Werkvergunningen en visa in Indonesië

Navigeren door Indonesische Werkvergunningen & Visa's voor werkgevers en verhuizende professionals

Indonesië is uitgegroeid tot een topbestemming voor internationaal talent, en staat hoog aangeschreven als voorkeursland voor expats. Voor werkgevers die buitenlandse werknemers aannemen of verhuizen naar Indonesië, en voor professionals met een baanaanbod of bedrijfsponsor, is het begrijpen van het werkvergunning- en visaproces cruciaal. De Indonesische overheid handhaaft strikte immigratieregels; buitenlanders kunnen niet werken op een toeristenvisum, en niet-naleving kan leiden tot hoge boetes of zelfs gevangenisstraf. Deze gids legt Indonesië’s werkvergunningen en visa in detail uit, met duidelijke secties voor gemakkelijke navigatie. Ze is afgestemd op werkgevers die wereldwijde talentbewegingen beheren en op verhuisde professionals in Indonesië die compliant moeten blijven. We behandelen de soorten visa, geschiktheidsvereisten, aanvraagstappen en tips voor soepele, legale aanwervingen.

Waarom immigratiecompliance belangrijk is voor werkgevers in Indonesië

Als je buitenlandse werknemers naar Indonesië brengt, is naleving van immigratie- en arbeidswetten niet onderhandelbaar. Indonesië handhaaft zijn werkvergunningregelingen streng. Buitenlanders die zonder de juiste werkvisum of vergunning werken, kunnen boetes tot IDR 500 miljoen en vijf jaar gevangenisstraf krijgen, terwijl het overschrijden van de visumduur boetes van IDR 1 miljoen per dag met zich meebrengt. Werkgevers die de werkvergunningregels overtreden, riskeren boetes van IDR 36 miljoen. Duidelijk, de inzet is hoog voor zowel de werknemer als het bedrijf.

Deze strenge maatregelen weerspiegelen Indonesië’s doel om lokale banen te beschermen en te zorgen dat buitenlandse werknemers aan de wettelijke vereisten voldoen. Een werkvergunningensysteem integreert buitenlandse werknemers ook in Indonesië’s arbeidskader, inclusief inschrijving in de nationale sociale zekerheid en naleving van lokale arbeidsnormen. Voor werkgevers betekent dit dat je de juiste visa moet sponsoren, alle procedures moet volgen en documentatie op orde moet houden. Het niet doen kan leiden tot juridische problemen, projectvertragingen en reputatieschade.

De kernboodschap voor werkgevers: probeer geen shortcuts of “workarounds” bij Indonesische visa’s. Volg het officiële proces of werk samen met experts. Gezien de complexiteit en de gevolgen besluiten veel bedrijven om “werkvergunningvertragingen te voorkomen met een EOR.” Een Employer of Record (EOR) kan lokale compliance namens jou regelen. Laten we eerst begrijpen wie een werkvergunning nodig heeft en welke visumopties er bestaan.

Wie heeft een werkvergunning nodig in Indonesië?

In Indonesië moet elke buitenlandse nationaliteit die werkt of in dienst treedt, beschikken over de juiste werkvergunning. Deze vereiste geldt voor alle sectoren en functietypes. Met andere woorden, als iemand geen Indonesische burger is en werkzaamheden verricht (gedefinieerd als inkomsten genereren of in Indonesië in dienst zijn), moet hij door het werkvisum- en vergunningproces. Er zijn geen uitzonderingen voor kortdurend werk of deeltijdfuncties—alle niet-burgers moeten een geldige werkvisum/vergunning hebben om in Indonesië te werken.

Zakenbezoekers naar Indonesië: Ken je limieten

Buitenlanders die naar Indonesië komen voor zakelijke bijeenkomsten, conferenties, trainingen of andere niet-werkgerelateerde activiteiten, kunnen een zakelijk visum gebruiken voor toegang, en hebben geen werkvergunning nodig zolang ze niet formeel lokaal in dienst zijn. Indonesië biedt een enkelvoudig binnenkomend Business Visa (B211) voor activiteiten zoals conferenties of het verkennen van zakelijke kansen voor maximaal 60 dagen. Echter, geen daadwerkelijke productieve werkzaamheden of inkomsten genererende arbeid is toegestaan op een zakelijk visum. Werkgevers moeten oppassen dat personeel geen reguliere taken onder een zakelijk visum uitvoert, omdat dit de regelgeving zou schenden.

Voor tijdelijke projecten, als een buitenlandse werknemer slechts voor een korte opdracht komt (bijvoorbeeld enkele weken kennisoverdracht of apparatuurinstallatie), kan een zakelijk of kortverblijfvisum volstaan, maar bij twijfel is het verkrijgen van een werkvergunning aan te raden. Indonesië staat niet toe dat buitenlanders werken op toeristenvisa onder welke omstandigheden dan ook. Classificeer het bezoek altijd correct—werken, zelfs kortdurend, zonder werkvergunning kan leiden tot boetes.

Kort samengevat: Elke buitenlander die salaris ontvangt of werkzaamheden verricht in Indonesië, heeft een werkvergunning nodig. De enige uitzonderingen zijn degenen met een zakelijk visum voor strikt niet-arbeidsgerelateerde activiteiten of de nieuwe klasse van remote workers (besproken later) die in het buitenland in dienst blijven en niet de lokale arbeidsmarkt betreden. Vervolgens bekijken we de soorten visa en vergunningen die relevant zijn voor het in dienst nemen van buitenlanders in Indonesië.

Belangrijke Indonesische werkvisumtypes voor verhuizende professionals

Het Indonesische immigratiesysteem kan verwarrend lijken omdat meerdere documenten betrokken zijn bij het aannemen van een buitenlandse werknemer. Voor werkgevers en verhuisde professionals zijn de belangrijkste visa- en vergunningtypes:

Expatriate Placement Plan (RPTKA): je eerste stap in Indonesië

Dit is niet echt een visum, maar een verplichte werktoestemming. De RPTKA (Rencana Penempatan Tenaga Kerja Asing) is een goedkeuring van het Ministerie van Arbeid die een bedrijf machtigt een buitenlandse werknemer in een specifieke rol aan te nemen. Een RPTKA moet worden verkregen voordat een werkvisum kan worden uitgegeven. Het schetst waarom een buitenlandse werknemer nodig is en bevestigt dat de functie voor buitenlanders is toegestaan.

Tijdelijk Verblijfsvisum (VITAS): Toegang tot Indonesië voor werk

Dit is het toegangsvisum voor een buitenlandse werknemer. Zodra een RPTKA is goedgekeurd, krijgt het bedrijf een visumgoedkeuringsbrief (vaak een telex genoemd) en kan de buitenlandse werknemer een VITAS aanvragen bij een Indonesische ambassade/consulaat. De VITAS (Visa Izin Tinggal Terbatas) wordt meestal uitgegeven onder index C312 voor werkdoeleinden (professionele werknemers) en geeft de houder toestemming om Indonesië binnen te komen om te werken. In essentie is de VITAS een beperkt verblijfvisum gekoppeld aan werk.

Beperkt Verblijfsvergunning (KITAS/ITAS): je Indonesische verblijfsvergunning

Na aankomst in Indonesië met een VITAS moet de buitenlandse nationaliteit deze omzetten in een KITAS (Kartu Izin Tinggal Terbatas), ook bekend als ITAS (Izin Tinggal Terbatas). De KITAS is de tijdelijke verblijfsvergunning die de persoon toestaat te wonen en werken in Indonesië voor een bepaalde periode. Deze is meestal geldig voor 6 tot 12 maanden (soms tot 2 jaar voor bepaalde functies of investeerders). De KITAS is een fysieke kaart die dient als bewijs van de beperkte verblijfsvergunning. Belangrijk: een door een Indonesisch bedrijf gesponsorde KITAS geeft toestemming om te werken in de goedgekeurde functie.

Werkvergunning (IMTA of Notification): Officiële werktoestemming in Indonesië

In de praktijk gaf Indonesië vroeger een document uit genaamd IMTA (Izin Mempekerjakan Tenaga Kerja Asing)—de officiële werkvergunning. De procedure is recentelijk online geïntegreerd, maar werkgevers verwijzen nog vaak naar “het verkrijgen van de IMTA” als de stap waarbij het Ministerie van Arbeid toestemming verleent om de buitenlander te laten werken, na goedkeuring van de RPTKA. Dit is effectief de uitgifte van de werkvergunning, nu vaak via een online systeem na goedkeuring van de RPTKA.

Zakelijk Visum voor Indonesië (voor niet-arbeidsdoeleinden)

Zoals vermeld, is een Zakelijk Visum (B211) beschikbaar voor kortdurende bezoeken (tot 60 dagen, verlengbaar) voor niet-werkgerelateerde doeleinden. Werkgevers kunnen dit gebruiken als bijvoorbeeld een buitenlandse partner of werknemer van een buitenlandse entiteit Indonesië bezoekt voor vergaderingen of trainingen. Het staat geen indiensttreding in Indonesië toe. Geen lokaal salaris of formele werkzaamheden mogen plaatsvinden onder dit visum.

Digital Nomad Visum (Remote Worker KITAS) voor Indonesië

In 2024 introduceerde Indonesië een “Remote Worker Visum” (visumcode E-33). Vaak aangeduid als het Digital Nomad Visum, het stelt buitenlandse remote professionals in staat om tot 1 jaar in Indonesië (bijvoorbeeld Bali) te wonen terwijl ze op afstand werken voor een buitenlands bedrijf of hun eigen bedrijf in het buitenland. Opmerkelijk is dat deze E33 “remote worker KITAS” bewijs vereist van buitenlandse tewerkstelling en een relatief hoog inkomen (bijvoorbeeld minimaal USD 60.000 per jaar). Het laat de persoon in Indonesië verblijven en werken voor hun buitenlandse werkgever, maar staat niet toe dat ze lokaal Indonesisch werk aannemen of deelnemen aan lokale zakelijke activiteiten. Voor werkgevers met een remote werkbeleid kan dit een manier zijn voor een werknemer om tijdelijk in Indonesië te wonen zonder dat het bedrijf een lokale entiteit opricht.

Permanente Verblijfsvergunning (KITAP) in Indonesië

Buitenlandse werknemers die langdurig in Indonesië verblijven, kunnen in aanmerking komen voor permanente verblijfsstatus. Een KITAP (Kartu Izin Tinggal Tetap) is een permanente verblijfsvergunning. Deze is alleen beschikbaar nadat men minimaal drie opeenvolgende jaren een KITAS (tijdelijk verblijf) heeft gehad, en meestal met sponsoring (door een werkgever of Indonesische echtgenoot). Werkgevers zullen doorgaans niet meteen met een KITAP werken, maar als een gewaardeerde buitenlandse werknemer langdurig in Indonesië blijft, kan de KITAP een optie zijn om een 5-jarige permanente verblijfsstatus te verkrijgen.

Kort samengevat: voor de meeste aanwervingsscenario’s zijn de essentiële stappen RPTKA → VITAS → KITAS, met de onderliggende werkvergunning/IMTA daartussen. Zakelijke visa zijn voor korte bezoeken zonder werk, en het nieuwe remote worker visum is een speciale categorie voor buitenlandse werknemers. In de volgende secties bekijken we wat nodig is om in aanmerking te komen voor een werkvergunning en doorlopen we het aanvraagproces stap voor stap.

Vereisten voor een Indonesische werkvergunning: criteria voor werkgever en werknemer

Het verkrijgen van een werkvergunning in Indonesië vereist het voldoen aan diverse criteria voor zowel de werkgever (sponsoringbedrijf) als de buitenlandse werknemer. Het proces is ontworpen om te verzekeren dat alleen gekwalificeerde professionals worden aangenomen voor functies die echt buitenlandse expertise vereisen, en dat Indonesische arbeidsregels (zoals het trainen van lokale werknemers) worden nageleefd. Hier worden de belangrijkste geschiktheidscriteria en benodigde documenten opgesomd.

Vereisten en verantwoordelijkheden van de werkgever voor aanwerving in Indonesië

Elk bedrijf in Indonesië dat een buitenlandse werknemer wil sponsoren, moet correct zijn opgericht en aan bepaalde voorwaarden voldoen:

• Juridische entiteit & kapitaal: De sponsoren werkgever moet een wettelijk geregistreerde entiteit in Indonesië zijn (zoals een PT of PT PMA) met voldoende kapitaal. Bijvoorbeeld, bedrijven moeten doorgaans een minimum gestort kapitaal van IDR 1 miljard (ongeveer USD 70.000) aantonen voordat ze buitenlanders mogen aannemen. De oprichtingsakte en ministeriële goedkeuringen zijn vereist bij de werkvergunningaanvraag.
• Toegestane functies: De functie die wordt aangeboden aan de buitenlandse werknemer moet openstaan voor buitenlanders volgens Indonesische regelgeving. Sommige functies, vaak in HR, juridisch of andere gespecialiseerde velden, zijn gereserveerd voor Indonesische burgers. De RPTKA-procedure beoordeelt of de functie toegestaan is voor een buitenlandse werknemer. Over het algemeen worden “experts” of hooggekwalificeerde functies geprefereerd, terwijl instapfuncties niet aan expats mogen worden gegeven.
• Eén lokale tegenhanger: Indonesisch beleid vereist kennisoverdracht. Voor elke buitenlandse aanwerving moet het bedrijf een Indonesische werknemer aanwijzen als tegenhanger/onderwijzer. Minimaal één lokale werknemer “schaduw” laten lopen of trainen voor elke buitenlandse werknemer is verplicht, en een opleidings- of onderwijsplan voor de Indonesische tegenhanger moet worden ingediend bij de RPTKA.
• Verhouding werknemer en bedrijfsgrootte: Zeer kleine bedrijven mogen doorgaans geen expats aannemen. Middelgrote bedrijven kunnen worden beperkt (bijvoorbeeld max 2 buitenlandse werknemers), en grotere ondernemingen mogen meer aannemen, mits ze een ratio van 1 buitenlander : 1 lokaal werknemer handhaven. Als een Indonesiër de functie kan vervullen, kan de overheid de werkvergunningaanvraag weigeren.
• Overheidsaanbevelingen: Afhankelijk van de sector kan de werkgever extra goedkeuring nodig hebben. Bijvoorbeeld, bedrijven in sectoren zoals onderwijs, olie en gas, of mijnbouw moeten een aanbevelingsbrief verkrijgen van het relevante technische ministerie ter ondersteuning van de buitenlandse aanwerving. Deze brief wordt bij de RPTKA-procedure betrokken voor gespecialiseerde industrieën.
• Verplichte rapportages: Het bedrijf moet in goede staat verkeren qua arbeidsrapportages. Ze moeten bijvoorbeeld de Wajib Lapor Ketenagakerjaan (WLK) indienen—een jaarlijkse arbeidsrapportage met alle werknemers (lokaal en expat). Overheden gebruiken dit om bij te houden hoeveel buitenlanders het bedrijf al in dienst heeft.
• Expatriate Training Fund (DPKK): Voor elke buitenlandse werknemer moet de werkgever budgetteren voor de Skill Development Fund (DKP-TKA). Dit is een overheidheffing van USD $100 per maand per expat, bedoeld om opleidingsprogramma’s voor Indonesische werknemers te financieren. De vergoeding wordt jaarlijks vooraf betaald (ongeveer $1.200 voor een werkvergunning van één jaar) en betalingsbewijs is vereist voordat de werkvergunning wordt afgegeven.
• Sponsoring en naleving: De werkgever moet akkoord gaan als visasponsor voor de buitenlandse nationaliteit. Dit betekent dat hij verantwoordelijk is voor de immigratiestatus van de persoon, van de eerste visumaanvraag tot het registreren bij lokale autoriteiten bij aankomst. Het bedrijf moet ook alle overheidskosten dekken die verband houden met de RPTKA, visum, KITAS, enzovoort. Daarnaast moeten ze de buitenlandse werknemer inschrijven in Indonesië’s sociale zekerheids- (BPJS) en belastingstelsels zodra de persoon op de loonlijst staat.
• Documentatie voor werkgevers in Indonesië: Tijdens de aanvraag moet het bedrijf een uitgebreide set documenten indienen. Deze omvatten doorgaans: bedrijfsvergunningen en registraties, belastingidentificatienummer (NPWP), statutaire documenten (Oprichtingsakte, bedrijfsartikelen), een organogram dat de buitenlandse rol in de context toont, ID van de vertegenwoordiger van het bedrijf, en ID van een Indonesische collega, en bedrijfsbriefpapier met stempel. Verklaringsbrieven waarin wordt uitgelegd waarom een buitenlandse werknemer nodig is, worden ook vaak gevraagd.

Deze documenten worden gebruikt in verschillende fasen (RPTKA, werkvergunning, KITAS). Werkgevers moeten ze vooraf voorbereiden om vertragingen te voorkomen. Samengevat: de sponsoren werkgever moet een legitiem, goed gevestigd bedrijf zijn dat de buitenlandse aanwerving kan rechtvaardigen en zich kan inzetten voor het trainen van lokale werknemers, terwijl hij alle rapportage- en kostenverplichtingen nakomt. Nu bekijken we wat er van de buitenlandse werknemer wordt verwacht.

Geschiktheid van buitenlandse werknemers voor verhuizende professionals in Indonesië

Een buitenlandse professional die een baan in Indonesië krijgt aangeboden, moet aan bepaalde persoonlijke criteria voldoen om in aanmerking te komen voor een werkvisum. Indonesische autoriteiten willen zekerstellen dat de inkomende werknemers gezond, van goede aard en echt gekwalificeerd zijn in hun vakgebied. Belangrijke geschiktheidsvereisten zijn onder andere:

• Gezondheid: De persoon moet gezond zijn en een medisch onderzoek ondergaan vóór binnenkomst. Vaak is een gezondheidsverklaring of medisch rapport vereist als onderdeel van de visumaanvraag. Indonesië kan ook bewijs vragen van COVID-19-vaccinatie of andere vaccinaties.
• Karakter: Aanvragers moeten van goede aard zijn en oprecht in hun intentie om te werken. In de praktijk betekent dit dat een politieverklaring (criminal background check) uit het thuisland vaak nodig is om te bewijzen dat ze geen ernstig strafblad hebben.
• Voldoende financiële middelen: Hoewel de werkgever het visum sponsort, verwacht Indonesië nog steeds dat buitenlandse nationaliteiten persoonlijke fondsen hebben om zichzelf in eerste instantie te ondersteunen. Aanvragers moeten mogelijk een bankafschrift of financieel bewijs tonen dat ze de levensonderhoudskosten kunnen dekken bij aankomst.
• Bevestigde werkgelegenheid: Cruciaal is dat de buitenlandse nationaliteit een baanaanbod en een sponsoringbedrijf heeft voordat een werkvisum wordt afgegeven. Een arbeids- of toewijzingsbrief van de Indonesische werkgever is vereist in de aanvraag. Indones