Employer of Record in Indonesia

Expandirse a Indonesia ofrece oportunidades de crecimiento significativas, pero navegar por el panorama laboral local requiere una consideración cuidadosa. Las empresas que buscan contratar empleados en este mercado dinámico deben comprender los diversos requisitos legales y administrativos. Establecer una presencia conforme implica cumplir con las leyes laborales locales, gestionar nóminas, beneficios, impuestos y contribuciones estatutarias, todo lo cual puede ser complejo y llevar mucho tiempo.

Afortunadamente, existen varias vías para involucrar talento en Indonesia, cada una con sus propias ventajas y complejidades. Su elección dependerá de su estrategia a largo plazo, el nivel de compromiso deseado y la necesidad de rapidez y flexibilidad.

• Establecer una Entidad Local: Esto implica crear una subsidiaria u oficina de representación en Indonesia, lo cual otorga control total pero requiere una inversión sustancial en tiempo, capital y recursos administrativos para garantizar el cumplimiento de las leyes corporativas y laborales.
• Utilizar un Employer of Record (EOR): Asociarse con un EOR como Rivermate le permite contratar empleados en Indonesia sin necesidad de establecer su propia entidad legal. El EOR actúa como el empleador legal, manejando toda la conformidad local, nóminas y funciones de recursos humanos, mientras usted mantiene el control total sobre la gestión diaria de su equipo.
• Contratar Contratistas Independientes: Involucrar a individuos como contratistas independientes puede ofrecer flexibilidad. Sin embargo, requiere una revisión legal cuidadosa para evitar riesgos de clasificación errónea, ya que las leyes laborales indonesias son estrictas en distinguir entre empleados y contratistas.

Cómo Funciona un EOR en Indonesia

Un servicio de Employer of Record (EOR) simplifica la expansión internacional gestionando todo el ciclo de empleo en su nombre. En Indonesia, un EOR asume las responsabilidades legales asociadas con la contratación de personal, permitiendo que su empresa se concentre únicamente en las operaciones comerciales. El EOR maneja:

• Empleo Legal: Actúa como el empleador legal, asegurando el cumplimiento total con las leyes laborales indonesias.
• Procesamiento de Nóminas: Gestiona la nómina local, incluyendo el desembolso de salarios, contribuciones a la seguridad social (BPJS Ketenagakerjaan y BPJS Kesehatan) y el impuesto sobre la renta (PPh 21).
• Administración de Beneficios: Administra beneficios obligatorios y complementarios, como seguros de salud, pensiones y derechos de licencia, de acuerdo con las regulaciones locales.
• Cumplimiento Fiscal: Se encarga de todas las declaraciones y remesas fiscales relacionadas con el empleador ante las autoridades indonesias.
• Soporte de Recursos Humanos: Brinda soporte local en recursos humanos, incluyendo contratos laborales, incorporación, desvinculación y cumplimiento de leyes de terminación.
• Soporte para Visas y Permisos de Trabajo: Asiste en los procesos migratorios para empleados extranjeros, si aplica.

Beneficios de Utilizar un EOR en Indonesia

Para las empresas que desean ingresar al mercado indonesio sin las complejidades de establecer una entidad local, un EOR ofrece ventajas convincentes:

• Entrada Rápida al Mercado: Contrate empleados rápidamente, a menudo en cuestión de días, sin el largo proceso de registro de entidad.
• Reducción de Riesgos y Cumplimiento: Descargue la carga de entender y cumplir con las leyes laborales indonesias, que son complejas y cambian constantemente, evitando posibles sanciones.
• Eficiencia en Costos: Elimine los costos elevados asociados con la creación y mantenimiento de una subsidiaria local.
• Flexibilidad: Escale su equipo hacia arriba o hacia abajo de manera eficiente según las necesidades del negocio, sin obstáculos administrativos.
• Acceso a Talento de Primera: Reclute y dé la bienvenida a talento indonesio independientemente de la presencia física de su empresa en el país.

El modelo de precios transparente de Rivermate elimina la complejidad con una tarifa mensual competitiva por empleado. A diferencia de los proveedores tradicionales de PEO, nuestra tarifa en Indonesia incluye soporte integral de HR, administración de beneficios, gestión de cumplimiento y acceso a nuestro panel propietario para análisis en tiempo real de la fuerza laboral. Sin costos ocultos, sin tarifas de configuración, solo una tarifa sencilla que se ajusta a las necesidades de su negocio y garantiza el cumplimiento legal completo en Indonesia.

El sistema tributario de Indonesia opera bajo un esquema de autoliquidación, requiriendo que los contribuyentes calculen, reporten y paguen impuestos anualmente desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre. Los empleadores tienen obligaciones clave, incluyendo contribuciones a los programas de seguridad social (BPJS Ketenagakerjaan y BPJS Kesehatan), retención del impuesto sobre la renta (PPh 21) y reportes oportunos.

Los empleadores deben contribuir a los programas de BPJS: para la seguridad en el empleo, las contribuciones oscilan entre el 0.24% y el 3.70% de los salarios, con bases máximas de salario de IDR 9,553,800 (pensión) y IDR 12,000,000 (salud). La retención del impuesto sobre la renta sigue tasas progresivas del 5% al 35%, con umbrales PTKP (IDR 54 millones para individuos, más asignaciones por cónyuge y dependientes). Los informes mensuales de PPh 21 deben presentarse antes del día 20, y las declaraciones anuales antes del 31 de marzo, con los pagos a BPJS debiendo realizarse antes del día 10 del mes siguiente.

Los trabajadores extranjeros son gravados en función de su estado de residencia: los residentes (más de 183 días) pagan las mismas tasas que los locales, mientras que los no residentes solo están gravados sobre los ingresos de fuente indonesia. Los tratados fiscales pueden ofrecer alivio, y las empresas extranjeras con un establecimiento permanente son responsables del impuesto sobre la renta corporativa y del impuesto sobre las ganancias de sucursal.

El panorama salarial de Indonesia varía según la industria, el rol, la experiencia y la ubicación, siendo Yakarta la que generalmente ofrece salarios más altos. Los salarios mensuales típicos oscilan entre IDR 5 millones para roles de atención al cliente y IDR 45 millones para gerentes de proyectos, con las cifras clave resumidas a continuación:

Los empleadores deben cumplir con los salarios mínimos regionales, que varían significativamente; por ejemplo, el salario mínimo de Yakarta para 2025 se estima en IDR 5.2 millones, mientras que en otras provincias oscila entre IDR 1.9 millones y casi IDR 5 millones. Los paquetes de compensación suelen incluir bonificaciones obligatorias como THR (equivalente a un mes de salario para empleados con más de un año de servicio), junto con asignaciones para transporte, alimentación, salud, vivienda y bonificaciones por desempeño.

La nómina generalmente se procesa mensualmente mediante transferencia bancaria, siendo los empleadores responsables de retener el impuesto sobre la renta (PPh 21) y las contribuciones a la seguridad social (BPJS). Se espera que las tendencias salariales aumenten, impulsadas por la transformación digital, el crecimiento económico y la inflación, resaltando la importancia para las empresas de mantenerse actualizadas sobre cambios regulatorios y tasas de mercado para seguir siendo competitivas.

La legislación laboral indonesia otorga a los empleados al menos 12 días de licencia anual pagada después de un año de servicio continuo, la cual debe ser utilizada dentro de los seis meses, a menos que se acuerde lo contrario. Los empleados tienen derecho a una compensación por las licencias no utilizadas al finalizar la relación laboral. Los días festivos en 2025 incluyen eventos importantes como Año Nuevo, festividades islámicas (las fechas varían), Día de la Independencia y Navidad, con días adicionales de licencia colectiva en torno a festividades religiosas mayores como Idul Fitri.

La licencia por enfermedad está disponible con pago que disminuye con el tiempo: 100% durante los primeros 4 meses, y luego reduciéndose gradualmente al 25% después de 12 meses. Los empleados deben notificar a los empleadores con prontitud. La licencia parental incluye 3 meses de licencia de maternidad con pago completo, 2 días de licencia de paternidad pagada y licencia por adopción opcional, dependiendo de la política de la empresa. Otros tipos de licencia, como por duelo, matrimonio o religiosa, se ofrecen a discreción del empleador.

Indonesia exige varios beneficios para empleados para garantizar los derechos de los trabajadores y condiciones de vida estándar. Los empleadores deben pagar al menos el salario mínimo regional, contribuir a los programas de seguridad social BPJS (salud y empleo), y proporcionar beneficios como asignaciones por vacaciones (THR), licencias pagadas, licencia por enfermedad, licencia de maternidad/paternidad y indemnización por despido. Por ejemplo, el THR suele equivaler a un mes de salario y debe pagarse antes de las festividades religiosas.

Más allá de los requisitos legales, muchos empleadores ofrecen beneficios complementarios como seguro de salud privado, planes de pensiones, seguros de vida, transporte, asignaciones de vivienda, bonificaciones por desempeño y programas de capacitación para atraer y retener talento. La industria y el tamaño de la empresa influyen en los paquetes de beneficios, siendo las multinacionales las que ofrecen beneficios integrales, mientras que las PYME y startups pueden ofrecer paquetes más básicos.

Los puntos clave de datos incluyen:

Los empleadores deben garantizar el cumplimiento con el registro, pagos oportunos de beneficios, mantenimiento de registros precisos y adherencia a los procedimientos de terminación, respaldados por auditorías regulares para cumplir con los estándares legales.

Los acuerdos laborales en Indonesia deben ser por escrito, en Bahasa Indonesia, y cumplir con la Ley No. 13 de 2003. Ellos definen los derechos y obligaciones de ambas partes, con cláusulas clave que cubren detalles de las partes, alcance del trabajo, compensación, duración del empleo, horas de trabajo, horas extras, procedimientos de terminación y ley aplicable. Los acuerdos se categorizan en fijo (PKWT) para proyectos temporales con duraciones específicas, y indefinido (PKWTT) para roles permanentes sin una fecha de finalización establecida.

Los periodos de prueba son exclusivos de contratos PKWTT, con un máximo de tres meses, durante los cuales los empleados disfrutan de plenos derechos. Los cambios en los términos de empleo requieren consentimiento por escrito, y la terminación debe seguir procedimientos legales, incluyendo aviso y indemnización por despido, que varía según la antigüedad y la razón de la terminación.

Las cláusulas de confidencialidad son generalmente exigibles si son razonables, mientras que las cláusulas de no competencia son revisadas y solo se mantienen si están limitadas en alcance, duración y geografía, con un interés comercial legítimo. Los empleadores deben redactar cuidadosamente estas cláusulas y buscar asesoría legal para asegurar el cumplimiento. La resolución de disputas puede involucrar mediación, arbitraje o tribunales laborales, enfatizando la importancia de adherirse a los procedimientos legales en modificaciones y terminaciones de contratos.

Indonesia está adoptando cada vez más arreglos de trabajo remotos y flexibles, impulsada por el progreso tecnológico y un enfoque en el equilibrio entre trabajo y vida personal. Aunque no existe una ley específica de trabajo remoto, regulaciones existentes como la Ley Laboral No. 13 de 2003, el Reglamento Gubernamental No. 35 de 2021 y la Regulación del Ministro de Manpower No. 5 de 2023 proporcionan un marco legal. Los empleadores están obligados a garantizar un entorno de trabajo seguro, una compensación justa, una comunicación clara y el cumplimiento de la protección de datos para los empleados remotos.

Las opciones clave de trabajo flexible incluyen trabajo remoto, modelos híbridos, flextime, semanas laborales comprimidas y job sharing. La implementación de estas requiere políticas claras, provisión de los equipos necesarios, capacitación de empleados y fomentar la participación mediante actividades virtuales. La seguridad de los datos es fundamental, con medidas como cifrado, canales de comunicación seguros y capacitación de empleados alineada con la Ley de Protección de Datos Personales de Indonesia (UU PDP). Las políticas de reembolso de equipos y gastos deben especificar las herramientas proporcionadas por la empresa, los gastos reembolsables y los procesos, considerando las implicaciones fiscales.

Una infraestructura tecnológica sólida es vital, abarcando herramientas de comunicación, servicios en la nube, soluciones de ciberseguridad, soporte técnico y mejoras en la conectividad, especialmente en áreas con acceso limitado a internet.

Este marco apoya un trabajo remoto efectivo, asegurando el cumplimiento legal, la seguridad de los datos y la eficiencia operativa.

En Indonesia, la terminación del empleo requiere una estricta adhesión a los procedimientos legales para evitar disputas. Los períodos de aviso son uniformes de 30 días independientemente de la duración del servicio, y ambas partes deben proporcionar avisos por escrito, siendo común el pago en lugar de aviso. La indemnización por despido (Uang Pesangon) depende de la antigüedad del empleado, variando desde 1 mes de salario para menos de un año hasta 9 meses de salario para 8 o más años de servicio. Los empleados también tienen derecho a pago por servicios y pago por compensación que cubren beneficios como licencias y asignaciones.

Las causas de terminación incluyen causa (por ejemplo, mala conducta, delito penal) y sin causa (por ejemplo, reestructuración, redundancias), siendo esta última requerida con paquetes completos de indemnización. El cumplimiento del procedimiento implica avisos por escrito, negociaciones, consultas sindicales si corresponden, reporte a las autoridades y obtención de una carta de liberación. Los empleados están protegidos contra despidos injustificados mediante resolución de disputas y posible reinstalación o indemnización, enfatizando la importancia de una documentación exhaustiva y asesoramiento legal para los empleadores.

La economía de Indonesia está adoptando cada vez más el freelancing y la contratación independiente, brindando a las empresas agilidad y acceso a habilidades especializadas, mientras que ofrece a los individuos autonomía y oportunidades diversas. Para los empleadores, comprender las particularidades legales y administrativas de la contratación de Contractors es fundamental para garantizar el cumplimiento de las regulaciones locales. Esto implica clasificar correctamente a los trabajadores, redactar contratos que cumplan con la normativa y gestionar las obligaciones fiscales, ya sea directamente o a través de un proveedor de servicios.

Los factores clave en la clasificación de los trabajadores incluyen control, dependencia, integración, duración, provisión de herramientas y riesgo. Una clasificación incorrecta puede acarrear sanciones significativas. Los acuerdos con Contractors deben definir claramente el alcance, los términos, el pago, la confidencialidad, los derechos de propiedad intelectual y la resolución de disputas. Los derechos de propiedad intelectual deben asignarse explícitamente a la empresa en el contrato para evitar problemas de propiedad.

Los Contractors en Indonesia son responsables de sus propias obligaciones fiscales y seguros. Deben registrarse ante las autoridades fiscales y obtener un Número de Identificación del Contribuyente. Las empresas suelen tener que retener impuestos bajo el PPh Artículo 21 o 23, dependiendo del tipo de servicio. Los Contractors no están cubiertos por los esquemas de seguros de la empresa y deben gestionar su propia cobertura. Las industrias que comúnmente utilizan Contractors incluyen tecnología, creatividad y marketing, consultoría, educación, medios y servicios profesionales, permitiendo a las empresas ajustar su fuerza laboral según las demandas de cada proyecto.

Nota: Las regulaciones y tasas fiscales pueden cambiar; se recomienda consultar a un profesional fiscal local.

Los profesionales extranjeros que buscan empleo en Indonesia deben obtener la visa y el permiso de trabajo adecuados antes de comenzar a trabajar. La visa más común es la KITAS (Permiso de Estancia Limitada), válida por 6 meses a 2 años y renovable, generalmente patrocinada por empleadores. La VITAS (Visa de Estancia Limitada) es una visa de corto plazo necesaria para obtener una KITAS, generalmente válida por 30-60 días. Los empleadores son responsables de patrocinar a los trabajadores extranjeros, garantizar el cumplimiento de las regulaciones de Recruitment, compensación y capacitación, y mantener permisos válidos.

Los empleadores deben cumplir con obligaciones específicas, incluyendo el patrocinio adecuado, la renovación oportuna de los permisos de trabajo y el cumplimiento de las regulaciones laborales. Los empleados deben poseer visas y permisos válidos, y seguir las leyes de inmigración de Indonesia para evitar sanciones. El incumplimiento por parte de cualquiera de las partes puede conducir a problemas legales, multas o prohibiciones laborales.

Mantener el cumplimiento implica la renovación oportuna de permisos, el patrocinio adecuado y la adhesión a las regulaciones laborales para garantizar un estatus legal de trabajo en Indonesia.