Employer of Record in Japón

Contratar empleados en Japón requiere navegar un conjunto distinto de leyes laborales, contribuciones a la seguridad social y regulaciones fiscales. Para las empresas extranjeras, entender estas complejidades es crucial para garantizar el cumplimiento y un proceso de incorporación sin problemas. Establecer una presencia local puede ser una tarea que consume mucho tiempo y recursos, lo que a menudo retrasa la entrada al mercado.

Las empresas que buscan expandirse al mercado japonés o contratar talento remoto allí generalmente tienen algunas opciones principales para incorporar a su fuerza laboral. Cada enfoque presenta diferentes niveles de complejidad y responsabilidades de cumplimiento.

• Establecer una entidad legal local: Esto implica crear una subsidiaria o una oficina filial, un proceso que requiere tiempo significativo, capital y un profundo conocimiento de la legislación corporativa japonesa.
• Utilizar un Employer of Record (EOR): Asociarse con un EOR como Rivermate permite a las empresas contratar empleados en Japón sin establecer su propia entidad legal, descargando responsabilidades de cumplimiento y nómina.
• Contratar Contractors: Aunque parece más sencillo, clasificar incorrectamente a un empleado como Contractor puede acarrear sanciones severas bajo la legislación laboral japonesa.

Cómo funciona un EOR en Japón

Un Employer of Record (EOR) actúa como el empleador legal de tu fuerza laboral en Japón, manejando todas las complejidades locales mientras tú conservas el control total sobre la gestión diaria y las operaciones comerciales. Este modelo asegura que tus empleados cumplan con todas las regulaciones laborales japonesas desde el primer día. Un EOR en Japón generalmente se encarga de:

• Procesamiento de nómina y retención de impuestos: Calcular y remitir con precisión el impuesto sobre la renta local, las primas de seguro social y otras deducciones legales.
• Cumplimiento con las leyes laborales: Asegurar que los contratos de trabajo, las horas laborales, las políticas de permisos y los procedimientos de terminación cumplan con la Ley de Normas Laborales de Japón y otras regulaciones relevantes.
• Administración de seguridad social y beneficios: Registrar a los empleados en el seguro de salud nacional y en el sistema de pensiones, así como gestionar cualquier otro beneficio obligatorio.
• Soporte local de Recursos Humanos: Brindar orientación sobre las prácticas laborales locales y asistir con cualquier consulta o problema relacionado con RR. HH.

Beneficios de usar un EOR en Japón

Optar por un servicio de EOR ofrece numerosas ventajas para las empresas que desean contratar en Japón sin la carga de establecer una entidad local.

• Entrada rápida al mercado: Contratar empleados rápidamente, a menudo en días o semanas, sin el extenso tiempo de configuración requerido para la formación de una entidad.
• Reducción del riesgo de incumplimiento: Mitigar el riesgo de no cumplir con las complejas leyes laborales, regulaciones de nómina y requisitos fiscales de Japón.
• Eficiencia en costos: Evitar los costos iniciales significativos y los gastos administrativos continuos asociados con la creación y mantenimiento de una subsidiaria local.
• Flexibilidad y escalabilidad: Ampliar o reducir fácilmente tu fuerza laboral en Japón a medida que evolucionan las necesidades del negocio, sin estar atado a una infraestructura local fija.
• Acceso a talento de primer nivel: Contratar a los mejores candidatos en Japón, independientemente de la presencia física de tu empresa, y ofrecer términos de empleo competitivos y en cumplimiento.

El modelo de precios transparente de Rivermate elimina la complejidad con una tarifa mensual competitiva por empleado. A diferencia de los proveedores tradicionales de PEO, nuestra tarifa en Japón incluye soporte integral de HR, administración de beneficios, gestión de cumplimiento y acceso a nuestro panel propietario para análisis en tiempo real de la fuerza laboral. Sin costos ocultos, sin tarifas de configuración, solo una tarifa sencilla que se ajusta a las necesidades de su negocio y garantiza el cumplimiento legal completo en Japón.

El sistema fiscal de Japón requiere que los empleadores contribuyan a los programas de seguridad social, incluyendo seguro de salud (~5%), pensión (~9.15%), seguro de empleo (varía, la mayoría pagada por el empleador), y compensación laboral (costo completo del empleador). Los empleadores también deben retener el impuesto sobre la renta de los empleados en función del ingreso mensual y las asignaciones, realizando ajustes de fin de año para conciliar las obligaciones reales.

Los datos clave para los empleadores incluyen:

El cumplimiento fiscal implica remitir los impuestos sobre la nómina antes del día 10 del mes siguiente, completar los ajustes de fin de año antes de finales de enero, y presentar las declaraciones individuales entre el 16 de febrero y el 15 de marzo. Los empleadores deben conservar los registros de nómina durante siete años.

Las entidades y trabajadores extranjeros enfrentan consideraciones adicionales, como la tributación basada en la residencia, los tratados fiscales aplicables y las reglas para expatriados. Las empresas con establecimiento permanente en Japón pueden ser responsables del impuesto corporativo sobre las ganancias atribuibles a ese PE. Las empresas extranjeras que venden en Japón también pueden necesitar registrarse para el impuesto al consumo.

La estructura salarial de Japón varía significativamente según la industria, el rol y la ubicación, con salarios anuales típicos que oscilan desde ¥4 millones para roles como enfermeros hasta más de ¥25 millones para médicos. Por ejemplo, los ingenieros de software ganan entre ¥6 millones y ¥12 millones, mientras que los científicos de datos pueden ganar de ¥7 millones a ¥14 millones. Los profesionales de finanzas, como los banqueros de inversión, tienen escalas salariales más altas, alcanzando los ¥20 millones o más. Los benchmarks salariales están influenciados por factores regionales, siendo Tokio la que ofrece salarios más altos (por ejemplo, ¥1,150/hora de salario mínimo) en comparación con otras prefecturas como Okinawa (¥896/hora).

Las bonificaciones, que generalmente se pagan dos veces al año, pueden equivaler a varios meses de salario, complementadas con asignaciones como transporte, vivienda, familia y beneficios basados en el puesto. El ciclo de nómina estándar es mensual, con salarios pagados alrededor del día 25 mediante transferencia bancaria, y los recibos de sueldo detallados son obligatorios. Las tendencias emergentes incluyen un cambio hacia una remuneración basada en el rendimiento, una mayor demanda de habilidades especializadas, mayor transparencia, influencias del trabajo remoto y la expansión de beneficios para el bienestar de los empleados. En general, el crecimiento salarial permanece moderado, enfatizando paquetes competitivos y desarrollo profesional para atraer talento.

Las políticas de vacaciones y permisos en Japón, regidas por la Ley de Normas Laborales, incluyen licencia anual pagada, días festivos públicos y permiso por cuidado familiar. Los empleados acumulan licencia pagada en función de la antigüedad, comenzando con 10 días después de 6 meses y aumentando hasta 20 días para 6.5 años o más. Los empleadores deben conceder las solicitudes de permiso, con un mínimo de 5 días tomados anualmente; la licencia no utilizada caduca después de dos años. Los días festivos públicos en 2025 incluyen observancias nacionales como el Año Nuevo, la Semana Dorada y el Día del Respeto por los Ancianos, con días compensatorios si los festivos caen en domingo.

Aunque no existe una licencia por enfermedad estatutaria, muchas empresas la ofrecen como parte de los beneficios, con políticas que varían. La licencia parental está bien protegida: la licencia de maternidad dura seis semanas antes y ocho semanas después del parto, y la licencia de paternidad permite hasta ocho semanas después del nacimiento. Ambos padres también pueden tomar licencia por cuidado infantil hasta que el niño cumpla un año (o dos en algunos casos), con beneficios del sistema de Seguro de Empleo. Otros tipos de permisos incluyen licencia por duelo, estudio, sabático y cuidado familiar, a menudo a discreción del empleador.

El sistema de beneficios para empleados de Japón combina disposiciones legalmente obligatorias con ofertas habituales, enfatizando la seguridad laboral y paquetes integrales para atraer talento. Los beneficios obligatorios incluyen seguro de salud, seguro de pensiones, seguro de empleo, indemnización por accidentes laborales y seguro de licencia por cuidado infantil, formando las principales protecciones de seguridad social. Los empleadores deben contribuir a estos beneficios, con costos que varían según el salario y el tipo de beneficio.

Además de los beneficios obligatorios, las empresas suelen ofrecer ventajas opcionales como asignaciones de vivienda y transporte, dormitorios empresariales, chequeos de salud, seguros de vida, planes de propiedad de acciones y instalaciones recreativas. Los niveles de beneficios difieren según el tamaño de la empresa y la industria, siendo las grandes empresas las que ofrecen paquetes más extensos, incluyendo asignaciones de vivienda y planes de jubilación, mientras que las startups pueden centrarse en opciones de acciones y trabajo flexible.

Los datos clave incluyen:

Los empleadores deben garantizar el cumplimiento de las leyes laborales japonesas y gestionar eficazmente los costos de beneficios, a menudo buscando servicios de consultoría para el diseño del programa y el cumplimiento legal. En general, los beneficios son una herramienta estratégica para la retención de talento, con las grandes empresas ofreciendo paquetes más completos y las startups enfatizando la flexibilidad y las opciones de acciones.

Los acuerdos laborales en Japón son fundamentales para definir los derechos y responsabilidades de empleadores y empleados. Los contratos escritos son la norma, garantizando claridad y estabilidad en la relación laboral. Japón reconoce dos tipos principales: contratos a plazo fijo y contratos indefinidos, cada uno con implicaciones legales distintas.

Las cláusulas esenciales suelen incluir horas de trabajo, salarios, confidencialidad, acuerdos de no competencia, períodos de prueba y procedimientos de terminación. Los períodos de prueba generalmente duran hasta seis meses, durante los cuales cualquiera de las partes puede terminar con un aviso mínimo. Las cláusulas de confidencialidad y no competencia son comunes para proteger los intereses comerciales, especialmente en industrias sensibles.

Los empleadores deben asegurarse de cumplir con estos estándares para fomentar un entorno laboral estable y evitar problemas legales. Los acuerdos redactados correctamente ayudan a clarificar las expectativas y proteger los intereses de ambas partes a lo largo del ciclo laboral.

El trabajo remoto en Japón se adopta cada vez más por las empresas para mejorar el equilibrio entre vida laboral y personal, atraer talento y aumentar la productividad, a pesar de las normas tradicionales que favorecen la presencia en oficina. Las leyes laborales japonesas, incluyendo la Ley de Normas Laborales y regulaciones relacionadas, tratan a los trabajadores remotos de manera similar a los empleados en sitio, enfatizando las obligaciones del empleador en cuanto a salud, seguridad y compensación justa. Los empleados generalmente no tienen derechos explícitos para solicitar trabajo remoto, pero se espera que los empleadores consideren dichas solicitudes, especialmente por motivos personales o de cuidado. Los empleadores también deben gestionar las horas de trabajo, garantizar la protección de datos y proporcionar cobertura de compensación laboral por lesiones ocurridas en remoto.

Los arreglos flexibles incluyen opciones de trabajo remoto a tiempo completo, híbrido y limitado, siendo las mejores prácticas la implementación de políticas claras, una comunicación efectiva y soporte adecuado. La privacidad de los datos está regulada por la Ley de Protección de Información Personal (APPI), que exige un manejo seguro de los datos, capacitación de los empleados y métodos seguros de acceso remoto como VPNs. Las políticas sobre equipos y gastos varían, con las empresas proporcionando dispositivos o permitiendo Bring Your Own Device (BYOD), y reembolsando costos como internet y servicios públicos dentro de límites establecidos. Una infraestructura tecnológica sólida —que incluya herramientas de comunicación, almacenamiento en la nube, internet de alta velocidad y medidas de seguridad— es esencial para operaciones remotas sin inconvenientes.

Terminating employees in Japan requires strict adherence to labor laws that favor employee rights. Employers must have justifiable grounds and follow procedural steps, including providing adequate notice and proper documentation. The minimum notice period is generally 30 days, with pay in lieu of notice permitted. For regular employees and long-term fixed-term contract employees (>3 years), this period is mandatory, while probationary employees can be terminated with less notice if justified.

Severance pay, though not legally mandated in all cases, is a common practice influenced by company policy, length of service, and reason for termination. It is calculated based on factors such as base salary, years of service, and termination reason, often using formulas like (Base Salary x Years of Service x Multiplier). Employers should carefully consider these factors to avoid legal issues.

Japanese law distinguishes between termination for cause (e.g., misconduct) and without cause (redundancy). Terminations for cause require serious misconduct, while redundancy dismissals must meet the "Four Requirements for Redundancy Dismissal," including necessity, efforts to avoid dismissal, fairness in employee selection, and good-faith consultation. Proper procedural steps—such as documentation, explanation, employee response, and issuance of a termination certificate—are essential to ensure legality and reduce wrongful dismissal risks.

El mercado laboral de Japón está adoptando cada vez más arreglos laborales flexibles, con un notable aumento en profesionales que trabajan como Contractors y Freelancers. Esta tendencia permite a las empresas acceder a habilidades especializadas sin las complejidades del empleo tradicional. Sin embargo, involucrar a Contractors en Japón requiere una navegación cuidadosa por los paisajes legales, fiscales y contractuales para garantizar el cumplimiento. Las consideraciones clave incluyen la clasificación correcta del trabajador, la redacción de contratos, la gestión de la propiedad intelectual y el cumplimiento de las obligaciones fiscales y de seguros. La mala clasificación puede conducir a responsabilidades como pagos atrasados de seguros sociales e impuestos.

Los contratos con Contractors generalmente se estructuran como acuerdos de servicios, centrados en el alcance del trabajo, los términos de pago, los derechos de propiedad intelectual y las condiciones de terminación. La propiedad intelectual creada por los Contractors generalmente les pertenece a ellos a menos que se especifique lo contrario en el contrato. Las obligaciones fiscales para los Contractors incluyen impuesto sobre la renta, impuesto al consumo, impuesto local de habitantes y impuesto a las actividades empresariales, siendo los Contractors responsables de sus propias declaraciones fiscales y contribuciones a seguros. Las industrias comunes que utilizan Contractors incluyen TI, industrias creativas, consultoría, educación y servicios profesionales, reflejando una demanda de habilidades específicas y personal flexible.

El sistema de permisos de trabajo de Japón incluye varias categorías de visa adaptadas a diferentes habilidades profesionales, cruciales para el empleo legal. Las categorías clave incluyen:

Los empleadores deben garantizar procedimientos adecuados de solicitud, incluyendo patrocinio del empleador, documentación de habilidades y cumplimiento con las leyes de inmigración. El proceso implica solicitud inicial, verificación y adherencia a los límites de duración de la estancia, con opciones de renovación o residencia permanente para los trabajadores elegibles. Comprender estas categorías y requisitos ayuda a facilitar el empleo legal y la residencia a largo plazo en Japón.