IRSに遅れてW-2フォームを提出した雇用者への罰則

雇用主が1月31日の期限までにIRSにW2フォームを提出し忘れることは、あまり一般的ではありません。しかし、起こることもあり得るため、もしそうなった場合には、自分が何に対処しているのかを理解しておく必要があります。

不遵守に対してはIRSはかなり厳格に対処します。これは違反を抑止するためであり、残念ながら、遅延提出にはペナルティが科されます。私たちは、支払うことになる可能性のあるペナルティの種類、問題を修正するための期限、そして将来的にペナルティを回避するためのステップについて解説します。

重要ポイント

• 雇用主はペナルティを避けるために、1月31日までにIRSへW2フォームを提出する必要があります。
• 遅延提出のペナルティはフォームごとに60ドル～340ドルの範囲です。意図的な不遵守には1フォームあたり680ドル以上の罰金が科されます。

なぜ期限までにW2フォームを提出することが重要なのか？

W2フォームは、*内国歳入庁（IRS）と社会保障局（SSA）*が要求する主要な給与・税金報告書です。この報告書は、特定の税年度において従業員の給与から差し引かれた所得税、社会保障税、メディケア税を示しています。これらの連邦機関は、これらの報告に基づいて給与報告と税徴収額を調整します。

もしも雇用主が期限までに従業員にW2を提供しない場合、個人の確定申告も完了できなくなります。

雇用主がW2フォームを期限内に提出しないと、かなりの混乱が生じることを想像できます。IRSやSSAは税年度を速やかに締結できなくなり、従業員は代替のフォームを提出しなければならず、また、代替手続きについて知らない場合は遅延提出のペナルティも支払う必要があります。

マルチ・ジャリスdikションの給与およびW2提出を管理しているために期限を逃していませんか？ もしそうなら、Employer of Record、特にリモート従業員がいる場合は、Rivermateのようなサービスを検討してください。当社が規制の提出を代行します。HRの専門家に相談することで、どのように連携できるかを確認しましょう。

なぜ遅延W2提出にペナルティを支払う必要があるのか？

この議論から、遅延W2提出の影響がより明確になります。これは複数の政府手続きに混乱をもたらすため、IRSは広範な不遵守を抑止しようとしています。ペナルティは不提出または遅延提出に対する制裁的措置です。人々が財布に痛みを感じると、将来の間違いを抑止する効果があります。

このため、遅延W-2提出のペナルティを回避するのは難しいでしょう。IRSはペナルティ適用ルールをかなり一貫して実施しています。深刻かつ継続的な違反があれば、犯罪罰も科される可能性がありますが、単にコンプライアンスを守ることでこれらを避けられます。

正確なW2フォーム提出の締切日

W2の主な提出締切は毎年1月31日です。この日が週末や祝日と重なる場合は、通常その翌の平日が期限となります。IRSは各税季ごとに正確な期限を公表しており、この期限は紙・電子提出の両方に適用されます。雇用主は従業員のW2コピーも同じ期限までに提出しなければなりません。

SSAに対するW2の提出延長を希望する場合は、期限前に申請する必要があります。これは8809フォームを使用し、情報リターン（W2、1099-NECなど独立請負者用も含む）の提出に適用されます。延長期間は30日間であり、自然災害、火災、深刻な病気などの特定の理由によってのみ認められます。

遅延W2提出に対する潜在的ペナルティ

1月31日（またはその他に公表された期日）を過ぎると、未提出のW2に自動的にペナルティが科されます。これが、タイムリーな提出が非常に重要な理由です。ペナルティが発生し始めると、必要な情報を提出するまで増え続けます。それらは免除される可能性は低く、さらなる遅延はより厳しい措置に発展する可能性があります。

ペナルティはフォームごとに計算され、インフレに合わせて調整されることもあります。情報リターンの不備は階層構造に基づいて罰せられます。要するに、提出しない期間が長くなるほど、支払うペナルティも増加します。

期限後の期間	ペナルティ	最大ペナルティ額
締切から30日以内	$60/フォーム	$664,500/年$232,500（中小企業向け）
31日〜8月1日	$130/フォーム	$1,993,500/年$664,500（中小企業向け）
8月1日以降	$340/フォーム	$3,987,000/年$1,329,000（中小企業向け）
故意の無視	$680/フォーム	上限なし

IRSは「故意の無視」を以下の基準をもとに判断します。

• 過去に遅延提出の記録があるかどうか
• 遅延が判明した後の対応の迅速さ
• IRSの要請に対する対応
• 他の財務義務を回避するための意図的なビジネス判断を行ったかどうか。これは非常に重大と見なされ、別途ペナルティや罰金、告発の対象となることがあります。

事業者が、自然災害、事業主の死、深刻な病気などの正当な理由がある場合や、税務専門家による誤った情報提供があった場合には、IRSはこれを意図的な違反と判断しません。

W2フォームに関する他の違反理由

他にもペナルティが科される理由はいくつかあります。これらは通常、不正確な提出に起因し、連邦当局の報告を妨害するために科されます。

• TIN（納税者番号）が欠落
• 必須の情報が不足
• 電子申告が必要な場合に紙フォームを提出
• 従業員向けのコピーを提供しない
• 不正なフォームを提出する

何があったかによっては、雇用主にとって追加の高額なペナルティが科される可能性もあります。たとえば、不正確な情報は、W2cやW3フォームを使って修正可能であり、期限後すぐに修正すべきです。しかし、IRSが詐欺の疑いを持った場合、事業者は民事罰や刑事訴追に直面します。

リモート従業員（国内外問わず）を管理する企業にとっては、W2コンプライアンスは複雑になる可能性があります。Employer of Recordと提携することで、規制の遵守責任を委譲できます。 Rivermateの専門家に相談し、具体的な仕組みについて話を聞いてみてください。

今すぐできる遅延W2提出の是正措置

W2の提出期限を過ぎてしまった場合は、迅速な対応が必要です。次の税シーズンを待つ必要はありません。期限から30日以内に是正できれば、1フォームあたり60ドルのペナルティを支払えば済みますが、それより遅れると340ドル以上になる可能性があります。

1. 期限から30日以内に提出

早急に未提出のW2を社会保障局（SSA）に提出しましょう（送付前に情報の正確性を確認してください）。この段階では、速やかな提出と受領確認のためにSSA Business Service Onlineポータルの利用をお勧めします。
申請して延長を得ていない限り、遅延提出のペナルティは1フォームにつき60ドルです。

2. 8月1日までに提出

もし30日以内の期限に間に合わなかった場合は、遅くとも8月1日までに正確な提出を目指すべきです。1月31日以降に従業員のW2フォームを未提出の場合、ペナルティは1フォームあたり130ドルとなり、最大で$1,993,500（中小企業向けは$664,500）です。遅延期間に比例して金額は大きくなります。

次の段階では、更なる重いペナルティと監査が行われ、違反理由の調査が行われる可能性があります。これは避けるべきであり、雇用主が大きな問題に巻き込まれるためです。

3. W2提出の誤りを修正

内容に誤りや欠落がある場合は、できるだけ早く（可能なら期限内に）正しいフォームを提出しましょう。

4. 再発防止策の実施

今の問題を解決すると同時に、以下の簡単なステップを実施して、今後のペナルティを防ぎましょう。

• 年末前の給与調整を実施し、すべての情報の正確性を確認。提出前にW2の再確認を徹底。
• 年末前にすべての従業員や独立請負者のTINを検証。
• W2やその他情報リターンの提出責任者を一人に限定し、その人に締切までに提出させる。
• SSAに認められるフォーマットでW2を作成できる給与ソフトウェアを利用。

結論

W2フォームの遅延または未提出に対して科されるペナルティは、雇用主にとって非常に重い制裁です。修正に時間がかかるほど、支払うべきペナルティ額も増加します。

最も重要なのは、早期に問題を修正し、違反によって引き起こされるIRSの通知に迅速に対応することです。

グローバルリモートワーカー（米国市民含む）や独立請負者のような特定の雇用状況を持つ雇用主には、Employer of RecordやContractor of Recordの形で解決策があり、そのすべての規制遵守を確実にします。これにより、W2や1099-NECの提出責任が完全に貴社から移されることになります。

よくある質問：雇用主がW2を送らない場合のペナルティ

1. 雇用主がW2を送らないと問題になることはありますか？

はい、期限までに送付しなかった場合には問題となる可能性があります。期限を過ぎると階層的にペナルティが科されます。提出が遅れるほど、ペナルティ額も増大します。故意または過失（意図的に要請に従わないことと定義）の場合は、さらに重大な結果が生じる可能性があります。

2. 雇用主がW2を送らなかったらどうなりますか？

雇用主は法定義務として、1月31日までに従業員にW2を提供する必要があります。この日を過ぎたら、従業員はフォームについて連絡し、2月15日以降に IRSの800-829-1040に連絡できます。もし期限までにフォームを受け取っていなければ、フォーム4852を使って情報を提出します。

3. 独立請負者向けにはどのフォームをIRSに提出すればいいですか？

IRSは従業員の賃金に関して二つのフォームの提出を求めています。一つは従業員の賃金を記録するW2フォーム、もう一つは独立請負者に関する1099-NEC（非従業員報酬）です。1099-NECは1月31日までに提出し、その税年度の$600超の支払いを報告します。請負者がW9フォーム未提出の場合、支払いに対して「バックアップ源泉徴収」を行い、その報告のためにForm 945を提出します。