Employer of Record in Biélorussie

Pour embaucher des employés en Biélorussie, les entreprises explorent généralement plusieurs voies distinctes, chacune comportant ses propres considérations juridiques et opérationnelles. Comprendre ces options est crucial pour toute entreprise souhaitant étendre sa main-d'œuvre sur le marché biélorusse, en assurant la conformité avec les lois du travail locales et une intégration efficace des nouveaux membres de l'équipe. La démarche choisie dépend souvent de la stratégie à long terme de l'entreprise, de ses ressources et de la rapidité souhaitée pour l'entrée sur le marché.

Naviguer dans la complexité du droit du travail biélorusse peut être difficile, notamment en ce qui concerne la paie, les taxes et les avantages sociaux. Le pays dispose de réglementations spécifiques auxquelles il faut se conformer, rendant essentiel le choix d'une méthode d'embauche qui s'aligne à la fois sur les exigences locales et sur les objectifs commerciaux.

Voici les principales options pour embaucher des employés en Biélorussie :

• Établir une entité locale : Cela implique de créer une filiale ou une succursale en Biélorussie. Cela donne un contrôle total sur les opérations mais nécessite un investissement important en temps, capital et ressources administratives pour s'enregistrer, maintenir la conformité et gérer les fonctions RH locales.
• Utiliser un Employer of Record (EOR) : Collaborer avec un EOR comme Rivermate permet à votre entreprise d'embaucher des employés en Biélorussie sans avoir besoin de créer une entité juridique locale. L’EOR gère toutes les responsabilités légales liées à l’emploi, agissant en tant qu’employeur officiel pour des raisons de conformité.
• Engager des Contractors indépendants : Cette option consiste à embaucher des individus en tant que travailleurs indépendants plutôt qu’en tant qu’employés. Bien qu’elle offre de la flexibilité, elle comporte le risque de mauvaise classification, ce qui peut entraîner des pénalités importantes si la relation de travail est ultérieurement considérée comme un emploi.

Comment fonctionne un EOR en Biélorussie

Un Employer of Record (EOR) en Biélorussie agit en tant qu’employeur légal de votre personnel, prenant en charge l’ensemble des obligations de conformité en matière d’emploi local, tandis que votre entreprise conserve le contrôle total sur la gestion quotidienne de votre équipe. Ce modèle simplifie considérablement l’expansion mondiale.

Un EOR s’occupe généralement de :

• Emploi légal : Rédaction et gestion de contrats d’emploi conformes qui respectent le droit du travail biélorusse.
• Traitement de la paie : Gestion des paiements de salaire précis et en temps voulu, y compris les conversions en monnaie locale.
• Retenues et déclarations fiscales : Calcul et versement de toutes les taxes employeur et salarié aux autorités biélorusses compétentes.
• Administration des avantages : Garantie de la fourniture et de la gestion des avantages sociaux légaux et habituels, tels que les cotisations sociales, l’assurance santé et les congés payés.
• Support RH : Fournir une expertise sur les meilleures pratiques RH locales, les licenciements et la résolution des litiges.
• Gestion de la conformité : Se tenir informé des changements dans le droit du travail et la réglementation biélorusses pour maintenir une conformité continue.

Avantages pour les entreprises

Pour les entreprises souhaitant recruter des talents en Biélorussie sans les complexités de la création d’une entité locale, un EOR offre plusieurs avantages clés :

• Entrée rapide sur le marché : Embaucher rapidement des employés en Biélorussie, souvent en quelques jours ou semaines, en évitant le processus long d’enregistrement d’entité.
• Réduction des risques et conformité : Atténuer les risques liés à la navigation dans un droit du travail biélorusse inconnu, aux réglementations de paie et aux exigences fiscales, puisque l’EOR assume la responsabilité légale.
• Efficacité des coûts : Éviter les coûts initiaux importants et les dépenses administratives continues liés à la mise en place et à la gestion d’une filiale locale.
• Accès aux meilleurs talents : Élargir votre vivier de talents en recrutant des professionnels qualifiés en Biélorussie, indépendamment de la présence physique de votre entreprise.
• Concentration sur le cœur de métier : Recentrer les ressources internes sur la croissance stratégique plutôt que sur les tâches administratives et de conformité.

Le modèle de tarification transparent de Rivermate élimine la complexité avec un seul tarif mensuel compétitif par employé. Contrairement aux fournisseurs traditionnels de PEO, notre tarification en Biélorussie inclut un support RH complet, la gestion des avantages, la conformité réglementaire et l'accès à notre tableau de bord propriétaire pour des analyses en temps réel de la main-d'œuvre. Aucun coût caché, aucun frais d'installation — simplement une tarification claire qui évolue avec les besoins de votre entreprise tout en garantissant une conformité légale totale en Biélorussie.

Les employeurs bélarussien ont des obligations fiscales claires, principalement concernant les cotisations de sécurité sociale et la retenue à la source de l'impôt sur le revenu. Les employeurs doivent contribuer au Fonds de Protection Sociale (SPF) pour leurs employés, couvrant la pension, l'assurance sociale, et potentiellement l'assurance pension professionnelle, avec des taux en 2025 comme suit :

De plus, les employeurs sont responsables de la retenue d’un impôt sur le revenu forfaitaire de 13 % sur les salaires des employés et de sa remise mensuelle. Ils doivent également déclarer les cotisations de sécurité sociale et les paiements de l'impôt sur le revenu avant les échéances spécifiées, le non-respect pouvant entraîner des pénalités. Les employés bénéficient de déductions telles que la déduction standard, la déduction pour enfants, la déduction pour l’éducation, la déduction sociale et la déduction pour propriété, qui réduisent le revenu imposable lorsqu'elles sont correctement réclamées.

Le statut fiscal des travailleurs étrangers dépend de leur résidence (plus de 183 jours en Biélorussie), et des conventions peuvent atténuer la double imposition. Les entreprises étrangères peuvent créer un établissement permanent, ce qui entraîne des obligations fiscales sur les sociétés, et pourraient avoir besoin de s’enregistrer à la TVA si elles vendent des biens ou des services localement. Assurer la conformité nécessite une attention rigoureuse aux délais et une compréhension précise des réglementations spécifiques pour les entités et individus étrangers.

Le paysage salarial en Biélorussie varie selon l'industrie, le rôle, l'expérience et la région, Minsk offrant généralement une rémunération plus élevée. Les salaires mensuels typiques vont de 600 $ dans les secteurs de la vente au détail à 3 000 $ dans les postes en informatique, avec les chiffres clés résumés ci-dessous :

Le salaire minimum légal en vigueur en 2025 est d'environ 554 roubles biélorusses (~170 $), que les employeurs doivent respecter ou dépasser pour tous les employés. Les packages de rémunération incluent souvent des bonus tels que des primes annuelles, de performance, de vacances, ainsi que des allocations pour le transport, les repas, le logement ou l'éducation, selon l'entreprise.

La paie est généralement traitée mensuellement par virement bancaire, les employeurs étant responsables de la retenue des impôts et des cotisations sociales. Les tendances salariales augmentent progressivement, notamment dans les secteurs à forte demande comme l’IT, la finance et la santé, avec des prévisions indiquant une croissance continue en 2025. Rester informé des taux du marché, des exigences légales et des pratiques en matière d’avantages est essentiel pour élaborer des stratégies de rémunération compétitives et conformes en Biélorussie.

La législation du travail en Biélorussie prévoit un minimum de 24 jours civils de congé annuel payé intégralement, certains employés ayant droit à une durée plus longue. Les congés peuvent être pris en totalité ou en plusieurs fois, avec au moins une partie d'une durée de 14 jours, et la rémunération est calculée sur la base des gains des 12 mois précédents. Les employeurs doivent accorder le congé chaque année et verser la rémunération du congé au plus tard deux jours avant le début du congé. Les jours de congé peuvent être reportés dans des cas exceptionnels.

Les jours fériés en Biélorussie comprennent le Jour de l'An, Noël orthodoxe, la Journée de la Femme, la Fête du Travail, la Victoire, la Fête de l'Indépendance, la Journée de la Révolution d'Octobre et Noël catholique, et en général, le travail n'est pas effectué ces jours-là sauf pour fournir des services essentiels.

Les employés ont droit à un congé maladie payé initialement par l'employeur, puis par le Fonds d'Assurance Sociale, avec des taux de rémunération dépendant de l'ancienneté : 80 % pour jusqu'à 5 ans de service, et 100 % pour 8 ans ou plus. Le congé parental comprend le congé prénatal (70 jours), le congé postnatal (56 jours ou plus en cas de complications), et le congé d'accueil de l'enfant jusqu'à ses 3 ans, pendant lequel les employés reçoivent une allocation d'État. Le congé d'adoption est similaire au congé de maternité, avec une durée dépendant de l'âge de l'enfant.

La législation du travail biélorusse impose un ensemble complet d’avantages pour les employés afin d’assurer leur sécurité, notamment les cotisations de sécurité sociale, les soins de santé, les congés payés, les congés de maladie, le congé de maternité et parental, ainsi que l’assurance contre les accidents du travail. Les employeurs sont légalement tenus de cotiser au Fonds de sécurité sociale (SSF) et au système de santé public, couvrant divers avantages sociaux et l’accès aux soins médicaux. Les employés ont droit à un congé annuel payé, aux jours fériés, aux congés de maladie (initialement partiellement payés par l’employeur, puis par la sécurité sociale), et aux prestations de congé parental versées par la sécurité sociale.

Les principaux avantages obligatoires comprennent les cotisations à la sécurité sociale et aux soins de santé, le temps de travail payé, les congés de maladie et l’assurance contre les accidents du travail. Ces avantages légaux constituent la base du bien-être des employés, de nombreux employeurs offrant des avantages supplémentaires pour attirer les talents dans un marché concurrentiel.

Les accords d'emploi en Biélorussie sont essentiels pour définir les droits et obligations des employeurs et des employés, avec une forte insistance sur les contrats écrits conformes au Code du travail. Il existe deux principaux types de contrats : à durée déterminée (jusqu'à cinq ans, utilisé pour le travail temporaire ou basé sur des projets) et à durée indéterminée (emploi standard sans date de fin). Les clauses clés incluent les détails sur les parties, les responsabilités professionnelles, le lieu de travail, la date de début, la rémunération, les heures de travail, les pauses, le droit aux congés, l'assurance sociale et les conditions de résiliation.

Les périodes d'essai sont réglementées, avec un maximum de trois mois pour la plupart des employés et jusqu'à six mois pour les managers. Pendant cette période, les employés ont les mêmes droits que le personnel régulier, et l'emploi peut être résilié avec un préavis d'au moins trois jours si l'employé est jugé inadapté. Les clauses de confidentialité sont généralement applicables, tandis que les clauses de non-concurrence nécessitent un caractère raisonnable et peuvent impliquer une compensation supplémentaire ; les tribunaux examinent ces restrictions pour éviter des limitations excessives pour les employés.

La Biélorussie a connu une adoption croissante du travail à distance, stimulée par les progrès technologiques et l'évolution des attentes de la main-d'œuvre. Bien qu'il n'existe pas de législation spécifique pour le travail à distance, les lois du travail en vigueur garantissent aux employés à distance des droits équivalents, notamment des contrats de travail détaillant le lieu de travail, les horaires et les attentes en matière de performance. Les employeurs sont responsables de fournir un environnement de travail sûr, de réaliser des évaluations des risques et de veiller au respect des normes de sécurité au travail.

Les modalités de travail flexibles deviennent de plus en plus courantes, incluant des options telles que le télétravail, les horaires flexibles et le travail à temps partiel. Les pratiques clés de mise en œuvre comprennent l'établissement de canaux de communication clairs, une gestion de la performance axée sur les résultats, la formation des employés et la promotion du bien-être. La protection des données est essentielle, nécessitant le respect des lois sur la protection des données en Biélorussie, la mise en place de mesures de sécurité robustes, des politiques d'accès à distance et la formation du personnel pour prévenir les violations.

Les politiques concernant l'équipement et le remboursement des dépenses doivent préciser si l'entreprise fournit des dispositifs ou rembourse des coûts tels que l'internet et les fournitures de bureau, avec des procédures claires pour les demandes et la prise en compte des implications fiscales. Une infrastructure technologique fiable — Internet à haute vitesse, outils de communication, logiciels de sécurité et solutions cloud — est indispensable pour un soutien efficace au travail à distance.

La législation du travail biélorusse impose des procédures strictes pour la résiliation de l'emploi, en insistant sur un préavis approprié, la documentation et le respect des motifs de licenciement. Les employeurs doivent respecter des périodes de préavis spécifiques en fonction du type de contrat et du motif de la résiliation, sans préavis pour l'expiration du contrat à durée déterminée, mais avec des préavis plus longs (1 à 2 mois) pour les contrats à durée indéterminée et 3 jours pendant la période d'essai. L'indemnité de licenciement est obligatoire dans des cas tels que le licenciement pour motif économique, s'élevant à au moins trois mois de salaire moyen, et s'applique également dans des situations telles que le service militaire ou l'incapacité.

Les résiliations sont classées en avec ou sans motif. Les motifs de licenciement avec motif incluent la faute, l'absentéisme ou les violations de sécurité, tandis que les raisons sans motif incluent le licenciement économique, l'expiration du contrat ou l'incapacité de l'employé. Les employeurs doivent respecter les étapes procédurales, y compris la documentation, le préavis, la consultation (en cas de licenciement économique) et le règlement final, pour assurer la légalité. La protection des employés est solide, limitant les licenciements des femmes enceintes, des mères avec de jeunes enfants et des membres de syndicats, avec des droits d'appel en cas de licenciement abusif et la possibilité de réintégration.

Les employeurs doivent suivre attentivement les procédures légales pour éviter les litiges et les sanctions, avec des protections des employés garantissant un traitement équitable lors des processus de résiliation.

Le travail indépendant en Biélorussie est un composant essentiel de l'économie, offrant une flexibilité tant aux entreprises qu'aux individus. Les employeurs doivent naviguer entre des considérations juridiques, contractuelles et fiscales distinctes lorsqu'ils engagent des Contractors, contrairement aux employés traditionnels. Une classification correcte est cruciale pour éviter des pénalités légales et financières, avec des distinctions clés telles que le contrôle sur le travail, l'intégration dans l'entreprise, la structure de paiement et l'acceptation des risques.

Les contrats pour Contractors indépendants en Biélorussie sont généralement des accords de droit civil, détaillant la portée, les modalités de paiement, la durée et les droits de propriété intellectuelle. La propriété intellectuelle créée par les Contractors leur appartient généralement, sauf si elle est explicitement cédée à l'entreprise dans le contrat. Les obligations fiscales varient en fonction du statut juridique du Contractor, comme Entrepreneur Individuel ou Auto-Entrepreneur, avec les régimes d'impôt sur le revenu et les cotisations sociales associés.

Le travail indépendant est répandu dans des secteurs tels que l'informatique, les services créatifs, le conseil et l'éducation, le secteur IT en particulier tirant parti de l'expertise biélorusse à l'échelle mondiale. Les Contractors sont responsables de leurs propres impôts, cotisations sociales et assurances, tandis que les entreprises engagées se concentrent sur la conformité avec la législation biélorusse et une structuration appropriée des contrats.

Les ressortissants étrangers souhaitant travailler en Biélorussie doivent obtenir un permis de travail et un visa approprié. Les principaux types de visas incluent :

Le processus consiste d'abord à obtenir un permis de travail, suivi d'un visa de travail (Type D) pour un emploi à long terme. Les employeurs doivent veiller au respect de ces exigences légales, car le système peut être complexe et impliquer plusieurs étapes. Cette approche structurée est essentielle pour un emploi légal et une conformité à l'immigration en Biélorussie.