Steuern in Malawi

Malawi verfolgt ein progressives Steuersystem für Einzelpersonen, bei dem die Einkommenssteuersätze mit steigenden Einkommen steigen. Arbeitgeber spielen in diesem System eine entscheidende Rolle, indem sie die Einkommenssteuer von den Gehältern der Mitarbeiter abziehen und an die Malawi Revenue Authority (MRA) abführen. Außerdem sind Arbeitgeber dafür verantwortlich, Beiträge zu sozialen Sicherungssystemen im Namen ihrer Mitarbeiter zu leisten. Das Verständnis dieser Verpflichtungen ist für eine regelkonforme Gehaltsabrechnung und Arbeitsverwaltung im Land unerlässlich.

Die Einhaltung der malawischen Steuergesetze erfordert, dass Arbeitgeber verschiedene Steuern und Beiträge genau berechnen und abführen. Dazu gehören nicht nur die Einkommenssteuer, sondern auch Beiträge zu obligatorischen sozialen Sicherungsprogrammen, die Leistungen wie Renten sicherstellen sollen. Eine ordnungsgemäße Buchführung und fristgerechte Einreichung sind entscheidende Bestandteile, um diese Anforderungen zu erfüllen und Strafen zu vermeiden.

Arbeitgeberpflichten bezüglich Sozialversicherung und Gehaltssteuern

Arbeitgeber in Malawi sind verpflichtet, Beiträge zum National Pension Scheme (NPS) zu leisten. Dies ist ein obligatorisches beitragsorientiertes System. Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer müssen einen Prozentsatz des Bruttomonatsgehalts des Mitarbeiters beitragen.

Für das Steuerjahr 2025 werden voraussichtlich die folgenden Standardbeitragsraten für das National Pension Scheme gelten:

• Arbeitgeberbeitrag: 5 % des Bruttomonatsgehalts
• Arbeitnehmerbeitrag: 5 % des Bruttomonatsgehalts

Der gesamte Beitrag von 10 % des Bruttogehalts muss vom Arbeitgeber bis zum 14. Tag des Folgemonats an den jeweiligen Rentenfondsverwalter abgeführt werden. Es gibt keine weiteren bedeutenden arbeitgeberbezogenen Gehaltssteuern außer dem Rentenbeitrag und der Verpflichtung, PAYE einzubehalten und abzuführen.

Anforderungen an die Einkommenssteuerabzug an der Quelle

Arbeitgeber sind dafür verantwortlich, die Pay As You Earn (PAYE) Steuer von den monatlichen Gehältern oder Löhnen ihrer Mitarbeiter zu berechnen und einzubehalten. Das PAYE-System in Malawi basiert auf einer progressiven Steuerstufe, was bedeutet, dass höhere Einkommen mit höheren Sätzen besteuert werden. Die Steuer wird auf das Bruttomonatsgehalt des Mitarbeiters nach Abzug etwaiger genehmigter Zulagen oder Beiträge berechnet.

Für das Steuerjahr 2025 werden die voraussichtlichen monatlichen Einkommenssteuerklassen und -sätze wie folgt aussehen:

Monatliches Einkommen (MWK)	Steuersatz (%)
0 - 100.000	0
100.001 - 300.000	25
300.001 - 600.000	30
600.001 - 1.500.000	35
Über 1.500.000	40

Der Arbeitgeber muss die fällige Steuer für jeden Mitarbeiter anhand seines monatlichen Einkommens und der entsprechenden Steuerklassen und -sätze berechnen. Der ermittelte PAYE-Betrag ist vom Nettogehalt des Mitarbeiters abzuziehen und bis zum 14. Tag des Folgemonats an die Malawi Revenue Authority (MRA) abzuführen.

Steuerliche Abzüge und Zulagen für Mitarbeiter

Mitarbeiter in Malawi können Anspruch auf bestimmte Abzüge und Zulagen haben, die ihr zu versteuerndes Einkommen mindern und somit ihre PAYE-Verpflichtung senken. Der primäre Abzug, der den Mitarbeitern zur Verfügung steht, ist ihre obligatorische Beiträge zum National Pension Scheme.

• Beiträge zur National Pension Scheme: Der obligatorische 5 %-Beitrag des Mitarbeiters zum NPS ist in der Regel vom Bruttogehalt für die PAYE-Berechnung abzuziehen.

Andere potenzielle Zulagen oder Leistungen, die vom Arbeitgeber bereitgestellt werden, können steuerpflichtig sein, sofern sie nicht ausdrücklich durch das Steuerrecht befreit sind. Es ist wichtig, dass Arbeitgeber steuerpflichtige Leistungen korrekt identifizieren und in die Bruttogehalt-Berechnung für PAYE aufnehmen.

Einhaltung der steuerlichen Vorgaben und Meldefristen

Arbeitgeber in Malawi haben bestimmte Fristen für die Abführung der einbehaltenen Steuern und Beiträge sowie für die Einreichung relevanter Berichte. Die Einhaltung dieser Fristen ist entscheidend, um Strafen und Zinszahlungen zu vermeiden.

• Monatliche PAYE- und Rentenabführung: Sowohl die vom Mitarbeiter einbehaltene PAYE als auch die Beiträge des Arbeitgebers und des Mitarbeiters zum National Pension Scheme müssen jeweils bis zum 14. Tag des Monats, der auf den Abrechnungsmonat folgt, an die MRA bzw. den entsprechenden Rentenfondsverwalter abgeführt werden.
• Jährliche PAYE-Erklärungen: Arbeitgeber sind verpflichtet, eine jährliche Erklärung einzureichen, die die insgesamt gezahlten Vergütungen und die abgezogene PAYE für jeden Mitarbeiter während des Steuerjahres zusammenfasst. Der Termin für diese Jahresmeldung ist in der Regel der 31. März nach Ende des Steuerjahres (das vom 1. April bis zum 31. März läuft).

Arbeitgeber müssen korrekte Gehaltsunterlagen führen, die Einkünfte, Abzüge und einbehaltene Steuern der Mitarbeiter dokumentieren, da diese Daten der Prüfung durch die MRA unterliegen.

Besondere steuerliche Überlegungen für ausländische Arbeitnehmer und Unternehmen

Ausländische Personen, die in Malawi arbeiten, sowie ausländische Unternehmen, die Personal im Land beschäftigen, stehen vor speziellen steuerlichen Überlegungen.

• Steuerlicher Wohnsitz: Die Steuerpflichten ausländischer Arbeitnehmer in Malawi hängen von ihrem Status als Steuerresidenten ab. Personen, die als Steueransässige in Malawi gelten, werden auf ihr weltweites Einkommen besteuert, während Nicht-Ansässige in der Regel nur auf Einkommen, das in Malawi erzielt wird. Der Wohnsitz wird meist anhand der Anzahl der Tage, die im Land verbracht wurden (z.B. 183 Tage oder mehr in einem Steuerjahr), bestimmt.
• PAYE für ausländische Arbeitnehmer: Arbeitgeber ausländischer Arbeitnehmer sind verpflichtet, PAYE in gleicher Weise wie bei lokalen Arbeitnehmern einzubehalten, basierend auf den progressiven Steuersätzen, vorausgesetzt, der ausländische Arbeitnehmer erzielt Einkünfte aus einer Beschäftigung in Malawi.
• Ständige Niederlassung: Eine ausländische Firma kann in Malawi steuerpflichtig werden, wenn sie eine ständige Niederlassung (PE) im Land gründet. Die Beschäftigung von Personal und Durchführung von Geschäftstätigkeiten kann eine PE begründen.
• Doppelbesteuerungsabkommen (DTA): Malawi hat mit mehreren Ländern Doppelbesteuerungsabkommen geschlossen. Diese Abkommen können die steuerliche Behandlung ausländischer Arbeitnehmer und Unternehmen beeinflussen, indem sie Entlastungen von Doppelbesteuerung auf dasselbe Einkommen bieten. Arbeitgeber ausländischer Arbeitnehmer aus DTA-Ländern sollten die Bestimmungen des jeweiligen Abkommens prüfen.
• Steueridentifikationsnummer (TPIN): Alle Arbeitnehmer, einschließlich ausländischer Arbeitnehmer, müssen eine vom MRA ausgestellte Taxpayer Identification Number (TPIN) besitzen. Arbeitgeber sind verantwortlich dafür, sicherzustellen, dass ihre Mitarbeiter eine TPIN für die Gehaltsabrechnung und Steuerberichterstattung haben.