Employer of Record in Luxemburg

Luxemburg is een klein landlocked land in West-Europa, maar de ligging maakt het tot een hoogwaardegebied. Begrensd door Duitsland, Frankrijk en België, is het een van Europa’s toonaangevende centra voor beleggingsfondsen, private banking en fintech.

Luxemburg is een extreem welvarend land en beschikt consequent over een van de hoogste BNP per hoofd van de bevolking ter wereld. Met meer dan 5 biljoen euro aan beheerd vermogen in 2025, is het een financieel machtscentrum. Wanneer buitenlandse bedrijven hun financiële diensten willen uitbreiden naar Europa, kiezen ze voor Luxemburg vanwege de strakke regelgeving en het prestige.

De talentenpool in Luxemburg heeft geen gelijke als het gaat om informatie technologie (inclusief AI), investeringsspecialisten, engineering en hernieuwbare energie. De investering van het land in tertiaire opleidingen en continue vaardighedenontwikkeling heeft deze uitzonderlijke talentenpool opgeleverd.

Ook bestaat ongeveer 75% van de beroepsbevolking uit buitenlandse werknemers die afkomstig zijn uit naburige Duitsland, België en Frankrijk. De meeste werknemers spreken drie of meer talen en bieden een royale mix van diversiteit, vaardigheden, ervaring en internationale perspectieven.

Het aannemen in Luxemburg als een overzeese onderneming geeft je toegang tot een welvarende klantenbasis en is de ideale plek om bedrijfsactiviteiten uit te breiden. Dit snel en eenvoudig doen vereist de hulp van een Employer of Record (EOR) in Luxemburg. Dit is een bedrijf dat optreedt als de juridische werkgever, dat zich bezighoudt met loonadministratie, belastingen en HR-naleving. Je bedrijf behoudt alle controle over de dagelijkse operationele activiteiten. Als je in Luxemburg wilt aannemen, is een aanbieder zoals Rivermate een alternatief voor het opzetten van een lokale juridische entiteit.

How an Employer of Record (EOR) Works in Luxembourg

Het gebruik van een EOR in Luxemburg stroomlijnt het proces van het aannemen van werknemers, vooral voor wereldwijde bedrijven die een internationale personeelsbestand beheren. Zo werkt het meestal:

1. Je vindt de kandidaat. Je werft en selecteert het talent dat je in Luxemburg wilt aannemen.
2. De EOR neemt je kandidaat in dienst. De EOR neemt de werknemer wettelijk in dienst via een lokale, conforme arbeidsovereenkomst. De onboarding duurt 1-3 weken als alle documentatie volgens de arbeidswetgeving van Luxemburg is afgerond. Bij betrokkenheid van immigratie kan dit gemakkelijk tot 4 maanden duren.
3. De EOR beheert HR en loonadministratie. De EOR regelt alle administratieve taken, inclusief belastingbeheer, loonverwerking en sociale zekerheidsbijdragen volgens de regelgeving van Luxemburg. Meer informatie over deze regelgeving vind je op de officiële overheidswebsite voor openbare diensten in Luxemburg (https://guichet.public.lu/en.html).
4. De werknemer werkt voor jou. Je nieuwe teamlid voert zijn dagelijkse taken uit en rapporteert rechtstreeks aan jou, waardoor het gemakkelijker wordt om remote werknemers te integreren in je bestaande wereldwijde teams.
5. Je beheert je team. Je richt je op het management van het werk van je medewerkers en het integreren in je bedrijfscultuur, terwijl de EOR zorgt voor de juridische en administratieve lasten.

Why use an Employer of Record in Luxembourg

Een Employer of Record vereenvoudigt je uitbreiding naar Luxemburg. Het bespaart je tijd en geld. Je vermijdt het complexe en dure proces van het opzetten van een juridische entiteit in een nieuw land. Een EOR zorgt ervoor dat je aanwervingspraktijken volledig voldoen aan de lokale arbeidswetgeving, wat moeilijk zelfstandig te navigeren kan zijn.

Hier zijn enkele belangrijke voordelen:

• Snellere markttoegang. Je kunt werknemers aannemen en beginnen met opereren in Luxemburg veel sneller dan wanneer je je eigen bedrijf zou oprichten.
• Verlaagde kosten. Je vermijdt de aanzienlijke kosten die gepaard gaan met de oprichting van juridische entiteiten, inclusief registratiekosten en juridische consultaties.
• Nalevingsgarantie. EOR’s zijn experts in lokale arbeidswetten. Ze zorgen ervoor dat alle arbeidscontracten, loonadministratie en voordelen voldoen aan de wettelijke vereisten van Luxemburg. De Inspectie van Arbeid en Mijnbouw (ITM) houdt toezicht op de arbeidswetgeving in Luxemburg (https://itm.public.lu/en.html).
• Vereenvoudigd HR. Je draagt alle administratieve HR-taken af, inclusief loonverwerking, belastinginhouding en benefietbeheer.
• Toegang tot lokale expertise. Je krijgt toegang tot lokale kennis over arbeidspraktijken en verplichte voordelen onder de Luxemburgse wet.

Rivermate's transparante prijsmodel elimineert complexiteit met een enkele, concurrerende maandelijkse vergoeding per medewerker. In tegenstelling tot traditionele PEO-aanbieders, omvat onze prijsstelling in Luxemburg uitgebreide HR-ondersteuning, voordelenadministratie, nalevingbeheer, en toegang tot ons eigen dashboard voor realtime personeelsanalyse. Geen verborgen kosten, geen opstartkosten—gewoon duidelijke prijsstelling die meegroeit met de behoeften van uw bedrijf en tegelijk zorgt voor volledige wettelijke naleving in Luxemburg.

Door de nabijheid met Duitsland, België en Frankrijk gaan werkgevers er van nature van uit dat de arbeidsregels en de arbeidsmarkt vergelijkbaar zijn. Maar dat is niet het geval. De kosten van levensonderhoud in Luxemburg zijn aanzienlijk hoger dan die van de buren. Dit vertaalt zich in hogere lonen voor de beroepsbevolking van het land.

In Luxemburg worden salarissen, pensioenen en sommige voordelen onderworpen aan een automatisch indexeringssysteem. Dit systeem is verplicht en gekoppeld aan de inflatie. Werkgevers zijn wettelijk verplicht om salarispakketten aan te passen aan de nieuwe salarisdrempels. Werkgevers die voor het eerst in Luxemburg werken, kunnen verrast worden door deze veranderingen als ze niet weten hoe het systeem werkt.

Werknemers in Luxemburg hebben zeer hoge verwachtingen van hun voordelen. Als werkgevers dit niet goed regelen, lopen ze het risico de kandidaat te verliezen. De werknemers zijn vaak zo gevraagd dat ze zich kunnen veroorloven om specifiek te zijn over hun salarispakketten. Dit is een realiteit rond het aannemen in Luxemburg die buitenlandse werkgevers moeten begrijpen.

Arbeidsovereenkomsten in Luxemburg moeten zeer nauwkeurig en transparant zijn. Elk onderdeel van het vergoeding pakket moet duidelijk worden gedocumenteerd, en bijbehorende berekeningen moeten beschikbaar worden gesteld voor de werknemer om te controleren.

Arbeidsovereenkomsten & must-have clausules

Wanneer u een werknemer in Luxemburg aanneemt, moet u een schriftelijke arbeidsovereenkomst verstrekken. Dit moet uiterlijk op de eerste werkdag van de werknemer gebeuren. De twee hoofdtypen arbeidsovereenkomsten zijn:

• Contract voor onbepaalde tijd (CDI): Dit is het standaard contract voor vaste banen.
• Contract voor bepaalde tijd (CDD): Dit contract is voor een specifieke periode en kan niet langer dan 24 maanden duren, inclusief verlengingen.

Uw arbeidsovereenkomsten moeten de volgende informatie bevatten:

• Namen en adressen van zowel de werkgever als de werknemer
• De aanvangsdatum van de werknemer
• De plaats van arbeid
• De aard van de functie en een omschrijving van het werk
• De dagelijkse en wekelijkse werkuren van de werknemer
• Het basissalaris
• De duur van de betaalde jaarlijkse vakantie
• De opzegtermijn bij beëindiging
• De duur van de proefperiode, indien van toepassing

Proefperiodes

Een proefperiode stelt u en de werknemer in staat te zien of de baan geschikt is. Het moet in de schriftelijke overeenkomst worden vermeld om geldig te zijn. De minimale proefperiode is twee weken. De maximale duur hangt af van de kwalificaties en het salaris van de werknemer.

Tijdens de eerste twee weken van de proefperiode kunnen noch u noch de werknemer het contract zonder een geldige reden beëindigen. Na de eerste twee weken kan elke partij het contract beëindigen met een opzegtermijn. De lengte van de opzegtermijn hangt af van de duur van de proefperiode.

Werkuren & overwerk

Standaard werkuren in Luxemburg zijn 8 uur per dag en 40 uur per week. De maximale werktijd, inclusief overuren, mag niet meer dan 10 uur per dag of 48 uur per week bedragen.

Werk dat wordt gedaan buiten de standaarduren wordt beschouwd als overwerk. U moet werknemers compenseren voor overwerk op een van de twee manieren:

• Betaalde vrije tijd: 1,5 uur betaalde vrije tijd voor elk uur overwerk
• Extra vergoeding: Minimaal 140% van het reguliere uurloon van de werknemer

Publieke & regionale feestdagen

Luxemburg kent 11 officiële feestdagen. Als een feestdag in het weekend valt, moet u uw werknemers een extra vrije dag geven binnen de volgende drie maanden.

De feestdagen zijn:

• Nieuwjaarsdag (1 januari)
• Paasmaandag
• Dag van de Arbeid (1 mei)
• Europese dag (9 mei)
• Hemelvaartsdag
• Pinkstermaandag
• Nationale feestdag (23 juni)
• Oogstfeest (15 augustus)
• Allerheiligen (1 november)
• Kerstdag (25 december)
• St. Stephens' Day (26 december)

Contractors aannemen in Luxemburg

Het inhuren van zelfstandige contractors in Luxemburg kan flexibiliteit bieden en toegang geven tot gespecialiseerde vaardigheden. Contractors vallen niet onder dezelfde arbeidswetgeving als werknemers. Dit betekent dat zij geen recht hebben op het minimumloon, betaald verlof of bescherming tegen oneerlijke ontslag.

Het is zeer belangrijk om werknemers correct te classificeren. Als een werknemer wordt behandeld als een werknemer maar wordt geclassificeerd als contractor, kunt u geconfronteerd worden met zware boetes. Dit wordt misclassificatie genoemd. De autoriteiten in Luxemburg kijken naar hoeveel controle u hebt over de taken en planning van de werknemer. Als u een hoge mate van controle hebt, is de werknemer waarschijnlijk een werknemer.

Een Employer of Record (EOR) kan u helpen risico's op misclassificatie te voorkomen. Een EOR fungeert als de juridische werkgever voor uw werknemers in Luxemburg. Zij handelen alle juridische en administratieve taken af, waaronder:

• Het opstellen van conforme arbeidsovereenkomsten
• Het beheren van salarisadministratie en belastingen
• Zorgen voor naleving van de lokale arbeidswetten

Het gebruik van een EOR stelt u in staat talent in Luxemburg aan te nemen zonder een juridische entiteit in het land op te richten. Dit bespaart u tijd en vermindert uw risico.

In Luxemburg omvat je verloning meer dan alleen je basissalaris. Het systeem is gebaseerd op een fundering van verplichte sociale zekerheidsbijdragen van zowel jou als je werkgever. Deze bijdragen financieren ziektekostenverzekering, pensioen en andere sociale programma's. Je definitieve nettoloon is je brutoloon minus deze bijdragen en inkomstenbelasting.

Loonbetalingscycli & salarisstructuur

De meeste bedrijven in Luxemburg betalen werknemers één keer per maand. Deze betaling vindt doorgaans plaats op de laatste dag van de maand.

• Arbeidsovereenkomst: Je brutoloon is het bedrag dat is afgesproken in je arbeidsovereenkomst.
• 13de Maand: Het is gebruikelijk dat werkgevers een “13de maand” salaris betalen. Dit is een extra maandloon, meestal uitbetaald aan het eind van het jaar. Sommige Luxemburgse werkgevers kunnen ook een extra halve maand uitbetalen.

Overwerk & minimumlonen

De standaard werkweek is 40 uur, gebaseerd op een dag van 8 uur.

• Overwerkvergoeding: Als je meer dan de standaard 40 uur werkt, moet je werkgever je betalen voor de extra tijd. De overwerkvergoeding bedraagt doorgaans 150% van je regulier salaris.
• Minimumloon: Luxemburg heeft een sociaal minimumloon dat varieert op basis van je leeftijd en vaardigheidsniveau. Per 1 januari 2026 is het maandminimum voor geschoolde arbeiders ouder dan 18 jaar €3.244,48, terwijl het tarief voor ongeschoolde arbeiders ouder dan 18 jaar €2.703,74 bedraagt. Tarieven worden aangepast voor jongere werknemers.

Werkgeversbelastingen en bijdragen

Je werkgever betaalt verschillende sociale zekerheidsbijdragen namens jou. Deze worden berekend op basis van je brutoloon en worden niet van je loon afgetrokken.

Werknemersbelastingen en inhoudingen

Je draagt ook bij aan de sociale zekerheid uit je brutoloon. Daarnaast betaal je inkomstenbelasting.

Naast deze inhoudingen betaal je ook inkomstenbelasting. Luxemburg gebruikt een progressief belastingsysteem met 22 verschillende schijven, variërend van 0% tot 42%. Het bedrag aan belasting dat je betaalt, hangt af van je totale inkomen en je belastingklasse, die wordt bepaald door je persoonlijke situatie, zoals alleenstaand, gehuwd of alleenstaande ouder.

In Luxemburg vind je een sterk systeem van werknemersvoordelen en verlof. Dit is een belangrijk onderdeel van de werkcultuur van het land en wordt vaak beïnvloed door collectieve arbeidsovereenkomsten in bepaalde sectoren. Het helpt je om goed talent aan te trekken en te behouden. De overheid stelt minimale normen voor veel voordelen. Dit zorgt ervoor dat iedereen eerlijk wordt behandeld.

Wettelijk verlof

De wet in Luxemburg vereist dat werkgevers verschillende soorten betaald verlof bieden.

• Jaarlijks verlof Je moet werknemers minimaal 26 werkdagen betaald verlof per jaar geven. Om in aanmerking te komen voor vakantiedagen, moeten werknemers minstens drie opeenvolgende maanden voor jou hebben gewerkt.
• Ziekteverlof Als een werknemer ziek is, kan hij tot 26 weken ziekteverlof opnemen. Je betaalt zijn volledige salaris voor de eerste 77 dagen. daarna neemt het sociale zekerheidsstelsel het over.
• Zwangerschapsverlof Zwanger werknemers krijgen 20 weken zwangerschapsverlof. Dit wordt verdeeld in acht weken voor de uitgerekende datum en 12 weken erna. Sociale verzekeringen betalen voor dit verlof.
• Vaderschapsverlof Vaders hebben recht op 10 dagen vaderschapsverlof. Ze moeten dit binnen twee maanden na de geboorte van het kind opnemen.
• Ouderschapsverlof Beiden ouders kunnen ouderschapsverlof opnemen. De duur van dit verlof hangt af van hun arbeidsovereenkomst en uren. Het Children's Future Fund biedt tijdens deze periode een uitkering, niet de werkgever.
• Adoptieverlof Als een werknemer een kind onder de 12 jaar adopteert, heeft hij recht op 12 weken adoptieverlof.

Feestdagen & regionale vakantiedagen

Luxemburg kent het aantal feestdagen per jaar.

Typische aanvullende voordelen

Veel bedrijven bieden extra voordelen aan om werknemers aan te trekken en te behouden. Hier is een overzicht van zowel verplichte als vaak voorkomende optionele voordelen.

Hoe een EOR kan helpen bij het opzetten van voordelen

Het opzetten van werknemersvoordelen in een nieuw land kan complex zijn. Een Employer of Record (EOR) vereenvoudigt dit proces voor jou.

Een EOR begrijpt al de lokale wetten en gangbare praktijken in Luxemburg. Zij regelen de administratie van alle wettelijke voordelen. Dit zorgt ervoor dat je voldoet aan alle regelgeving.

Een EOR kan je ook adviseren over concurrerende aanvullende voordelen. Ze kunnen je helpen een voordelenpakket samen te stellen dat toppers aantrekt in de lokale markt. Dit bespaart je tijd en vermindert het risico. Je kunt je richten op je bedrijfsdoelstellingen terwijl de EOR de details van werknemersvoordelen beheert.

Laten we het proces van beëindiging en offboarding in Luxembourg doorlopen. Het is een gestructureerd proces met duidelijke regels voor zowel werkgevers als werknemers. Bij het beëindigen van een arbeidscontract moet u een schriftelijke ontslagbrief overleggen. Deze brief moet duidelijk de reden voor het ontslag vermelden. In Luxembourg hebt u een geldige reden voor ontslag nodig, die gerelateerd kan zijn aan het gedrag van de werknemer of om economische redenen.

Opzeggingstermijnen

Bij het ontslaan van een werknemer moet u hen een opzeggingstermijn geven. De duur van deze termijn is afhankelijk van hoe lang de werknemer voor uw bedrijf heeft gewerkt.

Voor bedrijven met meer dan 150 werknemers moet u de werknemer uitnodigen voor een voorafgaand interview voordat u ontslag neemt. Als uw bedrijf minder dan 150 werknemers heeft, kunt u de ontslagregeling direct toepassen.

Ontslagvergoeding

Werknemers in Luxembourg kunnen recht hebben op ontslagvergoeding. Dit hangt eveneens af van hun Dienstjaren.

Als u niet de juiste opzeggingstermijn hanteert, heeft de werknemer recht op een vergoeding.

Hoe Rivermate compliant exit-regelingen afhandelt

Het navigeren door het ontslagproces in een ander land kan complex zijn. Wij maken het eenvoudig. Bij Rivermate verzorgen wij het hele offboardingproces om te zorgen dat u voldoet aan alle arbeidswetten van Luxembourg.

• Documentatie: Wij bereiden en beheren alle noodzakelijke ontslagdocumenten.
• Compliance: Ons team zorgt ervoor dat opzeggingstermijnen en ontslagvergoedingen voldoen aan de wettelijke vereisten.
• Eindloonaangifte: Wij verwerken de eindloonaangifte, inclusief eventuele achterstallige salarisbetalingen, voordelen en ontslagvergoedingen.

Wij zorgen voor de details zodat u zich kunt richten op uw bedrijf. Ons proces garandeert een vlotte en conforme exit voor zowel u als uw werknemer.

Navigeren door het visum- en werkvergunningproces in Luxemburg is een belangrijke stap bij het aannemen van talent van buiten de Europese Unie. Als u niet-EU onderdanen wilt aannemen, moet u omgaan met het immigratiesysteem van het land. Het proces omvat meerdere stappen, te beginnen met een aanvraag voor een tijdelijke autorisatie om te verblijven, gevolgd door een visumaanvraag indien nodig, en uiteindelijk een verblijfsvergunning bij aankomst.

Arbeidsvisa & sponsoringsrealiteit

Een Employer of Record (EOR) kan een praktische oplossing zijn voor het aannemen en sponsoren van buitenlandse werknemers in Luxemburg. Een EOR heeft een geregistreerde juridische entiteit in het land en kan werkvisa sponsoren voor uw werknemers. Dit is vaak de meest voorkomende route voor bedrijven die fulltime buitenlandse talenten willen aannemen.

Echter, er zijn enkele realiteiten om rekening mee te houden:

• EOR Sponsoring: Een EOR kan werkvergunningen sponsoren, wat een noodzakelijke stap is voor het in dienst nemen van niet-EU onderdanen. Zij kunnen u helpen om door de complexiteiten van het aanvraagproces te navigeren.
• Visumquota: De mogelijkheid om een buitenlandse werknemer te sponsoren kan worden beïnvloed door visumquota die het aantal beschikbare vergunningen beperken.
• Werkgeververplichtingen: Als werkgever moet u of uw EOR een geldig arbeidscontract overleggen en de noodzaak van het aannemen van een buitenlandse onderdaan rechtvaardigen. Dit omvat vaak het aantonen dat er binnen de EU geen geschikte kandidaten zijn gevonden.

Hier zijn de gangbare visumtypes waarmee een EOR u doorgaans kan helpen:

Naleving van zakelijk reizen

Voor kortetermijnbezoeken aan Luxemburg voor zakelijke doeleinden moet u specifieke nalevingsregels volgen. Deze bezoeken betreffen doorgaans activiteiten zoals vergaderingen, onderhandelingen of conferenties en worden gedekt door een kortverblijfsvisum (Visa C) voor degenen die er een nodig hebben.

Belangrijke nalevingspunten voor zakenreizigers:

• Visumvereisten: Burgers van veel niet-EU landen hebben een Schengenvisum (Type C) nodig om Luxemburg binnen te komen voor zakelijke doeleinden.
• Duur van het Verblijf: Het kortverblijfsvisum staat een maximum van 90 dagen binnen een periode van 180 dagen toe.
• Aankomstverklaring: Bij binnenkomst in Luxemburg moeten niet-EU onderdanen hun aankomst aangeven bij het lokale administratieve kantoor van hun woonplaats binnen drie dagen.
• Vereiste Documenten: Zakenreizigers moeten bereid zijn documenten te overleggen die het doel van hun bezoek bewijzen. Dit kan omvatten:
  • Een uitnodigingsbrief van een bedrijf in Luxemburg.
  • Bewijs van accommodatie, zoals een hotelreservering.
  • Bewijs van voldoende financiële middelen voor het verblijf.
  • Verzekering voor medische kosten die geldig is voor het Schengengebied.