Employer of Record in Luxemburg

Een Employer of Record (EOR) in Luxemburg is een bedrijf dat wettelijk werknemers voor jou in dienst neemt. Dit stelt je in staat om een team op te bouwen in het land zonder een lokale entiteit op te zetten. De EOR verzorgt alle HR-taken zoals loonadministratie, belastingen, voordelen en naleving van de arbeidswetgeving in Luxemburg. Jij vindt het talent, en de EOR neemt ze officieel voor je in dienst. Rivermate is een Employer of Record provider die je kan helpen bij het aannemen in Luxemburg.

Hoe een Employer of Record (EOR) werkt in Luxemburg

Het gebruik van een EOR vereenvoudigt het aannemen in een nieuw land. Zo werkt het meestal:

1. Je vindt de kandidaat. Je verzorgt de werving en interviews om de juiste persoon voor je team te vinden.
2. De EOR stelt een lokaal contract op. De EOR maakt een arbeidsovereenkomst die voldoet aan alle arbeidsregels in Luxemburg.
3. De EOR onboort je nieuwe medewerker. Ze regelen het papierwerk en administratieve taken om je werknemer te laten starten.
4. Je beheert het dagelijkse werk van je medewerker. De medewerker maakt deel uit van je team. Je geeft leiding aan hun taken en projecten, net als bij elke andere werknemer.
5. De EOR verzorgt HR. De EOR beheert de loonadministratie, verwerkt belastingen en biedt voordelen volgens de lokale wetgeving.

Voordelen van het gebruik van een EOR voor hiring in Luxemburg

Het gebruik van een EOR geeft je een eenvoudige manier om je team in Luxemburg uit te breiden. Het bespaart je de tijd en kosten van het opzetten van een juridische entiteit in het land.

• Snel starten. Onboard nieuwe medewerkers snel zonder zelf een lokaal bedrijf op te richten.
• Naleving garanderen. Verminder juridische risico’s door de volledige naleving van Luxemburgs arbeidswetten en belastingregels door de EOR te laten verzorgen.
• Focus op je bedrijf. Je kunt je richten op je kernactiviteiten door HR- en nalevingszaken uit te besteden.
• Concurrerende voordelen bieden. Een EOR kan je helpen bij het aanbieden van voordelenpakketten die voldoen aan lokale normen en verwachtingen.

Het transparante prijsmodel van Rivermate elimineert complexiteit met een enkel, concurrerend maandelijks tarief per medewerker. In tegenstelling tot traditionele PEO-aanbieders omvat onze prijsstelling in Luxemburg uitgebreide HR-ondersteuning, arbeidsvoorwaardenbeheer, naleving van regelgeving en toegang tot ons eigen dashboard voor realtime personeelsanalyse. Geen verborgen kosten, geen opstartkosten — gewoon een duidelijke prijsstelling die meegroeit met uw bedrijfsbehoeften terwijl volledige wettelijke naleving in Luxemburg wordt gewaarborgd.

Werven in Luxemburg betekent toegang krijgen tot een divers en hooggekwalificeerd personeelsbestand. De sterke economie van het land, vooral in de financiële sector, trekt talent van over de hele wereld aan. Bijna de helft van de beroepsbevolking is internationaal. Dit creëert een meertalige en multiculturele zakelijke omgeving. Frans, Duits en Luxemburgs zijn de officiële talen, met Engels dat veel wordt gebruikt in het bedrijfsleven.

Arbeidsovereenkomsten & must-have clausules

Wanneer u een werknemer in Luxemburg aanneemt, moet u een schriftelijke arbeidsovereenkomst verstrekken. Dit moet uiterlijk op de eerste dag van de werknemer gebeuren. De twee hoofdtypen arbeidsovereenkomsten zijn:

• Onbepaalde tijd contract (CDI): Dit is het standaardcontract voor vaste banen.
• Bepaalde tijd contract (CDD): Dit contract is voor een specifieke periode en mag niet langer dan 24 maanden duren, inclusief verlengingen.

Uw arbeidsovereenkomsten moeten de volgende informatie bevatten:

• Namen en adressen van zowel de werkgever als de werknemer
• De startdatum van de werknemer
• De plaats van het werk
• De aard van de functie en een beschrijving van het werk
• De dagelijkse en wekelijkse werkuren van de werknemer
• Het basissalaris
• De duur van de betaalde jaarlijkse vakantie
• De opzegtermijn voor beëindiging
• De duur van de proeftijd, indien van toepassing

Proeftijd

Een proeftijd stelt u en de werknemer in staat te beoordelen of de baan geschikt is. Het moet in het schriftelijke contract worden vermeld om geldig te zijn. De minimale proeftijd is twee weken. De maximale duur hangt af van de kwalificaties en het salaris van de werknemer.

Tijdens de eerste twee weken van de proeftijd kunnen noch u noch de werknemer het contract zonder ernstige reden beëindigen. Na de eerste twee weken kan elke partij het contract beëindigen met een opzegtermijn. De lengte van de opzegtermijn hangt af van de duur van de proeftijd.

Werkuren & overwerk

Standaard werkuren in Luxemburg zijn 8 uur per dag en 40 uur per week. De maximale werktijd, inclusief overwerk, mag niet meer dan 10 uur per dag of 48 uur per week bedragen.

Elk werk dat buiten de standaarduren wordt gedaan, wordt beschouwd als overwerk. U moet werknemers compenseren voor overwerk op een van de volgende manieren:

• Betaalde vrije tijd: 1,5 uur betaalde vrije tijd voor elk uur overwerk.
• Extra betaling: Minimaal 140% van het reguliere uurtarief van de werknemer.

Openbare & regionale feestdagen

Luxemburg kent 11 officiële feestdagen. Als een feestdag in het weekend valt, moet u uw werknemers een extra vrije dag geven binnen de volgende drie maanden.

De feestdagen zijn:

• Nieuwjaarsdag (1 januari)
• Paasmaandag
• Dag van de Arbeid (1 mei)
• Europa-dag (9 mei)
• Hemelvaartsdag
• Pinkstermaandag
• Nationale feestdag (23 juni)
• Maria Hemelvaart (15 augustus)
• Allerheiligen (1 november)
• Kerstdag (25 december)
• Tweede Kerstdag (26 december)

Contractors in Luxemburg aannemen

Het inhuren van zelfstandige contractors in Luxemburg kan flexibiliteit bieden en toegang tot gespecialiseerde vaardigheden. Contractors vallen niet onder dezelfde arbeidswetgeving als werknemers. Dit betekent dat zij niet recht hebben op minimumloon, betaalde vakantie of bescherming tegen onrechtmatige ontslag.

Het is zeer belangrijk om werknemers correct te classificeren. Als een werknemer wordt behandeld als een werknemer maar wordt geclassificeerd als een contractor, kunt u ernstige boetes krijgen. Dit wordt misclassificatie genoemd. De autoriteiten in Luxemburg kijken naar hoeveel controle u heeft over de taken en planning van de werknemer. Als u een hoge mate van controle hebt, is de werknemer waarschijnlijk een werknemer.

Een Employer of Record (EOR) kan u helpen om risico's van misclassificatie te vermijden. Een EOR fungeert als de juridische werkgever voor uw werknemers in Luxemburg. Zij regelen alle juridische en administratieve taken, waaronder:

• Het opstellen van conforme arbeidsovereenkomsten
• Het beheren van loonadministratie en belastingen
• Zorgen voor naleving van de lokale arbeidswetgeving

Het gebruik van een EOR stelt u in staat talent in Luxemburg aan te nemen zonder een juridische entiteit in het land op te zetten. Dit bespaart u tijd en vermindert uw risico.

In Luxemburg omvat uw vergoeding meer dan alleen uw basissalaris. Het systeem is gebaseerd op een fundament van verplichte sociale zekerheidsbijdragen van zowel u als uw werkgever. Deze bijdragen financieren ziektekostenverzekering, pensioenen en andere sociale programma's. Uw uiteindelijke nettoloon is uw brutoloon minus deze bijdragen en inkomstenbelasting.

Loonbetalingscycli & loonstructuur

De meeste bedrijven in Luxemburg betalen werknemers eenmaal per maand. Deze betaling vindt meestal plaats op de laatste dag van de maand.

• Arbeidsovereenkomst: Uw brutoloon is het bedrag dat in uw arbeidsovereenkomst is overeengekomen.
• 13e maand: Het is gebruikelijk dat werkgevers een "13e maand" salaris betalen. Dit is een extra maandloon, meestal uitbetaald aan het einde van het jaar. Sommige werkgevers kunnen ook een extra halve maand uitbetalen.

Overwerk & minimumlonen

De standaard werkweek is 40 uur, gebaseerd op een dag van 8 uur.

• Overwerkvergoeding: Als u meer dan de standaard 40 uur werkt, moet uw werkgever u betalen voor de extra tijd. De overwerkvergoeding is doorgaans 150% van uw regulier salaris.
• Minimumloon: Luxemburg heeft een sociaal minimumloon dat varieert op basis van uw leeftijd en vaardigheidsniveau. Vanaf begin 2024 was het maandelijkse minimum voor gekwalificeerde werknemers ouder dan 18 jaar €3.085,11, terwijl het tarief voor ongeschoolde werknemers ouder dan 18 jaar €2.570,90 was. Tarieven worden aangepast voor jongere werknemers.

Werkgeversbelastingen en bijdragen

Uw werkgever betaalt verschillende sociale zekerheidsbijdragen namens u. Deze worden berekend op basis van uw brutoloon en worden niet van uw loon afgetrokken.

Werknemersbelastingen en inhoudingen

U draagt ook bij aan de sociale zekerheid uit uw brutoloon. Daarnaast betaalt u inkomstenbelasting.

Naast deze inhoudingen betaalt u inkomstenbelasting. Luxemburg hanteert een progressief belastingstelsel met 22 verschillende schijven, variërend van 0% tot 42%. Het bedrag aan belasting dat u betaalt, hangt af van uw totale inkomen en uw belastingklasse, die wordt bepaald door uw persoonlijke situatie, zoals alleenstaand, gehuwd of alleenstaande ouder.

In Luxemburg vind je een sterk systeem van werknemersvoordelen en verlof. Dit is een belangrijk onderdeel van de werkcultuur van het land. Het helpt je om geweldig talent aan te trekken en te behouden. De overheid stelt minimale normen voor veel voordelen. Dit zorgt ervoor dat iedereen eerlijk wordt behandeld.

Wettelijk verlof

De wet in Luxemburg vereist dat werkgevers verschillende soorten betaald verlof bieden.

• Jaarlijks verlof Je moet werknemers minimaal 26 werkdagen betaald verlof per jaar geven. Om in aanmerking te komen voor vakantiedagen, moeten werknemers minimaal drie opeenvolgende maanden voor jou hebben gewerkt.
• Ziekteverlof Als een werknemer ziek is, kan hij tot 26 weken ziekteverlof opnemen. Je betaalt zijn volledige salaris voor de eerste 77 dagen. Daarna neemt het socialezekerheidsstelsel het over.
• Zwangerschapsverlof Zwangere werknemers krijgen 20 weken zwangerschapsverlof. Dit wordt verdeeld in acht weken vóór de uitgerekende datum en 12 weken erna. Sociale verzekering betaalt voor dit verlof.
• Vaderschapsverlof Vaders hebben recht op 10 dagen vaderschapsverlof. Ze moeten dit binnen twee maanden na de geboorte van het kind opnemen.
• Ouderschapsverlof Beiden ouders kunnen ouderschapsverlof opnemen. De duur van dit verlof hangt af van hun arbeidsovereenkomst en uren. Het Kinderfonds biedt een toelage tijdens deze periode, niet de werkgever.
• Adoptieverlof Als een werknemer een kind onder de 12 jaar adopteert, heeft hij recht op 12 weken adoptieverlof.

Feestdagen & regionale feestdagen

Luxemburg heeft elk jaar een aantal feestdagen.

Typische aanvullende voordelen

Veel bedrijven bieden extra voordelen aan om werknemers aan te trekken en te behouden. Hier is een overzicht van zowel verplichte als veel voorkomende optionele voordelen.

Hoe een EOR kan helpen bij het opzetten van voordelen

Het opzetten van werknemersvoordelen in een nieuw land kan complex zijn. Een Employer of Record (EOR) vereenvoudigt dit proces voor jou.

Een EOR begrijpt al de lokale wetten en gangbare praktijken in Luxemburg. Ze regelen de administratie van alle wettelijke voordelen. Dit zorgt ervoor dat je aan alle regelgeving voldoet.

Een EOR kan je ook adviseren over concurrerende aanvullende voordelen. Ze kunnen je helpen een voordelenpakket samen te stellen dat top talent in de lokale markt aantrekt. Dit bespaart je tijd en vermindert het risico. Je kunt je richten op je bedrijfsdoelstellingen terwijl de EOR de details van werknemersvoordelen beheert.

Laten we het proces van beëindiging en offboarding in Luxemburg doorlopen. Het is een gestructureerd proces met duidelijke regels voor zowel werkgevers als werknemers. Bij het beëindigen van een arbeidsovereenkomst moet u een schriftelijke beëindigingsbrief verstrekken. Deze brief moet duidelijk de reden voor de beëindiging vermelden. In Luxemburg hebt u een geldige reden voor ontslag nodig, die kan verband houden met het gedrag van de werknemer of om economische redenen.

Opzegtermijnen

Bij het beëindigen van een werknemer moet u hen een opzegtermijn geven. De duur van deze termijn hangt af van hoe lang de werknemer voor uw bedrijf heeft gewerkt.

Voor bedrijven met meer dan 150 werknemers moet u de werknemer uitnodigen voor een voorlopig gesprek voordat u ontslag neemt. Als uw bedrijf minder dan 150 werknemers heeft, kunt u de ontslagmelding direct verstrekken.

Ontslagvergoeding

Werknemers in Luxemburg kunnen recht hebben op een ontslagvergoeding. Dit hangt ook af van hun dienstjaren.

Als u niet de juiste opzegtermijn verstrekt, heeft de werknemer recht op een vergoeding.

Hoe Rivermate compliant exits afhandelt

Het navigeren door werknemersuitgangen in een ander land kan complex zijn. Wij maken het eenvoudig. Bij Rivermate regelen wij het volledige offboardingproces om ervoor te zorgen dat u voldoet aan alle arbeidswetten van Luxemburg.

• Documentatie: Wij bereiden en beheren alle benodigde beëindigingsdocumenten.
• Compliance: Ons team zorgt ervoor dat opzegtermijnen en ontslagvergoedingen voldoen aan de wettelijke vereisten.
• Eindloon: Wij verwerken het laatste salaris, inclusief eventuele openstaande lonen, voordelen en ontslagvergoeding.

Wij zorgen voor de details zodat u zich kunt richten op uw bedrijf. Ons proces garandeert een soepele en conforme exit voor zowel u als uw werknemer.

Navigeren door het proces van visa en werkvergunning in Luxemburg is een belangrijke stap bij het aannemen van talent van buiten de Europese Unie. Als u van plan bent om niet-EU onderdanen in dienst te nemen, moet u contact opnemen met het immigratiesysteem van het land. Het proces omvat meerdere stappen, te beginnen met een aanvraag voor een tijdelijke verblijfsvergunning, gevolgd door een visumaanvraag indien nodig, en uiteindelijk een verblijfsvergunning bij aankomst.

Employment visas & sponsorship realities

Een Employer of Record (EOR) kan een praktische oplossing zijn voor het aannemen en sponsoren van buitenlandse werknemers in Luxemburg. Een EOR heeft een geregistreerde rechtspersoon in het land en kan werkvisa sponsoren voor uw werknemers. Dit is vaak de meest gebruikelijke weg voor bedrijven die fulltime buitenlands talent willen aannemen.

Echter, er zijn enkele realiteiten om rekening mee te houden:

• EOR Sponsoring: Een EOR kan werkvergunningen sponsoren, wat een noodzakelijke stap is voor het in dienst nemen van niet-EU onderdanen. Zij kunnen u helpen de complexiteit van het aanvraagproces te navigeren.
• Visa Quota: De mogelijkheid om een buitenlandse werknemer te sponsoren kan worden beïnvloed door visa-quota die het aantal beschikbare vergunningen kunnen beperken.
• Werkgever Verplichtingen: Als werkgever moet u of uw EOR een geldig arbeidsaanbod verstrekken en de noodzaak van het aannemen van een buitenlandse onderdaan rechtvaardigen. Dit houdt vaak in dat u moet aantonen dat er geen geschikte kandidaten binnen de EU zijn gevonden.

Hier zijn de gangbare visumtypes waarmee een EOR u doorgaans kan helpen:

Business travel compliance

Voor kortdurende bezoeken aan Luxemburg voor zakelijke doeleinden, moet u specifieke nalevingsregels volgen. Deze bezoeken betreffen over het algemeen activiteiten zoals vergaderingen, onderhandelingen of conferenties en worden gedekt door een kortverblijfvisum (Visa C) voor degenen die er een nodig hebben.

Belangrijke nalevingspunten voor zakenreizigers:

• Visumvereisten: Burgers van veel niet-EU landen hebben een Schengenvisum (Type C) nodig om Luxemburg binnen te komen voor zakelijke doeleinden.
• Verblijfsduur: Het kortverblijfvisum staat een maximale duur van 90 dagen binnen een periode van 180 dagen toe.
• Aankomstverklaring: Bij binnenkomst in Luxemburg moeten niet-EU burgers hun aankomst aangeven bij het lokale administratiekantoor van hun woonplaats binnen drie dagen.
• Vereiste documenten: Zakenreizigers moeten bereid zijn documenten te tonen die het doel van hun bezoek aantonen. Dit kan onder meer omvatten:
  • Een uitnodigingsbrief van een bedrijf in Luxemburg.
  • Bewijs van accommodatie, zoals een hotelreservering.
  • Bewijs van voldoende financiële middelen voor het verblijf.
  • Ziektekostenverzekering die geldig is voor het Schengengebied.