Employer of Record in Maleisië

Maleisië biedt internationale bedrijven een belangrijke toegangspoort tot de Zuidoost-Aziatische markt. Niet alleen beschikt het over hoogopgeleide professionals op het gebied van technologie, klantenservice en bedrijfsprocessen, maar het heeft ook een stabiele en groeiende economie. Met de toenemende focus op vaardighedenontwikkeling is het een belangrijk handelscentrum in de regio geworden.

Klang Valley, met Kuala Lumpur als hoofdstad, is het drukste economische centrum van Maleisië en thuisbasis van grote infrastructuur, waaronder Kuala Lumpur International Airport. Johor, in het zuiden, is het op één na grootste zakelijke centrum van het land en is verbonden met de mondiale financiële stad in de regio (Singapore) via weg- en spoorverbindingen.

Maleisische werknemers in deze zakelijke en handelscentra spreken vaak meerdere talen, waaronder Engels, Maleis en Mandarijn. Dit plaatst Maleisië in de unieke positie om klantenservice en shared services te bieden aan de VS, Europa en de rest van Azië.

Voor buitenlandse bedrijven bestaat de mogelijkheid om remote teams op te zetten tegen een veel lagere kosten dan in Singapore of Australië. Er zijn ook aantrekkelijke belastingvoordelen voor bedrijven, en veel sectoren verlenen 100% buitenlandse eigendomsrechten, wat internationale bedrijven volledige controle over hun operaties geeft.

Hoewel het arbeidskader van Maleisië goed gestructureerd is, is het niet zo restrictief als sommige Europese landen. Maleisië moedigt internationale investeringen en het creëren van banen voor haar burgers aan door buitenlandse bedrijven. Toetreding tot de markt vereist dat bedrijven hun eigen juridische entiteit oprichten of gebruikmaken van een Employer of Record (EOR) in Maleisië.

Een EOR is een wereldwijd hiringbedrijf dat al fungeert als juridische entiteit in Maleisië. Om die reden kan het gemakkelijker werknemers aan te nemen namens internationale bedrijven dan wanneer een buitenlandse entiteit dit zelf zou opzetten. Met behulp van een recruitmentpartner in Maleisië, zoals Rivermate, is je uitbreiding naar de Maleisische markt sneller, efficiënter, en ben je compliant met de lokale arbeidswetten en regelgeving.

Hoe een Employer of Record (EOR) werkt in Maleisië

De verantwoordelijkheid van een EOR in Maleisië is om op te treden als de juridische werkgever in het land, en zorgt voor de naleving en HR-administratie, terwijl jouw bedrijf verantwoordelijk blijft voor de dagelijkse werkrelatie.

1. Je vindt het talent. Je werft en selecteert de kandidaat die je wilt aannemen in Maleisië.
2. De EOR werft je kandidaat. Rivermate’s lokale Maleisische entiteit neemt legaal de werknemer in dienst. Zij regelen het arbeidscontract, werknemersvoordelen en naleving van de Maleisische Employment Act.
3. De onboarding begint. De EOR beheert het volledige onboardingproces. Dit omvat het verzamelen van de benodigde documenten en het opzetten van loonadministratie en voordelen. Deze procedure duurt 1-2 weken, maar als immigratie betrokken is, kan onboarding tot 8 weken duren.
4. Wij regelen HR en salarisadministratie. In Maleisië betekent dit het afhandelen van betalingen aan de Employees Provident Fund (EPF), Social Security Organisation (SOCSO), en Employment Insurance System (EIS). We berekenen ook salarissen en houden belastingen in.
5. Jij beheert je team. Jij hebt volledige controle over de werkverantwoordelijkheden van je werknemer en de toewijzing van taken. De werknemer volgt de interne processen en policies van jouw bedrijf.

Waarom een Employer of Record in Maleisië gebruiken

Samenwerken met een EOR in Maleisië biedt verschillende strategische voordelen die aantrekkelijk zijn voor buitenlandse ondernemingen. Het vergemakkelijkt de markttoetreding en geeft toegang tot infrastructuur, talent en investeringsmogelijkheden.

• Betreed de markt sneller. Je kunt werknemers aannemen en operaties starten binnen dagen, niet maanden. Dit geeft je een aanzienlijk voordeel ten opzichte van concurrenten.
• Zorg voor volledige naleving. Een EOR kent de lokale regelgeving, zoals de Employment Act 1955, en zorgt dat je volledig compliant bent met de wet. Officiële informatie over arbeidsregels vind je op de website van het Ministry of Human Resources (https://www.mohr.gov.my/index.php/en/).
• Verlaag de kosten. Het opzetten van een bedrijf kost maanden en een aanzienlijke financiële investering. Een EOR biedt een kosteneffectief alternatief. Je voorkomt juridische kosten, registratiekosten en de behoefte aan lokaal administratief personeel.
• Toegang tot lokale expertise. Een EOR beschikt over lokale HR-expertise en is nauw verbonden met de nuances van de arbeidsmarkt. Zij beheren verplichte bijdragen zoals EPF en SOCSO. De officiële EPF-website (https://www.kwsp.gov.my/en/employer) biedt gedetailleerde informatie over werkgeversverplichtingen.
• Bied concurrerende voordelen. Internationale uitbreiding vereist kennis van de lokale wervingspraktijken, werknemersvoordelen en hoe concurrerende salarispakketten in Maleisië worden gestructureerd. Een EOR weet wat nodig is om top talent in het land te verzekeren.

Rivermate's transparante prijsmodel elimineert complexiteit met een enkele, concurrerende maandelijkse vergoeding per medewerker. In tegenstelling tot traditionele PEO-aanbieders, omvat onze prijsstelling in Maleisië uitgebreide HR-ondersteuning, voordelenadministratie, nalevingbeheer, en toegang tot ons eigen dashboard voor realtime personeelsanalyse. Geen verborgen kosten, geen opstartkosten—gewoon duidelijke prijsstelling die meegroeit met de behoeften van uw bedrijf en tegelijk zorgt voor volledige wettelijke naleving in Maleisië.

Met Malaysia’s concurrerende talentmarkt die elk jaar groeit, heeft het land grote potentie om de markt in Zuidoost-Azië te betreden. Gekwalificeerde professionals in softwareontwikkeling, klantenondersteuning, financiën en digitale marketing worden gemakkelijk gevonden in de belangrijkste zakelijke centra zoals Kuala Lumpur, Penang en Johor.

De concurrentie om topbanen in Malaysia te verzekeren is fel, waarbij hooggekwalificeerde professionals vaak direct concurreren om hoge salaris pakketten met lucratieve voordelen aan te trekken. In Malaysia’s tech-industrie heeft dit geleid tot stijgende arbeidskosten. Nu automatisering tot wel 600.000 finance, klantenservice en IT-banen in Malaysia bedreigt, is de overheid begonnen met het heralloceren van middelen om werknemers opnieuw op te leiden. Dit betekent dat er potentieel bestaat voor buitenlandse bedrijven om te profiteren van Malaysia’s vaardighedenontwikkeling initiatieven.

In Malaysia bieden lokale arbeidsvoorschriften werknemers wettelijke rechten, inclusief een minimumloon, maximale werkuren en betaalde jaarlijkse vakantie. Bovendien moeten werkgevers bijdragen aan het employment insurance systeem en aan het employee provident fund.

First-time werkgevers in Malaysia zijn vaak verrast door de gelaagde toepassing van arbeidsvoorschriften. Beschermingen worden streng toegepast op lage inkomensgroepen en op hoge inkomens workers. Dit reguleert overwerk voor bepaalde functies, minimale voordelen voor schaarse vaardigheden, en strikte minimale vakantiewijzen.

Het arbeidscontract moet voldoen aan de normen van zowel de labour regulations als de Malaysian business cultuur, wat betekent dat het moet worden opgesteld volgens Malaysian business praktijken. Het is niet verplicht, maar wordt beschouwd als een best practice om het arbeidscontract in het Engels en de voorkeur lokale taal te stellen bij het inhuren van een Malaysiaanse burger.

Arbeidsovereenkomsten & must-have clausules

Als u van plan bent iemand meer dan een maand in Malaysia in dienst te nemen, moet u een schriftelijk arbeidscontract verstrekken. Dit document schept duidelijke verwachtingen voor zowel u als uw werknemer, en helpt toekomstige misverstanden te voorkomen. Zie het als de basis van uw arbeidsrelatie.

Uw arbeidscontract moet verschillende kernclausules bevatten om compliant en duidelijk te zijn:

• Persoonlijke gegevens: Volledige namen en adressen van zowel de werkgever als werknemer.
• Functietitel en Beschrijving: Een duidelijke omschrijving van de rol en verantwoordelijkheden van de werknemer.
• Startdatum: De officiële datum waarop het dienstverband begint.
• Compensatie: Het salaris van de werknemer, eventuele vergoedingen en betalingsfrequentie.
• Werkuren: Details over standaard werkuren en eventuele overwerkbeleid.
• Vakantie- en verlofrechten: Informatie over jaarlijkse verlof, ziekteverlof en feestdagen.
• Beëindigingsclausule: De voorwaarden voor het beëindigen van het dienstverband, inclusief de vereiste opzegtermijn.

Proeftijd

In Malaysia zijn proefperiodes niet wettelijk verplicht, maar ze zijn een gangbare praktijk. Een proefperiode geeft u en uw nieuwe werknemer de tijd om te bepalen of de match goed is. Het is een proeffase om hun vaardigheden en culturele fit binnen uw bedrijf te beoordelen.

De duur van een proefperiode ligt bij u, maar duurt doorgaans tussen drie en zes maanden. Voor meer senior of technische functies kan dit oplopen tot 12 maanden. Het is belangrijk om de voorwaarden van de proefperiode duidelijk te vermelden, inclusief de duur en het proces voor bevestiging, in het arbeidscontract. Onthoud dat werknemers onder proefperiode dezelfde rechten hebben als bevestigde werknemers, en dat u hen niet zonder geldige reden kunt ontslaan.

Werkuren & overwerk

De standaard werkuren in Malaysia zijn capped op 45 uur per week en 8 uur per dag. Werk dat buiten deze uren valt, wordt beschouwd als overwerk. De wet stelt ook dat een werknemer niet meer dan vijf opeenvolgende uur mag werken zonder minstens een pauze van 30 minuten.

Overwerk moet worden betaald tegen een hoger tarief. Hier is een eenvoudige samenvatting van de minimale overwerkvergoedingen:

Er is een limiet op overwerk, dat wordt beperkt tot 104 uur per maand. Dit helpt het welzijn van werknemers te beschermen.

Feestdagen & regionale feestdagen

Uw werknemers in Malaysia hebben recht op betaalde feestdagen. Het land viert een mix van nationale en op de staat gebaseerde feestdagen. Het is belangrijk om te weten welke feestdagen van toepassing zijn op uw werknemers op basis van hun locatie.

Hier zijn de nationale feestdagen voor 2025:

• Nieuwjaarsdag: 1 januari
• Chinese Nieuwjaar: 29 & 30 januari
• Hari Raya Aidilfitri: 31 maart & 1 april
• Dag van de Arbeid: 1 mei
• Wesak Day: 12 mei
• Verjaardag van de Yang di-Pertuan Agong: 2 juni
• Hari Raya Haji: 7 juni
• Awal Muharram: 27 juni
• Merdeka Day (Onafhankelijkheidsdag): 31 augustus
• Verjaardag van de Profeet Mohammed (Maulidur Rasul): 5 september
• Malaysia Day: 16 september
• Deepavali: 20 oktober (behalve Sarawak)
• Kerstmis: 25 december

Naast deze feestdagen zijn er diverse staatsholidays, zoals de verjaardagen van de staatshoofden, waar u rekening mee moet houden.

Contractors inhuren in Malaysia

Het is mogelijk om onafhankelijke contractors in Malaysia in te huren, maar er zijn risico's waar buitenlandse bedrijven zich bewust van moeten zijn. Deze risico's zijn worker misclassification, belastingverplichtingen, immigratiebeperkingen (buitenlandse contractors) en operationele controle beperkingen.

Volgens de Employment Act van 1955 is een contractor een zelfstandig ondernemer die geen langdurige verbintenissen heeft met één werkgever. Ze werken onafhankelijk, beheren hun eigen werk, betalen hun eigen belastingen en regelen hun eigen voordelen. Ze moeten ook hun eigen werkuren beheren, eigen apparatuur leveren en uw bedrijf factureren voor hun diensten.

Het niet naleven van een van deze voorwaarden kan leiden tot worker misclassification. Als dit gebeurt, kunt u aansprakelijk worden gesteld voor achterstallig salaris, loon, wettelijke bijdragen en benefits aan de worker.

De gevolgen strekken zich verder uit voor buitenlandse bedrijven en omvatten onbeheerste kosten, intellectuele eigendomsuitdagingen en reputatierisico. Met een Employer of Record (EOR), de COR, Rivermate, zijn de kansen om deze risico’s te beperken een stuk groter dan wanneer u het alleen doet. Zij kunnen contractors inhuren en de administratieve en compliance-uitdagingen beheren, terwijl u een vast budget kunt instellen voor het werk van de contractor en de lijnen tussen uw bedrijf en hun werk zeer goed kunt definiëren.

In Maleisië is de vergoeding van uw werknemer meer dan alleen hun basissalaris. Het omvat verschillende componenten die u correct moet beheren om compliant te blijven. Zie het als een pakket dat hun reguliere betaling, eventuele extra toeslagen en andere voordelen bevat. U bent verantwoordelijk voor het nauwkeurig berekenen van de betaling, het maken van de juiste inhoudingen en het zorgen dat u uw werknemers op tijd betaalt.

Payrollcycli & salarisstructuur

De meest voorkomende payrollcyclus in Maleisië is maandelijks. U dient uw werknemers te betalen vóór de 7e dag van de volgende maand. Hoewel maandelijks betalen standaard is, kunnen sommige industrieën, vooral die met uurlijk personeel, gebruik maken van wekelijkse of tweewekelijkse cycli.

Het totale salaris van een werknemer bestaat doorgaans uit een paar belangrijke onderdelen:

• Basissalaris: Dit is het vaste bedrag waarover u overeenstemming hebt in het arbeidscontract.
• Toeslagen: U kunt extra betalingen bieden voor zaken zoals vervoer, huisvesting of maaltijden. De meeste hiervan zijn belastbaar.
• Bonussen: Prestatiebonussen en eindejaarsbonussen komen ook vaak voor.

Overwerk & minimumeisen

De Employment Act van 1955 regelt veel aspecten van werkgelegenheid in Maleisië. Vanaf februari 2025 bedraagt het minimumloon MYR 1.700 per maand. Dit geldt voor alle werkgevers, inclusief die met minder dan vijf werknemers.

De normale werkuren zijn doorgaans 8 uur per dag en 45 uur per week. Als uw werknemers meer werken, moet u ze overwerk betalen. Het overwerktarief is meestal 1,5 tot 2 keer hun uurloon.

Werkgever belastingen en bijdragen

Als werkgever in Maleisië moet u verschillende bijdragen leveren voor uw werknemers. U bent verplicht u te registreren bij de Employees Provident Fund (EPF), de Social Security Organisation (SOCSO), en de Inland Revenue Board of Malaysia (LHDN).

Hier volgt een overzicht van uw bijdragen:

Werknemersbelastingen en inhoudingen

U bent ook verantwoordelijk voor het inhouden van bepaalde bedragen van het salaris van uw werknemers. Dit omvat hun bijdragen aan sociale zekerheidsfondsen en hun inkomstenbelasting.

Hier is wat u van het salaris van uw werknemers zult inhouden:

In Malaysia zijn voordelen en verlof eenvoudig en gericht op het welzijn van de werknemer. De wet voorziet in een solide fundament van verplichte verlofdagen en bescherming. Veel bedrijven bouwen hierop voort met extra voordelen om geweldige mensen aan te trekken en te behouden. Zie het als een systeem met twee lagen: wat wettelijk vereist is, en wat bedrijven aanbieden om zich te onderscheiden.

Wettelijk verlof

De Employment Act van 1955 is de belangrijkste wetgeving die de minimale standaarden voor verlof van werknemers in Malaysia vastlegt. Deze regels gelden voor alle werknemers die een contract hebben met een werkgever.

Hier is een overzicht van het verlof dat je moet bieden:

• Jaarlijks Verlof Je teamleden hebben recht op betaald jaarlijks verlof op basis van hoe lang ze voor jou werken. Het aantal verlofdagen neemt toe met hun dienstjaren.

  • Minder dan 2 jaar dienst: 8 dagen
  • 2 tot 5 jaar dienst: 12 dagen
  • Meer dan 5 jaar dienst: 16 dagen

• Ziekteverlof Werknemers kunnen betaald ziekteverlof opnemen wanneer ze ziek zijn. Het aantal dagen hangt af van hun diensttijd.

  • Minder dan 2 jaar dienst: 14 dagen
  • 2 tot 5 jaar dienst: 18 dagen
  • Meer dan 5 jaar dienst: 22 dagen
  • Als hospitalisatie nodig is, krijgen werknemers een extra van 60 dagen verlof per jaar.

• Mama Verlof Vrouwelijke werknemers hebben recht op 98 aaneengesloten dagen betaald mama verlof.

• Vaderschapsverlof Getrouwde mannelijk werknemers krijgen 7 aaneengesloten dagen betaald vaderschapsverlof.

Feestdagen & regionale feestdagen

In Malaysia hebben werknemers recht op minimaal 11 betaalde feestdagen per kalenderjaar. Vijf hiervan zijn verplichte nationale feestdagen. De overige zes kunnen door de werkgever worden gekozen uit een lijst met aangewezen feestdagen. Sommige feestdagen worden nationaal gevierd, terwijl andere specifiek zijn voor bepaalde staten.

Typische aanvullende voordelen

Om talent aan te trekken en te behouden, bieden veel bedrijven in Malaysia voordelen die verder gaan dan de wettelijke vereisten. Hier is een vergelijking van wat wettelijk vereist is (statutair) versus wat bedrijven vaak bieden als extraatje (niet-statutairstisch).

Hoe een EOR kan helpen bij het regelen van voordelen

Zonder inzicht in de wettelijke voordelen en arbeidsregels van Malaysia is het voor buitenlandse bedrijven moeilijk om een concurrerend salaris- en voordelenpakket samen te stellen. Samenwerken met een EOR in Malaysia geeft je toegang tot een team van experts die begrijpen wat werkt op de arbeidsmarkt van Malaysia. Zij kunnen helpen door:

• Zorgen voor naleving We zorgen ervoor dat je voordelenpakket aan alle vereisten van de Malaysia arbeidswetgeving voldoet. Dit omvat alles van wettelijk verlof tot sociale zekerheidsbijdragen.
• Aanbieden van concurrerende pakketten We geven inzicht in de verwachtingen van de lokale markt. Dit helpt je aanvullende voordelen te bieden (zoals medische voordelen en pensioenregelingen) die top talent in Malaysia aantrekken.
• Beheer van administratie We regelen de dagelijkse taken van voordelenadministratie. Dit omvat het inschrijven van werknemers, beheren van verlofaanvragen en het afhandelen van claims.
• Vereenvoudigen van salarisadministratie We beheren de payroll, zodat alle bijdragen en inhoudingen voor voordelen correct worden berekend en op tijd worden betaald.

Het gebruik van een EOR stelt je in staat je te richten op je bedrijfsdoelen. Je kunt erop vertrouwen dat je team in Malaysia goed wordt verzorgd en dat je volledig voldoet aan de lokale wetten.

Wanneer een werknemer je bedrijf verlaat in Malaysia, moet je een gestructureerd proces volgen dat termination en offboarding heet. Dit zorgt ervoor dat je de exit op een professionele en juridische manier afhandelt. Het proces omvat alles, van het geven van de juiste opzegtermijn tot het verwerken van de laatste betaling. Malaysiaanse wetgeving, voornamelijk de Employment Act 1955, stelt de regels vast om te zorgen dat het proces eerlijk is voor iedereen. Een soepele offboarding helpt je een goede relatie met de vertrekkende werknemer te behouden en je bedrijf te beschermen.

Opzegtermijnen

Je moet werknemers schriftelijk op de hoogte stellen voordat hun dienstverband eindigt. De duur van de opzegtermijn hangt meestal af van hoe lang de werknemer bij je heeft gewerkt. Als je arbeidscontract een opzegtermijn specificeert, moet je die volgen. Zo niet, dan biedt de Employment Act 1955 deze minimumnormen:

• Minder dan 2 jaar dienst: 4 weken opzegtermijn.
• 2 tot 5 jaar dienst: 6 weken opzegtermijn.
• 5 of meer jaar dienst: 8 weken opzegtermijn.

Je kunt er ook voor kiezen om de werknemer in plaats van de opzegtermijn te betalen. Dit betekent dat je zijn salaris betaalt voor de opzegperiode, en hij onmiddellijk kan vertrekken.

Ontslagvergoeding

In Malaysia kunnen werknemers recht hebben op ontslagvergoeding, vooral in gevallen van ontslag wegens herstructurering of bedrijfssluiting. Het bedrag is gebaseerd op hun dienstjaren:

• Minder dan 2 jaar dienst: 10 dagen loon voor elk jaar dienst.
• 2 tot 5 jaar dienst: 15 dagen loon voor elk jaar dienst.
• 5 of meer jaar dienst: 20 dagen loon voor elk jaar dienst.

Werknemers die worden ontslagen wegens wangedrag, vrijwillig ontslag nemen of met pensioen gaan, hebben geen recht op ontslagvergoeding.

Hoe Rivermate compliant exits afhandelt

Wanneer je met ons samenwerkt, hoef je de complexiteit van de Malaysiaanse arbeidswetgeving niet zelf te navigeren. Wij regelen het hele offboardingproces om te zorgen dat alles compliant en soepel verloopt.

Zo helpen wij:

• Compliance check: We zorgen dat elke stap van het terminationproces volgt volgens de nieuwste Malaysiaanse wetten en regels.
• Documentatie: We regelen al het benodigde papierwerk, van de opzegging tot de berekening van de laatste betaling.
• Duidelijke communicatie: We helpen je om helder te communiceren met je vertrekkende werknemer om misverstanden te voorkomen.
• Finale loonbetaling: We zorgen dat het laatste salaris van de werknemer, inclusief eventuele ontslagvergoeding en niet-opgenomen verlof, correct wordt berekend en op tijd wordt uitbetaald.

Navigeren door het visum- en werkvergunningensysteem van Maleisië is eenvoudig wanneer je de vereisten begrijpt. Voor iedereen die in het land wil werken, is het verkrijgen van de juiste pas de eerste stap. Je werkgever behandelt doorgaans het aanvraagproces, aangezien je een jobaanbod nodig hebt voordat je kunt solliciteren voor een werkvergunning. De hoofdwerkvisum is de Employment Pass, maar er zijn andere vergunningen voor verschillende soorten werk.

Employment visas & sponsorship realities

Een Employer of Record (EOR) kan je wettelijke werkgever zijn in Maleisië en je sponsor voor je werkvisum. Dit is een praktische oplossing als je bedrijf geen rechtspersoon in het land heeft. Een EOR behandelt de aanvraag voor je werkvergunning, samen met salarisadministratie en andere wettelijke vereisten.

Echter, er zijn enkele realiteiten om in gedachten te houden:

• EORs hebben beperkingen. Niet alle bedrijven in Maleisië kunnen buitenlandse werknemers aannemen. De mogelijkheid om een visum te sponsoren hangt af van factoren zoals de financiële positie van het bedrijf en de sector. Dit betekent dat de mogelijkheid van een EOR om je te sponsoren verbonden is aan hun eigen bedrijfsregistratie en eventuele overheidsquota.
• De Employment Pass is de belangrijkste route. Voor langdurig, gekwalificeerd werk is de Employment Pass (EP) het meest voorkomende visum. Het is onderverdeeld in categorieën op basis van je maandsalaris.
• Je hebt de juiste kwalificaties nodig. Om in aanmerking te komen voor een EP, heb je over het algemeen een universitair diploma en relevante werkervaring nodig.

Hier is een eenvoudige overzicht van de gangbare passen:

Business travel compliance

Als je Maleisië bezoekt voor kortdurende zakelijke activiteiten, moet je de regels volgen om compliant te blijven. Je kunt niet werken met een standaard toeristenvisum.

Voor kortdurende professionele opdrachten is de Professional Visit Pass (PVP) de juiste keuze. Zie het als een pas voor tijdelijke expertise. Je zou een PVP nodig hebben als je:

• Gespecialiseerde diensten levert.
• Training geeft aan een lokaal bedrijf.
• Deelneemt aan zakelijke vergaderingen.

Het belangrijkste om te onthouden over de PVP is dat je in dienst blijft bij je bedrijf buiten Maleisië. Het Maleisische bedrijf fungeert als je sponsor voor de pas. De PVP is doorgaans geldig tot 12 maanden en is niet bedoeld voor langdurige tewerkstelling.