Wie man im Jahr 2025 den richtigen EOR-Partner auswählt: Ein vollständiger Leitfaden

Wenn Unternehmen in neue internationale Märkte expandieren, wird das Verwalten von Mitarbeitern grenzüberschreitend zunehmend komplexer. Das Navigieren durch lokale Vorschriften, Compliance, Gehaltsabrechnung und Steuerregeln stellt oft erhebliche Herausforderungen dar, insbesondere beim Eintritt in neue Märkte.

Indien ist beispielsweise zu einem Schlüsselziel für globales Talent geworden, wobei Global Capability Centers (GCCs) über reine Kosteneinsparungen hinaus zu Innovationszentren, vor allem im Bereich KI, evolvieren. Mit ihrer qualifizierten Belegschaft und Skalierbarkeit sind Länder wie Indien eine hervorragende Wahl für Unternehmen, die global expandieren möchten.

Viele HR-Teams verfügen jedoch nicht über die Ressourcen oder Expertise, um diese Komplexitäten effektiv zu bewältigen, was zu Verzögerungen, Compliance-Risiken und kostspieligen Fehlern führt. Die Folgen von Fehlentscheidungen—wie die Gründung eigener Einheiten, Fehldeklarationen von Mitarbeitern oder Nicht-Einhaltung der Arbeitsgesetze—können schwerwiegend sein.

Ein Employer of Record (EOR) kann Unternehmen dabei helfen, diese Herausforderungen zu meistern, indem er das End-to-End-Management von globalen Einstellungen, Gehaltsabrechnungen und Compliance anbietet. Rivermate bietet insbesondere personalisierte Unterstützung, fachkundige rechtliche Beratung und eine flexible, skalierbare Plattform, um Unternehmen eine sichere und regelkonforme Expansion zu ermöglichen.

In diesem Leitfaden werden wir die entscheidenden Fragen beleuchten, die Sie bei der Auswahl eines EOR stellen sollten, und warum Rivermate die ideale Wahl für Unternehmen ist, die eine nahtlose globale Expansion anstreben.

Wie erkennen Sie, ob ein EOR das Richtige für Sie ist?

Für viele Unternehmen, insbesondere solche, die schnell skalieren wollen, erscheint die Verwaltung einer globalen Belegschaft ohne lokale Entitäten einzurichten, als unmöglich. Ein EOR ist jedoch so konzipiert, dass dieser Prozess so einfach wie möglich gestaltet wird.

Was ein EOR bietet

Ein EOR fungiert als rechtlicher Arbeitgeber für Ihre Belegschaft in ausländischen Ländern und übernimmt die rechtlichen, steuerlichen und HR-Verantwortlichkeiten. Das bedeutet, dass Unternehmen Mitarbeitende überall auf der Welt einstellen können, ohne eine lokale rechtliche Einheit zu gründen. Der EOR erledigt lokal konforme Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Steuern, Benefits und stellt sicher, dass alle Arbeitsgesetze eingehalten werden, um volle Rechtstreue in den jeweiligen Ländern zu gewährleisten.

Wann Sie einen EOR in Betracht ziehen sollten

EOR-Dienstleistungen eignen sich ideal für Unternehmen, die mit einer oder mehreren der folgenden Situationen konfrontiert sind:

• Expansion in neue Märkte: Beim Einstieg in ein neues Land kann die Gründung einer lokalen Entität Monate und erhebliche finanzielle Investitionen erfordern. Ein EOR ermöglicht es Ihnen, schnell mit der Einstellung zu beginnen und so einen reibungslosen Markteintritt zu gewährleisten.

• Einstellung internationaler Talente: Wenn Sie Top-Talente weltweit einstellen möchten, erleichtert ein EOR die legale Beschäftigung von Personen in ausländischen Märkten—selbst wenn Sie mit den jeweiligen lokalen Arbeitsgesetzen nicht vertraut sind.

• Schnelles Skalieren: Wenn Ihr Unternehmen wächst und Sie Mitarbeiter in mehreren Ländern einstellen müssen, kann ein EOR den Prozess vereinfachen, den Bedarf an mehreren Rechtsberatungen, Verträgen und komplexen Gehaltsabrechnungsystemen reduzieren.

• Risiken vermeiden: Die Komplexität der internationalen Arbeitsgesetze kann bei Fehlmanagement zu hohen Bußgeldern führen. Ein EOR stellt die Einhaltung der lokalen Vorschriften sicher und mindert rechtliche sowie finanzielle Risiken.

| *💡Wussten Sie?

Laut McKinsey-Forschung müssen Gründer-CEOs und ihre Teams bei signifikanter Einstellungsaktivität, besonders in neuen Geografien oder Märkten, ihr HR-Betriebskonzept überdenken. Dazu gehören Strategien zur Talentgewinnung, -einstellung und - onboarding in großem Maßstab. Ein US-basiertes Startup, das in die Europäische Union expandierte, identifizierte mehrere neue HR-Kompetenzen, die für den Erfolg unerlässlich sind, wie Expertise im Management internationaler Vergütungs- und Gehaltsabrechnungsverfahren sowie die Einführung kulturell angepasster Weiterbildungsprogramme. Das Team rechnete mit einem Zustrom ausländischer Talente und wollte, angesichts der Schwierigkeiten, Top-Talente anzuziehen und zu halten, sicherstellen, diese Expansion effektiv zu unterstützen. Die Zusammenarbeit mit einem EOR kann diese Herausforderungen erleichtern. EOR-Dienste bieten die Expertise für internationales Gehaltswesen, Compliance und kulturelle Integration, sodass Unternehmen effizient skalieren und sich auf ihr Wachstum konzentrieren können, ohne die komplexen Personalmanagementfunktionen intern steuern zu müssen.*

Mit diesen Überlegungen im Hinterkopf ist es wichtig, die richtigen Fragen bei der Auswahl einer EOR-Lösung zu stellen.

13 zentrale Fragen bei der Auswahl eines EOR-Partners

Im Folgenden finden Sie 13 zentrale Fragen, die Ihnen helfen, einzuschätzen, ob ein EOR Ihre individuellen Geschäftsbedürfnisse erfüllen und eine reibungslose globale Expansion gewährleisten kann.

1. Verfügt der EOR über Fachkenntnisse im lokalen Recht?

Compliance ist die Grundlage einer erfolgreichen globalen Expansion. Der EOR sollte umfassendes Wissen über Arbeitsgesetze, Steuerregelungen und Beschäftigungsrichtlinien in den Ländern haben, in denen Sie tätig sein möchten. Beispiel: Beim Einstellen in der Europäischen Union muss der EOR mit GDPR-Compliance sowie länderspezifischen Steuer- und Arbeitsvertragsregelungen vertraut sein.

Warum es wichtig ist: EOR-Dienste mit lokalem Fachwissen helfen, kostspielige rechtliche Strafen zu vermeiden und sorgen für reibungslose Abläufe in mehreren Jurisdiktionen.

Bildunterschrift: Qantas wurde mit 90 Millionen US-Dollar bestraft

Im bedeutenden Fall der Nichteinhaltung wurde Qantas mit 90 Millionen US-Dollar belegt, weil sie während der COVID-Pandemie unrechtmäßig Bodendienste auslagerte. Dies ist die höchste jemals verhängte Strafe eines australischen Gerichts bei Verstößen gegen das Arbeitsrecht.

Handlungsempfehlung: Fragen Sie nach einer Liste der Länder, in denen der Employer of Record unterstützt, sowie nach deren spezifischer Compliance-Expertise in jedem Markt. Überprüfen Sie, ob sie rechtliche Updates und Monitoring anbieten, um immer einen Schritt voraus zu sein.

2. Wie schnell kann der EOR neue Mitarbeitende onboarden?

Geschwindigkeit ist beim Ausbau Ihrer globalen Belegschaft entscheidend. Verzögerungen beim Onboarding können die Abläufe bremsen und die Produktivität neuer Mitarbeitender beeinträchtigen. Ein guter EOR sollte einen effizienten Prozess für schnelles onboarding haben, idealerweise in weniger als drei Wochen.

Warum es wichtig ist: Schnelles Onboarding minimiert Störungen, beschleunigt die Einarbeitung und verbessert die Mitarbeitererfahrung. Rivermate bietet z.B. eine schnelle globale Onboarding in 48 Stunden.

Handlungsempfehlung: Fragen Sie den Employer of Record nach einer detaillierten Übersicht ihres Onboarding-Prozesses, inklusive Zeitrahmen für Vertragserstellung, Compliance-Prüfungen, Gehaltsabrechnung und Mitarbeiterschulungen.

| 💡 Personalisierte onboardings für Ihre Belegschaft

Ein besonderer Vorteil von Rivermate ist ein dediziertes Onboarding-Meeting für jeden Mitarbeitenden, den wir im Auftrag unserer Kunden einstellen oder versetzen—eine Leistung, die unsere Mitbewerber so nicht anbieten.

Dieses menschzentrierte Onboarding geht über die üblichen HR-Prozesse hinaus. Es vermittelt Mitarbeitenden ein vertieftes Verständnis, wie das Employer of Record-Modell funktioniert, und führt sie in die wichtigsten Funktionen der Rivermate-Plattform ein. Das beinhaltet:

• EOR-Grundlagen: Überblick über das Employer of Record-Modell und die Rollen der einzelnen Teammitglieder im Prozess

• Rivermate-Dashboard-Tour: Eine interaktive Live-Demonstration des Rivermate-Dashboards, mit den Tools, die Mitarbeitende täglich nutzen

• Schlüsselmerkmale des Produkts: Demonstration wichtiger Funktionen, wie der Erstattungsfluss, um sicherzustellen, dass Mitarbeitende wissen, wie sie die Plattform navigieren

Dieses Onboarding ist sowohl für bestehende als auch für neu eingestellte Mitarbeitende, die über Rivermate eingestellt werden, verfügbar.

3. Bietet der Employer of Record Transparenz bei der Preisgestaltung?

Versteckte Gebühren sind ein häufiges Ärgernis bei EOR-Dienstleistungen. Fordern Sie detaillierte Preismodelle an, die alle Servicekomponenten abdecken, darunter Gehaltsmanagement, Compliance, Benefits-Administration und Steuererklärungen.

Der EOR sollte eine klare, vorhersehbare Preisstruktur bieten, mit der Sie die Kosten für die Beschäftigung von Mitarbeitenden in verschiedenen Ländern kalkulieren können. Die Kosten liegen meist zwischen 200 und 500 US-Dollar pro Mitarbeitendem und Monat, abhängig vom Land und der Komplexität der lokalen Gehaltsregeln.

Warum es wichtig ist: Transparente Preise ermöglichen eine genaue Budgetplanung und verhindern unerwartete Kosten, die Ihre Finanzplanung stören könnten.

4. Ist die Plattform des EOR benutzerfreundlich und gut integrierbar?

Das Management einer remote Belegschaft erfordert eine zentrale Plattform, die nahtlos in Ihre bestehenden HR-Systeme integriert werden kann. Eine intuitive, benutzerfreundliche Oberfläche erleichtert HR-Teams die Verwaltung von Gehaltsabrechnung, Benefits und Compliance ohne technische Hürden. Zudem muss die EOR-Plattform mit Tools wie HRIS, Buchhaltungssoftware oder Projektmanagement-Tools kompatibel sein, um eine einfache Synchronisation zu ermöglichen.

Warum es wichtig ist: Ein gut integriertes System reduziert manuellen Aufwand, minimiert Fehler und sorgt für eine reibungslose Koordination zwischen HR, Finance und Betrieb.

Handlungsempfehlung: Fordern Sie eine Plattform-Demo an, um Bedienkomfort, Integrationsmöglichkeiten und Automatisierungsgrad zu beurteilen. Prüfen Sie, ob die Plattform an Ihre Geschäftsanforderungen anpassbar ist.

| 💡 Umfassende HR- und Gehaltsabrechnungsunterstützung über EOR hinaus

Benötigen Sie maßgeschneiderte Benefits, lokale HR-Expertise oder eine spezielle Beschäftigungsform? Rivermate ist für Sie da.

5. Kann der Employer of Record mit Ihrem wachsenden Geschäft skalieren?

Mit wachsendem Unternehmen steigen auch Ihre Anforderungen an globale Neueinstellungen. Es ist entscheidend, dass der EOR mit Ihnen mitwächst, neue Mitarbeitende in mehreren Regionen aufnehmen kann und sich an die sich ändernden Geschäftsanforderungen anpasst. Sie brauchen einen EOR, der nicht nur Ihre aktuelle Belegschaft unterstützt, sondern auch zukünftiges Wachstum und komplexe Mitarbeiterstrukturen leicht managen kann.

Warum es wichtig ist: Skalierbarkeit stellt sicher, dass Ihre HR-Prozesse bei Expansion effizient und regelkonform bleiben, ohne Dienstleister wechseln zu müssen.

Was zu fragen ist: Fragen Sie nach der Fähigkeit des EOR, mit Ihren Anforderungen zu skalieren. Verfügt er über die Ressourcen und Infrastruktur, um globales Hiring bei Expansionen in neue Märkte zu unterstützen?

6. Wie bewältigt der EOR großvolumige und komplexe Neueinstellungen?

Wenn Ihr Unternehmen in mehreren Ländern gleichzeitig viele Mitarbeitende einstellt, benötigen Sie einen EOR-Partner, der die Komplexität großer Einstellungsvolumen bewältigen kann.

Warum es wichtig ist: Ob Expansion in neue Märkte oder groß angelegte Recruiting-Kampagnen—Ihr EOR muss in der Lage sein, in großen Mengen durch automatisierte oder Bulk-Vertragsgenerierung, Onboarding und Benefits-Registrierung effizient zu arbeiten.

Was zu fragen ist: Wie geht der EOR bei großvolumigen, komplexen Einstellungen vor? Können sie automatisierte Prozesse oder Massenverträge, Onboarding und Benefits-Management bereitstellen, um die Masse effizient zu steuern?

7. Welchen Support können Sie vom EOR erwarten?

Bildunterschrift: Rivermate bietet 24/7/365 personellen Support

Quelle

Partnerschaften mit einem Employer of Record erfordern kontinuierlichen Support. Während automatisierte Systeme einfache Aufgaben übernehmen können, treten häufig Probleme auf, die sofort menschliches Eingreifen erfordern.

Ein guter EOR, wie Rivermate, bietet einen dedizierten Account Manager, der schnell Lösungen findet. Zusätzlich sollte der Support Mehrkanal-Unterstützung via Slack, WhatsApp oder Telefon anbieten, anstatt nur Ticketing-Systeme.

Warum es wichtig ist: Schneller, menschlicher Support reduziert Ausfallzeiten, löst kritische Probleme umgehend und sorgt dafür, dass Ihre internationale Belegschaft ohne Unterbrechungen arbeiten kann.

Handlungsempfehlung: Fragen Sie nach Verfügbarkeit und Reaktionszeit des Kundensupports. Stellen Sie sicher, dass ein echter Ansprechpartner erreichbar ist, insbesondere bei dringenden Compliance- oder Gehaltsfragen.

8. Welche Beschäftigungsmodelle werden in den einzelnen Ländern angewandt?

Arbeitsmodelle unterscheiden sich je nach Land. Einige EOR bieten das Professional Employer Organization (PEO)-Modell an, bei dem sie gemeinsam den Mitarbeitenden beschäftigen, andere, wie Rivermate, stellen das Employer of Record (EOR)-Modell bereit, bei dem sie alleiniger Arbeitgeber sind.

Warum es wichtig ist: Das Verständnis des Beschäftigungsmodells in jedem Land erleichtert die steuerlichen Implikationen und die Arbeitgeberhaftung. Sowohl PEO als auch EOR-Lösungen unterstützen die Verwaltung von HR-Funktionen, inklusive Gehaltsabrechnung, Steuern und Compliance. Mit einem PEO ist eine lokale Präsenz nötig, was die Flexibilität einschränken kann, während ein EOR die Einstellung in neuen Märkten ohne Gründung einer Entität ermöglicht und rechtliche Konformität sicherstellt.

Für Contractors ist ein PEO ideal, um die Gehaltsabrechnung zu verwalten, bei Vollzeitmitarbeitenden bietet ein EOR die Flexibilität für Wachstum und Markttests ohne langfristige Verpflichtungen.

Rivermate’s Contractor of Record unterstützt Sie dabei, mit unabhängigen Auftragnehmern zu arbeiten Quelle*
Alternativ, wenn Sie nicht den PEO-Weg gehen möchten, können Sie das Risiko der worker misclassification mit einer Contractor of Record (COR) Lösung vermeiden. Rivermate agiert als Ihr Agent of Record, übernimmt die Verantwortung für Compliance und Haftung. Durch Dokumentenmanagement und direkte Vertragsunterschriften mit den Auftragnehmern stellen wir sicher, dass alles rechtlich einwandfrei und gesetzeskonform abläuft. |

Handlungsempfehlung: Vereinbaren Sie ein Gespräch mit Ihrem EOR-Anbieter, um die in Ihren Zielmärkten verwendeten Beschäftigungsmodelle zu besprechen. Fragen Sie, wie sich die einzelnen Modelle auf Ihr Geschäft auswirken.

9.