Employer of Record in Frankreich

Die Einstellung von Mitarbeitern in Frankreich erfordert eine sorgfältige Einhaltung eines eigenen Satzes von Arbeitsgesetzen, Sozialversicherungsbeiträgen und Steuerregelungen, die für ausländische Unternehmen komplex sein können. Das Verständnis dieser Anforderungen ist entscheidend, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen und eine positive Arbeitsbeziehung zu Ihren französischen Teammitgliedern zu fördern, egal ob Sie Ihre Aktivitäten erweitern oder nur einen einzelnen Remote-Mitarbeiter einstellen.

Unternehmen, die in Frankreich Talente gewinnen möchten, haben in der Regel einige Hauptansätze für eine legale Beschäftigung:

• Gründung einer lokalen juristischen Person: Dies beinhaltet die Einrichtung einer Tochtergesellschaft oder Zweigstelle, was ein zeitaufwändiger und kostspieliger Prozess sein kann, der die Unternehmensregistrierung, die Eröffnung lokaler Bankkonten und die Navigation durch französisches Gesellschaftsrecht umfasst.
• Nutzung eines Employer of Record (EOR): Dienste wie Rivermate ermöglichen es Unternehmen, Personen in Frankreich legal zu beschäftigen, ohne eine eigene Einheit zu gründen, und vereinfachen so den gesamten Einstellungsprozess.
• Einstellung von unabhängigen Contractors: Während dies Flexibilität bietet, birgt diese Option Risiken, falls die Arbeitsbeziehung später von französischen Behörden als Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Verhältnis eingestuft wird, was zu erheblichen Strafen führen kann.

Wie ein EOR in Frankreich funktioniert

Ein Employer of Record (EOR) fungiert als rechtlicher Arbeitgeber für Ihre Belegschaft in Frankreich, übernimmt alle lokalen Beschäftigungsaufgaben in Ihrem Auftrag, während Sie die volle Kontrolle über das tägliche Management und die Aufgaben behalten. Dieses Modell ermöglicht es Ihrem Unternehmen, sich auf seine Kernaktivitäten zu konzentrieren, ohne die administrative Belastung der französischen Compliance.

Ein EOR kümmert sich typischerweise um:

• Lohn- und Gehaltsabrechnung: Sicherstellung einer genauen und pünktlichen Zahlung in Übereinstimmung mit französischen Vorschriften, einschließlich aller gesetzlichen Abzüge.
• Steuerliche Compliance: Verwaltung und Abführung aller Arbeitgeber- und Arbeitnehmer-Einkommensteuern an die entsprechenden französischen Behörden.
• Sozialversicherungsbeiträge: Abwicklung aller obligatorischen Sozialversicherungs- und Krankenversicherungsbeiträge, die nach französischem Recht erforderlich sind.
• Arbeitsverträge: Erstellung und Verwaltung rechtlich konformer Arbeitsverträge gemäß französischem Arbeitsrecht und Tarifverträgen.
• Leistungsverwaltung: Unterstützung bei obligatorischen und zusätzlichen Mitarbeitervorteilen wie Krankenversicherung, Rentenplänen und bezahltem Urlaub.
• HR-Unterstützung: Beratung zu französischen Arbeitsgesetzen, einschließlich Urlaubsregelungen, Arbeitszeiten und Kündigungsverfahren, um rechtliche Risiken zu minimieren.

Vorteile der Nutzung eines EOR in Frankreich

Die Nutzung eines EOR-Services bietet erhebliche Vorteile für Unternehmen, die in Frankreich einstellen möchten, ohne sich auf die Gründung einer lokalen Einheit festzulegen.

• Schneller Markteintritt: Stellen Sie Mitarbeiter in Frankreich viel schneller ein, als es die typischen Monate für die Einrichtung einer lokalen Einheit erfordern.
• Sicherstellung der Compliance: Minimieren Sie das Risiko der Nichteinhaltung komplexer französischer Arbeitsgesetze, Steuerregelungen und Sozialversicherungsanforderungen.
• Reduzierte administrative Belastung: Übertragen Sie das gesamte Spektrum der Lohn- und Gehaltsabrechnung, HR- und Rechtskonformitätsaufgaben an einen Expertenanbieter.
• Kosteneffizienz: Vermeiden Sie die erheblichen Kosten und laufenden Ausgaben im Zusammenhang mit Unternehmensregistrierung, Rechtskosten und der Pflege einer lokalen Verwaltung.
• Erhöhte Flexibilität: Skalieren Sie Ihr französisches Team problemlos nach oben oder unten, ohne die Komplexitäten der Entity-Verwaltung.
• Zugang zu Talenten: Rekrutieren Sie Top-Talente in ganz Frankreich, unabhängig von Ihrer physischen Präsenz, und bieten Sie ein vollständig konformes und wettbewerbsfähiges Beschäftigungspaket an.

Das transparente Preismodell von Rivermate eliminiert Komplexität durch eine einzige, wettbewerbsfähige monatliche Gebühr pro Mitarbeiter. Im Gegensatz zu traditionellen PEO-Anbietern umfasst unsere Preisgestaltung in Frankreich umfassenden HR-Support, Benefits-Administration, Compliance-Management und den Zugang zu unserem proprietären Dashboard für Echtzeit-Arbeitskräfteanalysen. Keine versteckten Kosten, keine Einrichtungsgebühren – nur eine unkomplizierte Preisgestaltung, die mit den Bedürfnissen Ihres Unternehmens wächst und gleichzeitig die vollständige rechtliche Konformität in Frankreich gewährleistet.

Das französische Steuersystem schreibt vor, dass Arbeitgeber Beiträge zur sozialen Sicherheit, Rente, Arbeitslosigkeit, Familienzulagen und Unfallversicherung am Arbeitsplatz leisten, wobei die Sätze je nach Beitragsart variieren. Die wichtigsten Arbeitgeberbeitragssätze umfassen Krankenversicherung (~13%), Renten (~8,55%), Arbeitslosigkeit (~4,05%), Familienzulagen (~3,45%) und Unfallversicherung (~2,2%). Arbeitgeber müssen außerdem Lohnsteuer (Taxe sur les Salaires) abführen, wenn sie nicht umsatzsteuerlich registriert sind oder nur geringe Umsatzsteuerumsätze haben.

Arbeitgeber sind verantwortlich für die Einbehaltung der Einkommensteuer (Prélèvement à la Source) aus den Gehältern der Mitarbeitenden, basierend auf den von den Behörden vorgegebenen individuellen Steuersätzen, diese monatlich abzuführen und jährliche Einkommensnachweise auszustellen. Mitarbeitende profitieren von Abzügen wie Berufsausgaben, Rentenbeiträgen, Sozialversicherung, Spenden und Kinderbetreuungskosten, was das zu versteuernde Einkommen reduziert.

Die Einhaltung der Vorschriften umfasst monatliche DSN-Erklärungen, fristgerechte Zahlung der Beiträge (innerhalb von 15 Tagen nach Meldungszeitraum) und jährliche Steuererklärungen. Die Verpflichtungen ausländischer Mitarbeitender hängen vom Aufenthaltsstatus ab, mit speziellen Regelungen für Expats sowie Überlegungen zu Betriebsstätten und Umsatzsteuerregistrierung. Wichtige Datenpunkte sind nachstehend zusammengefasst:

Ausländische Unternehmen müssen die Steueransässigkeitsregeln, Expat-Regime und Sozialversicherungsabkommen berücksichtigen, die ihre Steuer- und Beitragspflichten in Frankreich beeinflussen.

Der französische Arbeitsmarkt zeichnet sich durch variable Gehälter aus, die durch Branche, Rolle, Erfahrung und Standort beeinflusst werden, wobei Paris und größere Städte höhere Löhne verlangen. Typische Gehaltsspannen für Schlüsselrollen umfassen Softwareingenieure (€45.000-75.000), Data Scientists (€50.000-85.000) und Ärzte (€60.000-120.000). Arbeitgeber sollten diese Benchmarks bei der Entwicklung wettbewerbsfähiger Pakete berücksichtigen.

Der gesetzliche Mindestlohn (SMIC) für 2025 beträgt €11,75/Stunde (€1.776,69/Monat brutto), mit gesetzlichen Verpflichtungen, mindestens diesen Betrag zu zahlen, der jährlich angepasst wird. Zusätzliche Vergütungselemente umfassen ein 13. Monatsgehalt, Leistungsboni, Transport- und Essenszuschüsse, Gewinnbeteiligung und Arbeitgeberbeiträge zur Krankenversicherung, die je nach Unternehmen und Sektor variieren.

Die Gehaltsabrechnung wird in der Regel monatlich per Direktüberweisung verarbeitet, wobei detaillierte Gehaltsabrechnungen erforderlich sind. Trends, die die Gehälter beeinflussen, umfassen die steigende Nachfrage nach Tech-Talenten, Inflation, Fachkräftemangel und Remote-Arbeit, die alle zu Aufwärtsanpassungen führen, um qualifizierte Mitarbeiter zu gewinnen und zu halten.

Frankreich bietet ein umfassendes Urlaubssystem, mit gesetzlichen Ansprüchen, die im Arbeitsgesetzbuch festgelegt sind. Arbeitgeber, einschließlich jener, die einen Employer of Record (EOR) nutzen, müssen diese Vorschriften einhalten, um die Zufriedenheit der Mitarbeitenden und die rechtliche Konformität sicherzustellen.

Mitarbeitende haben Anspruch auf mindestens 5 Wochen (30 Arbeitstage) bezahlten Jahresurlaub, der sich mit 2,5 Tagen pro Monat ansammelt. Das Urlaubsjahr läuft vom 1. Juni bis zum 31. Mai, wobei in der Regel mindestens 12 aufeinanderfolgende Tage im Sommer genommen werden. Nicht genutzter Urlaub verfällt in der Regel, es sei denn, es wurde etwas anderes vereinbart. Frankreich beobachtet jährlich 11 gesetzliche Feiertage, aber bezahlte Freizeit an diesen Tagen hängt von Tarifverträgen ab. Mitarbeitende haben außerdem Anspruch auf Krankheitsurlaub, mit Leistungen, die nach einer Wartezeit von 3 Tagen tägliche Zulagen umfassen, sowie auf verschiedene Elternurlaube: Mutterschaft, Vaterschaft und Adoption, deren Dauer je nach Umständen variiert.

Frankreich verlangt ein umfassendes Mitarbeitervorteilssystem, das soziale Wohlfahrt und Arbeiterschutz betont. Arbeitgeber müssen Beiträge zur sozialen Sicherheit leisten, die Gesundheitsversorgung, Arbeitslosigkeit, Renten, Familienzulagen und Arbeitssicherheit abdecken. Zusätzlich sind sie gesetzlich verpflichtet, eine ergänzende Krankenversicherung (mutuelle) und Fahrtkostenzuschüsse bereitzustellen. Anspruch auf bezahlten Urlaub, Mutterschafts-/Vaterschaftsurlaub und Krankheitsurlaub ist ebenfalls vorgeschrieben, um eine breite Absicherung der Mitarbeitenden zu gewährleisten.

Neben den obligatorischen Leistungen bieten viele Arbeitgeber optionale Vorteile wie zusätzliche Rentenpläne, Lebens- und Invaliditätsversicherungen, Essensgutscheine, Firmenwagen, Mitgliedschaften im Fitnessstudio, Kinderbetreuung und berufliche Weiterentwicklung an. Größere Unternehmen neigen dazu, umfangreichere Pakete anzubieten, einschließlich zusätzlicher Renten- und Versicherungsleistungen, während KMU sich auf Kernleistungen wie Essensgutscheine und Transportzuschüsse konzentrieren.

Wichtige Datenpunkte umfassen:

Das Verständnis dieser Anforderungen und der gängigen optionalen Vorteile ist entscheidend für Arbeitgeber, die in Frankreichs wettbewerbsfähigem Arbeitsmarkt Talente gewinnen und binden möchten.

In Frankreich sind Arbeitsverträge (contrats de travail) wesentliche rechtliche Dokumente, die vom Arbeitsgesetzbuch geregelt sind und spezifische zwingende Bestimmungen zum Schutz der Arbeitnehmer erfordern. Verträge können schriftlich oder mündlich sein, aber schriftliche Verträge werden dringend empfohlen, insbesondere für befristete (CDD) und andere spezialisierte Vereinbarungen. Die Haupttypen sind CDI (unbefristet) und CDD (befristet), mit unterschiedlichen Regeln für Dauer, Verwendung, Beendigung und Abfindungen.

Wichtige Klauseln umfassen Identifikation, Stellenbeschreibung, Startdatum, Gehalt, Arbeitszeiten, Arbeitsort und anwendbare Tarifverträge. Zusätzliche Klauseln wie Probezeit, Vertraulichkeit, Wettbewerbsverbot und Mobilität sind üblich, wobei Wettbewerbsverbote eine Rechtfertigung, Begrenzung des Umfangs und finanzielle Entschädigung erfordern, um durchsetzbar zu sein.

Probezeiten variieren je nach Vertragstyp und Rolle, mit maximalen Dauer von 2 Monaten für Arbeitnehmer, 3 Monaten für Aufsichtspersonen und 4 Monaten für Manager unter CDI, sowie kürzeren Perioden für CDDs basierend auf Vertragslaufzeit. Kündigungsverfahren unterscheiden sich: CDIs erfordern einen triftigen Grund, einen formellen Prozess und ggf. Abfindungszahlungen; CDDs enden in der Regel bei Ablauf, außer bei vorzeitiger Kündigung aus bestimmten Gründen, mit möglichen Schadensersatzforderungen und End-of-Contract-Indemnitäten. Vertraulichkeitsklauseln sind durchsetzbar, während Wettbewerbsverbote strenge gesetzliche Voraussetzungen erfüllen müssen, um gültig zu sein.

Remote-Arbeit in Frankreich hat an Bedeutung gewonnen, angetrieben durch technologische Fortschritte und sich entwickelnde Mitarbeitserwartungen. Das französische Arbeitsrecht schreibt formelle Vereinbarungen für Remote-Arangements vor, wobei der Schutz der Daten, Gesundheit und Sicherheit sowie klare Regelungen zu Arbeitszeiten und Ausstattung betont werden. Wichtige rechtliche Punkte sind das "Recht auf Disconnect" (seit 2017), Arbeitgeberpflichten hinsichtlich Sicherheit und Ausstattung sowie Flexibilitätsoptionen wie Teilzeit, verkürzte Arbeitswochen, Gleitzeit und Job Sharing.

Der Datenschutz gemäß GDPR ist entscheidend und erfordert eine sichere Datenverarbeitung, Zugriffskontrollen, Mitarbeiterschulungen und transparente Überwachungspraktiken. Arbeitgeber sind verantwortlich für die Bereitstellung der notwendigen Ausstattung und die Erstattung arbeitsbezogener Ausgaben wie Internet und Verbrauchsmaterialien, die für Mitarbeitende oft steuerlich absetzbar oder steuerfrei sind. Eine zuverlässige technologische Infrastruktur – einschließlich Hochgeschwindigkeitsinternet, Kommunikationstools, IT-Support und Sicherheitssoftware – ist essenziell für effiziente Remote-Arbeit.

Die Beendigung eines Mitarbeiters in Frankreich erfordert strenge gesetzliche Verfahren, die zum Schutz der Arbeitnehmer entwickelt wurden, wodurch die Einhaltung der Vorschriften entscheidend für Arbeitgeber ist. Der Prozess variiert je nach Grund der Kündigung—persönlich (Fehlverhalten, Leistungsprobleme) oder wirtschaftlich (Umstrukturierung)—und erfordert eine formale Benachrichtigung, Konsultation sowie die Einhaltung von Kündigungsfristen und Abfindungsverpflichtungen. Das Versäumnis, diese Schritte zu befolgen, kann zu rechtlichen Sanktionen, Schadensersatzforderungen oder Wiedereinstellungsanordnungen führen.

Kündigungsfristen hängen von der Kategorie des Mitarbeiters und der Dauer der Beschäftigung ab, mit typischen Zeiträumen wie folgt:

Abfindungen sind verpflichtend, es sei denn, die Kündigung erfolgt wegen groben oder schwerwiegenden Fehlverhaltens. Die Mindestabfindung wird wie folgt berechnet:

Arbeitgeber müssen ein detailliertes Verfahren einhalten, einschließlich eines Vorabtreffens, formaler Benachrichtigung mit klaren Gründen und der Zustellung von Beschäftigungsdokumenten. Das französische Recht schützt Arbeitnehmer stark vor ungerechtfertigter Kündigung, was Ansprüche wegen Verfahrensfehlern, unbegründeter Gründe oder Diskriminierung ermöglicht, mit Rechtsmitteln wie Schadensersatz oder Wiedereinstellung. Arbeitgeber wird geraten, Probleme sorgfältig zu dokumentieren, die gesetzlichen Schritte strikt einzuhalten und rechtlichen Rat einzuholen, um Risiken zu minimieren.

Die Landschaft für unabhängige Fachkräfte in Frankreich erweitert sich, wobei viele die Selbstständigkeit oder das unabhängige Vertragsverhältnis gegenüber traditioneller Beschäftigung bevorzugen. Dieser Trend wird durch das Streben nach Autonomie, Flexibilität und vielfältigen Projektmöglichkeiten angetrieben. Für Arbeitgeber bietet die Einstellung von Contractors Zugang zu spezialisierten Fähigkeiten und Flexibilität in der Belegschaft, mit potenziell geringeren Gemeinkosten. Es ist jedoch entscheidend, den rechtlichen Rahmen sorgfältig zu navigieren, um eine Fehlklassifizierung zu vermeiden, die zu Strafen wie Nachzahlungen und einer Neubewertung durch Arbeitsgerichte führen kann. Der entscheidende rechtliche Unterschied ist der "lien de subordination" oder Unterordnungsverhältnis, der Arbeitnehmer von Contractors unterscheidet.

Independent Contractors arbeiten typischerweise unter einem "contrat de prestation de services", um die Engagement-Bedingungen zu definieren und Risiken zu minimieren. Wesentliche Vertragsbestandteile sind die klare Identifikation der Parteien, der Leistungsumfang, die Dauer, die Gebühren, Vertraulichkeit, Rechte an geistigem Eigentum, Haftung und Kündigungsklauseln. Die Rechte an geistigem Eigentum verbleiben in der Regel bei den Contractors, sofern sie nicht ausdrücklich übertragen werden. Contractors müssen ihre eigenen Steuer- und Sozialversicherungsbeiträge verwalten, wobei gängige Strukturen wie Micro-entrepreneur, EI, SASU und EURL bestehen, die jeweils spezifische Steuer- und Beitragsverpflichtungen haben.

Independent Contractors sind in Branchen wie IT, Beratung, Marketing, kreative Künste, Finanzen und HR weit verbreitet, wo spezialisierte Fähigkeiten und projektbasierte Arbeit üblich sind. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass die Beziehung wirklich unabhängig ist und dokumentiert wird, um rechtliche Probleme zu vermeiden.

Frankreichs Arbeitserlaubnissystem für Nicht-EU/EEA-Staatsangehörige umfasst verschiedene Visatypen, die auf unterschiedliche Beschäftigungsszenarien zugeschnitten sind, wie den Talent Passport für Fachkräfte, ICT-Bescheinigungen für innerbetriebliche Transfers, Kurzzeitvisa für Employee on Assignment und Saisonarbeiter-Visa. Arbeitgeber müssen nachweisen, dass Stellen nicht lokal besetzt werden können, indem sie Anzeigen schalten und die Genehmigung von DIRECCTE einholen, bevor Mitarbeitende Visa beantragen. Der Antragsprozess umfasst die Einreichung notwendiger Dokumente (Reisepass, Arbeitsvertrag, ärztliches Attest usw.), wobei die Bearbeitungszeiten von mehreren Wochen bis zu Monaten reichen. Nach Genehmigung unterziehen sich die Mitarbeitenden medizinischen Untersuchungen und registrieren sich bei OFII bei Ankunft.

Wichtige Datenpunkte für Arbeitgeber umfassen die Arten der Permits, Antragsverfahren und Compliance-Verpflichtungen. Der Talent Passport ermöglicht eine mehrjährige Aufenthaltserlaubnis für Fachkräfte, während andere Permits auf bestimmte Beschäftigungsarten ausgerichtet sind. Familienangehörige können Visa mit Nachweis der Beziehung und ausreichenden Ressourcen beantragen. Die laufende Einhaltung der Vorschriften erfordert die Aufrechterhaltung gültiger Permits, die Einhaltung der Arbeitsgesetze und rechtzeitige Verlängerungen.