Employer of Record in Maleisië

Hoe een Employer of Record werkt in Maleisië

Buitenlandse bedrijven kunnen in Maleisië gebruikmaken van een Employer of Record (EOR) om in het land personeel aan te nemen, zonder dat zij een lokale entiteit hoeven op te richten. De EOR neemt de rol van juridisch werkgever op zich, neemt medewerkers aan en begeleidt de onboarding, en zorgt voor naleving van de regelgeving, terwijl de buitenlandse werkgever zich kan richten op het beheer van de dagelijkse werkzaamheden.

Rivermate biedt EOR-diensten in Maleisië, zodat u gebruik kunt maken van onze HR-experts en netwerkpartners om het aannemen van personeel snel, eenvoudig en conform de regelgeving te laten verlopen.

Arbeidsmarkt in Maleisië: in een oogopslag

De wervingsmarkt
Meeste wervingsactiviteit:	Klang Valley (inclusief Kuala Lumpur).
Wervingstermijnen:	1–2 weken voor lokale werknemers; 2–3 maanden voor buitenlandse onderdanen.
Sectoren met veel vraag:	Maakindustrie, technologie, de digitale economie.
Sectoren met tekorten aan vaardigheden:	Geavanceerde digitale vaardigheden, waaronder AI en cybersecurity.

De salarismarkt
Belastingbijdragen van de werkgever:	Ongeveer 14–15% voor lokale werknemers. Buitenlandse werknemers: EPF 2% plus SOSCO van de werkgever, met een tarief dat afhangt van de categorie.
Minimumloon:	RM1.700 per maand.
Gemiddeld bruto jaarsalaris:	Ongeveer RM45.600.
Inkomstenbelastingschijven:	Tot RM5.000: 0% RM5.000–RM20.000: 1% RM20.000–RM30.000: 3% RM30.000–RM50.000 6% RM50.000–RM70.000: 11% RM70.000–RM100.000: 19% RM100.000–RM400.000: 25% RM400.000–RM600.000: 26% RM600.000–RM2 miljoen: 28% Boven RM2 miljoen: 30% Niet-ingezetenen: vast tarief van 30%

Wat het kost om een werknemer in Maleisië aan te nemen

Maleisië is een populaire bestemming voor het aannemen van personeel, omdat het een goede balans biedt tussen kosten en toegang tot gekwalificeerd talent. Maar het basissalaris is slechts een deel van de totale kosten, en bijdragen, verplicht verlof en meer beïnvloeden wat u uiteindelijk uitgeeft.

Salaris

Salarissen zijn bruto en in Maleisische ringgit (RM). Het huidige minimumloon in Maleisië is RM1.700 per maand (RM8,72 per uur). Toelagen tellen hierbij niet mee, en het betreft alleen het basisloon. Het nationale gemiddelde maandsalaris voor Maleisische werknemers in 2025 was RM3.803.

Werknemers ontvangen doorgaans hogere lonen in Kuala Lumpur. De mijnbouw en de olie- en gassector betalen over het algemeen de hoogste lonen.

Bijdragen

De totale bijdragen van de werkgever bedragen ongeveer 14–15% of meer voor lokale werknemers met een loon tot RM6.000. Daarboven ligt het percentage lager vanwege de geldende plafonds, en voor buitenlandse onderdanen ligt het veel lager.

• Employees Provident Fund (EPF): 13% over lonen tot RM5.000, 12% daarboven. De werknemer draagt 11% bij aan het EPF.
• Social Security Organisation (SOCSO): 1,75% (er geldt een loonplafond van RM6.000 per maand).
• Employment Insurance System (EIS): 0,2%

Er is ook een Human Resources Development Fund (HRDF), maar dit geldt alleen voor bepaalde sectoren en voor werkgevers met 10 of meer Maleisische werknemers.

Voor buitenlandse werknemers zijn de bijdragen veel lager: de werkgever draagt slechts 2% bij aan het EPF en de werknemer hetzelfde percentage (huishoudelijk personeel is uitgesloten). Buitenlandse werknemers zijn ook gedekt door SOCSO, maar vallen onder een apart schema.

De Monthly Tax Deduction (PCB) voor werknemers wordt door de werkgever ingehouden en afgedragen aan de belastingdienst (LHDN).

Bonussen

Een gebruikelijke bonus is de eindejaarsbonus. Deze is niet verplicht, maar wordt breed verwacht. Daarnaast zijn toelagen zoals vervoers-, maaltijd- en telefoontoelagen vrij gebruikelijk, en het is ook gebruikelijk om thuiswerkers een thuiswerktoelage te geven.

Verlof

Werknemers hebben recht op minimaal acht dagen betaald verlof per jaar als zij minder dan twee jaar in dienst zijn. Dit stijgt naar 12 dagen bij 2–5 jaar dienstverband en 16 dagen bij meer dan vijf jaar dienstverband.

Zij ontvangen ook betaald ziekteverlof van 14 tot 22 dagen, afhankelijk van de duur van het dienstverband. Als een werknemer wordt opgenomen in het ziekenhuis, kan hij tot 60 extra dagen betaald ziekenhuisverlof krijgen.

Feestdagen worden doorbetaald. Onder de Employment Act (Schiereiland Maleisië en Labuan) hebben werknemers recht op ten minste 11 betaalde dagen per jaar, waarvan vijf verplicht zijn. Sabah en Sarawak hebben echter hun eigen Labor Ordinances en andere aanspraken op feestdagen, dus het is belangrijk om de relevante ordonnantie te raadplegen voor werknemers die daar werkzaam zijn.

Zwangerschapsverlof wordt verleend voor maximaal 98 opeenvolgende dagen, en alle werknemers hebben hier recht op. Zij kunnen gedurende de hele periode het volledige loon ontvangen, dat door de werkgever wordt betaald, maar alleen als zij in de afgelopen negen maanden ten minste 90 dagen voor de werkgever hebben gewerkt en in de afgelopen vier maanden op enig moment bij de werkgever in dienst waren. Als de moeder al vijf of meer levende kinderen heeft, kan zij de uitkering niet ontvangen.

Vaderschapsverlof bestaat uit zeven opeenvolgende dagen betaald verlof. De vader moet wettelijk gehuwd zijn, en het geldt slechts voor maximaal vijf bevallingen. Hij moet ook ten minste 12 maanden voor de werkgever hebben gewerkt voordat hij verlof opneemt, en hij moet de werkgever ten minste 30 dagen voor de uitgerekende datum op de hoogte stellen van de zwangerschap.

Overwerk

Voor overwerk op normale dagen geldt een toeslag van 50% voor werknemers die RM4.000 per maand of minder verdienen, of voor handarbeiders. Daarboven hangt het bedrag af van het contract.

Rustdagen worden tegen dubbel loon betaald als de werknemer buiten de normale uren werkt, en feestdagen tegen driedubbel loon. Het maximale overwerk bedraagt 104 uur per maand.

Werkgeverskostencalculator

Krijg een nauwkeurig beeld van de totale werkgeverskosten in Maleisië met behulp van onze calculator.

Hoe personeel aannemen in Maleisië er echt uitziet

Marktomstandigheid	Wat een werkgever moet weten
Beschikbaarheid van talent	Uitstekend, en Engelssprekend talent is ruim beschikbaar.
Energie- en offshorefuncties	Onshorefuncties zijn eenvoudig; offshorewerk vraagt om zorgvuldige afweging.
Werken op afstand	Werken op afstand is populair, en een thuiswerktoelage is gebruikelijk.
Belangrijkste uitdaging voor werkgevers	Concurrentie om gekwalificeerd talent.

Maleisië telt veel Engelssprekenden en staat wereldwijd op de 24e plaats qua Engelse taalvaardigheid. Maleis en Mandarijn worden ook veel gesproken door professionals, waardoor het een goede optie is voor functies in klantenondersteuning.

Daarnaast is er veel gekwalificeerd talent beschikbaar, waardoor het een sterk alternatief is voor Singapore. Er is een sterke talentenpool, vooral in Penang, de Klang Valley en Johor Bahru. Het kan echter soms moeilijker zijn om mensen met geavanceerde digitale vaardigheden te vinden, vooral op het gebied van cybersecurity en AI.

De concurrentie om gekwalificeerd talent is hevig in sectoren met veel vraag. Salaris is slechts één factor; lokaal talent kijkt ook naar baanzekerheid, flexibiliteit en opleidingsmogelijkheden.

Het aannemen van lokale mensen verloopt snel en eenvoudig. Het duurt doorgaans ongeveer 1–2 weken en er gelden geen bijzondere vereisten.

Het aannemen van expats duurt langer en neemt doorgaans 2–3 maanden in beslag vanwege het beoordelingsproces. De Employment Pass kan moeilijk te verkrijgen zijn vanwege strenge opleidings- en ervaringseisen. Werkgevers moeten de functie ook adverteren op het MYFutureJobs-portaal, tenzij de passhouder RM15.000 per maand of meer verdient, of een C-suite- of sleutelpositie bekleedt. De autoriteiten keuren de functie goed en werkgevers moeten elke buitenlandse aanwerving rechtvaardigen.

De olie- en gasindustrie is belangrijk in Maleisië, maar het aannemen van werknemers voor werk op booreilanden kan complicaties met zich meebrengen. Bij offshorewerk spelen kwesties zoals werktijden en de vraag of het werk in Maleisische wateren plaatsvindt een rol. Als zij onshore werken, is het proces eenvoudig.

Landspecifiek probleem dat werkgevers moeten kennen

Buitenlandse aanwervingen kunnen in Maleisië ingewikkeld zijn. Om te beginnen moeten zij via een van twee hoofdroutes verlopen, afhankelijk van de bedrijfsactiviteit van de werkgever. Voor ICT-bedrijven is dit de MDEC (Malaysia Digital Economy Corporation); voor andere bedrijven is het de ESD (Expatriate Services Division, Immigration Department). Beide zijn overheidsinstanties met verschillende aanvraagvereisten, dus zorg ervoor dat u weet via welke u moet gaan.

Houd rekening met een langer proces, dat naar Rivermates ervaring doorgaans 2–3 maanden duurt vanwege het beoordelingsproces. De doorlooptijd kan om verschillende redenen moeilijk te voorspellen zijn.

Op het Schiereiland Maleisië en in de Federale Territoria moet u functies met een lager salaris, onder RM15.000 per maand, ten minste zeven dagen adverteren op het MYFutureJobs-portaal. U moet ook een lokaal wervingsproces doorlopen, tenzij de functie een C-suite- of sleutelpositie is. De advertentie kan echter gelijktijdig lopen met de aanvraag voor de Employment Pass via Xpats Gateway.

De salarisdrempels voor de Employment Pass zijn in juni 2026 bijgewerkt. Het maandelijkse basissalaris moet nu zijn:

• Categorie I: ten minste RM20.000
• Categorie II: RM10.000–19.999
• Categorie III: RM5.000–9.999 (of RM7.000–9.999 in de maakindustrie)

Deze bandbreedtes staan los van de vrijstelling van de advertentieplicht bij RM15.000 per maand, en voor Categorie II en III hebt u ook een lokaal opvolgingsplan voor talent nodig.

Goedkeuring is naar goeddunken van de autoriteiten, en zelfs een sterke aanvraag betekent niet dat deze wordt goedgekeurd. Er gelden ook strenge eisen voor ervaring en opleiding. De kandidaat moet beschikken over ofwel een diploma en drie jaar relevante ervaring; een diploma plus vijf jaar; of een technisch certificaat plus zeven jaar.

Nalevingsrisico's die werkgevers moeten kennen

Beëindiging van het dienstverband

Het Maleisische arbeidsrecht is zeer werknemersvriendelijk en ontslag zonder reden kan moeilijk te verdedigen zijn. De bewijslast ligt bij de werkgever. Bij wangedrag is het belangrijk een duidelijk proces te volgen. Voorafgaand aan ontslag moet u een behoorlijk onderzoek uitvoeren en de werknemer de kans geven te reageren. Onze experts hebben zaken behandeld waarin een werknemer ongepaste foto's nam en de kans kreeg om te ontslag te nemen, wat hij deed, in plaats van een complex ontslagproces te doorlopen. Situaties als deze vragen om zorgvuldigheid, en het ontslag nemen moet werkelijk vrijwillig zijn.

Ontslagvergoeding

Wettelijke uitkeringen bij beëindiging en afvloeiing gelden voor werknemers die RM4.000 per maand of minder verdienen, evenals voor handarbeiders en andere gespecificeerde categorieën ongeacht het loon, onder de Employment Act (Termination and Lay-Off Benefits Regulations 1980). Ze gelden doorgaans niet voor niet-handarbeiders die meer dan RM4.000 verdienen. In dat geval hangt hun aanspraak af van de details van hun contract.

Voor gedekte werknemers gelden uitkeringen doorgaans pas na 12 maanden dienstverband, en werknemers die wegens wangedrag worden ontslagen of die zelf ontslag nemen, ontvangen over het algemeen geen vergoeding.

Bij minder dan twee jaar dienstverband ontvangt de werknemer 10 dagen loon voor elk dienstjaar. Dit stijgt naar 15 dagen bij twee jaar maar minder dan vijf jaar dienstverband en 20 dagen bij vijf jaar of meer. Als wordt overeengekomen het dienstverband in onderling overleg te beëindigen, biedt Rivermate doorgaans een ontslagpakket aan. Dit wordt onderhandeld en er is geen verplichte formule.

Verkeerde classificatie

U kunt Contractors inhuren, maar als u iemand een Contractor noemt en deze persoon werkt als een werknemer, bestaat er een reëel risico dat hij verkeerd wordt geclassificeerd. Als hij opnieuw wordt geclassificeerd als werknemer, kunt u achterstallig loon en bijdragen verschuldigd zijn en boetes en sancties moeten betalen. De rechtbank kijkt naar de kern van de relatie, inclusief de mate van controle die u over hen hebt en hoe het werk wordt uitgevoerd, om de classificatie te bepalen.

Proeftijd

Een proeftijd is niet verplicht en er is geen wettelijke maximumduur. De norm is drie tot zes maanden, maar langere perioden zijn ook mogelijk, tot 12 maanden voor hogere functies. Een lange proeftijd kan echter als onredelijk worden beschouwd, vooral als deze lijkt te worden gebruikt om ontslag gemakkelijker te maken.

Beëindiging tijdens de proeftijd is niet altijd eenvoudig, omdat er geen specifieke regels voor de proeftijd bestaan. In deze situatie blijft de contractuele opzegtermijn van toepassing. Als er niets in het contract staat, is het wettelijke minimum vier weken. Bescherming tegen onredelijk ontslag en gegronde reden geldt ook voor werknemers in de proeftijd.

Hoe Rivermate u kan helpen om aan de regelgeving te blijven voldoen bij het aannemen van personeel in Maleisië

Onze lokale experts passen de lokale arbeidswetten toe en handelen alle aspecten van de arbeidsrelatie namens u af, zodat u zich kunt richten op uw bedrijf en het vinden van talent terwijl wij de rest regelen.

Meer informatie over EOR-diensten

Voordelen van het aannemen van werknemers via een EOR in Maleisië

Het opzetten van een lokale juridische entiteit en het omgaan met wettelijke naleving kan in Maleisië moeilijk zijn, en het gebruik van een EOR maakt het een stuk eenvoudiger. De EOR wordt de juridisch werkgever, terwijl u zich richt op het beheer van het dagelijkse werk.

Een van de belangrijkste voordelen van het gebruik van een EOR is dat het aannemen van personeel in het land veel sneller gaat. U kunt doorgaans binnen een tot twee weken een lokale werknemer onboarden, afhankelijk van factoren zoals de opzegtermijn in zijn vorige functie. Het oprichten van uw eigen bedrijf kan echter tot drie maanden duren voordat u zelfs maar met het wervingsproces kunt beginnen.

Met een EOR kunt u juridische kosten, registratiekosten en het aannemen van lokaal administratief en HR-personeel vermijden. U kunt meteen aan de slag, wat het een praktische optie maakt om de markt te testen. U weet ook dat de salarisadministratie correct wordt afgehandeld, wettelijke bijdragen worden betaald, maandelijkse belastinginhoudingen worden verwerkt en al het andere is geregeld. De EOR handelt ook lokale details af waarvan u zich mogelijk niet bewust bent, zoals het feit dat EPF verplicht is voor buitenlandse werknemers tegen een lager tarief.

Klaar om personeel aan te nemen in Maleisië?

Maak het aannemen van personeel in Maleisië eenvoudig door Rivermate als uw EOR te gebruiken. Wij maken het proces simpel voor buitenlandse bedrijven door de salarisadministratie te beheren, belastingzaken te regelen en de naleving af te handelen, zodat u met vertrouwen personeel kunt aannemen.

Praat met een Malaysia-wervingsexpert

Bronnen:

https://sea.peoplemattersglobal.com/news/economy-policy/malaysia-clarifies-employment-pass-salary-revisions-ahead-of-june-rollout-49996

https://mondaq.co.uk/government-measures/1030370/hiring-of-new-expatriates-government-issues-further-clarifications

https://resources.envoyglobal.com/global-news-alerts/malaysia-2024-quota-projections-process-for-employers/

https://www.bernama.com/en/general/news.php?id=2438262

https://landco.my/?p=12439

https://ccs-co.com/post/guides-to-managing-malaysian-employment-act/

https://www.malaysia.gov.my/en/topics/labour-law

https://www.bernama.com/en/region/news.php?id=2617410

https://hrdcorp.gov.my/faq

https://mdec.my/expats/non-msc/faq/

https://www.3ecpa.com.my/sme/revised-salary-requirements-to-hire-a-foreigner-in-malaysia/

https://dnh.com.my/youre-fired-unfair-dismissal-in-malaysia/

https://dnh.com.my/best-practices-for-a-domestic-inquiry/

https://remotepass.com/country/malaysia/termination

https://conventuslaw.com/report/malaysia-stamp-duty-audit-framework-impact-on-employment-contracts/

https://dnh.com.my/can-your-employer-reduce-your-salary/

https://dnh.com.my/legal-methods-for-payment-of-wages-in-malaysia