Employer of Record in Kazachstan

Het uitbreiden van activiteiten naar Kazachstan in 2025 biedt unieke kansen, maar vereist ook een duidelijk begrip van de arbeidsregels van het land. Buitenlandse bedrijven die lokaal talent willen aannemen, hebben over het algemeen een paar hoofdwegen om te overwegen, elk met hun eigen niveau van administratieve complexiteit en juridische verantwoordelijkheid. Het navigeren door de nuances van lokale arbeidswetten, sociale bijdragen en loonadministratie is cruciaal voor een conforme en succesvolle markttoetreding.

Hier zijn de belangrijkste opties voor het aannemen van werknemers in Kazachstan:

• Het oprichten van een lokale juridische entiteit, wat aanzienlijke opstartkosten, tijd en voortdurende administratieve lasten met zich meebrengt voor het beheren van loonadministratie, belastingen en HR-functies.
• Het inschakelen van een Employer of Record (EOR), zoals Rivermate, dat alle juridische en HR-verantwoordelijkheden voor uw werknemers in Kazachstan afhandelt, zodat u zich volledig kunt richten op hun dagelijkse werkzaamheden.
• Het aannemen van personen als zelfstandige contractors, een flexibele optie die werkgeversverplichtingen vermijdt maar gepaard gaat met specifieke risico’s omtrent worker misclassification als de arbeidsrelatie op een arbeidsovereenkomst lijkt.

Hoe een EOR werkt in Kazachstan

Een Employer of Record service in Kazachstan fungeert als de juridische werkgever voor uw personeel, waarbij alle verantwoordelijkheden en aansprakelijkheden die gepaard gaan met lokale tewerkstelling worden overgenomen, terwijl u de volledige controle behoudt over het dagelijkse management en de taken. Deze aanpak vereenvoudigt de wereldwijde uitbreiding aanzienlijk.

• Loonadministratie en belastinginhouding: Zorgen voor nauwkeurige en tijdige salarisbetalingen, samen met de juiste berekening en afdracht van alle verplichte sociale bijdragen en inkomstenbelastingen aan de Kazakse autoriteiten.
• Naleving van lokale arbeidswetten: Voldoen aan alle aspecten van het Arbeidswetboek van de Republiek Kazachstan, inclusief arbeidsovereenkomsten, werkuren, verlofrechten en beëindigingsprocedures.
• Beheer van werknemersvoordelen: Het beheren en administreren van wettelijke voordelen zoals sociale verzekeringen, pensioenbijdragen en eventuele aanvullende voordelen voor werknemers.
• Onboarding- en offboarding-processen: Het afhandelen van alle benodigde documenten en procedures voor nieuwe medewerkers en het beheren van conforme beëindigingsprocessen, indien nodig.
• Beheer van arbeidsovereenkomsten: Het opstellen en onderhouden van juridisch conforme arbeidsovereenkomsten in overeenstemming met Kazakse regelgeving.

Voordelen van het gebruik van een EOR in Kazachstan

Voor bedrijven die de Kazakse markt willen betreden of hun team willen uitbreiden zonder de complexiteit van het oprichten van een lokale entiteit, biedt een EOR aanzienlijke voordelen:

• Snelle markttoetreding: Snel werknemers aannemen in Kazachstan zonder de vertragingen en kosten die gepaard gaan met het opzetten van een dochteronderneming.
• Verminderde compliance risico’s: De risico’s op niet-naleving van complexe Kazakse arbeids-, loon- en belastingwetten worden door de EOR gedragen.
• Geen noodzaak voor een lokale entiteit: Legaal opereren in Kazachstan zonder de aanzienlijke investering en voortdurende administratieve last van een geregistreerd lokaal bedrijf.
• Toegang tot lokale expertise: Profiteren van de diepgaande kennis van de EOR over Kazachs juridisch en HR-landschap.
• Gestroomlijnde HR en loonadministratie: HR- en loonfuncties onderbrengen bij één ervaren provider, waardoor interne middelen vrijkomen.

Het transparante prijsmodel van Rivermate elimineert complexiteit met een enkel, concurrerend maandelijks tarief per werknemer. In tegenstelling tot traditionele PEO-aanbieders, omvat onze prijs in Kazachstan uitgebreide HR-ondersteuning, benefits administratie, compliance management en toegang tot ons eigen dashboard voor realtime workforce analytics. Geen verborgen kosten, geen opstartkosten—gewoon een eenvoudige prijsstelling die meegroeit met de behoeften van uw bedrijf en volledige wettelijke naleving in Kazachstan garandeert.

Werkgevers in Kazachstan moeten voldoen aan diverse sociale zekerheids- en loonbelastingverplichtingen, waaronder het betalen van een sociaal belasting van 9,5% over loonfonds, het inhouden van 10% verplichte pensioenbijdragen (MPC), en het bijdragen van 3% aan de Verplichte Sociale Gezondheidsverzekering (MSHI). Daarnaast houden zij 2% in op de salarissen van werknemers voor sociale gezondheidsverzekering. Deze bijdragen financieren sociale zekerheid, gezondheidszorg en pensioenregelingen.

Voor inkomstenbelasting zijn werkgevers verantwoordelijk voor het inhouden van een vast bedrag van 10% inkomstenbelasting (IIT) op de salarissen van werknemers en het indienen van maandelijkse en jaarlijkse rapportages. Werknemers profiteren van aftrekposten zoals MPC, vrijwillige pensioenbijdragen, medische kosten, hypotheekrente en een standaard aftrek op basis van minimumlonen.

Belangrijke deadlines voor naleving zijn onder andere:

De belastingbehandeling van buitenlandse werknemers hangt af van de residentiestatus (meer dan 183 dagen in Kazachstan verblijven), met mogelijke voordelen uit belastingverdragen. Buitenlandse bedrijven moeten rekening houden met regels omtrent vaste inrichting en btw-registratie indien van toepassing.

Het salarislandschap in Kazachstan in 2025 weerspiegelt economische groei en sector-specifieke variaties. Belangrijke industrieën zoals olie en gas, financiën en technologie bieden jaarlijkse salarissen variërend van ongeveer 7 miljoen tot 15 miljoen KZT (USD 15.500–33.000), met instapniveaus die beginnen rond 2,5 miljoen KZT en seniorposities die meer dan 12 miljoen KZT bedragen. Salarisverhogingen worden voorspeld op 5-8%, beïnvloed door de vraag naar gekwalificeerd personeel, inflatie en overheidsbeleid.

Werkgevers moeten voldoen aan het wettelijke minimumloon van 85.000 KZT/maand (USD 185), met verplichte inhoudingen waaronder 10% inkomstenbelasting, 10% pensioenbijdragen en sociale ziektekostenverzekering. Vergoedingspakketten omvatten vaak bonussen (prestatie-, feestdagen-, jaarlijkse), toelagen (huisvesting, vervoer, maaltijden) en particuliere ziektekostenverzekering. Betalingen worden voornamelijk via bankoverschrijving gedaan op maandelijkse basis, met rapportageverplichtingen aan de belastingautoriteiten.

De Kazachse arbeidswetgeving vereist minimaal 24 kalenderdagen betaald jaarlijks verlof voor alle werknemers, dat volledig kan worden opgenomen of verdeeld, met minstens 14 dagen in één periode. Werkgevers moeten zorgen voor tijdige betaling, minstens drie dagen voordat het verlof begint, en niet-gebruikte verlofdagen kunnen over het algemeen worden meegenomen voor maximaal twee jaar. Nationale feestdagen in 2025 omvatten Nieuwjaar, Internationale Vrouwendag, Nauryz, Overwinningsdag en andere, waarvan sommige op weekends vallen, wat leidt tot vervangende vrije dagen.

Werknemers hebben recht op ziekteverlof na het overleggen van een doktersverklaring, waarbij de eerste dagen door de werkgever worden betaald voor maximaal drie dagen en de daaropvolgende betalingen worden gedaan uit het Social Insurance Fund, meestal op 60-80% van het salaris. Zwangerschapsverlof duurt ongeveer 126 dagen (70 prenataal, 56 postnataal), volledig betaald via sociale verzekering, met mogelijke verlengingen voor complicaties bij de bevalling. Vaders hebben onbetaald vaderschapsverlof, terwijl kinderopvangverlof tot de leeftijd van drie jaar onbetaald is maar wel job-beveiligd. Adoptieverlof weerspiegelt de voorwaarden van zwangerschapsverlof.

De arbeidswetten van Kazachstan vereisen verschillende werknemersvoordelen, waaronder sociale verzekering, pensioenbijdragen, ziektekostenverzekering, betaald jaarlijks verlof (minimaal 24 dagen), feestdagen, ziekteverlof, zwangerschapsverlof en kinderopvangverlof. Werkgevers zijn verantwoordelijk voor bijdragen aan het State Social Insurance Fund (SSIF) en Mandatory Social Health Insurance (MSHI), waarmee sociale zekerheid en toegang tot gezondheidszorg voor werknemers worden gewaarborgd. Naleving van deze wettelijke voordelen is essentieel, waarbij werkgevers verplicht zijn om nauwkeurige administratie bij te houden en tijdig betalingen te verrichten.

Naast verplichte voordelen verbeteren veel werkgevers pakketten met aanvullende ziektekostenverzekering, extra pensioenbijdragen, levens- en invaliditeitsverzekeringen, vergoedingen (voor vervoer, maaltijden, mobiele telefoons) en welzijnsprogramma's. Het gezondheidssysteem combineert publieke en private aanbieders, waarbij private verzekering steeds meer wordt gewaardeerd door werknemers. Het pensioensysteem omvat verplichte bijdragen beheerd door de UAPF, met vrijwillige bijdragen die door sommige werkgevers worden aangeboden, en de pensioenleeftijden stijgen geleidelijk naar 63 voor mannen en 61 voor vrouwen in 2025.

Arbeidsovereenkomsten in Kazachstan worden gereguleerd door het Arbeidswetboek, dat vereist dat contracten duidelijk de rechten, verantwoordelijkheden en arbeidsvoorwaarden definiëren. Werkgevers moeten verplichte clausules opnemen zoals functiebeschrijving, startdatum, werkplek, salaris, werktijden, verlofrechten, sociale verzekering en beëindigingsvoorwaarden. Niet-naleving kan leiden tot juridische sancties, waardoor zorgvuldig opstellen essentieel is.

Kazachstan erkent twee hoofdtypen contracten: vast termijn (tot vijf jaar, hernieuwbaar of converteerbaar) en onbepaalde termijn (doorlopend tot beëindiging). Proeftijd is beperkt tot drie maanden, verlengbaar tot zes maanden voor senior functies, waarbij de werkgever tijdens deze periode kan beëindigen met minimaal drie dagen opzegtermijn. Vertrouwelijkheid en niet-concurrentieclausules komen vaak voor; de afdwingbaarheid hangt af van redelijkheid, met gebruikelijke niet-concurrentieperiodes variërend van zes maanden tot een jaar.

Wijzigingen in arbeidsovereenkomsten vereisen wederzijdse instemming en moeten worden gedocumenteerd. Beëindiging kan plaatsvinden door wederzijds akkoord, verloop, ontslag of door werkgever geïnitieerde redenen zoals overbodigheid of wangedrag, met strikte naleving van procedures inclusief schriftelijke kennisgevingen en mogelijke ontslagvergoedingen.

Thuiswerken in Kazachstan wordt steeds meer omarmd door bedrijven die flexibiliteit zoeken, terwijl juridische en praktische overwegingen zich ontwikkelen. Werkgevers moeten duidelijke remote work-clausules opnemen in arbeidscontracten, gegevensbeveiliging aanpakken, zorgen voor juridische naleving en de benodigde apparatuur en ondersteuning bieden. Werknemers hebben het recht om remote arrangements aan te vragen, vooral om redenen van zorgtaken of gezondheid, en werkgevers zijn verantwoordelijk voor het handhaven van een veilige thuiswerkomgeving.

Belangrijke flexibele werkopties zijn onder meer fulltime remote, hybride, gecomprimeerde werkweken, flextijd en job sharing. Gegevensbescherming is cruciaal en vereist beleid over beveiliging, encryptie, veilige netwerktoegang en privacy-naleving. Apparatuur- en onkostenvergoedingsbeleid moeten bepalingen bevatten voor apparaten, internet en thuiswerkplek, met duidelijke documentatie. Een sterke technologische infrastructuur—betrouwbare communicatiehulpmiddelen, cloudservices, IT-ondersteuning en cybersecurity—is essentieel voor effectief thuiswerken.

De arbeidswetten van Kazachstan specificeren duidelijke procedures voor beëindiging van het dienstverband, met de nadruk op naleving om juridische geschillen te voorkomen. Opzegtermijnen variëren per type contract: minimaal één maand voor onbepaalde tijd contracten, minimaal één week voor bepaalde tijd contracten (of zoals gespecificeerd), en drie dagen tijdens de proeftijd. Ontslagvergoeding is verplicht in gevallen zoals ontslag door werkgever, vermindering van het personeelsbestand, of ontslag wegens gezondheidsredenen, ter waarde van minimaal één maand gemiddeld salaris. Ontslagvergoeding is niet vereist als de werknemer schuld heeft.

Belangrijke gronden voor beëindiging zijn onder andere prestatieproblemen, overtredingen van regelgeving, wangedrag, of gezondheidsproblemen die het werk verhinderen. Ontslag met redenen vereist gedocumenteerd bewijs, terwijl ontslag zonder redenen procedures omvat zoals kennisgeving, overleg en het aanbieden van passende overplaatsingen. Werknemers zijn beschermd tegen onrechtmatig ontslag, met rechten op bezwaar, mogelijke herplaatsing en compensatie, vooral voor kwetsbare groepen zoals zwangere vrouwen of werknemers met een handicap.

Kazachstan past steeds meer flexibele werkregelingen toe, waarbij veel professionals kiezen voor freelance of zelfstandige contractorrollen. Deze trend wordt beïnvloed door wereldwijde praktijken van remote werken, de wens naar autonomie en de behoefte van bedrijven aan gespecialiseerde vaardigheden zonder de kosten van traditioneel werkgeverschap. Voor bedrijven is het begrijpen van het juridische kader voor het inzetten van Contractors essentieel om risico's op misclassificatie en boetes te voorkomen. Belangrijke onderscheidingen tussen werknemers en contractors in Kazachstan omvatten controle, integratie, financiële afhankelijkheid, aard van de relatie en contractuele voorwaarden. Misclassificatie kan leiden tot aansprakelijkheden zoals achterstallige belastingen en juridische claims.

Overeenkomsten met zelfstandige contractor in Kazachstan worden geregeld door het Burgerlijk Wetboek en moeten duidelijk de reikwijdte van het werk, opleveringen, betalingsvoorwaarden en andere essentiële clausules definiëren. Intellectuele eigendomsrechten behoren doorgaans toe aan de contractor, tenzij expliciet toegewezen aan de klant in het contract. Contractors moeten hun eigen belastingen en sociale bijdragen beheren, vaak door zich te registreren als Individual Entrepreneurs (IEs) en te kiezen voor vereenvoudigde belastingregimes. Zij zijn verantwoordelijk voor hun verzekering, terwijl klantbedrijven doorgaans geen dekking bieden. Veelvoorkomende sectoren die contractors gebruiken, zijn IT, creatieve diensten, consulting, onderwijs, gezondheidszorg, bouw en olie en gas, waardoor bedrijven flexibel toegang krijgen tot expertise.

Kazachstan biedt verschillende visa voor buitenlandse werknemers, waarbij de Work Visa (Categorie M) de belangrijkste optie voor werkgelegenheid is, geldig tot 3 jaar en verlengbaar. Andere gangbare visa zijn onder meer de Business Visa (tot 90 dagen), Investor Visa (tot 5 jaar), en Family Reunification Visa, waarmee gezinsleden kunnen aansluiten bij buitenlandse werknemers onder vergelijkbare geldigheidsperiodes.

Het proces voor de work permit vereist dat werkgevers een quota verkrijgen van het Ministry of Labor, gevolgd door het indienen van een aanvraag met documenten zoals een paspoort, onderwijsbewijzen, arbeidscontract, medische en strafrechtelijke verklaringen, en betalingsbewijs. De verwerkingstijden bedragen doorgaans 15-30 werkdagen voor permits en 5-10 dagen voor visa, met kosten variërend van $200 tot $800. Buitenlandse nationaliteiten moeten voldoen aan kwalificatie-, gezondheids- en veiligheidscriteria om in aanmerking te komen.

Langdurige bewoners (na vijf jaar legaal verblijf en werk) kunnen een aanvraag indienen voor permanent residency, die de meeste rechten verleent behalve stemmen en openbare functies. Afhankelijken, inclusief echtgenoten en kinderen, kunnen visa verkrijgen door relevante documenten en bewijs van ondersteuning te overleggen. Zowel werkgevers als werknemers moeten voldoen aan compliance-verplichtingen, zoals het behouden van geldige permits, het melden van wijzigingen, en het naleven van immigratiewetten, waarbij niet-naleving kan leiden tot boetes, uitzetting of verboden.