Employer of Record in Ghana

Die Einstellung von Mitarbeitern in Ghana erfordert die Navigation durch eine eigenständige Reihe von Arbeitsgesetzen, Steuerregelungen und lokalen Compliance-Anforderungen. Unternehmen, die ihre Aktivitäten auf den ghanaischen Markt ausweiten möchten, müssen diese Feinheiten verstehen, um einen reibungslosen und rechtlich einwandfreien Rekrutierungsprozess zu gewährleisten, sei es für einen einzelnen Mitarbeiter oder ein ganzes Team.

Für Unternehmen, die in Ghana Talente einstellen möchten, stehen mehrere Wege offen, die jeweils ihre eigenen Vorteile und Komplexitäten haben:

• Gründung einer lokalen Einheit: Dies beinhaltet die Gründung eines Unternehmens in Ghana, die Registrierung bei den zuständigen Behörden und die Einrichtung interner HR- und Gehaltsabrechnungsfunktionen, um lokale Mitarbeiter direkt zu verwalten. Diese Option gewährt volle Kontrolle, erfordert jedoch erheblichen Zeitaufwand, Kapital und laufenden administrativen Aufwand.
• Nutzung eines Employer of Record (EOR): Die Zusammenarbeit mit einem EOR wie Rivermate ermöglicht es Unternehmen, Mitarbeiter in Ghana einzustellen, ohne eine eigene juristische Einheit zu gründen. Der EOR fungiert als rechtlicher Arbeitgeber, übernimmt alle lokalen Compliance-Aufgaben, während das Kundenunternehmen die tägliche Arbeit des Mitarbeiters steuert.
• Einstellung von unabhängigen Contractors: Die Beschäftigung von Personen als Contractors in Ghana kann Flexibilität bieten. Allerdings erfordert dies eine sorgfältige Einhaltung der lokalen Klassifizierungsregeln, um Risiken der Fehlklassifizierung zu vermeiden, die zu erheblichen Strafen führen können.

Wie ein EOR in Ghana funktioniert

Ein Employer of Record vereinfacht die globale Expansion, indem er die rechtlichen und administrativen Verantwortlichkeiten im Zusammenhang mit Beschäftigung in Ghana übernimmt. Konkret verwaltet ein EOR in Ghana typischerweise:

• Rechtliche Beschäftigung: Als rechtlicher Arbeitgeber Ihrer ghanaischen Belegschaft.
• Gehaltsabrechnung: Sicherstellung einer genauen und pünktlichen Zahlung der Gehälter in lokaler Währung.
• Steuerabzug und -überweisungen: Abwicklung aller Steuerpflichten für Arbeitgeber und Arbeitnehmer, einschließlich Pay As You Earn (PAYE), Sozialversicherung und anderer gesetzlicher Beiträge.
• Leistungsverwaltung: Verwaltung obligatorischer und zusätzlicher Mitarbeitervorteile im Einklang mit ghanaischen Arbeitsgesetzen.
• HR-Unterstützung: Beratung zu lokalen Arbeitsverträgen, Urlaubsregelungen und anderen HR-Best Practices.
• Compliance: Sicherstellung der Einhaltung der Arbeitsgesetze, Sozialversicherungsgesetze und anderer relevanter Beschäftigungsregelungen in Ghana.

Vorteile der Nutzung eines EOR in Ghana

Für Unternehmen, die schnell und effizient in Ghana einstellen möchten, ohne sich auf die Gründung einer lokalen Einheit festzulegen, bietet ein EOR überzeugende Vorteile:

• Schneller Markteintritt: Talente in Ghana innerhalb von Tagen oder Wochen einstellen, anstatt Monate, durch Umgehung der Gründung einer eigenen Einheit.
• Reduzierte administrative Belastung: Komplexe Gehaltsabrechnung, Steuer- und HR-Compliance an lokale Experten delegieren.
• Garantierte Compliance: Risiken der Nichteinhaltung der komplexen ghanaischen Arbeitsgesetze und Steuerregelungen minimieren.
• Kosteneffizienz: Die erheblichen Anfangs- und laufenden Kosten für die Gründung und den Betrieb einer lokalen Tochtergesellschaft vermeiden.
• Zugang zu Top-Talenten: Qualifizierte Fachkräfte in Ghana gewinnen, ohne geografische Beschränkungen oder den Bedarf an umfangreicher lokaler Infrastruktur.

Das transparente Preismodell von Rivermate eliminiert Komplexität durch eine einzige, wettbewerbsfähige monatliche Gebühr pro Mitarbeiter. Im Gegensatz zu traditionellen PEO-Anbietern umfasst unsere Preisgestaltung in Ghana umfassenden HR-Support, Benefits-Administration, Compliance-Management und den Zugang zu unserem proprietären Dashboard für Echtzeit-Arbeitskräfteanalysen. Keine versteckten Kosten, keine Einrichtungsgebühren – nur eine unkomplizierte Preisgestaltung, die mit den Bedürfnissen Ihres Unternehmens wächst und gleichzeitig die vollständige rechtliche Konformität in Ghana gewährleistet.

Ghanas Steuersystem, verwaltet von der Ghana Revenue Authority (GRA), verlangt von Arbeitgebern die Erfüllung bestimmter sozialversicherungs- und lohnbezogener Verpflichtungen. Arbeitgeber müssen 13 % ihres Grundgehalts an SSNIT abführen, während die Arbeitnehmer 5 % beitragen. Zusätzlich müssen sie jeweils 2,5 % für die National Health Insurance Levy (NHIL) und den Ghana Education Trust Fund (GETFund) einbehalten und abführen. Es gibt keine separate Lohnsteuer über diese Abgaben hinaus.

Arbeitgeber sind außerdem dafür verantwortlich, die Einkommensteuer mittels des Pay-As-You-Earn (PAYE) Systems abzuziehen, basierend auf progressiven Sätzen bis zu 25 % für Einkommen über GHS 49.488, mit Abführungspflicht bis zum 15. des folgenden Monats. Arbeitnehmer können von Abzügen profitieren, wie z.B. für Heirat, Behinderung, Bildung sowie Beiträge zu Vorsorgefonds und Krankenversicherung. Arbeitgeber müssen jährliche Erklärungen einreichen und Steuern rechtzeitig abführen, um Strafen zu vermeiden.

Ghanas Gehaltslandschaft variiert je nach Branche, Rolle und Standort, mit bemerkenswerten Gehaltsspannen in den einzelnen Sektoren. Zum Beispiel verdienen Softwareentwickler zwischen GHS 70.000 und 150.000 jährlich, während medizinische Ärzte bis zu GHS 200.000 verdienen können. Weitere Rollen umfassen Buchhalter (GHS 40.000–80.000), Marketingmanager (GHS 65.000–130.000) und Bauingenieure (GHS 55.000–110.000). Die Gehälter sind in Accra und bei erfahreneren Fachkräften tendenziell höher.

Arbeitgeber müssen den gesetzlichen Mindestlohn von GHS 17,44 pro Tag (2025) einhalten, mit obligatorischen Beiträgen zu SSNIT und Einkommensteuer (PAYE). Vergütungspakete beinhalten oft Boni wie Leistungsprämien, Jahresendboni und Zulagen für Transport, Wohnen und Nebenkosten. Zahlungen erfolgen in der Regel monatlich per Banküberweisung oder Mobile Money, wobei einige Sektoren noch Bargeld verwenden.

Gehaltsentwicklungen werden voraussichtlich 2025 moderat steigen, angetrieben durch Wirtschaftswachstum, Inflation und Fachkräftemangel in Branchen wie Technologie und Finanzen. Unternehmen sollten ihre Vergütungsstrategien regelmäßig überprüfen, um in diesem sich entwickelnden Markt wettbewerbsfähig zu bleiben.

Ghanaian Arbeitsgesetze schreiben mindestens 15 Arbeitstage Jahresurlaub nach 12 Monaten ununterbrochener Beschäftigung vor, wobei Arbeitnehmer während dieses Zeitraums Anspruch auf ihr reguläres Gehalt haben. Der Urlaub wird in der Regel einvernehmlich geplant, und angesparte Urlaubstage sollten in der Regel innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens genommen werden, wobei jedoch eine gewisse Flexibilität für Urlaub im Voraus besteht. Nationale Feiertage werden landesweit beobachtet, mit spezifischen Terminen wie Unabhängigkeitstag (6. März), Weihnachten (25. Dezember) und anderen, und sind bezahlte freie Tage; falls sie auf Wochenenden fallen, werden sie in der Regel am folgenden Montag gefeiert.

Arbeitnehmer sind durch Krankheitsurlaubsvorschriften geschützt, die in der Regel ein ärztliches Attest für Abwesenheiten von mehr als drei Tagen erfordern, mit Bezahlung in Höhe des regulären Gehalts während des Urlaubs. Ghana sieht auch Elternzeit vor: 14 Wochen Mutterschaftsurlaub mit vollem Gehalt für Frauen und 7 Tage Vaterschaftsurlaub mit vollem Gehalt für Männer. Weitere Urlaubsarten umfassen Trauerurlaub, Studienurlaub, Sabbatical und religiösen Urlaub, die oft durch Arbeitgeberrichtlinien oder Tarifverträge geregelt sind.

In Ghana müssen Arbeitgeber verpflichtende Leistungen wie Beiträge zur SSNIT (18,5 % des Grundgehalts, mit 13 % Arbeitgeber- und 5,5 % Arbeitnehmerbeiträgen), bezahlten Jahresurlaub (15-30 Tage), bezahlte Feiertage, Krankheitsurlaub, Mutterschaftsurlaub und End-of-Service-Leistungen bereitstellen. Während die Anmeldung bei NHIS für alle Einwohner verpflichtend ist, leisten Arbeitgeber in der Regel keinen direkten Beitrag, obwohl viele die Versorgung durch private Krankenversicherung für einen breiteren Zugang ergänzen.

Optionale Leistungen, die die Mitarbeitermotivation erhöhen, umfassen private Krankenversicherung, Vorsorgefonds, Lebens- und Invaliditätsversicherung, Transport- und Wohnungszulagen, Essenszuschüsse, Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung und Leistungsboni. Die Leistungen variieren je nach Branche und Unternehmensgröße, wobei große multinationale Unternehmen umfassende Pakete anbieten, einschließlich privater Krankenversicherung, Vorsorgefonds und verschiedener Zulagen, während KMU tendenziell begrenztere Leistungen bieten.

In Ghana sind Arbeitsverträge unerlässlich, um die rechtliche Beziehung zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern zu definieren, die Einhaltung der Arbeitsgesetze sicherzustellen und Streitigkeiten zu vermeiden. Sie fallen typischerweise in zwei Haupttypen: befristete Verträge, die eine Dauer festlegen und automatisch enden, sofern sie nicht verlängert werden, und unbefristete Verträge, die kein festgelegtes Enddatum haben und eine größere Arbeitsplatzsicherheit bieten.

Wichtige Klauseln, die in Arbeitsverträgen enthalten sein müssen, umfassen Berufsbezeichnung, Startdatum, Arbeitsort, Arbeitszeiten, Vergütung, Leistungen, Urlaubsansprüche und Kündigungsverfahren. Probezeiten dauern in der Regel 1-3 Monate, während derer eine Beschäftigung mit Kündigungsfrist oder Abfindung beendet werden kann und nach erfolgreichem Abschluss schriftlich bestätigt werden muss. Vertraulichkeitsklauseln schützen sensible Informationen, während Wettbewerbsverbote nur durchsetzbar sind, wenn sie in Umfang, Dauer und geografischem Gebiet angemessen sind.

Änderungen der Arbeitsbedingungen erfordern gegenseitiges Einvernehmen und schriftliche Dokumentation. Die Kündigung durch eine der Parteien muss den gesetzlichen Kündigungsfristen entsprechen, wobei ungerechtfertigte Entlassungen beim National Labour Commission beanstandet werden können. Insgesamt sind klare, gut formulierte Vereinbarungen, die mit ghanaischen Vorschriften übereinstimmen, entscheidend für die rechtliche Konformität und eine effektive Beschäftigungsverwaltung.

Remote-Arbeit in Ghana wird zunehmend übernommen, angetrieben durch technologischen Fortschritt und die Nachfrage nach einer besseren Work-Life-Balance. Während keine spezifischen Gesetze die Remote-Arbeit regeln, gelten die bestehenden Arbeitsgesetze (z.B. Arbeitsgesetz, 2003) gleichermaßen für Remote-Mitarbeiter, wobei Arbeitgeber sicherstellen müssen, dass Gesundheit, Sicherheit und die richtige Infrastruktur gewährleistet sind, einschließlich Steuer- und Sozialversicherungsbeiträge.

Flexible Vereinbarungen wie Telearbeit, Teilzeit und gestaffelte Arbeitszeiten sind beliebt, wobei klare Richtlinien für Kommunikation, Leistungsmanagement und Datenschutz erforderlich sind. Der Datenschutz gemäß dem Data Protection Act, 2012, schreibt eine sichere Datenverarbeitung vor, minimiert die Erhebung persönlicher Daten und respektiert Datenrechte. Arbeitgeber sollten umfassende Richtlinien entwickeln, Schulungen anbieten und sichere Remote-Zugriffslösungen implementieren.

Wichtige Datenpunkte:

Ausstattungs- und Spesenrichtlinien sollten die Bereitstellungs- und Erstattungsbedingungen klar festlegen, mit entsprechender Dokumentation. Zum Beispiel:

Insgesamt hängt der Erfolg der Remote-Arbeit in Ghana von klaren Richtlinien, der Einhaltung rechtlicher und datenschutzrechtlicher Vorgaben sowie einer effektiven Kommunikation und Infrastruktur ab.

In Ghana muss die Beendigung des Arbeitsverhältnisses den Arbeitsgesetz, 2003 (Act 651), einhalten, der Kündigungsfristen basierend auf der Dauer der Beschäftigung vorschreibt: 2 Wochen bei weniger als 3 Jahren und 1 Monat bei 3 oder mehr Jahren. Arbeitgeber können sich für eine Zahlung anstelle der Kündigungsfrist entscheiden, und kollektive Vereinbarungen können längere Kündigungsfristen vorsehen. Abfindungen sind für Arbeitnehmer vorgeschrieben, die aufgrund von Redundanz oder anderen Gründen ohne Fehlverhalten gekündigt werden, typischerweise berechnet als zwei Wochen bis ein Monatsgehalt pro Jahr der Beschäftigung.

Wichtige Gründe für die Kündigung sind Fehlverhalten, schlechte Leistung, Vertragsbruch (mit Grund) oder Redundanz und Geschäftsaufgabe (ohne Grund). Richtige Verfahrensschritte—Untersuchung, schriftliche Kündigung, Anhörung, Dokumentation und umgehende Zahlung—sind für eine rechtmäßige Beendigung unerlässlich. Arbeitnehmer sind vor ungerechtfertigter Entlassung und Diskriminierung geschützt, mit Rechtsmitteln, die bei der National Labour Commission eingelegt werden können, falls eine unrechtmäßige Kündigung erfolgt.

Ghana's Wirtschaft setzt zunehmend auf flexible Arbeitsmodelle, was zu einem Anstieg bei Freelancing und unabhängiger Vertragsarbeit in verschiedenen Sektoren führt. Dieser Trend ermöglicht Unternehmen den Zugang zu spezialisierten Fähigkeiten auf Abruf und bietet Einzelpersonen größere Autonomie sowie vielfältige Arbeitsmöglichkeiten. Arbeitgeber müssen die rechtlichen, vertraglichen und steuerlichen Rahmenbedingungen, die diese Beziehungen regeln, verstehen, um die Einhaltung sicherzustellen und produktive Engagements zu fördern. Eine korrekte Klassifizierung der Arbeiter ist essenziell, da eine Fehlklassifizierung zu erheblichen rechtlichen und finanziellen Strafen führen kann. Das ghanaische Recht verwendet einen Multi-Faktor-Test, hauptsächlich den "Control Test", um zwischen Arbeitnehmern und unabhängigen Auftragnehmern zu unterscheiden.

Wichtige Faktoren für die Klassifizierung sind Kontrolle, Integration, verwendete Werkzeuge, Exklusivität, Bezahlung, Risiko, Dauer und Vorteile. Verträge für Contractors in Ghana sollten den Arbeitsumfang, Zahlungsbedingungen, Rechte an geistigem Eigentum, Vertraulichkeit und Kündigungsklauseln klar definieren. Die Rechte an geistigem Eigentum müssen in Verträgen ausdrücklich festgelegt werden, um eine automatische Eigentumsübertragung an den Contractor zu vermeiden. Independent Contractors sind für ihre eigenen steuerlichen Verpflichtungen verantwortlich, einschließlich der Beantragung einer Tax Identification Number (TIN), der Einkommensdeklaration und gegebenenfalls der Anmeldung für die Mehrwertsteuer, wenn ihr Umsatz die Schwelle übersteigt. Obwohl es nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, wird der Abschluss einer Berufshaftpflicht- und öffentlichen Haftpflichtversicherung empfohlen.

Independent Contracting ist in Branchen wie Technologie, Kreativwirtschaft, Beratung, Bildung, Medien, Bauwesen und Gesundheitswesen weit verbreitet, angetrieben durch die Nachfrage nach spezialisierten Fähigkeiten und projektbasierter Arbeit. Arbeitgeber, die Contractors beschäftigen, sollten robuste Vertragsstrukturen und die Einhaltung steuerlicher sowie rechtlicher Verpflichtungen sicherstellen, um Risiken zu minimieren und die Vorteile flexibler Arbeitsarrangements zu maximieren.

Ausländische Fachkräfte, die eine Beschäftigung in Ghana suchen, müssen vor Arbeitsbeginn die entsprechenden Visa und Arbeitserlaubnisse erhalten. Die wichtigsten Visakategorien sind Business Visa (Kurzzeit), Work Visa/Permit (Langzeitbeschäftigung) und Special Immigrant Visa für spezielle Fähigkeiten. Arbeitgeber sind verantwortlich für die Beantragung, die eine umfassende Dokumentation erfordert, wie Pässe, Bildungs- und Berufsqualifikationen, Arbeitsverträge, Firmeneintrag, Steuerbescheinigung, polizeiliches Führungszeugnis und Lebensläufe.

Der Antrag auf Arbeitserlaubnis umfasst die Arbeitgeberförderung, die Einreichung beim Ghana Immigration Service (GIS), die Überprüfung und Genehmigung, wobei die Bearbeitungszeiten von mehreren Wochen bis Monaten reichen. Wichtige Zulassungskriterien sind, dass die Stelle nicht leicht zugänglich für Ghanaians ist und der Antragsteller die entsprechenden Qualifikationen besitzt. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass alle ausländischen Mitarbeiter gültige Genehmigungen besitzen und die gesetzlichen Verpflichtungen einhalten, während die Mitarbeiter die Bedingungen der Genehmigung und das Gesetz befolgen müssen.

Ausländische Staatsangehörige mit längerer legaler Aufenthaltsgenehmigung und Beitrag zur ghanaischen Wirtschaft können sich für eine dauerhafte Aufenthaltserlaubnis qualifizieren. Angehörige können durch Visa gesponsert werden, vorausgesetzt es besteht ein Nachweis über Beziehungen und finanzielle Unterstützung. Die folgende Tabelle fasst die wichtigsten Daten zu den Genehmigungen zusammen:

Arbeitgeber und Mitarbeiter müssen die laufende Einhaltung der Visa-Vorschriften sicherstellen, einschließlich rechtzeitiger Verlängerungen und Meldung von Änderungen beim GIS.