Employer of Record in Estonia

Un Employer of Record (EOR) en Estonia es una empresa que contrata legalmente a los empleados en tu nombre. Esto significa que puedes construir un equipo en Estonia sin establecer una entidad legal local. El EOR se encarga de todas las tareas administrativas y legales del empleo. Esto incluye nómina, impuestos, beneficios y contratos laborales, asegurando que cumplas con la ley estonia. Tú gestionas el trabajo diario de tu equipo, mientras que el EOR se ocupa de las responsabilidades de recursos humanos y legales. Para las empresas que buscan contratar en Estonia, proveedores como Rivermate pueden simplificar el proceso.

Cómo funciona un Employer of Record (EOR) en Estonia

Usar un EOR en Estonia es un proceso sencillo. Permite contratar talento rápidamente mientras el EOR gestiona los requisitos legales. Aquí están los pasos típicos:

1. Definir el Rol: Comienzas delineando la descripción del trabajo y el perfil del candidato ideal. El EOR puede ayudarte a entender el mercado laboral local para atraer el talento adecuado.
2. Encontrar a tu Candidato: Encuentras y seleccionas a la mejor persona para el puesto. Tú tienes el control de la decisión de contratación.
3. Oferta y Contrato: El EOR redacta un contrato laboral legalmente conforme a las leyes laborales de Estonia. Este contrato es firmado luego por el EOR y tu nuevo empleado.
4. Incorporación: El EOR se encarga del proceso formal de incorporación. Esto incluye registrar al empleado en la Junta de Impuestos y Aduanas de Estonia y otras autoridades necesarias. Puedes encontrar más información sobre el registro laboral en el sitio web oficial de la Junta de Impuestos y Aduanas de Estonia (https://www.emta.ee/en).
5. Gestión Diaria: Tú gestionas las tareas diarias, proyectos y rendimiento del empleado, como cualquier otro miembro de tu equipo.
6. Nómina y Cumplimiento: El EOR gestiona toda la nómina, retenciones de impuestos y contribuciones a la seguridad social cada mes. Aseguran que todo se haga a tiempo y de acuerdo con las regulaciones locales, manteniéndote en cumplimiento.

Por qué usar un Employer of Record en Estonia

Usar un EOR para contratar en Estonia ofrece varias ventajas clave. Elimina la complejidad de la contratación internacional, permitiéndote centrar en hacer crecer tu negocio y gestionar tu equipo. Puedes ingresar al mercado y comenzar a trabajar con talento local mucho más rápido que si establecieras tu propia entidad legal.

• Velocidad: Puedes contratar y incorporar empleados en días o semanas, en lugar de los meses que puede tomar establecer una empresa local.
• Cumplimiento: Un EOR asegura que cumplas con todas las leyes laborales de Estonia, para que no tengas que convertirte en un experto de la noche a la mañana. Ellos manejan todas las complejidades de las regulaciones laborales locales.
• Mitigación de Riesgos: El EOR asume los riesgos legales asociados con el empleo. Esto te ayuda a evitar posibles sanciones por clasificar incorrectamente a los trabajadores o por no cumplir con las obligaciones fiscales y de seguridad social.
• Enfoque en tu Negocio: Puedes concentrarte en tus operaciones principales mientras el EOR se encarga de la carga administrativa de recursos humanos y nómina.
• Administración de Beneficios: El EOR inscribe a tus empleados en todos los beneficios obligatorios como seguro de salud y planes de pensiones. También pueden ayudarte a crear un paquete de beneficios competitivo para atraer talento de alto nivel en Estonia.

El modelo de precios transparente de Rivermate elimina la complejidad con una única cuota mensual competitiva por empleado. A diferencia de los proveedores tradicionales de PEO, nuestros precios en Estonia incluyen soporte integral de RR.HH., administración de beneficios, gestión del cumplimiento y acceso a nuestro panel propio para análisis de la fuerza laboral en tiempo real. Sin costos ocultos, sin tarifas de instalación; simplemente precios claros que se ajustan a las necesidades de su negocio, mientras garantizan el pleno cumplimiento legal en Estonia.

Contratar en Estonia es sencillo, especialmente con su avanzada infraestructura digital. El país cuenta con una fuerza laboral calificada y un entorno empresarial amigable. Los estonios valoran un equilibrio saludable entre trabajo y vida personal y la comunicación directa. El mercado laboral está activo, con muchas oportunidades en los sectores de tecnología y servicios.

Contratos de empleo y cláusulas imprescindibles

Debe proporcionar un contrato de trabajo por escrito para cualquier relación laboral que dure más de dos semanas. El contrato debe estar en dos copias, una para usted y otra para el empleado. Aunque no tiene que estar en estonio, puede ser necesaria una traducción en caso de disputa.

Sus contratos de empleo deben incluir estos detalles clave:

• Partes involucradas: Nombre y detalles de identificación de su empresa y del empleado.
• Fechas: La fecha de inicio del empleo y la fecha en que se firma el contrato.
• Descripción del puesto: Un resumen claro de las funciones del empleado.
• Lugar de trabajo: El lugar principal donde se realizará el trabajo.
• Horas de trabajo: Especificación de trabajo a tiempo completo o parcial.
• Salario: La cantidad del salario, la frecuencia de pago y el método.
• Permiso: La cantidad de permiso anual pagado, con un mínimo de 28 días naturales.
• Períodos de aviso: Detalles sobre los períodos de aviso para la terminación.
• Período de prueba: La duración del período de prueba, si lo hay.

Períodos de prueba

Un período de prueba permite que usted y el empleado vean si la relación laboral es adecuada.

• El período de prueba máximo es de cuatro meses.
• Para contratos a plazo fijo, el período de prueba no puede ser más de la mitad de la duración del contrato.
• Si no especifica un período de prueba en el contrato, se asume que no hay uno.
• Durante la prueba, tanto usted como el empleado pueden rescindir el contrato con al menos 15 días naturales de aviso.

Horas de trabajo y horas extras

Las horas de trabajo estándar en Estonia son sencillas.

• Una semana a tiempo completo típica es de 40 horas, generalmente 8 horas al día, de lunes a viernes.
• El tiempo de trabajo, incluyendo horas extras, no debe exceder un promedio de 48 horas por semana durante un período de cuatro meses.
• Usted y el empleado deben acordar cualquier trabajo extra.
• Las horas extras se compensan con tiempo libre pagado equivalente a las horas extras o con pago que sea al menos 1.5 veces el salario regular del empleado.
• Los empleados tienen derecho a al menos un descanso de 30 minutos después de 6 horas de trabajo.

Días festivos públicos y regionales

Estonia tiene varios días festivos públicos a lo largo del año. El día laboral antes del Año Nuevo, el Día de la Independencia, el Día de la Victoria y la Nochebuena se acortan en tres horas.

Aquí una lista de días festivos públicos para 2025:

Contratación de contractors en Estonia

Contratar contractors independientes en Estonia puede ser una forma flexible de acceder a habilidades especializadas sin los compromisos del empleo tradicional. Los Contractors son autónomos y brindan servicios bajo un acuerdo comercial. Esto significa que no están cubiertos por las mismas leyes laborales que los empleados, por lo que no es necesario proporcionarles permisos pagados o pago por enfermedad.

Sin embargo, es crucial clasificar correctamente a los trabajadores. Si un contractor trabaja bajo su control y está integrado en las operaciones de su empresa, podría ser reclasificado como empleado. Esta mala clasificación puede acarrear sanciones, incluyendo pagos atrasados de impuestos y contribuciones sociales.

Un Employer of Record (EOR) puede ayudarle a evitar estos riesgos. Un EOR emplea legalmente a los trabajadores en su nombre, gestionando todas las responsabilidades laborales locales. Esto asegura que cumpla con las leyes laborales de Estonia mientras usted gestiona el trabajo diario del empleado. Utilizar un EOR simplifica la contratación y elimina el riesgo de mala clasificación.

En Estonia, gestionar la nómina significa entender un sistema sencillo. El país utiliza una tasa de impuesto plana, lo que simplifica los cálculos. Se paga a los empleados mensualmente, y aunque los bonos son comunes, no se requiere por ley un salario del 13º mes. Como empleador, deberás registrar a cada empleado en el Registro de Empleo de Estonia y proporcionarles un recibo de sueldo detallado en cada período de pago.

Ciclos de nómina y estructura salarial

Debes pagar a tus empleados mensualmente. Los pagos deben realizarse el mismo día de cada mes y a más tardar el último día hábil. Puedes pagar con mayor frecuencia, como semanalmente, pero no menos de una vez al mes. Si el día de pago cae en un día festivo o fin de semana, debes pagar los salarios en el día hábil anterior.

El salario de un empleado consiste en algunos elementos clave:

• Salario base: Este es el ingreso mensual fijo antes de cualquier extra.
• Pago bruto: Esto incluye el salario base más cualquier asignación o bonificación, pero antes de impuestos.
• Pago neto: Esta es la cantidad final que recibe un empleado después de todas las deducciones e impuestos.

Horas extras y mínimos

A partir del 1 de enero de 2025, el salario mínimo mensual en Estonia es de €886 para trabajo a tiempo completo. La tarifa mínima por hora es de €5.31. Este mínimo se aplica a todos los empleados, sin excepciones para los trabajadores más jóvenes.

Si un empleado trabaja más allá de sus horas acordadas, debes compensarlo por las horas extras. Puedes hacerlo con tiempo libre pagado o pagando 1.5 veces su salario regular. Para el trabajo realizado en un día festivo, la tarifa de pago es el doble del salario normal del empleado.

Impuestos y contribuciones del empleador

Como empleador en Estonia, eres responsable de pagar el impuesto social y las contribuciones al seguro de desempleo además del salario bruto de tu empleado.

Impuestos y deducciones del empleado

Los empleados también contribuyen con impuestos y seguridad social desde su salario bruto.

En Estonia, encontrarás un sistema sólido de beneficios para empleados y permisos. El país ofrece un apoyo integral a los empleados, especialmente a los nuevos padres. Este enfoque te ayuda a atraer y retener talento de calidad asegurando que tu equipo se sienta seguro y valorado.

Permisos Legales

La ley estonia proporciona varios tipos de permisos pagados para apoyar a tus empleados.

• Vacaciones Anuales: Los empleados reciben un mínimo de 28 días naturales de vacaciones pagadas cada año. Algunos roles, como funcionarios públicos o docentes, pueden recibir más.
• Permiso por Enfermedad: Si un empleado se enferma, tiene derecho a tiempo libre pagado. El empleador paga la compensación desde el 4º hasta el 8º día de enfermedad. A partir del 9º día, el Fondo de Seguro de Salud de Estonia asume los pagos.
• Permiso de Maternidad: Las madres reciben 140 días de permiso de maternidad pagado.
• Permiso de Paternidad: Los padres tienen derecho a 30 días de permiso de paternidad pagado.
• Permiso Parental: Después de que termina el permiso de maternidad o paternidad, uno de los padres puede tomar permiso parental hasta que el niño cumpla tres años, con apoyo financiero del estado.
• Permiso de Estudio: Los empleados pueden tomar hasta 30 días de permiso de estudio por año.

Feriados Públicos

Tus empleados en Estonia reciben tiempo libre pagado por los feriados públicos. Si trabajan en un feriado público, debes pagarles el doble de su salario habitual.

Beneficios Complementarios Típicos

Para competir por el mejor talento, muchas empresas ofrecen beneficios que van más allá de los requisitos legales. Aquí tienes una comparación entre lo que exige la ley y lo que puedes ofrecer como beneficio adicional.

Cómo Puede Ayudar un EOR en la Configuración de Beneficios

Navegar las leyes y expectativas de beneficios en un país nuevo puede ser complejo. Un Employer of Record (EOR) lo hace sencillo.

Un EOR actúa como el empleador legal de tu equipo en Estonia. Nosotros gestionamos todas las tareas administrativas, incluyendo:

• Cumplimiento: Nos aseguramos de que cumplas con todas las leyes laborales estonias, para que no tengas que convertirte en un experto de la noche a la mañana.
• Administración de Beneficios: Inscribimos a tus empleados en todos los beneficios obligatorios como seguro de salud y planes de pensiones.
• Paquetes Complementarios: Te ayudamos a crear un paquete de beneficios competitivo que atraiga al mejor talento local. Sabemos qué esperan los candidatos en Estonia.
• Nómina: Gestionamos la nómina, impuestos y contribuciones a la seguridad social de manera precisa y puntual.

Utilizar un EOR te permite enfocarte en hacer crecer tu negocio mientras nosotros nos encargamos de las complejidades de recursos humanos.

Cuando finaliza una relación laboral en Estonia, debes seguir reglas específicas. El proceso no es complicado, pero debes manejarlo correctamente. La terminación de un empleado puede ocurrir por varias razones, como por acuerdo mutuo, el fin de un contrato o despido por parte del empleador por una causa válida. Cualquiera que sea la causa, debes proporcionar un aviso por escrito y respetar los requisitos legales en aspectos como los períodos de aviso y el pago final.

Períodos de aviso

Debes dar a los empleados un aviso previo por escrito antes de que finalice su empleo. La duración de este período de aviso depende de cuánto tiempo haya trabajado el empleado para ti.

Aquí están los períodos mínimos de aviso que debes proporcionar:

Durante un período de prueba, que puede durar hasta cuatro meses, tú o el empleado pueden terminar el contrato con al menos 15 días naturales de aviso. Si un empleado renuncia, debe darte un aviso de 30 días naturales.

Indemnización por despido

Si debes pagar indemnización por despido depende de la causa de la terminación. En general, pagas una indemnización cuando despides a un empleado por motivos económicos. En casos de redundancia, debes pagar al empleado un mes de su salario promedio como compensación.

Los empleados también pueden tener derecho a beneficios adicionales del Fondo de Seguro de Desempleo de Estonia, dependiendo de su tiempo de empleo:

• De 5 a 10 años de empleo: Derecho a un mes de salario bruto.
• Más de 10 años de empleo: Derecho a dos meses de salario bruto.

Si finalizas un empleado con contrato a plazo fijo por redundancia, debes pagarle su salario por el resto del período del contrato.

Cómo Rivermate gestiona salidas conformes

Navegar por las terminaciones de empleo puede ser complicado. Nos aseguramos de que el proceso sea fluido y completamente conforme a la ley estonia.

Así es como ayudamos:

• Proceso claro: Te guiamos en cada paso del proceso de terminación, asegurando que cumplas con todas las obligaciones legales.
• Documentación correcta: Preparamos los avisos por escrito necesarios y los cálculos finales de nómina.
• Verificaciones de cumplimiento: Nuestro equipo asegura que los períodos de aviso y los pagos de indemnización sean correctos, evitando problemas legales.
• Nómina final: Nos encargamos del pago final al empleado, incluyendo cualquier pago por vacaciones no utilizadas.
• Darse de baja: Nos aseguramos de que el empleado esté correctamente dado de baja del registro de empleo de la Junta de Impuestos y Aduanas de Estonia dentro del plazo de diez días requerido.

Gestionamos los detalles para que tú puedas concentrarte en tu negocio.

Navegar por visas y permisos de trabajo en Estonia puede ser sencillo. El proceso depende de tu ciudadanía y de cuánto tiempo planeas quedarte. Para los ciudadanos de la Unión Europea, trabajar en Estonia es simple. Solo necesitas registrarte como residente. Para todos los demás, necesitarás una visa o permiso para trabajar legalmente.

Realidades de visas de empleo y patrocinio

Obtener el derecho a trabajar en Estonia cuando no eres ciudadano de la UE significa que primero necesitas una oferta de trabajo. Tu empleador luego juega un papel clave en tu solicitud.

Un Employer of Record (EOR) puede actuar como tu empleador legal en Estonia. Esto es útil si tu empresa no tiene su propia entidad en el país. Un EOR puede patrocinar visas de trabajo, pero puede haber limitaciones debido a las cuotas nacionales.

Aquí están las rutas típicas para el empleo:

• Visa de Estancia Prolongada (D): Esta es la opción común para trabajar en Estonia hasta por un año. Tu empleador, o un EOR, debe registrar tu empleo ante la Junta de Policía y Fronteras de Estonia para iniciar este proceso.
• Permiso de Residencia Temporal: Si planeas trabajar en Estonia por más de un año, necesitarás solicitar un permiso de residencia temporal. Este permiso es válido hasta por cinco años.
• Tarjeta Azul de la UE: Esta es una opción para profesionales altamente calificados y ofrece mayor flexibilidad para trabajar en otros países de la UE.

Ten en cuenta que para muchos puestos, los empleadores pueden necesitar demostrar que el puesto no pudo ser ocupado por un candidato local.

Cumplimiento en viajes de negocios

Para viajes cortos, quizás no necesites visa en absoluto. Estonia forma parte del Área Schengen, que permite viajes sin visa por hasta 90 días en cualquier período de 180 días para ciudadanos de muchos países.

Este tipo de viaje es para actividades comerciales específicas, como:

• Asistir a reuniones de negocios
• Asistir a conferencias o seminarios
• Visitar una instalación de la empresa
• Negociar contratos

Es importante entender que esto no te permite trabajar activamente. Si realizas tareas laborales, incluso por un corto período, puede que necesites registrar tu empleo. Por ejemplo, trabajar de manera temporal hasta por 5 días dentro de un período de 30 días puede estar exento, pero siempre debes consultar las reglas más recientes.