Employersが1月31日までにW2フォームをIRSに提出しない理由

重要なポイント

• 雇用主は罰金を回避するために1月31日までにW2フォームをIRSに提出すべきです。
• 遅延提出の罰則は1フォームあたり60ドルから340ドルの範囲です。故意の違反に対する罰金は1フォームあたり680ドル以上です。

なぜ期限までにW2フォームを提出することが重要なのか？

W2フォームは、Internal Revenue Service (IRS) および Social Security Administration (SSA) が求める主要な給与と税金の声明です。この声明は、特定の課税年度中に控除された所得税、社会保障税、メディケア税を示しています。これらの連邦機関は、これらの報告と税金徴収の数字を照合します。

もしも雇用主が期限までに従業員にW2を提供しない場合、個人の確定申告も完了できません。

雇用主が期限内にW2フォームを提出しないことは、大きな混乱を引き起こします。IRSやSSAが税年度を迅速に締めくくれなくなるだけでなく、従業員は代替のフォームを提出しなければならず、代替手続きに気付かずに遅延罰金を支払う可能性もあります。

複数の管轄区域の給与とW2提出を管理して遅れているために締め切りを逃していませんか？ もしそうなら、Employer of Record、特にリモート従業員がいる場合は、Rivermateのようなサービスを検討してください。 当社が規制の申請手続きを代行します。HRの専門家と相談しましょう - 当社がお手伝いできます。

なぜ遅れて提出したW2に罰則を科されるのか？

私たちの説明を通じて、遅延W2提出の影響がより明らかになります。これは、複数の政府機関のプロセスに混乱をもたらすため、IRSは広範な非遵守を抑止したいと考えています。罰則は、未提出または遅延提出に対する懲罰的な対応です。 人々が金銭的に痛みを感じることで、将来の間違いを思いとどまらせる効果があります。

このため、遅れてW2を提出した場合の罰金を回避するのは難しいでしょう。 IRSは罰則規則の適用においてかなり一貫しています。重大で継続的な違反がある場合、IRSは刑事罰を科すこともありますが、単に規則を守ることでそうした事態は避けられます。

正確なW2記入期限

W2の主な提出期限は毎年1月31日です。この日が週末や祝日に当たる場合、通常はその次の平日が期限となります。 IRSは各税年度ごとの正確な期限を発表しており、この期限は紙の提出も電子提出も対象です。雇用主は従業員用のW2コピーも同じ期限までに提出しなければなりません。

SSAに提出期限を延長する場合、その申請は期限前に行う必要があります。これは8809フォームを使って行います。このフォームは情報リターン（W2や独立請負業者向けの1099-NEC）提出の延長申請に適用されます。延長は30日間で、自然災害、火事、重度の疾病などの特定の理由のみ認められます。

遅延W2に対する罰則の可能性

1月31日の期限（または他の公式日付）が過ぎると、未提出のW2に対して自動的に罰則が課されます。これは、期限内提出の重要性を示しています。罰則を受け始めると、必要な情報を提出するまで罰金は増加していきます。これらは免除されることはほとんどなく、遅延が長引くとより厳しい対策を取られる可能性もあります。

罰則は一フォームごとに計算され、インフレに応じて調整されることがあります。情報リターンの不履行は階層制の構造に基づき罰せられます。要するに、提出が遅くなるほど罰金も高くなるということです。

期間	罰金	最大罰金額
提出期限から30日以内	1フォームあたり60ドル	<p>$664,500／年</p><p>小規模事業者は$232,500</p>
31日から8月1日まで	130ドル／フォーム	<p>$1,993,500／年</p><p>小規模事業者は$664,500</p>
8月2日以降	340ドル／フォーム	<p>$3,987,000／年</p><p>小規模事業者は$1,329,000</p>
故意の違反	680ドル／フォーム	上限なし

IRSは「故意の無視」を次の基準で判断します：

• 過去に遅れてW2を提出した履歴があるか
• 遅延が判明した後、どれだけ速やかに対応したか
• IRSからの指摘にどう対応したか
• 財務義務を避けるために意図的にW2提出を省略したビジネス判断の有無 — これは非常に深刻とみなされ、別の罰金や課徴金の対象となる可能性があります。

もしも企業が重大な理由（自然災害、経営者の死亡、重篤な疾病等）や税務の専門家の誤った情報提供を証明できる場合、IRSは違反を故意の無視とみなさないことがあります。

W2フォームに関するその他の罰則理由

その他、罰金の対象となる理由には次のようなものがあります：

• TIN（税務情報番号）の欠落
• 必須情報の不足
• 電子申告が必要な時に紙フォームを提出
• 従業員向けコピーの未提出
• 不正なフォームの提出

過失や誤りによる場合、 W2やW3の修正フォームを早急に提出することで修正できますが、虚偽や詐欺と判断された場合は、民事罰や刑事告発に直面します。

リモート従業員（国内外問わず）を管理する企業にとって、W2準拠は複雑です。Employer of Recordと提携すれば、規制の遵守義務を回避できます。どうすれば良いかについてはこちらで詳しくご相談ください。

既に遅れているW2提出を今すぐ是正する方法

もしもW2の締切を逃した場合、迅速な対応を取る必要があります。次の税季まで待たずに、30日以内に修正できれば、1フォームあたり60ドルの罰金を支払うだけです（340ドル以上にはなりません）。

1. 提出期限の30日以内に提出

できるだけ早く未提出のW2を社会保障局（SSA）に提出しましょう（送付前に情報の正確性も確認）。この段階ではSSA Business Service Online ポータルを使うことを推奨します。
遅れた場合でも、延長を申請し受理されていなければ、フォームごとに60ドルの遅延罰金が課せられます。

2. 8月1日までに提出

30日間の期限に間に合わなかった場合、次の目標は遅れを取り戻すために、遅くとも8月1日までに正確に提出することです。
1月31日から税季末までに従業員のW2を発行していない場合は、これを優先すべきです。罰金はフォームごとに130ドルで、最大1,993,500ドル（小規模事業者は664,500ドル）です。遅延期間に比例して金額は増加します。

次の段階では、更に重い罰則と監査が実施される可能性があります。これは企業にとって非常にリスクであり、避けるべきです。

3. W2提出の誤りを修正

情報の誤りや漏れが原因の場合、最も簡単な方法は30日以内に正しいフォームを提出することです。

4. 再発防止策を講じる

現状の問題を修正するとともに、罰金を避けるために次のような対策を取ります。

• 年末前の給与調整を行い、すべての情報が正確であることを確認。提出前にW2をダブルチェックしましょう。この工程だけでも経済的損失を防げます。
• 年末までにすべての従業員および独立請負業者のTINを確認。
• W2やその他情報リターンの提出責任者を一人に限定し、その人に締め切りまでに提出させる。
• SSA承認の形式でW2を作成できる給与ソフトの活用。

まとめ

雇用主がW2をSSAに遅れずに提出しないことに対し、重い罰則が科されます。遅延や未提出を早期に修正すればするほど、支払う罰金は高くなります。

できるだけ早く問題を解決し、不遵守により発生したIRSからの連絡に迅速に対応することが重要です。

グローバルリモートワーカー（米国市民含む）や独立請負業者のような特殊な雇用条件を持つ雇用主には、Employer of RecordやContractor of Recordを使った規制遵守の支援ソリューションがあります。これにより、W2や1099-NECの提出責任が完全に企業から移譲されます。

よくある質問：雇用主がW2を送付しない場合の罰則

1. 雇用主はW2を送付しないことで罰されることはありますか？

はい、期限を守らずに提出しないと罰金の対象となります。期限を過ぎると段階的に罰金が増えます。意図的または過失の違反（意図的に提出拒否をした場合）には、より重い結果を招くこともあります。

2. 雇用主がW2を送付しないとどうなる？

法律上、1月31日までに従業員にW2を提供する義務があります。期限後、従業員は雇用主に連絡し、それでも返答がない場合は2月15日以降にIRS（800-829-1040）に問い合わせをします。期限までに受け取っていなければ、Form 4852を使って情報を提出します。

3. 独立請負業者のためのフォーム提出は何ですか？

IRSは、雇用主に対して2つの異なるフォームで報告を求めています。従業員の給与に関するものはW2フォーム、独立請負業者向けには1099-NEC を提出します。1099-NECは1月31日までに提出し、その税年度の$600以上の支払いを報告します。独立請負業者がW9フォームを提出しなかった場合、支払いに対して「バックアップ源 withholding」を行い、その報告用にForm 945を提出します。