Impôts en Svalbard et Jan Mayen

Svalbard et Jan Mayen, bien qu’ils fassent partie du Royaume de Norvège, ont des réglementations fiscales distinctes qui diffèrent considérablement de celles du continent norvégien, en particulier en ce qui concerne Svalbard. Ce régime fiscal unique est conçu pour refléter le statut spécial de l’archipel et ses activités économiques. Comprendre ces règles spécifiques est essentiel pour les Employer of Record, pour les employés qui y travaillent, et pour l’EOR, car elles impactent la gestion de la paie, la retenue d’impôt et les obligations de conformité globales.

Pour les entreprises employant du personnel à Svalbard ou à Jan Mayen, naviguer dans le paysage fiscal local nécessite une attention particulière aux détails. Les employeurs sont responsables de calculer et de reverser correctement les impôts au nom de leurs employés, ainsi que de remplir leurs propres contributions fiscales spécifiques à l'Employer of Record. Les règles pour Jan Mayen s’alignent généralement sur celles du continent norvégien, tandis que Svalbard dispose de son propre régime fiscal simplifié.

Obligations fiscales de l'Employer of Record

Les Employer of Record à Svalbard et Jan Mayen ont des obligations spécifiques concernant les cotisations sociales et les taxes sur la paie.

En Svalbard, les employeurs doivent payer une contribution de sécurité sociale sur les salaires des employés. Ce taux est nettement inférieur aux taux standard du continent norvégien. Pour 2025, le taux de contribution de sécurité sociale de l'EOR à Svalbard devrait rester à 8,2 % du salaire brut. Il n’existe pas de taxe sur la paie séparée au sens traditionnel ; le principal coût pour l’employeur lié à la paie est cette contribution de sécurité sociale.

En Jan Mayen, comme les règles fiscales suivent généralement celles du continent norvégien, les Employer of Record doivent appliquer les taux standards norvégiens de cotisations de sécurité sociale, qui varient en fonction de la localisation de l’employeur sur le continent (bien que Jan Mayen ne soit pas catégorisé dans une zone spécifique, les taux standard s’appliquent généralement). Ces taux sont nettement plus élevés qu’à Svalbard et peuvent atteindre jusqu’à 14,1 %, selon le secteur ou les circonstances spécifiques, bien que le taux général pour la plupart des employés soit de 14,1 %.

Les Employer of Record dans les deux régions doivent s’enregistrer auprès des autorités compétentes et assurer une déclaration et un paiement en temps voulu de ces contributions.

Retenue d'impôt sur le revenu

Les Employer of Record sont responsables de la retenue d’impôt sur le revenu sur les salaires des employés avant paiement. Les règles de retenue diffèrent entre Svalbard et Jan Mayen.

En Svalbard, un régime fiscal simplifié à taux fixe s’applique aux particuliers. Pour 2025, le taux d’impôt sur le revenu sur les revenus gagnés devrait être de 8 %. De plus, il existe un taux d’impôt sur le revenu du capital, généralement de 5 %, bien que cela ne soit pas souvent soumis à la retenue de l’employeur sauf si cela concerne certains types de revenus d’emploi traités comme du capital. Les Employer of Record doivent retenir la taxe de 8 % sur tous les revenus d’emploi imposables.

En Jan Mayen, les employés sont soumis aux règles fiscales norvégiennes continentales. Cela implique un système fiscal progressif avec diverses tranches d’imposition, des cotisations d’assurance nationale (part salariale), et éventuellement des surtaxes. Les Employer of Record à Jan Mayen doivent utiliser les cartes de déduction fiscale délivrées par l’administration fiscale norvégienne pour chaque employé afin de calculer le montant correct de la retenue, qui peut varier considérablement en fonction du niveau de revenu, des déductions, et des circonstances personnelles.

Déductions fiscales et allocations pour les employés

La disponibilité des déductions et allocations fiscales pour les employés varie considérablement entre Svalbard et Jan Mayen en raison de leurs systèmes fiscaux distincts.

En Svalbard, le régime fiscal à taux fixe signifie que les possibilités de déduction sont très limitées par rapport au continent norvégien. L’impôt repose principalement sur le revenu brut avec peu d’allocations. Les déductions standards courantes en Norvège continentale, telles que la déduction forfaitaire (minstefradrag) ou les déductions pour intérêts, ne s’appliquent généralement pas selon la loi fiscale de Svalbard.

En Jan Mayen, les employés sont soumis aux règles fiscales norvégiennes continentales et peuvent donc bénéficier des déductions et allocations standards prévues par la législation fiscale norvégienne. Cela peut inclure :

• Déduction forfaitaire (Minstefradrag)
• Déduction pour dépenses liées à l’acquisition de revenus (par exemple, déplacements domicile-travail)
• Déduction pour intérêts sur prêts
• Déduction pour cotisations à certains régimes de pension
• Déduction pour frais de garde d’enfants

Les employés à Jan Mayen doivent déclarer ces déductions dans leur déclaration fiscale annuelle pour en bénéficier.

Délais de conformité fiscale et de déclaration

Les Employer of Record à Svalbard et Jan Mayen doivent respecter des exigences spécifiques en matière de conformité et de déclaration. La principale obligation déclarative est la soumission de l’A-melding (déclaration A).

L’A-melding est un rapport mensuel soumis électroniquement aux autorités fiscales norvégiennes, à l’administration norvégienne du travail et du bien-être (NAV), et à Statistique Norvège. Il comprend des informations sur les salaires des employés, la retenue d’impôt, et les cotisations de sécurité sociale de l’employeur.

• Soumission mensuelle : L’A-melding doit être soumis avant le 5 du mois suivant la période de paie. Par exemple, l’A-melding pour la paie de janvier doit être faite d’ici le 5 février.
• Délais de paiement : les cotisations sociales de l’employeur et les impôts retenus sur les employés doivent également être payés avant des échéances spécifiques, généralement liées à la soumission de l’A-melding. Les paiements sont généralement effectués tous les deux mois (six fois par an). Les échéances pour 2025 suivront le calendrier établi, généralement autour du 15 du mois suivant la période de déclaration bimensuelle (par exemple, pour la déclaration de janvier-février, le paiement est dû vers le 15 mars).
• Déclaration annuelle : Bien que l’A-melding soit le principal rapport continu, les employeurs doivent également s’assurer que les informations déclarées tout au long de l’année soient exactes pour le processus d’évaluation fiscale annuelle.

Les Employer of Record doivent s’assurer qu’ils sont enregistrés correctement et disposent des systèmes nécessaires pour gérer la paie, la retenue d’impôt, et la soumission de l’A-melding avec précision et dans les délais, pour les employés de Svalbard et de Jan Mayen, conformément aux règles respectives.

Considérations particulières pour les travailleurs et entreprises étrangers

Opérer à Svalbard et Jan Mayen implique des considérations fiscales spécifiques pour les travailleurs et entreprises étrangers.

Pour les travailleurs étrangers à Svalbard, le régime fiscal à taux fixe s’applique généralement indépendamment du statut de résidence fiscale dans un autre pays. Les personnes travaillant à Svalbard sont généralement soumises à l’impôt Svalbard sur leur revenu gagné dans le cadre de leur activité là-bas. Il existe des règles spécifiques concernant les résidents du continent norvégien travaillant temporairement à Svalbard ou vice versa, ce qui peut impliquer une coordination entre les systèmes fiscaux. Cependant, le principe est que le revenu tiré d’un travail effectué à Svalbard est imposé à Svalbard.

Pour les entreprises étrangères employant du personnel à Svalbard, elles doivent généralement s’enregistrer en tant qu'Employer of Record en Norvège et respecter les règles fiscales et de sécurité sociale de Svalbard pour leurs employés. Cela inclut la retenue de l’impôt sur le revenu de 8 % et le paiement de la contribution de sécurité sociale de 8,2 % de l’employeur.

Pour les travailleurs étrangers et les entreprises étrangères à Jan Mayen, ce sont les règles fiscales norvégiennes continentales qui s’appliquent. Cela signifie que les travailleurs étrangers peuvent être soumis aux règles de résidence fiscale norvégienne ou à des règles spécifiques pour les non-résidents, potentiellement influencées par des conventions fiscales entre la Norvège et leur pays d’origine. Les entreprises étrangères embauchant du personnel à Jan Mayen ont les mêmes obligations pour l’employeur que les entreprises norvégiennes, y compris les taux de sécurité sociale standard et la retenue progressive de l’impôt sur le revenu selon les cartes de déduction fiscale.