderdeel van hun voordelenpakket om talent aan te trekken en te behouden.
   • Training en Ontwikkeling: Werkgevers kunnen investeren in trainingsprogramma's om de vaardigheden en productiviteit van hun werknemers te verbeteren.
   • Jaarlijks Verlof en Feestdagen: Werkgevers moeten een minimum aantal betaalde verlofdagen en erkende feestdagen bieden, wat de productiviteit en operationele kosten kan beïnvloeden.
   • Overwerkvergoeding: Voor niet-vrijgestelde werknemers moeten werkgevers overwerk betalen voor werk buiten de standaardwerkuren, zoals voorgeschreven door de Maleisische arbeidswetgeving.

4. Wervings- en Inwerkingskosten:

   • Wervingskosten: Kosten verbonden aan het adverteren van vacatures, wervingsbureaukosten en andere aanwervingsgerelateerde uitgaven.
   • Inwerken: Uitgaven gerelateerd aan het inwerkproces, inclusief oriëntatieprogramma's, training en administratieve kosten.

5. Nalevings- en Administratieve Kosten:

   • Juridische en Regelgevende Naleving: Het waarborgen van naleving van de Maleisische arbeidswetten en -voorschriften kan juridische kosten en administratieve kosten met zich meebrengen.
   • Loonverwerking: Kosten verbonden aan het beheren van de loonadministratie, hetzij door interne middelen of uitbestede loonservices.

Het gebruik van een Employer of Record (EOR) zoals Rivermate kan helpen deze kosten effectief te beheren. Een EOR neemt alle werkgerelateerde verantwoordelijkheden op zich, inclusief loonadministratie, wettelijke bijdragen, naleving en voordelenbeheer. Dit stelt bedrijven in staat zich te concentreren op hun kernactiviteiten terwijl ze ervoor zorgen dat aan alle arbeidsverplichtingen wordt voldaan in overeenstemming met de Maleisische wetgeving.

HR-naleving in Maleisië verwijst naar de naleving van de arbeidswetten, voorschriften en normen van het land die het arbeidsbeleid regelen. Dit omvat naleving van de Employment Act 1955, Industrial Relations Act 1967 en andere relevante wetgeving die de arbeidsvoorwaarden, werknemersrechten, veiligheid op de werkplek en mechanismen voor geschillenbeslechting bepalen.

Belangrijke aspecten van HR-naleving in Maleisië zijn onder andere:

1. Arbeidsovereenkomsten: Zorgen dat alle werknemers schriftelijke contracten hebben waarin de arbeidsvoorwaarden zijn vastgelegd, inclusief functieverantwoordelijkheden, salaris, voordelen, werktijden en beëindigingsvoorwaarden.

2. Lonen en Voordelen: Naleving van de minimumloonwetgeving, tijdige betaling van salarissen en verstrekking van wettelijke voordelen zoals het Employees Provident Fund (EPF), bijdragen aan de Social Security Organization (SOCSO) en het Employment Insurance System (EIS).

3. Werktijden en Overwerk: Naleving van de regelgeving over standaard werktijden, rustdagen, feestdagen en overwerkvergoeding. De Employment Act specificeert dat werknemers niet meer dan 48 uur per week mogen werken en recht hebben op overwerkvergoeding voor extra gewerkte uren.

4. Verlofrechten: Verstrekking van wettelijke verlofrechten, inclusief jaarlijks verlof, ziekteverlof, zwangerschapsverlof en feestdagen. Bijvoorbeeld, vrouwelijke werknemers hebben recht op ten minste 60 opeenvolgende dagen zwangerschapsverlof.

5. Gezondheid en Veiligheid: Zorgen voor een veilige werkomgeving in overeenstemming met de Occupational Safety and Health Act 1994. Werkgevers moeten de nodige maatregelen nemen om werkongevallen en beroepsziekten te voorkomen.

6. Beëindiging en Ontslag: Volgen van de juiste procedures voor het beëindigen van werknemers, inclusief opzegtermijnen, ontslagvergoeding en eerlijke redenen voor ontslag. Ontslagrondes moeten worden uitgevoerd in overeenstemming met de Code of Conduct for Industrial Harmony.

7. Geschillenbeslechting: Behandelen van werknemersklachten en geschillen via gevestigde mechanismen, inclusief interne klachtenprocedures en, indien nodig, het doorverwijzen van zaken naar de Industrial Court.

Belang van HR-naleving in Maleisië:

1. Juridische Bescherming: Naleving van arbeidswetten beschermt het bedrijf tegen juridische geschillen, boetes en sancties. Niet-naleving kan leiden tot boetes, juridische stappen en schade aan de reputatie van het bedrijf.

2. Werknemerstevredenheid: Naleving van HR-voorschriften zorgt voor eerlijke behandeling van werknemers, wat kan leiden tot hogere werktevredenheid, moraal en retentiepercentages. Tevreden werknemers zijn productiever en dragen positief bij aan het succes van het bedrijf.

3. Reputatiemanagement: Bedrijven die voldoen aan HR-wetten worden gezien als verantwoordelijke en ethische werkgevers. Dit verbetert de reputatie en aantrekkelijkheid van het bedrijf voor potentiële werknemers, klanten en investeerders.

4. Operationele Efficiëntie: Duidelijke en conforme HR-beleid stroomlijnen de operaties, verminderen misverstanden en voorkomen conflicten. Dit leidt tot een efficiëntere en harmonieuze werkplek.

5. Risicobeperking: Proactief beheer van HR-naleving vermindert het risico op kostbare juridische geschillen en verstoringen van bedrijfsactiviteiten. Het zorgt ervoor dat het bedrijf voorbereid is op eventuele regelgevende veranderingen of inspecties.

Het gebruik van een Employer of Record (EOR) zoals Rivermate kan de HR-naleving in Maleisië aanzienlijk vereenvoudigen. Een EOR neemt de verantwoordelijkheid op zich om ervoor te zorgen dat alle arbeidspraktijken voldoen aan de lokale wetten en voorschriften. Dit stelt bedrijven in staat zich te concentreren op hun kernactiviteiten terwijl ze het risico van niet-naleving en de bijbehorende gevolgen minimaliseren.

Rivermate, als een Employer of Record (EOR) in Maleisië, zorgt voor HR-naleving door een uitgebreide kennis en toepassing van lokale arbeidswetten en -voorschriften. Hier zijn verschillende manieren waarop Rivermate dit bereikt:

1. Lokale Expertise: Rivermate neemt lokale HR-professionals in dienst die goed op de hoogte zijn van de Maleisische arbeidswetten, waaronder de Employment Act 1955, Industrial Relations Act 1967 en andere relevante voorschriften. Deze lokale expertise zorgt ervoor dat alle arbeidspraktijken voldoen aan de nationale normen.

2. Arbeidsovereenkomsten: Rivermate stelt arbeidsovereenkomsten op en beheert deze in overeenstemming met de Maleisische wettelijke vereisten. Dit omvat ervoor zorgen dat contracten essentiële elementen bevatten zoals functiebeschrijvingen, salaris, voordelen, werktijden en beëindigingsvoorwaarden, allemaal in overeenstemming met de lokale wetten.

3. Loonadministratie: Rivermate verzorgt de loonverwerking in overeenstemming met de Maleisische voorschriften, inclusief de nauwkeurige berekening van salarissen, wettelijke inhoudingen (zoals Employees Provident Fund (EPF), Social Security Organization (SOCSO) en Employment Insurance System (EIS) bijdragen) en tijdige uitbetaling van lonen.

4. Belastingnaleving: Rivermate zorgt ervoor dat aan alle belastingverplichtingen wordt voldaan, inclusief de juiste inhouding en afdracht van inkomstenbelasting aan de Inland Revenue Board of Malaysia (LHDN). Ze beheren ook jaarlijkse belastingaangiften en verstrekken de nodige documentatie aan zowel werknemers als autoriteiten.

5. Werknemersvoordelen: Rivermate beheert wettelijke voordelen zoals EPF, SOCSO en EIS, en zorgt ervoor dat bijdragen nauwkeurig en op tijd worden gedaan. Ze beheren ook andere verplichte voordelen zoals jaarlijks verlof, ziekteverlof en zwangerschapsverlof, in lijn met de Maleisische arbeidswetten.

6. Regelgevingsupdates: Rivermate blijft op de hoogte van eventuele wijzigingen in de Maleisische arbeidswetten en -voorschriften. Deze proactieve aanpak zorgt ervoor dat hun klanten voldoen aan nieuwe wettelijke vereisten, waardoor mogelijke juridische problemen en boetes worden vermeden.

7. Werkvergunningen en Visa: Voor buitenlandse werknemers helpt Rivermate bij het verkrijgen van de benodigde werkvergunningen en visa, en zorgt ervoor dat wordt voldaan aan de immigratiewetten en -voorschriften. Dit omvat het beheren van het aanvraagproces en ervoor zorgen dat alle documentatie in orde is.

8. Werknemersrelaties: Rivermate biedt ondersteuning bij het beheren van werknemersrelaties, inclusief het afhandelen van klachten, disciplinaire maatregelen en ontslagen in overeenstemming met de Maleisische arbeidswetten. Dit helpt een conforme en harmonieuze werkplek te behouden.

9. Gezondheids- en Veiligheidsnaleving: Rivermate zorgt ervoor dat de normen voor gezondheid en veiligheid op de werkplek worden nageleefd, in overeenstemming met de Occupational Safety and Health Act 1994. Dit omvat het implementeren van noodzakelijke beleidsmaatregelen en procedures om het welzijn van werknemers te beschermen.

10. Training en Ontwikkeling: Rivermate kan ook de naleving van training- en ontwikkelingsvereisten vergemakkelijken, zodat werknemers de noodzakelijke training ontvangen zoals voorgeschreven door de Maleisische voorschriften.

Door gebruik te maken van Rivermate's expertise als Employer of Record in Maleisië, kunnen bedrijven zich concentreren op hun kernactiviteiten terwijl ze volledige naleving van lokale HR- en arbeidswetten waarborgen. Dit minimaliseert juridische risico's en verbetert de operationele efficiëntie.

Ja, werknemers in Maleisië ontvangen al hun rechten en voordelen wanneer ze in dienst zijn via een Employer of Record (EOR) zoals Rivermate. Een EOR zorgt voor naleving van de lokale arbeidswetten en -voorschriften, wat cruciaal is in een land als Maleisië waar de arbeidswetten uitgebreid en strikt worden gehandhaafd. Hier zijn enkele belangrijke aspecten van hoe een EOR ervoor zorgt dat werknemers hun rechten en voordelen ontvangen:

1. Naleving van Arbeidswetten: De Employment Act 1955 van Maleisië en andere arbeidsvoorschriften vereisen specifieke rechten en voordelen voor werknemers. Een EOR zorgt ervoor dat arbeidscontracten, loonadministratie en HR-praktijken voldoen aan deze wetten, inclusief minimumloon, werktijden, overuren en ontslagprocedures.

2. Wettelijke Voordelen: Werknemers hebben recht op wettelijke voordelen zoals het Employees Provident Fund (EPF), bijdragen aan de Social Security Organization (SOCSO) en het Employment Insurance System (EIS). Een EOR beheert deze bijdragen namens de werkgever en zorgt voor tijdige en nauwkeurige betalingen.

3. Verlofrechten: De Maleisische wet voorziet in verschillende soorten verlof, waaronder jaarlijks verlof, ziekteverlof, zwangerschapsverlof en feestdagen. Een EOR zorgt ervoor dat werknemers hun rechtmatige verlof ontvangen en dat dit correct wordt gedocumenteerd en beheerd.

4. Gezondheid en Veiligheid: De Occupational Safety and Health Act 1994 vereist dat werkgevers een veilige werkomgeving bieden. Een EOR helpt bij het implementeren en monitoren van gezondheids- en veiligheidsbeleid om naleving te waarborgen en werknemers te beschermen.

5. Geschillenbeslechting: In geval van arbeidsconflicten biedt een EOR ondersteuning bij het navigeren door het juridische kader en zorgt ervoor dat de rechten van werknemers worden beschermd gedurende het geschillenbeslechtingsproces.

6. Lokale Expertise: Een EOR zoals Rivermate heeft lokale HR-experts die de nuances van de Maleisische arbeidswetten en culturele praktijken begrijpen. Deze expertise zorgt ervoor dat werknemers eerlijk worden behandeld en in overeenstemming met lokale normen.

7. Loonadministratie: Nauwkeurige en tijdige loonverwerking is cruciaal. Een EOR verzorgt de loonadministratie, inclusief belastingaftrekken en wettelijke bijdragen, en zorgt ervoor dat werknemers correct en op tijd worden betaald.

8. Werknemersondersteuning: Een EOR biedt voortdurende HR-ondersteuning aan werknemers en beantwoordt eventuele vragen of zorgen die zij hebben over hun werk, voordelen of rechten.

Door samen te werken met een EOR in Maleisië kunnen bedrijven ervoor zorgen dat hun werknemers alle rechten en voordelen ontvangen waar ze recht op hebben volgens de Maleisische wet, terwijl ze ook het risico van niet-naleving en administratieve lasten verminderen.

Wanneer een bedrijf een Employer of Record (EOR) dienst zoals Rivermate in Maleisië gebruikt, neemt de EOR veel van de wettelijke verantwoordelijkheden met betrekking tot werkgelegenheid over. Het bedrijf behoudt echter bepaalde verplichtingen en moet ervoor zorgen dat het voldoet aan de lokale wetten. Hier zijn de belangrijkste wettelijke verantwoordelijkheden en overwegingen:

1. Naleving van Maleisische arbeidswetten: De EOR is verantwoordelijk voor het waarborgen dat alle arbeidspraktijken voldoen aan de Maleisische arbeidswetten, waaronder de Employment Act 1955, Industrial Relations Act 1967 en andere relevante wetgeving. Dit omvat naleving van regels over werktijden, overuren, verlofrechten en ontslagprocedures.

2. Arbeidsovereenkomsten: De EOR stelt arbeidsovereenkomsten op en beheert deze in overeenstemming met de Maleisische wetgeving. Deze contracten moeten de arbeidsvoorwaarden beschrijven, inclusief functieomschrijvingen, salaris, voordelen en ontslagvoorwaarden. Het bedrijf moet ervoor zorgen dat de functieomschrijvingen en verwachtingen die aan de EOR worden verstrekt, nauwkeurig en in overeenstemming met de lokale normen zijn.

3. Loon- en belastingnaleving: De EOR verzorgt de loonadministratie en zorgt ervoor dat werknemers nauwkeurig en op tijd worden betaald. Ze beheren ook de berekening en afdracht van wettelijke inhoudingen zoals het Employees Provident Fund (EPF), bijdragen aan de Social Security Organization (SOCSO) en inkomstenbelasting (PCB). Het bedrijf moet nauwkeurige informatie verstrekken over de werknemersbeloning en eventuele wijzigingen daarin.

4. Werknemersvoordelen: De EOR is verantwoordelijk voor het beheren van wettelijke voordelen die vereist zijn door de Maleisische wet, zoals EPF, SOCSO en bijdragen aan het Employment Insurance System (EIS). Ze kunnen ook aanvullende voordelen beheren zoals ziektekostenverzekering, jaarlijks verlof en ziekteverlof. Het bedrijf moet eventuele specifieke voordeelvereisten of -beleid communiceren die ze willen implementeren.

5. Werkvergunningen en visa: Als het bedrijf buitenlandse werknemers in dienst heeft, verzorgt de EOR de aanvraag en verlenging van werkvergunningen en visa. Dit omvat het indienen van alle benodigde documentatie en ervoor zorgen dat de tewerkstelling van buitenlandse werknemers voldoet aan de Maleisische immigratiewetten.

6. Gezondheids- en veiligheidsnaleving: De EOR moet ervoor zorgen dat de normen voor gezondheid en veiligheid op de werkplek worden nageleefd in overeenstemming met de Occupational Safety and Health Act 1994. Dit omvat het uitvoeren van risicobeoordelingen, het bieden van noodzakelijke training en het implementeren van veiligheidsprotocollen. Het bedrijf moet samenwerken met de EOR om ervoor te zorgen dat de werkomgeving aan deze normen voldoet.

7. Werknemersrelaties en geschillenbeslechting: De EOR beheert werknemersrelaties, inclusief het afhandelen van klachten, disciplinaire maatregelen en geschillen. Ze moeten ervoor zorgen dat alle genomen maatregelen in overeenstemming zijn met de Maleisische arbeidswetten en dat werknemers eerlijk worden behandeld. Het bedrijf moet samenwerken met de EOR om eventuele werknemerskwesties aan te pakken.

8. Gegevensbescherming en privacy: De EOR moet voldoen aan de Personal Data Protection Act 2010 (PDPA) bij het omgaan met werknemersgegevens. Dit omvat ervoor zorgen dat persoonlijke gegevens veilig worden verzameld, gebruikt en opgeslagen en dat de privacyrechten van werknemers worden gerespecteerd. Het bedrijf moet ervoor zorgen dat alle gegevens die met de EOR worden gedeeld, worden behandeld in overeenstemming met deze regelgeving.

9. Beëindiging en ontslagvergoeding: De EOR is verantwoordelijk voor het beheren van het ontslagproces, inclusief ervoor zorgen dat ontslagen legaal worden uitgevoerd en dat ontslagvergoedingen worden verstrekt zoals vereist door de Maleisische wet. Het bedrijf moet duidelijke instructies en rechtvaardigingen voor eventuele ontslagen verstrekken om naleving te waarborgen.

Door gebruik te maken van een EOR zoals Rivermate in Maleisië, kunnen bedrijven de complexiteit en risico's die gepaard gaan met lokale arbeidswetten verminderen. Het is echter cruciaal voor het bedrijf om duidelijke communicatie met de EOR te onderhouden en ervoor te zorgen dat alle verstrekte informatie nauwkeurig en up-to-date is om volledige naleving van de Maleisische regelgeving te waarborgen.