Employer of Record in Ruanda

Wie ein Employer of Record in Ruanda funktioniert

Ein Employer of Record (EOR) ist ein Unternehmen, das im Namen eines anderen Unternehmens Mitarbeiter einstellt.

Er wird vor allem von ausländischen Unternehmern genutzt, um Mitarbeiter in einem Land einzustellen, in dem sie keine lokale Rechtseinheit haben.

Der EOR fungiert als rechtlicher Arbeitgeber und übernimmt wichtige rechtliche und administrative Aspekte der Einstellung von Mitarbeitern, darunter das Onboarding, Arbeitsverträge, die Lohn- und Gehaltsabrechnung, Steuererklärungen, Mitarbeiterleistungen und Vertragsbeendigungen.

So können Unternehmer schnell in den ruandischen Arbeitsmarkt eintreten, ohne eine eigene Gesellschaft gründen oder alle Feinheiten des ruandischen Arbeitsrechts kennenlernen zu müssen.

Die EOR-Leistungen von Rivermate basieren auf drei Säulen:

• Lokale HR-Experten, die den Markt und das Arbeitsrecht kennen.
• Ein Partnernetzwerk, mit dem wir wettbewerbsfähige Zusatzleistungen anbieten können.
• Die Rivermate-Plattform, die jeden Aspekt des Arbeitsverhältnisses vereinfacht.

Wenn Sie Rivermate für die Einstellung von Mitarbeitern in Ruanda nutzen, werden diese von einer erfahrenen lokalen Einheit betreut, die die lokalen Gesetze und Praktiken kennt.

Der Arbeitsmarkt in Ruanda: Auf einen Blick

Der Einstellungsmarkt
Größte Einstellungsaktivität:	Kigali, Gisenyi.
Einstellungszeiträume:	Der Onboarding-Prozess dauert für einheimische Arbeitskräfte in der Regel 3–5 Tage. Das Onboarding von Expats hängt von der Genehmigung der Arbeitserlaubnis ab, die laut unserem lokalen Partner in der Regel etwa einen Monat dauert.
Gefragte Branchen:	Gastgewerbe, Finanzwesen.
Branchen mit Fachkräftemangel:	Landwirtschaft und andere Industriesektoren.2

Der Gehaltsmarkt
Steuerbeiträge des Arbeitgebers:	Rente: 6 %; Berufsunfallversicherung: 2 %; Mutterschaftsleistungen: 0,3 %; Krankenversicherung.6
Monatlicher Mindestlohn:	Ruanda hat keinen gesetzlichen nationalen Mindestlohn.5
Durchschnittliches Bruttojahresgehalt:	8.305.400 RWF.5
Einkommensteuersätze:	Ruanda verwendet ein progressives Steuersystem mit Stufen von 0 % bis 30 %.4

Was kostet die Einstellung in Ruanda

Gehaltsanforderungen

Niedrigere Gehaltsforderungen sind ein unbestreitbarer Vorteil bei der Einstellung in Ruanda. Das liegt nicht nur am Fehlen eines gesetzlichen Mindestlohns.

Die Arbeitslosenquote in Ruanda ist seit geraumer Zeit sehr hoch, während viele Beschäftigte „informell beschäftigt“ sind, das heißt, sie erhalten nicht die Leistungen und den Schutz einer formellen Beschäftigung.1

Obwohl dies weder für die lokalen Talente noch für die ruandische Wirtschaft gut ist, verschafft es internationalen Unternehmen eine starke Verhandlungsposition bei Gehältern mit potenziellen Mitarbeitern.

Arbeitgeberbeiträge

Die Steuerbeiträge der Arbeitgeber sind im Vergleich zu anderen afrikanischen Ländern relativ niedrig. Die Beiträge teilen sich in vier Kategorien auf;

• Rente: 6 % des Gehalts jedes Mitarbeiters;
• Berufsunfallversicherung: 2 % des Gehalts jedes Mitarbeiters;
• Mutterschaftsleistungen: 0,3 % des Gehalts jedes Mitarbeiters;
• Krankenversicherung.

Arbeitgeber müssen 6 % des Bruttogehalts jedes Mitarbeiters in die Rentenversicherung einzahlen. Auch die Mitarbeiter zahlen 6 %.

Dieser Satz steigt jedoch jedes Kalenderjahr um 1 % bis 2030, ab dann zahlen Arbeitnehmer und Arbeitgeber jeweils 10 %.6

Gesetzliche Leistungen

Arbeitgeber sind verpflichtet, sich an den Krankenversicherungsbeiträgen ihrer Mitarbeiter zu beteiligen.

Für Beschäftigte im öffentlichen Sektor ist dies die Krankenversicherung des Rwanda Social Security Board (RSSB), wobei Arbeitgeber und Arbeitnehmer jeweils 7,5 % des Gehalts des Mitarbeiters dafür aufbringen.

Unternehmen des Privatsektors können jedoch einen anderen Versicherer mit anderen Beitragssätzen wählen. In jedem Fall muss der Arbeitgeber den Versicherungsnachweis seiner Mitarbeiter und die von jeder Partei geleisteten Beiträge nachweisen.7

Mitarbeiter müssen pro Dienstmonat mindestens eineinhalb Tage bezahlten Urlaub erhalten, wobei dieser erst nach 12 Monaten Betriebszugehörigkeit beansprucht werden kann. Für jeweils drei Dienstjahre erhalten Mitarbeiter einen zusätzlichen Urlaubstag, bis zu maximal 21 Tagen.

Mitarbeiter im Alter von 17 Jahren und jünger müssen mindestens 24 Tage bezahlten Jahresurlaub erhalten. In allen Fällen kann der bezahlte Jahresurlaub in zwei Abschnitte aufgeteilt werden.

Mitarbeiter haben Anspruch auf 15 Tage bezahlten kurzfristigen Krankheitsurlaub pro Jahr. Bei Erkrankungen von mehr als 15 Tagen haben sie Anspruch auf langfristigen Krankheitsurlaub von bis zu sechs Monaten.

In diesem Fall erhalten sie für die ersten drei Monate dieses Urlaubs 100 % ihres Gehalts. Nach drei Monaten ruht ihr Vertrag. Wenn sie nach sechs Monaten immer noch arbeitsunfähig sind, kann der Arbeitgeber ihren Vertrag kündigen.

Weibliche Mitarbeiter müssen 14 Wochen Mutterschaftsurlaub erhalten, der bei bestimmten Komplikationen bei der Geburt um einen weiteren Monat verlängert werden kann.8. Männliche Mitarbeiter erhalten sieben Tage Vaterschaftsurlaub.

Beschäftigungskostenrechner

Nutzen Sie unseren Beschäftigungskostenrechner, um die Kosten für die Einstellung von Mitarbeitern in Ruanda zu schätzen.

Wie es wirklich ist, in Ruanda einzustellen

Marktbedingung	Was ein Arbeitgeber wissen muss
Verfügbarkeit von Talenten	Die Arbeitslosenquote in Ruanda ist hoch, insbesondere unter jungen Arbeitskräften.1
Bestbezahlte Branchen	Der Dienstleistungssektor gehört bei den Stundenlöhnen regelmäßig zu den bestbezahlten Branchen.3
Fachkräftemangel	Unternehmen, die in der Landwirtschaft und in anderen Industriesektoren einstellen, berichten von Fachkräftemangel.2
Zentrale Herausforderung für Arbeitgeber	Das Verfahren zur Beendigung von Arbeitsverträgen kann sehr kompliziert und langwierig sein.

Der Einstellungsprozess in Ruanda ist größtenteils sehr unkompliziert. Das Onboarding kann bei einheimischen Mitarbeitern in nur 3–5 Tagen abgeschlossen sein, sofern alle relevanten Unterlagen bereitliegen.

Das Onboarding von Expat-Arbeitskräften kann bis zu einen Monat dauern, ist aber dennoch relativ einfach, besonders wenn ein erfahrener EOR es übernimmt.

Anträge auf Arbeits- und Aufenthaltserlaubnisse werden über Ruandas hochmodernes Portal IremboGov abgewickelt.

Genehmigung von Arbeitserlaubnissen für Expats in Ruanda

Obwohl das Onboarding von Expats in Ruanda einfach ist, bedeutet das nicht, dass allen Expat-Arbeitskräften eine Arbeitserlaubnis erteilt wird. Wie in vielen Ländern hängt die Genehmigung unter anderem von der zu besetzenden Stelle ab.

Steht die Position nicht auf Ruandas Occupation in Demand List (ODL), muss der Arbeitgeber eine Arbeitsmarktprüfung durchführen, um zu versuchen, einen qualifizierten ruandischen Staatsbürger einzustellen, bevor ein Expat eingestellt werden kann.

Expats in Ruanda werden mit einem befristeten Vertrag eingestellt. Die Laufzeit dieses Vertrags entspricht in der Regel der Gültigkeit ihres Visums, und die Bedeutung der zu besetzenden Stelle spielt eine wichtige Rolle für die angebotene Dauer.

Beispielsweise können H1-Fachkräfte, die Stellen auf der ODL besetzen, Dreijahresverträge erhalten, während andere weniger qualifizierte Arbeitskräfte nur ein oder zwei Jahre erhalten könnten.9

Compliance-Risiken, die Arbeitgeber in Ruanda kennen müssen

Unklarheiten rund um die Krankenversicherung in Ruanda

Unternehmen des Privatsektors können ihre Mitarbeiter frei alternativ zur RSSB-Krankenversicherung versichern. Allerdings werden nicht alle Krankenversicherungen als geeignete Alternativen angesehen. Arbeitgeber müssen die Vorschriften des Gesetzes 48/2015 über die Organisation, Funktionsweise und Verwaltung von Krankenversicherungssystemen in Ruanda einhalten.7

Arbeitgeber sind dafür verantwortlich, die Versicherungsprämien jeweils am 15. Tag eines Monats zu zahlen und Nachweise über die Anmeldung der Mitarbeiter, die Policenbedingungen und die gezahlten Beiträge zu dokumentieren.

Diese Krankenversicherung sollte nicht mit der gemeindebasierten Krankenversicherung (CBHI) verwechselt werden, einem separaten Versicherungssystem, das ausschließlich von den Mitarbeitern über Gehaltsabzüge finanziert wird.

Vergütung von Mitarbeitern, die Überstunden leisten

Die Standardarbeitswoche in Ruanda beträgt 40 Stunden. Wenn ein Mitarbeiter darüber hinaus arbeitet, muss ihm innerhalb von 30 Tagen eine bezahlte Freistellung gewährt werden, die seinen Überstunden entspricht.

Es besteht keine gesetzliche Pflicht, höhere Sätze für Überstunden zu zahlen, Arbeitgeber können sich aber dafür entscheiden.

In jedem Fall hebt ein erhöhter Überstundensatz die Pflicht zur Gewährung von Ausgleichsruhe innerhalb von 30 Tagen nicht auf.10

Wird die Ruhezeit nicht innerhalb von 30 Tagen genommen, müssen die Überstunden im Folgemonat bezahlt und auf der Gehaltsabrechnung des Mitarbeiters ausgewiesen werden.

Beendigung von Arbeitsverträgen

Wenn Sie einen Mitarbeiter außerhalb seiner Probezeit entlassen möchten, müssen Sie sich möglicherweise auf ein langwieriges und kompliziertes Verfahren einstellen.

Bei betriebsbedingten Kündigungen ist eine Konsultationsbesprechung mit den betroffenen Mitarbeitern erforderlich, in der diese möglicherweise Alternativen wie Gehaltskürzungen vorschlagen können. Arbeitgeber müssen Gründe nennen, wenn sie einen Vorschlag für nicht umsetzbar halten.

Von diesen Besprechungen müssen alle Teilnehmer, einschließlich der Mitarbeiter, Protokolle anfertigen, die an die Arbeitsaufsichtsbehörde weitergeleitet werden. Die Arbeitsaufsichtsbehörde muss einen Monat im Voraus über geplante Entlassungen informiert werden, und danach müssen die Mitarbeiter eine Kündigungsfrist von einem Monat erhalten.

Die Entlassung eines Mitarbeiters wegen schlechter Leistung ist noch mühsamer.

Dafür sind erforderlich:

• Eine Besprechung zum Leistungsverbesserungsplan (PIP);
• Ein Monat Beobachtung des Mitarbeiters auf Verbesserungen;
• Eine zweite PIP-Besprechung, falls keine Verbesserungen festgestellt werden;
• Ein zweiter Monat Beobachtung auf Verbesserungen.

Wenn Sie dann immer noch fortfahren möchten, können Sie eine Leistungsanhörung ansetzen und dem Mitarbeiter anschließend die schriftliche Kündigung zustellen. Die Kündigungsfrist beträgt 15 Tage für Mitarbeiter mit weniger als einem Jahr Beschäftigung und 30 Tage für alle anderen.8

Einvernehmliche Trennung mit ausscheidenden Mitarbeitern

Frustrierte Arbeitgeber und unerwünschte Mitarbeiter möchten diese langwierigen Kündigungsverfahren häufig vermeiden.

Ein gängiger Weg dafür ist eine einvernehmliche Trennung. Dabei kommen Arbeitgeber und Mitarbeiter zusammen und einigen sich auf geeignete Bedingungen für die Beendigung.

Ein Aufhebungsvertrag wird an dem Tag wirksam, an dem er von beiden Parteien unterzeichnet wird.

Beendigungen aufgrund schweren Fehlverhaltens einer der Parteien können ebenfalls zu schnelleren Entlassungen führen, wobei dennoch ein Anhörungsschreiben, eine Stellungnahme und eine Disziplinaranhörung erforderlich sind.

Vorteile der Einstellung von Mitarbeitern über einen EOR in Ruanda

Die Gründung eines Unternehmens ist teuer, besonders wenn man die Lizenzen bedenkt, die jedes Jahr erneuert werden müssen.

Die Nutzung eines EOR für Einstellungen in Ruanda spart erhebliche Kosten im Vergleich zur Gründung einer eigenen Gesellschaft vor Ort.

Ein EOR hilft Ihnen außerdem, viel schneller in den ruandischen Arbeitsmarkt einzutreten, sodass Sie diesen neuen Geschäftszweig mit deutlich weniger Stress starten können.

Sie erhalten zudem fortlaufende HR-Unterstützung, um den Verwaltungsaufwand als Arbeitgeber in Ruanda zu verringern.

Bei Rivermate unterstützen wir Arbeitgeber, indem wir:

• eine lokale Gesellschaft in Ruanda bereitstellen.
• alle administrativen Aspekte des Betriebs eines ruandischen Unternehmens übernehmen, einschließlich Lohnabrechnung, Steuern, Leistungen und aller Prozesse zur Vertragsbeendigung.
• die vollständige Einhaltung des ruandischen Arbeitsrechts sicherstellen.

So können Sie sich, statt sich um Sozialabgaben, Mitarbeiterkündigungen und andere komplizierte Aspekte der ruandischen HR-Administration zu sorgen, ganz auf die Führung Ihres Teams und das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren.

Bereit, in Ruanda einzustellen?

Die Einstellung in Ruanda umfasst mehr, als nur die beste Person für die Stelle zu finden. Von der Verwaltung von Lohnabrechnung, Steuern und Leistungen bis hin zur Sicherstellung der vollständigen Rechtskonformität mit dem lokalen Arbeitsrecht: Ob Sie Vollzeitmitarbeiter oder unabhängige Contractors einstellen, Rivermate verfügt über die lokale Expertise, um die gesamte Administration zu übernehmen, damit Sie mit Zuversicht einstellen können.

Sprechen Sie mit einem Experten für Einstellungen in Ruanda

QUELLEN:

1. https://statistics.gov.rw/data-sources/surveys/Labour-Force-Survey/labour-force-survey-2024/labour-force-survey-annual-report-2024
2. https://www.worldbank.org/en/country/rwanda/publication/rwanda-economic-update-september-2024
3. https://en.igihe.com/social/article/inside-rwandas-pay-scale-who-earns-what-across-sectors
4. https://taxsummaries.pwc.com/rwanda/individual/taxes-on-personal-income
5. https://www.lloydsbanktrade.com/en/market-potential/rwanda/work-conditions
6. https://taxsummaries.pwc.com/rwanda/corporate/other-taxes
7. https://rwandalii.org/akn/rw/act/law/2015/48/eng%402016-01-25
8. https://www.minijust.gov.rw/fileadmin/user_upload/Minijust/Publications/Laws/Law_regulating_labour_in_Rwanda.pdf
9. https://bewiseapps.com/doing-business-in-rwanda/employment-hr-and-immigration/work-permits-and-residence-permits
10. https://www.minijust.gov.rw/fileadmin/user_upload/Minijust/Official_gazettes_2/_______2023_Official_Gazettes/__June/OG_n___Special_of_13.06.2023__Amasaha_akazi___Abakozi_ba_Leta_bagengwa_amasezerano_umurimo.pdf
11. https://theconversation.com/kinyafranglais-how-rwanda-became-a-melting-pot-of-official-languages-185441
12. https://www.officeholidays.com/countries/rwanda/2027