Wie Sie im Jahr 2025 den richtigen EOR-Partner auswählen: Ein vollständiger Leitfaden

Wenn Unternehmen in neue internationale Märkte expandieren, wird Managing employees across borders zunehmend komplexer. Die Navigation durch lokale Vorschriften, Compliance, Gehaltsabrechnung und Steuervorschriften stellt oft erhebliche Herausforderungen dar, insbesondere beim Eintritt in neue Märkte.

Indien beispielsweise ist zu einer Schlüsselregion für internationales Talent geworden, wobei Global Capability Centers (GCCs) über Kosteneinsparungen hinauswachsen und zu Zentren der Innovation, insbesondere im Bereich KI, werden. Mit ihrer qualifizierten Belegschaft und Skalierbarkeit sind Länder wie Indien eine ausgezeichnete Wahl für Unternehmen, die global expandieren möchten.

Viele HR-Teams verfügen jedoch nicht über die Ressourcen oder Expertise, um diese Komplexitäten effektiv zu bewältigen, was zu Verzögerungen, Compliance-Risiken und kostspieligen Fehlern führen kann. Die Folgen von Fehleinschätzungen—wie die Gründung eigener Einheiten, Fehlklassifizierung von Mitarbeitern oder die Nichteinhaltung von Arbeitsgesetzen—können schwerwiegend sein.

Ein Employer of Record (EOR) kann Unternehmen dabei helfen, diese Herausforderungen zu meistern, indem er das End-to-End-Management von globalen Hiring-, Gehaltsabrechnungs- und Compliance-Prozessen anbietet. Rivermate bietet insbesondere personalisierten Support, fachkundige rechtliche Beratung und eine flexible, skalierbare Plattform, um Unternehmen eine sichere und regelkonforme Expansion zu ermöglichen.

In diesem Leitfaden werden wir die entscheidenden Fragen beleuchten, die Sie bei der Auswahl eines EOR stellen sollten, und warum Rivermate die ideale Wahl für Unternehmen ist, die eine nahtlose globale Expansion anstreben.

Wie erkennen Sie, ob ein EOR die richtige Lösung für Sie ist?

Für viele Unternehmen, insbesondere jene, die schnell skalieren wollen, scheint die Verwaltung einer globalen Belegschaft ohne lokale Einheitenaufbau unmöglich. Ein EOR ist jedoch dafür konzipiert, diesen Prozess so einfach wie möglich zu gestalten.

Was ein EOR bietet

Ein EOR fungiert als rechtlicher Arbeitgeber Ihrer Belegschaft in ausländischen Ländern und übernimmt die rechtlichen, steuerlichen und HR-Verantwortlichkeiten. Das bedeutet, dass Unternehmen Mitarbeiter überall auf der Welt einstellen können, ohne eine lokale juristische Person zu gründen. Der EOR kümmert sich um lokal konforme Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnung, Steuern, Sozialleistungen und stellt sicher, dass alle Arbeitsgesetze eingehalten werden, was eine vollständige Compliance mit den lokalen Vorschriften garantiert.

Wann man einen EOR in Betracht ziehen sollte

EOR-Dienstleistungen sind ideal für Unternehmen, die mit einer oder mehreren der folgenden Situationen konfrontiert sind:

• Expansion in neue Märkte: Beim Einstieg in ein neues Land kann die Einrichtung einer lokalen Einheit Monate dauern und erhebliche finanzielle Investitionen erfordern. Ein EOR ermöglicht es Ihnen, schnell mit der Einstellung zu beginnen und einen reibungslosen Markteintritt zu gewährleisten.

• Internationales Talent einstellen: Wenn Sie Top-Talente global rekrutieren möchten, erleichtert ein EOR die legale Beschäftigung von Menschen in Auslandsmärkten, auch wenn Sie mit den lokalen Arbeitsgesetzen nicht vertraut sind.

• Schnelles Skalieren: Wenn Ihr Unternehmen wächst und Sie Mitarbeiter in mehreren Ländern einstellen müssen, kann ein EOR den Prozess vereinfachen, da es die Notwendigkeit mehrerer rechtlicher Beratung, Verträge und komplexer Gehaltsabrechnungssysteme reduziert.

• Risiken vermeiden: Die Komplexität internationaler Arbeitsgesetze kann bei Fehlmanagement zu hohen Geldstrafen führen. Ein EOR stellt die Einhaltung der lokalen Vorschriften sicher, minimiert rechtliche und finanzielle Risiken.

| 💡 Wissen Sie schon?

Laut McKinsey-Forschung müssen Gründer-CEOs und Teams bei erheblichen Neueinstellungen—insbesondere in neuen geografischen Regionen oder Märkten—oft ihr HR-Betriebsmodell neu denken. Dazu gehören Strategien zur Talentakquise, -einstellung und -eingliederung in großem Maßstab. Beispielsweise identifizierte ein in den USA ansässiges Startup beim Ausbau in die Europäischen Union verschiedene neue HR-Kompetenzen für den Erfolg, wie Fachwissen im Management internationaler Vergütungs- und Gehaltsverfahren sowie die Einführung kulturell angemessener Weiterbildungsprogramme. Das Team rechnete mit einem Zustrom ausländischer Talente und wollte angesichts der Schwierigkeiten bei der Gewinnung und Bindung von Top-Talenten sicherstellen, diese Expansion effektiv zu unterstützen. Die Zusammenarbeit mit einem EOR kann diese Herausforderungen vereinfachen. EOR-Dienste bringen die Expertise mit, um globales Gehaltswesen, Compliance und kulturelle Integration zu steuern, sodass Unternehmen effizient skalieren und sich auf Wachstum konzentrieren können, ohne diese Personalressourcen intern verwalten zu müssen.*

Mit diesen Überlegungen im Hinterkopf ist es essenziell, die richtigen Fragen bei der Auswahl eines EOR zu stellen.

13 Schlüsselfragen bei der Auswahl eines EOR-Partners

Unten finden Sie 13 zentrale Fragen, mit denen Sie prüfen können, ob ein EOR die besonderen Bedürfnisse Ihres Unternehmens erfüllen kann und eine nahtlose globale Expansion ermöglicht.

1. Verfügt der EOR über Expertise in lokalen Compliance-Gesetzen?

Compliance ist die Basis einer erfolgreichen globalen Expansion. Der EOR sollte umfassendes Wissen über Arbeitsgesetze, Steuervorschriften und Beschäftigungsrichtlinien in den Ländern haben, in denen Sie tätig werden möchten. Wenn Sie beispielsweise in der Europäischen Union einstellen, muss der EOR mit GDPR-Compliance für Datenschutz sowie regionalspezifischen Steuer- und Arbeitsvertragsgesetzen vertraut sein.

Warum es wichtig ist: EOR-Services mit lokalen Compliance-Experten helfen, kostspielige rechtliche Strafen zu vermeiden und einen reibungslosen Betrieb in verschiedenen Jurisdiktionen sicherzustellen.

Bildbeschreibung: Qantas wurde mit 90 Mio. USD gebüßt

In einem bedeutenden Fall von Nicht-Compliance wurde Qantas mit 90 Mio. USD wegen unrechtmäßiger Auslagerung von Bodenabfertigungsarbeiten während der COVID-Pandemie belegt. Dies ist die höchste Strafe, die je in Australien für Verstöße gegen das Arbeitsrecht verhängt wurde.

Praxis-Tipp: Fragen Sie nach einer Liste der Länder, die der employer of record unterstützt, und nach deren spezifischer Compliance-Expertise in jedem Markt. Erkundigen Sie sich, ob rechtliche Updates und Überwachungsdienste angeboten werden, um immer auf dem neuesten Stand der gesetzlichen Änderungen zu sein.

2. Wie schnell kann der EOR neue Mitarbeiter onboarden?

Schnelligkeit ist entscheidend bei der Skalierung Ihrer globalen Belegschaft. Verzögerungen beim Onboarding bremsen die Abläufe und beeinträchtigen die Produktivität der neuen Mitarbeiter. Ein guter EOR sollte über einen optimierten Prozess verfügen, um Neueinstellungen schnell zu integrieren, idealerweise innerhalb von weniger als drei Wochen.

Warum es wichtig ist: Schnelles Onboarding minimiert Störungen, beschleunigt die Produktivität und verbessert die Mitarbeitererfahrung. Rivermate bietet beispielsweise schnelles globales Onboarding in 48 Stunden.

Praxis-Tipp: Fragen Sie den employer of record nach einer detaillierten Übersicht ihres Onboarding-Prozesses, einschließlich Zeitplan für Vertragserstellung, Compliance-Checks, Gehaltsabrechnung und Mitarbeiterschulungen.

| 💡 Individuelles Onboarding für Ihr Team
Eines der Highlights von Rivermate ist ein speziell für jeden Mitarbeiter durchgeführtes Onboarding-Meeting: eine Funktion, die unsere Mitbewerber kaum bieten.

Dieses menschzentrierte Onboarding geht über die üblichen HR-Prozesse hinaus. Es vermittelt den Mitarbeitenden ein tiefgehendes Verständnis, wie das employer of record-Modell funktioniert, und führt sie in die wichtigsten Funktionen der Rivermate-Plattform ein. Das umfasst:

• EOR-Grundlagen: Ein Durchgang durch das Modell des employer of record und die Rollen der einzelnen Teammitglieder im Prozess

• Rivermate Dashboard Tour: Eine interaktive Live-Tour durch das Rivermate-Dashboard, bei der die Tools vorgestellt werden, die Mitarbeitende täglich nutzen

• Wichtige Produktfeatures: Eine Demonstration essenzieller Funktionen, etwa des Erstattungsprozesses, damit Mitarbeitende wissen, wie sie die Plattform navigieren

Dieses Onboarding ist sowohl für neue als auch für bestehende Mitarbeitende verfügbar, die über Rivermate eingestellt wurden.

3. Bietet der employer of record Transparenz in der Preisgestaltung?

Versteckte Gebühren sind ein häufig auftretendes Ärgernis bei employer of record-Dienstleistungen. Fordern Sie eine detaillierte Preisübersicht, die alle Service-Bereiche abdeckt, einschließlich Gehaltsmanagement, Compliance, Benefits-Verwaltung und Steuererklärungen.

Der EOR sollte eine klare, vorhersehbare Preisstruktur vorlegen, damit Sie die Kosten für die Beschäftigung von Mitarbeitenden in unterschiedlichen Ländern kalkulieren können. Die Kosten liegen typischerweise zwischen 200 und 500 USD pro Mitarbeiter und Monat, abhängig vom Land und der Komplexität der lokalen Gehaltsvorschriften.

Warum es wichtig ist: Klare Transparenz bei den Kosten ermöglicht eine exakte Planung der globalen Personalaufwendungen und vermeidet unerwartete Gebühren, die Ihre Finanzplanung verdrängen könnten.

4. Ist die Plattform des EOR benutzerfreundlich und integrierbar?

Die Verwaltung einer Remote-Belegschaft erfordert eine zentrale Plattform, die sich nahtlos in Ihre bestehenden HR-Systeme integriert. Eine intuitiv bedienbare Oberfläche erleichtert HR-Teams die Verwaltung von Gehaltsabrechnungen, Benefits und Compliance ohne technische Hürden. Zudem muss die Plattform des EOR mit Tools wie HRIS, Buchhaltungssoftware oder Projektmanagementsystemen verbunden werden können, um eine einfache Synchronisation zu gewährleisten.

Warum es wichtig ist: Ein gut integriertes System reduziert manuellen Aufwand, minimiert Fehler und sorgt für eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen HR, Finanzen und Operations.

Praxis-Tipp: Fordern Sie eine Demo der Plattform an, um die Benutzerfreundlichkeit, Integrationsfähigkeit und Automatisierungsgrad zu prüfen. Achten Sie darauf, ob die Plattform an Ihre Unternehmensbedürfnisse anpassbar ist.

| 💡 Umfassender Support für HR und Gehaltsabrechnung

Brauchen Sie maßgeschneiderte Benefits, lokale HR-Expertise oder eine spezielle Beschäftigungsstruktur? Rivermate bietet alles.

5. Kann der employer of record mit Ihrem wachsenden Unternehmen skalieren?

Mit wachsendem Geschäft verändern sich auch Ihre Bedürfnisse bei der globalen Einstellung. Es ist entscheidend, dass der EOR mit Ihnen skaliert und neue Mitarbeitende in mehreren Regionen aufnehmen sowie auf veränderte Anforderungen reagieren kann. Sie benötigen einen EOR, der nicht nur Ihre aktuelle Belegschaft verwalten kann, sondern auch zukünftiges Wachstum und komplexe Mitarbeiterstrukturen problemlos unterstützt.

Warum es wichtig ist: Skalierbarkeit stellt sicher, dass Ihre HR-Prozesse auch bei Expansion effizient und regelkonform bleiben, ohne Anbieter wechseln zu müssen.

Was Sie fragen sollten: Erkundigen Sie sich, ob der EOR in der Lage ist, mit Ihren zukünftigen Anforderungen zu wachsen. Haben sie die Ressourcen und die Infrastruktur, um globales Hiring bei Ihrer Expansion zu unterstützen?

6. Wie geht der EOR mit hochvolumigem, komplexem Recruiting um?

Wenn Ihr Unternehmen große Mitarbeiterzahlen in mehreren Ländern gleichzeitig einstellt, benötigen Sie einen Partner, der die Komplexitäten hoher Einstellungsvolumina meistert.

Warum es wichtig ist: Ob Expansion in neue Märkte oder groß angelegte Rekrutierungskampagnen, Ihr EOR muss die Fähigkeit haben, Massenanstellungen zu bewältigen, während er alle lokalen Gesetze einhält.

Was Sie fragen sollten: Wie managt der EOR große, komplexe Recruiting-Prozesse? Bietet er automatisierte oder Massenvertragsgenerierung, Onboarding- und Benefit-Registrierung, um das Volumen effizient zu steuern?

7. Welchen Support können Sie vom EOR erwarten?

Bildbeschreibung: Rivermate bietet rund um die Uhr menschlichen Support

Quelle

Partnerschaften mit employer of record erfordern kontinuierlichen Support. Während automatisierte Systeme grundlegende Aufgaben erledigen können, treten manchmal Probleme auf, die sofort menschliche Intervention benötigen.

Ein guter EOR, wie Rivermate, stellt einen dedizierten Account-Manager bereit, der schnell Probleme lösen kann. Zudem sollte der Supportmulti-Channel-basiert sein, etwa via Slack, WhatsApp oder direkte Anrufe, statt nur Ticketingsysteme zu nutzen.

Warum es wichtig ist: Schneller, menschlicher Support minimiert Ausfallzeiten, hilft bei der raschen Lösung kritischer Probleme und sorgt dafür, dass Ihre internationale Belegschaft ohne Unterbrechungen arbeitet.

Praxis-Tipp: Fragen Sie nach Erreichbarkeit und Reaktionszeit des Kundensupports. Stellen Sie sicher, dass Sie Zugang zu einer echten Person haben, vor allem bei dringenden Compliance- oder Lohnabrechnungsfragen.

8. Welche Beschäftigungsmodelle werden in den einzelnen Ländern genutzt?

Die Beschäftigungsmodelle unterscheiden sich je nach Land. Manche EORs bieten das Professional Employer Organization (PEO)-Modell an, bei dem sie Ihre Belegschaft zusammen mit Ihnen beschäftigen, während andere, wie Rivermate, das Employer of Record (EOR)-Modell verwenden und alleiniger Arbeitgeber sind.

Warum es wichtig ist: Das Verständnis des Beschäftigungsmodells in jedem Land hilft, steuerliche Auswirkungen zu steuern und Arbeitgeberhaftung effizient zu managen. Sowohl PEO als auch EOR-Lösungen übernehmen HR-Funktionen, einschließlich Gehaltsabrechnung, Steuern und Compliance. Mit einem PEO benötigen Sie eine lokale Präsenz, was die Flexibilität einschränken kann. Ein EOR erlaubt dagegen das Einstellen in neuen Märkten ohne Gründung einer eigenen Einheit und garantiert die rechtliche Konformität.

Für Contractors ist ein PEO ideal, da es die Gehaltsabrechnung verwaltet, während für Vollzeitangestellte ein EOR die Flexibilität bietet, ohne langfristige Verpflichtungen zu testen und zu expandieren.

Rivermate’s Contractor of Record unterstützt Sie bei der Einstellung und Zusammenarbeit mit Freelancern Quelle*
💡Alternativ, wenn Sie nicht den PEO-Weg gehen möchten, können Sie Risiken der Worker Misclassification vermeiden bei einer Contractor of Record (COR)-Lösung. Rivermate agiert als Ihr Agent of Record, übernimmt die Verantwortung für Compliance und Haftung. Durch die direkte Unterzeichnung der Verträge mit den Auftragnehmern stellen wir sicher, dass alles rechtlich einwandfrei und regelkonform abläuft. |

Praxis-Tipp: Vereinbaren Sie einen Termin mit Ihrem EOR-Anbieter, um die in Ihren Zielmärkten verwendeten Beschäftigungsmodelle zu besprechen. Fragen Sie, wie sich jedes Modell auf Ihr Geschäft auswirkt.

9. Wie unterstützt der EOR, wenn Sie das Beschäftigungsverhältnis beenden möchten?

Pläne ändern sich, und das Verständnis des Kündigungsprozesses beim EOR ist essenziell, um bei der Verwaltung entfernter Teams souverän vorzugehen. Hierbei kann der EOR Sie wie folgt unterstützen:

• **Kündigungsfr