Employer of Record in Japón

Japón tiene uno de los mercados laborales más únicos del mundo, ya que su población en edad laboral está en declive, y se proyecta que esto continúe durante las próximas décadas. Por esta razón, las empresas extranjeras que desean ingresar al mercado de Asia Oriental pueden reubicar a sus trabajadores en Japón, ya que Japón fomenta que las empresas extranjeras mejoren su economía.

Los trabajadores japoneses son altamente educados y habilidosos, y esto hace que la contratación internacional sea atractiva; sin embargo, el desempleo en Japón es actualmente de aproximadamente el 2.6%, y Japón tiene una alta seguridad laboral, lo que significa que los empleados no buscan otras oportunidades. Todos estos factores combinados dificultan atraer talento local.

¿Significa esto que el mercado laboral de Japón está fuera del alcance de los países extranjeros? Absolutamente no, porque estos desafíos también crean espacio para encontrar gemas raras entre los empleados japoneses o para reubicar a uno de tus mejores trabajadores. Japón tiene una calidad de vida muy buena, y esto es un gran atractivo para los empleados interesados en reubicarse.

Japón es un mercado laboral "empleado primero". Mantienen un control estricto sobre las leyes laborales y las condiciones de trabajo. De hecho, toda su cultura valora mucho el cumplimiento de las leyes. Por esta razón, un Employer of Record (EOR) en Japón te brindará más flexibilidad que si intentas ingresar a este mercado por tu cuenta. Proporcionando la base legal, así como nómina, impuestos, beneficios para empleados y plena conformidad con los contratos laborales de Japón, asumen los desafíos de navegar las leyes laborales locales.

Para una gestión completa de la relación, puedes explorar servicios como Rivermate (https://rivermate.com/employer-of-record). Ellos te ayudarán a contratar a un empleado para que puedas encargarte de las actividades diarias del proceso de expansión.

Cómo funciona un Employer of Record (EOR) en Japón

Utilizar un EOR en Japón simplifica la contratación. Así es como funciona:

1. Encuentras al Candidato. Reclutas al talento que deseas contratar en Japón.
2. El EOR Contrata a tu Candidato. El EOR contrata legalmente al empleado en tu nombre a través de un contrato de trabajo local y conforme a la normativa.
3. Comienza la Incorporación. El EOR gestiona todo el proceso de incorporación. Esto incluye manejar toda la documentación necesaria para el nuevo empleado. Este proceso dura entre 1 y 3 semanas para empleados japoneses, y hasta 3 meses para empleados extranjeros.
4. La Gestión Diaria es Tu Responsabilidad. El empleado trabaja para tu empresa. Tú gestionas sus tareas y responsabilidades diarias.
5. El EOR Encargado de Recursos Humanos y Nómina. El EOR se ocupa de todas las tareas administrativas de recursos humanos. Procesan la nómina, impuestos y contribuciones a la seguridad social según las regulaciones japonesas. Recibirás una sola factura mensual.

Por qué usar un Employer of Record en Japón

Utilizar un EOR en Japón facilita y acelera la expansión global. Elimina la principal barrera de establecer una entidad legal en el país, lo cual puede ser un proceso largo y costoso. En lugar de operar como empleador directo, la empresa que contrata puede construir un equipo rápidamente asegurando el cumplimiento total con las leyes laborales.

Aquí algunos beneficios clave:

• Entrar al Mercado más Rápido. Contrata empleados y comienza operaciones en días, no meses.
• Garantizar Cumplimiento Total. Los EOR son expertos en la legislación laboral japonesa. Aseguran que tus prácticas de contratación cumplan con todos los requisitos legales para contratos, beneficios y protecciones. Esto incluye navegar los sistemas de seguro médico, pensiones y seguro por desempleo, sobre los cuales puedes obtener más información del Ministerio de Salud, Trabajo y Bienestar (https://www.mhlw.go.jp/english/).
• Reducir Costos. Evita los costos elevados asociados a montar y mantener una entidad legal en Japón.
• Simplificar Recursos Humanos y Administración. El EOR se ocupa de todo tu sistema de nómina, retenciones de impuestos y administración de beneficios. Esto te permite enfocarte en los objetivos de tu negocio.
• Ofrecer Beneficios Competitivos. Atrae y retén al mejor talento ofreciéndoles paquetes de beneficios competitivos y en cumplimiento con las normativas locales.

Rivermate's modelo de precios transparente elimina la complejidad con una tarifa mensual única y competitiva por empleado. A diferencia de los proveedores tradicionales de PEO, nuestros precios en Japón incluyen soporte integral de RR. HH., administración de beneficios, gestión del cumplimiento y acceso a nuestro panel de control propio para análisis de la fuerza laboral en tiempo real. Sin costos ocultos, sin tarifas de instalación — solo precios simples y claros que se ajustan a las necesidades de su negocio, garantizando al mismo tiempo el pleno cumplimiento legal en Japón.

El mercado laboral japonés es altamente competitivo y está fuertemente protegido por las regulaciones laborales de Japón. Desde el principio hasta el final, las empresas extranjeras deben saber que estas regulaciones se harán cumplir estrictamente, especialmente en lo que respecta a las terminaciones. Por ejemplo, no seguir los procedimientos de terminación puede costar a las empresas extranjeras varios meses en compensación.

Los contratos laborales están estructurados en torno a ciertas cláusulas imprescindibles, y omitir estas cláusulas también puede ocasionar problemas con las autoridades locales.

Si está trasladando a un empleado a Japón, las leyes de inmigración se aplicarán y harán cumplir. Son estrictos con estos procesos. Por lo tanto, si bien fomentan los negocios extranjeros, no lo hacen poniendo en riesgo el cumplimiento migratorio. Estas reglas pueden ser mucho más complejas de lo que imagina, por lo que necesitará ayuda para navegar a través de ellas.

Si está contratando en Japón por primera vez, tenga en cuenta los desafíos, ya que pueden marcar o romper su estrategia de contratación internacional para Japón.

Contratos laborales y cláusulas imprescindibles

Aunque puede tener un acuerdo verbal, un contrato laboral por escrito es lo habitual en Japón. Esto aporta claridad y ayuda a usted y a su empleado a comprender los términos del empleo. Debe proporcionar por escrito ciertos términos laborales clave.

Aquí están las cláusulas esenciales a incluir:

• Duración del contrato: Indique si el contrato es por un período fijo o indefinido.
• Lugar de trabajo y funciones: Describa claramente las responsabilidades del trabajo y la ubicación del mismo.
• Horas de trabajo: Detalle los horarios de inicio y fin, descansos y cualquier expectativa de horas extras.
• Salarios: Explique cómo calcula y paga los salarios, incluyendo las fechas de pago.
• Terminación: Describa las razones y procedimientos para terminar el empleo.
• Renovaciones: Para contratos a plazo fijo, especifique los criterios para su renovación.

Períodos de prueba

En Japón, puede incluir un período de prueba en sus contratos laborales. Este período de prueba le permite evaluar las habilidades y la adaptación de un nuevo empleado.

• Duración típica: Los períodos de prueba suelen durar de tres a seis meses.
• Terminación: Tiene mayor discreción para terminar un contrato durante el período de prueba.
• Aviso: Si el empleado ha trabajado más de 14 días, debe proporcionar un aviso de 30 días para la terminación.

Horas de trabajo y horas extras

La semana laboral estándar en Japón es de 40 horas, con un máximo de ocho horas diarias.

• Horas extras: Cualquier trabajo más allá de estas horas se considera horas extras.
• Pago por horas extras: Debe pagar un recargo por las horas extras.
• Trabajo nocturno: Trabajar entre las 10 p.m. y las 5 a.m. también requiere un pago adicional.

Aquí hay un desglose sencillo de las tasas de pago por horas extras:

Feriados públicos y regionales

Japón tiene 17 días festivos nacionales en 2026. Si un día festivo cae en domingo, el lunes siguiente será día festivo.

Aquí una lista de los días festivos en Japón para 2026:

Contratación de contratistas en Japón

También puede contratar contratistas independientes en Japón. Esto puede ser una forma flexible de acceder a habilidades especializadas. Sin embargo, debe tener cuidado con la clasificación del trabajador.

Un contratista independiente:

• Trabaja sin su supervisión directa.
• Puede aceptar o rechazar proyectos.
• Determina sus propios métodos y horas de trabajo.
• Es responsable de informar sus ingresos comerciales.

Clasificar erróneamente a un empleado como contratista puede conducir a consecuencias graves, incluidas multas y pagos atrasados de impuestos y contribuciones a la seguridad social.

Un Employer of Record (EOR) puede ayudarle a mitigar este riesgo. Un EOR actúa como el empleador legal de sus trabajadores en Japón. Esto significa que gestionan todas las tareas legales y administrativas, incluyendo:

• Elaboración de contratos laborales conformes a la ley.
• Gestión de nómina e impuestos.
• Aseguramiento del cumplimiento con las leyes laborales locales.

Utilizar un EOR le permite contratar en Japón sin establecer una entidad local, ahorrándole tiempo y reduciendo sus riesgos legales.

En Japón, manejar la compensación y la nómina significa comprender un sistema estructurado con reglas específicas. Encontrarás que cosas como los calendarios de pago, impuestos y contribuciones sociales están bastante definidas. Este sistema garantiza que tanto tú como tus empleados sepan qué esperar. Es una parte clave para gestionar un equipo cumplidor y feliz en el país.

Ciclos de nómina y estructura salarial

En Japón, generalmente pagas a tus empleados una vez al mes. La fecha de pago más común es el 25 del mes. Si ese día es día festivo, se les paga en el día hábil anterior. Aunque el pago mensual es estándar, también puedes optar por pagar semanal o quincenalmente si eso funciona mejor para tu empresa.

Los cheques de pago de tus empleados tendrán un desglose claro de su salario bruto y cualquier deducción. Muchas empresas en Japón también ofrecen una asignación de transporte para cubrir los costos de desplazamiento. Es una práctica común, aunque no obligatoria por ley. Los bonos también son una parte importante de la estructura salarial, y a menudo se pagan dos veces al año, en verano e invierno.

Horas extras y mínimos

Las horas de trabajo estándar en Japón son ocho horas al día y 40 horas a la semana. Si tus empleados trabajan más que eso, debes pagarles horas extra. La tasa exacta de horas extra será indicada en su contrato de empleo.

El salario mínimo en Japón varía por prefectura, por lo que es importante conocer la tarifa específica para tu ubicación. Por ejemplo, Tokio tiene un salario mínimo más alto que otras áreas. Estos mínimos los establece el gobierno y se actualizan periódicamente.

Impuestos y contribuciones del Employer of Record

Como Employer of Record en Japón, eres responsable de varias contribuciones en la nómina. Estas son para los sistemas de seguros sociales y laborales que benefician a tus empleados.

Impuestos y deducciones de los empleados

Tus empleados también verán varias deducciones en sus recibos de sueldo. Tú debes retener estas cantidades de sus salarios y pagarlas al gobierno.

En Japón, encontrarás una base sólida de licencias y beneficios para los empleados. El sistema garantiza que las personas tengan tiempo libre para descansar y observar las tradiciones culturales. También proporciona una red de seguridad mediante el seguro social obligatorio. Este enfoque ayuda a crear una fuerza laboral estable y saludable.

Licencia legal

La ley japonesa ofrece varios tipos de licencia a los empleados.

• Licencia Anual: Obtienes tiempo libre pagado en función de cuánto has trabajado. Comienza con 10 días después de seis meses de empleo continuo. Esto aumenta cada año, alcanzando un máximo de 20 días después de 6.5 años de servicio. Los empleadores deben asegurarse de que tomes al menos cinco de tus días de licencia pagada a los que tienes derecho cada año.
• Licencia de Maternidad y Paternidad: Las nuevas madres reciben 14 semanas de licencia de maternidad pagada. Los padres pueden tomar hasta cuatro semanas de licencia paga dentro de las ocho semanas posteriores al nacimiento de su hijo.
• Licencia por Cuidado Infantil: Después de la licencia de maternidad o paternidad, cualquiera de los padres puede tomar licencia por cuidado infantil hasta que el niño cumpla un año. Esto puede extenderse si se cumplen ciertas condiciones.
• Licencia para Cuidadores: Puedes tomar tiempo libre para cuidar a un familiar con una condición de salud a largo plazo.
• Licencia por Enfermedad: Japón no tiene una política nacional de licencia por enfermedad establecida por ley. Si estás enfermo, en general se espera que uses tu licencia anual pagada. Sin embargo, muchas empresas ofrecen alguna licencia por enfermedad como un beneficio adicional.

Feriados públicos y feriados regionales

Japón tiene 16 feriados nacionales. Si un feriado cae en domingo, el lunes siguiente se convierte en feriado público.

Japón también tiene algunos períodos clave de feriados:

• Semana Dorada: Esto es una colección de cuatro feriados nacionales a finales de abril y principios de mayo.
• Semana de Plata: Una serie de feriados en septiembre.
• Obon: Aunque no es un feriado oficial, muchas empresas cierran durante este festival de mediados de agosto que honra a los antepasados.

Beneficios suplementarios típicos

Muchas empresas en Japón ofrecen beneficios más allá de los requisitos legales para atraer y retener talento.

Cómo puede ayudar un EOR en la configuración de beneficios

Configurar un paquete de beneficios competitivo y compatible en un nuevo país puede ser complejo. Un Employer of Record (EOR) simplifica este proceso para ti.

Un EOR ya tiene una entidad legal en Japón. Esto significa que puede contratar empleados en tu nombre y gestionar todas las tareas locales de recursos humanos.

Así es como un EOR ayuda con los beneficios:

• Cumplimiento: Nos aseguramos de que tu paquete de beneficios cumpla con todos los requisitos legales de Japón.
• Experiencia Local: Entendemos el mercado local y qué beneficios esperan los candidatos. Esto te ayuda a ofrecer un paquete competitivo que atrae a los mejores talentos.
• Administración: Gestionamos todo el proceso de administración de beneficios. Esto incluye inscribir a los empleados en el seguro social y gestionar cualquier beneficio suplementario que elijas ofrecer.
• Simplicidad: Obtienes una sola factura sencilla por todos los costos laborales, incluidos salarios y beneficios. Nosotros nos encargamos del resto.

Usar un EOR te ahorra tiempo y reduce riesgos. Puedes concentrarte en los objetivos de tu negocio mientras nosotros nos encargamos de las complejidades del empleo local.

Hablemos sobre la finalización del empleo en Japón. Es un proceso que requiere cuidado y comprensión de las leyes y costumbres locales. Las leyes laborales japonesas protegen a los empleados, por lo que no puedes despedir a alguien sin una causa válida. El proceso está estructurado y necesitas seguir pasos específicos para garantizar que todo se maneje correctamente.

Períodos de aviso

Cuando decides terminar un empleado, debes proporcionar al menos 30 días de aviso. Esto es un requisito legal según la Ley de Normas Laborales de Japón.

Alternativamente, puedes optar por pagar al empleado su salario promedio por 30 días en lugar de que trabajen durante ese período. Esto se suele llamar pago en lugar de aviso. Si das, por ejemplo, un aviso de 10 días, debes pagar por los 20 días restantes.

Hay algunas excepciones a la regla de los 30 días de aviso. Una es en casos de conducta grave por parte del empleado. Otra es si un desastre natural o un evento inevitable hace imposible continuar con el negocio.

Indemnización por despido

La ley japonesa no requiere que pagues una indemnización por despido a un empleado despedido. Sin embargo, es una práctica común. Muchas empresas optan por ofrecer un paquete de indemnización.

¿Por qué? Ofrecer indemnización puede hacer que la salida sea más suave. A menudo se utiliza para alentar a un empleado a renunciar voluntariamente, lo cual puede ser una solución más amigable que el despido. La cantidad de la indemnización puede variar, pero a menudo es equivalente a varios meses de salario.

Cómo Rivermate maneja salidas conformes

En Rivermate, nos aseguramos de que cada terminación se maneje en total cumplimiento con la ley japonesa. Te guiamos a lo largo de todo el proceso, paso a paso.

Así es como ayudamos:

• Documentación: Trabajamos contigo para asegurar que todas las razones para la terminación estén bien documentadas. Esto es crucial si la desvinculación es por causa, como bajo rendimiento.
• Aviso y Pago: Gestionamos los requisitos del período de aviso, ya sea proporcionando los 30 días completos de aviso o arreglando el pago en lugar de aviso.
• Transición Suave: Nos encargamos de la nómina final y toda la documentación necesaria para la desvinculación.
• Comunicación Clara: Te ayudamos a comunicar la decisión con respeto y claridad, lo cual es importante en la cultura empresarial japonesa.

Nuestro objetivo es que el proceso sea lo más claro y sencillo posible. Te ayudamos a navegar por las complejidades de la ley laboral japonesa para garantizar una salida conforme y justa para tus empleados.

Obtener una visa para trabajar en Japón implica unos pasos clave. El proceso es claro, pero requiere una preparación cuidadosa. Su empleador en Japón comenzará por obtener un Certificado de Elegibilidad (COE) para usted. Este documento es esencial. Demuestra que cumple con los requisitos para ingresar y trabajar en el país. Una vez que se emite el COE, puede solicitar su visa de trabajo en la embajada o consulado japonés en su país. Japón ofrece casi 30 tipos de permisos de trabajo y visas de largo plazo, cada uno vinculado a categorías específicas de empleo.

Visas de empleo y realidades de patrocinio

Un Employer of Record (EOR) puede ser su empleador legal en Japón, manejando la nómina, impuestos y recursos humanos. Esta es una solución práctica si su empresa no tiene una entidad legal en Japón. El EOR patrocinará su visa de trabajo, lo que significa que se encargará de la solicitud de su Certificado de Elegibilidad.

Lo que normalmente puede patrocinar un EOR:

• Visas de Trabajo Generales: Son para profesionales en campos como ingeniería, humanidades y servicios internacionales. Es uno de los caminos más comunes.
• Visas de Laboral Especializado: Para personas con habilidades específicas en ciertas industrias.
• Visas de Traslado Intra-empresa: Si se transfiere desde una oficina en el extranjero a una sucursal japonesa de la misma empresa, un EOR puede facilitar esto.

Lo que un EOR puede no patrocinar:

• Visa para Profesionales Altamente Calificados: Esta visa usa un sistema de puntos y está para individuos con cualificaciones avanzadas. Aunque un EOR puede asistir con la solicitud, la elegibilidad depende mucho de sus cualificaciones personales, como su formación académica, experiencia laboral y salario.
• Visa de Start-up: Esta visa es para emprendedores que desean iniciar un negocio en Japón y generalmente está fuera del alcance de los servicios de un EOR.

La realidad es que un EOR simplifica el proceso para muchas categorías comunes de visas de trabajo. Tienen la experiencia local para navegar la documentación y los requisitos legales, haciendo que su traslado a Japón sea más sencillo.

Cumplimiento en viajes de negocios

Para viajes de negocios de corta duración, puede que no necesite visa. Japón tiene acuerdos con más de 60 países que permiten la entrada sin visa por hasta 90 días. Esto incluye países como Estados Unidos, Reino Unido, Canadá y Australia.

Lo que puede hacer en una visita de negocios de corta duración:

• Asistir a reuniones y conferencias
• Realizar investigaciones de mercado
• Participar en actividades comerciales no remuneradas

Limitaciones importantes:

• No puede realizar ningún trabajo remunerado para una empresa japonesa.
• Debe tener un boleto de regreso o de continuación de viaje.

Si su nacionalidad requiere una visa para visitas cortas, deberá solicitarla en una embajada o consulado japonés antes de viajar. Los documentos necesarios suelen incluir:

• Un pasaporte válido
• Un formulario de solicitud de visa completado
• Una foto reciente tamaño pasaporte
• Una carta de invitación de una empresa japonesa
• Su itinerario de viaje