Werkvergunningen en visa in Indonesië

Navigeren door Indonesische Werkvergunningen & Visums voor werkgevers en verhuizende professionals

Indonesia is uitgegroeid tot een topbestemming voor internationaal talent, met een hoge ranking onder de favoriete landen voor expatriates. Voor werkgevers die buitenlandse werknemers aannemen of verhuizen naar Indonesia, en voor professionals met een baanbod of bedrijfssponsor, is het begrijpen van het proces voor werkvergunningen en visa essentieel. De Indonesische regering handhaaft strikte immigratieregels; buitenlanders kunnen niet werken op een toeristenvisum, en niet-naleving kan leiden tot hoge boetes of zelfs gevangenisstraf. Deze gids legt Indonesië’s werkvergunningen en visa in detail uit, met duidelijke secties voor eenvoudige navigatie. Ze is afgestemd op werkgevers die mondiale talentbewegingen beheren en op verhuisde professionals in Indonesia die compliant moeten blijven. We behandelen de soorten visa, vereisten, aanvraagstappen en tips voor soepele, legale aanwervingen.

Waarom naleving van immigratieregels belangrijk is voor werkgevers in Indonesia

Als je buitenlandse werknemers naar Indonesia brengt, is naleving van immigratie- en arbeidswetgeving onontbeerlijk. Indonesia handhaaft haar werkvergunningregels streng. Buitenlanders die zonder de juiste werkvisum of -vergunning werken, kunnen boetes tot IDR 500 miljoen en gevangenisstraf tot vijf jaar krijgen, terwijl overtreding van een visum boetes van IDR 1 miljoen per dag met zich meebrengt. Werkgevers die de werkvergunningregels overtreden, riskeren boetes van IDR 36 miljoen. Duidelijk zijn de risico’s hoog voor zowel de werknemer als het bedrijf.

Deze strenge maatregelen weerspiegelen Indonesia’s doel om lokale banen te beschermen en te zorgen dat buitenlandse werknemers aan de wet voldoen. Een werkvergunningensysteem integreert buitenlandse werknemers in Indonesisch arbeidsrecht, inclusief inschrijving in de nationale sociale zekerheid en naleving van lokale arbeidsnormen. Voor werkgevers betekent dit dat je de juiste visa moet sponsoren, alle procedures moet volgen en documentatie in orde moet houden. Falen hieraan kan leiden tot juridische problemen, vertragingen in projecten en reputatieschade.

De kernboodschap voor werkgevers: vermijd shortcuts of “workarounds” bij Indonesische visa’s. Volg het officiële proces of werk samen met specialisten. Gezien de complexiteit en de gevolgen besluiten veel bedrijven “werkvergunningvertragingen te voorkomen met een EOR.” Een Employer of Record (EOR) kan lokale naleving namens jou afhandelen. Eerst begrijpen we wie een werkvergunning nodig heeft en welke visumopties er bestaan.

Wie heeft een werkvergunning nodig in Indonesia?

In Indonesia moet elke buitenlandse nationaliteit die werkt of in dienst treedt, beschikken over de juiste werkvergunning. Deze eis geldt voor alle sectoren en functietypes. Met andere woorden, als iemand geen Indonesisch staatsburger is en werkzaamheden verricht (gedefinieerd als inkomen genereren of in Indonesia in dienst zijn), dan moet hij door het werkvisum en -vergunningproces gaan. Er zijn geen uitzonderingen voor kortdurende werkzaamheden of deeltijdfuncties—alle niet-ingezetenen moeten een geldige werkvisum/vergunning hebben om in Indonesia te werken.

Zakenbezoekers in Indonesia: Ken je limieten

Buitenlanders die naar Indonesia komen voor zakelijke vergaderingen, conferenties, trainingen of andere niet-arbeidsgebonden activiteiten, kunnen een zakelijk visum gebruiken voor toegang, en hebben geen werkvergunning nodig zolang ze niet formeel lokaal in dienst zijn. Indonesia biedt een enkelvoudig Business Visa (B211) voor activiteiten zoals het bijwonen van conferenties of het verkennen van zakelijke kansen, tot 60 dagen. Echter, geen daadwerkelijke productieve arbeid of inkomen genererende baan is toegestaan op een zakelijk visum. Werkgevers moeten erop letten dat personeel geen reguliere werkzaamheden verricht onder een zakelijk visum, aangezien dit de regelgeving zou schenden.

Voor tijdelijke projecten, als een buitenlandse werknemer slechts voor een korte opdracht komt (bijvoorbeeld een paar weken kennisoverdracht of apparatuurinstallatie), kan een zakelijk of kortverblijfsvisum volstaan, maar bij twijfel is het altijd beter om een werkvergunning te verkrijgen. Indonesië staat niet toe dat buitenlanders werken op toeristenvisa onder welke omstandigheden dan ook. Classificeer het bezoek correct—werken zonder werkvergunning kan tot sancties leiden.

Samengevat: Elke buitenlander die salaris ontvangt of werkzaamheden verricht in Indonesia, heeft een werkvergunning nodig. De enige uitzonderingen zijn die met een zakelijk visum voor strikt niet-arbeidsactiviteiten, of de nieuwe categorie van remote workers (besproken later), die voortzetten in het buitenland te werken en niet de lokale arbeidsmarkt betreden. Vervolgens bespreken we de typen visa en vergunningen die relevant zijn voor het werken met buitenlanders in Indonesia.

Belangrijke Indonesische werkvisumtypes voor verhuizende professionals

Het immigratiesysteem van Indonesia kan verwarrend lijken omdat meerdere documenten betrokken zijn bij het aannemen van een buitenlandse werknemer. Voor werkgevers en verhuisde professionals zijn de belangrijkste visa- en vergunningentypes:

Expat Placement Plan (RPTKA): je eerste stap in Indonesia

Dit is geen visum, maar een verplichte werktoestemmingsplan. De RPTKA (Rencana Penempatan Tenaga Kerja Asing) is goedkeuring van het Ministerie van Arbeid dat een bedrijf toestemming geeft om een buitenlandse werknemer in een bepaalde rol aan te nemen. Een RPTKA moet worden verkregen voordat een werkvisum kan worden afgegeven. Het geeft in feite aan waarom een buitenlandse werknemer nodig is en bevestigt dat de functie toegestaan is voor buitenlanders.

Tijdelijke Verblijfsvisum (VITAS): Toegang tot Indonesia voor werk

Dit is het tooningsvisum voor een buitenlandse werknemer. Na goedkeuring van een RPTKA krijgt de werkgever een visumgoedkeuring (vaak telex genoemd) en vraagt de buitenlandse werknemer een VITAS aan bij een Indonesische ambassade/consulaat. De VITAS (Visa Izin Tinggal Terbatas) wordt meestal afgegeven onder index C312 voor werkdoeleinden (professionele werknemers) en geeft de houder toestemming om Indonesië binnen te komen om te werken. Kort gezegd, is de VITAS een beperkte verblijfsvisum gekoppeld aan werk.

Beperkte Verblijfsvergunning (KITAS/ITAS): je Indonesisch verblijfsvergunning

Bij aankomst in Indonesië met een VITAS, moet de buitenlandse burger deze omzetten in een KITAS (Kartu Izin Tinggal Terbatas), ook bekend als ITAS (Izin Tinggal Terbatas). De KITAS is de tijdelijke verblijfsvergunning die iemand toestaat te wonen en werken in Indonesië voor een vastgesteld tijdsbestek. Deze is gewoonlijk geldig voor 6 tot 12 maanden (soms tot 2 jaar voor bepaalde functies of investeerders). De KITAS is een fysieke kaart die dient als bewijs van de beperkte verblijfsvergunning. Een door een Indonesisch bedrijf gesponsorde KITAS omvat altijd toestemming om te werken in de goedgekeurde functie.

Werkvergunning (IMTA of notificatie): Officiële werktoestemming Indonesië

In de praktijk gebruikte Indonesië vroeger het document IMTA (Izin Mempekerjakan Tenaga Kerja Asing)—de officiële werkvergunning. De laatste jaren is het proces online geïntegreerd, maar voor werkgevers wordt “obtaining the IMTA” nog steeds gebruikt als de stap waarbij het Ministerie van Arbeid toestemming verleent om de buitenlander te laten werken, na goedkeuring van de RPTKA. Dit is feitelijk de uitgifte van de werkvergunning, nu vaak via een online systeem nadat de RPTKA is goedgekeurd.

Zakenvisum voor Indonesië (voor niet-arbeidsdoeleinden)

Zoals vermeld, is een Business Visa (B211) beschikbaar voor kortdurende bezoeken (tot 60 dagen, te verlengen) voor niet-werkgerelateerde doeleinden. Werkgevers kunnen dit gebruiken als bijvoorbeeld een buitenlandse partner of werknemer van een buitenlandse entiteit Indonesia bezoekt voor vergaderingen of trainingen. Het stelt niet in staat om een werkrelatie in Indonesia aan te gaan. Geen lokaal salaris of formele werkzaamheden onder dit visum.

Digitale Nomad Visum (Remote Worker KITAS) voor Indonesia

Omdat het toenemend werken op afstand wordt erkend, heeft Indonesia in 2024 een “Remote Worker Visa” (visumcode E-33) geïntroduceerd. Vaak aangeduid als het Digitale Nomad Visum, het stelt buitenlandse remote professionals in staat om tot 1 jaar in Indonesië (bijvoorbeeld Bali) te verblijven terwijl ze op afstand werken voor een buitenlands bedrijf of hun eigen bedrijf in het buitenland. Opmerkelijk is dat deze E33 “remote worker KITAS” bewijs vereist van buitenlandse tewerkstelling en een relatief hoog inkomen (bijvoorbeeld minimaal USD 60.000 per jaar). Het laat de persoon in Indonesië wonen en werken voor hun buitenlandse werkgever, maar staat niet toe dat ze een lokale Indonesische baan aannemen of zakelijke activiteiten in Indonesia ontplooien. Voor werkgevers met een remote werkbeleid kan deze visumoptie een manier zijn dat een werknemer tijdelijk in Indonesia verblijft zonder dat het bedrijf een lokale entiteit opricht.

Permanente verblijfsvergunning (KITAP) in Indonesia

Buitenlandse werknemers die langdurig in Indonesië verblijven, kunnen in aanmerking komen voor permanente verblijf. Een KITAP (Kartu Izin Tinggal Tetap) is een permanente verblijfsvergunning. Deze is enkel beschikbaar na minimaal drie opeenvolgende jaren een KITAS (tijdelijk verblijf) te hebben gehad, en vereist doorgaans sponsoring (door een werkgever of Indonesische echtgenoot). Werkgevers zullen meestal niet direct met een KITAP werken, maar als een gewaardeerde buitenlandse werknemer langdurig in Indonesia blijft, kan de KITAP een optie zijn voor een vaste 5-jarige verblijfsstatus.

Kortom, voor de meeste aanwervingsscenario’s zijn de belangrijke stappen: RPTKA → VITAS → KITAS, met de onderliggende werkvergunning/IMTA daartussen. Zakelijke visa zijn voor korte bezoeken zonder werk, en het nieuwe remote worker visum is een speciale categorie voor buitenlandse werknemers. In de volgende secties bekijken we wat nodig is om voor een werkvergunning in aanmerking te komen en doorlopen we het aanvraagproces stap voor stap.

Vereisten voor een Indonesische werkvergunning: criteria werkgever en werknemer

Het verkrijgen van een werkvergunning in Indonesia vereist dat zowel de werkgever (sponsoringbedrijf) als de buitenlandse werknemer aan bepaalde voorwaarden voldoen. Het proces is ontworpen om alleen gekwalificeerde professionals aan te nemen voor functies die echt buitenlandse talent vereisen, en om Indonesische arbeidsbeleid (zoals het trainen van lokale medewerkers) te waarborgen. Hier worden de belangrijkste toetsingscriteria en benodigde documenten opgesomd.

Vereisten en verantwoordelijkheden van werkgevers voor aanwerving in Indonesia

Elke bedrijf in Indonesia dat een buitenlandse werknemer wil sponsoren, moet correct zijn opgericht en voldoen aan bepaalde voorwaarden:

• Rechtspersoon & Kapitaalvereisten: De sponsor-werkgever moet een rechtspersoon in Indonesia zijn (bijvoorbeeld een PT of PT PMA) met voldoende kapitaal. Bijvoorbeeld, bedrijven moeten doorgaans een minimum volgestort kapitaal van IDR 1 miljard (ongeveer USD 70.000) aantonen voordat ze buitenlanders kunnen aannemen. De oprichtingsakte en ministeriële goedkeuringen zijn vereist bij de werkvergunningsaanvraag.
• Toegestane functies: De aangeboden functie voor de buitenlandse werknemer moet openstaan voor buitenlanders volgens Indonesische regels. Bepaalde posities, vaak in HR, juridisch of andere specialisaties, zijn gereserveerd voor Indonesische staatsburgers. Bij de RPTKA-evaluatie wordt nagegaan of de functie toegestaan is voor een buitenlander. Over het algemeen worden “experts” of hooggekwalificeerde functies benadrukt, terwijl instapfuncties niet aan expats kunnen worden gegeven.
• Eén lokale vervanger: Indonesisch beleid vereist kennisdeling. Voor elke buitenlandse aanwerving moet het bedrijf een Indonesisch medewerker aanwijzen als “tegenhanger” of stagiair. Minimaal één lokale werknemer “meelopen” of worden opgeleid voor elke buitenlandse werknemer is verplicht, en een opleidingsplan voor de Indonesische tegenhanger moet worden ingediend bij de RPTKA.
• Verhouding werknemers en omvang bedrijf: Zeer kleine bedrijven mogen meestal geen expats aannemen. Middelgrote bedrijven kunnen een maximum aantal (bijvoorbeeld 2 buitenlandse werknemers). Grotere ondernemingen mogen meer aannemen, maar moeten een minimale verhouding van 1 buitenlander : 1 lokale werknemer handhaven. Als een Indonesiër de functie kan vervullen, kan de overheid het werkvergunningsverzoek afwijzen.
• Overheidsaanbevelingen: Afhankelijk van de sector kan de werkgever extra goedkeuring nodig hebben. Bijvoorbeeld, bedrijven in sectoren zoals onderwijs, olie en gas, of mijnbouw, moeten een aanbevelingsbrief verkrijgen van het relevante technische ministerie dat het buitenlandse personeel ondersteunt. Deze brief wordt bij de RPTKA-procedure voor gespecialiseerde sectoren ingediend.
• Verplichte rapportages: Het bedrijf moet goed functioneren in arbeidsrapportages. Ze moeten de Wajib Lapor Ketenagakerjaan (WLK)—een jaarlijkse arbeidsrapportage met alle werknemers (lokaal en expat)—aanleveren. Autoriteiten gebruiken deze gegevens om bij te houden hoeveel buitenlanders het bedrijf al in dienst heeft.
• Expat Training Fund (DPKK): Voor elke buitenlandse werknemer moet de werkgever budgetteren voor de Skill Development Fund (DKP-TKA). Dit is een overheidstarief van USD $100 per maand per expat, bedoeld voor training van Indonesische arbeidskrachten. De betaling gebeurt jaarlijks vooraf (ongeveer USD 1.200 voor één jaar werkvergunning) en betalingsbewijs is vereist voordat de werkvergunning wordt afgegeven.
• Sponsoring en naleving: De werkgever moet instemmen om als visumsponsor op te treden voor de buitenlandse nationaliteit. Dit betekent verantwoordelijkheid nemen voor de immigratiestatus van de persoon, van eerste visumaanvraag tot registratie bij lokale autoriteiten bij aankomst. Het bedrijf moet ook alle overheidskosten dekken voor RPTKA, visum, KITAS, enz. Daarnaast moet de buitenlandse werknemer worden ingeschreven in Indonesische sociale zekerheids- (BPJS) en belastingstelsels zodra hij op loonlijst staat.
• Documentatie voor werkgevers in Indonesia: Het bedrijf moet een uitgebreide set documenten indienen bij de aanvraag. Deze omvatten gewoonlijk: bedrijfslicenties en registraties, fiscaal identificatienummer (NPWP), statutaire documenten (oprichtingsakte, statuten), een organisatieschema dat de buitenlandse rol bevestigt, ID van de vertegenwoordiger van het bedrijf, ID van een Indonesisch medewerker en bedrijfsbriefpapier/met stempel. Verklaringen waarom een buitenlandse aanwerving nodig is, worden vaak ook gevraagd.

Deze documenten worden gebruikt in verschillende fasen (RPTKA, werkvergunning, KITAS). Werkgevers moeten ze vooraf gereed hebben om vertragingen te voorkomen. Samengevat: de sponsor-werkgever moet een legitiem, goed georganiseerd bedrijf zijn dat de buitenlandse werknemer kan rechtvaardigen en bereid is om lokale werknemers op te leiden, terwijl het alle rapportage- en kostenverplichtingen nakomt. Nu kijken we naar wat er van de buitenlandse werknemer wordt verwacht.

Toelatingscriteria voor buitenlandse werknemers voor verhuizende professionals in Indonesia

Een buitenlandse professional die een baan aangeboden krijgt in Indonesia, moet voldoen aan bepaalde persoonlijke criteria om in aanmerking te komen voor een werkvisum. Indonesische autoriteiten willen zeker weten dat de inkomende arbeidskrachten gezond zijn, een goed karakter hebben en echt gekwalificeerd zijn in hun vakgebied. Belangrijke toelatingsvereisten zijn onder andere:

• Gezondheid: De persoon moet gezond zijn en een medisch onderzoek ondergaan vóór toelating. Vaak is een gezondheidsverklaring of medisch rapport vereist als onderdeel van de visumaanvraag. Indonesia kan ook bewijs vereisen van Covid-19-vaccinatie of andere vaccinaties.
• Karakter: Aanvragers moeten van goed gedrag zijn en oprechte intenties hebben voor werk. In de praktijk betekent dit dat vaak een politieverklaring (criminaliteitscheck) uit het thuisland nodig is om te bewijzen dat ze geen ernstig strafblad hebben.
• Voldoende financiering: Hoewel de werkgever het visum sponsort, verwacht Indonesia dat buitenlandse nationaliteiten over persoonlijke financiële middelen beschikken om zichzelf te ondersteunen bij aankomst. Aanvragers kunnen een bankafschrift of financieel bewijs moeten tonen dat ze de levensonderhoudskosten kunnen dekken.
• Bevestigde Werkgelegenheid: Cruciaal is dat de buitenlandse burger een baanbod heeft en een sponsorbedrijf voordat een werkvisum wordt afgegeven. Een brief van indiensttreding of toewijzing van werkzaamheden van de Indonesische werkgever is vereist. Indonesia staat niet toe dat mensen een “zoekvisum” krijgen—je moet eerst bent aangenomen, waarna het bedrijf je werkvergunning sponsort.
• Opleiding en ervaring: De kandidaat moet kwalificaties en vaardigheden bezitten die het aannemen van een niet-lokale werknemer recht