In Finnland gibt es keine spezifische Gesetzgebung, die Telearbeit regelt. Stattdessen basiert die Grundlage auf den bestehenden Arbeitsgesetzen, einschließlich des Arbeitsvertragsgesetzes (2001), des Arbeitszeitgesetzes (1996) und des Arbeitsschutzgesetzes (2004). Diese Gesetze schaffen einen Rahmen für Vereinbarungen zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern. Telearbeitsvereinbarungen werden typischerweise durch schriftliche Vereinbarungen formalisiert, die Details wie Arbeitszeit und Erreichbarkeit, Ausrüstung und Ausgaben festlegen.

Technologische Infrastruktur

Für eine erfolgreiche Umsetzung der Telearbeit bietet Finnlands starke technologische Infrastruktur eine solide Basis. Dazu gehören Hochgeschwindigkeits-Internetverbindungen und ein hohes Maß an digitaler Kompetenz in der finnischen Bevölkerung. Arbeitgeber müssen jedoch auch die Nutzung von cloudbasierten Anwendungen für Projektmanagement, Dokumentenfreigabe und Kommunikation in Betracht ziehen. Die Implementierung robuster Cybersicherheitsprotokolle ist ebenfalls entscheidend, um sensible Unternehmensdaten zu schützen, während Mitarbeiter remote arbeiten.

Arbeitgeberverantwortungen

Obwohl das finnische Gesetz keine Telearbeitsoptionen vorschreibt, haben Arbeitgeber die Verantwortung, ein vertrauensvolles und produktives Telearbeitsumfeld zu fördern. Dazu gehört die Aufrechterhaltung klarer und konsistenter Kommunikationskanäle zwischen Remote-Mitarbeitern und Managern. Die Festlegung klarer Leistungskennzahlen und die Durchführung regelmäßiger Leistungsüberprüfungen stellen sicher, dass Remote-Mitarbeiter effektiv beitragen und die Erwartungen erfüllen. Arbeitgeber können auch Anleitungen zur Einrichtung ergonomischer Arbeitsplätze zu Hause geben und Pausen fördern, um Burnout zu verhindern.

Zusätzliche Überlegungen

Während Telearbeit Flexibilität bietet, müssen Arbeitgeber möglicherweise virtuelle Räume schaffen oder gelegentliche persönliche Treffen fördern, um soziale Interaktion und Teamzusammenhalt zu fördern. Die Bereitstellung von Schulungen zu Telearbeitswerkzeugen und Best Practices rüstet Mitarbeiter für den Erfolg aus.

Teilzeitarbeit bietet ein Gleichgewicht zwischen Arbeitsstunden und Verantwortlichkeiten. Das Arbeitsvertragsgesetz (2001) garantiert das Recht, Teilzeitarbeit zu beantragen, wobei Arbeitgeber verpflichtet sind, solche Anträge objektiv zu prüfen. Teilzeitbeschäftigte haben Anspruch auf anteilige Leistungen, einschließlich bezahlter Urlaubszeit und Krankheitsurlaub, basierend auf ihren Arbeitsstunden im Vergleich zu einem Vollzeitbeschäftigten. Die allgemeine Regel ist, dass der Arbeitgeber die notwendige Ausrüstung für die Arbeit bereitstellt, es sei denn, im Arbeitsvertrag ist etwas anderes vereinbart. Ausgaben, die direkt mit der Teilzeitarbeit zusammenhängen, wie Reisekosten, die über die während der regulären Arbeitszeit anfallenden hinausgehen, können vom Arbeitgeber erstattet werden.

Gleitzeit: Arbeitszeiten anpassen

Das Arbeitszeitgesetz (1996) ermöglicht Gleitzeitregelungen, bei denen die Arbeitnehmer ihre Arbeitszeiten innerhalb eines vorgegebenen täglichen oder wöchentlichen Rahmens anpassen können. In der Regel wird eine Kernzeit mit Anwesenheitspflicht festgelegt, um die Zusammenarbeit und Kommunikation im Team zu gewährleisten. Ähnlich wie bei der Teilzeitarbeit stellt der Arbeitgeber in der Regel die notwendige Ausrüstung bereit, es sei denn, im Vertrag ist etwas anderes vereinbart. Ausgaben, die aufgrund des Gleitzeitplans anfallen, wie zusätzliche Reisekosten, können je nach Vereinbarung erstattet werden.

Job Sharing: Verantwortung teilen, Arbeitsbelastung teilen

Das Arbeitsvertragsgesetz erlaubt Job-Sharing-Vereinbarungen, bei denen zwei oder mehr Arbeitnehmer die Aufgaben und Verantwortlichkeiten einer Vollzeitstelle teilen. Job-Sharing-Vereinbarungen sollten die Aufgabenverteilung, Arbeitszeiten und Kommunikationsprotokolle zwischen den Job-Sharern klar definieren. Arbeitgeber stellen in der Regel eine Ausrüstung für die geteilte Position bereit. Die Aufteilung oder Teilung der Erstattung von ausgabenbezogenen Kosten (z.B. Reisen) wird durch die spezifische Vereinbarung zwischen dem Arbeitgeber und den Job-Sharern bestimmt.

In Finnland sind Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, die Daten der Mitarbeiter zu schützen. Diese Verantwortung ist in der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) (EU 2016/679) und dem Gesetz zum Schutz der Privatsphäre am Arbeitsplatz (759/2004) festgelegt. Diese Vorschriften verlangen von den Arbeitgebern, die Daten der Mitarbeiter rechtmäßig, fair und transparent zu verarbeiten.

Pflichten des Arbeitgebers

Arbeitgeber müssen mehrere Verpflichtungen gemäß diesen Vorschriften einhalten:

• Rechtsgrundlage für die Verarbeitung: Arbeitgeber müssen eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Mitarbeiterdaten haben, wie z.B. die Erfüllung des Arbeitsvertrags oder gesetzlicher Verpflichtungen.
• Datenminimierung: Es sollten nur die Daten gesammelt und verarbeitet werden, die für Arbeitszwecke notwendig sind.
• Technische und organisatorische Sicherheit: Arbeitgeber müssen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen, um die Sicherheit der Mitarbeiterdaten zu gewährleisten, einschließlich Zugangskontrollen und Verschlüsselung.
• Meldung von Datenschutzverletzungen: Im Falle einer Datenschutzverletzung sind Arbeitgeber verpflichtet, diese innerhalb von 72 Stunden dem finnischen Datenschutzbeauftragten (FDO) zu melden, wenn sie ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen darstellt.

Rechte der Mitarbeiter

Finnische Mitarbeiter, die remote arbeiten, haben mehrere Datenschutzrechte gemäß der DSGVO:

• Recht auf Auskunft: Mitarbeiter haben das Recht, Zugang zu ihren persönlichen Daten zu verlangen, die vom Arbeitgeber gespeichert werden.
• Recht auf Berichtigung: Mitarbeiter haben das Recht, die Korrektur ungenauer oder unvollständiger persönlicher Daten zu verlangen.
• Recht auf Löschung (Recht auf Vergessenwerden): Unter bestimmten Umständen können Mitarbeiter die Löschung ihrer persönlichen Daten verlangen.

Diese Rechte ermöglichen es den Mitarbeitern, die Kontrolle über ihre Daten zu behalten und deren Genauigkeit sicherzustellen.

Best Practices für sicheres Remote-Arbeiten

Um eine sichere Remote-Arbeitsumgebung zu schaffen, können Arbeitgeber und Mitarbeiter die folgenden Best Practices befolgen:

• Schulung zur Datensicherheit: Schulungen für Mitarbeiter zu Datenschutzgrundsätzen, sicheren Datenhandhabungspraktiken und der Erkennung von Phishing-Versuchen anbieten.
• Zugangskontrollen: Implementierung von Zugangskontrollen, die den Zugang zu Unternehmensdaten nur autorisiertem Personal ermöglichen. Verwendung von starken Passwörtern und Multi-Faktor-Authentifizierung.
• Datenverschlüsselung: Verschlüsselung sensibler Daten im Ruhezustand und während der Übertragung, um das Risiko eines unbefugten Zugriffs im Falle einer Verletzung zu minimieren.
• Klare Richtlinien: Etablierung klarer und umfassender Datenschutzrichtlinien, die Datenhandhabungsverfahren, die zulässige Nutzung von Unternehmensgeräten und Meldepflichten bei Sicherheitsvorfällen festlegen.
• Fähigkeiten zur Fernlöschung: Implementierung von Fernlöschfähigkeiten auf vom Unternehmen ausgegebenen Geräten in Betracht ziehen, um sensible Daten im Falle von Verlust oder Diebstahl zu schützen.