Employer of Record in Puerto Rico

Un Employer of Record (EOR) en Puerto Rico es una empresa que contrata y paga legalmente a los empleados en tu nombre. Esto significa que puedes formar un equipo en Puerto Rico sin establecer tu propia entidad local. El EOR se encarga de todas las tareas administrativas y legales del empleo. Piénsalo como tu socio local de Recursos Humanos, gestionando la nómina, impuestos, beneficios y cumplimiento con las leyes laborales de Puerto Rico. Tú gestionas el trabajo diario de tu equipo, mientras el EOR se ocupa del resto. Para las empresas que buscan contratar en Puerto Rico, proveedores como Rivermate pueden simplificar el proceso.

Cómo funciona un Employer of Record (EOR) en Puerto Rico

Usar un EOR para contratar en Puerto Rico es un proceso sencillo. Permite incorporar nuevo talento de manera rápida y correcta.

Así es como funciona normalmente:

1. Encuentras el Talento: Identificas a la persona que deseas contratar en Puerto Rico.
2. El EOR los Contrata: El EOR contrata legalmente al empleado a través de su entidad local en Puerto Rico. Se encargan del contrato laboral, asegurándose de que cumple con todas las leyes laborales locales.
3. Incorporación: El EOR gestiona el proceso de incorporación. Esto incluye configurar la nómina, inscribir al empleado en los beneficios obligatorios y asegurar que toda la documentación esté correcta.
4. Gestión de Nómina y Beneficios: El EOR se encarga de pagar a tu empleado de manera precisa y puntual. También gestionan todas las retenciones de impuestos y contribuciones sociales según lo requerido por la ley puertorriqueña.
5. Cumplimiento Continuo: El EOR se mantiene actualizado con las leyes laborales de Puerto Rico. Gestionan cualquier asunto de Recursos Humanos que pueda surgir, asegurando que permanezcas en cumplimiento.
6. Gestionas a tu Empleado: Tú diriges las tareas y responsabilidades diarias de tu empleado, como cualquier otro miembro de tu equipo. El EOR se ocupa del lado administrativo del empleo.

Por qué usar un Employer of Record en Puerto Rico

Usar un EOR en Puerto Rico simplifica tu expansión. Elimina los obstáculos legales y administrativos de contratar en un nuevo territorio, permitiéndote centrar en hacer crecer tu negocio. Puedes acceder a una nueva reserva de talento sin el tiempo y costo de establecer una entidad legal tú mismo.

Aquí algunos beneficios clave:

• Entrar al Mercado más Rápido: Puedes contratar empleados y comenzar operaciones en Puerto Rico rápidamente. No tienes que pasar por el largo proceso de establecer una empresa local.
• Asegurar el Cumplimiento Legal: Puerto Rico tiene sus propias leyes y regulaciones laborales específicas. Un EOR tiene la experiencia local para navegar estas complejidades, reduciendo tu riesgo de incumplimiento.
• Ahorrar Tiempo y Dinero: Crear y mantener una entidad legal implica costos significativos y trabajo administrativo. Un EOR se encarga de todas las tareas relacionadas con Recursos Humanos, ahorrándote dinero en honorarios legales y personal administrativo interno.
• Ofrecer Beneficios Competitivos: Un EOR puede proporcionar a tus empleados beneficios legalmente requeridos y competitivos, incluyendo seguro de salud y planes de retiro. Esto te ayuda a atraer y retener talento de alto nivel en el mercado local.
• Ganar Flexibilidad: Un EOR te da la flexibilidad de ampliar o reducir tu fuerza laboral según cambien las necesidades de tu negocio, sin las complejidades de contratos de empleo directos.

El modelo de precios transparente de Rivermate elimina la complejidad con una tarifa mensual por empleado. A diferencia de los proveedores tradicionales de PEO, nuestros precios en Puerto Rico incluyen un apoyo integral de RR. HH., la administración de beneficios, la gestión de cumplimiento y acceso a nuestro panel de control propietario para análisis de la fuerza laboral en tiempo real. Sin costos ocultos, sin tarifas de configuración, unos precios directos y claros que se ajustan a las necesidades de su negocio, mientras garantizan el pleno cumplimiento legal en Puerto Rico.

Contratar en Puerto Rico significa navegar por un paisaje legal único que combina las leyes federales de EE. UU. con sus propias regulaciones laborales específicas. Como territorio de EE. UU., muchos estándares de empleo serán familiares, pero existen diferencias clave que debes conocer. Por ejemplo, un bono navideño es un beneficio obligatorio para los empleados. Para contratar directamente, debes registrarte como empleador en varias agencias gubernamentales, incluyendo el Departamento de Trabajo y el Departamento del Tesoro. También serás responsable de gestionar los impuestos sobre la nómina y cumplir con las leyes locales sobre salarios, horas y permisos.

Contratos de empleo y cláusulas imprescindibles

Aunque se reconocen los acuerdos verbales, recomendamos encarecidamente contratos escritos en Puerto Rico para garantizar claridad y protección para todas las partes involucradas. Puedes redactar el contrato en cualquier idioma, siempre que tanto tú como el empleado lo entiendan.

Tus contratos de empleo deben indicar claramente lo siguiente:

• Responsabilidades laborales: Lo que el empleado hará.
• Salario y compensación: Cuánto y con qué frecuencia se pagará al empleado.
• Horas de trabajo: El horario esperado.
• Beneficios: Esto incluye beneficios obligatorios como permisos pagados y contribuciones a la seguridad social.
• Período de prueba: La duración del período de prueba.
• Políticas de terminación: Las condiciones bajo las cuales cualquiera de las partes puede terminar el contrato.

Períodos de prueba

En Puerto Rico, los nuevos empleados suelen tener un período de prueba. Esto te permite evaluar su desempeño antes de que obtengan la condición de empleado a pleno derecho.

A menos que tu contrato de empleo indique lo contrario, este período de prueba es automático.

Horas de trabajo y horas extras

La semana laboral estándar en Puerto Rico es de 40 horas, basada en un día laboral de 8 horas. Si un empleado trabaja más de 8 horas en un día o 40 horas en una semana, tiene derecho a horas extras. La tarifa de horas extras suele ser al menos 1.5 veces su salario por hora regular.

Días festivos públicos y regionales

Los empleados en Puerto Rico tienen derecho a varios días festivos públicos. Ten en cuenta estas fechas al programar el trabajo y calcular permisos.

• 1 de enero: Año Nuevo
• 6 de enero: Día de los Reyes Magos
• 15 de enero: Día de Martin Luther King Jr.
• 19 de febrero: Día de los Presidentes
• 22 de marzo: Día de la Emancipación
• 29 de marzo: Viernes Santo
• 16 de abril: Día de José de Diego
• 27 de mayo: Día de los Caídos
• 19 de junio: Juneteenth
• 4 de julio: Día de la Independencia de EE. UU.
• 25 de julio: Día de la Constitución de Puerto Rico
• 2 de septiembre: Día del Trabajo
• 14 de octubre: Día de la Raza
• 11 de noviembre: Día de los Veteranos
• 19 de noviembre: Día del Descubrimiento de Puerto Rico
• 28 de noviembre: Día de Acción de Gracias
• 25 de diciembre: Navidad

Contratación de contractors en Puerto Rico

También puedes contratar contractors independientes en Puerto Rico. Esta puede ser una opción flexible, pero es importante clasificar correctamente a los trabajadores. Clasificar incorrectamente a un empleado como contractor puede acarrear sanciones legales y financieras significativas.

Un Employer of Record (EOR) puede ayudarte a evitar estos riesgos. Un EOR asume la responsabilidad legal por tus workers en Puerto Rico. Esto incluye:

• Garantizar contratos conformes
• Gestionar la nómina y los impuestos
• Proporcionar beneficios estatutarios

Al usar un EOR, puedes contratar talento en Puerto Rico sin necesidad de establecer una entidad local ni preocuparte por navegar leyes laborales complejas. Esto te permite centrarte en hacer crecer tu negocio mientras nosotros manejamos los recursos humanos y el cumplimiento.

Cuando contratas en Puerto Rico, necesitas entender las prácticas locales de compensación y nómina. Esto implica un sistema dual donde sigues tanto las leyes federales de EE. UU. como las leyes puertorriqueñas. Esta guía desglosa lo que necesitas saber para pagar a tu equipo correctamente y mantener el cumplimiento.

Ciclos de nómina y estructura salarial

Puedes pagar a tus empleados en Puerto Rico de manera quincenal, mensual o semimensual. No importa qué ciclo elijas, debes emitir el pago el día 15 del mes.

Una semana laboral estándar es de 40 horas, típicamente ocho horas por día durante cinco días.

Puerto Rico también tiene un salario obligatorio del 13º mes, que es un bono de Navidad pagado en diciembre. La cantidad depende del número de empleados:

• Más de 21 empleados: 2% de los salarios anuales del empleado, hasta un máximo de $600.
• 21 o menos empleados: 2% de los salarios anuales del empleado, hasta un máximo de $300.

Horas extras y mínimos

El salario mínimo en Puerto Rico es de $10.50 por hora a partir del 1 de julio de 2024. Esto aplica a la mayoría de los empleados no exentos.

Debes pagar horas extras por cualquier hora trabajada más allá de la semana laboral estándar de 40 horas. La tarifa de horas extras es del 150% del salario regular. Si un empleado trabaja en un día festivo, la tarifa de horas extras también es del 150%. Para cualquier hora extra que exceda las 10 horas en una semana, la tarifa aumenta al 200% del salario regular.

Impuestos y contribuciones del empleador

Como empleador en Puerto Rico, eres responsable de varios impuestos y contribuciones. Estos incluyen obligaciones tanto federales como locales.

Impuestos y deducciones de los empleados

Debes retener varios impuestos y deducciones de los salarios de tus empleados.

En Puerto Rico, los beneficios para empleados y las licencias son una mezcla de leyes federales de EE. UU. y regulaciones locales. Esto significa que encontrarás algunas protecciones familiares, pero también requisitos únicos que debes seguir. Ofrecer los beneficios adecuados es clave para atraer y mantener excelentes empleados. Demuestra que valoras a tu equipo y estás invertido en su bienestar.

Licencias Estatutarias

La ley de Puerto Rico requiere que los empleadores proporcionen varios tipos de licencias pagadas. Estos son los mínimos, y siempre puedes ofrecer más.

• Licencia Anual: La cantidad de vacaciones pagadas que recibe un empleado depende de sus años de servicio en tu empresa. Para ser elegible, los empleados deben trabajar al menos entre 115 y 130 horas en un mes, dependiendo de la licencia específica.
  • Primer año: 6 días.
  • De 1 a 5 años: 9 días.
  • De 5 a 15 años: 12 días.
  • Más de 15 años: 15 días.
• Licencia por Enfermedad: Los empleados ganan un día de licencia por enfermedad pagada por cada mes que trabajan al menos 130 horas. Esto suma un máximo de 12 días por año.
• Licencia de Maternidad: Las empleadas femeninas tienen derecho a ocho semanas de licencia de maternidad pagada. Normalmente, se toman cuatro semanas antes del parto y cuatro semanas después.
• Licencia Familiar y Médica: La Ley de Licencia Familiar y Médica de EE. UU. (FMLA) se aplica en Puerto Rico. Esto proporciona a los empleados elegibles hasta 12 semanas de licencia no remunerada y protegida para ciertos motivos familiares y médicos.

Días Festivos Públicos y Regionales

Los empleados en Puerto Rico tienen derecho a tiempo libre pagado por días festivos públicos. Aquí están los días festivos para 2025.

Beneficios Complementarios Típicos

Para mantenerse competitivo, muchos empleadores en Puerto Rico ofrecen beneficios más allá de lo que exige la ley.

Cómo un EOR Puede Ayudar a Configurar Beneficios

Configurar un paquete de beneficios en un lugar nuevo puede ser complicado. Un Employer of Record (EOR) puede hacerlo sencillo.

Un EOR actúa como el empleador legal de tu equipo en Puerto Rico. Esto significa que gestionan todas las tareas de recursos humanos, incluida la administración de beneficios. Aquí te explicamos cómo un EOR puede ayudar:

• Cumplimiento: Un EOR asegura que tu paquete de beneficios cumple con todas las leyes laborales locales. Se mantienen actualizados sobre las regulaciones cambiantes para que tú no tengas que hacerlo.
• Nómina y Impuestos: Gestionan la nómina, las retenciones de impuestos y las contribuciones para beneficios como la seguridad social.
• Atraer Talento: Un EOR puede ayudarte a crear un paquete de beneficios competitivo que atraiga y retenga a los mejores talentos en el mercado local.
• Ahorrar Tiempo y Dinero: Evitas el costo y el tiempo de establecer una entidad legal en Puerto Rico y contratar un equipo interno de recursos humanos.

Al asociarte con un EOR, puedes centrarte en hacer crecer tu negocio mientras ellos manejan las complejidades de los beneficios para empleados.

Cuando una relación laboral termina en Puerto Rico, debes seguir reglas específicas. El proceso es diferente al del resto de Estados Unidos debido a las leyes locales que protegen a los empleados. Debes manejar las terminaciones con cuidado para evitar problemas legales y financieros.

Períodos de Aviso

La ley de Puerto Rico no requiere que des a un empleado un aviso previo de terminación. Tampoco es legalmente obligatorio que un empleado te dé aviso antes de renunciar. Sin embargo, proporcionar aviso es una buena práctica profesional que ayuda a que la transición sea más suave para todos.

Indemnización por Despido

Si despides a un empleado sin "causa justificada," debes pagarle una indemnización. La Ley de Despido Injustificado de Puerto Rico, o Ley 80, establece las reglas para esto. Un empleado despedido sin una razón válida tiene derecho a una indemnización basada en el tiempo que trabajó para ti.

El cálculo de la indemnización puede variar dependiendo de la fecha de contratación del empleado. Para los empleados contratados el o después del 26 de enero de 2017, la indemnización es:

• Un pago base equivalente a tres meses de salario.
• Dos semanas adicionales de salario por cada año completo de servicio.
• El pago total de indemnización está limitado a un máximo de nueve meses de salario.

No estás obligado a pagar indemnización si puedes demostrar que hubo una causa justificada para la terminación.

Cómo Rivermate Maneja Salidas Cumplidas

Cuando te asocias con un Employer of Record como Rivermate, gestionamos todo el proceso de salida por ti. Nos aseguramos de que cada terminación cumpla con las leyes laborales de Puerto Rico.

Así es como ayudamos:

• Cumplimiento Legal: Navegamos las complejidades de las leyes locales, incluyendo la Ley 80, para garantizar que cada terminación se maneje correctamente.
• Documentación: Preparamos todos los documentos necesarios para la salida, incluyendo el pago final y cualquier acuerdo de separación requerido.
• Cálculos de Indemnización: Calculamos con precisión cualquier indemnización requerida basada en la duración del servicio del empleado y la razón de la terminación.
• Comunicación Clara: Te ayudamos a comunicar la decisión de manera profesional y respetuosa, reduciendo el riesgo de disputas.

Al gestionar estos pasos, te ayudamos a dar de baja a los empleados en Puerto Rico de manera fluida y sin arriesgar problemas legales.

Navegar por el panorama de visas y permisos de trabajo en Puerto Rico es sencillo una vez que entiendes un hecho clave: Puerto Rico es un territorio de los Estados Unidos. Esto significa que sigue las leyes federales de inmigración de EE. UU. Si eres ciudadano estadounidense, puedes vivir y trabajar en Puerto Rico sin permisos especiales. Para los nacionales extranjeros, el proceso es el mismo que ingresar y trabajar en cualquier estado de EE. UU. Necesitarás la visa adecuada de EE. UU. para trabajar legalmente en la isla.

Visas de empleo y realidades del patrocinio

Cuando contratas talento extranjero para trabajar en Puerto Rico, necesitas obtener la visa de trabajo adecuada de EE. UU. Un Employer of Record (EOR) puede ayudarte con esto. Un EOR puede emplear legalmente a los trabajadores en tu nombre, gestionando la nómina, los impuestos y el cumplimiento de las leyes laborales locales.

Aquí tienes algunos tipos comunes de visas para trabajar en Puerto Rico:

• Visa H-1B: Para profesionales en ocupaciones especializadas que requieren un título universitario o equivalente.
• Visa L-1: Para empleados que se transfieren desde una empresa extranjera a una sucursal, subsidiaria o afiliada en EE. UU.
• Visa E-2: Para inversores de países con tratado que han realizado una inversión significativa en un negocio en EE. UU.

Un EOR puede patrocinar estas visas, pero deben estar registrados en el Departamento de Trabajo y Recursos Humanos de Puerto Rico. El EOR asume la responsabilidad de asegurar que se cumplan todas las regulaciones de inmigración y laborales. Esto simplifica el proceso para ti, especialmente si no tienes una entidad legal en Puerto Rico.

Ten en cuenta que los contratistas independientes son considerados autoempleados y deben solicitar su propia visa adecuada.

Cumplimiento en viajes de negocios

Para visitas de negocios de corta duración a Puerto Rico, tienes un par de opciones dependiendo de tu nacionalidad. Estas visitas son para actividades como asistir a reuniones, conferencias o negociar contratos. No puedes realizar trabajo ni ganar un salario con una visa de visitante de negocios.

Aquí tienes un desglose de las opciones comunes para viajes de negocios de corta duración:

Si eres de un país en el Programa de Exención de Visa, puedes solicitar en línea una Autorización Electrónica de Viaje (ESTA). Este proceso es más rápido y sencillo que solicitar una visa B-1. Una ESTA aprobada es válida por dos años y permite entradas múltiples.