Employer of Record in Japón

Un Employer of Record (EOR) en Japón te ayuda a contratar empleados allí sin necesidad de establecer una entidad local. Esto significa que puedes ingresar al mercado japonés y contratar talento rápidamente. El EOR asume las responsabilidades legales de un empleador. Ellos gestionan la nómina, impuestos, beneficios y el cumplimiento de las leyes laborales de Japón. Esto te permite concentrarte en gestionar tu equipo y hacer crecer tu negocio. Para una solución completa, puedes explorar servicios como Rivermate (https://rivermate.com/employer-of-record).

Cómo funciona un Employer of Record (EOR) en Japón

Utilizar un EOR en Japón simplifica el proceso de contratación. Así es como funciona:

1. Tú Encuentras al Candidato. Reclutas el talento que deseas contratar en Japón.
2. El EOR Contrata a tu Candidato. El EOR contrata legalmente al empleado en tu nombre mediante un contrato de trabajo local y conforme a la normativa.
3. Comienza la Incorporación. El EOR gestiona todo el proceso de incorporación. Esto incluye manejar toda la documentación necesaria para el nuevo empleado.
4. La Gestión Diaria Es Tuya. El empleado trabaja para tu empresa. Tú gestionas sus tareas y responsabilidades diarias.
5. El EOR Encargado de RRHH y Nómina. El EOR se ocupa de todas las tareas administrativas de RRHH. Procesan la nómina, impuestos y contribuciones a la seguridad social según las regulaciones japonesas. Recibirás una sola factura mensual.

Por qué usar un Employer of Record en Japón

Utilizar un EOR en Japón hace que la expansión global sea más sencilla y rápida. Elimina el principal obstáculo de establecer una entidad legal en el país, lo cual puede ser un proceso largo y costoso. Un EOR te ofrece una forma rápida y conforme a la ley de construir un equipo en Japón.

Aquí algunos beneficios clave:

• Entrar al Mercado Más Rápido. Contrata empleados y comienza operaciones en días, no en meses.
• Asegurar Cumplimiento Total. Los EOR son expertos en la legislación laboral japonesa. Aseguran que tus prácticas de contratación cumplan con todos los requisitos legales para contratos, beneficios y protecciones. Esto incluye navegar por los sistemas de seguro de salud, pensiones y seguro de desempleo, sobre los cuales puedes aprender más en el Ministerio de Salud, Trabajo y Bienestar (https://www.mhlw.go.jp/english/).
• Reducir Costos. Evita los altos costos asociados con la creación y mantenimiento de una entidad legal en Japón.
• Simplificar RRHH y Administración. El EOR se encarga de toda la nómina, retenciones de impuestos y administración de beneficios. Esto libera tu tiempo para enfocarte en los objetivos de tu negocio.
• Ofrecer Beneficios Competitivos. Atrae y retén a los mejores talentos ofreciéndoles paquetes de beneficios competitivos y conformes a la normativa local.

El modelo de precios transparente de Rivermate elimina la complejidad con una tarifa mensual por empleado. A diferencia de los proveedores tradicionales de PEO, nuestros precios en Japón incluyen un apoyo integral de RR. HH., la administración de beneficios, la gestión de cumplimiento y acceso a nuestro panel de control propietario para análisis de la fuerza laboral en tiempo real. Sin costos ocultos, sin tarifas de configuración, unos precios directos y claros que se ajustan a las necesidades de su negocio, mientras garantizan el pleno cumplimiento legal en Japón.

Contratar en Japón puede parecer complejo, pero te lo explicaremos paso a paso. La fuerza laboral está altamente educada y el gobierno fomenta los negocios extranjeros. Esta guía te acompañará a través de los aspectos clave de la contratación en Japón, desde contratos hasta contractors.

Contratos de empleo y cláusulas imprescindibles

Aunque puedes tener un acuerdo verbal, un contrato de empleo por escrito es lo estándar en Japón. Aporta claridad y ayuda a que tú y tu empleado comprendan los términos del empleo. Debes proporcionar ciertos términos clave de empleo por escrito.

Aquí están las cláusulas esenciales a incluir:

• Duración del contrato: Indica si el contrato es por un período fijo o indefinido.
• Lugar de trabajo y funciones: Describe claramente las responsabilidades del puesto y la ubicación del trabajo.
• Horas de trabajo: Detalla los horarios de inicio y fin, descansos y expectativas de horas extras.
• Salarios: Explica cómo calculas y pagas los salarios, incluyendo las fechas de pago.
• Terminación: Especifica las razones y procedimientos para finalizar el empleo.
• Renovaciones: Para contratos a plazo fijo, indica los criterios para la renovación.

Períodos de prueba

En Japón, puedes incluir un período de prueba en tus contratos de empleo. Este período de prueba te permite evaluar las habilidades y la adecuación de un nuevo empleado.

• Duración típica: Los períodos de prueba suelen durar de tres a seis meses.
• Terminación: Tienes mayor discreción para terminar un contrato durante el período de prueba.
• Aviso: Si el empleado ha trabajado más de 14 días, debes dar un aviso de 30 días para la terminación.

Horas de trabajo y horas extras

La semana laboral estándar en Japón es de 40 horas, con un máximo de ocho horas por día.

• Horas extras: Cualquier trabajo más allá de estas horas es horas extras.
• Pago por horas extras: Debes pagar un recargo por las horas extras.
• Trabajo nocturno: Trabajar entre las 10 p.m. y las 5 a.m. también requiere un pago adicional.

Aquí tienes un desglose simple de las tarifas de pago por horas extras:

Días festivos públicos y regionales

Japón tiene 16 días festivos nacionales. Si un día festivo cae en domingo, el lunes siguiente se convierte en día festivo.

Aquí tienes la lista de días festivos en Japón para 2025:

Contratación de contractors en Japón

También puedes contratar contractors independientes en Japón. Esto puede ser una forma flexible de acceder a habilidades especializadas. Sin embargo, debes tener cuidado con la clasificación del trabajador.

Un contractor independiente:

• Trabaja sin tu supervisión directa.
• Puede aceptar o rechazar proyectos.
• Determina sus propios métodos y horarios de trabajo.
• Es responsable de reportar sus ingresos comerciales.

Clasificar incorrectamente a un empleado como contractor puede acarrear consecuencias graves, incluyendo multas y pagos atrasados de impuestos y contribuciones a la seguridad social.

Un Employer of Record (EOR) puede ayudarte a mitigar este riesgo. Un EOR actúa como el empleador legal de tus workers en Japón. Esto significa que se encargan de todas las tareas legales y administrativas, incluyendo:

• Redacción de contratos de empleo conformes a la ley.
• Gestión de nóminas e impuestos.
• Asegurar el cumplimiento de las leyes laborales locales.

Utilizar un EOR te permite contratar en Japón sin necesidad de establecer una entidad local, ahorrándote tiempo y reduciendo tus riesgos legales.

En Japón, manejar la compensación y la nómina significa entender un sistema estructurado con reglas específicas. Verás que cosas como los calendarios de pago, los impuestos y las contribuciones sociales están bastante definidas. Este sistema asegura que tanto tú como tus empleados sepan qué esperar. Es una parte clave para gestionar un equipo conforme a la normativa y feliz en el país.

Ciclos de nómina y estructura salarial

En Japón, normalmente pagas a tus empleados una vez al mes. La fecha de pago más común es el 25 del mes. Si ese día es un día festivo, se les paga el día hábil anterior. Aunque el pago mensual es estándar, también puedes optar por pagar semanal o quincenalmente si eso funciona mejor para tu empresa.

Los cheques de pago de tus empleados tendrán un desglose claro de su salario bruto y cualquier deducción. Muchas empresas en Japón también ofrecen una asignación de transporte para cubrir los costos de desplazamiento. Es una práctica común, aunque no obligatoria por ley. Los bonos también son una parte importante de la estructura salarial, y a menudo se pagan dos veces al año, en verano e invierno.

Horas extras y mínimos

Las horas de trabajo estándar en Japón son ocho horas al día y 40 horas a la semana. Si tus empleados trabajan más que eso, debes pagarles horas extras. La tarifa exacta de horas extras estará en su contrato de empleo.

El salario mínimo en Japón varía según la prefectura, por lo que es importante conocer la tarifa específica para tu ubicación. Por ejemplo, Tokio tiene un salario mínimo más alto que otras áreas. Estos mínimos los establece el gobierno y se actualizan periódicamente.

Impuestos y contribuciones del empleador

Como empleador en Japón, eres responsable de varias contribuciones a la nómina. Estas son para los sistemas de seguro social y laboral que benefician a tus empleados.

Impuestos y deducciones de los empleados

Tus empleados también verán varias deducciones en sus recibos de sueldo. Tú estás obligado a retener estas cantidades de sus salarios y pagarlas al gobierno.

En Japón, encontrarás una base sólida de permisos y beneficios para los empleados. El sistema garantiza que las personas tengan tiempo libre para descansar y observar tradiciones culturales. También proporciona una red de seguridad a través del seguro social obligatorio. Este enfoque ayuda a crear una fuerza laboral estable y saludable.

Permisos legales

La ley japonesa ofrece varios tipos de permisos a los empleados.

• Permiso anual: Obtienes tiempo libre pagado en función de cuánto tiempo has trabajado. Comienza con 10 días después de seis meses de empleo continuo. Esto aumenta cada año, alcanzando un máximo de 20 días después de 6.5 años de servicio. Los empleadores deben asegurarse de que tomes al menos cinco de tus días de permiso pagado a los que tienes derecho cada año.
• Permiso de maternidad y paternidad: Las nuevas madres reciben 14 semanas de permiso de maternidad pagado. Los padres pueden tomar hasta cuatro semanas de permiso pagado dentro de las ocho semanas posteriores al nacimiento de su hijo.
• Permiso de cuidado infantil: Después del permiso de maternidad o paternidad, cualquiera de los padres puede tomar permiso de cuidado infantil hasta que el niño cumpla un año. Esto puede extenderse si se cumplen ciertas condiciones.
• Permiso de cuidador: Puedes tomar tiempo libre para cuidar a un miembro de la familia con una condición de salud a largo plazo.
• Permiso por enfermedad: Japón no tiene una política nacional de permiso por enfermedad legal. Si estás enfermo, generalmente se espera que utilices tu permiso anual pagado. Sin embargo, muchas empresas ofrecen algún permiso por enfermedad como beneficio adicional.

Días festivos públicos y regionales

Japón tiene 16 días festivos nacionales. Si un día festivo cae en domingo, el lunes siguiente se convierte en día festivo.

Japón también tiene algunos períodos clave de vacaciones:

• Semana Dorada: Es una colección de cuatro días festivos nacionales a finales de abril y principios de mayo.
• Semana de Plata: Una serie de días festivos en septiembre.
• Obon: Aunque no es un día festivo oficial, muchas empresas cierran durante este festival de mediados de agosto que honra a los antepasados.

Beneficios complementarios típicos

Muchas empresas en Japón ofrecen beneficios más allá de los requisitos legales para atraer y retener talento.

Cómo puede ayudar un EOR con la configuración de beneficios

Configurar un paquete de beneficios competitivo y conforme en un nuevo país puede ser complejo. Un Employer of Record (EOR) simplifica este proceso por ti.

Un EOR ya tiene una entidad legal en Japón. Esto significa que pueden contratar empleados en tu nombre y gestionar todas las tareas de recursos humanos locales.

Así es como un EOR ayuda con los beneficios:

• Cumplimiento: Nos aseguramos de que tu paquete de beneficios cumpla con todos los requisitos legales de Japón.
• Experiencia local: Entendemos el mercado local y qué beneficios esperan los candidatos. Esto te ayuda a ofrecer un paquete competitivo que atraiga a los mejores talentos.
• Administración: Gestionamos todo el proceso de administración de beneficios. Esto incluye inscribir a los empleados en el seguro social y gestionar cualquier beneficio suplementario que elijas ofrecer.
• Simplicidad: Recibes una sola factura sencilla por todos los costos laborales, incluidos salarios y beneficios. Nosotros nos encargamos del resto.

Usar un EOR te ahorra tiempo y reduce riesgos. Puedes centrarte en los objetivos de tu negocio mientras nosotros nos ocupamos de las complejidades del empleo local.

Hablemos sobre la finalización del empleo en Japón. Es un proceso que requiere cuidado y comprensión de las leyes y costumbres locales. Las leyes laborales japonesas protegen a los empleados, por lo que no puedes despedir a alguien sin una razón válida. El proceso está estructurado y necesitas seguir pasos específicos para garantizar que todo se maneje correctamente.

Períodos de aviso

Cuando decides terminar un empleo, debes proporcionar al menos 30 días de aviso. Esto es un requisito legal bajo la Ley de Normas Laborales de Japón.

Alternativamente, puedes optar por pagar al empleado su salario promedio por 30 días en lugar de que trabaje durante ese período. Esto se suele llamar pago en lugar de aviso. Si das, por ejemplo, 10 días de aviso, debes pagar por los 20 días restantes.

Hay algunas excepciones a la regla de aviso de 30 días. Una es en casos de conducta grave del empleado. Otra es si un desastre natural o un evento unavoidable hace imposible continuar con el negocio.

Indemnización por despido

La ley japonesa no requiere que pagues indemnización a un empleado despedido. Sin embargo, es una práctica común. Muchas empresas optan por ofrecer un paquete de indemnización.

¿Y por qué? Ofrecer indemnización puede facilitar una salida más suave. A menudo se usa para alentar a un empleado a renunciar voluntariamente, lo cual puede ser una solución más amistosa que el despido. La cantidad de indemnización puede variar, pero a menudo equivale a varios meses de salario.

Cómo Rivermate maneja salidas en cumplimiento

En Rivermate, nos aseguramos de que cada terminación se maneje en plena conformidad con la ley japonesa. Te guiamos durante todo el proceso, paso a paso.

Así es como ayudamos:

• Documentación: Trabajamos contigo para asegurar que todas las razones para la terminación estén bien documentadas. Esto es crucial si el despido es por causa, como bajo rendimiento.
• Aviso y Pago: Gestionamos los requisitos del período de aviso, ya sea proporcionando los 30 días completos o arreglando el pago en lugar de aviso.
• Transición Suave: Nos encargamos de la nómina final y toda la documentación necesaria para la desvinculación.
• Comunicación Clara: Te ayudamos a comunicar la decisión de manera respetuosa y clara, lo cual es importante en la cultura empresarial japonesa.

Nuestro objetivo es hacer que el proceso sea lo más claro y sencillo posible. Te ayudamos a navegar las complejidades de la ley laboral japonesa para garantizar una salida conforme y justa para tus empleados.

Obtener una visa para trabajar en Japón implica algunos pasos clave. El proceso es claro, pero requiere una preparación cuidadosa. Tu empleador en Japón comenzará obteniendo un Certificado de Elegibilidad (COE) para ti. Este documento es esencial. Demuestra que cumples con los requisitos para ingresar y trabajar en el país. Una vez que se emite el COE, puedes solicitar tu visa de trabajo en la embajada o consulado japonés en tu país. Japón ofrece casi 30 tipos de permisos de trabajo y visas a largo plazo, cada uno vinculado a categorías específicas de empleo.

Visas de empleo y realidades del patrocinio

Un Employer of Record (EOR) puede ser tu empleador legal en Japón, gestionando la nómina, los impuestos y los recursos humanos. Esta es una solución práctica si tu empresa no tiene una entidad legal en Japón. El EOR patrocinará tu visa de trabajo, lo que significa que se encargará de la solicitud de tu Certificado de Elegibilidad.

Lo que un EOR puede típicamente patrocinar:

• Visas de Trabajo Generales: Estas son para profesionales en campos como ingeniería, humanidades y servicios internacionales. Esta es una de las rutas más comunes.
• Visas de Mano de Obra Calificada: Para personas con habilidades específicas en ciertas industrias.
• Visas de Transferencia Intraempresa: Si estás transfiriéndote de una oficina extranjera a una sucursal japonesa de la misma empresa, un EOR puede facilitar esto.

Lo que un EOR puede no patrocinar:

• Visa de Profesional Altamente Calificado: Esta visa utiliza un sistema basado en puntos y es para individuos con cualificaciones avanzadas. Aunque un EOR puede ayudar con la solicitud, la elegibilidad depende en gran medida de tus cualificaciones personales, como tu formación académica, experiencia laboral y salario.
• Visa de Start-up: Esta visa es para emprendedores que desean iniciar un negocio en Japón y generalmente está fuera del alcance de los servicios de un EOR.

La realidad es que un EOR simplifica el proceso para muchas categorías comunes de visas de trabajo. Tienen la experiencia local para navegar por los trámites y requisitos legales, haciendo que tu traslado a Japón sea más sencillo.

Cumplimiento en viajes de negocios

Para viajes de negocios de corta duración, es posible que no necesites visa. Japón tiene acuerdos con más de 60 países que permiten la entrada sin visa por hasta 90 días. Esto incluye países como Estados Unidos, Reino Unido, Canadá y Australia.

Lo que puedes hacer en una visita de negocios de corta duración:

• Asistir a reuniones y conferencias
• Realizar investigaciones de mercado
• Participar en actividades comerciales no remuneradas

Limitaciones importantes:

• No puedes realizar ningún trabajo remunerado para una empresa japonesa.
• Debes tener un boleto de regreso o de continuación de viaje.

Si tu nacionalidad requiere visa para visitas de corta duración, deberás solicitarla en una embajada o consulado japonés antes de viajar. Los documentos requeridos generalmente incluyen:

• Un pasaporte válido
• Un formulario de solicitud de visa completo
• Una foto reciente tamaño pasaporte
• Una carta de invitación de una empresa japonesa
• Tu itinerario de viaje