Employer of Record in Malawi

Ein Employer of Record (EOR) in Malawi ist ein Unternehmen, das Ihnen dabei hilft, Mitarbeiter dort zu beschäftigen, ohne eine eigene lokale Einheit zu gründen. Es fungiert als rechtlicher Arbeitgeber für Ihr Team. Das bedeutet, es übernimmt Aufgaben wie Gehaltsabrechnung, Steuern, Sozialleistungen und Arbeitsverträge. Die Nutzung eines EOR stellt sicher, dass Sie alle lokalen Arbeitsgesetze Malawis einhalten. Unternehmen wie Rivermate ermöglichen es Ihnen, schnell und effizient ein Team in Malawi aufzubauen.

Wie ein Employer of Record (EOR) in Malawi funktioniert

Die Nutzung eines EOR vereinfacht die Einstellung in Malawi. So funktioniert es:

• Sie finden die Talente. Sie rekrutieren und wählen die Person aus, die Sie in Malawi einstellen möchten.
• Der EOR stellt sie legal ein. Der Dienstleister des EOR verfügt über eine rechtliche Einheit in Malawi und stellt den Mitarbeiter offiziell in Ihrem Auftrag ein.
• Sie kümmern sich um die Bürokratie. Der EOR übernimmt den Arbeitsvertrag, um sicherzustellen, dass er allen lokalen Arbeitsgesetzen entspricht, wie dem Employment Act von 2000.
• Das Onboarding wird organisiert. Sie kümmern sich um den Prozess, Ihren neuen Mitarbeiter an Bord zu holen.
• Gehaltsabrechnung und Sozialleistungen werden verwaltet. Der EOR übernimmt die Gehaltsabrechnung, Steuern und Sozialleistungen gemäß malawischem Recht.
• Ihr Mitarbeiter arbeitet für Sie. Obwohl der EOR der rechtliche Arbeitgeber ist, arbeitet Ihr neuer Mitarbeiter für Ihr Unternehmen, genau wie jedes andere Teammitglied.

Warum einen Employer of Record in Malawi nutzen

Die Nutzung eines EOR in Malawi hilft Ihnen, Talente schnell zu rekrutieren und zu verwalten, während Sie gleichzeitig sicherstellen, dass Sie die lokalen Arbeits- und Steuerregelungen einhalten. Es ist eine flexible, risikoarme Lösung für Unternehmen, die neue Märkte testen oder Teams grenzüberschreitend erweitern möchten.

Hier sind einige wichtige Vorteile:

• Einstellung ohne lokale Einheit. Sie können Mitarbeiter in Malawi einstellen, ohne die Kosten und den Zeitaufwand für die Gründung einer rechtlichen Einheit dort.
• Rechtssicherheit. Ein EOR stellt sicher, dass alle Beschäftigungspraktiken den malawischen Arbeitsgesetzen und Steuerregelungen entsprechen. Sie kümmern sich um Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnung und Steuerkonformität.
• Vereinfachtes Personalmanagement. Der EOR übernimmt die Personalverwaltung, einschließlich Gehaltsabrechnung und Verwaltung gesetzlicher Sozialleistungen.
• Risiken minimieren. Eine falsche Einstufung eines Mitarbeiters als Contractor kann zu rechtlichen und finanziellen Strafen führen. Ein EOR hilft Ihnen, Arbeiter gemäß den malawischen Arbeitsgesetzen korrekt zu klassifizieren.

Rivermates transparentes Preismodell beseitigt Komplexität mit einer einzigen, wettbewerbsfähigen monatlichen Gebühr pro Mitarbeiter. Im Gegensatz zu traditionellen PEO-Anbietern umfasst unsere Preisgestaltung in Malawi umfassende HR-Unterstützung, Benefits-Verwaltung, Compliance-Management und den Zugriff auf unser firmeneigenes Dashboard für Analysen der Belegschaft in Echtzeit. Keine versteckten Kosten, keine Einrichtungsgebühren — einfach klare Preisgestaltung, die sich am Bedarf Ihres Unternehmens ausrichtet, während in Malawi gleichzeitig die vollständige rechtliche Konformität gewährleistet ist.

Einstellungen in Malawi erfordern, dass Sie die einzigartige Beschäftigungslandschaft verstehen. Das primäre Gesetz, das die Beschäftigung regelt, ist das Employment Act von 2000. Dieses Gesetz umreißt die Rechte und Pflichten sowohl von Arbeitgebern als auch von Arbeitnehmern. Um Mitarbeiter in Malawi einzustellen, können Sie entweder eine lokale Rechtseinheit gründen oder mit einem Employer of Record (EOR) zusammenarbeiten. Ein EOR kann im Auftrag von Ihnen Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen und Steuerkonformität verwalten.

Arbeitsverträge & Must-Have-Klauseln

Obwohl mündliche Verträge bestehen können, wird ein schriftlicher Vertrag dringend empfohlen, um die Bedingungen zu klären und sowohl Sie als auch Ihren Mitarbeiter zu schützen. Sie sollten Ihrem Mitarbeiter eine schriftliche Erklärung der Beschäftigungsdetails vorlegen.

Hier sind einige wesentliche Klauseln, die in einen Arbeitsvertrag aufgenommen werden sollten:

• Stellenbeschreibung: Klare Darstellung der Rolle und Verantwortlichkeiten des Mitarbeiters.
• Arbeitszeiten: Angabe der regulären Arbeitswoche und etwaiger Überstundenregelungen.
• Gehalt: Details zum Betrag und zur Zahlungsfrequenz.
• Urlaubsansprüche: Einschließlich Jahresurlaub, Krankheitsurlaub sowie Mutterschafts- oder Vaterschaftsurlaub.
• Kündigungsverfahren: Erklärung, wie der Vertrag beendet werden kann und unter welchen Bedingungen.

Probezeit

Sie können in einem Arbeitsvertrag eine Probezeit festlegen, um die Eignung eines neuen Mitarbeiters zu beurteilen. Die Dauer der Probezeit wird in der Regel von beiden Parteien vereinbart und im Vertrag festgelegt. Es gibt keine gesetzlich vorgeschriebene maximale Dauer, üblich sind jedoch ein bis drei Monate. Während der Probezeit ist die Kündigungsfrist oft kürzer.

Arbeitszeiten & Überstunden

Die Standardarbeitswoche in Malawi beträgt 48 Stunden, die typischerweise auf sechs Tage verteilt sind. Überstunden gelten für alle Stunden, die über die regulären 48 Stunden pro Woche hinausgehen. Arbeitnehmer haben Anspruch auf Überstundenzuschläge für diese zusätzlichen Stunden. Der Überstundensatz beträgt in der Regel das 1,5-fache des regulären Stundenlohns.

Öffentliche & regionale Feiertage

Ihre Mitarbeiter in Malawi haben Anspruch auf bezahlte Feiertage. Hier ist eine Liste der öffentlichen Feiertage in Malawi für 2024:

Contractors in Malawi einstellen

Sie können unabhängige Contractors für projektbezogene oder temporäre Arbeiten einstellen. Dies bietet Flexibilität und Zugang zu spezialisierten Fähigkeiten. Allerdings müssen Sie die Arbeiter korrekt klassifizieren, um Risiken der Fehlklassifizierung zu vermeiden.

Ein independent contractor ist selbstständig, kontrolliert seine eigene Arbeit und hat oft mehrere Kunden. Ein employee hingegen arbeitet unter Ihrer Aufsicht und Kontrolle. Eine Fehlklassifizierung eines Mitarbeiters als Contractor kann zu rechtlichen und finanziellen Strafen führen, einschließlich Nachzahlungen von Steuern und Bußgeldern.

Ein Employer of Record (EOR) kann Ihnen helfen, diese Risiken zu minimieren. Ein EOR stellt sicher, dass Ihre Arbeiter gemäß den malawischen Arbeitsgesetzen korrekt klassifiziert werden. Sie übernehmen die rechtlichen und administrativen Verantwortlichkeiten, sodass Sie sich auf Ihre Geschäftsabläufe konzentrieren können.

Das Verständnis von Vergütung und Gehaltsabrechnung in Malawi ist unkompliziert. Sie müssen die Regeln kennen, um Ihr Team korrekt und pünktlich zu bezahlen. Dazu gehört das Verständnis der lokalen Gesetze zu Löhnen, Steuern und Beiträgen. Wenn Sie diese Details richtig handhaben, bleibt Ihr Unternehmen konform und Ihre Mitarbeiter zufrieden.

Gehaltsabrechnungszyklen & Lohnstruktur

Sie können Ihre Mitarbeiter in einem Zyklus bezahlen, der für Ihr Unternehmen passt. Die gängigsten Gehaltsabrechnungszyklen in Malawi sind wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich. Für Mitarbeiter, deren Bezahlung auf Stunden-, Tages- oder Wochenbasis berechnet wird, müssen Sie sie mindestens alle zwei Wochen bezahlen. Wenn das Gehalt Ihres Mitarbeiters monatlich oder jährlich festgelegt ist, sollten Sie ihn mindestens einmal im Monat bezahlen.

Überstunden & Mindestlöhne

Der Mindestlohn für allgemeine Arbeiter in Malawi beträgt MWK 126.000 pro Monat.

Malawi hat spezifische Regeln für Überstundenvergütung. Sie können Überstunden in drei Typen kategorisieren:

• Normale Überstunden sind für zusätzliche Stunden, die ein Mitarbeiter an einem normalen Arbeitstag arbeitet.
• Überstunden an einem freien Tag gelten, wenn ein Mitarbeiter an einem Tag arbeitet, an dem er normalerweise frei hätte.
• Überstunden an einem Feiertag sind für jede Arbeitszeit an einem öffentlichen Feiertag.

Für normale Überstunden sollten Sie das 1,5-fache des normalen Lohns des Mitarbeiters für jede gearbeitete Stunde zahlen. Für Arbeit an einem freien Tag oder einem Feiertag sollte die Bezahlung doppelt so hoch sein wie der reguläre Lohn des Mitarbeiters. Eine andere Quelle schlägt vor, dass Überstunden an einem Feiertag mit 400 % des normalen Gehalts vergütet werden.

Arbeitgebersteuern und Beiträge

Als Arbeitgeber in Malawi sind Sie verantwortlich für die Beiträge zur nationalen Rentenversicherung für Ihre Mitarbeiter.

Mitarbeitersteuern und Abzüge

Ihre Mitarbeiter haben ebenfalls Abzüge von ihrem Gehalt. Dazu gehören ihre Beiträge zur Rentenversicherung und die Einkommenssteuer.

Die Einkommenssteuer ist progressiv, das heißt, der Steuersatz steigt mit dem Einkommen des Mitarbeiters. Hier sind die jährlichen Einkommenssteuerklassen:

In Malawi ist die Bereitstellung der richtigen Benefits und Urlaubszeiten entscheidend, um großartige Talente anzuziehen und zu halten. Es geht nicht nur darum, die Gesetze einzuhalten. Es geht darum, einen unterstützenden Arbeitsplatz aufzubauen. Das Verständnis der lokalen Regeln für Freizeit und andere Benefits ist Ihr erster Schritt. Dies zeigt Ihr Engagement für das Wohlbefinden Ihres Teams und hilft Ihnen, sich als Top-Arbeitgeber hervorzuheben.

Gesetzlicher Urlaub

Die Gesetze in Malawi legen Mindestanforderungen für den Urlaub aller Mitarbeitenden fest.

• Jahresurlaub: Sie müssen den Mitarbeitenden bezahlten Jahresurlaub gewähren. Bei einer Fünf-Tage-Woche erhalten sie mindestens 15 Tage. Bei einer Sechs-Tage-Woche sind es 18 Tage.
• Krankheitstage: Nach einem Jahr Betriebszugehörigkeit hat ein Mitarbeitender Anspruch auf mindestens vier Wochen Krankheitsurlaub bei vollem Gehalt und acht Wochen bei halbem Gehalt pro Jahr. Ein ärztliches Attest kann erforderlich sein.
• Mutterschaftsurlaub: Weibliche Mitarbeitende erhalten mindestens acht Wochen Mutterschaftsurlaub mit vollem Gehalt. Dies unterbricht ihr Arbeitsverhältnis nicht und beeinflusst ihre Benefits nicht.
• Vaterschaftsurlaub: Es gibt keine gesetzliche Verpflichtung für Vaterschaftsurlaub in Malawi.

Öffentliche Feiertage & Regionale Feiertage

Mitarbeitende haben Anspruch auf bezahlte Freizeit für öffentliche Feiertage. Wenn sie an einem Feiertag arbeiten, sollten sie doppelt so viel wie ihr normaler Lohn gezahlt bekommen.

Typische zusätzliche Benefits

Um die besten Mitarbeitenden zu gewinnen, bieten viele Unternehmen mehr als die gesetzlichen Mindestanforderungen.

Wie ein EOR bei der Einrichtung von Benefits helfen kann

Die Einrichtung eines Benefits-Plans in einem neuen Land kann komplex sein. Ein Employer of Record (EOR) macht es einfach. Wir kümmern uns um die Details, damit Sie rechtskonform und wettbewerbsfähig bleiben.

Ein EOR hilft Ihnen:

• Rechtskonform bleiben: Wir kennen die lokalen Arbeitsgesetze. Wir stellen sicher, dass Ihre Benefits-Pakete alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen.
• Zeit sparen: Sie können den langen Prozess der Gründung einer rechtlichen Einheit in Malawi vermeiden. Das bedeutet, Sie können Talente viel schneller einstellen und onboarden.
• Wettbewerbsfähige Benefits anbieten: Wir kennen den lokalen Markt. Wir können Ihnen helfen, einen Benefits-Plan zu erstellen, der Top-Kandidaten anzieht.
• Verwaltung übernehmen: Wir kümmern uns um Gehaltsabrechnung, Benefits-Administration und andere HR-Aufgaben. So können Sie sich auf das Wachstum Ihres Geschäfts konzentrieren.

Wenn ein Arbeitsvertrag in Malawi endet, müssen Sie einem bestimmten Prozess folgen. Dies stellt sicher, dass Sie Ihre Mitarbeiter fair behandeln und rechtlich auf der sicheren Seite bleiben. Der Prozess wird durch das Employment Act von Malawi geleitet, das die Regeln für Arbeitgeber und Arbeitnehmer festlegt. Es deckt alles ab, von der Kündigungsfrist bis zu den Schlusszahlungen. Die Einhaltung dieser Regeln hilft Ihnen, Streitigkeiten und potenzielle rechtliche Probleme zu vermeiden.

Kündigungsfristen

Die richtige Kündigungsfrist zu geben, ist ein entscheidender erster Schritt. In Malawi hängt die Dauer der Kündigungsfrist davon ab, wie lange der Mitarbeiter bei Ihnen beschäftigt ist. Sie können auch wählen, den Mitarbeiter für die Kündigungsfrist zu bezahlen, anstatt ihn arbeiten zu lassen.

Hier sind die gesetzlich vorgeschriebenen Mindestkündigungsfristen:

Abfindung

Abfindung ist eine Abschlusszahlung, die Sie einem Mitarbeiter leisten, wenn sein Vertrag beendet wird. In Malawi hat ein Mitarbeiter Anspruch auf Abfindung, wenn er mindestens ein Jahr in Ihrem Unternehmen beschäftigt war. Dies gilt jedoch nicht, wenn der Mitarbeiter wegen schwerwiegenden Fehlverhaltens entlassen wird.

Es ist auch wichtig zu wissen, dass Mitarbeiter, die Teil einer Pensionskasse sind, keinen Anspruch auf Abfindung haben. Dies soll eine doppelte Zahlung vermeiden.

Die Höhe der Abfindung basiert auf der Dauer der Beschäftigung des Mitarbeiters:

Wie Rivermate rechtssichere Austritte handhabt

Wenn Sie mit einem Employer of Record wie Rivermate zusammenarbeiten, übernehmen wir den gesamten Offboarding-Prozess für Sie. Wir stellen sicher, dass jede Beendigung korrekt und vollständig im Einklang mit dem malawischen Recht erfolgt.

So helfen wir Ihnen:

• Faire Verfahren: Wir stellen sicher, dass ein fairer und dokumentierter Grund für die Beendigung festgelegt wird, egal ob es sich um Leistung, Verhalten oder operative Änderungen handelt.
• Korrekte Berechnungen: Wir berechnen alle Schlusszahlungen, einschließlich ausstehender Löhne, angesammtem Urlaub und etwaiger Abfindungen, auf die der Mitarbeiter Anspruch hat.
• Klare Kommunikation: Wir übernehmen die formale schriftliche Kündigung an den Mitarbeiter, in der der Grund für die Beendigung und das Wirksamkeitsdatum klar angegeben sind.
• Abschlussdokumentation: Wir stellen dem Mitarbeiter eine Arbeitsbescheinigung aus, wie es vorgeschrieben ist.

Durch die Verwaltung dieser Schritte helfen wir Ihnen, komplexe Arbeitsgesetze mit Vertrauen zu navigieren. Dies minimiert Risiken und sorgt für einen reibungslosen und respektvollen Austritt Ihrer Mitarbeiter.

Die Navigation durch Visa- und Arbeitserlaubnisse in Malawi ist unkompliziert, sobald Sie das System verstehen. Es ist ein zweistufiger Prozess. Zuerst benötigen Sie ein Visum, um in das Land einzureisen. Zweitens benötigen Sie eine Erlaubnis, um zu arbeiten. Die wichtigste Arbeitserlaubnis wird als Temporary Employment Permit, oder TEP, bezeichnet. Ihr Arbeitgeber muss vor Beginn Ihrer Tätigkeit einen Antrag auf Ihre TEP stellen.

Beschäftigungsvisa & Sponsoring-Realitäten

Der Hauptweg, um in Malawi als ausländischer Staatsbürger zu arbeiten, ist mit einer Temporary Employment Permit (TEP). Diese Erlaubnis ermöglicht es Ihnen, für einen bestimmten Arbeitgeber im Land zu leben und zu arbeiten. Die TEP wird in der Regel für bis zu zwei Jahre ausgestellt und kann verlängert werden. Ihr Arbeitgeber, oder ein Employer of Record (EOR), muss Ihren TEP-Antrag sponsern.

Ein EOR kann eine TEP sponsern, aber er muss eine rechtlich registrierte Einheit in Malawi sein. Der Antragsprozess erfordert, dass der Arbeitgeber nachweist, dass eine ausländische Fachkraft für die Stelle notwendig ist.

Hier ist, was Ihr Arbeitgeber tun muss:

• Nachweisen, dass kein qualifizierter Malawier für die Stelle verfügbar ist.
• Einen gültigen Arbeitsvertrag vorlegen.
• Nachweisen, dass das Unternehmen registriert ist und den lokalen Steuergesetzen entspricht.

Sie müssen Dokumente wie Ihren Reisepass, Lebenslauf und akademische Qualifikationen vorlegen. Der gesamte Prozess dauert in der Regel einige Wochen, und Sie müssen auf die Genehmigung warten, bevor Sie nach Malawi reisen, um mit der Arbeit zu beginnen.

Geschäftsreise-Compliance

Für kurzfristige Reisen, die Geschäftsmeetings oder die Erkundung von Möglichkeiten umfassen, können Sie ein Business Visa oder eine Visitor's Permit verwenden. Diese sind keine Arbeitserlaubnisse und erlauben Ihnen nicht, in Malawi beschäftigt zu sein.

Beachten Sie diese Punkte für Kurzbesuche:

• Sie dürfen keine Arbeit ausüben, für die ein Malawier eingestellt werden könnte.
• Ihre Aktivitäten sollten auf Dinge wie Meetings, Verhandlungen oder die Teilnahme an Konferenzen beschränkt sein.
• Die Beschäftigung auf einem Touristen- oder Geschäftsvisum kann zu Geldstrafen, Festnahme oder Abschiebung führen.

Überprüfen Sie stets die neuesten Vorschriften beim Malawi Department of Immigration and Citizenship Services, bevor Sie reisen.