Wie wählt man den richtigen EOR-Partner im Jahr 2025? Ein vollständiger Leitfaden

Wenn Unternehmen in neue internationale Märkte expandieren, wird das Management von Mitarbeitern über Grenzen hinweg zunehmend komplexer. Die Navigation durch lokale Vorschriften, Compliance, Gehaltsabrechnung und Steuerregeln stellt oft erhebliche Herausforderungen dar, insbesondere beim Eintritt in neue Märkte.

Indien ist beispielsweise zu einem wichtigen Ziel für globales Talent geworden, wobei Global Capability Centers (GCCs) über kostensparende Operationen hinauswachsen und zu Innovationszentren, insbesondere im Bereich KI, werden. Mit ihrer qualifizierten Belegschaft und Skalierbarkeit sind Länder wie Indien eine ausgezeichnete Wahl für Unternehmen, die global expandieren möchten.

Viele HR-Teams verfügen jedoch nicht über die Ressourcen oder das Fachwissen, um diese Komplexitäten effektiv zu bewältigen, was zu Verzögerungen, Compliance-Risiken und kostspieligen Fehlern führt. Die Folgen von Fehltritten—wie die Gründung eigener Einheiten, die falsche Klassifizierung von Mitarbeitern oder die Nichtbeachtung von Arbeitsgesetzen—können schwerwiegend sein.

Ein Employer of Record (EOR) kann Unternehmen dabei helfen, diese Herausforderungen zu meistern, indem er das End-to-End-Management von globalen Einstellungen, Gehaltsabrechnung und Compliance anbietet. Rivermate bietet insbesondere personalisierte Unterstützung, fachkundige rechtliche Beratung und eine flexible, skalierbare Plattform, um Unternehmen eine sichere und regelkonforme Expansion zu ermöglichen.

In diesem Leitfaden werden wir die entscheidenden Fragen untersuchen, die Sie bei der Auswahl eines EOR stellen sollten, und warum Rivermate die ideale Wahl für Unternehmen ist, die eine nahtlose globale Expansion anstreben.

Wie erkennen Sie, ob ein EOR für Sie geeignet ist?

Für viele Unternehmen, insbesondere solche, die schnell skalieren möchten, mag es unmöglich erscheinen, eine globale Belegschaft ohne lokale Einheiten aufzubauen. Ein EOR ist jedoch darauf ausgelegt, diesen Prozess so einfach wie möglich zu gestalten.

Was ein EOR bietet

Ein EOR fungiert als rechtlicher Arbeitgeber für Ihre Belegschaft in ausländischen Ländern und übernimmt die rechtlichen, steuerlichen und HR-Verantwortlichkeiten. Das bedeutet, dass Unternehmen Mitarbeiter überall auf der Welt einstellen können, ohne eine lokale rechtliche Einheit zu gründen. Der EOR kümmert sich um lokal konforme Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnung, Steuern, Leistungen und stellt sicher, dass alle Arbeitsgesetze eingehalten werden, um vollständige Konformität mit den lokalen Vorschriften zu gewährleisten.

Wann Sie einen EOR in Betracht ziehen sollten

EOR-Dienstleistungen sind ideal für Unternehmen, die mit einer oder mehreren der folgenden Situationen konfrontiert sind:

• Expansion in neue Märkte: Beim Einstieg in ein neues Land kann die Einrichtung einer lokalen Einheit Monate und erhebliche finanzielle Investitionen erfordern. Ein EOR ermöglicht es Ihnen, schnell mit der Einstellung zu beginnen und einen reibungslosen Markteintritt zu gewährleisten.

• Einstellung internationaler Talente: Wenn Sie Top-Talente weltweit einstellen möchten, erleichtert ein EOR die legale Beschäftigung von Personen in ausländischen Märkten, auch wenn Sie mit den lokalen Arbeitsgesetzen nicht vertraut sind.

• Schnelles Skalieren: Wenn Ihr Unternehmen wächst und Sie Mitarbeiter in mehreren Ländern einstellen müssen, kann ein EOR den Prozess vereinfachen, indem er den Bedarf an mehreren Rechtsberatungen, Verträgen und komplexen Gehaltsabrechnungssystemen reduziert.

• Risiken vermeiden: Die Komplexität internationaler Arbeitsgesetze kann bei Fehlmanagement zu hohen Geldstrafen führen. Ein EOR sorgt für die Einhaltung der lokalen Vorschriften und mindert rechtliche und finanzielle Risiken.

| 💡 Wussten Sie schon?

Laut McKinsey-Forschung müssen Gründer-CEOs und ihre Teams bei bedeutenden Einstellungsphasen, insbesondere in neuen Geografien oder Märkten, ihr HR-Betriebskonzept überdenken. Dazu gehören Strategien zur Anziehung, Einstellung und Einarbeitung von Talenten in großem Maßstab. Zum Beispiel identifizierte ein in den USA ansässiges Startup, das in die Europäische Union expandierte, mehrere neue HR-Fähigkeiten, die für den Erfolg unerlässlich sind, wie Fachwissen im Umgang mit internationaler Vergütung und Gehaltsabrechnung sowie die Einführung kulturell angemessener Weiterbildungsprogramme. Das Team rechnete mit einem Zustrom ausländischer Talente und erkannte die Schwierigkeit, Top-Talente anzuziehen und zu halten, und wollte sicherstellen, dass es eine solche Expansion effektiv unterstützen kann. Die Zusammenarbeit mit einem EOR kann diese Herausforderungen vereinfachen. EOR-Dienste bieten die Expertise, um globale Gehaltsabrechnung, Compliance und kulturelle Integration zu managen, sodass Unternehmen effizient skalieren und sich auf Wachstum konzentrieren können, ohne die Komplexität der internen Personalverwaltung.*

Mit diesen Überlegungen im Hinterkopf ist es entscheidend, die richtigen Fragen zu stellen, wenn Sie eine EOR-Lösung auswählen.

13 zentrale Fragen bei der Auswahl eines EOR-Partners

Nachfolgend finden Sie 13 wichtige Fragen, die Ihnen helfen, zu beurteilen, ob ein EOR Ihre spezifischen Geschäftsbedürfnisse erfüllen kann und eine nahtlose globale Expansion ermöglicht.

1. Verfügt der EOR über Fachkenntnisse in den lokalen Compliance-Gesetzen?

Compliance ist die Grundlage für eine erfolgreiche globale Expansion. Der EOR sollte umfassendes Wissen über Arbeitsgesetze, Steuerregelungen und Beschäftigungsrichtlinien in den Ländern haben, in denen Sie tätig werden möchten. Wenn Sie beispielsweise in der Europäischen Union einstellen, muss der EOR mit GDPR-Compliance für den Datenschutz sowie regionspezifischen Steuergesetzen und Arbeitsverträgen vertraut sein.

Warum es wichtig ist: EOR-Dienste mit lokaler Compliance-Expertise helfen Ihnen, kostspielige rechtliche Strafen zu vermeiden und einen reibungslosen Betrieb in mehreren Jurisdiktionen sicherzustellen.

Bildunterschrift: Qantas wurde mit 90 Mio. USD Bußgeld belegt

In einem bedeutenden Fall von Nicht-Compliance wurde Qantas mit 90 Mio. USD wegen unrechtmäßiger Auslagerung von Bodenabfertigungsarbeiten während der COVID-Pandemie bestraft. Dies ist die höchste Strafe, die jemals von einem australischen Gericht wegen Verstöße gegen Arbeitsgesetze verhängt wurde.

Handlungsempfehlung: Fragen Sie nach einer Liste der Länder, die der Employer of Record unterstützt, sowie nach deren spezifischer Compliance-Expertise in jedem Markt. Überprüfen Sie, ob sie rechtliche Updates und Überwachung anbieten, um regulatorische Änderungen frühzeitig zu erkennen.

2. Wie schnell kann der EOR neue Mitarbeiter onboarden?

Geschwindigkeit ist entscheidend beim Ausbau Ihrer globalen Belegschaft. Verzögerungen beim Onboarding können den Betrieb verlangsamen und die Produktivität neuer Mitarbeiter beeinträchtigen. Ein guter EOR sollte einen optimierten Prozess für das schnelle Onboarding neuer Mitarbeiter haben, idealerweise in weniger als drei Wochen.

Warum es wichtig ist: Schnelles Onboarding minimiert Störungen, hilft, Ihre Mitarbeiter schneller einsatzfähig zu machen, und verbessert die Employee Experience. Rivermate bietet beispielsweise eine schnelle globale Onboarding-Lösung in 48 Stunden.

Handlungsempfehlung: Fragen Sie den Employer of Record nach einer detaillierten Aufschlüsselung ihres Onboarding-Prozesses, inklusive Zeitrahmen für Vertragserstellung, Compliance-Checks, Gehaltsabrechnung und Mitarbeiterschulungen.

| 💡 Personalisierte Einarbeitung für Ihre Belegschaft
Eines der herausragenden Merkmale von Rivermate ist ein dediziertes Onboarding-Meeting für jeden Mitarbeiter, den wir im Auftrag unserer Kunden einstellen oder transferieren: etwas, das unsere Wettbewerber einfach nicht anbieten.

Dieses menschzentrierte Onboarding geht über die üblichen HR-Prozesse hinaus. Es vermittelt den Mitarbeitern ein tiefgehendes Verständnis dafür, wie das Employer of Record-Modell funktioniert, und stellt sie den wichtigsten Funktionen der Rivermate-Plattform vor. Das beinhaltet:

• EOR-Grundlagen: Eine Einführung in das Employer of Record-Modell und die Rollen der einzelnen Teammitglieder im Prozess

• Rivermate-Dashboard-Tour: Eine Live-, interaktive Tour durch das Rivermate-Dashboard, die die Tools zeigt, die Mitarbeiter täglich nutzen

• Wichtige Produktmerkmale: Eine Demonstration der wichtigsten Funktionen, wie z.B. der Erstattungsprozess, damit die Mitarbeiter wissen, wie sie die Plattform navigieren

Dieses Onboarding-Erlebnis steht sowohl bestehenden als auch neuen Mitarbeitern offen, die über Rivermate eingestellt werden.

3. Bietet der Employer of Record Transparenz bei den Preisen?

Versteckte Gebühren sind ein häufiges Ärgernis bei Employer of Record-Diensten. Fordern Sie detaillierte Preismodelle an, die alle Serviceaspekte abdecken, einschließlich Gehaltsabrechnung, Compliance-Management, Benefits-Administration und Steuererklärungen.

Der EOR sollte eine klare, vorhersehbare Preisstruktur bieten, damit Sie die Kosten für die Beschäftigung von Mitarbeitern in verschiedenen Ländern kalkulieren können. Die Kosten liegen typischerweise zwischen 200 und 500 USD pro Mitarbeiter und Monat, abhängig vom Land und der Komplexität der lokalen Gehaltsregeln.

Warum es wichtig ist: Transparente Preisgestaltung ermöglicht eine genaue Budgetplanung und verhindert unerwartete Kosten, die Ihre Finanzplanung beeinträchtigen könnten.

4. Ist die Plattform des EOR benutzerfreundlich und integrierbar?

Das Management einer Remote-Belegschaft erfordert eine zentrale Plattform, die nahtlos mit Ihren bestehenden HR-Systemen integriert werden kann. Eine benutzerfreundliche, intuitive Oberfläche ermöglicht HR-Teams, Gehaltsabrechnung, Benefits und Compliance ohne technische Hürden zu verwalten. Zudem muss die EOR-Plattform mit Tools wie HRIS, Buchhaltungssoftware oder Projektmanagement-Tools integriert werden, um eine einfache Synchronisation zu gewährleisten.

Warum es wichtig ist: Ein gut integriertes System reduziert manuelle Arbeit, minimiert Fehler und sorgt für eine reibungslose Koordination zwischen HR, Finanzen und Betrieb.

Handlungsempfehlung: Fordern Sie eine Plattform-Demo an, um die Benutzerfreundlichkeit, Integrationsmöglichkeiten und den Automatisierungsgrad zu bewerten. Prüfen Sie, ob die Plattform an Ihre Geschäftsbedürfnisse angepasst werden kann.

| 💡 Umfassende HR- und Gehaltsabrechnungsunterstützung jenseits des EOR

Benötigen Sie maßgeschneiderte Benefits, lokale HR-Expertise oder eine spezielle Beschäftigungsstruktur? Rivermate hat die Lösung.*

5. Kann der Employer of Record mit Ihrem wachsenden Unternehmen skalieren?

Wenn Ihr Unternehmen wächst, steigen auch Ihre Anforderungen an die globale Einstellung. Es ist essenziell, dass der EOR mit Ihnen skalieren kann, um neue Mitarbeiter in mehreren Regionen zu integrieren und sich an die sich ändernden Anforderungen Ihres Geschäfts anzupassen. Sie brauchen einen EOR, der nicht nur Ihre aktuelle Belegschaft verwaltet, sondern auch zukünftiges Wachstum und komplexe Mitarbeiterstrukturen problemlos unterstützt.

Warum es wichtig ist: Skalierbarkeit stellt sicher, dass Ihre HR-Prozesse effizient und konform bleiben, auch wenn Ihr Unternehmen expandiert, ohne dass Sie den Anbieter wechseln müssen.

Was Sie fragen sollten: Fragen Sie nach der Fähigkeit des EOR, mit Ihren Anforderungen zu wachsen. Haben sie die Ressourcen und Infrastruktur, um globale Einstellungen bei Ihrer Expansion in neue Märkte zu unterstützen?

6. Wie geht der EOR mit komplexen, großvolumigen Einstellungen um?

Wenn Ihr Unternehmen in mehreren Ländern gleichzeitig eine große Anzahl an Mitarbeitern einstellt, benötigen Sie einen EOR-Partner, der die Komplexität von Hochvolumen-Einstellungen bewältigen kann.

Warum es wichtig ist: Ob bei der Expansion in neue Märkte oder bei groß angelegten Rekrutierungskampagnen—Ihr EOR muss die Kapazität haben, Massen-Einstellungen effizient und rechtskonform durchzuführen.

Was Sie fragen sollten: Wie handhabt der EOR großvolumige, komplexe Einstellungen? Können sie automatisierte oder Massenvertragsgenerierung, Onboarding und Benefits-Registrierung anbieten, um das Volumen effizient zu steuern?

7. Welchen Support können Sie vom EOR erwarten?

Bildunterschrift: Rivermate bietet 24/7/365 menschlichen Support

Quelle

Partnerschaften mit einem Employer of Record erfordern kontinuierliche Unterstützung. Während automatisierte Systeme grundlegende Aufgaben erledigen können, treten oft Probleme auf, die sofort menschliches Eingreifen erfordern.

Ein guter EOR, wie Rivermate, stellt einen dedizierten Account-Manager bereit, der Probleme schnell lösen kann. Zudem sollte der EOR Multi-Channel-Support via Slack, WhatsApp oder direkte Anrufe anbieten, anstatt nur Ticketsysteme zu nutzen.

Warum es wichtig ist: Schneller, menschlicher Support minimiert Ausfallzeiten, hilft bei der schnellen Lösung kritischer Probleme und sorgt dafür, dass Ihre internationale Belegschaft ohne Unterbrechungen arbeitet.

Handlungsempfehlung: Fragen Sie nach der Verfügbarkeit und Reaktionszeit des Kundensupports. Stellen Sie sicher, dass Sie Zugang zu einer echten Person haben, nicht nur zu einem Bot, vor allem bei dringenden Compliance- oder Gehaltsabrechnungsfragen.

8. Welche Beschäftigungsmodelle werden in den einzelnen Ländern verwendet?

Beschäftigungsmodelle unterscheiden sich je nach Land. Einige EOR bieten ein Professional Employer Organization (PEO)-Modell, bei dem sie gemeinsam mit Ihnen die Belegschaft beschäftigen, während andere, wie Rivermate, das Employer of Record (EOR)-Modell verwenden und als alleiniger Arbeitgeber auftreten.

Warum es wichtig ist: Das Verständnis des Beschäftigungsmodells in jedem Land hilft, steuerliche Implikationen zu navigieren und die Arbeitgeberhaftung effektiver zu verwalten. Sowohl PEO als auch EOR-Lösungen unterstützen die Verwaltung von HR-Funktionen, inklusive Gehaltsabrechnung, Steuern und Compliance. Mit einem PEO benötigen Sie eine lokale Präsenz, was die Flexibilität einschränken kann, während ein EOR die Einstellung in neuen Märkten ohne Gründung einer eigenen Einheit ermöglicht und die Rechtssicherheit gewährleistet.

Für Contractors ist ein PEO möglicherweise ideal, da es die Gehaltsabrechnung verwaltet, während für Vollzeitbeschäftigte ein EOR die Flexibilität bietet, ohne langfristige Verpflichtungen in neue Märkte zu expandieren und zu testen.

Rivermate’s Contractor of Record hilft Ihnen, mit unabhängigen Auftragnehmern zu rekrutieren und zusammenzuarbeiten Quelle*
💡Alternativ, wenn Sie nicht den PEO-Weg gehen möchten, können Sie die Risiken der Arbeitnehmerfehlklassifizierung mit einer [Contractor of Record (COR)]-Lösung vermeiden. Rivermate agiert als Ihr Record-Partner, übernimmt die Verantwortung für Compliance und Haftung. Durch die direkte Vertragsunterzeichnung mit den Auftragnehmern stellen wir sicher, dass alles rechtlich einwandfrei und konform mit den lokalen Vorschriften ist. |

Handlungsempfehlung: Vereinbaren Sie ein Treffen mit Ihrem EOR-Anbieter, um die in Ihren Zielmärkten verwendeten Beschäftigungsmodelle zu vertiefen. Fragen Sie, wie sich jedes Modell auf Ihr Geschäft auswirkt.

9. Wie unterstützt der EOR beim Beenden eines Arbeitsverhältnisses?

Pläne können sich ändern, und ein klares Verständnis des Kündigungsprozesses des