Employer of Record in Zambia

Un Employer of Record (EOR) en Zambia es una empresa que contrata legalmente a los empleados en tu nombre. Esto significa que puedes construir un equipo en Zambia sin establecer una entidad local, lo cual puede ser un proceso complejo y costoso. Un EOR, como Rivermate, se encarga de todas las tareas legales y de recursos humanos relacionadas con el empleo. Esto incluye nómina, impuestos, beneficios y cumplimiento de las leyes laborales locales. Tú gestionas el trabajo diario de tu equipo, mientras que el EOR se ocupa del lado administrativo.

Cómo funciona un Employer of Record (EOR) en Zambia

Usar un EOR en Zambia simplifica el proceso de contratación de empleados. Así es como funciona típicamente:

1. Encuentras el Talento: Reclutas y seleccionas al candidato que deseas contratar en Zambia.
2. El EOR Contrata a tu Candidato: La entidad local del EOR en Zambia contrata legalmente al empleado. Ellos se convierten en el empleador oficial.
3. Contratos Cumplidores: El EOR redacta un contrato de trabajo que cumple con las leyes laborales zambianas. Estas leyes son supervisadas por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (https://www.mlss.gov.zm/).
4. Incorporación: El EOR gestiona el proceso de incorporación, incluyendo cualquier registro necesario con las autoridades locales.
5. Nómina e Impuestos: El EOR procesa la nómina mensual en Kwacha zambiano. También se encarga de todas las deducciones fiscales, como Pay As You Earn (PAYE), y las remite a la Zambia Revenue Authority (https://www.zra.org.zm/).
6. Seguridad Social: El EOR gestiona las contribuciones a la National Pension Scheme Authority (NAPSA).
7. Tú Gestionas el Trabajo: Diriges las tareas y responsabilidades diarias de tu empleado, igual que cualquier otro miembro de tu equipo.

Por qué usar un Employer of Record en Zambia

Usar un EOR en Zambia ofrece una forma sencilla de hacer crecer tu equipo en el país. Te permite ingresar al mercado de manera rápida y legal, sin la inversión importante de establecer una empresa local.

Aquí algunos beneficios clave:

• Velocidad: Puedes contratar empleados y comenzar operaciones mucho más rápido que si establecieras tu propia entidad legal.
• Cumplimiento: Los EOR son expertos en la legislación laboral zambiana. Aseguran que cumplas con todos los requisitos legales para el empleo, reduciendo tu riesgo de multas o problemas legales.
• Ahorro de Costos: Crear y mantener una empresa en otro país es costoso. Un EOR te ayuda a evitar estos costos significativos.
• Enfoque en tu Negocio: Con el EOR manejando la administración de recursos humanos y legal, puedes concentrarte en tus objetivos comerciales principales y en gestionar tu equipo.
• Flexibilidad: Un EOR te permite contratar uno o muchos empleados, dándote la flexibilidad de escalar tu equipo según sea necesario.

El modelo de precios transparente de Rivermate elimina la complejidad con una única cuota mensual competitiva por empleado. A diferencia de los proveedores tradicionales de PEO, nuestros precios en Zambia incluyen soporte integral de RR.HH., administración de beneficios, gestión del cumplimiento y acceso a nuestro panel propio para análisis de la fuerza laboral en tiempo real. Sin costos ocultos, sin tarifas de instalación; simplemente precios claros que se ajustan a las necesidades de su negocio, mientras garantizan el pleno cumplimiento legal en Zambia.

Contratar en Zambia ofrece la oportunidad de aprovechar una economía en crecimiento con un talento diverso. Los sectores clave como la minería, la agricultura, las finanzas y la construcción están impulsando la demanda de profesionales calificados. Sin embargo, tener éxito en la contratación en Zambia implica comprender las leyes laborales locales para garantizar el cumplimiento. La Ley del Código Laboral es la legislación principal que rige el empleo, por lo que es importante familiarizarse con sus requisitos.

Contratos laborales y cláusulas imprescindibles

Cuando contratas a un empleado en Zambia, se requiere un contrato escrito para cualquier relación laboral que dure seis meses o más. Se recomienda encarecidamente tener un contrato escrito para todos los empleados para garantizar claridad.

Tus contratos laborales deben incluir las siguientes cláusulas:

• Nombres de tú y tu empleado
• Fecha de inicio del empleo
• Título del puesto y descripción de funciones
• Lugar de trabajo
• Horario laboral
• Salario y forma de pago
• Derechos de licencia (anual, enfermedad, etc.)
• Período de aviso para la terminación

Períodos de prueba

En Zambia, puedes incluir un período de prueba en un contrato laboral para evaluar la idoneidad de un nuevo empleado para el puesto.

• El período de prueba inicial puede ser de hasta tres meses.
• Puedes extenderlo por otros tres meses, pero el período total de prueba no puede exceder de seis meses.
• Durante el período de prueba, tú o el empleado pueden terminar el contrato con un aviso de 24 horas.
• Debes informar por escrito al empleado si ha aprobado su período de prueba antes de que finalice.
• Si no proporcionas confirmación o terminación por escrito, el empleado se considera automáticamente confirmado en su puesto.

Horas de trabajo y horas extras

Las horas de trabajo estándar en Zambia son ocho horas por día, con un máximo de 48 horas por semana.

Días festivos y regionales

Tus empleados en Zambia tienen derecho a licencia pagada en días festivos. Aquí están los días festivos para 2024:

• 1 de enero: Año Nuevo
• 8 de marzo: Día Internacional de la Mujer
• 12 de marzo: Día de la Juventud
• 29 de marzo: Viernes Santo
• 30 de marzo: Sábado Santo
• 1 de abril: Lunes de Pascua
• 28 de abril: Cumpleaños de Kenneth Kaunda
• 1 de mayo: Día del Trabajo
• 25 de mayo: Día de África
• Julio (primer lunes): Día de los Héroes
• Julio (martes después del Día de los Héroes): Día de la Unidad
• Agosto (primer lunes): Día de los Agricultores
• 18 de octubre: Día Nacional de Oración
• 24 de octubre: Día de la Independencia
• 25 de diciembre: Navidad

Contratación de contractors en Zambia

Contratar contractors independientes en Zambia puede brindarte flexibilidad y acceso a habilidades especializadas sin el compromiso a largo plazo de contratar a un empleado. Los contractors gestionan su propio trabajo y son responsables de sus propios impuestos.

Sin embargo, debes tener cuidado con cómo clasificas a los trabajadores. Si un contractor es tratado como un empleado (por ejemplo, controlando sus horas y métodos de trabajo), podrían ser mal clasificados. La mala clasificación puede acarrear sanciones legales y financieras.

Un Employer of Record (EOR) puede ayudarte a mitigar este riesgo. Un EOR puede contratar y pagar a contractors en tu nombre, asegurando que sean clasificados correctamente según la ley zambiana. Esto te permite trabajar con el talento que necesitas sin preocuparte por problemas de cumplimiento.

Comprender la compensación y la nómina en Zambia es clave para emplear con éxito a los trabajadores en el país. Necesita tener una comprensión clara de las leyes laborales locales para asegurarse de pagar a su equipo de manera precisa y puntual. Esto implica más que simplemente transferir un salario mensual. Debe calcular y retener correctamente los impuestos y las contribuciones a la seguridad social. Hacer esto correctamente le permite cumplir con la ley zambiana y genera confianza con sus empleados.

Ciclos de nómina y estructura salarial

En Zambia, el ciclo de nómina estándar es mensual. Por lo general, pagará a sus empleados al final de cada mes. La transferencia bancaria directa es el método de pago más común.

Un paquete de compensación típico en Zambia incluye un salario base más cualquier asignación. Las asignaciones comunes incluyen:

• Asignación de vivienda: Para ayudar con los costos de alojamiento.
• Asignación de transporte: Para cubrir los gastos de desplazamiento.
• Asignación de comida: Para contribuir a los costos diarios de alimentación.

Horas extras y mínimos

La semana laboral estándar en Zambia es de 48 horas. Si sus empleados trabajan más allá de estas horas, debe pagarles horas extras. La hora extra generalmente se calcula a una y media veces la tarifa horaria normal del empleado. Por trabajo realizado en un día festivo o un domingo (si no es un día laboral normal para el empleado), la tarifa es el doble del pago horario normal.

Zambia tiene un salario mínimo legal, que varía según la categoría del empleado. Por ejemplo, según las regulaciones más recientes, los salarios mínimos mensuales para algunas categorías son:

• Trabajadores domésticos: ZMW 1,300
• Trabajadores en tiendas: ZMW 1,600
• Trabajadores generales: ZMW 1,600

Impuestos y contribuciones del empleador

Como empleador en Zambia, usted es responsable de varios impuestos y contribuciones a la nómina. Estas son sus responsabilidades directas y se calculan sobre el salario bruto de su empleado.

Impuestos y deducciones de los empleados

También debe deducir ciertos impuestos y contribuciones directamente de los salarios de sus empleados. Usted es responsable de retener estos montos y remitirlos a las autoridades gubernamentales correspondientes.

En Zambia, ofrecer beneficios competitivos y comprender las políticas de permisos es clave para atraer y retener talento excepcional. No se trata solo de cumplir con la ley. Se trata de construir un entorno laboral de apoyo. Cuando cuidas de tu equipo, ellos pueden dar lo mejor de sí. Esta guía desglosa lo que necesitas saber sobre permisos y beneficios en Zambia.

Permisos legales

La ley zambiana establece varios tipos de permisos obligatorios para los empleados.

• Permiso anual: Tienes derecho a 24 días de vacaciones pagadas al año después de 12 meses de servicio continuo. Este permiso se acumula a razón de dos días por mes.
• Permiso por enfermedad: Si has trabajado al menos 12 meses, puedes obtener hasta seis meses de permiso por enfermedad pagado. Los primeros tres meses son con sueldo completo, y los siguientes tres con la mitad del sueldo. Para contratos más cortos, puedes obtener hasta 52 días de permiso por enfermedad. Necesitarás un certificado médico para calificar.
• Permiso de maternidad: Las empleadas femeninas tienen derecho a 14 semanas de permiso de maternidad pagado. Para ser elegible, generalmente necesitas haber trabajado para tu empleador durante al menos dos años.
• Permiso por responsabilidad familiar: Puedes tomar hasta siete días de permiso parcialmente pagado cada año para cuidar a un hijo enfermo, cónyuge o dependiente. Esto está disponible después de haber estado con tu empleador durante seis meses.

Feriados públicos y regionales

Los empleados tienen derecho a un día libre pagado por feriados públicos. Si un feriado cae en fin de semana, generalmente se observa el lunes siguiente como feriado.

Beneficios suplementarios típicos

Más allá de los requisitos legales, muchos empleadores ofrecen beneficios adicionales para mantenerse competitivos.

Cómo un EOR puede ayudar a establecer beneficios

Configurar y gestionar los beneficios para empleados en un país nuevo puede ser complejo. Un Employer of Record (EOR) simplifica este proceso para ti.

Un EOR se encarga del aspecto legal y administrativo del empleo. Esto incluye asegurarse de que tus paquetes de beneficios cumplan con la ley zambiana. Gestionan la nómina, las contribuciones a la seguridad social y todas las políticas de permisos requeridas. Esto te permite concentrarte en hacer crecer tu negocio y apoyar a tu equipo. Un EOR te ayuda a ofrecer beneficios competitivos sin la molestia de navegar las regulaciones locales por ti mismo.

Cuando finaliza una relación laboral en Zambia, es necesario seguir un proceso claro. No se trata solo de decir adiós. Debe manejarse correctamente la terminación y el offboarding para mantenerse en cumplimiento con las leyes laborales locales. Esto implica proporcionar una razón válida para la terminación, dar el aviso adecuado y pagar cualquier cantidad final pendiente. No seguir estos pasos puede generar problemas legales.

Períodos de aviso

Debe dar a los empleados un aviso adecuado antes de que finalice su contrato, a menos que hayan cometido una falta grave. También puede pagarles en lugar de este aviso. El período mínimo de aviso requerido por la ley depende de la duración del contrato de trabajo:

• 24 horas para un contrato de un mes o menos.
• 14 días para un contrato entre uno y tres meses.
• 30 días para un contrato de más de tres meses.

Si su contrato de trabajo especifica un período de aviso más largo, debe cumplir con ese plazo. Para cualquier contrato que dure más de seis meses, el aviso de terminación debe ser por escrito.

Indemnización por despido

La ley zambiana requiere indemnización por despido en ciertas situaciones, como redundancia. La cantidad suele determinarse por el acuerdo de empleo o mediante negociación. Al finalizar un contrato por redundancia, debe dar al empleado o a su representante un aviso de al menos 30 días. Este aviso debe indicar el número de empleados afectados y el plazo para las terminaciones.

Cómo Rivermate maneja salidas en cumplimiento

Nos aseguramos de que cada paso del proceso de offboarding se maneje correctamente y de manera legal. Entendemos que navegar por la legislación laboral zambiana puede ser complejo.

Así es como gestionamos el proceso por usted:

• Documentación: Aseguramos que todos los avisos de terminación estén por escrito y indiquen claramente la razón válida para la separación.
• Proceso justo: Para las terminaciones relacionadas con el rendimiento o conducta indebida, seguimos un procedimiento justo. Esto incluye realizar una investigación y dar al empleado la oportunidad de responder.
• Pagos finales: Calculamos y procesamos todos los pagos finales. Esto incluye salario pendiente, vacaciones acumuladas y cualquier indemnización requerida.
• Verificación de cumplimiento: Nuestro equipo se mantiene actualizado sobre las leyes laborales zambianas para garantizar que cada terminación sea completamente conforme, protegiéndolo de posibles reclamaciones legales.

Navegar por visas y permisos de trabajo en Zambia es un paso clave para ampliar su equipo en el país. El sistema de Zambia distingue entre una visa, que permite la entrada, y un permiso, que autoriza el trabajo. Para que los extranjeros puedan trabajar en Zambia, necesitan la autorización de trabajo adecuada. Los dos principales tipos de permisos de trabajo son a corto plazo, por hasta seis meses, y a largo plazo, por hasta dos años. Es importante solicitar el permiso correcto desde el principio, ya que no se puede cambiar de un tipo a otro después de llegar a Zambia.

Visas de empleo y realidades del patrocinio

Un Employer of Record (EOR) puede patrocinar permisos de trabajo para empleados extranjeros en Zambia. Esta es una ruta común para las empresas que no tienen una entidad legal registrada en el país. El EOR actúa como el empleador legal y se encarga de todas las responsabilidades formales de empleo, incluido el patrocinio de permisos de trabajo y visas.

Aquí hay algunas rutas prácticas y realidades del patrocinio:

• Patrocinio de Employer of Record: Un EOR puede patrocinar permisos de empleo tanto a corto como a largo plazo. Deben tener una entidad registrada en Zambia para hacerlo.
• Rol del empleador: El empleador patrocinador, ya sea su empresa o un EOR, desempeña un papel crucial en el proceso de solicitud. Deben proporcionar documentación de la empresa y justificar la necesidad de contratar a un extranjero.
• Prueba del mercado laboral: Para un Permiso de Empleo a largo plazo, el empleador a menudo debe demostrar que ha intentado encontrar un candidato zambiano adecuado primero.
• Especificidad del permiso: Los permisos de trabajo en Zambia están vinculados a un empleador y rol específicos. Si un empleado cambia de trabajo o empleador, necesitará una nueva solicitud de permiso.

Cumplimiento en viajes de negocios

Para visitas de negocios a corto plazo, Zambia tiene reglas específicas que seguir. Estas visitas pueden incluir actividades como asistir a reuniones, conferencias o negociaciones.

Aquí tienes un desglose de lo que necesitas saber:

• Entrada sin visa: Los ciudadanos de algunos países pueden ingresar a Zambia por negocios por hasta 30 días sin visa.
• Visa de negocios: Si no eres de un país exento de visa, deberás solicitar una visa de negocios. Muchas veces, puedes hacerlo en línea a través de un sistema de e-visa.
• Actividades permitidas: Los viajes de negocios son para actividades a corto plazo. No permiten el empleo.
• Estancia más larga: Si un visitante de negocios necesita permanecer más de 30 días, debe solicitar un permiso de empleo temporal.

Aquí hay una tabla que resume los diferentes tipos de entradas para negocios: