Svalbard et Jan Mayen, bien qu'appartenant au Royaume de Norvège, ont des réglementations fiscales distinctes qui diffèrent considérablement de celles de la Norvège continentale, notamment en ce qui concerne Svalbard. Ce régime fiscal unique vise à refléter le statut spécial de l'archipel et ses activités économiques. Comprendre ces règles spécifiques est crucial pour les employeurs opérant dans la région et pour les employés y travaillant, car elles impactent la paie, la retenue à la source des impôts, et les obligations de conformité générales.

Pour les entreprises employant du personnel à Svalbard ou Jan Mayen, naviguer dans le paysage fiscal local demande une attention particulière aux détails. Les Employeur of Record sont responsables de calculer et de verser correctement les impôts au nom de leurs employés, ainsi que de remplir leurs propres contributions fiscales spécifiques à l'employeur. Les règles pour Jan Mayen sont généralement alignées sur celles de la Norvège continentale, alors que Svalbard fonctionne sous son propre régime fiscal simplifié.

Obligations fiscales de l'Employer of Record

Les Employer of Record à Svalbard et Jan Mayen ont des obligations spécifiques concernant les contributions sociales et les taxes sur la paie.

Dans Svalbard, les employeurs doivent verser une contribution de sécurité sociale sur les salaires des employés. Ce taux est substantiellement inférieur aux taux standards en Norvège continentale. Pour 2025, le taux de contribution de sécurité sociale de l’Employer of Record à Svalbard devrait rester à 8,2 % du salaire brut. Il n'existe pas de taxe de paie séparée au sens traditionnel ; le principal coût pour l'employeur lié à la paie est cette contribution de sécurité sociale.

Dans Jan Mayen, comme les règles fiscales suivent généralement celles de la Norvège continentale, les Employer of Record doivent se conformer aux taux standard norvégiens de sécurité sociale pour les employeurs, qui varient en fonction de la localisation de l'employeur sur le continent (bien que Jan Mayen en elle-même ne soit pas classée dans une zone spécifique, des taux standards s'appliquent typiquement). Ces taux sont nettement plus élevés qu’à Svalbard et peuvent atteindre jusqu’à 14,1 %, selon le secteur ou les circonstances spécifiques, bien que le taux général pour la majorité des employés soit de 14,1 %.

Les Employer of Record dans les deux régions doivent s’inscrire auprès des autorités compétentes et assurer un reporting et un paiement en temps voulu de ces contributions.

Retenue d'impôt sur le revenu

Les Employer of Record sont responsables de la retenue de l’impôt sur le revenu sur les salaires et traitements des employés avant paiement. Les règles de retenue diffèrent entre Svalbard et Jan Mayen.

Dans Svalbard, un régime simplifié d’impôt sur le revenu à taux forfaitaire s’applique aux individus. Pour 2025, le taux d’impôt sur le revenu sur les revenus earned est prévu à 8%. De plus, il existe un taux d’impôt sur le revenu du capital, généralement 5%, bien que cela ne soit généralement pas soumis à la retenue de l’employeur sauf si cela concerne certains types de revenus d’emploi traités comme du capital. Les Employer of Record doivent retenir l’impôt de 8 % sur tous les revenus d’emploi imposables.

Dans Jan Mayen, les employés sont soumis aux règles fiscales de la Norvège continentale. Cela implique un système d’imposition progressif avec diverses tranches d’impôt, des cotisations d’assurance nationale (part employé), et éventuellement des surtaxes. Les Employer of Record en Jan Mayen doivent utiliser les cartes de déduction fiscale émises par l’administration fiscale norvégienne pour chaque employé afin de calculer le montant correct de l’impôt à retenir, ce qui peut varier considérablement en fonction du niveau de revenu, des déductions et des circonstances personnelles de l’employé.

Déductions et allocations fiscales pour les employés

La disponibilité des déductions fiscales et des allocations pour les employés diffère considérablement entre Svalbard et Jan Mayen en raison de leurs régimes fiscaux distincts.

Dans Svalbard, le régime à taux forfaitaire limite fortement la possibilité de réclamer des déductions par rapport à la Norvège continentale. L’impôt est principalement basé sur le revenu brut avec peu d’allocations. Les déductions standard communes en Norvège continentale, telles que la déduction standard (minstefradrag) ou les déductions pour intérêts, ne s’appliquent généralement pas selon la législation fiscale de Svalbard.

Dans Jan Mayen, les employés sont soumis aux règles fiscales de la Norvège continentale et peuvent bénéficier des déductions et allocations standard prévues par la législation fiscale norvégienne. Celles-ci peuvent inclure :

• Déduction standard (Minstefradrag)
• Déduction pour les dépenses liées à l’acquisition de revenus (par exemple, déplacement au travail)
• Déduction pour les intérêts sur les prêts
• Déduction pour les contributions à certains régimes de pension
• Déduction pour les frais de garde d’enfants

Les employés en Jan Mayen doivent déclarer ces déductions dans leur déclaration annuelle pour en bénéficier.

Délais de conformité fiscale et de reporting

Les Employer of Record à Svalbard et Jan Mayen doivent respecter des exigences précises en matière de conformité et de reporting. L’obligation principale de reporting est la soumission de la A-melding (déclaration A).

L’A-melding est un rapport mensuel soumis électroniquement aux autorités fiscales norvégiennes, à l’Administration norvégienne du travail et de la protection sociale (NAV), et à Statistique Norvège. Il inclut des informations sur les salaires, la retenue d’impôt, et les contributions sociales de l’employeur.

• Soumission mensuelle : L’A-melding doit être soumis avant le 5 du mois suivant la période de paie. Par exemple, pour la paie de janvier, la déclaration doit être faite avant le 5 février.
• Dates limites de paiement : Les contributions sociales de l’employeur et l’impôt retenu sur les employés doivent également être payés selon des échéances spécifiques, généralement liées à la soumission de l’A-melding. Les paiements sont généralement effectués tous les deux mois (six fois par an). Les échéances pour 2025 suivront ce calendrier, généralement autour du 15 du mois suivant la période de déclaration de deux mois (par exemple, pour la déclaration de janvier-février, le paiement est dû vers le 15 mars).
• Reporting annuel : Bien que l’A-melding soit le principal rapport continu, les Employer of Record doivent aussi s’assurer que les informations déclarées tout au long de l’année soient exactes pour le traitement fiscal annuel.

Les Employer of Record doivent veiller à ce qu’ils soient dûment enregistrés et disposent des systèmes nécessaires pour gérer la paie, la retenue d’impôt, et les soumissions de l’A-melding de manière précise et ponctuelle pour les employés à Svalbard et Jan Mayen, selon les règles respectives.

Considérations particulières pour les travailleurs et entreprises étrangers

Opérer à Svalbard et Jan Mayen implique des considérations fiscales spécifiques pour les travailleurs et entreprises étrangers.

Pour les travailleurs étrangers à Svalbard, le régime fiscal à taux forfaitaire s’applique généralement quel que soit leur statut de résident fiscal ailleurs. Les individus travaillant à Svalbard sont typiquement soumis à la taxe sur le Svalbard sur leurs revenus perçus pour leur activité exercée sur place. Il existe des règles particulières concernant les personnes résidentes en Norvège continentale mais travaillant temporairement à Svalbard, ou inversement, pouvant impliquer une coordination entre les systèmes fiscaux. Cependant, le principe est que les revenus tirés d’un travail effectué à Svalbard sont imposés à Svalbard.

Pour les entreprises étrangères employant du personnel à Svalbard, elles sont généralement tenues de s’inscrire comme Employer of Record en Norvège et de respecter les règles fiscales et de sécurité sociale de Svalbard pour leurs employés. Cela inclut la retenue de l’impôt sur le revenu de 8 % et le paiement de la contribution de sécurité sociale de 8,2 % de l’Employer of Record.

Pour les travailleurs étrangers et les entreprises étrangères à Jan Mayen, ce sont les règles fiscales norvégiennes continentales qui s’appliquent. Cela signifie que les travailleurs étrangers peuvent être soumis aux règles de résidence fiscale norvégienne ou à des règles spécifiques pour les non-résidents, potentiellement influencées par des conventions fiscales entre la Norvège et leur pays d’origine. Les entreprises étrangères employant du personnel à Jan Mayen sont soumises aux mêmes obligations que les entreprises norvégiennes, y compris des taux de sécurité sociale standard et la retenue progressive de l’impôt sur le revenu basée sur les cartes de déduction fiscale.