Employer of Record in Luxemburg

Een Employer of Record (EOR) in Luxemburg is een bedrijf dat wettelijk werknemers voor jou in dienst neemt. Dit betekent dat je een team in Luxemburg kunt opbouwen zonder een lokale entiteit op te zetten. Een EOR neemt alle juridische en HR-verantwoordelijkheden op zich die gepaard gaan met tewerkstelling. Dit omvat loonadministratie, belastingen, voordelen en naleving van de arbeidswetgeving in Luxemburg. Als je in Luxemburg wilt aannemen, kan een provider zoals Rivermate het proces voor jou vereenvoudigen.

Hoe werkt een Employer of Record (EOR) in Luxemburg

Het gebruik van een EOR in Luxemburg stroomlijnt het proces van het aannemen van werknemers. Zo werkt het meestal:

1. Je vindt de kandidaat. Je werft en selecteert het talent dat je in Luxemburg wilt aannemen.
2. De EOR neemt je kandidaat in dienst. De EOR neemt de werknemer wettelijk in dienst via een lokale, conforme arbeidsovereenkomst.
3. De EOR beheert HR en loonadministratie. De EOR verzorgt alle administratieve taken. Dit omvat het verwerken van salarissen, belastingen en sociale zekerheidsbijdragen volgens de regelgeving in Luxemburg. Meer informatie over deze regelgeving vind je op de officiële overheidswebsite voor openbare diensten in Luxemburg (https://guichet.public.lu/en.html).
4. De werknemer werkt voor jou. Je nieuwe teamlid voert zijn of haar dagelijkse taken uit en rapporteert rechtstreeks aan jou en je bedrijf.
5. Je beheert je team. Je richt je op het management van het werk van je werknemer en het integreren in je bedrijfscultuur, terwijl de EOR zorgt voor de juridische en administratieve lasten.

Waarom een Employer of Record in Luxemburg gebruiken

Een Employer of Record vereenvoudigt je uitbreiding naar Luxemburg. Het bespaart je tijd en geld. Je vermijdt het complexe en kostbare proces van het opzetten van een juridische entiteit in een nieuw land. Een EOR zorgt ervoor dat je aanwervingspraktijken volledig voldoen aan de lokale arbeidswetgeving, wat moeilijk zelfstandig te navigeren kan zijn.

Hier zijn enkele belangrijke voordelen:

• Snellere markttoetreding. Je kunt werknemers aannemen en operaties starten in Luxemburg veel sneller dan wanneer je je eigen bedrijf zou oprichten.
• Kostenbesparing. Je vermijdt de aanzienlijke kosten die gepaard gaan met het opzetten van een juridische entiteit, zoals registratiekosten en juridische consultaties.
• Nalevingsgarantie. EORs zijn experts in de lokale arbeidswetgeving. Ze zorgen ervoor dat alle arbeidsovereenkomsten, loonadministratie en voordelen voldoen aan de wettelijke eisen in Luxemburg. De Inspectie van Arbeid en Mijnbouw (ITM) houdt toezicht op de arbeidswetgeving in Luxemburg (https://itm.public.lu/en.html).
• Vereenvoudigde HR. Je draagt alle administratieve HR-taken over, inclusief loonverwerking, belastinginhouding en voordelenbeheer.
• Toegang tot lokale expertise. Je krijgt toegang tot lokale kennis over alles, van standaard arbeidspraktijken tot verplichte sociale bijdragen.

Rivermate's transparante prijsmodel elimineert complexiteit met een enkel, concurrerend maandelijks tarief per werknemer. In tegenstelling tot traditionele PEO-aanbieders omvat onze prijsstelling in Luxemburg uitgebreide HR-ondersteuning, voordelenadministratie, nalevingsbeheer en toegang tot ons eigen dashboard voor realtime personeelsanalyse. Geen verborgen kosten, geen opstartkosten—gewoon een duidelijke prijsstelling die meegroeit met de behoeften van uw bedrijf terwijl volledige wettelijke naleving in Luxemburg wordt gewaarborgd.

Werven in Luxemburg betekent toegang krijgen tot een divers en hooggekwalificeerd personeelsbestand. De sterke economie van het land, vooral in de financiële sector, trekt talent van over de hele wereld aan. Bijna de helft van de beroepsbevolking is internationaal. Dit creëert een meertalige en multiculturele zakelijke omgeving. Frans, Duits en Luxemburgs zijn de officiële talen, met Engels dat veel wordt gebruikt in het bedrijfsleven.

Arbeidsovereenkomsten & must-have clausules

Wanneer u een werknemer in Luxemburg aanneemt, moet u een schriftelijke arbeidsovereenkomst verstrekken. Dit moet uiterlijk op de eerste werkdag van de werknemer gebeuren. De twee hoofdtypen arbeidsovereenkomsten zijn:

• Onbepaalde tijd contract (CDI): Dit is het standaardcontract voor vaste banen.
• Bepaalde tijd contract (CDD): Dit contract is voor een specifieke periode en mag niet langer dan 24 maanden duren, inclusief verlengingen.

Uw arbeidsovereenkomsten moeten de volgende informatie bevatten:

• Namen en adressen van zowel de werkgever als de werknemer
• De startdatum van de werknemer
• De plaats van tewerkstelling
• De aard van de functie en een beschrijving van het werk
• De dagelijkse en wekelijkse werkuren van de werknemer
• Het basissalaris
• De duur van betaalde jaarlijkse vakantie
• De opzegtermijn voor beëindiging
• De duur van de proeftijd, indien van toepassing

Proeftijd

Een proeftijd stelt u en de werknemer in staat te beoordelen of de baan geschikt is. Het moet in het schriftelijke contract worden vermeld om geldig te zijn. De minimale proeftijd is twee weken. De maximale duur hangt af van de kwalificaties en het salaris van de werknemer.

Tijdens de eerste twee weken van de proeftijd kunnen noch u noch de werknemer het contract zonder ernstige reden beëindigen. Na de eerste twee weken kan elke partij het contract beëindigen met een opzegtermijn. De lengte van de opzegtermijn hangt af van de duur van de proeftijd.

Werkuren & overwerk

Standaard werkuren in Luxemburg zijn 8 uur per dag en 40 uur per week. De maximale arbeidstijd, inclusief overwerk, mag niet meer dan 10 uur per dag of 48 uur per week bedragen.

Elk werk dat buiten de standaarduren wordt gedaan, wordt beschouwd als overwerk. U moet werknemers compenseren voor overwerk op een van de volgende manieren:

• Betaald verlof: 1,5 uur betaald verlof voor elk uur overwerk.
• Extra betaling: Minimaal 140% van het reguliere uurloon van de werknemer.

Openbare & regionale feestdagen

Luxemburg heeft 11 officiële feestdagen. Als een feestdag in het weekend valt, moet u uw werknemers een extra vrije dag geven binnen de volgende drie maanden.

De feestdagen zijn:

• Nieuwjaarsdag (1 januari)
• Paasmaandag
• Dag van de Arbeid (1 mei)
• Europa-dag (9 mei)
• Hemelvaartsdag
• Pinkstermaandag
• Nationale feestdag (23 juni)
• Maria Hemelvaart (15 augustus)
• Allerheiligen (1 november)
• Kerstdag (25 december)
• St. Stefanusdag (26 december)

Contractors in Luxemburg aannemen

Het inhuren van zelfstandige contractors in Luxemburg kan flexibiliteit bieden en toegang tot gespecialiseerde vaardigheden. Contractors vallen niet onder dezelfde arbeidswetgeving als werknemers. Dit betekent dat zij niet recht hebben op minimumloon, betaalde verlof of bescherming tegen onrechtmatige ontslag.

Het is zeer belangrijk om werknemers correct te classificeren. Als een werknemer wordt behandeld als een werknemer maar wordt geclassificeerd als een contractor, kunt u geconfronteerd worden met ernstige boetes. Dit wordt misclassificatie genoemd. De autoriteiten in Luxemburg kijken naar hoeveel controle u heeft over de taken en het schema van de werknemer. Als u een hoge mate van controle hebt, is de werknemer waarschijnlijk een werknemer.

Een Employer of Record (EOR) kan u helpen de risico's van misclassificatie te vermijden. Een EOR fungeert als de juridische werkgever voor uw werknemers in Luxemburg. Zij regelen alle juridische en administratieve taken, waaronder:

• Het opstellen van conforme arbeidsovereenkomsten
• Het beheren van loonadministratie en belastingen
• Het waarborgen van naleving van de lokale arbeidswetgeving

Het gebruik van een EOR stelt u in staat talent in Luxemburg aan te nemen zonder een juridische entiteit in het land op te zetten. Dit bespaart u tijd en vermindert uw risico.

In Luxemburg omvat je vergoeding meer dan alleen je basissalaris. Het systeem is opgebouwd op een fundament van verplichte sociale zekerheidsbijdragen van zowel jou als je werkgever. Deze bijdragen financieren ziektekostenverzekering, pensioenen en andere sociale programma's. Je uiteindelijke nettoloon is je brutoloon minus deze bijdragen en inkomstenbelasting.

Loonbetalingscycli & loonstructuur

De meeste bedrijven in Luxemburg betalen werknemers eenmaal per maand. Deze betaling vindt meestal plaats op de laatste dag van de maand.

• Arbeidsovereenkomst: Je brutoloon is het bedrag dat in je arbeidsovereenkomst is overeengekomen.
• 13e maand: Het is gebruikelijk dat werkgevers een "13e maand" salaris betalen. Dit is een extra maandloon, meestal uitbetaald aan het einde van het jaar. Sommige werkgevers kunnen ook een extra half maandloon verstrekken.

Overwerk & minimumlonen

De standaard werkweek is 40 uur, gebaseerd op een 8-urige werkdag.

• Overwerkvergoeding: Als je meer dan de standaard 40 uur werkt, moet je werkgever je betalen voor de extra tijd. De overwerkvergoeding is doorgaans 150% van je reguliere salaris.
• Minimumloon: Luxemburg heeft een sociaal minimumloon dat varieert op basis van je leeftijd en vaardigheidsniveau. Vanaf begin 2024 was het maandelijkse minimum voor gekwalificeerde werknemers ouder dan 18 jaar €3.085,11, terwijl het tarief voor ongeschoolde werknemers ouder dan 18 jaar €2.570,90 was. Tarieven worden aangepast voor jongere werknemers.

Werkgeversbelastingen en bijdragen

Je werkgever betaalt verschillende sociale zekerheidsbijdragen namens jou. Deze worden berekend op basis van je brutoloon en worden niet van je loon afgetrokken.

Werknemersbelastingen en inhoudingen

Je draagt ook bij aan de sociale zekerheid uit je brutoloon. Daarnaast betaal je inkomstenbelasting.

Naast deze inhoudingen betaal je inkomstenbelasting. Luxemburg hanteert een progressief belastingstelsel met 22 verschillende schijven, variërend van 0% tot 42%. Het bedrag dat je aan belasting betaalt, hangt af van je totale inkomen en je belastingklasse, die wordt bepaald door je persoonlijke situatie, zoals alleenstaand, gehuwd of alleenstaande ouder.

In Luxemburg vind je een sterk systeem van werknemersvoordelen en verlof. Dit is een belangrijk onderdeel van de werkcultuur van het land. Het helpt je om geweldig talent aan te trekken en te behouden. De overheid stelt minimumnormen voor veel voordelen. Dit zorgt ervoor dat iedereen eerlijk wordt behandeld.

Wettelijk verlof

De wet in Luxemburg vereist dat werkgevers verschillende soorten betaald verlof bieden.

• Jaarlijks verlof Je moet werknemers minimaal 26 werkdagen betaald verlof per jaar geven. Om in aanmerking te komen voor vakantiedagen, moeten werknemers minimaal drie opeenvolgende maanden voor jou hebben gewerkt.
• Ziekteverlof Als een werknemer ziek is, kan hij tot 26 weken ziekteverlof opnemen. Je betaalt zijn volledige salaris voor de eerste 77 dagen. Daarna neemt het socialezekerheidsstelsel het over.
• Zwangerschapsverlof Zwangere werknemers krijgen 20 weken zwangerschapsverlof. Dit is verdeeld in acht weken vóór de uitgerekende datum en 12 weken erna. Sociale verzekering betaalt voor dit verlof.
• Vaderschapsverlof Vaders hebben recht op 10 dagen vaderschapsverlof. Ze moeten dit binnen twee maanden na de geboorte van het kind opnemen.
• Ouderschapsverlof Beide ouders kunnen ouderschapsverlof opnemen. De duur van dit verlof hangt af van hun arbeidsovereenkomst en uren. Het Kinderfonds biedt een toelage tijdens deze periode, niet de werkgever.
• Adoptieverlof Als een werknemer een kind onder de 12 jaar adopteert, heeft hij recht op 12 weken adoptieverlof.

Feestdagen & regionale feestdagen

Luxemburg kent elk jaar een aantal feestdagen.

Typische aanvullende voordelen

Veel bedrijven bieden extra voordelen om werknemers aan te trekken en te behouden. Hier is een overzicht van zowel verplichte als veel voorkomende optionele voordelen.

Hoe een EOR kan helpen bij het opzetten van voordelen

Het opzetten van werknemersvoordelen in een nieuw land kan complex zijn. Een Employer of Record (EOR) vereenvoudigt dit proces voor jou.

Een EOR begrijpt al de lokale wetten en gangbare praktijken in Luxemburg. Ze regelen de administratie van alle wettelijke voordelen. Dit zorgt ervoor dat je aan alle regelgeving voldoet.

Een EOR kan je ook adviseren over concurrerende aanvullende voordelen. Ze kunnen je helpen een voordelenpakket samen te stellen dat top talent in de lokale markt aantrekt. Dit bespaart je tijd en vermindert het risico. Je kunt je richten op je bedrijfsdoelstellingen terwijl de EOR de details van werknemersvoordelen beheert.

Laten we het proces van beëindiging en offboarding in Luxemburg doorlopen. Het is een gestructureerd proces met duidelijke regels voor zowel werkgevers als werknemers. Bij het beëindigen van een arbeidsovereenkomst moet u een schriftelijke beëindigingsbrief verstrekken. Deze brief moet duidelijk de reden voor de beëindiging vermelden. In Luxemburg heeft u een geldige reden voor ontslag nodig, die kan verband houden met het gedrag van de werknemer of om economische redenen.

Opzegtermijnen

Bij het beëindigen van een werknemer moet u hen een opzegtermijn geven. De duur van deze termijn hangt af van hoe lang de werknemer voor uw bedrijf heeft gewerkt.

Voor bedrijven met meer dan 150 werknemers moet u de werknemer uitnodigen voor een voorlopig gesprek voordat u ontslag neemt. Als uw bedrijf minder dan 150 werknemers heeft, kunt u de ontslagmelding rechtstreeks verstrekken.

Ontslagvergoeding

Werknemers in Luxemburg kunnen recht hebben op ontslagvergoeding. Dit hangt ook af van hun dienstjaren.

Als u niet de juiste opzegtermijn verstrekt, heeft de werknemer recht op compensatie.

Hoe Rivermate zorgt voor conforme exits

Het navigeren door werknemersexit in een ander land kan complex zijn. Wij maken het eenvoudig. Bij Rivermate regelen wij het volledige offboardingproces om te zorgen dat u voldoet aan alle arbeidswetten van Luxemburg.

• Documentatie: Wij bereiden en beheren alle benodigde beëindigingsdocumenten.
• Compliance: Ons team zorgt ervoor dat opzegtermijnen en ontslagvergoedingen voldoen aan de wettelijke vereisten.
• Eindloon: Wij verwerken het laatste salaris, inclusief eventuele openstaande salaris, voordelen en ontslagvergoeding.

Wij zorgen voor de details zodat u zich kunt richten op uw bedrijf. Ons proces garandeert een soepele en conforme exit voor zowel u als uw werknemer.

Navigeren door het proces van visa en werkvergunning in Luxemburg is een belangrijke stap bij het aannemen van talent van buiten de Europese Unie. Als u van plan bent om niet-EU onderdanen in dienst te nemen, moet u contact opnemen met het immigratiesysteem van het land. Het proces omvat meerdere stappen, te beginnen met een aanvraag voor een tijdelijke toestemming om te verblijven, gevolgd door een visumaanvraag indien nodig, en uiteindelijk een verblijfsvergunning bij aankomst.

Employment visas & sponsorship realities

Een Employer of Record (EOR) kan een praktische oplossing zijn voor het aannemen en sponsoren van buitenlandse werknemers in Luxemburg. Een EOR heeft een geregistreerde rechtspersoon in het land en kan werkvisa sponsoren voor uw werknemers. Dit is vaak de meest gebruikelijke weg voor bedrijven die fulltime buitenlands talent willen aannemen.

Echter, er zijn enkele realiteiten om rekening mee te houden:

• EOR Sponsoring: Een EOR kan werkvergunningen sponsoren, wat een noodzakelijke stap is voor het in dienst nemen van niet-EU onderdanen. Zij kunnen u helpen de complexiteit van het aanvraagproces te navigeren.
• Visa Quota: De mogelijkheid om een buitenlandse werknemer te sponsoren kan worden beïnvloed door visa-quota die het aantal beschikbare vergunningen kunnen beperken.
• Werkgever Verplichtingen: Als werkgever moet u of uw EOR een geldig arbeidsaanbod verstrekken en de noodzaak van het aannemen van een buitenlandse onderdaan rechtvaardigen. Dit houdt vaak in dat u moet aantonen dat er geen geschikte kandidaten binnen de EU zijn gevonden.

Hier zijn de gangbare visumtypes waarmee een EOR u doorgaans kan helpen:

Business travel compliance

Voor kortdurende bezoeken aan Luxemburg voor zakelijke doeleinden, moet u specifieke nalevingsregels volgen. Deze bezoeken betreffen over het algemeen activiteiten zoals vergaderingen, onderhandelingen of conferenties en worden gedekt door een kortverblijfvisum (Visa C) voor degenen die er een nodig hebben.

Belangrijke nalevingspunten voor zakenreizigers:

• Visumvereisten: Burgers van veel niet-EU landen hebben een Schengenvisum (Type C) nodig om Luxemburg voor zakelijke doeleinden te betreden.
• Verblijfsduur: Het kortverblijfvisum staat een maximale duur van 90 dagen binnen een periode van 180 dagen toe.
• Aankomstverklaring: Bij binnenkomst in Luxemburg moeten niet-EU burgers hun aankomst aangeven bij het lokale administratiekantoor van hun woonplaats binnen drie dagen.
• Vereiste documenten: Zakenreizigers moeten bereid zijn documenten te overleggen die het doel van hun bezoek bewijzen. Dit kan onder meer omvatten:
  • Een uitnodigingsbrief van een bedrijf in Luxemburg.
  • Bewijs van accommodatie, zoals een hotelreservering.
  • Bewijs van voldoende financiële middelen voor het verblijf.
  • Ziektekostenverzekering die geldig is voor het Schengengebied.