Employer of Record in Südafrika

Ein Employer of Record (EOR) in Südafrika ist ein Unternehmen, das legal Mitarbeiter in Ihrem Namen einstellt. Das bedeutet, dass Sie ein Team in Südafrika aufbauen können, ohne eine lokale juristische Person zu gründen. Der EOR übernimmt alle HR-Aufgaben wie Gehaltsabrechnung, Steuern, Sozialleistungen und die Einhaltung der südafrikanischen Arbeitsgesetze. Sie behalten die Kontrolle über die tägliche Arbeit und Projekte Ihrer Mitarbeiter. Für Unternehmen, die in Südafrika einstellen möchten, vereinfacht ein EOR-Anbieter wie Rivermate den Prozess.

Wie ein Employer of Record (EOR) in Südafrika funktioniert

Die Nutzung eines EOR in Südafrika folgt einem einfachen Prozess. Der EOR wird zum rechtlichen Arbeitgeber, während Sie die täglichen Verantwortlichkeiten Ihres Teams verwalten.

Hier sind die typischen Schritte:

1. Sie finden die Talente. Sie rekrutieren und wählen die Person aus, die Sie in Südafrika einstellen möchten.
2. Der EOR erstellt einen konformen Vertrag. Der EOR erstellt eine Arbeitsvereinbarung, die den südafrikanischen Arbeitsgesetzen entspricht, einschließlich des Basic Conditions of Employment Act.
3. Der EOR onboarding your new hire. Sie kümmern sich um alle notwendigen Unterlagen und administrativen Aufgaben, damit Ihr Mitarbeiter starten kann.
4. Gehaltsabrechnung und Sozialleistungen werden verwaltet. Der EOR verarbeitet Gehälter, zieht die korrekten Steuern ab und verwaltet alle gesetzlichen Beiträge und Mitarbeiterleistungen.
5. Laufende Einhaltung der Vorschriften wird sichergestellt. Der EOR bleibt über Änderungen in den lokalen Beschäftigungsvorschriften auf dem Laufenden, um Ihr Unternehmen konform zu halten.

Warum einen Employer of Record in Südafrika nutzen

Die Nutzung eines EOR ermöglicht es Ihnen, schnell und effizient in den südafrikanischen Markt einzutreten und Talente zu rekrutieren. Es entlastet Sie von den erheblichen administrativen und rechtlichen Belastungen bei der Gründung eines lokalen Unternehmens, sodass Sie sich auf Ihre Kernziele konzentrieren können.

Hier sind einige wichtige Vorteile:

• Schneller in den Markt eintreten. Sie können Mitarbeiter in Tagen oder Wochen einstellen, anstatt Monate für die Registrierung einer juristischen Person zu benötigen.
• Kosten reduzieren. Vermeiden Sie die hohen Ausgaben für die Unternehmensregistrierung, Rechtskosten und den Aufbau lokaler HR-Funktionen.
• Rechtliche Konformität sicherstellen. EORs sind Experten im südafrikanischen Arbeitsrecht und minimieren Ihr Risiko, gegen komplexe Vorschriften wie den Employment Equity Act zu verstoßen.
• HR und Gehaltsabrechnung vereinfachen. Der EOR übernimmt die gesamte Gehaltsabrechnung, Steuerabzüge und Benefits-Administration für Ihre südafrikanischen Mitarbeiter.
• Top-Talente einstellen. Gewinnen Sie Zugang zu den besten Fachkräften in Südafrika, ohne geografische Einschränkungen oder bürokratische Hürden.

Rivermates transparentes Preismodell beseitigt Komplexität mit einer einzigen, wettbewerbsfähigen monatlichen Gebühr pro Mitarbeiter. Im Gegensatz zu traditionellen PEO-Anbietern umfasst unsere Preisgestaltung in Südafrika umfassende HR-Unterstützung, Benefits-Verwaltung, Compliance-Management und den Zugriff auf unser firmeneigenes Dashboard für Analysen der Belegschaft in Echtzeit. Keine versteckten Kosten, keine Einrichtungsgebühren — einfach klare Preisgestaltung, die sich am Bedarf Ihres Unternehmens ausrichtet, während in Südafrika gleichzeitig die vollständige rechtliche Konformität gewährleistet ist.

Die Einstellung in Südafrika bringt ihre eigenen Regeln mit sich. Sie müssen die lokalen Arbeitsgesetze verstehen, um ein starkes Team aufzubauen und Probleme zu vermeiden. Dieser Leitfaden erklärt die wichtigsten Dinge, die Sie wissen müssen.

Arbeitsverträge & Must-Have-Klauseln

Wenn Sie in Südafrika einen Mitarbeiter einstellen, benötigen Sie einen schriftlichen Arbeitsvertrag. Dies ist eine gesetzliche Anforderung für jeden, der mehr als 24 Stunden pro Woche arbeitet. Der Vertrag legt klare Erwartungen für Sie und Ihren Mitarbeiter fest.

Es gibt zwei Hauptarten von Arbeitsverträgen in Südafrika:

• Unbefristete (permanente) Verträge: Diese haben ein Startdatum, aber kein Enddatum und sind für langfristige Positionen.
• Befristete Verträge: Diese sind für temporäre Positionen und haben ein konkretes Enddatum oder sind an die Fertigstellung eines Projekts gebunden.

Ihre Arbeitsverträge müssen bestimmte Details enthalten, um konform zu sein.

Wichtige Klauseln, die enthalten sein sollten:

• Stellenbezeichnung und Beschreibung: Definieren Sie klar die Rolle und Verantwortlichkeiten.
• Arbeitszeiten: Geben Sie die erwarteten täglichen und wöchentlichen Stunden an.
• Vergütung: Details zum Gehalt, zu den Leistungen und etwaigen Boni.
• Urlaubsanspruch: Umreißen Sie die Richtlinien für Jahresurlaub, Krankheitsurlaub und andere Urlaubsarten.
• Kündigungsklausel: Erklären Sie die Kündigungsfristen und Verfahren für die Beendigung des Vertrags.
• Probezeit: Falls zutreffend, geben Sie die Dauer und Bedingungen der Probezeit an.

Probezeiten

Eine Probezeit ermöglicht es Ihnen und einem neuen Mitarbeiter zu sehen, ob die Stelle passt. In Südafrika beträgt diese Zeit typischerweise zwischen einem und sechs Monaten.

Während der Probezeit sollten Sie:

• Klare Erwartungen setzen: Lassen Sie den Mitarbeiter wissen, was Sie in Bezug auf Leistung erwarten.
• Unterstützung und Feedback geben: Bieten Sie Schulungen, Anleitung und regelmäßiges Feedback, um den Mitarbeiter zum Erfolg zu führen.
• Leistung fair bewerten: Evaluieren Sie die Leistung des Mitarbeiters anhand der Stellenanforderungen.

Mitarbeiter in der Probezeit haben die gleichen Rechte wie Festangestellte nach südafrikanischem Arbeitsrecht. Sie können sie nicht ohne triftigen Grund und unter Einhaltung eines fairen Verfahrens kündigen.

Arbeitszeiten & Überstunden

Die regulären Arbeitszeiten in Südafrika sind auf 45 Stunden pro Woche begrenzt. Das entspricht typischerweise neun Stunden pro Tag bei einer Fünf-Tage-Woche.

• Überstunden: Alles, was über die standardmäßigen 45 Stunden hinausgeht, gilt als Überstunden. Mitarbeiter müssen zustimmen, Überstunden zu leisten.
• Überstundenbegrenzung: Überstunden sind auf 10 Stunden pro Woche beschränkt.
• Überstundenvergütung: Sie müssen Mitarbeiter 1,5-mal ihres normalen Stundenlohns für Überstunden an Werktagen und Samstagen bezahlen. Für Sonntage und Feiertage gilt der doppelte Satz.

Öffentliche & regionale Feiertage

Südafrika hat 12 gesetzliche Feiertage. Wenn ein Feiertag auf einen Sonntag fällt, ist der folgende Montag ein Feiertag.

Gesetzliche Feiertage 2025

Einstellung von Contractors in Südafrika

Sie können auch unabhängige Contractors für bestimmte Projekte oder Dienstleistungen einstellen. Im Gegensatz zu Mitarbeitern arbeiten Contractors autonom, legen ihre eigenen Arbeitszeiten fest und verwenden ihre eigenen Werkzeuge.

Es ist wichtig, Arbeiter korrekt zu klassifizieren, um rechtliche Probleme zu vermeiden. Eine falsche Einstufung eines Mitarbeiters als Contractor kann zu Strafen führen, einschließlich Nachzahlungen von Steuern und Leistungen.

Ein Employer of Record (EOR) kann Ihnen helfen, Contractors konform einzustellen. Ein EOR stellt sicher, dass Ihre Contractor of Record Vereinbarungen mit südafrikanischen Gesetzen übereinstimmen und übernimmt Zahlungen, was Ihnen hilft, Risiken der Fehlklassifizierung zu vermeiden. So können Sie sich auf Ihr Geschäft konzentrieren, während der EOR die rechtlichen und administrativen Aufgaben beim Einstellen von Contractors übernimmt.

Das Bezahlen Ihres Teams in Südafrika erfordert das Verständnis der lokalen Arbeitsgesetze und Steuerregelungen. Sie müssen die Grundlagen richtig handhaben, um konform zu bleiben und Ihre Mitarbeiter zufrieden zu stellen. Das bedeutet, alles korrekt zu regeln, von Gehältern und Boni bis hin zu Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen.

Gehaltsabrechnungszyklen & Lohnstruktur

Sie haben Flexibilität bei der Häufigkeit der Zahlungen an Ihr Team. In Südafrika können Sie die Gehaltsabrechnung wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich durchführen, solange dies im Arbeitsvertrag festgelegt ist. Gezahlte Mitarbeiter erhalten in der Regel monatlich ihr Gehalt.

Eine typische Lohnstruktur umfasst:

• Grundgehalt: Der im Arbeitsvertrag vereinbarte Festbetrag.
• Zulagen: Diese können Ausgaben wie Reisen oder Wohnen abdecken.
• Boni: Leistungsabhängige oder jährliche Boni, wie ein 13. Monatsgehalt, sind üblich, aber nicht gesetzlich vorgeschrieben.
• Fringe Benefits: Nicht-monetäre Vorteile, wie ein Firmenwagen, gelten als Teil des steuerpflichtigen Einkommens eines Mitarbeiters.

Überstunden & Mindestarbeitszeiten

Die Standardarbeitswoche beträgt 45 Stunden. Für Mitarbeiter, die fünf Tage die Woche arbeiten, sind das neun Stunden pro Tag. Für diejenigen, die sechs Tage die Woche arbeiten, sind es acht Stunden pro Tag.

Überstunden sind jede Arbeit, die über diese Stunden hinausgeht. Mitarbeiter müssen zustimmen, Überstunden zu leisten, und diese sind auf 10 Stunden pro Woche begrenzt. Der Stundensatz für Überstunden beträgt 1,5-mal den regulären Lohn des Mitarbeiters. Arbeit an Sonntagen oder Feiertagen wird mit dem Doppelten des normalen Satzes bezahlt.

Stand Anfang 2024 lag der nationale Mindestlohn bei 25,42 ZAR pro Stunde.

Arbeitgebersteuern und Beiträge

Als Arbeitgeber müssen Sie mehrere Beiträge im Namen Ihrer Mitarbeiter leisten.

Mitarbeitersteuern und Abzüge

Mitarbeiter haben ebenfalls Abzüge von ihrem Gehalt.

In Südafrika ist die Bereitstellung wettbewerbsfähiger Mitarbeitervorteile und das Verständnis der Urlaubsregelungen entscheidend, um Top-Talente anzuziehen und zu halten. Es zeigt, dass Sie Ihr Team schätzen und in ihr Wohlbefinden investieren. Dies schafft ein positives Arbeitsumfeld, in dem sich die Mitarbeitenden sicher und motiviert fühlen. Während Sie Ihr Team aufbauen, wird Ihnen ein klares Verständnis der lokalen Gesetze und Mitarbeitenerwartungen den Weg zum Erfolg ebnen.

Gesetzlicher Urlaub

Das südafrikanische Recht sieht mehrere Arten von obligatorischem Urlaub vor, um die Mitarbeitenden zu schützen.

• Jahresurlaub: Sie müssen mindestens 21 aufeinanderfolgende Tage bezahlten Jahresurlaub pro Jahr gewähren. Das entspricht 15 Arbeitstagen für Mitarbeitende bei einer Fünf-Tage-Woche.
• Krankheitstage: Mitarbeitende haben Anspruch auf bezahlten Krankheitsurlaub über einen Zyklus von 36 Monaten. In den ersten sechs Monaten der Beschäftigung erwerben sie einen Krankheitstag für jeweils 26 gearbeitete Tage. Danach können sie innerhalb eines Dreijahreszeitraums bis zu 30 bezahlte Krankheitstage nehmen.
• Mutterschaftsurlaub: Weibliche Mitarbeitende erhalten mindestens vier aufeinanderfolgende Monate Mutterschaftsurlaub. Während dieser Zeit ist der Urlaub in der Regel unbezahlt durch den Arbeitgeber, aber Mitarbeitende können einen Prozentsatz ihres Gehalts aus dem Arbeitslosenversicherungsfonds (UIF) beanspruchen.
• Elternzeit: Väter haben Anspruch auf 10 aufeinanderfolgende Tage unbezahlten Urlaub nach der Geburt ihres Kindes.
• Familienverantwortungsurlaub: Mitarbeitende, die seit mehr als vier Monaten bei Ihrem Unternehmen beschäftigt sind, können bis zu drei Tage bezahlten Urlaub pro Jahr nehmen, um Familienangelegenheiten zu regeln, z. B. ein krankes Kind oder den Tod eines nahen Familienmitglieds.

Feiertage & regionale Feiertage

Südafrika hat 12 gesetzliche Feiertage. Fällt ein Feiertag auf einen Sonntag, ist der folgende Montag ein Feiertag.

Typische zusätzliche Vorteile

Um wettbewerbsfähig zu bleiben, bieten viele Unternehmen Vorteile an, die über die gesetzlichen Anforderungen hinausgehen.

Wie ein EOR bei der Einrichtung von Vorteilen helfen kann

Die Navigation durch die Beschäftigungsgesetze und Erwartungshaltungen in einem neuen Land kann komplex sein. Ein Employer of Record (EOR) vereinfacht diesen Prozess für Sie.

Ein EOR agiert als rechtlicher Arbeitgeber für Ihr Team in Südafrika. Das bedeutet, dass sie alle administrativen und rechtlichen Aufgaben im Zusammenhang mit der Beschäftigung übernehmen, sodass Sie keine lokale Gesellschaft gründen müssen.

So kann ein EOR helfen:

• Compliance: Ein EOR stellt sicher, dass Sie alle südafrikanischen Arbeitsgesetze einhalten, einschließlich obligatorischer Vorteile wie UIF- und COIDA-Beiträge. Sie bleiben über Änderungen in den Vorschriften auf dem Laufenden, sodass Sie sich darum nicht kümmern müssen.
• Verwaltung der Vorteile: Sie verwalten den gesamten Vorteilsprozess, von der Anmeldung der Mitarbeitenden bei obligatorischen Programmen bis hin zur Unterstützung bei der Einrichtung wettbewerbsfähiger zusätzlicher Vorteile. Dazu kann die Beschaffung und Verwaltung privater Krankenversicherungen und Rentenpläne gehören.
• Lohn- und Gehaltsabrechnung: Ein EOR übernimmt alle Aufgaben im Zusammenhang mit der Gehaltsabrechnung, sorgt für eine genaue und pünktliche Bezahlung Ihrer Mitarbeitenden und die korrekten Abzüge für Steuern und Sozialversicherungsbeiträge.
• Fachwissen: Sie erhalten Zugang zu lokalen HR- und Rechtsexperten, die den südafrikanischen Markt verstehen. Sie können Sie bei bewährten Praktiken zur Gewinnung und Bindung von Mitarbeitenden beraten.

Der Einsatz eines EOR ermöglicht es Ihnen, sich auf Ihre Kernaktivitäten zu konzentrieren, während sie sich um die Komplexitäten der lokalen Beschäftigung kümmern. Es spart Ihnen Zeit, reduziert Risiken und hilft Ihnen, ein positives und regelkonformes Arbeitsumfeld für Ihr südafrikanisches Team zu schaffen.

Wenn Sie in Südafrika eine Arbeitsbeziehung beenden, müssen Sie einen fairen und rechtmäßigen Prozess einhalten. Sie können einen Mitarbeiter nicht einfach willkürlich kündigen. Das Gesetz verlangt, dass Sie einen triftigen Grund haben und korrekte Verfahren befolgen, um unfaire Kündigungsklagen zu vermeiden. Dies gilt, egal ob Sie jemanden aufgrund von Leistungsproblemen, Fehlverhalten oder betrieblichen Änderungen entlassen. Der Prozess stellt sicher, dass alles fair für Sie und Ihren Mitarbeiter abläuft.

Kündigungsfristen

Sie müssen eine schriftliche Kündigung vorlegen, wenn Sie einen Arbeitsvertrag beenden. Die Dauer dieser Kündigungsfrist hängt davon ab, wie lange der Mitarbeiter bei Ihnen beschäftigt ist. Das Basic Conditions of Employment Act (BCEA) legt die Mindestanforderungen fest.

Hier sind die Mindestkündigungsfristen:

• Eine Woche: Wenn der Mitarbeiter sechs Monate oder weniger bei Ihnen beschäftigt ist.
• Zwei Wochen: Wenn der Mitarbeiter länger als sechs Monate, aber weniger als ein Jahr bei Ihnen beschäftigt ist.
• Vier Wochen: Wenn der Mitarbeiter seit einem Jahr oder länger beschäftigt ist.

Diese gleichen Kündigungsfristen gelten auch, wenn ein Mitarbeiter kündigt.

Abfindung

Wenn Sie einen Mitarbeiter aufgrund von betrieblichen Erfordernissen, auch bekannt als retrenchment, entlassen, müssen Sie eine Abfindung zahlen. Das Gesetz verlangt, dass Sie mindestens eine Wochenvergütung für jedes vollendete Jahr ununterbrochener Beschäftigung zahlen.

Im Falle von Fehlverhalten müssen Sie keine Abfindung zahlen. Allerdings müssen Sie ein faires Disziplinarverfahren durchführen, bevor Sie kündigen. Dazu gehört die Untersuchung des Vorfalls und die Möglichkeit für den Mitarbeiter, zu den Vorwürfen Stellung zu nehmen.

Wie Rivermate compliant Austritte handhabt

Die Beendigung von Mitarbeitenden in Südafrika kann komplex sein. Bei Rivermate übernehmen wir den gesamten Offboarding-Prozess für Sie. Wir stellen sicher, dass jede Beendigung vollständig im Einklang mit südafrikanischen Arbeitsgesetzen erfolgt.

Unser Prozess umfasst:

• Dokumentation: Wir bereiten alle notwendigen Kündigungsunterlagen vor und kümmern uns um sie.
• Abschlussgehalt: Wir berechnen und verarbeiten das letzte Gehalt des Mitarbeiters, einschließlich ausstehender Urlaubstage und Abfindung.
• Compliance: Wir stellen sicher, dass alle gesetzlichen Anforderungen bezüglich Kündigungsfristen und Abfindungen erfüllt werden.
• Beratung: Wir bieten klare Anleitungen, um einen reibungslosen und fairen Austrittsprozess für alle Beteiligten zu gewährleisten.

Wir übernehmen die administrative Last, damit Sie sich auf Ihr Geschäft konzentrieren können. Wir helfen Ihnen, Mitarbeitenden korrekt und risikofrei zu kündigen.

Das Navigieren im Visa- und Arbeitserlaubnissystem in Südafrika ist ein entscheidender Schritt für jedes Unternehmen, das in dem Land Talente einstellen möchte. Der Prozess beinhaltet das Verständnis verschiedener Visa-Kategorien und ihrer spezifischen Anforderungen. Südafrika bietet mehrere Wege für ausländische Staatsbürger, legal zu arbeiten, wobei jeder für unterschiedliche Umstände konzipiert ist. Diese Optionen reichen von allgemeinen Arbeitserlaubnissen bis hin zu Genehmigungen für Personen mit speziellen, gefragten Fähigkeiten.

Beschäftigungsvisa & Sponsoring-Realitäten

Ein Employer of Record (EOR) kann Ihnen helfen, die Komplexitäten beim Hiring in Südafrika zu navigieren. Ein EOR fungiert als rechtlicher Arbeitgeber für Ihre Contractors, Freelancers und Mitarbeiter und kümmert sich um die Einhaltung der lokalen Arbeitsgesetze. Dazu gehört die Verwaltung von Gehaltsabrechnungen, Steuern, Sozialleistungen und Arbeitsverträgen. Für Unternehmen ohne lokale Niederlassung bietet ein EOR eine Möglichkeit, Contractors in Südafrika einzustellen.

Wenn es um Visa geht, kann ein EOR den Sponsoring-Prozess für ausländische Mitarbeiter verwalten. Hier sind die wichtigsten Arbeitserlaubnis-Optionen in Südafrika:

• General Work Visa Dieses ist die häufigste Art von Arbeitserlaubnis. Es erfordert vom Arbeitgeber den Nachweis, dass keine südafrikanische Staatsbürgerin oder kein südafrikanischer Staatsbürger oder dauerhafter Einwohner die Stelle besetzen kann. Das Visum ist in der Regel für die Dauer des Arbeitsvertrags gültig, bis zu fünf Jahre.
• Critical Skills Work Visa Dieses Visum ist für Personen mit Fähigkeiten, die in Südafrika stark nachgefragt werden. Antragsteller benötigen kein Jobangebot, um dieses Visum zu beantragen, und es wird für 12 Monate ausgestellt, damit sie eine Beschäftigung finden können.
• Intra-Company Transfer Visa Diese Option ist für multinationale Unternehmen gedacht, die einen Mitarbeiter von einer ausländischen Niederlassung in eine südafrikanische Niederlassung versetzen möchten. Dieses Visum ist maximal vier Jahre gültig.
• Corporate Visa Dieses Visum wird an ein Unternehmen ausgestellt, das ihnen erlaubt, eine vorher festgelegte Anzahl von ausländischen Contractors zu beschäftigen.

Geschäftsreise-Compliance

Für kurzfristige Geschäftsbesuche hat Südafrika spezifische Regeln. Es ist wichtig, den Unterschied zwischen der Teilnahme an Geschäftstreffen und der kurzfristigen Arbeit zu verstehen.

Staatsangehörige vieler Länder, einschließlich der Vereinigten Staaten, des Vereinigten Königreichs und vieler EU-Länder, können für bis zu 90 Tage ohne Visum nach Südafrika einreisen, um an Geschäftstreffen teilzunehmen. Diese Besuche sind für Aktivitäten wie Konferenzen, Meetings oder Verhandlungen.

Wenn ein Besuch kurzfristige Arbeit beinhaltet, ist ein Besucher-Visum gemäß Abschnitt 11(2) mit Arbeitsgenehmigung erforderlich. Dies gilt auch für Reisende aus visumfreien Ländern. Es ist wichtig, dieses Visum vor der Reise nach Südafrika zu beantragen.

Hier sind einige wichtige Punkte für Geschäftsreisende:

• Reisepassgültigkeit Ihr Reisepass sollte mindestens 30 Tage nach dem geplanten Abreisedatum gültig sein und mindestens zwei freie Seiten haben.
• Zweck des Besuchs Seien Sie bereit, Dokumente vorzulegen, die den Zweck und die Dauer Ihres Besuchs detailliert beschreiben.
• Rückflugticket Sie benötigen einen Nachweis über ein Rück- oder Weiterflugticket.
• Finanzielle Nachweise Möglicherweise müssen Sie einen aktuellen Kontoauszug vorlegen, um zu zeigen, dass Sie über ausreichende Mittel für Ihren Aufenthalt verfügen.

Südafrika führt außerdem ein Electronic Travel Authorisation (ETA)-System ein, um die Einreise für kurzfristige Besuche zu vereinfachen. Dieses System wird es Reisenden aus bestimmten Ländern ermöglichen, die Reisegenehmigung online zu beantragen.