Employer of Record in Samoa

Un Employer of Record, ou EOR, est une société qui embauche légalement des employés en votre nom à Samoa. Cela signifie que vous pouvez constituer une équipe sur place sans le temps et les coûts liés à la création de votre propre entité locale. Un EOR gère toutes les tâches formelles liées à l'emploi telles que la paie, les taxes, les avantages sociaux et la conformité avec les lois du travail samoanes. Cela vous permet de vous concentrer sur la gestion de votre équipe et la croissance de votre entreprise. Pour les entreprises souhaitant recruter à Samoa, des prestataires comme Rivermate peuvent simplifier le processus.

Comment fonctionne un Employer of Record (EOR) à Samoa

L'utilisation d'un EOR simplifie le recrutement à Samoa. Le processus est direct et efficace. Voici comment cela fonctionne :

• Trouver des talents : Vous identifiez les talents que vous souhaitez recruter à Samoa.
• EOR embauche : L'EOR embauche légalement votre candidat choisi sur sa paie locale conforme.
• RH et administratif : L'EOR gère toutes les tâches RH et administratives. Cela inclut les contrats de travail, le traitement de la paie, la retenue d'impôts et la fourniture des avantages statutaires.
• Vous gérez : Vous gérez les tâches quotidiennes et les responsabilités de votre employé. Il fait partie de votre équipe, tandis que l'EOR s'occupe des exigences légales et administratives liées à l'emploi.

Pourquoi utiliser un Employer of Record à Samoa

Lorsque vous embauchez un EOR, une équipe professionnelle gère le recrutement, la paie et les aspects juridiques de l'emploi à Samoa. Cela garantit que les termes et conditions du contrat de travail respectent les lois du travail locales. La principale loi régissant l'emploi est la Labour and Employment Relations Act 2013. Vous pouvez en savoir plus à son sujet sur le site du Parlement de Samoa (https://www.palemene.ws/new/acts-2010-2016/labour-and-employment-relations-act-2013/). Cela protège votre entreprise contre les pénalités légales en cas de non-respect des exigences minimales en matière d'emploi.

Voici quelques avantages clés :

• Évite la création d'une entité locale : Un EOR vous permet d'embaucher à Samoa sans le coût et le temps liés à la création d'une société locale.
• Assure la conformité : L'EOR veille à ce que vous respectiez toutes les lois du travail samoanes, y compris les avantages obligatoires et les congés.
• Gère la paie et les taxes : L'EOR s'occupe du calcul des salaires, de la déduction des cotisations et de la déclaration des taxes.
• Administre les avantages : L'EOR gère l'ensemble du processus d'avantages sociaux, de l'inscription des employés au Samoa National Provident Fund (SNPF) à la gestion de l'assurance santé.
• Économise du temps et de l'argent : Utiliser un EOR vous fait gagner du temps et de l'argent en évitant la création d'une entité juridique distincte.

Le modèle de tarification transparent de Rivermate élimine la complexité avec des frais mensuels uniques et compétitifs par employé. Contrairement aux fournisseurs PEO traditionnels, notre tarification dans Samoa comprend un support RH complet, la gestion des avantages sociaux, la gestion de la conformité et l’accès à notre tableau de bord propriétaire pour l’analyse en temps réel de la main-d’œuvre. Aucun coût caché, aucun frais d'installation — une tarification simple qui évolue avec les besoins de votre entreprise tout en assurant une conformité juridique complète dans Samoa.

L'embauche en Samoa offre une opportunité unique de faire appel à une main-d'œuvre dévouée, mais il est important de comprendre le paysage local de l'emploi. Le cadre juridique, principalement régulé par la Labour and Employment Relations Act 2013, définit les droits et responsabilités tant pour les employeurs que pour les employés. Naviguer dans ces réglementations est essentiel pour constituer une équipe performante en Samoa.

Contrats de travail & clauses indispensables

Bien que les accords d'emploi oraux soient permis, il est fortement recommandé d'établir des contrats écrits pour garantir la clarté et éviter les litiges. Pour tout emploi prévu pour durer plus d'un an, un contrat écrit est requis. Les contrats peuvent être indéfinis ou à durée déterminée, selon les besoins de votre entreprise.

Vos contrats de travail en Samoa doivent inclure les clauses essentielles suivantes :

• Noms de l'employeur et de l'employé
• Intitulé du poste et description claire des tâches
• Lieu de travail
• Date de début de l'emploi
• Durée du contrat si c'est un contrat à durée déterminée
• Taux de rémunération et fréquence de paiement
• Horaires de travail normaux et dispositions relatives aux heures supplémentaires
• Droits aux congés, y compris congé annuel, congé maladie et jours fériés
• Délai de préavis en cas de résiliation

Périodes d'essai

En Samoa, vous pouvez inclure une période d'essai pouvant aller jusqu'à trois mois au début de l'emploi. Cette période permet à vous et au nouvel employé d'évaluer la compatibilité. Vous devez fournir une confirmation écrite du statut de l'employé ou résilier l'emploi par écrit avant la fin de la période d'essai. Si vous ne fournissez pas cette confirmation écrite et que la période de trois mois est écoulée, l'employé est automatiquement considéré comme un employé permanent.

Horaires de travail & heures supplémentaires

La semaine de travail standard en Samoa est de 40 heures, généralement réparties sur cinq jours de huit heures chacun. Toute heure travaillée au-delà de ces 40 heures est considérée comme des heures supplémentaires. Vous devez rémunérer les employés pour les heures supplémentaires à un taux supérieur, généralement une fois et demie leur salaire horaire normal.

Jours fériés publics & régionaux

Vos employés en Samoa ont droit à un congé payé pour les jours fériés publics. Si un employé doit travailler un jour férié, il a généralement droit à une double rémunération.

Voici la liste des jours fériés en Samoa pour 2025 :

Embauche de contractors en Samoa

Vous pouvez embaucher des contractors indépendants en Samoa, ce qui peut offrir une flexibilité pour des travaux ponctuels. Cependant, il est crucial de classer correctement vos travailleurs. Une mauvaise classification d’un employee en tant que contractor indépendant peut entraîner des sanctions juridiques et financières importantes, y compris des arriérés d'impôts et la responsabilité pour des avantages non versés aux employés.

Les contractors indépendants ne bénéficient pas des mêmes protections que les employés selon la législation du travail en Samoa, telles que le salaire minimum, les congés payés et l’indemnité de licenciement. Un Employer of Record (EOR) peut vous aider à embaucher des contractors en conformité. Un EOR veille à ce que vos accords contractuels soient conformes aux lois locales, réduisant ainsi le risque de mauvaise classification et vous permettant de vous concentrer sur votre activité.

Comprendre la rémunération et la paie à Samoa est simple. Le système est basé sur un cycle de paie mensuel. Vos coûts totaux incluront le salaire de l'employé ainsi que les cotisations aux fonds nationaux. Vous et votre employé cotisez à ces fonds.

Cycles de paie & structure des salaires

À Samoa, les employés sont généralement payés mensuellement. Vous devez payer vos employés dans les 7 jours suivant la fin de la période de paie. Les paiements doivent être effectués sur le lieu de travail un jour ouvrable, sauf si votre employé accepte un arrangement différent.

Heures supplémentaires & minimums

Le salaire minimum à Samoa est de WST 4,00 par heure. Une semaine de travail standard est de 40 heures. Toute heure travaillée au-delà de 40 heures par semaine est considérée comme des heures supplémentaires.

Voici comment fonctionne la rémunération des heures supplémentaires :

• Jours de semaine et samedis : 150 % du taux de rémunération normal.
• Dimanches et jours fériés : 200 % du taux de rémunération normal.

Taxes et cotisations de l'Employer of Record

En tant qu'Employer of Record à Samoa, vous êtes tenu de verser des cotisations à deux fonds principaux pour vos employés.

Taxes et déductions des employés

Vos employés contribuent également aux fonds nationaux et paient l'impôt sur le revenu. Vous déduirez ces montants de leurs fiches de paie.

En Samoa, offrir les bons avantages et congés est essentiel pour attirer et fidéliser une excellente équipe. Il ne s'agit pas seulement de respecter la loi. Il s'agit de construire un lieu de travail solidaire. Comprendre les règles locales concernant les congés et les avantages est la première étape.

Congés légaux

La loi samoane fixe des exigences minimales en matière de congés pour les employés.

• Congé annuel : Vous devez accorder aux employés au moins 10 jours payés par an après qu'ils ont travaillé pendant 12 mois consécutifs. Ce congé est convenu d’un commun accord entre vous et l’employé.
• Congé maladie : Les employés bénéficient de 10 jours de congé maladie payé par an après 12 mois de service continu. Si un employé est malade pendant plus de deux jours, vous pouvez demander un certificat médical.
• Congé de maternité : Les employées qui ont travaillé pour vous pendant 12 mois consécutifs ont droit à 6 semaines de congé de maternité payé. Vous devez leur garantir le même poste ou un poste équivalent à leur retour.
• Congé de paternité : Les employés masculins ont droit à un minimum de 5 jours de congé de paternité payé.
• Congé de deuil : Bien que ce ne soit pas toujours un minimum légal, de nombreux employeurs offrent environ 3 jours payés en cas de décès d’un membre de la famille immédiate.

Jours fériés publics & jours fériés régionaux

Votre équipe en Samoa a droit à un congé payé pour les jours fériés publics. Voici les jours fériés officiels pour 2025 :

Avantages complémentaires typiques

Pour être un employeur compétitif, vous devriez envisager d’offrir plus que le minimum légal. Voici un aperçu des avantages obligatoires et optionnels.

Comment un EOR peut aider à la mise en place des avantages

Mettre en place et gérer les avantages des employés dans un nouveau pays peut être complexe. Un Employer of Record (EOR) simplifie ce processus pour vous.

Un EOR agit en tant qu’employeur légal pour votre équipe en Samoa. Cela signifie qu’il gère toutes les tâches administratives et légales liées à l’emploi.

Voici comment un EOR aide avec les avantages :

• Conformité : Un EOR veille à ce que vous respectiez toutes les lois du travail samoanes, y compris les avantages et congés obligatoires.
• Gestion des avantages : Ils gèrent l’ensemble du processus d’avantages, de l’inscription des employés au Samoa National Provident Fund (SNPF) à l’administration des plans d’assurance santé.
• Expertise : Vous avez accès à des experts locaux en RH et en droit qui comprennent le marché samoan. Ils peuvent vous conseiller sur des packages d’avantages compétitifs pour attirer les meilleurs talents.
• Simplicité : Au lieu de créer votre propre entité locale et département RH, vous pouvez compter sur l’infrastructure existante de l’EOR. Cela vous fait gagner du temps et de l’argent.

Utiliser un EOR vous permet de vous concentrer sur vos objectifs commerciaux pendant qu’ils prennent en charge les complexités de l’emploi et des avantages locaux.

Lorsque qu’un employé quitte votre entreprise en Samoa, vous devez suivre un processus clair. Ce processus, connu sous le nom de termination ou offboarding, comporte des règles pour protéger à la fois vous et votre employé. Suivre ces règles vous aide à éviter des problèmes juridiques et garantit une sortie équitable et fluide. Il implique de fournir un préavis approprié, de comprendre quand verser une indemnité de départ, et de compléter correctement tous les documents finaux.

Périodes de préavis

Vous devez donner aux employés un préavis écrit avant la fin de leur emploi. La durée du préavis dépend de leur ancienneté. Si vous souhaitez qu’un employé parte immédiatement, vous pouvez lui verser son salaire pour la période de préavis à la place.

Voici les périodes de préavis minimales requises par la loi :

Vous pouvez licencier un employé sans préavis pour faute grave.

Indemnité de départ

En Samoa, la loi n’exige pas automatiquement une indemnité de départ pour chaque termination. Cependant, vous pourriez devoir en verser dans des situations spécifiques, comme en cas de licenciement pour motif économique. Le montant de l’indemnité est généralement basé sur la durée de service de l’employé. Vérifiez toujours le contrat de travail, car il pourrait inclure des clauses concernant les indemnités de départ. Si le contrat prévoit une indemnité, vous devez la payer dans les cinq jours suivant la termination.

Comment Rivermate gère des sorties conformes

Nous veillons à ce que chaque départ d’employé en Samoa respecte la loi. Nous gérons les détails pour que vous puissiez vous concentrer sur votre activité.

• Communication claire : Nous gérons toute la communication avec l’employé partant. Cela inclut la fourniture du préavis écrit correct et l’explication des détails du dernier paiement.
• Dernier salaire : Nous calculons et traitons le dernier salaire de l’employé. Nous veillons à ce que tous les paiements, y compris toute indemnité de préavis ou de départ, soient précis et effectués à temps.
• Vérification de conformité : Nous examinons chaque termination pour garantir qu’elle respecte les normes légales samoanes. Cela vous aide à vous protéger contre des réclamations pour licenciement abusif.
• Documentation : Nous préparons tous les documents nécessaires pour l’offboarding. Cela crée un enregistrement clair du processus de termination.

Obtenir une autorisation de travail à Samoa repose entièrement sur le parrainage local. Le gouvernement exige qu’un employeur samoan initie le processus pour tout ressortissant étranger. Vous ne pouvez pas demander un permis de travail par vous-même ; vous avez d’abord besoin d’une offre d’emploi. L’organisme gouvernemental principal chargé de cela est le Ministry of Commerce, Industry and Labour (MCIL). Ils collaborent avec la Immigration Division pour délivrer les permis nécessaires. Le système est simple et ne repose pas sur un système basé sur des points. Au lieu de cela, il se concentre sur la possibilité qu’un travailleur local puisse occuper le poste.

Visas de travail & réalités du parrainage

Un Employer of Record (EOR) est la solution la plus pratique pour les entreprises sans entité légale à Samoa. Un EOR agit en tant qu’employeur local légal. Cela vous permet d’embaucher des talents à Samoa pendant que l’EOR gère les complexités du parrainage, de la paie et de la conformité légale.

Voici ce qu’un EOR peut généralement parrainer :

• Visas de travail temporaires : Pour des contrats à durée déterminée, généralement d’un à deux ans.
• Visas pour travailleurs qualifiés : Pour des postes nécessitant une expertise spécifique non facilement disponible sur le marché local.
• Visas basés sur un projet : Pour des professionnels embauchés pour la durée d’un projet spécifique.

Un EOR ne peut pas parrainer des visas de chercheur d’emploi général, car tous les permis de travail doivent être liés à un emploi précis. La condition principale est que l’employeur (dans ce cas, l’EOR en votre nom) doit d’abord démontrer qu’aucun citoyen samoan qualifié n’est disponible pour le poste.

Le processus suit généralement ces étapes :

1. Vous trouvez le talent que vous souhaitez embaucher à Samoa.
2. L’EOR fournit une offre d’emploi formelle et un contrat de travail.
3. L’EOR, en tant qu’employeur légal, soumet la demande de permis de travail au MCIL.
4. Une fois le permis de travail approuvé, l’employé peut obtenir son visa pour vivre et travailler à Samoa.

Conformité aux voyages d’affaires

Les visites de courte durée pour des activités professionnelles suivent une voie différente, plus simple. Vous n’avez pas besoin d’un permis de travail complet pour des déplacements brefs.

Un Permis de visiteur d’affaires est conçu pour des activités telles que :

• Participer à des conférences
• Rencontrer des équipes ou partenaires locaux
• Négocier des contrats

Ce permis vous permet d’être à Samoa pour une courte période, généralement jusqu’à 90 jours, mais vous ne pouvez pas exercer un travail rémunéré pour une entité samoane. Votre emploi et votre salaire doivent rester avec votre entreprise en dehors de Samoa. Si vos activités dépassent ces fonctions commerciales limitées, vous devrez obtenir un Permis de résident temporaire pour l’emploi. Vérifiez toujours les dernières règles auprès de la Samoa Immigration Division avant de voyager.