Employer of Record in Svalbard et Jan Mayen

Un Employer of Record (EOR) est un service qui emploie légalement votre équipe à Svalbard et Jan Mayen en votre nom. Cela signifie que l'EOR gère toutes les responsabilités légales et RH liées à l'emploi, tandis que vous gérez le travail quotidien de vos employés. C'est une façon d'embaucher des personnes dans la région sans créer votre propre entité locale. Pour les entreprises souhaitant recruter à Svalbard et Jan Mayen, un EOR comme Rivermate peut simplifier le processus.

Comment fonctionne un Employer of Record (EOR) à Svalbard et Jan Mayen

Utiliser un EOR facilite le recrutement. Le processus est simple. Voici comment cela fonctionne généralement :

1. Vous trouvez le talent Vous identifiez le candidat que vous souhaitez embaucher à Svalbard et Jan Mayen.
2. L'EOR embauche votre candidat L'EOR, en tant qu'employeur légal, embauche le candidat via son entité locale.
3. Des contrats conformes sont créés L'EOR rédige un contrat de travail conforme aux lois du travail locales, couvrant des termes tels que le salaire, les avantages et les conditions de résiliation.
4. L'intégration est gérée L'EOR s'occupe du processus d'intégration, en veillant à ce que toute la paperasserie nécessaire soit correctement remplie.
5. La paie et les taxes sont gérées Votre EOR s'occupe de tout le traitement de la paie, de la retenue d'impôt et des cotisations, en veillant à ce que tout soit payé correctement et à temps.
6. Un soutien RH et juridique est fourni Vous bénéficiez d'un soutien continu pour toute question RH ou juridique pouvant survenir pendant la période d'emploi.

Pourquoi utiliser un Employer of Record à Svalbard et Jan Mayen

Utiliser un EOR à Svalbard et Jan Mayen vous aide à étendre rapidement votre équipe tout en restant conforme aux réglementations locales. Cela élimine la charge administrative importante liée à l'embauche internationale. Vous pouvez vous concentrer sur la croissance de votre entreprise et la gestion de la performance de votre équipe.

Voici quelques avantages clés :

• Évite la création d'entité Vous pouvez embaucher des employés sans le temps et les coûts liés à la création d'une entité légale dans le territoire.
• Assure la conformité Les EOR sont experts en lois du travail locales, gérés par l'Autorité norvégienne de contrôle du travail (https://www.arbeidstilsynet.no/en/). Ils garantissent que vos pratiques d'embauche, contrats et avantages sont entièrement conformes.
• Gère l'immigration L'EOR peut aider avec le processus de demande de permis de travail via la Direction norvégienne de l'immigration (UDI) (https://www.udi.no).
• Réduit les risques Un EOR vous aide à éviter les risques de mauvaise classification des employés en tant que Contractors, ce qui peut entraîner des sanctions légales et financières.
• Simplifie les RH L'EOR gère des tâches RH complexes, y compris la paie, l'administration des avantages, et la gestion des congés payés et des taxes selon les règles locales.

Le modèle de tarification transparent de Rivermate élimine la complexité avec des frais mensuels uniques et compétitifs par employé. Contrairement aux fournisseurs PEO traditionnels, notre tarification dans Svalbard et Jan Mayen comprend un support RH complet, la gestion des avantages sociaux, la gestion de la conformité et l’accès à notre tableau de bord propriétaire pour l’analyse en temps réel de la main-d’œuvre. Aucun coût caché, aucun frais d'installation — une tarification simple qui évolue avec les besoins de votre entreprise tout en assurant une conformité juridique complète dans Svalbard et Jan Mayen.

L'embauche à Svalbard et Jan Mayen est unique. Ces territoires relèvent du droit norvégien, mais présentent leurs propres considérations spécifiques. Par exemple, Svalbard bénéficie d'une politique sans visa, mais Jan Mayen suit les règles d'immigration du continent norvégien. Comprendre ces règles locales est essentiel pour réussir à recruter des talents dans cette région arctique isolée.

Contrats de travail & clauses indispensables

Les contrats de travail écrits sont obligatoires. Ils constituent la base de votre relation avec votre nouvel employé. Pour assurer clarté et conformité, incluez ces clauses essentielles :

• Détails du poste : Définissez clairement le rôle et les responsabilités.
• Rémunération : Indiquez le salaire et tout autre avantage.
• Horaires de travail : Précisez les heures de travail prévues.
• Durée du contrat : Mentionnez si le contrat est à durée déterminée ou indéterminée.
• Période d'essai : Le cas échéant, décrivez les modalités de la période d'essai.
• Résiliation : Détaillez les délais de préavis en cas de résiliation.

Périodes d'essai

À Svalbard et Jan Mayen, les périodes d'essai sont régies par le droit norvégien. Voici ce que vous devez savoir :

• Durée maximale : La période d'essai peut durer au maximum six mois.
• Accord écrit : La période d'essai doit être convenue par écrit dans le contrat de travail.
• Résiliation : Pendant la période d'essai, le délai de préavis est généralement de 14 jours, sauf accord contraire. La résiliation doit être justifiée par la performance, les compétences ou la fiabilité de l'employé.
• Secteur public : Pour les emplois publics, une période d'essai de six mois est standard.

Horaires de travail & heures supplémentaires

Les horaires de travail à Svalbard et Jan Mayen suivent également la réglementation norvégienne.

Jours fériés publics & régionaux

Vos employés à Svalbard et Jan Mayen ont droit aux jours fériés publics suivants en 2025 :

• Jour de l'An : 1er janvier
• Jeudi de la Cène : 17 avril
• Vendredi Saint : 18 avril
• Dimanche de Pâques : 20 avril
• Lundi de Pâques : 21 avril
• Fête du Travail : 1er mai
• Fête de la Constitution : 17 mai
• Ascension : 29 mai
• Pentecôte : 8 juin
• Lundi de Pentecôte : 9 juin
• Noël : 25 décembre
• Deuxième jour de Noël : 26 décembre

Embauche de contractors à Svalbard et Jan Mayen

Vous pouvez embaucher des contractors indépendants, mais il est important de les classer correctement. Si la relation de travail d’un contractor ressemble davantage à une relation d’emploi, vous risquez une mauvaise classification. Cela peut entraîner des sanctions légales et financières.

Un Employer of Record (EOR) peut vous aider à éviter ces risques. Un EOR vous permet d’embaucher des employés en conformité sans créer une entité juridique dans le territoire. Cela simplifie le processus d’embauche et garantit que vous respectez toutes les lois du travail locales.

Travailler à Svalbard et Jan Mayen est unique, tout comme les règles en matière de rémunération et de paie. Ces territoires font partie de la Norvège mais ont leurs propres réglementations distinctes, en particulier Svalbard. Vous constaterez que bon nombre des lois du travail norvégiennes s'appliquent, mais avec des ajustements locaux. Cela signifie que vous devez prêter une attention particulière aux règles spécifiques de chaque lieu pour vous assurer de respecter la législation.

Cycles de paie & structure des salaires

Le cycle de paie standard est mensuel. Vous paierez généralement vos employés une fois par mois, généralement à la fin du mois. Les paiements sont presque toujours effectués par virement bancaire sur un compte norvégien. Vous devez fournir une fiche de paie avec une ventilation claire du salaire brut, de toutes les déductions et du net à payer.

Les salaires à Svalbard sont compétitifs pour refléter le coût de la vie élevé. Les salaires réels sont souvent déterminés par des accords collectifs entre employeurs et syndicats. Ces accords préciseront les taux de rémunération minimum pour différents types d’emplois. Pour les postes non couverts par ces accords, vous négocierez le salaire directement avec l’employé dans le cadre de leur contrat.

Heures supplémentaires & minimums

Il n’existe pas de salaire minimum officiel fixé par le gouvernement à Svalbard et Jan Mayen. À la place, les accords collectifs fixent généralement le salaire minimum pour diverses industries.

Les heures de travail standard suivent la législation norvégienne, qui est généralement une semaine de 40 heures, ou 8 heures par jour. Tout travail au-delà de ces heures est considéré comme des heures supplémentaires. Vous devez rémunérer les employés pour les heures supplémentaires à un taux supérieur, généralement 1,5 fois leur taux horaire normal. Il existe également des limites au nombre d’heures supplémentaires qu’un employé peut effectuer :

• 10 heures sur une période de 7 jours
• 25 heures sur 4 semaines consécutives
• 200 heures dans une année civile

Taxes et cotisations de l’employeur

En tant qu’employeur à Svalbard, votre principal coût lié à la paie est la contribution à la sécurité sociale. Ce taux est beaucoup plus faible qu’en Norvège continentale. Pour Jan Mayen, les règles s’alignent généralement sur celles de la Norvège continentale, ce qui signifie des taux de cotisation plus élevés.

Taxes et déductions pour les employés

Vous êtes responsable de la retenue de l’impôt sur le revenu sur les salaires de vos employés. Svalbard dispose d’un système fiscal simplifié à faible taux. À Jan Mayen, les employés sont soumis aux mêmes taux d’impôt sur le revenu que la Norvège continentale, qui sont plus élevés et plus complexes.

En Svalbard et Jan Mayen, vos avantages et congés sont en grande partie basés sur la loi norvégienne. Cela signifie que vous bénéficiez d'une base solide de congés payés et de sécurité sociale. Cependant, en raison de l'emplacement isolé, il existe certains aspects uniques à prendre en compte. Considérez cela comme des avantages norvégiens avec une touche arctique.

Congé légal

Vous avez droit à plusieurs types de congés payés. Ce sont les minimums fixés par la loi.

• Congé annuel : Vous bénéficiez de 25 jours ouvrables de vacances chaque année. Si vous avez plus de 60 ans, vous obtenez une semaine supplémentaire. La rémunération de vacances est calculée sur la base de vos revenus de l'année précédente.

• Congé parental : Les nouveaux parents reçoivent un package de congé généreux. Vous pouvez prendre un total de 49 semaines à 100 % de salaire ou 59 semaines à 80 % de salaire. Il s'agit d'un congé combiné pour les deux parents. Les mères disposent d’un quota spécifique de 15 semaines, et les pères ou co-mères disposent également d’un quota de 15 semaines.

• Congé maladie : Si vous êtes malade, vous avez droit à un congé maladie. Votre employeur paie pour les 16 premiers jours. Après cela, l’Administration norvégienne du travail et de la protection sociale (NAV) prend le relais.

• Congé pour prendre soin d’un enfant : Vous pouvez prendre un congé pour vous occuper d’un enfant malade de moins de 12 ans. Cela concerne généralement jusqu’à 10 jours par an pour chaque parent.

Jours fériés & jours fériés régionaux

Vous bénéficiez de congés payés pour les jours fériés. Voici les jours fériés pour 2025.

Avantages complémentaires typiques

De nombreux employeurs offrent plus que le minimum légal pour attirer et retenir de bons employés. L’environnement unique de Svalbard et Jan Mayen rend certains avantages particulièrement précieux.

Comment un EOR peut aider à la mise en place des avantages

Mettre en place des avantages dans un nouvel endroit peut être complexe. Un Employer of Record (EOR) simplifie cela pour vous.

Un EOR agit en tant qu’employeur légal pour votre équipe en Svalbard et Jan Mayen. Cela signifie qu’il gère toutes les tâches administratives et légales liées à l’emploi. Vous continuez à gérer le travail quotidien de votre équipe.

Voici ce qu’un EOR fait :

• Assure la conformité : Il veille à ce que votre package d’avantages respecte toutes les exigences légales locales.
• Administre les avantages : Un EOR gère tout, de l’inscription de votre équipe aux plans obligatoires à la gestion des renouvellements.
• Gère la paie : Il s’occupe du traitement de la paie, y compris toutes les retenues fiscales et cotisations nécessaires.
• Fournit une expertise locale : Un EOR connaît le marché local et peut vous aider à offrir des avantages compétitifs pour attirer les meilleurs talents.

Lorsque votre entreprise et un employé se séparent à Svalbard et Jan Mayen, vous devez suivre un processus clair. Cela garantit que vous traitez votre ancien membre de l'équipe équitablement et que vous restez dans le cadre de la loi. Les règles concernant la résiliation à Svalbard et Jan Mayen sont en grande partie basées sur la législation norvégienne. Vous devez avoir une raison valable pour mettre fin à un contrat de travail, comme des problèmes de performance d’un employé ou si vous devez réduire la taille de votre entreprise.

Périodes de préavis

Vous devez fournir une période de préavis écrite avant le dernier jour d’un employé. La durée de cette période dépend de la durée pendant laquelle l’employé a travaillé pour vous. Voici les périodes de préavis minimales requises par la loi :

• Jusqu’à 5 ans d’ancienneté : 1 mois
• De 5 à 10 ans d’ancienneté : 2 mois
• Plus de 10 ans d’ancienneté : 3 mois
• Plus de 10 ans d’ancienneté (et plus de 50 ans) : 4 mois
• Plus de 10 ans d’ancienneté (et plus de 55 ans) : 5 mois
• Plus de 10 ans d’ancienneté (et plus de 60 ans) : 6 mois

Gardez à l’esprit qu’un contrat de travail individuel pourrait prévoir une période de préavis plus longue. Pendant la période de préavis, l’employé continue de travailler et de percevoir son salaire et ses avantages habituels.

Indemnités de départ

À Svalbard et Jan Mayen, vous n’êtes pas automatiquement tenu de verser une indemnité de départ à un employé lors de la résiliation. Cependant, un tribunal peut vous ordonner de payer une compensation si un licenciement est jugé injuste.

Comment Rivermate gère les départs conformes

Lorsque vous utilisez un Employer of Record comme Rivermate, nous gérons l’ensemble du processus de départ pour vous. Nous veillons à ce que chaque étape soit conforme aux lois locales. Cela inclut :

• Garantir des motifs valides pour la résiliation : Nous travaillons avec vous pour documenter les raisons de la résiliation, en veillant à leur légalité.
• Gérer les périodes de préavis : Nous calculons et gérons la période de préavis appropriée pour votre employé en fonction de leur ancienneté et de tout accord contractuel.
• Gérer le dernier paiement : Nous nous assurons que votre employé reçoit tous ses derniers salaires et avantages en suspens.
• Réduire votre risque : En gérant le processus pour vous, nous vous aidons à éviter les risques juridiques liés aux réclamations pour licenciement injustifié.

Svalbard et Jan Mayen ont des règles d'immigration uniques. Svalbard est sans visa pour tout le monde, mais vous devez subvenir à vos besoins financièrement. Jan Mayen, en revanche, suit les mêmes lois d'immigration que la Norvège continentale. Cela signifie que vous aurez probablement besoin d'un visa ou d'un permis de séjour pour y vivre et y travailler.

Visas de travail & réalités du parrainage

La politique d'immigration ouverte de Svalbard signifie que vous n'avez pas besoin de visa ou de permis de travail pour être employé. Les personnes de n'importe quel pays peuvent vivre et travailler à Svalbard. L'exigence principale est que vous pouvez subvenir à vos besoins. Vous devez avoir un emploi ou suffisamment d'argent pour vivre. Il est conseillé de trouver un emploi et un logement avant votre arrivée.

En raison de ce système, le concept de parrainage de visa par un Employer of Record (EOR) n'est pas applicable à Svalbard. Un EOR peut toujours vous employer, gérer votre paie, et s'assurer que vous respectez les lois du travail locales, mais il ne sera pas impliqué dans le processus de visa ou de permis de travail.

Pour Jan Mayen, la situation est différente. Étant donné qu'il suit les règles d'immigration de la Norvège continentale, vous aurez besoin d'un permis de séjour pour travailler. Ce processus nécessite généralement une offre d'emploi d'un employeur norvégien. Un EOR peut agir en tant qu'employeur légal et parrainer votre demande de permis de travail, à condition que vous remplissiez les critères d'éligibilité fixés par le gouvernement norvégien.

Voici une simple synthèse :

Conformité aux voyages d'affaires

Pour les visites d'affaires de courte durée à Svalbard, vous n'avez pas besoin de visa. Cependant, vous voyagerez probablement par la Norvège continentale, qui fait partie de l'Espace Schengen. Si vous avez besoin d'un visa pour l'Espace Schengen, vous devez en obtenir un avant de voyager. Assurez-vous d'obtenir un visa à double entrée. Cela vous permet de revenir dans l'Espace Schengen depuis Svalbard lors de votre retour.

Lorsque vous arrivez à Svalbard, vous devez pouvoir prouver votre identité. Un passeport est le document de voyage standard.

Pour les voyages d'affaires à Jan Mayen, vous devez suivre les mêmes règles que pour la Norvège continentale. Cela signifie généralement que vous aurez besoin d'un visa d'affaires si vous ne venez pas d'un pays exempt de visa.