Beschäftigungssteuern in Malawi

Malawi verfolgt ein progressives Steuersystem für Einzelpersonen, bei dem die Einkommensteuersätze mit steigendem Einkommen steigen. Arbeitgeber spielen in diesem System eine entscheidende Rolle, indem sie die Einkommensteuer von den Gehältern der Mitarbeiter einbehalten und an die Malawi Revenue Authority (MRA) abführen. Zusätzlich sind Arbeitgeber dafür verantwortlich, auf Rechnung ihrer Mitarbeiter Beiträge zu sozialen Sicherungssystemen zu leisten. Das Verständnis dieser Verpflichtungen ist für eine regelkonforme Gehaltsabrechnung und Employment Management im Land unerlässlich.

Die Einhaltung der malawischen Steuergesetze erfordert, dass Arbeitgeber verschiedene Steuern und Beiträge genau berechnen und abführen. Dazu gehören nicht nur die Einkommensteuer, sondern auch Beiträge zu verpflichtenden Sozialversicherungsprogrammen, die Vorteile wie Renten bieten sollen. Eine ordnungsgemäße Buchführung und fristgerechtes Einreichen sind Schlüsselelemente, um diese Anforderungen zu erfüllen und Strafen zu vermeiden.

Arbeitgeberpflichten in Bezug auf soziale Sicherheit und Lohnsteuer

Arbeitgeber in Malawi sind verpflichtet, Beiträge zum National Pension Scheme (NPS) zu leisten. Dies ist eine verpflichtende, definierte Beitragskasse. Sowohl der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer sind verpflichtet, einen Prozentsatz des Bruttomonatsverdienstes des Mitarbeiters beizutragen.

Für das Steuerjahr 2025 werden voraussichtlich die folgenden Standardbeitragsraten für das National Pension Scheme gelten:

Arbeitgeberbeitrag: 5 % des Bruttomonatsverdienstes
Arbeitnehmerbeitrag: 5 % des Bruttomonatsverdienstes

Der Gesamtbeitrag von 10 % des Bruttogehalts muss vom Arbeitgeber bis zum 14. Tag des folgenden Monats an den jeweiligen Rentenfondsverwalter abgeführt werden. Es gibt keine anderen bedeutenden arbeitgeberbezogenen Lohnsteuerarten außer dem Rentenbeitrag und der Verpflichtung, PAYE einzubehalten und abzuführen.

Anforderungen an die Einkommensteuerabzugspflicht

Arbeitgeber sind verantwortlich für die Berechnung und den Abzug der Pay As You Earn (PAYE)-Steuern von den monatlichen Gehältern oder Löhnen ihrer Mitarbeiter. Das PAYE-System in Malawi basiert auf einer progressiven Steuertabelle, was bedeutet, dass höhere Einkommensstufen zu höheren Steuersätzen besteuert werden. Die Steuer wird auf das Bruttomonatsgehalt des Mitarbeiters nach Abzug aller genehmigten Zulagen oder Beiträge berechnet.

Für das Steuerjahr 2025 sind die erwarteten monatlichen Einkommenssteuerklassen und -sätze wie folgt:

Monatliches Einkommen (MWK)	Steuersatz (%)
0 - 100.000	0
100.001 - 300.000	25
300.001 - 600.000	30
600.001 - 1.500.000	35
Über 1.500.000	40

Der Arbeitgeber muss die fällige Steuer für jeden Arbeitnehmer auf Grundlage seines monatlichen Einkommens und der zutreffenden Steuerklassen und -sätze berechnen. Der berechnete PAYE-Betrag muss vom Nettoeinkommen des Mitarbeiters abgezogen und bis zum 14. Tag des folgenden Monats an die Malawi Revenue Authority (MRA) abgeführt werden.

Arbeitnehmersteuerabzüge und Zulagen

Arbeitnehmer in Malawi können für bestimmte Abzüge und Zulagen berechtigt sein, die ihr zu versteuerndes Einkommen reduzieren und somit ihre PAYE-Verpflichtung verringern. Der wichtigste Abzug, der Arbeitnehmern zur Verfügung steht, ist ihre obligatorische Beitragszahlung zum National Pension Scheme.

Beiträge zum National Pension Scheme: Der obligatorische Beitrag des Mitarbeiters von 5 % zum NPS ist in der Regel vom Bruttogehalt für die PAYE-Berechnung abzuziehen.

Andere potenzielle Zulagen oder Vorteile, die vom Arbeitgeber gewährt werden, können steuerpflichtig sein, sofern sie nicht ausdrücklich steuerfrei sind. Es ist wichtig, dass Arbeitgeber steuerpflichtige Vorteile korrekt identifizieren und in die Bruttoberechnung für PAYE einbeziehen.

Steuerkonformität und Meldefristen

Arbeitgeber in Malawi haben bestimmte Fristen für die Abführung der einbehaltenen Steuern und Beiträge sowie für die Einreichung entsprechender Berichte. Die Einhaltung dieser Fristen ist entscheidend, um Strafen und Zinsen zu vermeiden.

Monatliche PAYE- und Rentenüberweisungen: Sowohl die vom Arbeitnehmer einbehaltene PAYE als auch die Beiträge des Arbeitgebers und des Arbeitnehmers zum National Pension Scheme müssen bis zum 14. Tag des Monats nach dem Lohnzahlungsmonat an die MRA bzw. den jeweiligen Rentenfondsverwalter abgeführt werden.
Jährliche PAYE-Erklärungen: Arbeitgeber sind verpflichtet, eine jährliche Erklärung einzureichen, die die insgesamt gezahlten Bezüge und die abgezogene PAYE für jeden Mitarbeiter im Steuerjahr zusammenfasst. Die Frist für diese jährliche Einreichung ist in der Regel der 31. März nach Ende des Steuerjahres (das vom 1. April bis zum 31. März läuft).

Arbeitgeber müssen genaue Lohn- und Gehaltsunterlagen führen, einschließlich Details zu den Einkünften, Abzügen und einbehaltener Steuer, da diese Unterlagen von der MRA geprüft werden können.

Besondere Steuerüberlegungen für ausländische Arbeitnehmer und Unternehmen

Ausländische Personen, die in Malawi arbeiten, und ausländische Unternehmen, die Mitarbeiter im Land beschäftigen, stehen vor speziellen steuerlichen Überlegungen.

Steuerlicher Wohnsitz: Die steuerlichen Verpflichtungen ausländischer Arbeitnehmer in Malawi hängen von ihrem steuerlichen Wohnsitzstatus ab. Personen, die als steuerlich ansässig in Malawi gelten, werden auf ihr weltweites Einkommen besteuert, während Nicht-Residenzen in der Regel nur auf Einkünfte aus Quellen in Malawi besteuert werden. Der Wohnsitz wird in der Regel anhand der Anzahl der Tage im Land (z. B. 183 Tage oder mehr in einem Steuerjahr) bestimmt.
PAYE für ausländische Arbeitnehmer: Arbeitgeber ausländischer Arbeitnehmer sind verpflichtet, PAYE in gleicher Weise wie für lokale Arbeitnehmer einzubehalten und abzuführen, basierend auf den progressiven Steuersätzen, sofern der ausländische Arbeitnehmer Einkommen aus Beschäftigung in Malawi erzielt.
Betriebssitz (Permanent Establishment): Ein ausländisches Unternehmen kann steuerpflichtig werden, wenn es eine Betriebssitz (PE) in Malawi begründet. Die Einstellung von Mitarbeitern und die Durchführung von Geschäftstätigkeiten können potenziell eine PE schaffen.
Doppelbesteuerungsabkommen (DTA): Malawi hat Doppelbesteuerungsabkommen mit mehreren Ländern abgeschlossen. Diese Abkommen können die steuerliche Behandlung ausländischer Arbeitnehmer und Unternehmen beeinflussen, indem sie eine Doppelbesteuerung auf dasselbe Einkommen vermeiden. Arbeitgeber ausländischer Arbeitnehmer aus DTA-Ländern sollten die Bestimmungen des jeweiligen Abkommens prüfen.
Steuer-Identifikationsnummer (TPIN): Alle Arbeitnehmer, einschließlich ausländischer Arbeitnehmer, müssen eine Steuer-Identifikationsnummer (TPIN) haben, die von der MRA ausgestellt wird. Arbeitgeber sind dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass ihre Mitarbeiter eine TPIN für Lohn- und Steuerberichte besitzen.